Đang tải... (xem toàn văn)
Sáng kiến chỉ ra một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác văn thư lưu trữ tại nhà trường, quản lý việc chuyển công văn đi, đến một cách khoa học, thông suốt mà không bị nhầm địa chỉ, thất lạc công văn, văn bản chỉ đạo. Công tác lưu trữ thực hiện nhanh chóng, lưu trữ đầy đủ. Khai thác tài liệu lưu trữ hiệu quả và nhanh chóng, tốn ít thời gian công sức tìm kiếm tài liệu.
I THÔNG TIN CHUNG Tên sáng kiến: Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý văn thư, lưu trữ trường mầm non Tác giả: Họ tên: Hà Ngọc Đoài Năm sinh: 1989 Nơi thường trú: Mường Cang - Than Uyên - Lai Châu Trình độ chun mơn: Đại học sư phạm Sinh Chức vụ công tác: Nhân viên Nơi làm việc: Trường Mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta - Tân Uyên - Lai Châu Điện thoại: 0973635030 Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Quản lý văn thư lưu trữ Thời gian áp dụng sáng kiến: Từ ngày tháng năm 2014 đến ngày tháng năm 2015 Đơn vị áp dụng sáng kiến: Tên đơn vị: Trường MN Hoa Hồng xã Pắc Ta Địa chỉ: Bản Sài Lương - Pắc Ta - Tân Uyên - Lai Châu Điện thoại: 02316505607 II NỘI DUNG SÁNG KIẾN Sự cần thiết, mục đích việc thực sáng kiến: - Ngày trước tình hình phát triển, đổi ngày sâu rộng, mạnh mẽ đất nước, thông tin ngày phát triển, trao đổi thông tin, công văn, văn bản, thị quan, đơn vị, ngành ngày nhiều, riêng ngành Giáo dục Đào tạo số lượng văn quan ngành nhiều nên cơng tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có số kiến thức định để xử lý tốt thông tin, công việc cách kịp thời hiệu - Là đơn vị trường học, dù lĩnh vực phải cần có phận tiếp nhận, xử lý thơng tin (Văn bản, Chỉ thị; Thông tư; Thông báo; báo cáo…) cấp ban ngành đến đơn vị, thông báo đến nhà trường, đoàn thể -1- nhà trường có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thơng báo thơng tin trên…) q trình thực hiện, hoạt động đơn vị cấp trên, quan đơn vị chủ quản - Công tác văn thư, lưu trữ phận thực chức giúp việc, phục vụ cho nhà trường, nơi giao thoa, đầu mối thực hoạt động khác nhà trường, ban ngành đoàn thể khác nhà trường, lưu trữ nhớ, lọc thủ trưởng quan Các vấn đề thông tin nhân viên văn thư lưu trữ thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng ngược lại Ngoài văn thư cầu nối nhà trường với nhà trường, nhà trường với quan ban ngành khác, đặc biệt đơn vị chủ quản cấp - Với thân người làm công tác văn thư lưu trữ trường mầm non, nhà trường vừa thành lập, sở vật chất nhà thiếu thốn, khó khăn xuất phát từ lý trên, trăn trở làm để quản lý bảo quản tốt loại công văn đi, công văn đến, lưu trữ thông tin đầy đủ khoa học nhớ, lọc nhà trường điều kiện nhà trường khó khăn sở vật chất Từ đúc kết kinh nghiệm, khó khăn mà tơi khắc phục q trình cơng tác tơi mạnh dạn đưa sáng kiến kinh nghiệm: “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác quản lý văn thư, lưu trữ trường mầm non” nhằm nâng cao công tác quản lý văn thư, lưu trữ cho nhà trường - Mục đích nâng cao hiệu cơng tác văn thư lưu trữ nhà trường Đảm bảo công văn đi, đến nơi quy định thời gian, công tác quản lý lưu trữ khoa học, đơn giản, logic không tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực đồ dùng thiết bị văn phòng phẩm Việc tra cứu tài liệu văn bản, công văn, định, hướng dẫn, thị cấp đơn giản nhanh chóng Đảm bảo an tồn cho tài liệu lưu trữ, khơng xảy tình trạng mối mọt, mục nát, thất trình thời gian lưu trữ Phạm vi triển khai thực hiện: - Do đặc thù nhà trường nên nghiên cứu vận dụng Trường mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta Mô tả sáng kiến: -2- a Mô tả giải pháp trước tạo sáng kiến: Trước công tác văn thư lưu trữ nhà trường thực phương pháp thủ công theo kiểu truyền thống Công văn đến vào sổ ghi cơng văn đến sau chuyển đến người nhận (Ban giám hiệu nhà trường), Tương tự cơng văn vậy, có văn báo cáo, định tờ trình gửi lên cấp đến quan khác in chuyển đến phận văn thư vào sổ công văn, lưu gửi đến quan, đơn vị người nhận - Từ tháng 12 năm 2013 việc chuyển công văn đến đa số chuyển qua hòm thư điện tử (gmail google cung cấp) Công văn đến tải xuống, sau in làm bản, chuyền đến người nhận (BGH, Cơng đồn) để lưu văn thư Đối với cơng văn tuỳ theo yêu cầu văn tài liệu cần chuyển qua email in lưu nhà trường sau chuyển đến địa người nhận Một số văn bản, tài liệu cần chuyển dấu đỏ đến tận cá nhân, quan đơn vị nhận - Việc thực công tác văn thư cần nhiều thời gian cho xếp, chuyển cơng văn đi, cơng văn đến Trong q trình chuyển thư đến nhiều địa hay sảy việc có địa khơng nhận được, sai địa chỉ, thời gian nhận công văn bị chậm công văn đến người nhận chưa biết không thông báo nên công văn đến chưa xử lý kịp thời - Các công văn đến nhà trường, đồn thể phải triển khai thực sau có báo cáo phản hồi lại cấp trên, đơn vị yêu cầu thực hiện, nhiên công văn q trình triển khai thực có kéo dài đến tháng nên việc thực báo cáo, phản hồi cấp trên, đơn vị yêu cầu thực có khơng thực thực không theo yêu cầu công văn quy định để xảy tình trạng khơng thực báo cáo báo cáo chậm không tiến độ Trong q trình triển khai thực cơng văn theo giai đoạn không triển khai thực triệt để, với yêu cầu công văn - Thời gian cho việc in ấn tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực, văn phòng phẩm Việc lưu trữ tài liệu, cơng văn đến gặp nhiều khó khăn Quan trọng sơ vật chất nhà trường lại thiếu nên việc quản lý công tác -3- lưu trữ theo trình tự khoa học, logic đảm bảo an tồn, khơng thất văn tài liệu điều khó khăn cho cơng tác văn thư, lưu trữ nhà trường - Trong trình hoạt động thực nhiệm vụ năm học văn bản, tài liệu, hồ sơ nhiều cần đến để giải công việc theo yêu cầu cấp yêu cầu nhiệm vụ dạy học nhà trường Tuy nhiên việc xếp lưu trữ hồ sơ chưa có đầy đủ trang thiết bị, mặt (phòng lưu trữ riêng) nên chưa theo yêu cầu lộn xộn lưu trữ chồng chéo Khi cần đến tài liệu, công văn hay hồ sơ việc tìm lại gặp nhiều khó khăn, đơi bị thất q trình lưu trữ Tiêu tốn nhiều thời gian cơng sức để tìm lại tài liệu - Nhà trường vừa thành lập nên cán bộ, giáo viên, nhân viên thiếu, cơng việc phải giải nhiều nên nhân viên văn thư phải kiêm nhiệm thêm số cơng việc khác Trong cơng tác văn thư lưu trữ lại tiêu tốn nhiều thời gian, công sức sở vật chất điều kiện khơng cho phép, nên việc tìm giải cho việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ cấp bách cần thiết b Mô tả giải pháp sau có sáng kiến: * Giải pháp nhận triển khai văn cấp - Giải pháp so với giải pháp cũ là: + Việc nhận văn bản, công văn đến cần triển khai thường vào buổi họp hội đồng nhà trường vào đầu tháng sau, giải pháp giúp giải vấn đề triển khai cơng văn đến tồn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường kịp thời, không thời gian, công việc mà đảm bảo thời gian quy định - Việc triển khai công văn nhà trường địa bàn huyện đến buổi họp hội đồng có đầy đủ cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường triền khai, nhiều thời gian số lượng cơng văn, văn đến nhà trường tháng nhiều Ngoài thời gian triển khai thường chậm muộn, cơng văn đến từ đầu tháng đến tháng sau triển khai đến cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường, cơng văn thực báo cáo phản hồi từ lâu, nên bất cập không quy định việc -4- triển khai chị thị, hướng dẫn, định cấp đến nhà trường - Chính tơi đề nghị nhà trường thực giải pháp triển khai công văn địa email riêng nhà trường (toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường biết địa email password địa chỉ), có cơng văn đến cần phải triển khai tới tồn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường nhân viên văn thư gửi lên địa email nhà trường việc triển khai công văn thực xong nhà trường - Tuy nhiên để triển khai cơng văn nhà trường u cầu cán giáo viên, nhân viên nhà trường phải thông thạo việc vào địa email xem công văn, văn bản, tài liệu triển khai công văn cá nhân phải cập nhật thường xuyên Năm 2013 sau tìm hiểu nhà trường 03 giáo viên, nhân viên nhà trường chưa biết vào địa email xem công văn nên thân nhân viên văn thư đề nghị nhà trường lên kế hoạch tập huấn hướng dẫn đồng chí đó, đến 100% cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường thông thạo việc cập nhật công văn, văn triển khai địa email nhà trường, nhà trường yêu cầu cá nhân phải cập nhật công văn 01 lần / ngày * Giải pháp quản lý văn đi, văn đến nơi quy định, giám sát thời gian, tiến trình thực hiện, báo cáo phản hồi văn thị, hướng dẫn… cách hiệu khơng chậm muộn thiếu sót - Giải pháp so với giải pháp cũ là: + Đối với việc chuyển cơng văn cần có khâu kiểm tra văn đến với người nhận chưa Trước chưa có khâu kiểm tra việc nhận văn gửi qua email + Phân luồng văn bản, công văn đến, có sổ theo dõi việc triển khai thực văn bản, báo cáo phản hồi lại cấp theo u cầu văn Giải pháp cũ có văn gửi đến người nhận, việc thực công văn, gửi báo cáo phản hồi người nhận chịu trách nhiệm nên sảy việc báo cáo chậm muộn so với yêu cầu công văn đến - Vì việc triển khai cơng văn nhà trường thực nhanh chóng thơng suốt, không nhiều thời gian đem lại hiệu -5- cao, không bị chậm muộn, triệu tập toàn cán bộ, giáo viên, nhân viên toàn thể nhà trường cần triển khai công văn yêu cầu thời gian triển khai gấp rút Tồn thể nhà trường thơng thạo ứng dụng tin học văn phòng - Giải pháp nhằm khắc phục việc chuyển văn đi, văn đến địa chỉ, thời gian, việc thực báo cáo, đạo, hướng dẫn nội dung, thời gian thực theo yêu cầu văn đạo - Hiện thời đại công nghệ thông tin phát triển nên công tác văn thư phần ứng dụng công nghệ thông tin việc chuyển văn đến quan đơn vị ngồi ngành, việc chuyển cơng văn đến email giúp cho nhân viên văn thư đỡ vất vả nhiều, nhiên việc chuyển có nhiều hạn chế Ví dụ: Chuyển báo cáo đến nhiều quan đơn vị, có đơn vị chưa nhận thiếu sót q trình chuyển trình chuyển đơn vị nhận chưa nắm bắt thời gian chuyển nên báo cáo chuyển đến mà khơng nhận thời gian u cầu - Vì người làm cơng tác văn thư địa chỉ, quan đơn vị, cá nhân thường xuyên nhận văn cần có danh sách số điện thoại người nhận đơn vị nhận để kiểm tra trình chuyển văn quan trọng thời gian gấp rút Hoặc nội dung gửi thư yêu cầu có phản hồi nhận thư lại địa gửi, nhằm giúp người quản lý việc chuyển văn tài liệu nắm số lượng đơn vị nhận chưa nhận Việc khắc phục tình trạng thiếu sót việc người nhận chưa xem công văn đến - Đối với văn đến việc vào sổ công văn chuyển đến người nhận để giải chuyện tất nhiên, giai đoạn mà số lượng văn đến lớn, nhiều nội dung cần phải xử lý, thực có báo cáo phản hồi Để tránh cho việc xử lý chậm, không thực triển khai, báo cáo phản hồi lại nội dung mà văn đến yêu cầu Người làm công tác văn thư phải phân luồng văn đến nội dung, yêu cầu người thực hiện, thời gian thực hiện, văn cần có báo cáo, phản hồi nhiều lần… Ví dụ: cơng văn nhà trường phân loại chuyển đến Ban giám -6- hiệu nhà trường, cơng văn Cơng đồn chuyển đến Chủ tịch Cơng đồn, tương tự tổ chức đoàn thể khác nhà trường - Tuy nhiên việc thực chế độ báo cáo phản hồi, triển khai người cán văn thư phải có sổ riêng ngồi sổ đăng ký cơng văn đến Ví dụ: Cơng văn cơng tác y tế trường học năm báo cáo đinh kì lần Nhân viên văn thư cần phải có sổ theo dõi nhằm giám sát nhắc nhở nhà trường việc thực chế độ báo cáo thời gian quy định - Sổ theo dõi việc triên khai công văn, việc thực chế độ báo cáo cần ghi theo tháng, có cơng văn đến triển khai thực đến tháng báo cáo phản hồi lại quan cấp Nên người quản lý văn thư cần xem xét sổ để thông báo nhắc nhở tới người phụ trách việc báo cáo phản hồi theo công văn yêu cầu, không để sảy tình trạng qn khơng báo cáo, khơng thực triển khai ảnh hưởng đến việc thực nhiệm vụ năm học nhà trường Vi dụ: Tháng 20/3/2014 phải báo cáo Phòng Giáo dục Đào tạo việc thực tuyên truyền ngày Thế giới nước năm 2014 theo dõi việc thực chế độ báo cáo cấp * Giải pháp lưu trữ văn bản, công văn đến, tài liệu điều kiện chưa có phòng lưu trữ, dụng cụ, thiết bị lưu trữ đầy đủ - Tính so với giải pháp cũ sau: + Việc lưu trữ công văn đến đa số thực máy vi tính, khơng thực thủ công bước phương pháp truyền thống Giúp cho việc lưu trữ nhanh hơn, đơn giản, theo hệ thống chặt chẽ không tốn nhiều công sức phương pháp trước Việc tìm lại tài liệu nhanh chóng, khơng nhiều thời gian, tài liệu lưu trữ đảm bảo qua thời gian không sợ ảnh hưởng đến thất thốt, khơng cần nhiều đồ dùng, thiết bị văn phòng phẩm - Giải pháp giúp cho việc lưu trữ đảm bảo lại không tốn diện tích, đồ dùng thiết bị lưu trữ Nhưng việc tìm tài liệu nội dung tài liệu lại tiến hành nhanh, khơng sợ thất hay thiếu sót Giúp giải vấn đề sở vật chất đơn vị, điều kiện thiếu thốn tạm thời, người -7- làm công tác văn thư không nhiều thời gian vào việc lo lắng lưu trữ, bảo quản tài liệu điều kiện khó khăn - Việc lưu trữ văn tài liệu, công văn đến quan trọng hoạt động nhà trường, yêu cầu phải đảm bảo an tồn, khơng thất thốt, đầy đủ loại, đầu theo quy định Khi cần đến sử dụng phải nhanh chóng tìm đưa để phục vụ cho công tác thực nhiệm vụ hoạt động nhà trường Vì người làm cơng tác quản lý hồ sơ sổ sách, văn phải xếp cho khoa học đề đảm bào yêu cầu lưu trữ việc tra cứu, sử dụng đến tài liệu - Để lưu trữ ngăn nắp, khoa học khoa học khối lượng lớn công văn đế, văn bản, tài liệu phụ vụ hoạt động dạy học nhà trường phương pháp thủ cơng, cách xếp đơn cần lượng thời gian lớn, khối lượng công việc nhiều Tuy nhiên điều kiện sở vật chất không cho phép nên việc để thực khó khả thi Vì cần giải pháp khác ứng dụng công nghệ thông tin nhằm giảm bớt gánh nặng mặt diện tích khối lượng công việc lại mang lại hiệu chất lượng cao Điều kiện cho phép việc thực chuyển văn bản, công văn đến thực hòm thư điện tử từ tháng 12 năm 2013 nên việc ứng dụng dễ ràng tiện lợi - Đối với văn đến nhân viên văn thư vào hòm thư đến tải xem xét qua nội dung nhằm phân loại để gửi đến người phụ trách loại cơng văn Từ (File) tải chỉnh sửa lại tên theo trích yếu nội dung số ghi cơng văn sau lưu vào Folder loại văn tạo theo tháng, năm loại văn (hướng dẫn, định, thị, đạo chuyên môn, tun truyền ) Ví dụ: D/cơng văn đến/ năm 2014/tháng1/quyết định - Như ta tìm đến định, hướng dẫn, cơng tác tun truyền… có khơng cần phải in, lưu sau cần phải tìm, lục đống cơng văn - Việc thực lưu trữ máy có hệ nó, ví dụ máy tính -8- hỏng khơi phục lại bị liệu trình sử dụng bị virut công bất cẩn xóa file….để tránh gặp phải tình tháng ta phải lưu liệu lên liệu điện tốn đám mây, google drive Sau nhiều người vào địa lấy văn bản, liệu tài liệu loại - Đây phương pháp lưu trữ đảm bảo an tồn đầy đủ, lại khắc phục khó khăn nhà trường, tiết kiệm văn phòng phẩm trình in ấn lưu trữ Hiệu sáng kiến đem lại: - Qua thời gian thực nhiệm vụ phân công làm cán văn thư trường mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta thấy hiệu biện pháp sau thực sau: - Hồ sơ, sổ sách đầy đủ lưu trữ có hệ thống, khoa học tạo điều kiện thuận lợi cơng việc tìm kiếm văn hàng ngày tôi, không nhiều cơng sức việc tìm kiếm tài liệu, thời gian in ấn, lưu trữ, quản lý văn - Trong cơng việc hàng ngày thân hình thành thói quen ngăn nắp, điều kiện không gian không cho phép, tỉ mỉ cơng việc, xử lí cơng việc trơi chảy khơng bỡ ngỡ, thiếu sót Bảng so sánh hiệu sáng kiến mang lại Công việc thực Gửi thư nhầm địa chỉ, không đến người nhận Không thực báo cáo, báo cáo phản hồi chậm Thời gian cho việc lưu trữ 01 công văn đến Văn phòng phẩm tiêu tốn cho cơng văn Đồ dùng thiết bị cho công tác quản lý lưu trữ Năm học 2013 - 2014 Năm học 2014 - 2015 Xảy lượt Xảy 01 trường hợp 02 lần thực báo cáo Không xảy trường hợp phản hồi chậm 10 phút phút cho công văn tuỳ theo số trang nội dung văn 03 tủ hồ sơ, 20 kẹp dây, 10 hộp đựng tài liệu, 03 hộp kẹp bướm 45mm, 20 -9- Chỉ cần vào sổ cơng văn 01 máy tính để bàn, 01 tủ hồ sơ,3 hộp đựng tài liệu, kẹp dây, 01 hộp kẹp bìa đựng hồ sơ Có phòng lưu trữ riêng bướm loại 45mm, 05 bìa đựng hồ sơ, khơng cần phòng lưu trữ riêng điều kiện sở vật chất không cho phép 10 phút lâu công văn đến phút cơng Thời gian tìm loại thời gian cách xa thời văn thời gian đến tài liệu (cơng văn) điểm tìm, vài vào lúc tiếng khơng tìm u cầu - Góp phần giúp ban giám hiệu hồn thành nhiệm vụ nhiều năm học thời gian quy định việc nhà trường vào hoạt động chưa lâu, công việc nhà trường sau thành lập tương đối nhiều Đội ngũ cán quản lý thiếu, nhân viên thiếu… - Bản thân ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao tạo môi trường làm việc thoải mái, để công việc đạt hiệu cao cho đơn vị khắc phục tình trạng thiếu nhân lực, sở vật chất chưa đầy đủ - Nội dung tất kinh nghiệm tơi q trình thực cơng tác văn thư lưu trữ việc “Quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ công văn - công văn đến, hồ sơ, tài liệu trường mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta’’ mà thân tơi đã, tìm tòi suy nghĩ, học hỏi, nghiên cứu, đúc kết trình làm cơng tác “Văn thư, lưu trữ” đưa biện pháp thực sáng tạo nhằm khắc phục khó khăn ban đầu để thực tốt nhiệm vụ giao Góp phần khơng nhỏ vào việc bước đầu xây dựng nhà trường thành lập vào hoạt động tốt đảm bảo thực thắng lợi nhiệm vụ năm học chia tách Đánh giá phạm vi ảnh hưởng sáng kiến: - Việc áp dụng sáng kiến vào đơn vị địa bàn dễ dàng mang tính khả thi cao, trường có nhân viên văn thư lưu trữ - Việc triển khai công tác văn thư, lưu trữ ngành đơn giản hiệu trường mà có mạng internet, nhân viên phụ trách văn thư có trình độ cơng nghệ thơng tin, nhà trường có máy tính riêng phục vụ - 10 - cho công tác quản lý văn thư, lưu trữ Không áp dụng địa bàn huyện mà nhiều địa phương khác - Đối với ngành khác công tác văn thư lưu trữ quan tâm cách áp dụng công nghệ thông tin lưu trữ, loại bỏ phần cách lưu trữ truyền thống giúp ích nhiều cơng tác văn thư lưu trữ ngày Các thông tin cần bảo mật: Không Kiến nghị, đề xuất: - Phòng giáo dục cần quan tâm đầu tư sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều tạo điều kiện đủ sở vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ loại hồ sơ nhà trường ngày tốt - Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với tiến khoa học giai đoạn Khuyến khích cán văn thư lưu trữ học hỏi ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ nhằm giảm tải công việc đồng thời góp phần thực sách tiết kiệm hoạt động văn phòng nhà trường - Cần mở thêm khóa đào tạo ngắn hạn cho cán văn thư, văn phòng trường huyện tập huấn học tập chuyên môn nghiệp vụ Các lớp sử dụng, ứng dụng cơng nghệ thông tin việc lưu trữ - Để người làm cơng tác văn thư, lưu trữ, văn phòng an tâm cơng tác, cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn, tạo điều kiện làm việc tốt phù hợp với đặc thù ngành đơn vị Tài liệu kèm: Không Trên nội dung, hiệu thân thực không chép vi phạm bàn quyền./ XÁC NHẬN CỦA CƠ QUAN ĐƠN VỊ ÁP DỤNG SÁNG KIẾN (Ký tên, đóng dấu) TÁC GIẢ SÁNG KIẾN (Ký tên) - 11 - Hà Ngọc Đoài - 12 -