MỤC LỤC Trang Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục từ viết tắt Danh mục bảng biểu Danh mục sơ đồ MỞ ĐẦU CHƯƠNG - TỔNG QUAN VỀ KSNB THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB 1.1.1 Tổng quan kiểm soát quản lý 1.1.2 Khái niệm hệ thống KSNB .7 1.1.3 Vai trò chủ yếu Hệ thống kiểm soát nội 11 1.1.4 Các phận cấu thành hệ thống KSNB .12 1.1.4.1 Mơi trường kiểm sốt 12 1.1.4.2 Hệ thống kế toán 13 1.1.4.3 Thủ tục KSNB .15 1.1.4.4 Kiểm toán nội 16 1.1.4.5 Tính cần thiết hệ thống KSNB .17 1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA ĐƠN VỊ SN 18 1.2.1 Khái niệm đơn vị nghiệp 18 1.2.2 Phân loại đơn vị nghiệp 18 1.2.3 Đặc điểm hoạt động tài đơn vị nghiệp 19 1.3 NỘI DUNG KSNB THU CHI NSNN TRONG TRƯỜNG HỌC .20 1.3.1 Khái quát KSNB thu chi trường học 20 1.3.2 Nội dung KSNB thu, chi trường học 22 1.3.2.1 Công tác thu chi đơn vị nghiệp có thu 22 1.3.2.2 Nội dung KSNB thu chi đơn vị nghiệp có thu 24 KẾT LUẬN CHƯƠNG 28 CHƯƠNG - THỰC TRẠNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG 29 2.1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG .29 2.1.1 Khái quát lịch sử phát triển, tóm tắt thành tích bật Trường ĐH Phạm Văn Đồng 29 2.1.2 Những mục tiêu Trường 31 2.2 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG… 32 2.2.1 Đặc thù quản lý .32 2.2.2 Cơ cấu tổ chức .32 2.2.3 Chính sách nhân 34 2.2.4 Công tác lập kế hoạch 34 2.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN PHỤC VỤ KSNB 36 2.3.1 Tổ chức máy kế toán 36 2.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ phương pháp ghi chép ban đầu 38 2.3.3 Tổ chức hệ thống TK kế toán phương pháp ghi chép kế toán.40 2.3.4 Tổ chức hệ thống sổ sách kế toán 41 2.3.5 Tổ chức hệ thống báo cáo, phân tích cơng khai BCTC 41 2.4 CÁC THỦ TỤC KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PVĐ 43 2.4.1 Thủ tục KSNB khoản thu trường .43 2.4.1.1 KSNB thu từ ngân sách Nhà nước 43 2.4.1.2 KSNB khoản thu NSNN 45 2.4.2 Kiểm soát nội khoản chi chủ yếu Trường 46 2.4.2.1 Chi toán cho cá nhân 46 2.4.2.2 Kiểm soát nội chi hàng hóa dịch vụ 51 2.4.2.3 Các khoản chi khác 54 2.5 KIỂM SOÁT KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG 57 2.5.1 Kiểm sốt tính tn thủ mặt chứng từ kế toán 58 2.5.2 Kiểm sốt tính tn thủ tài khoản kế tốn 58 2.5.3 Kiểm soát Biểu mẫu, sổ sách 59 2.5.4 Kiểm soát tính tuân thủ mục chi theo mục lục NSNN 59 2.6 CƠNG TÁC TỰ KIỂM TRA TÀI CHÍNH VÀ VIỆC LẬP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG 60 2.7 NHỮNG ƯU NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG KSNB TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG 62 KẾT LUẬN CHƯƠNG 64 CHƯƠNG - GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG .65 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG 65 3.1.1 Những định hướng phát triển Trường 65 3.1.2 Sự cần thiết phải hồn thiện kiểm sốt nội thu, chi Trường ĐH Phạm Văn Đồng 65 3.2 HỒN THIỆN MƠI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 66 3.2.1 Điều chỉnh cấu tổ chức 66 3.2.2 Chú trọng công tác nhân sự: bao gồm trọng khâu sử dụng, tuyển dụng, chế độ đãi ngộ cán bộ, viên chức 67 3.2.3 Chuẩn hố quy trình lập kế hoạch .68 3.2.4 Thành lập tổ kiểm toán nội .69 3.3 HỒN THIỆN HỆ THỐNG KẾ TỐN 70 3.3.1 Hoàn thiện hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu 70 3.3.2 Hoàn thiện tổ chức báo cáo, phân tích cơng khai BCTC 73 3.3.3 Hồn thiện cơng tác kiểm tra kế tốn 78 3.4 HỒN THIỆN THỦ TỤC KSNB THU CHI DO NSNN CẤP 81 3.4.1 Hoàn thiện thủ tục KSNB thu NSNN Nhà nước cấp 81 3.4.1.1 Theo mục lục NSNN .81 3.4.1.2 Đảm bảo kế hoạch thu chi, chứng từ hợp lệ, đảm bảo không để thừa ngân sách chạy thủ tục để chi hết ngân sách vào cuối năm 82 3.4.2 Hoàn thiện thủ tục chi NSNN cấp 83 3.4.2.1 Hoàn thiện thủ tục KSNB việc chi lương .83 3.4.2.2 Hoàn thiện kiểm soát chi vượt cho cán giáo viên .85 3.4.2.3 Hoàn thiện thủ tục KSNB chi NCKH 85 3.4.2.4 Hoàn thiện thủ tục KSNB việc mua vật tư, hàng hóa 88 3.5 HOÀN THIỆN KSNB THU CHI NS NỘI BỘ CỦA TRƯỜNG .90 3.5.1 Hồn thiện kiểm sốt thu học phí 90 3.5.1.1 Kiểm soát thu học phí 90 3.5.1.2 Thu lệ phí tuyển sinh thu khác 93 3.5.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi ngân sách nội trường 93 3.5.2.1 Kiểm soát chi học bổng 93 3.5.2.2 Kiểm sốt việc trích tiền học phí thu vào NSNN 95 KẾT LUẬN CHƯƠNG 97 KẾTLUẬN 98 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Chuyển sang chế mới, thực xã hội hoá GD ĐT (GD ĐT), Nhà nước giữ vai trò người tổ chức quản lý, tạo lập môi trường pháp lý thuận lợi GD ĐT phát triển Ngày 25 tháng năm 2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Nghị định Số 43/2006/NĐ-CP qui định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ tổ chức máy, biên chế tài đơn vị nghiệp công lập Như đơn vị hành nghiệp (HCSN) cần phải kiểm sốt chặt chẽ chi phí, phải tự tính tốn, đảm bảo sử dụng nguồn thu, chi đạt hiệu quả, tiết kiệm chi phí, tạo chủ động hoạt động tài đơn vị Ngày 30 tháng 03 năm 2006 Bộ Tài ban hành Quyết định 19/2006/QĐ-BTC việc ban hành Chế độ Kế toán (CĐKT) HCSN, thay cho Quyết định 999-TC/QĐ/CĐKT ngày 2/11/1996 Hệ thống Kế toán áp dụng chung cho đơn vị HCSN có sử dụng Ngân sách nhà nước (NSNN) nguồn kinh phí khác Trường Đại học Phạm Văn Đồng trường đào tạo nguồn nhân lực chỗ chủ yếu cho tỉnh Quảng Ngãi khu vực Miền Trung, Tây Nguyên Theo định số 1168/QĐ-TTg ngày 07/9/2007 Thủ tướng Chính phủ sơ nâng cấp trường Cao Đẳng Sư phạm Quảng Ngãi Cao Đẳng Cộng đồng Quảng Ngãi Trường chủ động cấu lại máy tổ chức, tăng cường công tác quản lý, trọng đến việc hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội bộ, bước hồn thiện quy chế kiểm soát Tuy nhiên, hệ thống KSNB Trường nhiều bất cập chưa đáp ứng yêu cầu cơng tác quản lý Vì vậy, nghiên cứu hệ thống KSNB Trường Đại học Phạm Văn Đồng góp phần nâng cao chất lượng quản lý, tăng cường KSNB phục vụ nghiệp giáo dục KSNB đóng vai trò quan trọng hoạt động doanh nghiệp tổ chức KSNB giúp nhà quản trị quản lý hữu hiệu hiệu nguồn lực kinh tế quan người, tài sản, nguồn vốn,… góp phần hạn chế rủi ro phát sinh trình hoạt động đồng thời giúp tổ chức xây dựng tảng quản lý vững phục vụ cho trình mở rộng phát triển lên tổ chức Qua nghiên cứu lý luận hệ thống KSNB đồng thời tổng kết hoạt động KSNB Trường Đại học Phạm Văn Đồng, chọn đề tài “ Tăng cường kiểm soát nội thu chi Trường Đại học Phạm Văn Đồng” cho Luận văn Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh chuyên ngành Kế toán Mục đích nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Đề tài nghiên cứu cách có hệ thống vấn đề kiểm soát nội bộ, làm sáng tỏ việc vận dụng lý luận chung vào KSNB đơn vị trường học; Luận văn mô tả, phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác KSNB Trường ĐH Phạm Văn Đồng, phân tích cần thiết khách quan phải tăng cường kiểm soát nội chế mới; thông qua nghiên cứu thực tiễn đề xuất phương hướng số giải pháp cụ thể mơi trường kiểm sốt, hệ thống kế tốn, thủ tục kiểm soát nhằm kiểm soát tốt hoạt động nhằm tăng cường KSNB thu chi Trường Đối tượng phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: hoạt động KSNB thu chi đơn vị nghiệp Về phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu, làm rõ thực trạng KSNB thu chi Trường Đại học Phạm Văn Đồng; Vận dụng lý luận để nêu phương hướng số giải pháp để tăng cường KSNB thu chi Trường Phương pháp nghiên cứu Luận văn sử dụng phương pháp cụ thể sau: Phương pháp tổng hợp - chi tiết, phương pháp hệ thống hóa, phương pháp so sánh đối chiếu, tiếp cận thu thập thông tin, đề làm sáng tỏ vấn đề cần nghiên cứu Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Về mặt lý luận : Hệ thống hóa vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội thu chi đơn vị nghiệp Về mặt thực tiễn : Luận văn phân tích thực trạng kiểm sốt nội thu chi trường Đại học Phạm Văn Đồng Từ đưa giải pháp nhằm tăng cường hệ thống kiểm soát nội trường Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục tài liệu tham khảo, luận văn kết cấu thành chương: CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KSNB THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CHƯƠNG : THỰC TRẠNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ KSNB THU CHI TRONG ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KSNB 1.1.1 Tổng quan kiểm soát quản lý Trong quan hệ với tổ chức máy, quản lý tác động có tổ chức, có định hướng chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm sử dụng có hiệu nguồn lực xác định để đạt mục tiêu đề Chủ thể quản lý máy quản lý đơn vị, bao gồm cán lãnh đạo cấp phận cán chuyên môn thực thi nghiệp vụ quản lý, điều hành đơn vị Đối tượng quản lý người vật, tượng diễn đơn vị Đối tượng quản lý có nhiều đặc tính khác q trình quản lý phát sinh vấn đề phức tạp mức độ khác Mục tiêu quản lý đơn vị sau q trình quản lý đo lường lượng hóa kết mà đơn vị phải hướng tới thời gian định Toàn trình quản lý bao gồm khâu chính: khâu định hướng khâu tổ chức thực hướng định Ở khâu, chức kiểm sốt ln đề cao cho biết mức độ sát thực quản lý Để đạt kế hoạch đề ra, khâu tổ chức thực cần phải coi trọng tồn q trình quản lý Tổ chức thực bao gồm: từ việc áp dụng chủ trương, trình tự định hướng tới việc sử dụng hiệu nguồn lực có Trong khâu người quản lý phải vận dụng kỹ điều hành để quản lý, đạo phối hợp phận Kết hoàn thành báo cáo so sánh với mục tiêu đặt kế hoạch Từ kết này, người quản lý kiểm tra, đánh giá điều hành hoạt động cách phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề cách tốt Ở khâu định hướng cần có dự báo nguồn lực mục tiêu đồng thời kiểm tra lại thơng tin nguồn lực mục tiêu đó, xây dựng chương trình, kế hoạch,… Sau chương trình kế hoạch kiểm sốt đưa định cụ thể để thực Ở khâu tổ chức thực hướng định cần kết hợp nguồn lực theo phương án tối ưu, thường xuyên kiểm tra, kiểm soát diễn biến kết q trình để điều hịa mối quan hệ, điều chỉnh mục tiêu nhằm đạt kết tối ưu Như vậy, kiểm soát quy trình giám sát hoạt động để đảm bảo hoạt động thực theo kế hoạch Quy trình bao gồm bước khác nhau: đo lường thành lao động, so sánh thành thực tế với chuẩn mực có hành động để chỉnh sửa sai lệch chuẩn mực không phù hợp Một hệ thống kiểm soát hữu hiệu bảo đảm hoạt động hoàn tất theo cách thức đưa đến việc đạt mục tiêu tổ chức Theo định nghĩa này, kiểm sốt khơng phải giai đoạn hay khâu q trình quản lý mà thực tất giai đoạn trình quản lý Vì hiểu kiểm sốt chức quản lý Tuy nhiên, chức thể khác tùy thuộc vào chế kinh tế cấp quản lý, vào loại hình hoạt động cụ thể, vào truyền thống văn hóa điều kiện kinh tế xã hội khác nơi thời kỳ lịch sử cụ thể Một cách tổng qt, kiểm sốt phân thành kiểm soát trực tiếp kiểm soát tổng quát Kiểm soát trực tiếp: Là thủ tục, quy chế kiểm soát xây dựng sở đánh giá yếu tố, phận cấu thành hệ thống quản lý Kiểm soát trực tiếp bao gồm loại hình bản: kiểm sốt hành vi, kiểm soát xử lý kiểm soát bảo vệ Kiểm soát hành vi việc kiểm soát hoạt động riêng lẻ nhân viên độc lập với người thực hoạt động tiến hành Đây biện pháp tương đối hiệu nhằm phát ngăn chặn gian lận, sai sót Một hệ thống kiểm sốt hành vi hữu hiệu giúp cho tồn cơng việc kiểm soát giảm nhẹ cách đáng kể Kiểm soát xử lý kiểm soát việc nắm bắt, giải giao dịch hay công việc mà nhờ chúng giao dịch công nhận, cho phép, phân loại, tính tốn, ghi chép, tổng hợp báo cáo Trong trường hợp thông tin xử lý hệ thống máy tính kiểm sốt xử lý thực thông qua chức xử lý điện toán Kiểm soát bảo vệ biện pháp, quy chế kiểm sốt nhằm đảm bảo an tồn tài sản thông tin đơn vị Các trọng điểm nhằm vào mục đích bao gồm: Một là: Phân định trách nhiệm bảo vệ tài sản, đặc biệt phân định trách nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép tài sản, hạn chế tiếp cận trực tiếp người khơng có trách nhiệm với tài sản sổ sách đơn vị chưa phép người quản lý Chẳng hạn ban hành thực quy chế kiểm soát việc vào kho hàng, quy chế bảo trì sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo tài liệu kế toán, liệu lưu trữ máy vi tính Hai là: Hệ thống an tồn Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo động, báo cháy, cài đặt mã truy cập thông tin,… Bà là: Kiểm kê vật xác nhận bên thứ ba Kiểm soát tổng quát kiểm soát tổng thể nhiều hệ thống, nhiều công việc khác Trong mơi trường tin học hóa quản lý mức độ cao kiểm sốt tổng qt thuộc chức phịng điện tốn Muốn đánh giá kiểm sốt trường hợp phải sử dụng chuyên gia am hiểu máy tính Như vậy, qua nghiên cứu lý luận kiểm sốt quản lý thấy kiểm soát chức quản lý, gắn liền với quản lý, đâu có quản lý có kiểm sốt Xã hội phát triển cao vai trò quản lý lớn, nội dung quản lý phức tạp, cơng tác quản lý địi hỏi cơng 86 đề tài có để quy trách nhiệm, ứng dụng đề tài sai nội dung, sai mục đích - Căn KSNB: Dự án duyệt Báo cáo toán, sổ chi tiết hoạt động, chứng từ kế toán Các văn hướng dẫn quản lý nguồn kinh phí Nhà nước cấp hoạt động chi NCKH - Nội dung: - Kiểm tra, xem xét việc thực nội dung đề tài - Kiểm tra tiến độ thực đề tài - Kiểm tra việc sử dụng kinh phí đề tài: gồm chi phí quản lý, chi phí mua sắm máy móc, chi phí mua thiết bị thí nghiệm… - Việc chấp hành chế độ kế tốn - Quy trình kiểm sốt cơng tác NCKH Chuẩn bị Cá nhân tham gia nghiên cứu Phiếu đăng ký đề tài Đăng ký Cá nhân đăng ký cho phòng NCKH Phiếu đánh giá Xét duyệt Ban Giám hiệu, HĐ khoa học Triển khai thực BGH, chủ nghiệm đề tài Hợp đồng 87 Phiếu đánh giá, Nghiệm thu biên họp BGH, HĐ xét duyệt đề tài Sơ đồ 3.3 Quy trình kiểm sốt chi NCKH Ghi chú: Trách nhiệm Các biểu mẫu (1) Chuẩn bị: Cán giáo viên chuẩn bị nội dung thông tin cần thiết để viết vào phiếu đăng ký đề tài tham gia (2) Đăng ký: Khi cán giáo viên viết thông tin cần thiết vào phiếu đăng ký đề tài nộp phịng QLKH HTQT Sau tập hợp tất phiếu đăng ký đề tài, phịng QLKH HTQT trình danh mục đề tài đăng ký lên Hội đồng khoa học xem xét (Hội đồng khoa học Hiệu trưởng ký định) Danh mục công bố trang Web trường thông báo cho cán giáo viên nộp phiếu đăng ký đề tài (3) Xét duyệt: Hiệu trưởng định thành lập hội đồng tuyển chọn HĐTC chấm đề tài + Nếu đề tài cấp sở: Do Hội đồng tuyển chọn nhà trường định + Nếu đề tài cấp bộ, cấp nhà nước: Hội đồng tuyển chọn xem xét trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt (4) Triển khai thực hiện: Sau đề tài xét duyệt, Hiệu trưởng tiến hành ký kết hợp đồng với chủ đề tài, phịng QLKH HTQT có trách nhiệm đơn đốc chủ đề tài hồn thành tiến độ (5) Nghiệm thu lý: + Đối với đề tài cấp sở: Hội đồng nghiệm thu (do nhà trường định) nghiệm thu lần + Đối với đề tài cấp bộ, cấp nhà nước: Hội đồng nghiệm thu cấp sở duyệt sau đưa lên cấp có thẩm quyền định Sau nghiệm thu tiến hành làm thủ tục lý hợp đồng 88 Trong q trình đơn đốc, đề tài hồn thành khơng tiến độ KSNB cần phải lập danh sách đề từ xác định nguyên nhân việc chậm trễ, có biện pháp xử lý Cụ thể có cán - Nguyễn Thị Hồng Liên muốn tham gia nghiên cứu khoa học cần kiểm soát qua bước sau: (1) Bà Nguyễn Thị Hồng Liên chuẩn bị thông tin như: Tên đề tài nghiên cứu: “Những nét đặc sắc tác phẩm Văn học chương trình tiểu học vận dụng kiến thức văn học nước vào việc dạy học Tiếng Việt tiểu học”, Mục đích nghiên cứu: nhằm hiểu rõ văn học nước ngồi, Phạm vi nghiên cứu: Chương trình văn học nước tiểu học để viết vào phiếu đăng ký đề tài tham gia (2) Sau viết thông tin cần thiết, cá nhân gửi phiếu đăng ký phòng QLKH HTQT Phòng QLKH HTQT tập hợp tất cá phiếu đăng ký trình Hội đồng khoa học (3) Hội đồng khoa học tiến hành xét duyệt cách đánh giá đề tài bà Liên có khơng (4) Khi đề tài bà Liên chọn, Hiệu trưởng ký hợp đồng NCKH với bà Liên có giá trị 8.000.000 đ Trong trình thực có báo báo giai đoạn phịng QLKH giám sát đề tài (5) Sau đề tài hồn thành hai bên tiến hành nghiệm thu, lý tiến hành tốn 3.4.2.4 Hồn thiện thủ tục KSNB việc mua vật tư, hàng hóa Nội dung kiểm sốt: - Phải có kế hoạch thu mua, sử dụng Xây dựng định mức tiêu hao, dự toán chi tiêu phù hợp với kế hoạch duyệt 89 - Phải có quy định chặt chẽ qui trình thu mua, nhập xuất, quản lý, sử dụng vật liệu, dụng cụ phận sử dụng qui trình bảo quản ngăn nắp theo tiêu chuẩn kỹ thuật - Cần có chế độ kiểm tra, đánh giá việc sử dụng vật liệu, dụng cụ, kiểm kê đối chiếu số liệu xử lý chênh lệch, xử lý vật liệu, dụng cụ phẩm chất cách thường xuyên, kịp thời Hiện trường hầu hết vật liệu thực hành mua theo nhu cầu đề xuất từ Bộ môn giao thẳng cho phận quản lý trực tiếp nên việc sử dụng dễ gây thất thốt, lãng phí, vật liệu không bảo quản kho nên dễ hư hỏng, mát Do cần phải xây dựng thủ tục kiểm soát vật liệu Các nguyên tắc kiểm soát sau: Về kiểm sốt vật chất: Vật tư hàng hóa phải bảo vệ thông qua hệ thống kho bãi, đảm bảo thủ tục kiểm soát bảo quản an tồn; đồng thời sổ sách kế tốn phải phản ánh trung thực, đầy đủ thực tế số liệu ghi chép sổ sách, đảm bảo chức kiểm soát phương diện, cụ thể bảo vệ tài sản, ngăn ngừa việc mát tài sản sử dụng khơng mục đích gây lãng phí, theo dõi dịch chuyển tài sản phận tổ chức; việc so sánh sổ sách kế tốn tài sản có thực tế phải thực thường xuyên định kỳ, có chênh lệch cần phải điều tra xem xét nguyên nhân, điểm tồn thủ tục kiểm sốt tài sản để có biện pháp khắc phục Kiểm sốt chi phí: Theo Thơng tư số 71/2006/TT-BTC ngày 09/8/2006 việc Hướng dẫn thực Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 Quy định Quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm tài đơn vị nghiệp, khoản chi phí văn phịng phẩm, CCDC thực khốn vật khốn tiền sở mức khoán vật Đối với khoản chi phí văn phịng phẩm bút, giấy, keo dán… cần thực khoán chi tiền theo đầu người 90 Các khoản chi phí giấy photo, giấy in vi tính cần khốn định mức sử dụng cho phận, theo nguyên tắc phận tính chất cơng việc cần sử dụng nhiều có mức khốn cao Trên sở quy định sử dụng định mức chi phí vật tư cần thực trình tự, thủ tục kiểm sốt q trình mua vật liệu, dụng cụ sau: (Xem Sơ đồ) Bộ phận có nhu cầu mua vật liệu, dụng cụ Kho Yêu cầu xuất dùng Nhà cung cấp Sơ đồ: 3.4 Quy trình kiểm sốt mua vật liệu Lập đề nghị mua, trình lãnh đạo phê duyệt Bộ phận thực mua Kế toán kiểm soát giá, lựa chọn phương án mua Theo qui trình mua vật liệu, dụng cụ trên, Bộ phận có nhu cầu sử dụng lập giấy đề nghị mua hàng, lãnh đạo phê duyệt chuyển đến phận thực mua; Bộ phận Mua hàng vào kế hoạch phê duyệt, liên hệ với nhà cung cấp để lấy báo giá Giấy báo giá tối thiểu phải hai nhà cung cấp khác lập; Bộ phận Kế tốn có trách nhiệm kiểm sốt giá lựa chọn giá mua tốt Phương án mua chọn giao lại cho nhà cung cấp để liên hệ đặt hàng Vật tư, hàng hóa sau mua về, vật tư hàng hóa xuất dùng trực tiếp giao thẳng cho phận có nhu cầu sử dụng sau có giao nhận, kiểm soát phận nhận hàng, phận mua hàng kế toán để thực hoạt động kiểm soát vật chất, xác nhận nghiệp vụ mua có thật; vật tư phục vụ thực hành, kiểm tra, kiểm soát số lượng, chủng loại, chất lượng Do vật tư thường mua với số lượng nhiều, giá trị lớn, thời gian học kéo dài, xuất dùng lúc được, phải 91 bảo quản kho để tránh hư hỏng, thất Bộ phận có nhu cầu sử dụng lập phiếu yêu cầu xuất để xuất kho 3.5 HOÀN THIỆN KSNB THU CHI NS NỘI BỘ CỦA TRƯỜNG 3.5.1 Hồn thiện kiểm sốt thu học phí 3.5.1.1 Kiểm sốt thu học phí Hàng năm với việc lập dự toán thu chi nguồn NS, Trường ĐH Phạm Văn Đồng lập dự toán thu chi nguồn thu trường để báo cáo quan cấp phê duyệt chuyển cho KBNN để làm thu chi Hiện Trường ĐH Phạm Văn Đồng thu học phí theo học kỳ, mức thu xây dựng sở Quyết định số 70/1998/QĐ-TTg ngày 31/3/1998 Thủ tướng phủ việc thu sử dụng học phí sở giáo dục đào tạo thông tư số 54/1998/TTLT ngày 31/8/1998 liên Giáo dục Đào tạo, Bộ Tài hướng dẫn quản lý thu chi học phí hoạt động đào tạo theo hình thức khơng quy Nhìn chung tình hình thu học phí Trường tương đối phù hợp với quy định nhà nước, vấn đề cần kiểm soát việc mở sổ sách kế toán theo dõi thu chi học phí, tuyệt đối nghiêm cấm việc toại chi khơng để khoản thu ngồi sổ sách Do cơng tác KSNB Trường u cầu phịng Kế hoạch- Tài phải nộp tiền học phí hàng tháng vào TK tiền gửi học phí KBNN Hàng năm phải chấp hành đầy đủ chế độ báo cáo tài tốn chung với NSNN hàng năm Hiện vấn đề thu đúng, thu đủ học phí Trường ĐH Phạm Văn Đồng chưa quan tâm nhiều, khái niệm thu đúng, thu đủ chưa hiểu cách rõ ràng Do cần phải có biện pháp để thu thu đủ - Xác định chế độ miễn giảm học phí, số lần nộp thời gian nộp học phí a) Xác định chế độ miễn giảm học phí Theo thơng tư số 54/1998/TTLT/GD ĐT-TC Hướng dẫn thực thu, chi quản lý học phí sở giáo dục đào tạo cơng lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân đối tượng giảm 50% học phí 92 - Học sinh, sinh viên thương binh; bệnh binh người hưởng sách thương binh bị sức lao động từ 21 đến 60% - Học sinh, sinh viên cán công nhân viên chức mà cha mẹ bị tai nạn lao động hưởng trợ cấp thường xuyên - Học sinh, sinh viên có gia đình (gia đình, cha, mẹ người nuôi dưỡng) thuộc diện Hộ nghèo theo quy định hành Nhà nước Hộ nghèo hộ có mức thu nhập bình qn đầu người hàng tháng quy đổi gạo: Dưới 25 kg gạo thành thị Dưới 20 kg gạo nông thôn vùng đồng trung du Dưới 15kg gạo nông thôn miền núi Hiện Trường Đại học Phạm Văn Đồng thực miễn giảm cho em cán trường (sinh viên cán bộ, viên chức trường miễn 50% học phí) khơng có thơng tư số 54/1998/TTLT/GD ĐT-TC Do miễn giảm cho em cán trường nên lấy quỹ phúc lợi, coi đóng góp cán trường Do nhà trường cần phải xác định xác đối tượng miễn giảm, thủ tục miễn giảm phải kiểm soát chặt chẽ tránh tình trạng tiêu cực xảy b) Xác định số học phí thu, chưa thu: Hiện trường ĐH Phạm Văn Đồng tiến hành thu học phí theo danh sách cuối kỳ chưa có báo cáo tổng thể số sinh viên cịn nợ, chưa nộp… cho lãnh đạo Theo tác giả hàng kỳ trường nên có báo cáo cụ thể số nộp, số nợ tất lớp Để từ tìm ngun nhân có biện pháp trường hợp khơng nộp học phí rút cho kỳ, năm Chẳng hạn bảng báo cáo sau: (xem phụ lục 2.6 Báo cáo chi tiết thu học phí) c) Quy định thời gian thu học phí: Hiện Trường chưa có biện pháp xử lý trường hợp không nộp niên độ, có sinh viên học hết kỳ II học phí kỳ I cịn nợ Do Trường phải có biện pháp trương hợp Chẳng hạn Trường nên có cơng văn quy định thời 93 gian nộp học phí cơng văn phải có quy định thời gian thu học phí: từ đầu học kỳ đến trước ngày thi hết học kỳ 03 ngày sinh viên phải hồn thành nghĩa vụ nộp học phí d) Quy định số lần nộp học phí: Hiện Trường thu 02 lần/năm số tiền lần nộp tương đối lớn so với thu nhập bình quân người dân Quảng Ngãi (đa số em học Trường có hồn cảnh khó khăn) Do Trường nên thu học phí tháng để số tiền lần nộp Nếu sinh viên lý đáng tháng khơng nộp cho nợ qua tháng sau phải đảm bảo trước thi học kỳ phải nộp đủ số học phí kỳ Việc quy định số lần nộp học phí ảnh hưởng lớn đến nguồn thu Trường Trường quy định số lần nộp học phí hợp lý tránh tình trạng bỏ học sinh viên khơng có tiền nộp học phí lần e) Cách quản lý học phí: Hiện Trường quản lý học phí theo hình thức thủ cơng, tác giả đề nghị phải có phần mềm hỗ trợ thu học phí Khi có phần mềm sinh viên nộp tiền in biên lai nộp học tiền phần mềm đó, khơng cần phải mua biên lai quan thuế sử dụng - Phải có sổ liệu cụ thể tổng số học phí thu kỳ kế toán so với danh sách mà cán trực tiếp thu Nếu hai bảng số liệu mà khớp gọi thu đủ Cụ thể: Khi kết thúc học kỳ niên độ kế tốn, kế tốn theo dõi học phí phải in bảng kê nộp tiền khoa, sau đối chiếu với danh sách lớp khoa Qua phần đề xuất trường thực việc kiểm sốt thu học phí đạt hiệu tránh tình trạng sinh viên nợ nhiều kỳ gây ảnh hưởng đến nguồn thu trường 3.5.1.2 Thu lệ phí tuyển sinh thu khác: Trường thực thu lệ phí tuyển sinh theo quy định taị thơng tư liên tịch số 28/2003/TTLT/BTC-BGD&DT ngày 4/4/2003 liên Bộ Tài – Giáo dục & Đào tạo quy định chế độ thu sử dụng phí dự thi, dự tuyển vào sở Giáo dục đào tạo thuộc hệ thống 94 giáo dục quốc dân Nhìn chung mức thu Nhà trường phù hợp với quy định, vấn đề cần kiểm soát việc mở sổ sách kế toán hạch toán đầy đủ số thu, chi tránh tiêu cực xảy 3.5.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi ngân sách nội trường Nội dung chi ngân sách nội trường (chủ yếu nguồn học phí quy) gồm hoạt động liên quan đến đoàn thể chi đoàn niên, chi tuyển sinh… phần kiểm soát mục chi giống nguồn ngân sách 3.5.2.1 Kiểm soát chi học bổng Ngồi phần kiểm sốt chi cần lưu ý: 10% nguồn học phí giáo dục quy trường thu năm trích cho quỹ học bổng, vấn đề kiểm soát chi học bổng cho HSSV vấn đề kiểm soát chi ngân sách nội Trường Việc sử dụng Quỹ học bổng cần phải kiểm sốt kỹ khơng kiểm sốt dể bị thất chi khơng đối tượng, sinh viên thuộc diện hưởng chế độ trợ cấp xã hội nghỉ học phòng Đào tạo, Quản lý HSSV, phịng Kế hoạch - Tài khơng có phối hợp chặt chẽ nên danh sách không bị gạch tên vấn nhận tiền trợ cấp Số sinh viên hưởng học bổng khuyến khích học tập xét cấp khơng kịp thời, cịn tình trạng em trường làm xa nhà (nhất số sinh viên học sư phạm trường phân huyện miền núi khơng có điều kiện về, sinh viên học trung cấp trường vào TP Hồ Chí Minh) lúc nhà trường xét xong danh sách hưởng học bổng, điều dể bị thất thoát đưa đến tiêu cực thể chỗ danh sách học bổng đưa lên phiếu chi lại khơng có người ký nhận, lâu ngày khơng có phận kiểm sốt, thủ quỹ ký thay để nhận tiền điều khơng thể tránh khỏi Do trường phải có trách nhiệm phân bổ, xét duyệt danh sách sinh viên đủ điều kiên học bổng, trợ cấp cho kỳ học, thơng báo cho sinh viên Có trách nhiệm chi đúng, chi đủ học bổng cho sinh viên theo chế độ, có trách 95 nhiệm tập hợp nguồn chi báo cáo toán theo quy định, sinh viên nhận học bổng theo kỳ theo thời gian quy định Tác giả đề xuất xây dựng quy trình kiểm sốt chi học bổng Trường ĐH Phạm Văn Đồng sau: (1) Căn vào tình hình thu học phí sinh viên hệ quy, phịng Kế hoạch-Tài để trích Quỹ học bổng, lập dự toán cho nguồn chi học bổng (2) Sau lập bảng dự tốn phịng Kế hoạch - Tài trình Hiệu trưởng ký duyệt bảng dự tốn (3) Bảng dự toán nguồn chi học bổng ký duyệt gửi xuống phịng Kế hoạch - Tài chính, phịng Đào tạo, phịng Cơng tác trị - HSSV (4) Phòng Đào tạo, phòng CTCT-SSV lập danh sách sinh viên nhận học bổng (5) Danh sách gửi xuống khoa để khoa, sinh viên đối chiếu (6) Sau đối chiếu xong trình Hiệu trưởng ký duyệt vào bảng danh sách (7) Phòng Kế hoạch - Tài tiếp nhận danh sách làm phiếu chi trình Hiệu trưởng (8) Hiệu trưởng ký phiếu chi (9) Phịng Kế hoạch-Tài tiến hành chi trả học bổng Khi sinh viên đến nhận tiền phải ký ghi rõ họ tên người nhận PHÒNG KHTC HIỆU TRƯỞNG PHỊNG ĐT, CTCT-HSSV KHOA (1) trích Trích quỹ (2) HB, lập dự toan (3) Tiếp nhận bảng phân bổ Duyệt dự toán (3) Tiếp nhận bảng phân bổ 96 (4) (7) Tiếp nhận DS học bổng (6) Duyệt DS Lập DS SV nhân học bổng (5) Đối chiếu danh sách (7) Lập bảng toán chi trả học bổng (7) Duyệt chi (8) (9) Chi tiền học bổng Sơ đồ 3.5 Quy trình kiểm sốt chi học bổng 3.5.2.2 Kiểm sốt việc trích tiền học phí thu vào NSNN Theo quy chế chi tiêu nội trường: “Căn vào kết tài năm, việc hoàn thành nhiệm vụ giao, xác định nguồn thu lớn chi, sau việc thực trích lập Quỹ phát triển hoạt động nghiệp (tối thiểu 25%), Hiệu trưởng định tổng mức thu nhập tăng thêm năm tối đa không 02 lần quỹ tiền lương cấp bậc chức vụ năm Trường” Nhìn chung Trường thực theo quy định điểm b khoản Điều 19 Nghị định 43/2006/NĐ-CP ngày 24/4/2006 Chính phủ Nhưng vấn đề cần kiểm soát nguồn thu bao gồm nguồn nào? Lưu ý nguồn thu bao gồm: - Kinh phí NSNN cấp đảm bảo hoạt động thường xuyên để thực chức năng, nhiệm vụ giao - Kinh phí thực nhiệm vụ khoa học cơng nghệ 97 - Kinh phí thực nhiệm vụ quan nhà nước đặt hàng (điều tra, khảo sát) - Phần thu để lại từ số thu học phí - Lệ phí chứng chỉ, lệ phí tuyển sinh -Thu từ hoạt động dịch vụ như: thu từ hợp đồng đào tạo với tổ chức nước, thu từ hoạt động khoa học cơng nghệ sau trừ chi phí phục vụ cho dịch vụ này, thu tiền giữ xe, ký túc xá… Các nguồn thu khơng trích để chi trả thu nhập tăng thêm, không chi hết năm chuyển tiếp sang năm sau: - Kinh phí chương trình đào tạo bồi dưỡng cán giáo viên - Kinh phí thực chương trình mục tiêu quốc gia - Kinh phí thực nhiệm vụ đột xuất dược cấp có thẩm quyền giao năm 2010 trường giao tra tốt nghiệp KonTum - Kinh phí thực sách tinh giảm biên chế theo chế độ quy định nhà nước - Vốn ĐTXDCB, kinh phí mua sắm trang thiết bị Thực lưu ý giúp cho việc sử dụng học phí hồn tồn minh bạch, thực cơng khai tình hình thu chi học phí trường KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương này, luận văn nêu số ưu, nhược điểm KSNB thu chi Trường Đại học Phạm Văn Đồng, từ đưa cần thiết phải hoàn thiện nhược điểm Luận văn nêu giải pháp nhằm tăng cường kiểm soát nội thu chi trường chẳng hạn hồn thiện mơi trường kiểm soát, kiểm soát phần thu, phần chi ngân sách Nhà nước cấp, phần thu nội Trường đặc biệt xây dựng quy chế kiểm soát nội bộ, với giải 98 pháp tác giả hy vọng góp phần vào việc hồn thiện cơng tác kiểm soát nội thu chi trường đẩy mạnh phát triển trường KẾT LUẬN KSNB hiệu góp phần nâng cao vai trị nhà quản lý Nội dung quan trọng đơn vị nghiệp nói chung Trường ĐH Phạm Văn Đồng nói riêng đổi nâng cao hiệu hoạt động, tăng cương công tác quản lý có tăng cường cơng tác KSNB Đây vừa nội dung quán triệt tinh thần Đảng Nhà nước cơng xã hội hố giáo dục, trao quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm thực nhiệm vụ tổ chức máy, biên chế tài đơn vị nghiệp cơng lập, đồng thời mội bước công 99 đổi tư hành động công tác quản lý nói chung cơng tác quản lý tài nói riêng trường ĐH Phạm Văn Đồng, nhằm nâng cao hiệu hoạt động, đưa Trường ĐH Phạm Văn Đồng nhanh chóng trở nên vững mạnh, xứng tầm với qui mô trường ĐH KSNB giúp cho nhà quản trị có đầy đủ thơng tin xác tình hình hoạt động đơn vị mà từ định quản lý, đảm bảo hoạt động đơn vị có hiệu Chính vậy, việc xây dựng khơng ngừng hoàn thiện hệ thống KSNB trở thành yêu cầu cấp thiết, mang tính thời đơn vị nói chung đơn vị nghiệp nói riêng Các đơn vị cần hiểu biết rõ hệ thống KSNB vận dụng cách linh hoạt phù hợp với đặc điểm đơn vị Đề tài “Tăng cường kiểm soát nội thu chi Trường Đại học Phạm Văn Đồng” trình bày mong muốn đóng góp thêm cách nhìn nhận đánh giá Hệ thống KSNB KSNB Trường ĐH Phạm Văn Đồng quan tâm vài năm trở lại Tuy nhiên, với đổi nhanh chóng kinh tế, mở rộng qui mô ngành nghề đào tạo, Trường lại nâng lên từ trường cao đẳng sư phạm Hồn cảnh khiến cho hệ thống KSNB Trường cịn nhiều hạn chế Trong khn khổ phạm vi mục đích nghiên cứu xác định, Đề tài “Tăng cường KSNB thu chi Trường ĐH Phạm Văn Đồng” giải vấn đề sau: Một là: Hệ thống lý luận KSNB đơn vị HCSN Hai là, Mơ tả phân tích thực trạng KSNB trường ĐH Phạm Văn Đồng, đưa điểm mạnh, điểm yếu tồn hệ thống lý giải cần thiết khách quan phải hoàn thiện hệ thống KSNB Trường ĐH Phạm Văn Đồng; Ba là: Xác định phương hướng hoàn thiện KSNB Trường ĐH Phạm Văn Đồng, đưa hệ thống giải pháp tương đối đồng nhằm tăng 100 cường KSNB thu chi Trường ĐH Phạm Văn Đồng, đáp ứng yêu cầu quản lý Trường giai đoạn Với vấn đề nghiên cứu luận văn, tác giả hy vọng góp phần nâng cao chất lượng quản lý, hiệu hoạt động chất lượng đào tạo Trường ... KSNB thu, chi trường học 22 1.3.2.1 Công tác thu chi đơn vị nghiệp có thu 22 1.3.2.2 Nội dung KSNB thu chi đơn vị nghiệp có thu 24 KẾT LUẬN CHƯƠNG 28 CHƯƠNG - THỰC TRẠNG KSNB THU CHI. .. ĐH PHẠM VĂN ĐỒNG 62 KẾT LUẬN CHƯƠNG 64 CHƯƠNG - GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG KSNB THU CHI TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC PHẠM VĂN ĐỒNG .65 3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG KSNB THU CHI TẠI... nhằm tăng cường KSNB thu chi Trường Đối tượng phạm vi nghiên cứu Về đối tượng nghiên cứu: hoạt động KSNB thu chi đơn vị nghiệp Về phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu, làm rõ thực trạng KSNB thu