Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình

54 1K 2
Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của        Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

Việt nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lí của Nhà nước, theo định hướng x• hội chủ nghĩa. Sự nghiệp đổi mới đ• và đang mang lại những thành tựu to lớn về: chính trị, kinh tế, văn hoá, x• hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn x• hội,… đang tạo ra những tiền đề mới, đưa Việt nam bước sang thời kì phát triển mới - thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá. Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt nam đ• giành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, x• hội, về quản lí Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ viên chức,… nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lí Nhà nước cần phải được đẩy mạnh hơn nữa. Bước sang thời kì công nghiệp hoá, hiện đại hoá Ngành Kế hoạch và Đầu tư của cả nước đ• phát triển vươn lên theo sự chuyển đổi của nền kinh tế nước nhà.Tại Quảng Bình, Ngành Kế hoạch và Đầu tư cũng đ• tiến hành đổi mới, nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu tồn tại và phát triển.Thực tế cho thấy Ngành Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh Quảng Bình đ• có bước trưởng thành trong cơ chế mới, góp phần xứng đáng vào sự nghiệp xây dựng Quảng Bình giàu đẹp trong những năm vừa qua. Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, tiến bộ và những việc đ• làm được, bộ máy làm công tác Kế hoạch và Đầu tư của tỉnh còn bộc lộ nhiều bất cập trước những yêu cầu, nhiệm vụ mới . Để hoàn thành được những yêu cầu, nhiệm vụ mới đó cần phải sắp xếp tổ chức bộ máy một cách tinh thông, gọn nhẹ và một đội ngũ cán bộ đáp ứng được yêu cầu của thời kì mới. Một đội ngũ cán bộ được đào tạo đến nơi đến chốn để có đủ bản lĩnh, sức khoẻ, phẩm chất, năng lực và có tính thích ứng cao đủ đáp ứng đòi hỏi của nền kinh tế hiện đại. Chính đội ngũ cán bộ đó là nhân tố quyết định sự thành công hay thất bại của mọi hoạt động, quyết định sự phát triển kinh tế x• hội. Do vậy, việc hoàn thiện xây dựng tổ chức bộ máy nhằm nâng cao năng lực của đội ngũ làm công tác Kế hoạch và Đầu tư toàn tỉnh được đặt ra là hết sức cấp bách. Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau một thời gian thực tập tại phòng Tổng hợp – Tổ chức hành chính của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình, nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng đối với hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói chung và của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình nói riêng, tôi mạnh dạn đi sâu vào tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng với đề tài: “Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình”.

Lời nói đầu Việt nam tiến trình xây dựng phát triển kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận hành theo chế thị trờng có quản lí Nhà nớc, theo định hớng xà hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi đà mang lại thành tựu to lớn về: trị, kinh tế, văn hoá, xà hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xà hội, tạo tiền đề mới, đa Việt nam bớc sang thời kì phát triển - thời kì công nghiệp hoá, đại hoá Từ tiến hành công đổi đến thực tế Việt nam đà giành đợc thành tựu đáng kể kinh tế, văn hoá, xà hội, quản lí Nhà nớc, trình độ cán viên chức, nhng trớc xu thách thức thời đại đòi hỏi việc đổi quan, đơn vị đặc biệt quan quản lí Nhà nớc cần phải đợc đẩy mạnh Bớc sang thời kì công nghiệp hoá, đại hoá Ngành Kế hoạch Đầu t nớc đà phát triển vơn lên theo chuyển đổi kinh tế nớc nhà.Tại Quảng Bình, Ngành Kế hoạch Đầu t đà tiến hành đổi mới, nâng cao chất lợng hiệu hoạt động nhằm đáp ứng nhu cầu tồn phát triển.Thực tế cho thấy Ngành Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình đà có bớc trởng thành chế mới, góp phần xứng đáng vào nghiệp xây dựng Quảng Bình giàu đẹp năm vừa qua Tuy nhiên, bên cạnh u điểm, tiến việc đà làm đợc, máy làm công tác Kế hoạch Đầu t tỉnh bộc lộ nhiều bất cập trớc yêu cầu, nhiệm vụ Để hoàn thành đợc yêu cầu, nhiệm vụ cần phải xếp tổ chức máy cách tinh thông, gọn nhẹ đội ngũ cán đáp ứng đợc yêu cầu thời kì Một đội ngũ cán đợc đào tạo đến nơi đến chốn để có đủ lĩnh, sức khoẻ, phẩm chất, lực có tính thích ứng cao đủ đáp ứng đòi hỏi kinh tế đại Chính đội ngũ cán nhân tố định thành công hay thất bại hoạt động, định phát triển kinh tế xà hội Do vậy, việc hoàn thiện xây dựng tổ chức máy nhằm nâng cao lực đội ngũ làm công tác Kế hoạch Đầu t toàn tỉnh đợc đặt cấp bách Là sinh viên ngành Quản trị văn phòng, sau thời gian thực tập phòng Tổng hợp Tổ chức hành Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình, nhận thức đợc tầm quan trọng văn phòng hoạt động quan, đơn vị nói chung Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình nói riêng, mạnh dạn sâu vào tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng với đề tài: Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu hoạt động Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình Mục đích tìm hiểu đề tài làm rõ tính khoa học, hợp lí tổ chức văn phòng theo mô hình truyền thống ( gồm chức bản: tham mu, tổng hợp, hậu cần) đợc áp dụng.Quá trình nghiên cứu đà kết hợp số phơng pháp nh lịch sử,thống kê,so sánh Những Phân tích gắn với thực tế từ nêu rõ yêu cầu đổi gợi ý giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phòng Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình Phần i lí luận chung việc nâng cao hiệu hoạt động công tác quản trị văn phòng I/ lí luận chung công tác quản trị văn phòng: Khái niệm: Công tác văn phòng thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động quan, đơn vị Nó đợc coi chỉnh thể gồm viêc tổ chức, quản lí sử dụng thông tin để trì hoạt động quan, đơn vị nhằm đạt kết mong muốn Công tác đòi hỏi hoạt động nh xếp, bố trí công việc nh trang thiết bị làm việc, nguồn nhân lực, yếu tố vật chất phi vật chất nhằm hoàn thành mục tiêu với kết cao Toàn hoạt động góp phần hoàn thiện bớc công tác tổ chức, điều hành hoạt động văn phòng, thúc đẩy mối quan hệ để gắn kết phận tổ chức thành thể thống nhất, thực đợc định lÃnh đạo xác kịp thời nhằm đạt mục tiêu đề Hay văn phòng, hiểu cách đơn giản, nơi làm việc giấy tờ Chỗ có tổ chức làm việc, làm dịch vụ, làm công việc quản lí hành có nơi giao dịch giấy tờ văn phòng Hiện văn phòng phát triển đa dạng, phong phú nên có nhiều quan niệm văn phòng, nhiên ta hiểu theo quan niƯm sau: - Theo nghÜa tÜnh th× văn phòng toàn yếu tố vật chất hữu hay yếu tố phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm để thực mục tiêu đơn vị Đó công việc văn phòng bao gồm việc xếp bàn ghế, trang trí, ánh sáng, màu sắc, tất cần đợc quản lí cách khoa học - Theo nghĩa động toàn trình vận chuyển thông tin từ đầu vào đến đầu đơn vị nhằm thực mục tiêu đơn vị Hay nói cách khác, hoạt động quan, đơn vị đợc thực văn giấy tờ kết thúc văn bản, văn phòng trở thành trung tâm thần kinh nÃo cho quan, đơn vị Từ ta nên hiểu công tác quản trị văn phòng đơn xử lí công văn giấy tờ mà nên hiểu xử lí thông tin, dịch vụ hỗ trợ tất phận hoạt động có hiệu Sở Kế hoạch Đầu t quan chuyên môn UBND tỉnh có chức làm đầu mối phối hợp Sở, Ban, ngành địa phơng tỉnh nên công viƯc giÊy tê nh vËy kh¸ nhiỊu Tõ c¸ch mạng khoa học công nghệ tiến nh vũ bÃo, giao lu, hợp tác quốc tế đợc mở rộng, cách mạng thông tin bùng nổ công việc giấy tờ quan nói chung văn phòng nói riêng tăng lên nhanh chóng Để đảm bảo cho công việc giấy tờ đợc xử lí kịp thời lÃnh đạo quan cần quan tâm nhiều tới yếu tố nh trang thiết bị, nhân sự, môi trờng hoạt động, Vai trò công tác văn phòng: Trong kinh tế thị trờng, công tác văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng tổ chức nói chung, đơn vị kinh doanh nói riêng nh Phó chủ tịch hiệp hội quản trị Mỹ Steven L Shee nãi: “ §èi víi xÝ nghiƯp kinh doanh ngày nay, không công nhận quản trị hành ngành chuyên môn có tính chất chức điều coi nh thảm hoạ, chẳng khác việc khớc từ công nghệ Vì văn phòng đợc tổ chức bố trí cách hợp lí, khoa học, hoạt động văn phòng đợc diễn nhịp nhàng, nề nếp mang lại giá trị thiết thực có ý nghĩa to lớn quan, đơn vị Với vị trí vai trò văn phòng trợ thủ đắc lực đơn vị việc tham mu, hoạch định, tổng hợp, kiểm tra giám sát đôn đốc hoạt động đảm bảo có hiệu Trong quan, đơn vị nào, công tác văn phòng gắn liền với hoạt động quan, đơn vị Công tác văn phòng thực mắt xích guồng máy hoạt động quản lí quan, đơn vị, tạo nên sức mạnh kết hợp yếu tố rời rạc thành thể thống thúc đẩy yếu tố vận động Trớc hết, công tác văn phòng liên kết ngời, vốn tản mạn nhu cầu lợi ích, thành tập thể gắn bó với nhau, phấn đấu cho mục tiêu chung quan, đơn vị II nâng cao hiệu hoạt động công tác quản trị văn phòng : Tổ chức máy văn phòng: Nói việc nâng cao hiệu hoạt động công tác văn phòng nói cách tổ chức máy văn phòng Cách tổ chức máy văn phòng đa dạng, nhiều hình nhiều vẻ Hơn nữa, số thói quen hình thành từ thời bao cấp cha xoá bỏ đợc hết, làm che lấp cách nhìn khái quát văn phòng Dù tổ chức máy văn phòng xé lẻ nhiều phận, hay tập trung lại theo số chức dịch vụ hệ thống tồn khách quan đòi hỏi có quản lí thống Việc tổ chức xây dựng máy văn phòng cho phù hợp với xu phát triển điều cần thiết Phải đảm bảo tăng hiệu hoạt động máy văn phòng, nhanh chóng đạt ®Õn mơc tiªu ®· ®Ị ra, mn vËy ngêi l·nh đạo phải biết tổ chức máy văn phòng khoa học, ổn định, hợp lí, tạo đợc mối quan hệ công tác đơn vị, phận văn phòng quan Tổ chức phát triển nguồn nhân lực: Toàn lịch sử nh kinh nghiệm hàng ngày nhấn mạnh điều ngời thiên nhiên cung cấp nguồn lực tảng Nhân tố then chốt toàn phát triển kinh tế kết trí óc ngời, song tự nhiên mà ngời có trí tuệ mà muốn có trí tuệ phải kinh qua đào tạo, nhờ vào giáo dục Chính nhận thức đợc tầm quan trọng có tính định giáo dục đào tạo mà hầu hết quốc gia giới có chiến lợc đào tạo sử dụng ngời để có đợc lớp ngời phù hợp với chiến lợc phát triển kinh tế – x· héi Nh vËy míi cã thĨ lµm cho kinh tế cất cánh phát triển vững mạnh Tuy nỊn kinh tÕ níc ta rÊt thÊp, nhng nhê ý quan tâm đến nghiệp giáo dục đào tạo Đảng Nhà nớc trình độ dân trí nớc ta đà nâng cao sánh vai với cờng quốc kinh tế giới Sự tác động vật chất ngời vào thực biến đổi trình sản xuất xà hội cải tạo giới đà phát triển từ thấp đến cao xà hội khác kết trình hoạt động thực tiễn ngời Con ngời kì diệu nhất, ngời vốn quý nhất, vốn bao trùm lên tất Trong quan, đơn vị hay tổ chức yếu tố có tính chất định ngời Sự thành bại quan, đơn vị có liên quan đến vấn đề lợi ích, nghệ thuật quản lí, nghiệp đào tạo lao động sáng tạo Năng lực tiềm tàng ngời vô hạn Nhiệm vụ tài ngời làm để khai thác phát huy đợc tiềm ngời hoạt động quan, đơn vị Nớc ta trình chuyển đổi cấu kinh tế theo hớng công nghiệp hoá, đại hoá đất nớc mà Nghị Trung ơng (khoá VII) đà rõ: Phần thắng chiến thắng thị trờng, suy trí tuệ lực sáng tạo dân tộc biết học hỏi cách khôn ngoan kinh nghiệm trí tuệ nhân loại, tận dụng lợi nớc sau Giải có hiệu vấn ®Ị kinh tÕ x· héi, c«ng nghƯ, m«i trêng sinh thái Nó đòi hỏi phải xây dựng đội ngũ cán có cấu đồng bộ, có chất lợng bảo đảm chuyển tiếp hệ cách vững vàng có hiệu quả, cụ thể phải đào tạo bồi dỡng đội ngũ cán có tài thực sự, có trí tuệ thông minh, sắc sảo, khả nhìn nhận vấn đề nhanh nhạy, biết thu thập thông tin xử lí thông tin tốt, biết nhìn xa trông rộng, biết ứng phó kịp thời trớc tình huống, t kinh tế thị trờng định hớng XHCN Do đó, yếu tố chiến lợc bảo đảm cho phát triển quan, đơn vị trình độ trí tuệ tri thức nhân viên, công nghệ đại đặc biệt định xác, hợp lí trình độ quản lí ngời lÃnh đạo ngày chiếm giữ vị trí trung tâm trình phát triển kinh tế xà hội Đối với cấp quản trị văn phòng đại cần phải đợc đào tạo, bồi dỡng có hệ thống, có trình độ chuyên môn, có tính sáng tạo, động để có khả gánh vác, điều hành công việc cách dễ dàng Mức độ am hiểu vận dụng cấp quản trị văn phòng ba loại kĩ năng: kĩ nghiệp vụ kĩ thuật, kĩ giao tiếp ứng xử, kĩ khái niệm chiến lợc phải đủ sâu sắc, sáng tạo để tổ chức xử lí thông tin đạt năm yêu cầu: đầy đủ, xác, nhanh chóng, kịp thời, chất lợng Sự am hiểu vận dụng ba loại kĩ sâu sắc, sáng tạo quản trị văn phòng triển khai tốt công việc điều hành văn phòng Để làm đợc điều đòi hỏi cấp quản trị văn phòng phải thể chắn, thăng lòng tự tin công việc; phải tiếp nhận nghiêm túc trích, phê bình gợi ý cấp cấp dới, không đợc có thái độ cấp dới họ có ý kiến; phải nhận diện đợc nhân tố quan trọng tình cá biệt, có thái độ phân tích khách quan; phải xác định xác u tiên; hoàn thành công việc thông qua phối hợp với đồng , với ngời khác; làm công việc tới cách tự tin, không sợ va vấp; ra, cấp quản trị văn phòng phải có tính dám làm, dám chịu trách nhiệm; làm phải làm nhiều công việc mức quy định Do cấp quản trị văn phòng phải ngời chăm chỉ, nhiệt tình với công việc, ngời có óc khôi hài, hoà đồng với ý tởng nhân viên, phải kiểm soát đợc cảm xúc, văn phòng đợc ví nh làm dâu trăm họ, phải chịu đủ trích, chê bai Ngoài ra, cấp quản trị văn phòng phải biết tìm tòi, học hỏi để đổi phơng pháp làm việc nh để đáp ứng nhu cầu công việc ngày nhiều Nh vậy, để điều hành tốt công tác quản trị văn phòng đòi hỏi cấp quản trị văn phòng thực nhà quản lí giỏi Có nghĩa cấp quản trị phải biết tạo đoàn kết, gắn bó nhân viên với văn phòng, quan, đơn vị, xây dựng đợc mối quan hệ tốt nhân viên, có mục tiêu chung giúp phấn đấu cho mục tiêu đó, phấn đấu quyền lợi chung nhân viên quan, đơn vị Ngày nay, quan, đơn vị nào, nhân viên quan động, có trách nhiệm, chủ động, linh hoạt, sáng tạo, nhiệt tình công việc, đủ sức vợt qua thử thách, đổi thay thúc đẩy gắn bó làm cho quan đơn vị mÃi tồn phát triển Tuy vậy, có thành viên cố kết với nhau, thông cảm với nhau, bao che cho nhau, nặng lợi ích cục nhóm quan Cho nên, gắn bó cha đủ làm nên tập thể mạnh Do đó, nhân viên có tinh thần gắn bó, kỉ cơng có nhiều ý nghĩ sáng tạo cá nhân Nhờ gắn bó, lực sáng tạo đợc phát huy Họ tìm giải pháp hay cho vấn đề nảy sinh Điều giúp cho cấp quản trị văn phòng nói riêng nh lÃnh đạo quan nói chung giảm đợc công việc vụ mà dành thời gian tập trung vào công việc quan trọng khác Trong xu hớng phát triển mới, để nâng cao chất lợng công tác, hiệu công tác tổ chức văn phòng cần có đội ngũ làm công tác văn phòng nổ, có phẩm chất đạo đức trình độ chuyên môn Một điều không phần quan trọng việc xếp đặt họ đúngvị trí mà trình độ, lực phản ánh Nh văn phòng thực phát huy đợc tính chất mục đích hoạt động Trang thiết bị văn phòng: Ngày nay, với phát triển nh vũ b·o vỊ kinh tÕ x· héi cịng nh vỊ c«ng nghệ thông tin nớc giới, máy móc đại, tiên tiến đợc phát minh để phục vụ cho đời sống nh công việc ngời ngày nhiều Điều làm giảm bớt phần sức lực, tiết kiệm thời gian cho ngời mà hiệu hoạt động cao Trong hoạt động văn phòng, máy móc đại đợc sử dụng ngày nhiều hơn, giúp cho nhân viên văn phòng thực công việc đợc dễ dàng, nhanh chóng, đáp ứng đợc yêu cầu lÃnh đạo Do hầu hết công việc văn phòng có hỗ trợ máy vi tính trang thiết bị đại khác, nên cách tổ chức, xếp công việc nh việc mua sắm trang thiết bị văn phòng có nhiều thay đổi quan trọng Ngoài ra, để giúp cho hoạt động văn phòng đợc tốt có thiết bị phụ trợ nh: máy in, máy photocopy, máy fax, điện thoại Với hệ thống trang thiết bị đại nh làm cho hiệu công việc văn phòng tăng lên, nhân viên văn phòng làm việc cảm thấy có hứng thú, hng phấn, động, linh hoạt công việc Bố trí chỗ làm việc: Bố trí chỗ làm việc nhiệm vụ tổ chức công việc có quan hệ nhiều đến hiệu văn phòng Khi bố trí chỗ làm việc, cần cân nhắc đầy đủ yêu cầu sau: - Các chỗ làm việc dành cho tổ dịch vụ, ngời, yêu cầu - Cách bố trí lắp đặt trang thiết bị văn phòng kể từ ổ cắm điện đến bàn đặt máy vi tính, bàn làm việc - Khu vực lu trữ hồ sơ tài liệu, báo chí - Các quan hệ làm việc, luồng thông tin - Đặc điểm kiến trúc khu vực làm việc - Các dịch vụ liên quan Vì tuỳ thuộc nhiều cỡng chế nên khó xếp chỗ làm việc tuân theo cách lí tởng quy định kĩ thuật nghiệp vụ Do cấp quản trị văn phòng phải có chọn lựa cách bố trí chỗn làm việc cho tận dụng tối u mặt chỗ làm việc, phải giảm tối đa tiêu phí thời gian phải di chuyển, lại, từ lầu sang lầu khác Sự di chuyển phải thuận tiện, thoải mái; phải tạo cho nhân viên dễ có tầm quan sát bao quát công việc, gần gũi với nhau; tạo đợc động mềm dẻo sử dụng nguồn lực dành cho văn phòng; tạo tâm lí tích cực nhóm có quan hệ công việc gắn bó chặt chẽ với điều quan trọng phải biết quản lí để chi phí lắp đặt điều chỉnh mức thấp Hơn nữa, cần nhấn mạnh cách xếp thuận lợi cho việc thu thập thông tin xử lí thông tin Cân nhắc chu trình thu thập xử lí thông tin cho ăn khớp khâu, bớc, giai đoạn; khâu cần thời gian để hoàn thành chuyển qua khâu khác, khâu cuối giao nộp lÃnh đạo văn phòng sử dụng Đảm bảo chỗ lu giữ hồ sơ, tài liệu khâu; không để tắc nghẽn, ùn đống tài liệu qua số khâu trình xử lí Đảm bảo quan hệ cân đối nhu cầu xử lí thông tin với trang thiết bị nhân lực cần thiết Cân nhắc chi tiết chỗ mở cửa chính, cửa sổ, góc nhà, cột, chỗ đặt đèn chiếu sáng Khoa học chứng minh đợc việc xếp phòng làm việc, bàn ghế cách khoa học thẩm mĩ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, th giÃn, bớt thẳng suất lao động cao Ngoài ra, giúp ta giảm bớt khả làm thất lạc giấy tờ, gây trì trệ gián đoạn công việc Việc xếp phòng làm việc cho phận chuyên môn không khoa học gây hậu nhiều công sức thời gian di chuyển chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc nh phí phạm Bao cần dành chỗ cho sáng kiến bất ngờ làm thay đổi cách bố trí chỗ làm việc nhằm đạt hiệu cao Phải tính đến chỗ làm việc yên tĩnh cho số vị trí công việc căng thẳng, lại phải tính đến hoạt động vui chơi giải trí lành mạnh, hoạt động thể dục thể thao cho số nhân viên vừa kết thúc công việc mệt nhọc, căng thẳng đầu óc Ngày nay, nớc giới kiểu bố trí văn phòng theo lối cổ điển, tách thành nhiều phòng, có tờng xây ngăn cách, cửa vào đóng kín khoá lại, kiểu biến nhanh chóng mà thay vào đó, từ 20 năm trở lại phát triển ạt kiểu bố trí văn phòng theo mặt mở nớc ta vài năm gần kiểu bố trí văn phòng mặt mở nhiều lên Nhiều cao ốc đợc xây dựng thuê làm văn phòng đà thiết kế văn phòng lớn, cỡ 60 80 m2, có đủ chỗ cho cỡ 20 ngời làm việc Chỗ đặt văn phòng phòng lớn, đợc ngăn thành nhiều chỗ làm việc vách băng nhôm, vật liệu nhẹ cách âm, gắn vào khung ô vuông, cao cỡ mét; vách ngăn có đợc làm kính hay vật liệu suốt, có mối lắp ghép Một số nơi tận dụng tủ, kệ làm vách ngăn; ngăn riêng hẳn phòng với phòng kia, có nhiều lối qua lại thuận tiện ngăn phòng với 10 việc tiếp nhận, ban hành công văn, giấy tờ chiếm lợng lớn, đòi hỏi phải có ngời làm công tác này: ngời phụ trách văn th, ngời phụ trách lu trữ Nhng tình hình quan thiếu ngời nên công việc văn th, lu trữ, thủ quỹ quan, đánh máy, in ấn tài liệu nhân viên phụ trách Hiện nay, văn phòng có trang bị máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy fax cho công tác văn th - lu trữ công tác phục vụ có hiệu quả, kịp thời theo yêu cầu lÃnh đạo quan Cán văn th lu trữ có nhệm vụ tiếp nhận công văn giấy tờ đi, đến vào sổ theo dõi (vào sổ riêng biệt), đóng dấu cẩn thận, chuyển giao nhanh chóng Cán văn th lu trữ phải đảm bảo không để lẫn, thất lạc công văn, giấy tở, tài liệu, phải thờng xuyên xếp quản lí, phân loại tài liệu để cần thiết dễ tìm, dễ thấy phục vụ kịp thời cho quan Ngoài ra, ngời làm công tác văn th lu trữ thực số công việc đợc phân công đột xuất Còn việc xử lí công văn, văn công văn đến phải đợc vào sổ đóng dấu công văn đến theo quy định, sau chuyển đến Giám đốc Phó giám đốc duyệt Sau xử lí xong công văn đợc chuyển đến Trởng phòng Tổng hợp Tổ chức hành theo dõi nắm vấn đề có liên quan Công văn chuyển đến lÃnh đạo hay phòng phải đợc kí nhận Trởng phòng chịu trách nhiệm nghiên cứu văn trớc chuyển đến cán nhân viên thực Riêng công văn khẩn, công văn cần xử lí gấp cán văn th cần trình cho lÃnh đạo để xử lí kịp thời Các văn soạn thảo phải đảm bảo tính quy phạm, thể thức văn theo quy định đảm bảo nội dung, văn phong hành Tất công văn phải đợc vảo sổ công văn lu văn th quan cán chuyên quản Cán văn th lu trữ ngời vừa kiêm nhiệm thủ quỹ quan, đối chiếu với sổ thu, chi kế toán để giúp kế toán cân đối sổ sách chi tiêu rõ ràng, sẽ, cấp phát tiền lơng cho cán quan theo quy định - Kế toán: Do quan thiếu ngời nên công việc kế toán quan, quản lí điện nớc, tài sản quan số công việc khác chuyên viên phụ trách Cán kế toán phải dựa vào kế hoạch, nhiệm vụ trị hoạt động 40 quan để lập kế hoạch kinh phí toàn năm, quý, tháng, phải nhanh chóng làm thủ tục toán, hàng tháng, quý phải cập nhật báo cáo chi tiêu theo quy định Kế toán phải đảm bảo thực đầy đủ thủ tục, sổ sách sẽ, danh mục, yêu cầu Bộ Tài quy định - Lái xe quan: Hiện nay, Sở Kế hoạch Đầu t có xe ôtô lái xe phụ trách Hai lái xe có trách nhiệm chấp hành nghiêm chỉnh quy chế sử dụng xe quan, thực đầy đủ đắn quy định Nhà nớc, thực theo điều hành lÃnh đạo Hai lái xe quan phải sẵn sàng để đáp ứng yêu cầu lÃnh đạo, phải chuẩn bị tốt công việc phục vụ cho chuyến công tác dài ngày lÃnh đạo quan Chỉ có lÃnh đạo Trởng phòng Tổng hợp Tổ chức hành đợc phép điều xe Hàng tuần phòng Tổng hợp Tổ chức hành xây dựng kế hoạch điều động xe để lái xe có chủ động công việc.Để đáp ứng yêu cầu công việc cách thuận lợi đòi hỏi lái xe quan phải có trách nhiệm chăm sóc, bảo dỡng xe cẩn thận, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho ngời xe Khi có cố h háng l¸i xe cã tr¸ch nhiƯm b¸o c¸o víi phụ trách hành để theo dõi đề xuất sửa chữa Lái xe quan phải xác định đợc thái độ phục vụ chu đáo, tận tình, vui vẻ đợc phân công - Tạp vụ, vệ sinh quan: cán phụ trách Cán có nhiệm vụ vệ sinh nhà sân, nhà vệ sinh Đảm bảo vệ sinh cho phòng làm việc lÃnh đạo, bố trí xếp phòng họp, hội trờng Ngoài ra, cán làm công tác tạp vụ thực việc đa chuyển báo chí, công văn cho phòng - Bảo vệ quan: có nhiệm vụ đảm bảo an toàn, an ninh trật tự cho quan Công tác bảo vệ đòi hỏi phải có kiên trì, lòng dũng cảm, tinh thần trách nhiệm cao có phẩm chất đạo đức tốt Công tác bảo vệ phụ trách Việc phân chia nhiệm vụ cụ thể cho tùng ngời, phận nhằm nâng cao trách nhiệm ngời công việc Điều đòi hỏi ngời lÃnh đạo phải biết bố trí, xếp ngời hợp lí, chuyên môn, trình độ nghiệp vụ mà ngời đợc đào tạo Hơn nữa, công tác đợc thực tốt dới điều 41 hành lÃnh đạo quan Trởng phòng Tổng hợp Tổ chức hành phải có nhiệm vụ theo dõi, kiểm tra, giám sát hoạt ®éng, thu nhËn c¸c b¸o c¸o, tỉ chøc häp rót kinh nghiệm, để báo cáo lên lÃnh đạo quan, từ có h ớng điều chỉnh điều hành cho phù hợp tốt IV Thực trạng công tác quản trị văn phòng Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình: Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình: Hiện Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình hợp phòng Tổ chức - Hành phòng Tổng hợp để giảm đầu mối phòng, vừa đảm bảo tinh gọn máy, điều hành công việc dễ dàng.Vì vậy, hớng xếp lại phòng (trớc phòng) Trên sở Thông t liên Bộ số 01/BKH-TCCP-TTLB ngày 02 tháng 01 năm 1996 Bộ Kế hoạch Đầu t Ban tổ chức cán Chính phủ, ngày 21 tháng năm 1997 UBND tỉnh có định số 1184 QĐ/UB quy định chức tham mu tổng hợp nghiệp vụ kế hoạch hoá, công tác tổ chức cán hành quản trị Phòng Tổng hợp Tổ chức hành có chức tham mu tổng hợp nghiệp vụ kế hoạch hoá, công tác tổ chức cán hành quản trị - Giúp Ban Giám đốc tổng hợp quy hoạch phát triển kinh tế xà hội tỉnh, điều chỉnh quy hoạch qua thời kì tỉnh để trình cấp phê duyệt Giúp ngành, huyện xây dựng quy hoạch nội dung, yêu cầu đợc Trung ơng hớng dẫn - Tổ chức nghiên cứu tổng hợp trình Giám đốc Sở kế hoạch dài hạn, trung hạn, hàng năm, tổng hợp danh mục chơng trình dự án u tiên, dự án phát triển kinh tế xà hội Phối hợp chặt chẽ với phòng nghiệp vụ xử lí cân đối tài chính, tiền tệ, kế hoạch xây dựng bản, vốn viện trợ, hợp tác đầu t với nớc kế hoạch xuất nhập bảo đảm tính thiết thực có hiệu 42 - Nghiên cứu tính toán dự báo cá tiêu tổng hợp kinh tế quy hoạch, kế hoạch - Chủ trì phối hợp với phòng giám định đầu t - Trực dõi tổng hợp kế hoạch Sở, ngành, Cục Thống kê Tài chính-Vật giá, Cục Thuế, Hải Quan, Bộ Chỉ huy quân tỉnh, Công an, Biên phòng, Sở Khoa học công nghệ môi trờng, quản lí đề tài khoa học, công tác, quy hoạch khu, cụm công nghiệp, khu kinh tế - Tham mu việc xây dựng chơng trình công tác quan - Tham mu cho Giám đốc Sở việc xếp tổ chức máy, nhân sự, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dỡng cán làm công tác kế hoạch toàn tỉnh bảo đảm nội dung, phơng pháp kế hoạch hoá Trung ơng ban hành, hớng dẫn Tham mu cho Giám đốc Sở Kế hoạch Đầu t việc hớng dẫn Sở, Ban, Ngành cấp tỉnh UBND huyện, thị xà xây dựng tổ chức thực kế hoạch Phối hợp với phòng Tổng hợp, kế hoạch, nghiệp vụ ngành: Tài chínhVật giá, Cục thuế, Khoa học công nghệ, An ninh quốc phòng, xây dựng tổng hợp kế hoạch thu chi ngân sách, khoa học công nghệ quốc phòng an ninh - Tổng hợp tình hình thực kế hoạch hàng tháng, hàng quý, tháng năm báo cáo Giám đốc xem xét để trình báo cấp Bộ Kế hoạch Đầu t kịp tiến độ Phối hợp với phòng chuyên quản phát mặt cân đối, vấn đề cần xử lí chủ trơng giải pháp cụ thể báo cáo Giám đốc để có biện pháp xử lí bảo đảm cho trình tổ chức thực kế hoạch thuận lợi - Nghiên cứu chế, sách Nhà nớc để đề xuất việc vận dụng sát hợp với đặc điểm tỉnh, báo cáo Giám đốc để trình UBND tỉnh kịp thời - Hớng dẫn kiểm tra việc xây dựng văn pháp quy cho phòng nghiệp vụ thể thức quy định, hớng dẫn phơng pháp, nội dung xây dựng hệ thống biểu mẫu thống ngành kế hoạch toàn tỉnh 43 - Tham mu việc tiếp nhận giải theo thẩm quyền khiếu nại, tố cáo tổ chức công dân liên quan đến hoạt động Sở cán công chức quan - Soạn thảo văn Sở báo cáo kế hoạch hàng năm, năm (cả đánh giá phơng hớng nhiệm vụ), với văn khác Giám đốc trực tiếp giao - Nghiên cứu, đề xuất chơng trình làm việc ban Giám đốc hàng tháng, hàng tuần bố trí lịch làm việc cho Ban Giám đốc hàng tuần với phòng, quan đơn vị Sở - Tham mu cho Giám đốc Sở xây dựng, kiện toàn máy quan Sở, đề xuất việc tiếp nhận, vị trí cán quan - Có trách nhiệm quản lí hồ sơ cán toàn hệ thống công văn, văn thuộc hồ sơ lu trữ theo chế độ lu trữ Nhà nớc - Quản lí bảo vệ toàn tài sản quan chăm lo chu đáo việc tu sửa nhà cửa, thiết bị, máy móc đáp ứng tốt yêu cầu công tác - Tham mu cho Ban Giám đốc quản lí tài vụ quan chế độ sách Nhà nớc yêu cầu công việc - Tham mu cho lÃnh đạo công tác thi đua khen thởng - Tổ chức tốt công tác phục vụ làm việc ( hội trờng, in ấn, tài liệu, xe cộ, văn th, ) Tổ chức chu đáo khách đến, khách thờng xuyên chăm lo bảo đảm vệ sinh đẹp khuôn viên quan, khu vệ sinh công cộng, phòng họp, gara, - Thực nhiệm vụ khác Giám đốc Sở phân công 44 Thực trạng hoạt động văn phòng Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình: Trong năm qua, công tác tổ chức hành quan đà có đóng góp lớn Với nỗ lực ngời nên công tác hành quản trị đà vào nề nếp, hoạt động nhịp nhàng, tạo đà phát triển cho năm sau - Về văn th lu trữ: Công tác quản lí công văn đợc chặt chẽ hơn, tất công văn tập trung quản lí mối văn th nên đà tránh đợc lộn xộn, tuỳ tiện Việc tiếp nhận công văn đến phải đợc vào sổ theo dõi, ®ãng dÊu cÈn thËn, chun giao tµi liƯu néi phải kí nhận rõ ràng, năm qua tợng thất lạc công văn đến Các công văn đến xử lí theo quy định, phát hành văn thể thức, đảm bảo quy trình pháp lí, xác nội dung, đẹp hình thức Công tác đánh máy, in ấn đợc thực tốt, lợng văn đánh máy in ấn năm lớn, văn đợc đánh máy in ấn phục vụ kịp thời cho lÃnh đạo hội nghị, hội thảo, giao kế hoạch hàng năm Công t¸c thđ q thùc hiƯn tèt, sỉ s¸ch ghi chÐp rõ ràng, cập nhật cẩn thận, quản lí tiền bạc chặt chẽ, năm không để thiếu hụt, mát xảy - Công tác quản lí sở vật chất, trang thiết bị quan đợc coi trọng, chặt chẽ không để có tợng mát xảy Các thiết bị, tài sản, máy vi tính, máy photocopy đặt phòng phòng có trách nhiện bảo quản, giữ gìn, có tợng h hỏng phải báo cáo kịp thời để có biện pháp xử lí Khi điều động phòng khác phải đợc trí lÃnh đạo báo cho phụ trách hành biết Hàng năm phòng Tổng hợp Tổ chức hành có trách nhiệm kiểm tra, kiểm kê, đánh giá lại tài sản, lên kế hoạch mua sắm trang bị lại cho phòng ban cần thiết Về văn phòng phẩm hàng tháng phòng lập nhu cầu văn phòng phẩm, vật t gửi cho phòng Tổng hợp Tổ chức hành để trình lÃnh đạo duyệt Tất vật t, văn phòng phẩm mua phải đợc nhập kho, xuất phải có phiếu xuất kho có sổ kí nhận 45 - Xe cộ quan đợc giữ gìn bảo quản tốt, năm tợng h hỏng lớn, cố xe cộ đợc xử lí kịp thời, lái xe đa lÃnh đạo đợc an toàn, thái độ lái xe phục vụ tốt đảm bảo túc trực thờng xuyên để cần có mặt Hàng tuần phòng Tổng hợp Tổ chức hành xây dựng kế hoạch điều động xe để lái xe có chủ động công việc - Công tác tài kế hoạch sử dụng ngân sách làm tốt, vào nếp, quản lí kinh phí theo nguyên tắc chế độ quy định, giải kịp thời lơng chế độ khác cho ngời - Công tác hậu cần chuẩn bị cho ngày tết, lễ lớn đợc chuẩn bị chu đáo - Về tinh thần phục vụ : ngời có tinh thần phục vụ tốt không kể ngày nghỉ để đảm bảo tiến độ công việc đợc kịp thời Thái độ làm việc nghiêm túc, giấc lao động đảm bảo, giải công việc đợc nhanh chóng, kịp thời - Công tác tạp vụ, vệ sinh nhà sân làm tốt, giữ gìn đẹp cho mặt quan - Về trị t tởng: + Chuyên viên cán văn phòng chấp hành tốt chủ trơng sách Đảng, Nhà nớc, Nghị Tỉnh uỷ, HĐND, thị UBND tỉnh, nội quy, quy chế quan Luôn nắm Nghị quyết, Chỉ thị tỉnh để thực vận dụng tốt nhiệm vụ chuyên môn đợc giao + T tởng chuyên viên cán văn phòng vững vàng, biểu dao động trớc thử thách chế thị trờng, biểu t tởng lệch lạc, biểu tiêu cực công việc đợc giao Mọi ngời có tinh thần kỉ luật tổ chức, kỉ luật lao động, có ý thức rèn luyện phấn đấu vơn lên mặt Không có biểu xấu đạo đức tác phong, sống lành mạnh, có tinh thần đoàn kết giúp đỡ công tác, sinh hoạt Mọi ngời có ý thức xây dựng quan vững mạnh, tham gia đầy đủ đợt sinh hoạt trị, Nghị Đảng 46 -Về chuyên môn nghiệp vụ : Mặc đù công việc tổng hợp bận rén,vÊt v¶ song mäi ngêi vÉn ph¶i tranh thđ mäi thời gian kể ngày lễ, chủ nhật, đêm để hoàn thành công việc đợc giao với tinh thần trách nhiệm cao, tiến độ thời gian Mọi ngời cố gắng nắm bắt tình hình công việc, tự tìm tòi nghiên cứu để hoàn thành công việc đợc giao, đáp ứng tài liệu, văn kịp thời cho lÃnh ®¹o, cho UBND tØnh, TØnh ủ nh : + Tỉng hợp tốt tài liệu số liệu văn bản, kế hoạch năm 2001 để báo cáo cho UBND tỉnh, Thờng vụ Tỉnh uỷ HĐND tỉnh để giao kế hoạch + Rà soát số liệu văn ngành, huyện thị, phòng quan để giao kế hoạch kịp thời cho ngành, huyện thị kịp thời triển khai từ đầu năm + Chủ động tổ chức hội thảo góp ý cho quy hoạch tổng thể đến năm 2010 Trên sở Viện chiến lợc chỉnh lý văn quy hoạch để trình Thờng vụ Tỉnh uỷ thông qua trình chủ tịch UBND tỉnh phê duyệt quy hoạch tỉnh + Thúc đẩy ngành, huyện thị hoàn thành quy hoạch tổng thể đến năm 2010, đà đầu t nghiên cứu văn quy hoạch, có góp ý cụ thể thành ý kiến thức Sở hội nghị thẩm định quy hoạch Trên sở đà soạn định phê duyệt quy hoạch tất huyện thị Bên cạnh đà tổ chức hội nghị thẩm định quy hoạch cho số ngành tiếp tục tổng hợp trình UBND Tỉnh thẩm định phê duyệt ngành lại + Đà phối hợp với Viện chiến lợc xây dựng xong quy hoạch tổng thể vùng ven biển, vùng u tiên Nam Lệ Thuỷ, chuẩn bị sở để xây dựng quy hoạch vùng lũ lụt - Về kế hoạch 2001 2005: Đà hoàn thành việc tổng hợp xây dựng kế hoạch năm 2001 2005, kịp thời báo cáo UBND tỉnh, báo cáo Bộ Kế hoạch Đầu t, góp phần xây dựng văn kiện Đại hội tỉnh Đảng lần thứ 13 cách tốt đẹp - Xây dựng - triển khai kế hoạch 2002 47 + Phòng đà làm tốt cho việc chuẩn bị cho kế hoạch 2002 theo quy trình từ hội nghị triển khai kế hoạch đến việc làm việc với ngành, huyện, thị, tổng hợp văn để báo cáo UBND tỉnh, Thờng vụ Tỉnh uỷ gửi báo cáo cho Bộ Kế hoạch Đầu t kịp thời + Tham mu cho UBND tỉnh giao kế hoạch để ngành- địa phơng triển khai sớm + Theo dõi, phản ánh kịp thời cho lÃnh đạo công tác khoa học công nghệ môi trờng, công tác tài chính, thuế Tham gia xét duyệt nghiệm thu ccác đề tài cách khách quan, có đóng góp ý kiến quan trọng phê duyệt đề tài + Hàng tuần, tháng có chơng trình công tác Hàng tháng có báo cáo tiến độ cho UBND tỉnh, cho Bộ Kế hoạch Đầu t với chất lợng cao Đà hoàn thành báo cáo đột xuất cho lÃnh đạo quan, UBND tỉnh báo cáo khác Nh vậy: lần giao kế hoạch phòng có bàn bạc, trao đổi tiêu để có thống trớc giao Mặt khác ngời có tích luỹ số liệu, trao đổi chuyên môn nghiệp vụ dể nâng cao kiến thức, lần giao kế hoạch, báo cáo cho tỉnh, báo cáo Trung ơng số liệu văn đảm bảo, có sai sót, phản ánh trung thực tình hình - Các công tác khác + Tham gia tốt viƯc tËp d©n qu©n tù vƯ, diƠn tËp khu vùc phòng thủ toàn tỉnh công tác phòng cháy chữa cháy + Các công tác công đoàn, ủng hộ đồng bào bị lũ lụt tham gia đóng góp đầy đủ, kịp thời + Quản lí sử dụng mạng diện rộng tỉnh Internet để cung cấp thông tin văn cần thiết cho phòng, cho lÃnh đạo Tuy nhiên, công tác văn phòng Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình nhiều bÊt cËp, thiÕu sãt sau: - Cã lóc cha nh¹y bén với công việc, cha cập nhật nắm bắt nhanh số liệu để báo cáo với lÃnh đạo Sở UBND tỉnh 48 - Cha đầu t thời gian nghiên cứu kĩ chế độ sách, tài liệu văn bản, tạp chí để phục vụ cho công tác chuyên môn mà giải công việc vụ hàng ngày - Công tác quy hoạch thiếu đôn đốc nên triển khai chậm - Hoạt động hành cha ®Ịu tay, thiÕu nhiỊu kinh nghiƯm, thiÕu tÝnh chđ ®éng điều hành công việc - Công tác văn th lu trữ thiếu khoa học V Một vài so sánh công tác quản trị văn phòng Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt Nam Nếu xem xét hoạt động quản trị văn phòng tỉnh Quảng Bình Sở Kế hoạch Đầu t từ kết luận hoạt động quản trị văn phòng quan tốt hay không khách quan thiếu đầy đủ Vì việc tham khảo thêm kinh nghiệm tổ chức khác để so sánh xác 1.Giới thiệu vài nét Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt nam : Trung tâm viết tắt CVSC ( thuộc IID group ), đợc thành lập tháng 7.1997 nhng kế thừa lịch sử hoạt động chi hội ngời yêu thích dân tộc học trung ơng ( thành lập tháng 1.1990 ).Trong giai đoạn 1997-2002, CVSC có cấu tỉ chøc nh sau : * Héi ®ång khoa häc , gồm thành viên,đứng đầu chủ tịch ( nhà Việt nam học có uy tín đảm nhiệm ) Hội đồng khoa học : phận t vấn giúp Ban giám đốc định hớng phát triển CVSC Đồng thời , Hội đồng khoa học giúp lÃnh đạo quan chủ quản CVSC việc giám sát hoạt động Ban giám đốc.Hội đồng hoạt động theo chế độ kiêm nhiệm nhiệm kỳ năm * Ban giám đốc gồm giám đốc số phó giám đốc 49 Giám đốc ngời đại diện cao điều hành CVSC, đại diện cho cán công nhân viên tổ chức Giám đốc có trách nhiệm tổ chức thực định CVSC, xây dựng quy chế nội bé, cïng víi c¸c c¸n bé chđ chèt thùc hiƯn hoạt động sản xuất kinh doanh Giám đốc chịu trách nhiệm hoạt động toàn kết sản xuất kinh doanh, bảo toàn phát triển vốn nh đời sống cán công nhân viên CVSC * Phòng tổng hợp: Thực chức thờng trực CVSC ,đợc giao giúp Ban giám đốc quản lý nhân sự, tài tài sản Đây phận phục vụ nghiên cứu song quan trọng tạo điều kiện thuận lợi vật chất tinh thần cho cán nghiên cứu Đứng đầu phòng tổng hợp có trởng phòng phó phòng * Th viện Việt Nam học: Làm chức lu trữ t liệu nghiên cứu sách báo viết liên quan đến Việt Nam Ngoài ra, Th viện lu trữ t liệu dới dạng vật phẩm khác nh đĩa mềm, băng hình c¸c Ên phÈm kh¸c Trong th viƯn cã hƯ thèng th mục phong phú tạp chí, báo, sách Việt Nam xuất nhiều dạng ấn phẩm nớc nói Việt Nam * Phòng nghiên cứu đối ngoại: Thực chức nghiên cứu đối ngoại Việt Nam (Bao gồm quan hệ ngoại giao, hợp tác thơng mại, đầu t, viện trợ, du lịch, bảo hiểm ) Đặc biệt trọng nghiên cứu mối quan hệ Việt Nam với khối ASEAN, EU, Mỹ, Trung Quốc số nớc khác * Phòng nghiên cứu văn hoá - xà hội: chức nghiên cứu vấn đề nh văn hoá học, xà hội học, tôn giáo * Chơng trình nghiên cứu lịch sử ngành & địa phơng: Đây phận hoạt động nh trung tâm nhỏ song gọn nhẹ Điều hành có chủ nhiệm, tổng th ký, lại cộng tác viên.Chơng trình có nhiệm vụ chuyên tổ chức nghiên cứu lịch sử ngành, địa phơng hỗ trợ phát triển ngành địa phơng học 50 * Chơng trình nghiên cứu nhân vật lịch sử: có nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu nhân vật lịch sử nh Lý Thêng KiƯt, Phan Béi Ch©u, Ngun Du, Ngun H,Hå chÝ Minh nhà trị, văn hoá đơng đại * Chơng trình nghiên cứu doanh nghiệp: có nhiệm vụ tổ chức nghiên cứu vấn đề liên quan đến phát triển doanh nghiệp.Chơng trình vừa tổ chức nghiên cứu vừa làm nhiệm vụ t vấn ( phối hợp với Trung tâm t vấn & phát triển dự án , Trung tâm thông tin quốc tế) * Các dự án hợp tác nghiên cứu triển khai: Nhằm phát huy nguồn lực sức mạnh bên, Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt Nam đà liªn kÕt víi mét sè tỉ chøc viƯc thùc dự án hợp tác nghiên cứu hợp tác triển khai * Về nhân : Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt nam chi hội ngời yêu thích dân tộc Trung ơng cha có cán hởng lơng mà hoạt động theo chế hội viên Khi trở thành phòng hợp tác nghiên cứu việt nam có ba cán kiêm nhệm Từ trở thành trung tâm, Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt nam đà bớc tăng thêm số lợng cán dới nhiều hình thức: Chính nhiệm, kiêm nhiệm, hợp đồng ngắn hạn, cộng tác viên Cho đến nay, tổng cộng loại hình trung tâm có 33 ngời, nhiệm kiêm nhiệm có 18 ngời bao gồm ban giám đốc, cán phụ trách phận, cán nghiên cứu, nhân viên nghiệp vụ( kế toán, văn th, thủ quỹ, nhân viên đánh máy, nhân viên th viện ), lại cộng tác viên trung tâm Cơ cấu nhân chức danh số cán có thay đổi hàng năm song cha có biến động lớn Trong trình hoạt động phòng phối hợp với thực chức nhiệm vụ có hiệu 51 2.Một vài so sánh : Do thời gian có hạn nên tác giả cha có điều kiện để tham khảo nhiều nhng từ chuyên đề lu CVSC thực tế đến thực tập thêm tổ chức rút số nhận xét sau: * Không riêng Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình quan tâm đến công tác quản trị văn phòng mà hầu hết doanh nghiệp nhà nớc,các tổ chức nhà nớc quan tâm Tuy nhiên mức độ quan tâm tổ chức khác Đối với doanh nghiệp tổ chức kinh tế quốc doanh công tác văn phòng đợc nhiều sử dụng phục vụ cho hoạt động Nhng phần lớn không đợc quan tâm so với tổ chức nhà nớc Một sè Ýt tỉ chøc phi chÝnh phđ vµ doanh nghiƯp quốc doanh sở vật chất thiếu nhiều điều kiện khác hạn chế song đà trọng đến hoạt động văn phòng Trong có CVSC * Về cấu tổ chức CVSC nhỏ Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình ( số lợng nhân viên văn phòng, số phận , sở vật chất văn phòng ).Nhng CVSC có phận thích hợp phát triển tổ chức * Về chiến lợc phát triển : Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình làm chức quan quản lý nhà nớc địa phơng hoạt động đầu t kinh doanh CVSC có chiến lợc phát triển khoa học dịch vụ Đây điểm khác rõ nét tổ chức Theo lÃnh đạo CVSC, chiến lợc phát triển tổ chức bớc đợc thực nên cha đánh giá hết hiệu chiến lợc này.Nhng tin có bớc hoàn thành hoạt động quản trị văn phòng CVSC hình mẫu cho nhiều tổ chức phi phủ khác tham khảo 52 Phần III phơng hớng giải pháp nâng cao hiệu công tác văn phòng Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình I Phơng hớng: Công tác trị t tởng: Đổi nâng cao công tác giáo dục trị t tởng, phấn đấu giữ vững danh hiệu Đảng vững mạnh, xây dựng quan vững mạnh ngang tầm với chức nhiệm vụ đợc giao Thực tốt vận động xây dựng chỉnh đốn Đảng, nâng cao nhận thức lĩnh trị phấn đấu rèn luyện phẩm chất, đạo đức tác phong lối sống quan Về công tác chuyên môn nghiệp vụ: Bám sát nội dung, chơng trình hành động thực nghị Trung ơng mà Tỉnh uỷ đề ra, phơng hớng nhiệm vụ mục tiêu phát triển kinh tế - xà hội năm 2002 HĐND tỉnh, giải pháp điều hành thực kế hoạch phát triển kinh tế - xà héi cđa UBND tØnh, tiÕp tơc ®ỉi míi lỊ lèi phong cách làm việc, tập trung nâng cao hiệu chất lợng công tác bảo đảm hoàn thành có chất lợng cao nhiệm vụ trị đà đợc giao - Phấn đấu đạt bớc tiến rõ rệt chất lợng công tác quy hoạch, kế hoạch, chất lợng thẩm định dự án đầu t, chất lợng quản lí chơng trình mục tiêu quốc gia đợc tỉnh giao trách nhiệm đảm trách - Triển khai xây dựng tổng hợp kế hoạch phát triển kinh tế xà hội năm 2003 đợc tốt - Tăng cờng công tác dự tính dự báo, nắm bắt phân tích tình hình cách chủ động, xác, nhận định xu phát triển kết hợp với kiến thức chuyên môn kinh nghiệm thực tiễn để đề xuất định hớng lớn, cân đối mục tiªu chđ u nh»m tham mu cho UBND tØnh chđ đạo điều hành kinh tế xà hội phát triển mạnh mẽ, có hiệu 53 - Tiếp tục thực cải cách hành quan, cải tiến lề lối làm việc, thực nghiêm chỉnh quy chế làm việc quan tăng cờng đạo việc thực quy chế cách nghiêm túc Tiếp tục hoàn chỉnh quy chế quan thêm bớc nhằm làm tăng hiệu công tác - Tăng cờng công tác hành quản trị, quản lí tốt tài sản quan chống thất thoát, mát, thực chống lÃng phí chi tiêu, quản lí tốt việc sử dụng phơng tiện, thiết bị, vật chất Tích cực tạo nguồn thu để có nguồn chi cho chi thờng xuyên, chi đời sống cán công nhân viên - Phát động phong trào thi đua lao động học tập, làm việc động viên ngời phấn đấu rèn luyện, nâng cao lực công tác, cải tiến hoạt động chuyên môn nghiệp vụ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ đợc giao II số Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình : Công tác quản trị văn phòng có vai trò chủ đạo tất quan, đơn vị Nó yếu tố định đến hiệu hoạt động tổ chức, quan, đơn vị Quản trị văn phòng có hiệu quỹ tiết kiệm thời gian cho quan, nhờ mà quan thúc đẩy hoạt động để nhanh chóng đạt đến mục tiêu Với cấu tổ chức đầy đủ Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình bớc tháo gỡ khó khăn nghiệp vụ chuyên môn văn phòng, đa cách quản lí hợp lí để phát triển Trong xu phát triển nay, trớc yêu cầu thách thức mới, đòi hỏi Sở Kế hoạch Đầu t Quảng Bình phải tiếp tục đẩy mạnh trình cải cách hành chính, lề lối làm việc trình độ nhân viên văn phòng Do đó, Sở Kế hoạch Đầu t cần quan tâm tới vấn đề đại hoá công tác tổ chức văn phòng để phù hợp với tình hình đổi Đầu tiên, Sở Kế hoạch Đầu t phải xây dựng đợc đội ngũ cán đủ lực, phẩm chất, đạo đức để xây dựng, củng cố phát triển doanh nghiệp Nhà nớc Muốn việc phải đẩy mạnh công tác đào tạo phải có phơng pháp dùng ngời đắn Bác Hồ đà khẳng định: Cán 54 ... Thực trạng công tác quản trị văn phòng Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình: Chức năng, nhiệm vụ văn phòng Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình: Hiện Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình hợp phòng Tổ chức... trọng văn phòng hoạt động quan, đơn vị nói chung Sở Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình nói riêng, mạnh dạn sâu vào tìm hiểu hoạt động công tác văn phòng với đề tài: Công tác quản trị văn phòng với việc. .. Kế hoạch Đầu t tỉnh Quảng Bình Trung tâm hợp tác nghiên cứu Việt Nam Nếu xem xét hoạt động quản trị văn phòng tỉnh Quảng Bình Sở Kế hoạch Đầu t từ kết luận hoạt động quản trị văn phòng quan tốt

Ngày đăng: 02/08/2013, 16:26

Hình ảnh liên quan

Biểu 1: Tình hình biên chế và chất lợng cán bộ hiện nay của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình. - Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của        Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình

i.

ểu 1: Tình hình biên chế và chất lợng cán bộ hiện nay của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình Xem tại trang 23 của tài liệu.
Biểu 2: Tình hình lực lợng cán bộ phân theo độ tuổi của             Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình. - Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của        Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình

i.

ểu 2: Tình hình lực lợng cán bộ phân theo độ tuổi của Sở Kế hoạch và Đầu t tỉnh Quảng Bình Xem tại trang 24 của tài liệu.
2 2- 35 3 6- 49 50 - 60 - Ban Giám đốc - Công tác quản trị văn phòng với việc nâng cao hiệu quả hoạt động của        Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Quảng Bình

2.

2- 35 3 6- 49 50 - 60 - Ban Giám đốc Xem tại trang 24 của tài liệu.

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan