NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG TP HỒ CHÍ MINH -***** - MÔN KẾ TỐN - KIỂM TỐN NGÂN HÀNG Đề tài nhóm: PHÂN BIỆT SỰ KHÁC NHAU GIỮA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ, KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ MINH HỌA CỤ THỂ TẠI NGÂN HÀNG NHÓM 7: Đỗ Thị Kim Loan Nguyễn Thị Hồng Nhung LỜI MỞ ĐẦU Dương Phương Anh Lâm Vĩnh Khang Giả sử Cơng ty bạn có định hướng phátVõtriển có chiến Hữutốt, Minh Hồnglược kinh doanh khơn khéo bạn có đội ngũ nhân viên giỏi nghề Điều thật tuyệt vời! Nhưng liệu bạn có LỚP : K16B1 dám ý tưởng bạn người thực thi cách hoàn hảo, GVHD: PGS.TS Nguyễn Thị Loan nghĩa đem lại hiệu thành công mong muốn không? Và điều quan trọng làm cách để ngăn chặn việc làm gian dối, không minh bạch nhân viên? Với tư cách người chủ doanh nghiệp, bạn có cho việc thiết lập hệ thống kiểm sốt nội cần thiết khơng? Thật vậy, điều trăn trở mà hệ thống TP.HCM, THÁNG 09 NĂM 2015 kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội kiểm toán nội nghiên cứu thiết lập phù hợp với tình hình hoạt động đơn vị Để hiểu rõ khái niệm, khác biệt chức năng, nhiệm vụ hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội kiểm tốn nội bộ, nhóm chọn đề tài: “Phân biệt khác hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội kiểm toán nội Minh họa cụ thể ngân hàng” Nội dung đề tài gồm có nội dung sau: - Lời mở đầu - Phần 01: Phân biệt khác hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát - nội kiểm toán nội Phần 02: Hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội kiểm tốn nội quy trình cụ thể: “quy trình tiếp quỹ ATM chi nhánh Ngân - hàng ViettinBank” Kết luận PHẦN 01: PHÂN BIỆT SỰ KHÁC NHAU GIỮA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ, KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ I Khái niệm Hệ thống kiểm soát nội Hệ thống kiểm soát nội thực chất hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên tổ chức để đảm bảo cho tổ chức hoạt động hiệu đạt mục tiêu đặt cách hợp lý Nói cách khác, tập hợp tất việc mà công ty cần làm để có điều muốn có tránh điều muốn tránh Theo COSO: hệ thống kiểm soát nội đơn vị cấu thành năm phận: mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thơng, giám sát thẩm định Kiểm soát nội Theo COSO: kiểm soát nội quy trình chịu ảnh hưởng Hội đồng quản trị, nhà quản lý nhân viên khác tổ chức, thiết kế để cung cấp bảo đảm hợp lý việc thực mục tiêu sau: hiệu lực hiệu hoạt động, tính chất đáng tin cậy báo cáo tài chính, tuân thủ luật lệ quy định hành Kiểm toán nội Theo COSO: Kiểm tốn nội nhân tố mơI trương kiểm sốt hệ thơng kiểm sốt nội bao gồm : có chế kiểm tra nội hoạt động kiểm tốn nội , chế kiểm tra nội hoạt động thủ tục kiểm tra càI đặt trình sử lý nghiệp vụ để giảm ngăn ngừa phát sai phạm q trình kiểm sốt nội Kiểm toán nội tổ chức độc lập với quy trình hoạt động để nhằm kiểm tra tính hiệu hoạt động kiểm sốt nội Khái niệm chất Theo “Chuẩn mực nghề nghiệp kiểm toán nội bộ” Hoa Kỳ Viện kiểm tốn nội Hoa Kỳ thơng qua tháng năm 1978: “Kiểm toán nội chức xác minh độc lập thiết lập tổ chức để xem xét đánh giá hoạt động tổ chức, coi dịch vụ tổ chức đó” Theo Liên đồn Kế tốn quốc tế IFAC: “Kiểm toán nội hoạt động đánh giá lập đơn vị kinh tế loại dịch vụ cho đơn vị đó, có chức kiểm tra, đánh giá giám sát tính thích hợp hiệu hệ thống kế toán kiểm soát nội bộ” Theo định nghĩa Hiệp hội Kiểm toán viên nội (IIA): “Kiểm toán nội hoạt động đảm bảo tư vấn mang tính độc lập thiết lập nhằm tăng thêm giá trị cải thiện cho hoạt động tổ chức Kiểm toán nội giúp cho tổ chức hoàn thành mục tiêu việc đưa cách tiếp cận có hệ thống kỷ cương nhằm đánh giá cải thiện tính hữu hiệu quản trị rủi ro kiểm soát giám sát” Như vậy, tồn nhiều quan điểm khác KTNB, song chúng không mâu thuẫn với Chúng ta hiểu cách đơn giản hơn: KTNB phận có chức đánh giá độc lập doanh nghiệp thiết lập để đánh giá kiểm tra chức năng, hoạt động khác doanh nghiệp nhằm mục đích giảm thiểu rủi ro II Chức – nhiệm vụ Hệ thống kiểm soát nội -Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn kinh doanh (sai sót vơ tình gây thiệt hại, rủi ro làm chậm kế hoạch, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm ) - Bảo vệ tài sản khỏi bị hư hỏng, mát, hao hụt, gian lận, lừa gạt, trộm cắp… - Đảm bảo tính xác số liệu kế toán báo cáo tài - Đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy công ty quy định luật pháp - Đảm bảo sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt - Bảo vệ quyền lợi nhà đầu tư, cổ đơng gây dựng lòng tin họ Kiểm soát nội - Ngăn ngừa sai phạm quy trình sử lý nghiệp vụ - Phát sửa chữa kịp thời sai phạm sử lý nghiệp vụ giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi thuất thoát tài sản - Giúp cho doanh nghiệp thực sách đường nối kinh doanh - Đảm bảo an tồn tài sản Kiểm tốn nội - Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực hiệu qủa hệ thống kiểm soát nội bộ; - Kiểm tra xác nhận chất lượng, độ tin cậy thông tin kinh tế, tài báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị trước trình ký duyệt - Kiểm tra tuân thủ nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt tuân thủ luật pháp, sách, chế độ tài chính, kế tốn, sách, nghị quyết, định Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc doanh nghiệp - Phát sơ hở, yếu kém, gian lận, quản lý, bảo vệ tài sản doanh nghiệp; đề xuất giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ III thống quản lý, điều hành kinh doanh doanh nghiệp Vị trí – vai trò Hệ thống kiểm soát nội “Hệ thống kiểm soát nội bộ” hệ thống có tổ chức, bao gồm nhiều yếu tố Những yếu tố đảm bảo cho DN hoạt động theo ý chí lãnh đạo DN Biểu chúng sách, quy chế, quy định Pháp luật, DN mà bắt buộc thành viên DN phải tuân theo Kiểm soát nội Việc sử dụng biện pháp để đảm bảo cho sách, quy chế, quy định thực gọi “hoạt động kiểm soát” Kiểm toán nội KTNB thực nhiệm vụ đánh giá kiểm tra chức hoạt động khác DN nên coi “kiểm soát kiểm sốt”, hay nói cách khác, biện pháp để kiểm soát IV Mối liên hệ Hệ thống kiểm soát nội Hệ thống KSNB giống “hành lang” quy định, sách, quy chế thiết lập để đảm bảo cho DN hoạt động mục tiêu có hiệu Kiểm soát nội Là cách thức, thủ tục áp dụng để đảm bảo DN “hành lang” Kiểm tốn nội Bộ phận KTNB có nhiệm vụ kiểm tra hoạt động kiểm sốt có thực diễn hay khơng, đánh giá mức độ kiểm soát hệ thống cách trung thực, khách quan, hạn chế đề xuất hoàn thiện Dựa kết kiểm tra, giám sát đánh giá, DN quay trở lại hồn chỉnh hệ thống KSNB để nhằm đạt hệ thống kiểm soát tối ưu nghĩa hệ thống kiểm soát phù hợp có tác dụng thúc đẩy phát triển DN V Thời gian thực Hệ thống kiểm soát nội Thực khoảng thời gian – thời gian kỳ Kiểm soát nội Thực lúc nơi doanh nghiệp Kiểm toán nội Thực thời điểm nhằm đánh giá lại quy trình hệ thống kiểm soát nội PHẦN 02: HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ, KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM TOÁN NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỘT QUY TRÌNH CỤ THỂ: ”QUY TRÌNH TIẾP QUỸ ATM TẠI CHI NHÁNH NGÂN HÀNG VIETTINBANK” I Mơ tả quy trình Hệ thống kiểm sốt nội bộ: Theo quy trình thành phần tham gia q trình tác nghiệp gồm có kế tốn ATM giao dịch viên kiêm kế toán ATM, cấp có thẩm quyền (cấp có thẩm quyền người Tổng giám đốc/ Giám đốc phân cấp thực kiểm tra, kiểm soát phê duyệt giao dịch tiền mặt chứng từ hệ thống phạm vi trách nhiệm phân công), thủ quỹ ATM, Kỹ thuật viên Sau giao dịch hoàn tất chứng từ liên quan đến cơng tác tiếp quỹ phải chuyển cho phận hậu kiểm để thực chấm, đối chiếu với báo cáo đơn vị + Bước 1: Theo dõi tồn quỹ ATM lập chứng từ tiếp quỹ ATM: Chốt kiểm soát kế tốn ATM phải theo dõi chương trình FIMI để kiểm tra số tiền tồn quỹ ATM để đề xuất tiếp quỹ ATM Cấp có thẩm quyền thực kiểm soát phê duyệt giao dịch xuất tiền hệ thống + Bước 2& 3: Chi tiền mặt tiếp quỹ ATM, nạp tiền niêm phong hộp tiền: quy định bước thủ quỹ ATM phải lựa chọn tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông, nạp TM vào hộp đựng tiền máy ATM, niêm phong hộp đựng tiền giám sát, chứng kiến Kế toán ATM + Bước 4: Tổ tiếp quỹ ATM vận chuyển tiền đến máy ATM theo Quy trình vận chuyển tiền mặt: theo quy trình vận chuyển tiền mặt thủ quỹ ATM quản lý hộp tiền trình vận chuyển, tiếp quỹ ATM Kế toán ATM Kỹ thuật viên hỗ trợ thủ quỹ ATM trình vận chuyển Hộp tiền từ trụ sở đơn vị đến đặt Hộp tiền vào máy ATM ngược lại + Bước 5: Nạp tiền vào máy ATM: thực thao tác vận hành tiếp quỹ máy ATM theo hướng dẫn Trung tâm thẻ, lưu ý bước kế toán ATM Kỹ thuật viên phải giám sát Thủ quỹ ATM lấy hộp tiền từ máy ATM đặt hộp tiền quy định + Bước 6: Hồn tất cơng việc tiếp quỹ ATM: sau hồn tất cơng việc tiếp quỹ kế tốn ATM truy cập vào hệ thống để đối chiếu số tiền tiếp quỹ chu kỳ mới, chuyển chứng từ tiếp quỹ cho kế toán để ghi nợ tài khoản “ TM ATM” + Bứơc 7: Lưu chứng từ: kế toán ATM tập hợp chứng từ tiếp quỹ, chấm, đối chiếu với báo cáo khớp đúng, chuyển cho phận hậu kiểm theo quy định Kiểm soát nội bộ: + Bước 1: - Kế toán ATM phải theo dõi chương trình FIMI để kiểm tra số tiền tồn quỹ - ATM để đề xuất tiếp quỹ ATM Cấp có thẩm quyền thực kiểm soát phê duyệt giao dịch xuất tiền - hệ thống + Bước 2& 3: Dựa phê duyệt từ bước 1, chi tiền mặt tiếp quỹ ATM, nạp tiền niêm - phong hộp tiền Thủ quỹ ATM phải lựa chọn tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông, nạp TM vào - hộp đựng tiền máy ATM, niêm phong hộp đựng tiền Kế toán ATM giám sát, chứng kiến việc + Bước 4: Thủ quỹ ATM quản lý hộp tiền trình vận chuyển, tiếp quỹ - ATM + Bước 5: Kế toán ATM Kỹ thuật viên phải giám sát Thủ quỹ ATM lấy hộp - - tiền từ máy ATM Thủ quỹ ATM phải đặt hộp tiền quy định + Bước 6: Kế toán ATM truy cập vào hệ thống để đối chiếu số tiền tiếp quỹ chu kỳ - + Bứơc 7: Kế toán ATM tập hợp chứng từ tiếp quỹ, chấm, đối chiếu với báo cáo Chuyển cho phận hậu kiểm để kiểm tra lại cần thiết Kiểm toán nội bộ: Định kỳ hàng năm đột xuất phận kiểm tốn nội thực việc kiểm tra cơng tác an tồn kho quỹ, có cơng tác tiếp quỹ ATM Việc thực kiểm tra sở chọn mẫu theo lần tiếp quỹ Ngoài việc kiểm tra chứng từ giao dịch tiếp quỹ ATM có đầy đủ hợp lệ khơng, thành phần ký chứng từ có thẩm quyền khơng, phận kiểm sốt nội phải thực kiểm tra việc trang bị, quản lý vận hành camera đơn vị kiểm tra Quan sát camera xem việc tiếp quỹ có thực theo bước quy trình khơng, chẳn hạn thủ quỹ ATM có thực kiểm đểm, lựa chọn tiền trước đưa tiền vào hộp đựng tiền không, xem lại ghi hình tiếp quỹ ATM xem có đủ thành phần hay không, việc thực nạp tiền vào máy ATM, thành viên tổ tiếp quỹ có thực chức năn nhiệm vụ khơng người thực hết khâu nạp tiền vào máy ATM, trình mở két tiền, thành viên lại có thực giám sát việc mở két hay không, thực đóng cửa két ATM có theo quy định khơng Nếu việc tiếp quỹ khơng theo quy trình, khơng đủ thành phần, không đảm bảo nguyên tắc giám sát lẫn dẫn đến gian lận, mát tài sản Ngân hàng, Đồng thời, KTNB đưa nhận xét, đánh giá quy trình thực việc tiếp quỹ ATM, đề xuất giải pháp nhằm tăng cường, đảm bảo an ninh việc thực quy trình tiếp quỹ ATM II Đánh giá: Nhìn chung, quy trình giúp cho việc tiếp quỹ ATM chi nhánh thực cách an toàn hiệu quả, giúp giảm thiểu rủi ro phát sinh như: cắp, thiếu tiền, gian lận, cướp giật… Đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ ATM ngân hàng hình ảnh, thương hiệu ngân hàng Tuy nhiên, trình thực xẩy cố - sau Tại bước 1,nếu chốt kiểm sốt khơng hiệu quả, không thực việc kiểm tra theo dõi số tồn quỹ ATM không thực đề xuất tiếp quỹ kịp thời dẫn đến việc khách hàng không rút tiền máy ATM, điều ảnh hưởng đến uy tín Ngân hàng thêm Ngân hàng khơng thu thêm phí dịch vụ sử dụng ATM Do đó, việc thực tốt bước góp phần giữ vững - nâng cao uy tín ngân hàng giúp tăng thêm thu nhập cho ngân hàng Trong bước 3, thủ quỹ ATM không lựa chọn tiền đủ tiêu chuẩn lưu - thông dẫn đến tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông lưu hành, Trong bước 4, việc vận chuyển tiền khơng theo quy trình vận chuyển tiền - mặt dẫn đến rủi ro mát, gian lận trình vận chuyển Trong bước 5, việc thực thao tác vận hành tiếp quỹ máy ATM không theo hướng dẫn Trung tâm thẻ xẩy cố như: máy ATM bị hỏng hệ thống bị gián đoạn, làm ảnh hưởng đến hoạt động máy ATM KẾT LUẬN Rất khó để tìm cơng thức chung giúp người lãnh đạo khắc phục yếu hệ thống kiểm sốt đơn vị Tuỳ đơn vị, tuỳ mạnh, khuyết điểm mà người lãnh đạo cần có biện pháp riêng biệt Chẳng hạn việc kiểm soát hoạt động chi tiêu đơn vị, bạn cần phải tìm cách kiểm soát tối ưu phù hợp với đặc điểm đơn vị, thứ tài sản dễ bị thất Theo nhiều chun gia tài bạn đừng để kế tốn trưởng vừa người duyệt chi, vừa người ghi sổ sách Bạn phải lập quy trình quản lý thật chặt chẽ khơng nên có ngoại lệ: phòng ban đơn vị muốn chi phải lập giấy đề xuất chi, chuyển đến người có trách nhiệm duyệt Sau có chữ ký đồng ý người có thẩm quyền, kế tốn viên lập phiếu chi lệnh chi Lúc thủ quỹ chi tiền Còn cẩn thận người lãnh đạo nên tách ln phận thủ quỹ khỏi phòng kế toán, sử dụng ngân hàng làm thủ quỹ Để hệ thống kiểm soát nội vận hành tốt, nhà lãnh đạo cần tuân thủ số ngun tắc như: xây dựng mơi trường văn hóa trọng đến liêm chính, đạo đức nghề nghiệp với quy định rõ ràng trách nhiệm, quyền hạn quyền lợi; xác định rõ hoạt động tiềm ẩn nguy rủi ro cao; thành viên đơn vị phải tuân thủ hệ thống kiểm soát nội bộ; quy định rõ ràng trách nhiệm kiểm tra giám sát; tiến hành định kỳ biện pháp kiểm tra độc lập…Ngoài việc thiết lập quy chế kiểm soát ngang, dọc hay kiểm tra chéo hệ thống phòng ban, hệ thống ngân hàng lập thêm phòng kiểm tra kiểm tốn nội ban kiểm soát Hội đồng quản trị điều hành Nói tóm lại, hệ thống kiểm sốt nội hiệu góp phần giảm thiểu rủi ro vá góp phần làm cho hoạt động đơn vị hiệu 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư số 44/2011/TT-NHNN Báo cáo Ban kiểm sốt Đại hội đồng cổ đơng thường niên Vietinbank năm 2014, truy cập , ngày truy cập: 02/09/2015 Luật TCTD số 47/2010 Tham khảo trang Tham khảo quy trình tiếp quỹ ATM NHCT Khn khổ Hệ thống kiểm sốt nội theo COSCO, truy cập < http//: viettcoso.com>, ngày truy cập: 02/09/2015 11 ... soát nội kiểm toán nội bộ, nhóm chọn đề tài: “Phân biệt khác hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm soát nội kiểm toán nội Minh họa cụ thể ngân hàng” Nội dung đề tài gồm có nội dung sau: - Lời mở đầu... kinh tế, tài báo cáo tài chính, báo cáo kế tốn quản trị trước trình ký duyệt - Kiểm tra tuân thủ nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt tuân thủ luật pháp, sách, chế độ tài chính,... nghiệp vụ giúp cho doanh nghiệp tránh khỏi thuất thoát tài sản - Giúp cho doanh nghiệp thực sách đường nối kinh doanh - Đảm bảo an toàn tài sản Kiểm tốn nội - Kiểm tra tính phù hợp, hiệu lực