Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC Phần mở đầu 1 Chương 1. Tổng quan về Uỷ ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình 4 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Tỉnh Ninh Bình. 4 1.2. Khái quát về vị trí địa lý 5 1.3. Khái quát về kinh tế - văn hóa – xã hội 6 1.3.1. Về kinh tế: 6 1.3.2. Về văn hóa: 7 1.3.3. Về xã hội: 7 1.4. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, quyền hạn và quy chế làm việc của Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình 8 1.4.1. Vị trí, chức năng 8 1.4.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 9 1.4.3. Quy chế làm việc 11 1.4.4. Cơ cấu tổ chức 11 Chương 2. Lý luận chung về công tác quản lý văn bản và tình hình công tác quản lý văn bản tại UBND tỉnh Ninh Bình 15 2.1. Tổng quan về văn bản 15 2.1.1. Khái niệm văn bản 15 2.1.2. Khái niệm văn bản quản lý nhà nước 15 2.1.3. Chức năng của văn bản quản lý nhà nước 15 2.2. Quản lý văn bản đến – đi 15 2.2.1. Khái niệm 15 2.2.2. Quản lý văn bản đến 15 2.2.3. Quản lý văn bản đi 21 2.4. Quy trình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình 26 2.4.1. Quy trình quản lý văn bản đến 26 2.4.2. Quy trình quản lí văn bản đi 27 2.4.3. Hoạt động quản lý văn bản tại UBND Tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2010-2015 29 Chương 3. Nhận xét ưu – nhược điểm và đóng góp một số giải pháp cho công tác quản lý văn bản tại văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình 31 3.1. NHẬN XÉT CHUNG 31 3.1.1. Về ưu điểm: 31 3.1.2. Về nhược điểm 31 3.2. ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 32 3.2.1. Về trang thiết bị cơ sở- vật chất 32 3.2.2. Về con người cán bộ - công chức – viên chức 32 Kết luận 34 Tài liệu tham khảo 35
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tơi thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm tính trung thực cơng trình nghiên cứu Hà Nội, tháng 05 năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học xin cảm ơn tới Ban giám hiệu nhà trường, Thầy cô khoa, cán thư viện Trung tâm thông tin thư viện Đại học Nội vụ Hà Nội Quý quan bảo tạo điều kiện giúp tơi có sở lý luận thực tiễn để tơi hồn thành đề tài Đặc biệt qua xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS.Bùi Thị Ánh Vân người giảng dạy, hướng dẫn tận tình người cô cô Phạm Ngọc Anh – Trưởng phòng kinh tế ngành cung cấp nguồn tài liệu Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình trình thực đề tài Đề tài đuợc viết dựa vốn kiến thức thân q trình nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn nên nhiều thiếu sót Rất mong nhận đuợc đóng góp ý kiến để tơi rút kinh nghiệm cho nghiên cứu sau Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC Phần mở đầu Chương Tổng quan Uỷ ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Tỉnh Ninh Bình 1.2 Khái quát vị trí địa lý 1.3 Khái quát kinh tế - văn hóa – xã hội 1.3.1 Về kinh tế: 1.3.2 Về văn hóa: 1.3.3 Về xã hội: 1.4 Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức, quyền hạn quy chế làm việc Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình 1.4.1 Vị trí, chức 1.4.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.4.3 Quy chế làm việc .11 1.4.4 Cơ cấu tổ chức 11 Chương Lý luận chung công tác quản lý văn tình hình cơng tác quản lý văn UBND tỉnh Ninh Bình 15 2.1 Tổng quan văn 15 2.1.1 Khái niệm văn 15 2.1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước 15 2.1.3 Chức văn quản lý nhà nước 15 2.2 Quản lý văn đến – .15 2.2.1 Khái niệm 15 2.2.2 Quản lý văn đến 15 2.2.3 Quản lý văn 21 2.4 Quy trình quản lý văn Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình 26 2.4.1 Quy trình quản lý văn đến 26 2.4.2 Quy trình quản lí văn 27 2.4.3 Hoạt động quản lý văn UBND Tỉnh Ninh Bình giai đoạn 20102015 .29 Chương Nhận xét ưu – nhược điểm đóng góp số giải pháp cho công tác quản lý văn văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình 31 3.1 NHẬN XÉT CHUNG 31 3.1.1 Về ưu điểm: .31 3.1.2 Về nhược điểm 31 3.2 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 32 3.2.1 Về trang thiết bị sở- vật chất 32 3.2.2 Về người cán - công chức – viên chức 32 Kết luận 34 Tài liệu tham khảo 35 BẢNG DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Viết tắt Nghĩa 01 UBND Uỷ ban nhân dân 02 ĐH Đại Học 03 CNTT Công nghệ thơng tin 04 QTVP Quản trị văn phòng PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Sau loài người sáng tạo chữ viết việc ghi chép truyền đạt thơng tin hình thức văn xuất Nhờ có chữ viết văn nên việc trao đổi thông tin trở nên cách dễ dàng, thuận tiện khoa học Trong hoạt động quan nói chung Văn phòng UBND quận, huyện, thị xã nói riêng hình thức truyền đạt thơng tin văn hình thức quan trọng chủ yếu hoạt động quản lý Ngày Văn phòng UBND quận, huyện, thị xã muốn hoạt động thiếu hoạt động quản lý văn Mọi hoạt động Văn phòng UBND muốn thực cách tốt hoạt động quản lý văn phải thực hiệu khoa học Có thể nói hoạt động quản lý văn thành phần chủ chốt, quan trọng huyết mạch hoạt động quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Là sinh viên khoa QTVP trường Đại học Nội vụ Hà Nội học nhiều học phần có liên quan đến chuyên ngành qua hiểu rõ quan trọng công tác quản lý văn hoạt động hành nói chung Hơn nữa, tơi chọn Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình làm sở thực tiễn để tơi khảo sát, tìm hiểu cơng tác quản lý văn nơi sinh ra, lớn lên gắn bó suốt 18 năm, tơi có nhiều kỷ niệm dành nhiều tình cảm với nơi q hương tơi sau tốt nghiệp ĐH mong muốn làm việc Chính lý trên, nên thúc đẩy tơi định chọn đề tài “Tìm hiểu cơng tác quản lý văn Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình” làm chủ đề nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu cơng tác quản lý văn UBND Tỉnh Ninh Bình Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND Tỉnh Ninh Bình Mục đích nghiên cứu Trình bày tình hình, thực trạng quản lý văn UBND Tỉnh Ninh Bình đồng thời đưa giải pháp nhằm giúp việc quản lý văn thực cách trôi chảy, khoa học hiệu Mục tiêu nghiên cứu - Khảo sát thực trạng vấn đề - Xác định tầm quan trọng việc quản lý văn - Đưa giải pháp nâng cao việc quản lý văn hoạt động hành Nhà nước nói chung Lịch sử nghiên cứu vấn đề - Báo cáo tốt nghiệp “ Tìm hiểu cơng tác tổ chức giải văn Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Hữu Lũng tỉnh Lạng Sơn thực trạng giải pháp “ - Báo cáo tốt nghiệp “ Tìm hiểu cơng tác tổ chức giải văn đến Hội đồng nhân dân - Ủy ban nhân dân huyện Lương Sơn thực trạng giải pháp ” Nguyễn Thị Phương - “ Tìm hiểu công tác quản lý giải văn dến UBND thị xã Sông Gâm thực trạng giải pháp “ Nguyễn Thị Dung Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành đề tài tơi sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Kế thừa lý thuyết, thông tin có - Phương pháp khảo sát thực địa: Là phương pháp chủ yếu q trình tơi làm đề tài - Phương pháp phân tích tổng hợp Đóng góp đề tài Qua việc tìm hiểu cơng tác quản lý văn Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình tơi giới thiệu tình hình quản lý văn đôi nét hình thành, phát triển UBND Tỉnh Ninh Bình nói riêng Tỉnh Ninh Bình nói chung Đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu quản lý văn hoạt động hành Cấu trúc đề tài Chương 1: Tổng quan UBND Tỉnh Ninh Bình Chương 2: Lý luận chung cơng tác quản lý văn tình hình cơng tác quản lý văn UBND Tỉnh Ninh Bình Chương 3:Nhận xét ưu – nhược điểm đóng góp số giải pháp cho công tác quản lý văn Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình Ngồi có phần mở đầu, phần kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục đề tài Chương Tổng quan Uỷ ban nhân dân Tỉnh Ninh Bình 1.1.Lịch sử hình thành phát triển Tỉnh Ninh Bình Ninh Bình tỉnh nằm cửa ngõ cực nam miền Bắc Việt Nam, thuộc khu vực đồng sông Hồng dù có huyện duyên hải Yên Khánh Kim Sơn có địa hình phẳng Quy hoạch xây dựng phát triển kinh tế xếp Ninh Bình vào vùng duyên hải Bắc Bộ Vùng đất Ninh Bình xưa kinh đô Việt Nam giai đoạn 968 - 1010 với triều đại Đinh, Tiền Lê, Hậu Lý địa bàn quan trọng quân qua thời kỳ lịch sử Với vị trí đặc biệt giao thơng, địa hình, lịch sử văn hóa đồng thời sở hữu khu vực di sản giới khu dự trữ sinh giới, Ninh Bình trung tâm du lịch có tiềm phong phú đa dạng Năm 2015, Ninh Bình tỉnh đồng sơng Hồng có thành phố trực thuộc tỉnh (Ninh Bình, Tam Điệp) Ninh Bình xưa với Thanh Hóa thuộc Quân Ninh, nước Văn Lang Thời thuộc Hán thuộc quận Giao Chỉ, thời thuộc Đông Ngô sau thuộc Giao Châu, thuộc Lương châu Trường Yên Năm 968, vua Đinh Tiên Hoàng dẹp xong loạn 12 sứ quân lên ngơi hồng đế đóng Hoa Lư đổi tên gọi Trường Châu thành Trường An Năm Thuận Thiên thứ (1010) Lý Thái Tổ dời kinh đô Thăng Long, Ninh Bình nằm phủ Trường An Nhưng đến cuối đời Lý có lúc gọi châu Đại Hoàng Giang Đầu đời Trần đổi lộ Trường Yên Đời Trần Thuận Tông, năm Quang Thắng 10 (1397) đổi trấn Trường Yên làm trấn Thiên Quan Thời thuộc Minh lấy lại tên cũ châu Trường Yên thuộc phủ Kiến Bình Đời Lê Thái Tổ lại gọi trấn Năm Quang Thuận 10 (1469) đời Lê Thánh Tơng định đồ tồn quốc, chia trấn Trường n làm phủ Trường Yên Thiên Quan thuộc trấn Sơn Nam với trung tâm đặt Vân Sàng Đời Lê Trung hưng gọi trấn Thanh Hoa ngoại Đời Tây Sơn đầu Nguyễn gọi Thanh Hoa ngoại trấn, gồm phủ: phủ Trường Yên (sau đổi Yên Khánh) gồm huyện: Yên Khang (sau đổi Yên Khánh), Yên Mô, Gia Viễn, phủ Thiên Quan (sau đổi Nho Quan) gồm huyện: Yên Hoá, Phụng Hoá, Lạc Thổ (sau đổi Lạc Yên) Năm Gia Long (1806) đổi Thanh Hoa ngoại trấn làm đạo Thanh Bình Năm Minh Mệnh (1822) đổi làm đạo Ninh Bình Năm Minh Mệnh 10 (1829) lại đổi làm trấn, lập thêm huyện Kim Sơn (cộng huyện) Năm thứ 12 (1831) đổi làm tỉnh Ninh Bình, quan đầu tỉnh tuần phủ, đặt quyền tổng đốc Hà Ninh (quản hạt vùng Hà Nội đến tận Ninh Bình) Cho đến đời Đồng Khánh không thay đổi Đầu đời Thành Thái cắt huyện Lạc n tỉnh Hồ Bình lập Ngày 27 tháng 12 năm 1975, Ninh Bình hợp với tỉnh Nam Định Hà Nam thành tỉnh Hà Nam Ninh lại tái lập ngày 12 tháng năm 1991 Khi tách ra, tỉnh Ninh Bình có diện tích 1.386,77 km², dân số 787.877 người, gồm thị xã Ninh Bình (tỉnh lị), Tam Điệp huyện: Gia Viễn, Hoa Lư, Hoàng Long, Kim Sơn, Tam Điệp Ngày 23 tháng 11 năm 1993, huyện Hoàng Long đổi lại tên cũ huyện Nho Quan Ngày tháng năm 1994, huyện Tam Điệp đổi lại tên cũ huyện Yên Mô tái lập huyện Yên Khánh từ 10 xã huyện Tam Điệp cũ xã huyện Kim Sơn Ngày tháng năm 2007, chuyển thị xã Ninh Bình thành thành phố Ninh Bình Ngày tháng năm 2015, chuyển thị xã Tam Điệp thành thành phố Tam Điệp 1.2.Khái quát vị trí địa lý Ninh Bình nằm vị trí ranh giới khu vực địa lý: Tây Bắc, châu thổ sông Hồng Bắc Trung Bộ Tỉnh nằm vùng kinh tế: vùng Hà Nội, vùng duyên hải Bắc Bộ vùng duyên hải miền Trung Ninh Bình nằm trọng tâm nửa phía Bắc Việt Nam, khu vực tỉnh từ Thừa Thiên Huế trở Phía bắc giáp với Hòa Bình, Hà Nam, Phía đơng giáp Nam Định qua sơng Đáy, Phía tây giáp Thanh Hóa, Phía nam giáp biển Đơng Điểm cực Đơng cảng Đò Mười, xã Khánh Thành, n Khánh; điểm cực Tây rừng Cúc Phương, Nho Quan; điểm cực Nam bãi biển gần xã Kim Đông, Kim Sơn điểm cực Bắc vùng núi xã Xích Thổ, Nho Quan Trung tâm tỉnh thành phố Ninh Bình cách thủ Hà Nội 93 km phía nam Thành phố Tam Điệpcách Thủ Hà Nội 105 km Ở vị trí điểm mút cạnh đáy tam giác châu thổ sơng Hồng, Ninh Bình bao gồm ba loại địa hình Vùng đồi núi bán sơn địa phía tây bắc bao gồm huyện Nho Quan, Gia Viễn, Hoa Lư, Tam Điệp Đỉnh Mây Bạc thuộc rừng Cúc Phương với độ cao 648 m đỉnh núi cao Ninh Bình Vùng đồng ven biển phía đơng nam thuộc huyện Kim Sơn Yên Khánh Xen vùng lớn vùng chiêm trũng chuyển tiếp Rừng Ninh Bình có đủ rừng sản xuất rừng đặc dụng loại Có khu rừng đặc dụng gồm rừng Cúc Phương, rừng mơi trường Vân Long, rừng văn hóa lịch sử mơi trường Hoa Lư rừng phòng hộ ven biển Kim Sơn Khu rừng đặc dụng Hoa Lư - Tràng An UNESCO công nhận di sản giới thuộc quần thể danh thắng Tràng An Ninh Bình có bờ biển dài 18 km Bờ biển Ninh Bình hàng năm phù sa bồi đắp lấn 100m Vùng ven biển biển Ninh Bình UNESCO công nhận khu dự trữ sinh giới Hiện đảo thuộc Ninh Bình đảo Cồn Nổi Cồn Mờ 1.3 Khái quát kinh tế - văn hóa – xã hội 1.3.1 Về kinh tế: Ninh Bình có vị trí quan trọng vùng cửa ngõ miền Bắc vùng kinh tế trọng điểm phía Bắc Đây nơi tiếp nối giao lưu kinh tế văn hố khu vực châu thổ sơng Hồng với Bắc Trung Bộ, vùng đồng Bắc Bộ với vùng rừng núi Tây Bắc Thế mạnh kinh tế bật Ninh Bình ngành cơng nghiệp vật liệu xây dựng du lịch Năm 2015, Ninh Bình địa phương đứng thứ Việt Nam sau Tp HCM, Hà Nội, Bình Dương, Quảng Ninh, Đồng Nai số doanh nghiệp tư nhân lớn tốp 500 doanh nghiệp lớn Việt Nam với 11 doanh nghiệp là: Công ty cổ phần ô tô Hyundai Thành Cơng, Tập đồn The Vissai, Cơng ty cp Xi măng Hướng Dương, doanh nghiệp tư nhân xây dựng Xuân Trường, Công ty trách nhiệm hữu hạn đầu tư xây dựng phát triển Xuân Thành, Công ty cp xăng dầu dầu khí Ninh Bình, doanh nghiệp tư nhân Nam Phương, Công ty trách nhiệm phụ lục kèm theo thực theo quy định Bộ trưởng, Thủ trưởng quan quản lý ngành - Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; dấu đóng tối đa 05 trang văn c) Đóng dấu mức độ khẩn, mật - Việc đóng dấu mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV - Việc đóng dấu chi mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” văn thực theo quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) 2.2.3.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn a) Làm thủ tục phát hành văn - Lựa chọn bì Bì văn phải có kích thước lớn kích thước văn bản; làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước, khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80gram/m2 trở lên Bì văn mật thực theo quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) - Trình bày bì viết bì - Vào bì dán bì Tùy theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, khơng làm nhàu văn Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì dán kín, khơng bị nhăn; khơng để hồ dán dính vào văn - Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu khác lên bì Trên bì văn khẩn phải đóng dấu độ khẩn dấu độ khẩn đóng văn bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên bóc bì” 23 dấu chữ ký hiệu độ mật bì văn mật thực theo quy định Khoản Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) b) Chuyển phát văn Văn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát ngày văn ký, chậm ngày làm việc Đối với văn quy phạm pháp luật phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn - Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân quan, tổ chức +) Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn thực tập trung Văn thư phải lập Sổ chuyển giao riêng +) Trường hợp quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao việc chuyển giao văn Văn thư trực tiếp thực sử dụng Sổ đăng ký văn để chuyển giao văn sử dụng cột “Đơn vị, người nhận lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn phải ký nhận vào sổ - Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác +) Tất văn Văn thư người làm giao liên quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho quan, tổ chức khác phải đăng ký vào Sổ chuyển giao văn +) Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn phải ký nhận vào sổ - Chuyển phát văn qua Bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận đóng dấu vào sổ (nếu có) - Chuyển phát văn máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận máy Fax qua mạng, sau phải gửi - Chuyển phát văn mật Việc chuyển phải văn mật thực theo quy định Điều 10 Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP quy định Khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) 24 c) Theo dõi việc chuyển phát văn Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần lập Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định - Đối với văn có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi thời hạn; nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thiếu thất lạc - Đối với bì văn gửi lý mà Bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị cá nhân soạn thảo văn đó; đồng thời, ghi vào Sổ gửi văn bưu điện để kiểm tra, xác minh cần thiết - Trường hợp phát văn bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải 2.2.3.5 Lưu văn a) Việc lưu văn thực sau: - Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc - Bản gốc lưu Văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký b) Trường hợp văn dịch tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số, ngồi lưu tiếng Việt phải ln kèm theo dịch xác nội dung bảng tiếng nước tiếng dân tộc thiểu số c) Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước d) Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Tóm lại cơng tác quản lý văn công việc quan trọng hoạt 25 động hành quan, tổ chức Nhà nước nói chung doanh nghiệp nói riêng q trình làm việc cần phải tỉ mỉ, cẩn trọng tránh để sai sót 2.4 Quy trình quản lý văn Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình 2.4.1 Quy trình quản lý văn đến Bước 1:Tiếp nhận văn đến Văn thư có nhiệm vụ sau văn đến: - Tiếp nhận văn đến + Phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong(nếu có)…; văn mật đến phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước nhận ký nhận + Đối với văn chuyển qua máy fax qua mạng phải kiểm tra số lượng bản, số lượng trang văn - Phân loại sơ bộ, bóc bì văn đến Khi bóc bì cần bóc bì đóng dấu “khẩn” trước, văn mật bóc bì ngồi Trả lại nơi gửi trường hợp văn đến khơng có số văn bản, khơng có chữ ký, không đề ngày, tháng ban hành văn bản, văn photocopy khơng đóng dấu, photocopy dấu đen, chữ mờ khó đọc, nhàu nát, người ký không thẩm quyền - Đóng dấu “đến”, ghi số ngày đến Tất văn thuộc diện đăng ký văn thư phải đóng dấu “đến”, ghi số đến ngày đến Dâu “đến” đóng rõ rang, ngắn vào khoảng giấy trống, số, ký hiệu( văn có ghi tên loại ); trích yếu nội dung (đối với công văn) - Đăng ký văn đến Văn đến đăng ký vào “ Sổ đăng ký văn đến”; riêng đơn thư đăng ký vào “Sổ đăng ký đơn thư” Khi đăng ký văn cần đảm bảo rõ rang, xác, không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Bước 2: Chỉ đạo giải văn đến Văn đến cần phải kịp thời trình cho Chủ tịch/Phó chủ tịch xem xét 26 cho ý kiến phân phối, đạo giải Ý kiến phân phối, đạo giải văn ghi vào mục “chuyển” dấu “đến”/ “Phiếu giải văn đến” Bước 3: Chuyển giao văn đến Sau có ý kiến phân phối, đạo giải Chủ tịch/Phó tịch, văn đến chuyển trở lại văn thư để ghi thông tin vào “Sổ theo dõi giải văn đến” “ Sổ đăng ký văn đến” “Sổ đăng ký đơn thư” để làm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Căn vào ý kiến Chủ tịch/ Phó chủ tịch, văn đến chuyển giao kịp thời tới đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải Bước 4: Giải theo dõi, đôn đốc việc giải Đơn vị/ cá nhân liên quan có trách nhiệm nghiên cứu, giải văn đến theo thời hạn quy định Chánh Văn phòng có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc đơn vị/ cá nhân giải văn đến Bước 5:Lưu hồ sơ Đơn vị/ cá nhân thực hiện/ văn thư lưu giữ văn giải theo quy định Quy trình quản lý văn đến sơ đồ hóa sau: ( phụ lục số 01 ) 2.4.2 Quy trình quản lí văn Bước 1: Soạn thảo văn Căn tính chất, nội dung văn cần soạn thảo, Chủ tịch/Phó chủ tịch giao cho đơn vị/ cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo Đơn vị/ cá nhân có trách nhiệm xác định hình thức, nội dung độ mật, khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lí thơng tin có liên quan; soạn thảo văn Phụ trách đơn vị giao chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra, kí nháy vào bên cạnh chữ kết thúc nội dung văn trước trình duyệt( trừ văn Văn phòng soạn thảo thừa lệnh Ủy ban tỉnh kí thức chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn 27 Bước 2: Duyệt, kí Chủ tịch/Phó chủ tịch/ Chánh văn phòng (thừa lệnh Ủy ban Tỉnh) xem xét nội dung, hình thức văn kí thức; khơng đạt yêu cầu chuyển trả lại đơn vị/ cá nhân soạn thảo để sửa chữa, bổ sung Chữ kí thức người có thẩm quyền văn phải rõ ràng; khơng dùng bút chì, mực đỏ thứ mực dễ phai để kí văn Bước 3:Đăng kí văn - trước thực công việc phát hành văn bản, văn thư phải kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót yêu cầu dơn vị/ cá nhân soạn thảo chỉnh sửa lại cho quy định - Ghi số, kí hiệu ngày,tháng văn - Nhân văn theo số lượng quy định - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) - Đăng kí văn vào “Sổ đăng kí văn đi” Bước 4: Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Văn thư phải viết bì cơng văn đề đầy đủ tên đơn vị/ cá nhân nhận, địa chỉ, số, kí hiệu văn gửi bên Văn có mức độ khẩn, mật phải đóng dấu “ Khẩn”, “Mật” lên văn bì thư, số kí hiệu - Văn phải hoàn thành thủ tục văn thư gửi ngày văn đăng kí, chậm kaf ngày làm việc Văn chuyển cho nơi nhận Fax chuyển qua mạng để thông tin nhanh Trường hợp gửi trực tiếp, người nhận văn phải kí xác nhận vào “ Sổ chuyển giao văn đi” - Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn Trường hợp phát văn bị thất lạc phải kịp thời báo cáo Chánh văn phòng xem xét, giải Bước 5:Lưu văn sử dụng lưu - Sau đăng kí làm thủ tục ban hành văn thư giữ lại 01 văn để lập hồ sơ lưu giữ theo quy định Bản lưu văn thư có chữ kí trực tiếp người có thẩm quyền 28 - Văn thư có trách nhiệm lập “ Sổ sử dụng lưu” phục vụ kịp thời yêu cầu càn sử dụng lưu văn thư Quy trình quản lý văn sơ đồ hóa sau: ( phụ lục số 02 ) 2.4.3 Hoạt động quản lý văn UBND Tỉnh Ninh Bình giai đoạn 2010-2015 UBND Tỉnh Ninh Bình tỉnh vào diện tích trung bình nước nhiên năm phải tiếp nhận so lớn văn trung bình khoảng 1000 đến 5000 văn ban hành khoảng 1000 đến 4000 văn loại.Số liệu cụ thể tính đến ngày 21/11/2015 số văn mà UBND Tỉnh Ninh Bình ban hành loại văn như: định, công văn, giấy mời, kế hoạch, thơng báo, báo cáo, thị, tờ trình Số lượng thống kê năm( 2010-2015) sau: Năm 2010: 2570 văn Năm 2011: 2894 văn Năm 2012: 3686 văn Năm 2013: 4377 văn Năm 2014: 3256 văn Năm 2015: 4586 văn Cụ thể sau: Năm 2010 2011 2012 2013 2014 2015 Tờ Cơng Báo Tên loại văn Giấy Kế QĐ trình 150 179 223 287 154 311 văn 1005 1204 1322 1811 737 1573 cáo 30 45 57 72 69 90 mời 58 80 115 147 99 135 hoạch QPPL 137 60 100 20 136 34 150 45 167 27 148 83 Quyết Thông Tổng định 1040 1150 1679 1790 1858 2065 2570 2894 3686 4377 3256 4586 báo 90 116 120 75 145 181 Nhìn chung với số lượng văn tương đối nhiều quy trình quản lý văn mạch lạc, khoa học, rõ ràng, cụ thể giúp cho hệ thống quản 29 lý văn UBND Tỉnh Ninh Bình vận hành cách tốt hiệu Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình có nhiều đổi để phù hợp với vị Tỉnh đà phát triển lên khơng phụ kì vọng trọng trach lãnh đạo tỉnh nhân dân Ninh Bình tin tưởng giao cho => Hoạt động quản lý văn quan, tổ chức có vai trò quan trọng, cần thiết tương đối phức tạp Do đặc điểm tình hình UBND Tỉnh quan lớn nên khối lượng công việc cần giải lớn Vì phải thực tốt công tác quản lý văn vấn đề cần thiết cấp bách cần đặt Văn phòng UBND Nếu thực tốt cơng tác quản lý văn góp phần nâng cao hiệu công việc, hệ thống làm việc vận hành cách trơn tru, rõ ràng, mạch lạc 30 CHƯƠNG NHẬN XÉT ƯU – NHƯỢC ĐIỂM VÀ ĐÓNG GÓP MỘT SỐ GIẢI PHÁP CHO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI VĂN PHỊNG UBND TỈNH NINH BÌNH 3.1 NHẬN XÉT CHUNG 3.1.1 Về ưu điểm: Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình đạt số ưu điểm sau: - Áp dụng, cài đặt phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc cách đại, khoa học, loại bỏ phương pháp thủ công nên mang tính đại hóa cao - Văn chuyển đến văn thư, cán giải không gây ứ đọng văn thời gian - Trang bị đầy đủ trang thiết bị đại hóa hỗ trợ cho cơng việc văn phòng cách thuận tiện, văn minh như: máy photocopy, máy scan, máy tính, fax, in… - Đội ngũ chun viên có trình độ cao, đào tạo, làm việc chuyên ngành, nhân viên thường xuyên cử đào tạo them nghiệp vụ văn phòng, nghiệp vụ văn thư lưu trữ, mử lớp đào tạo cán văn thư để nâng cao trình độ 3.1.2 Về nhược điểm Bên cạnh ưu điểm Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình tồn mặt hạn chế cần phải giải để nâng cao chất lượng, hiệu làm việc: - Ý thức nhân viên kém, tình trạng như: sử dụng máy in Văn phòng làm việc cá nhân khơng liên quan đến công việc… - Soạn thảo văn chuyên viên soạn thảo thể thức sai lỗi nhỏ - Nhận thức số cán bộ, công chức, viên chức công tác văn thư, lưu trữ tầm quan trọng tài liệu chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ chưa quan tâm 31 trọng mức - Công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu chưa quan tâm, thực hiện, chưa xây dựng kế hoạch tỏ chức thu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; chưa tiến hành chỉnh lý xác định giá trị tài liệu lưu trữ 3.2 ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP 3.2.1 Về trang thiết bị sở- vật chất - Văn phòng ngày đại đổi thành tựu khoa học áp dụng ngày nhiều trang thiết bị ngày đổi thay nâng cao, áp dụng nhiều loại máy móc cơng nghệ cao giúp nâng cao xuất xử lí thuận lợ cho cơng việc văn phòng đath hiệu cao - Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 vào hoạt động Văn phòng nhu cầu xu hướng tất yếu - Do Văn phòng bố trí làm việc với sơ đồ mở nên khơng thể tránh khỏi tiếng ồn Văn phòng việc xô ghế hay tiếng động thiết bị gây nên sử dụng việc gắn cao su vào chân ghế làm giảm tiếng ồn Văn phòng - Ứng dụng khoa học – công nghệ, CNTT phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy nhiều Nói tóm lại, việc trang bị đầy đủ trang thiết bị đại đạt chuẩn vào Văn phòng yếu tố cần thiết quan trọng Vì có đầy đủ trang thiết bị khiến cho hiệu khiến cho hiệu suất làm việc nâng cao tiết kiệm thời gian tiền bạc 3.2.2 Về người cán - công chức – viên chức - Có trang thiết bị đại cần phải có đội ngũ công chức đủ chuyên môn lực để điều khiển nâng cao trình độ đội ngũ cán văn phòng điều cấp thiết thời diểm - Các cán nhân viên phòng phải thường xun báo cáo tiến trình thực cơng việc cho lãnh đạo phòng trao đổi công việc với đồng nghiệp để tháo gỡ khó khăn để tránh trường hợp cán vắng cơng việc khơng giải 32 - Lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra tình hình cơng tác nhân viên phòng Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào quy, chức thông qua lớp tập huấn Chi cục văn thư - Tạo môi truờng làm việc thuận lợi, an tồn, tạo tính đồn kết nhân viên, làm cho khơng khí làm việc cảm thấy thích thú, bớt căng thẳng, áp lực nhàm chán công việc, phát huy lực thực cá nhân, thực tốt chế độ khen thưởng, kỷ luật - Nâng cao ý thức cho đội ngũ nhân viên, cán bộ, công chức, viên chức, phân biệt rõ việc công tư để khơng tình trạng như: làm muộn, tan làm sớm, khỏi phòng khơng tắt quạt, điều hòa hay dùng máy photocopy, máy in, máy tính quan, Văn phòng để làm việc cá nhân khơng liên quan đến cơng việc - Ngồi việc đào tạo chun mơn nghiệp vụ Văn phòng nên đào tạ thêm nhân viên biết cách áp dụng, sử dụng CNTT, phần mềm quản lý văn cách thành thạo, chuyên nghiệp => Qua ý kiếm đóng góp qua trình khảo sát thực tế UBND Tỉnh Ninh Bình tơi thấy Văn phòng làm tốt cơng việc cần có Văn phòng Hành nhiên bên cạnh tồn số hạn chế định công tác đại hóa văn phòng hệ thống cơng chức nhiều hạn chế cần nỗ lực phấn đấu thời kì 33 KẾT LUẬN Những thơng tin cho thấy nhìn khái qt tỉnh Ninh Bình Văn phòng UBND tỉnh Ninh Bình , Ninh Bình tỉnh có tiềm phát triển nên nhu cầu hành cao đòi hỏi Văn phòng UBND Tỉnh phải phù hợp kịp thời nắm bắt tình hình đề kế hoạch thực hoàn cảnh Hoạt động quản lý văn quan, tổ chức có vai trò quan trọng, cần thiết tương đối phức tạp Do đặc điểm tình hình UBND Tỉnh quan lớn nên khối lượng công việc cần giải lớn Vì phải thực tốt công tác quản lý văn vấn đề cần thiết cấp bách cần đặt Văn phòng UBND Nếu thực tốt cơng tác quản lý văn góp phần nâng cao hiệu công việc, hệ thống làm việc vận hành cách trơn tru, rõ ràng, mạch lạc Qua ý kiếm đóng góp qua q trình khảo sát thực tế UBND Tỉnh Ninh Bình tơi thấy Văn phòng làm tốt cơng việc cần có Văn phòng Hành nhiên bên cạnh tồn số hạn chế định cơng tác đại hóa văn phòng hệ thống cơng chức nhiều hạn chế cần nỗ lực phấn đấu thời kì Tuy nhiên với tư cách sinh viên năm thứ Đại học ngồi ghế giảng đường Đại học tơi thấy phải cố gắng trau dồi nhiều kiến thức cho thân đề tài tơi nhiều thiếu sót tơi hy vọng đề tài góp phần nhỏ giúp cho hệ thống quản lý văn UBND Tỉnh Ninh Bình thực tốt hơn, góp phần hồn thiện cơng tác hành UBND Tỉnh Ninh Bình 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO I CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT Quyết định số 07 /2014/QĐ-UBND ngày 18/3/2014 định việc ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức biên chế Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Ninh Bình Quyết định số 32 /QĐ-VP UBND ngày 07/07/2014 UBND Tỉnh Ninh Bình việc ban hành Quy chế làm việc Văn phòng UBND Tỉnh Ninh Bình Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội Vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan II- SÁCH VÀ CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bách khoa toàn thư mở Wikipedia địa chỉ: https://vi.wikipedia.org/wiki/Ninh_B%C3%ACnh http://ninhbinh.gov.vn/web/guest/home PGS.Vương Đình Quyền(1996) – Lý luận phương pháp cơng tác văn thư 35 PHỤ LỤC Phụ lục số 01 Người thực Văn thư Chủ tịch/ Phó Chủ tịch Văn thư Cá nhân/ đơn vị liên quan/ Chánh Văn phòng Đơn vị/ Cá nhân thực hiện/ Văn thư Trình tự cơng việc Tiếp nhận, đăng ký văn đến Chỉ đạo giải văn đến Chuyển giao văn đến Giải theo dõi, đôn đốc việc giải Lưu hồ sơ Phụ lục số 02 Người thực Cán phân công/ Phụ trách đơn vị Chủ tịch/ Phó Chủ tịch/ Chánh Văn phòng Văn thư Văn thư/ Cán phân cơng Văn thư Trình tự cơng việc Soạn thảo văn Duyệt, ký Đăng ký làm thủ tục ban hành Chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Lưu văn sử dụng lưu ... dụng số phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Kế thừa lý thuyết, thơng tin có - Phương pháp khảo sát thực địa: Là phương pháp chủ yếu q trình tơi làm đề tài - Phương pháp phân tích... chủ đề nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Tìm hiểu cơng tác quản lý văn UBND Tỉnh Ninh Bình Phạm vi nghiên cứu: Tại UBND Tỉnh Ninh Bình Mục đích nghiên cứu Trình... giải pháp ” Nguyễn Thị Phương - “ Tìm hiểu cơng tác quản lý giải văn dến UBND thị xã Sông Gâm thực trạng giải pháp “ Nguyễn Thị Dung Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành đề tài tơi sử dụng số phương