Đang tải... (xem toàn văn)
Ngày nay, để cùng hoà nhập với sự phát triển của nền kinh tế thông tin thì hoạt động của văn phòng đ• không còn bó gọn trong một phạm vi hẹp với những chức năng mang tính hành chính tạp vụ. Mà giờ đây đ• được nâng lên tầm cao mới, với những nhiệm vụ chuyên sâu của mình như trợ giúp hoạch định các chính sách phát triển cho Công ty, tổ chức, triển khai đôn đốc các hoạt động tuyển chọn nhân viên, định hướng và kiểm soát các hoạt động trong Công ty. Mặc dù, ở Việt Nam hiện nay, lĩnh vực Quản trị văn phòng chưa chuyên sâu thành chuyên môn hoá mà mới chỉ tiếp cận với các công việc theo kinh nghiệm. Nhưng trước sự đốc thúc của các tiến trình hội nhập, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và các doanh nghiệp Nhà nước nói riêng không thể không vận động theo nền kinh tế thông tin. Bởi muốn tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp trước hết phải củng cố và tạo dựng mối quan hệ thông tin thống nhất trong và ngoài đơn vị. Với nhận thức đó em đ• chọn vấn đề về quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3 làm đề tài nghiên cứu luận văn của mình. Đề tài vừa nhằm đề cao hoạt động của văn phòng trong Công ty vừa mong muốn xây dựng được một văn phòng có khả năng hoạch định, tổ chức quản lí và kiểm tra hỗ trợ cho Ban l•nh đạo Công ty, các bộ phận đem lại hiệu quả kinh doanh cao. Cũng như nhiều Công ty khác, Công ty Dệt 8-3 luôn mong muốn có được kết quả kinh doanh cao nhất. Vì vậy, Công ty rất quan tâm chú trọng đến việc xây dựng bộ máy các phòng ban và đội ngũ nhân viên hoạt động sao cho có hiệu quả. Mà việc phối hợp các bộ phận hoạt động cho có hiệu quả là một việc làm không phải lúc nào cũng đạt được, bởi đôi khi các phòng ban, các bộ phận thực hiện công việc chỉ dựa vào chức năng và nhiệm vụ được phân công để hoàn thành công việc của mình mà chưa quan tâm đến công việc của bộ phận khác. Do đó, em muốn hệ thống các mối quan hệ hiện có giữa văn phòng với các bộ phận khác trong Công ty để thấy được những ưu nhược điểm trong hệ thống, để từ đó có một số biện pháp nhằm củng cố hoàn thiện các mối quan hệ nội bộ của Công ty chặt chẽ hơn nữa, tạo sự phối hợp đồng bộ để cùng hoàn thành công việc tốt nhất, đồng thời góp phần nâng cao sự hiểu biết cả về lý luận và thực tiễn cho bản thân. Do điều kiện thời gian thực tập nên đề tài: "Một số vấn đề về mối quan hệ giữa văn phòng với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3" chỉ đề cập đến nội dung chủ yếu là việc xây dựng mối quan hệ giữa phòng Tổ chức hành chính với các bộ phận trong Công ty Dệt 8-3, cụ thể là:
Mở đầu Ngày nay, để hoà nhập với phát triển kinh tế thông tin hoạt động văn phòng đà không bó gọn phạm vi hẹp với chức mang tính hành tạp vụ Mà đà đợc nâng lên tầm cao mới, với nhiệm vụ chuyên sâu nh trợ giúp hoạch định sách phát triển cho Công ty, tổ chức, triển khai đôn đốc hoạt động tuyển chọn nhân viên, định hớng kiểm soát hoạt động Công ty Mặc dù, Việt Nam nay, lĩnh vực Quản trị văn phòng cha chuyên sâu thành chuyên môn hoá mà tiếp cận với công việc theo kinh nghiệm Nhng trớc đốc thúc tiến trình hội nhập, doanh nghiệp Việt Nam nói chung doanh nghiệp Nhà nớc nói riêng không vận động theo kinh tế thông tin Bởi muốn tồn phát triển, doanh nghiệp trớc hết phải củng cố tạo dựng mối quan hệ thông tin thống đơn vị Với nhận thøc ®ã em ®· chän vÊn ®Ị vỊ quan hƯ văn phòng với phận Công ty Dệt 8-3 làm đề tài nghiên cứu luận văn Đề tài vừa nhằm đề cao hoạt động văn phòng Công ty vừa mong muốn xây dựng đợc văn phòng có khả hoạch định, tổ chức quản lí kiểm tra hỗ trợ cho Ban lÃnh đạo Công ty, phận đem lại hiệu kinh doanh cao Cũng nh nhiều Công ty khác, Công ty Dệt 8-3 mong muốn có đợc kết kinh doanh cao Vì vậy, Công ty quan tâm trọng đến việc xây dựng máy phòng ban đội ngũ nhân viên hoạt động cho có hiệu Mà việc phối hợp phận hoạt động cho có hiệu việc làm lúc đạt đợc, phòng ban, phận thực công việc dựa vào chức nhiệm vụ đợc phân công để hoàn thành công việc mà cha quan tâm đến công việc phận khác Do đó, em muốn hệ thống mối quan hệ có văn phòng với phận khác Công ty để thấy đợc u nhợc điểm hệ thống, để từ có số biện pháp nhằm củng cố hoàn thiện mối quan hệ nội Công ty chặt chẽ nữa, tạo phối hợp đồng để hoàn thành công việc tốt nhất, đồng thời góp phần nâng cao hiểu biết lý luận thực tiễn cho thân Do điều kiện thời gian thực tập nên đề tài: "Một số vấn đề mối quan hệ văn phòng với phận Công ty Dệt 8-3" đề cập đến nội dung chủ yếu việc xây dựng mối quan hệ phòng Tổ chức hành với phận Công ty Dệt 8-3, cụ thể là: - Mối quan hệ phòng Tổ chức hành với lÃnh đạo Công ty - Mối quan hệ phòng Tổ chức hành với phòng ban khác Công ty - Mối quan hệ phòng Tổ chức hành với phân xởng, xí nghiệp Công ty - Mối quan hệ phòng Tổ chức hành với số phận khác liên quan Công ty Dệt 8-3 Công ty có trình hình thành phát triển 35 năm, t liệu sử dụng để phục vụ cho chuyên đề đợc thu thập năm gần Đó thời gian Công ty phát triển ổn định Kết cấu luận văn Ngoài phần mở đầu kết luận, nội dung luận văn gồm phần sau: Chơng I: C¬ së lý ln vỊ mèi quan hƯ I C¬ së lý ln chung vỊ mèi quan hƯ II Cơ sở thực tế xu phát triển mối quan hệ tơng lai Chơng II: Thực trạng hoạt động mối quan hệ văn phòng với phận Công ty Dệt 8-3 A Thực trạng hoạt động Công ty Dệt 8-3 I Quá trình hình thành phát triển Công ty II Chức nhiệm vụ Công ty III Kết hoạt động Công ty B Xác định mối quan hệ văn phòng với phận Công ty I Các mối quan hệ Công ty II Quan hệ văn phòng với phận Công ty Chơng III Một số đề xuất nhằm tăng cờng mối quan hệ văn phòng với phận Công ty NộI DUNG cHƯƠNG I : C¬ së khoa häc vỊ mèi quan hƯ I./ C¬ së lÝ ln chung vỊ mèi quan hƯ Mối quan hệ phòng ban Công ty vấn đề nghiên cứu phức tạp, liên quan đến nhiều đối tợng quan đơn vị Các mối quan hệ đợc xây dựng vừa mang tính bình đẳng, vừa có - dãi, quan hƯ theo chiỊu däc - ngang, quan hệ theo phận, theo cấp quản trị, theo phạm vi tác động, quan hệ theo quyền hạn đối tợng tham gia theo tính chất c«ng viƯc 1./ VỊ mèi quan hƯ T theo tõng đối tợng quan hệ với môi trờng khác mà có quan niệm khác mối quan hệ Và đến nay, khái niệm quan hệ đợc đề cập mang tính chất chung chung Để phù hợp với vấn đề cần nghiên cứu báo cáo này, đặt khái niệm quan hệ từ điển Tiếng Việt đợc nêu: " Quan hệ ràng buộc, mối liên hệ qua lại hai bên chủ thể" vào lĩnh vực hoạt động văn phòng mối quan hệ đợc hiểu tác động qua lại phận cấu thành tổng thể sở chức nhiệm vụ đợc giao để nhằm đạt mục tiêu chung Mối liên hệ thể tính ràng buộc theo hai chiều đối tợng tham gia, quan hệ phải có hai thành phần trở lên tạo thành mối quan hệ Các mối quan hệ vừa độc lập vừa hợp tác Trong sèng hµng ngµy cđa chóng ta diƠn rÊt nhiỊu mối quan hệ khác nhau: gia đình có mối quan hệ thành viên với nhau, xà hội có quan hệ bạn bè, quan hệ ta với đồng nghiệp hay quan hệ cấp với cấp dới Mối quan hệ theo hớng khác với đối tợng khác nhau, môi trờng khác Do đó, việc lựa chọn xây dựng nên mối quan hệ phức tạp Và quan, đơn vị để tạo dựng đợc mối quan hệ cấp tốt vấn đề khó giải đợc Nó phải trải qua thời gian định để hình thành nên "thấu hiểu", tình cảm ngời với ngời, đối tợng với đối tợng kia, lÃnh đạo với nhân viên cấp dới, phòng với phòng hay đơn vị với đơn vị khác Sự phức tạp tăng lên theo mức độ quan hệ đối tợng khác Vì vậy, việc xây dựng mối quan hệ văn phòng với phận Công ty đem lại hiệu cao, phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty yêu cầu đặt tất thành viên Công ty, gắn chặt với lợi ích thân ngời tham gia quan hệ Nh tác giả Nguyễn Hữu Thân khẳng định trang 78 giáo trình Quản trị hành văn phòng "Vấn đề tổ chức nhà quản trị hành chánh có hai mặt, là: Nhà quản trị phải tổ chức, bố trí nhân viên cho công việc đạt hiệu Nhà quản trị phải tổ chức phận chức hành chánh để hỗ trợ phối hợp với chức khác xí nghiệp" Nghĩa là, nhà quản trị phải tổ chức phạm vi chức hành đồng thời phải đặt chức hành mối quan hệ tơng quan với chức khác doanh nghiệp Vấn đề tổ chức phối hợp có tính chất sống thành công hoạt động văn phòng khoa học Bởi công việc hành văn phòng chức dịch vụ nhằm giúp cho chức khác hoàn thành công việc nên hành văn phòng tách rời phận khác Trớc kia, văn phòng đợc hiểu phòng Hµnh chÝnh víi nhiƯm vơ chđ u lµ phơc vơ hậu cần, đánh máy, văn th lu trữ hay tiếp khách, pha trà, tạp vụ công việc thấy đơn giản, đơn điệu nhng xét bình diện thực tế chung thời kỳ với chế tập trung quan liêu bao cấp, đà không phát huy đợc tối đa sức sáng tạo ngời lao động mà tạo nên ỷ lại cho ngời lao động Không phải có phòng Hành mà hầu nh tất phòng ban khác Công ty nằm tình trạng tơng tự Với kế hoạch Nhà nớc, lÃnh đạo Công ty giao xuống nhiệm vụ phận phận phải hoàn thành cách thụ động Còn hoàn thành kế hoạch hay hoàn thành vợt kế hoạch đơn vị cha đợc đánh giá mức Vì thế, không khuyến khích đợc sức sáng tạo phòng ban, cá nhân mà không tạo đợc bầu không khí thi đua toàn Công ty Tiếp đó, phòng ban bố trí không hợp lí, chỗ thừa nhân sự, chỗ lại thiếu nhân nên nguồn lực lao động phận không phát huy đợc Hiện nay, công tác văn phòng đà đợc nhìn nhận lại cách đắn, kinh tế thị trờng văn phòng đợc coi phận góp phần nâng cao hiệu hoạt động sản xuất, tăng sức cạnh tranh Công ty thơng trờng Nhận thức đợc điều đó, Công ty Dệt 8-3 đà tổ chức lại cấu phòng ban hợp lí nh: giảm biên chế số nhân viên có khả làm việc xuống phân xởng Hoặc cho hay tiếp tục cho đào tạo thêm để nâng cao chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực nh kĩ thuật quản lí, tài để xây dựng đội ngũ nhân viên phòng ban nh tại, để cho họ có đủ điều kiện thực công việc đợc giao, tạo điều kiện cho nhân viên công nhân phát huy sức sáng tạo, đa ý kiến, phơng pháp làm tiết kiệm chí phí, tăng suất lao động, tạo cấu mở viƯc qu¶n lÝ Cã lÏ chÝnh cã mét cấu hợp lí, Công ty đà phát huy đợc mối quan hệ tốt phòng ban đơn vị, cán với nhân viên nhằm tạo nên không khí thân mật, tạo cho ngời lao động có cảm giác đợc làm chủ thực để họ thấy rõ trách nhiệm quyền hạn Nh vậy, họ hăng say lao động phát huy sáng kiến góp phần đa Công ty ngày lên 2./ Đặc trng - tính chất mối quan hệ Đối với mối quan hệ phải xuất phát từ hai thành phần trở lên, đặc trng tiêu biểu mối quan hệ xuất phát từ hai chủ thể mà làm nảy sinh nhu cầu quan hệ qua lại tác ®éng víi theo ®óng híng thĨ ®Ĩ cïng hớng mục tiêu, mục đích Trong mối quan hệ, phụ thuộc nhiều vào chủ thể quan hệ đó, dẫn đến mối quan hệ ngang bằng, hay dới Mối quan hệ diễn thời gian ngắn hay dài phụ thuộc vào đối tợng hay thành phần có mối quan hệ Có thể đối tợng bắt đầu xây dựng nên mối quan hệ lúc, đối tợng tác động vào đối tợng để hình thành nên mèi quan hƯ Tuy nhiªn, cho dï mèi quan hƯ đợc xây dựng sở phải tuân theo nguyên tắc định Nhng nguyên tắc không cố định mà tuân theo quy luật vận động chung xà hội với biểu mang đặc trng sau: - Việc xây dựng nên mối quan hệ phải xuất phát từ hai thành phần trở lên - Mối quan hệ đợc xây dựng sở tác động qua lại với đối tợng tham gia quan hệ, tác động qua lại mối quan hệ trì có trì mối quan hệ tồn lâu đợc - Các mối quan hệ có xu hớng mở rộng ngày đa dạng hoạt động kinh tế- xà hội phát triển - Mối quan hệ phải tác động qua lại sở tuân theo nguyên tắc chung quan hệ ( chức năng- nhiệm vụ) - Xây dựng mối quan hệ phải mang tính định hớng mà không mang tính chung chung, hay phải đợc xây dựng sở mục tiêu đà định có nh phù hợp với yêu cầu công việc Hiện nay, phòng Tổ chức hành Công ty Dệt 8-3 gần nh đầu mối quan hệ phòng ban Công ty với Ban lÃnh đạo Bởi chức phòng kết hợp với phòng ban khác để tham mu giúp việc cho Ban lÃnh đạo Công ty 3./ Cơ sở xây dựng mối quan hệ Công ty Việc tạo dựng mối quan hệ dựa sở chức nhiệm vụ cụ thể Biểu rõ nét việc xây dựng mối quan hệ phối hợp chủ thể để thùc hiƯn mét mơc tiªu chung BÊt cø mèi quan hệ đà xây dựng nên có mục đích, sở cụ thể Chính từ mục đích sở mà mối quan hệ đợc hình thành, tồn phát triển Còn việc vận động theo chiều tăng tiến hay không t thc møc ®é thiÕt lËp mèi quan hƯ cđa chủ thể nh phối hợp với hay ràng buộc nh Đồng thời mức độ gia tăng đợc thể mức độ tiếp xúc thờng xuyên liên tục hay không chđ thĨ c¸c quan hƯ Nhng cho dï c¸c mối quan hệ xuất phát từ đâu, môi trờng phải xuất phát sở nguyên tắc liên kết ràng buộc, cụ thể là: - Nguyên tắc bình đẳng - Nguyên tắc phối hợp - Nguyên tắc tuân thủ - Nguyên tắc tác động lẫn Đối với công tác hành văn phòng nguyên tắc có nét đặc trng riêng, hoạt động văn phòng mang tính chuyên môn khác so với lĩnh vực, tập trung chủ yếu đến hoạt động thông tin Các nguyên tắc gồm: + Nguyên tắc xây dựng quan hệ sở bình đẳng quan hệ đồng nghiệp cấp + Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dựa phối hợp công việc theo chức nhiệm vụ phận Công ty để thực mục tiêu đặt trớc + Nguyên tắc xây dựng mối quan hệ dựa trách nhiệm quyền hạn thành viên Công ty Tuy vậy, nguyên tắc mang tính "định hình" cha thể chuẩn xác tất mối quan hệ xuất phát từ giao tiếp xà hội mà tạo nên, lẽ mà mối quan hệ thay đổi hay có xáo trộn tự khắc nguyên tắc thay đổi theo Bên cạnh đó, mối quan hệ công tác quản trị hành văn phòng đa dạng, bao gồm nhiều đối tợng khác nhau, từ Tổng giám đốc đến công nhân viên nhiều phận khác Công ty phong phú Trong ®ã cã: + C¸c mèi quan hƯ mang tÝnh néi Công ty, có liên quan đến cấp phận từ Tổng giám đốc - Phó tổng giám đốc đến phòng ban - Giám đốc xí nghiệp, nhân viên- công nhân xí nghiệp + Các mối quan hệ với khách hàng, bao gồm khách hàng thờng xuyên khách hàng tiềm + Các mối quan hệ mang tính nghề nghiệp, liên quan đến đồng nghiệp đơn vị với đơn vị bạn khác ứng với mối quan hệ nguyên tắc đợc sử dụng cách linh động để mang lại kết định việc xây dựng nên mối quan hệ này, yếu tố đà tạo nên không gian vật chất môi trờng mối quan hệ 10 thời, phòng thông báo kịp thời thay đổi tiền lơng thởng để phòng Kế hoạch có sở tính lại giá thành sản phẩm * Phối hợp với phòng kỹ thuật; Phối hợp với phòng kĩ thuật để giải kiến nghị xí nghiệp lực lợng lao động sở số liệu để xác định định mức suất - lao động thiết bị, tiêu chuẩn chất lợng sản phẩm, nâng cấp nâng bậc cho công nhân sản xuất tổ chức lớp bồi dỡng kĩ thuật chuyên môn, tay nghề công nhân cần thiết * Phối hợp với Ban đầu t Đánh giá, lập dự thảo chi phí thực kế hoạch xây dựng, sửa chữa quan văn phòng, nhà kho, đờng xá, vệ sinh công cộng số công việc khác Dựa vào mức độ phải sửa chữa nơi, chỗ mà phòng bàn bạc cách thức thực với Ban đầu t triển khai thực sửa chữa cách nhanh chóng, đem lại hiệu Đối với công việc sửa chữa lớn nh sửa chữa hội trờng, nhà kho phải thông qua lÃnh đạo trực tiếp (Phó Tổng Giám đốc kỹ thuật), công việc sửa chữa nhỏ phòng với Ban đầu t tự bàn bạc, đa biện pháp khắc phục Ví dụ việc cải tạo sửa chữa lại Hội trờng Công ty, phòng Tổ chức hành Ban đầu t phối hợp, bàn bạc đánh giá mức độ sửa chữa đa phơng án biện pháp thay thế, sau thông qua ban lÃnh đạo Sau đợc ban lÃnh đạo phê duyệt phòng Ban đầu t đạo thực Ban đầu t có trách nhiệm đạo đôn đốc trực tiếp Ngoài kết hợp với phận khác để thực nh phòng tài kế toán để hạch toán tiền mua sắm thiết bị, xí nghiệp điện để lắp ráp sửa chữa thiết bị điện * Phối hợp với phòng KCS (kiểm tra chất lợng sản phẩm): 40 Cùng với phòng KCS, phòng Tổ chức hành điều chỉnh quỹ tiền lơng, thởng cho xí nghiệp dựa tình hình thực chất lợng sản phẩm khiếu nại khách hàng trình cho ban lÃnh đạo duyệt Đồng thời, dựa sở - yếu tố để xếp loại lao động cho cán công nhân viên Công ty Trách nhiệm phòng mèi quan hƯ nµy lµ võa mang tÝnh trùc tiÕp vừa mang tính gián tiếp, trực tiếp việc đánh giá chất lợng sản phẩm gián tiếp thay mặt phòng KCS để trình Tổng Giám đốc * Phối hợp với phòng Kế toán tài chính: Phòng Tổ chức hành phòng Kế toán tài phối hợp để toán quỹ lơng, thởng khoản thu nhập khác phòng, toàn Công ty * Với phòng Bảo vệ quân sự: Phòng kết hợp phòng Bảo vệ quân trì kỷ luật lao động lập kế hoạch bảo vệ toàn Công ty Việc lập kế hoạch bảo vệ này, văn phòng phối hợp chặt chẽ với phòng Bảo vệ để xây dựng kế hoạch cho an toàn gồm kế hoạch bảo vệ sản xuất, bảo vệ phận hành gián tiếp, bảo vệ kho tàng * Quan hệ với xí nghiệp Cơ điện: để nhằm ổn định sản xuất Công ty Với quan hệ phòng đứng khâu trung gian, việc trực tiếp điều phối điện sửa chữa trực tiếp xí nghiệp Cơ điện thực Ngoài ra, phòng phối hợp với xí nghiệp để theo dõi quản lí tình hình hoạt động công nhân nh kí kết hợp đồng, chế độ sách sức khoẻ công nhân xí nghiệp từ có sách, chế độ phù hợp trình duyệt lên Tổng Giám ®èc 41 VÝ dơ: Phßng thiÕt lËp quan hƯ thêng xuyên với Giám đốc xí nghiệp để phân phối trang thiết bị bảo hộ lao động cho công nhân viên thông qua báo cáo hay theo đơn đề nghị Giám đốc xí nghiệp gửi lên văn phòng Hoặc phòng định suất ăn cho công nhân ý kiến xí nghiệp, lÃnh đạo theo mức giá thị trờng để đảm bảo đủ chất dinh dỡng phần ăn công nhân Nh hầu nh phòng tổ chức hành (văn phòng) có kết nối với hầu hết phận đơn vị Từ phòng ban gián tiếp tới cấp lÃnh đạo nh Tổng giám đốc, Phó Tổng giám đốc xí nghiệp thành viên đà cho thấy vai trò văn phòng Công ty Tuy phòng chủ yếu thực vai trò lĩnh vực công tác tổ chức lao động công tác văn th lu trữ nhng phòng đà thể đợc tính chất riêng biệt thông qua việc giải quyết, phối hợp giải công việc với phận toàn Công ty Phòng nơi nhận, chuyển xử lí công văn giấy tờ đến phận toàn Công ty bên ngoài.Với trách nhiệm trực tiếp xử lí thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Nhng theo cách tổ chức nh lại có trách nhiệm gián tiếp công văn mà phòng nhận đợc đa tới phận hay công văn phòng chuyển thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Sau sơ đồ biểu diễn mối quan hệ văn phòng với phận Công ty 42 43 chơng iii: Một số đề xuất nhằm tăng cờng mối quan hệ văn phòng với phận Công ty I/ Đánh giá vai trò văn phòng việc xác lập mối quan hệ Do phân công, với chức phận tham mu cho lÃnh đạo Công ty lĩnh vực công tác nh tổ chức cán bộ, chế độ sách, thờng trực ISO, thi đua khen thởng công tác hành quản trị Nếu thực lĩnh vực cha đủ Mà văn phòng theo tiêu chuẩn chung phải bao gồm ba chức bản: tổng hợp, tham mu, hậu cần Cho dù văn phòng có cấu nh thay đổi chức vốn có, yêu cầu Bởi cấp quản trị Công ty, đơn vị- phòng ban (khối gián tiếp Công ty) làm công tác hành văn phòng Từ việc xếp phân loại hồ sơ, thông tin liên lạc ghi chép loại hồ sơ giấy tờ Tất công việc công tác tổng hợp xử lí thông tin Trong bối cảnh văn phòng nơi thờng xuyên thu nhận chuyển tải công văn giấy tờ tới phận toàn Công ty Nếu coi nhẹ chức làm giảm hiệu hoạt động văn phòng Có thể nhận thức nh cách bố trí, tổ chức Công ty mà văn phòng đảm trách công việc nh Mặc dù văn phòng có đầy đủ chức nhng thực công việc chủ yếu tham mu cho lÃnh đạo Công ty 44 nguồn nhân Và việc xác lập mối quan hệ sở phân công nhiệm vụ nh mà mang tính thờng xuyên, liên tục Nh vậy, hoạt động văn phòng cha thể coi hoàn thiện với yêu cầu Một điểm yếu phòng yếu tố nhân tổng số nhân viên phòng có trình độ nghiệp vụ hành văn phòng bản, tất họ đợc đào tạo chuyên ngành khác ( ĐH Kinh tế, ĐH Bách khoa ) nên hạn chế họ nhiều công tác văn phòng Một đội ngũ nhân viên với trình độ khiêm tốn, có ngời đà tốt nghiệp đại học nhng lại chuyên ngành quản trị văn phòng Do đó, giao cho họ công việc từ tổng hợp, hoạch định sách, tổ chức nhân sự, tham mu khả họ Đây điểm yếu đà làm hạn chế nhiều vị trí nh vai trò phòng so với phòng khác Công ty Nói nh vậy, nhng phủ nhận hiệu làm việc văn phòng Phòng đà nối kết tốt phận để hoàn thành nhiệm vụ mình, hoàn thành tốt công tác mà đợc phân công Đó là, phòng Tổ chức hành đà chủ động phối hợp với đơn vị liên quan, thờng xuyên tổ chức kiểm tra, kỉ luật lao động tác phong công nghiệp nhằm hỗ trợ xí nghiệp quản lí lao động, để kịp thời chấn chỉnh Công tác đào tạo nghề cho công nhân đào tạo lại cho công nhân đà có tay nghề nh tổ chức đào tạo lại nghề bảo toàn Sợi - Dệt để phục vụ cho chơng trình đầu t máy Công ty Mở nhiều đợt bổ túc văn hóa cho công nhân nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất trớc mắt, đáp ứng nhu cầu sản xuất lâu dài đà đợc phòng Tổ chức hành hoàn thành tốt Phòng đà kết nối phòng Kĩ thuật, đơn vị tổ chøc, theo dâi - kiĨm 45 tra thi n©ng cÊp bậc đảm bảo quyền lợi ngời lao động Từ ®ã ¸p dơng møc khen hëng, chÕ ®é chÝnh s¸ch thích hợp ngời lao động Hàng tháng, phòng có họp để đánh giá kết phận, nêu điểm tốt cha tốt để phận xem xét lại thực cách tốt Là sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng chuẩn bị tốt nghiệp sâu vào nghiên cứu vấn đề em thấy phức tạp, chuyên ngành chuyên ngành học trêng vµ cịng lµ lÜnh vùc míi mµ chóng ta tiếp cận Sự nắm bắt kiến thức chuyên môn nghiệp vụ hành văn phòng giống nhng đợc thực đơn vị, Công ty lại khác II/ Một số hớng hoàn thiện Phòng Tổ chức hành sở thực chức tham mu với lĩnh vực nh trớc nhng có thay đổi hình thức tổ chức để hoạt động tốt Điều này, dẫn đến việc thực chức tổ chức cán công nhân viên toàn Công ty cần giảm chuyên sâu số lĩnh vực khác Đồng thời với việc làm chắn tăng thêm mối quan hệ phòng phận giảm số nhiệm vụ phòng khác nh phòng Đầu t xây dựng Nh vậy, cấu nhân phòng phải có tổ chức, xếp lại nhằm phù hợp với yêu cầu công việc Khi sơ đồ cấu tổ chức là: 46 Trëng phßng TCHC Phã phßng Phã phßng Bé phËn tổ chức CB-CNV tiền lơng Bộ phận tham mu-tổng hợp Văn th lu trữ Hành phục vụ III/ Biện pháp tổ chức thực hiện: Tất nhân viên thu thập xử lí thông tin phải đợc đào tạo chuyên sâu để kịp thời ứng phó xử lí tình phức tạp Nhất kinh tế tri thức thu thập thông tin có giá trị khó khăn Do chuyên môn giỏi họ phải có kinh nghiệm công tác tổng hợp (có thể cử họ học trờng nh Học viện Hành Quốc gia, ĐH Tổng hợp, ĐHDL Phơng Đông theo chuyên ngành quản trị) - Phải cấu lại toàn nhân phòng, phận đợc phân công nhiệm vụ khác Trong đó, nhóm hành phục vụ tách công tác văn th trở thành phận lại phối hợp với phòng đầu t xây 47 dựng để phục vụ công tác hậu cần nh theo dõi đầu t, sửa chữa trang thiết bị văn phòng phòng ban khác Và công tác tổng hợp tham mu tổ chức vào chuyên môn sâu hơn, phạm vi tham mu rộng , nh không tập trung tham mu công tác tổ chức nhân Họ phải đợc tạo điều kiện làm việc môi trờng thuận lợi việc thu nhận đạt hiệu cao - Xây dựng quy chế làm việc cho văn phòng phù hợp với yêu cầu công việc Đặt trách nhiệm rõ ràng cho họ thực tốt công việc đợc giao - Nâng cao điều kiện vật chất để họ hoàn thành tốt công tác - Trong mối quan hệ phòng ban phải tổ chức lại chặt chẽ nâng cao hỗ trợ, tạo điều kiện phối hợp phận với văn phòng Có thể thờng xuyên trao đổi vấn đề liên quan với phòng chức để họ tham mu đồng thời tham mu lại cho họ Đồng thời, xây dựng quy chế báo cáo tổng hợp - thông tin cho lÃnh đạo phận để tạo mối quan hệ thống lÃnh đạo - văn phòng- phận chức Tuy nhiên xét chung lại, biện pháp yếu tố ngời quan trọng Bởi họ định xác lập mối quan hệ nh nào, nên yếu tố ngời văn phòng toàn thể Công ty phải đợc coi trọng mức Với việc xác lập chức nhiệm vụ hoạt động văn phòng Công ty sôi động, guồng máy văn phòng phải hoạt động liên tục Kéo theo phòng ban chức khác Công ty phải hoạt động theo, mà tăng cờng mối quan hệ Công ty Văn 48 phòng đà trở thành trung tâm nắm bắt lu trữ khối lợng thông tin quan trọng phát triển toàn Công ty Với vị trí đợc nâng cao, trách nhiệm đòi hỏi nhiều nên yêu cầu xây dựng mối quan hệ nhiều chặt chẽ Nh vậy, trách nhiệm mới, hoạt động đợc mở rộng đặt cho văn phòng phải xây dựng đợc mối quan hệ tốt đẹp nội Công ty: văn phòng với phận cho thật nhịp nhàng có nh hoàn thành đợc công việc theo yêu cầu thời gian qui định IV/ Một số kiến nghị nhằm tăng cờng mối quan hệ văn phòng với phận khác Công ty Trên sở thực trạng công tác văn phòng Công ty Dệt 8-3 nay, để công tác văn phòng Công ty hoạt động cấu cho văn phòng Công ty vừa phát huy đợc hiệu công việc đảm trách, vừa cầu nối phận, phòng ban chức với Ban lÃnh đạo Công ty việc tham mu đa định quản lí Để tăng cờng mối quan hệ đó, em xin mạnh dạn đa số kiến nghị sau đây: Đối với nghiệp vụ văn phòng để phát huy hiệu hoạt động văn phòng Công ty thời gian tới cần nhanh chóng xây dựng quy chế phân công công tác hoàn chỉnh phận cá nhân văn phòng sở quy chế làm việc Công ty LÃnh đạo văn phòng phải ngời đề đạo, tiến hành công tác Cụ thể phòng Tổ chức lao động thực tốt công tác tổ chức đôn đốc, kiểm tra phận Các cán quản lý phòng phải có trách nhiệm cao trình thực 49 Có biện pháp quy trách nhiệm cụ thể kiên để cán công nhân viên văn phòng thực nghiêm chỉnh quy chế làm việc đà ban hành Tiếp tục hoàn chỉnh công tác rà soát văn để văn đời sản phẩm quản lý có chất lợng cao Thực nghiêm túc quy chế công văn giấy lu trữ, bố trí cán có trình độ chuyên môn cho phận Bố trí phòng làm việc khoa học để cho Trởng phòng vừa làm đợc việc vừa quan sát tất hoạt động văn phòng Các yếu tố quan trọng để định thành công việc đổi cấu không trách nhiệm cán lÃnh đạo đơn vị mà trách nhiệm tập thể Đối với trang thiết bị trang bị thêm cho văn phòng số máy điện thoại thông thờng, để tránh tình trạng dùng chung điện thoại gây nên lộn xộn làm việc Công việc văn phòng phức tạp, để thực có hiệu công việc mà Ban lÃnh đạo Công ty giao cho cần trang bị cho văn phòng thiết bị cần thiết nh: có thêm máy vi tính nữa, loại văn phòng phẩm, trang bị thêm tủ để lu trữ hồ sơ quan trọng Từ phát huy hiệu trang thiết bị để làm tốt công tác văn phòng Một công việc quan trọng nên bố trí máy điện thoại văn phòng nối thông với Trởng phòng (Phó phòng) cần thiết để giảm bớt tối đa việc lÃnh đạo phòng khỏi phòng làm việc mà đạo công việc Hiện nay, Công ty cha nối mạng nội mạng quốc gia, Nên Công ty tiến hành nâng cấp hệ thống máy tính phận nhanh chóng nối 50 mạng Bởi phơng thức tìm kiếm thông tin khách hàng, dây chuyền công nghệ sản xuất thị trờng phục vụ cho hoạt động văn phòng nói riêng hoạt động sản xuất toàn Công ty nói chung Về việc tổ chức văn phòng để yểm trợ, thực chức tham mu - tổng hợp cho toàn doanh nghiệp đòi hỏi phải có quản lý thống Nh nên bố trí vị trí văn phòng gần với phòng Tổng Giám đốc để tiện cho việc thực chức Phối hợp với ban tổ chức cán bộ, đơn vị liên quan để chia phơng thức tiến hành thích hợp đạt hiệu cao Đồng thời bố trí nhân viên, phân công quyền hạn - trách nhiệm phối hợp cách thích hợp để hoàn thành công việc đợc giao Muốn thực đợc việc tổ chức văn phòng việc tiến hành đổi tổ chức máy quản lý phải thận trọng, phải thống Đối với nhân văn phòng phải vừa quan tâm đến quản lý mối quan hệ vừa quan tâm mặt tinh thần, tôn trọng sở thích riêng họ Biện pháp chủ yếu quản lý ngời kích thích tinh thần làm việc nh thờng xuyên khen thởng nhân viên có sáng kiến xây dựng văn phòng, bồi dỡng kiến thức chuyên môn cho họ Vì tinh thần làm việc có ảnh hởng lớn đến hiệu công tác, tạo suất công việc Việc bố trí nhân phải vào chức năng, nhiệm vụ phận, lực nhân viên để bố trí ngời cho thích hợp 51 Kết luận Trong 35 năm hoạt động trải qua nhiều khó khăn thử thách với không lần đổi tên, Công ty Dệt 8-3 đà vào ổn định phát triển Bớc sang thời kì chuyển đổi kinh tế từ kinh tÕ tËp trung bao cÊp sang nÒn kinh tÕ thị trờng với khó khăn ngày thành lập đà đợc khắc phục, tìm đợc chỗ đứng thị trờng khẳng định đợc lòng tin Để đạt đợc thành tựu nh bên cạnh việc ý đầu t dây chuyền, trang thiết bị đại đợc làm nên hoạt động hiệu phòng ban Công ty Có thể nói phòng ban Công ty đà đợc tổ chức chặt chẽ, gọn nhẹ đội ngũ nhân viên có lực khả thích ứng cao đà hỗ trợ đắc lực để đa Công ty phát triển đợc nh ngày hôm Tuy thời điểm nh cấu tổ chức đà hoàn hảo nhng góp phần không nhỏ đa Công ty vợt qua thử thách đứng vững thị trờng Và để phát triển nữa, trách nhiệm mới, hoạt động đợc mở rộng đặt cho văn phòng phải xây dựng đợc mối quan hệ tốt đẹp nội Công ty văn phòng với phận cho thật nhịp nhàng Qua thời gian thực tập nghiên cứu Công ty Dệt 8-3, đợc thực tập tiếp xúc với cán công nhân viên Công ty đà giúp cho em nhiều trình hoàn thành chuyên đề Với ý kiến, vấn đề đợc đa chuyên đề chắn không tránh khỏi khiếm khuyết Em 52 mong đóng góp thầy cô bạn bè để rút kinh nghiệm hoạt động nghiên cứu sau Một lần em xin chân thành cảm ơn tới thầy giáo hớng dẫn Trần Minh Tuấn toàn thể ban lÃnh đạo Công ty cô phòng tổ chức hành Công ty Dệt 8-3 đà giúp đỡ em việc hoàn thành chuyên đề Một số kiến nghị với trờng, khoa giảng viên: Trờng khoa nên thờng xuyên tổ chức đợt kiến tập để sinh viên có hội tiếp xúc với thực tế Nên hớng cho sinh viên vào vấn đề cụ thể liên quan đến chuyên ngành đào tạo Quan tâm bồi dỡng nghiệp vụ cho sinh viên kết hợp với lí luận thực tế Nên truyền đạt cho sinh viên kiến thức nghiệp vụ rõ ràng để biết cách phân biệt văn phòng lí thuyết với văn phòng thực tế mà thực tiễn quan có đợc văn phòng lí tởng Sinh viên thực Nguyễn Hải Hà 53 tài Liệu tham khảo Quản trị hành văn phòng - Thạc sĩ Nguyễn Hữu Thân Quản trị văn phòng - trờng ĐHDL Phơng Đông Sổ tay công tác văn phòng - TS Nguyễn Minh Phơng Nguyễn Nghĩa Văn tài liệu báo cáo tổng kết hoạt động năm 1998-2000, quy chế hoạt động Công ty DÖt 8-3 54 ... Công ty II Chức nhiệm vụ Công ty III Kết hoạt động Công ty B Xác định mối quan hệ văn phòng với phận Công ty I Các mối quan hệ Công ty II Quan hệ văn phòng với phận Công ty Chơng III Một số đề. .. diễn mối quan hệ văn phòng với phận Công ty 42 43 chơng iii: Một số đề xuất nhằm tăng cờng mối quan hệ văn phòng với phận Công ty I/ Đánh giá vai trò văn phòng việc xác lập mối quan hệ Do phân công, ... chức hành với phòng ban khác Công ty - Mối quan hệ phòng Tổ chức hành với phân xởng, xí nghiệp Công ty - Mối quan hệ phòng Tổ chức hành với số phận khác liên quan Công ty Dệt 8-3 Công ty có trình