ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP QTHCVP Câu1: Khái niệm và phân loại công việc HCVP +) Công việc HC là việc soạn thảo tổ chức các hồ sơ, tài liệu nhằm mục đích cung cấp thông tin, hỗ trợ cho các bộ phận khác trong tổ chức. +) Phân loại: Theo tính chất và mức độ của công việc người ta chia thành 4 loại chính: _ Soạn thảo văn bản( tài liệu) _ Quản lý tài liệu _ Thẩm định tài liệu, các hóa đơn tài chính…. _ Truyền đạt thông tin trong nội bộ tổ chức và giữa tổ chức với tổ chức khác. Đây là công việc rất quan trọng admin cần trực tiếp thực hiện. Câu2: Công việc của thư ký HC: + Thư ký là những người có trình độ chuyên môn caco, có khả năng gánh vác, đảm nhận một số công việc do admin giao phó. + Chức vụ: Thư Ký Trợ lý Chuyên viên + Công việc: _ Hỗ trợ, giúp đỡ admin hoàn thành một số công việc mà tổ chức giao phó. _ Trích lọc tài liêu, thông tin, đóng góp ý kiến cho các dự án, báo cáo… _ Sắp xếp lịch trình làm việc cho admin _ Tổ chức các buổi gặp gỡ, tiếp khách _ Tư vấn cho admin trong việc mua sắm, sử dụng các thiết bị VP _ Đảm nhận công tác liên lạc cho admin Câu3: Các tiêu chuẩn của Admin HCVP + Admin HCVP là những người có trình độ chuyên môn về Qtrị và HCvp. + Chức vụ: Director Vice Director Head of …. Department + Tiêu chuẩn của Admin: _ Có trình độ chuyên môn về Qtrị và Hcvp _ Có khả năng dám nghĩ, dám làm, giám chịu trách nhiệm _ Có khả năng giảng dạy, đào tạo cấp dưới _ Có tính hài hước _ Có tài hùng biện, có sức thu hút, thuyết phục và biết cách phát huy thế mạnh của người khác. _ Và một số tiêu chuẩn khác… Nói chung Admin cần có tố chất: Tài trí song hành Gần xa đức độ Nhu cương hài hòa Tiến lùi chuẩn mực Kín hở hợp lý Câu4: Khái niệm, cách phân loại và biện pháp nâng cao công tác HĐ + Hoạch định là quá trình thu thập, xử lý thông tin và triển khai thực hiện công việc + Phân loại: Dựa vào phạm vi và tính chất công tác HĐ, phân làm 3 loại: _ HĐ tổ chức: xác định cơ cấu tổ chức: các phòng ban, vị trí sắp xếp… _ HĐ phân công: xác định số lượng và chất lượng cán bộ nhân viên HC _ HĐ công việc: xác định nơi và vị trí làm việc; sắp xếp tổ chức các cuộc họp, chuyến công tác của admin; cuộc tiếp khách. + Biện pháp nâng cao: Hiện nay, công tác HĐ vẫn là một khâu yếu của các Admin nước ta. _ Cần lập kế hoách phối hợp các hoạt động trong quá trình thực hiện _ Tổ chức thực hiện các công việc _ Phân công vông việc để cấp dưới tiền hành thực hiện _ Khi giao nhiệm vụ cho cấp dưới lên căn cứ vào đặc điểm tâm sinh lý của từng nhân viên… Chuyên gia tâm lý. Câu5: Khái niệm, mục đích và các bước xây dựng cơ cấu tổ chức HCVP + Khái niệm: Cơ cấu tổ chức HCVP là tập hợp các phòng ban, bộ phân, các nhân trong tổ chức được phân cấp, phân quyền và thực hiện nhiệm vụ công việc HCVP. + Mục đích: _ Cung cấp các dịch vụ HCVP cho các bộ phận trong tổ chức _ Giúp đỡ với tính chất tư vấn cho các bộ phận trong quyết định vấn đề HCVP _ Giúp phối hợp nguồn lực con người với các yếu tố khác + Các bước xây dựng cơ cấu tổ chức: _ Xác định số lượng công việc công việc HCVP _ Xác định mức độ các công việc: dựa vào số lượng và mức độ phức tạp của công việc _ Phân loại, sắp xếp các công việc gần gũi vào từng nhóm _ Bố trí nhân lực cho từng nhóm công việc _ Theo dõi để có kế hoạch điều chỉnh khi càn thiết. Câu6: Khái niệm, nội dung và công cụ kiểm tra công việc HC + Khái niệm: Kiểm tra công việc HC là việc so sánh, đo lường kết quả thực tế đạt được của các công cụ HC với chỉ tiêu kế hoạch đã đề ra, từ đó có kế hoạch điều chỉnh cho phù hợp. + Nội dung kiểm tra: _ Kiểm tra thông tin: update, chính xác, kịp thời, đầy đủ, hình thức trình bày… _ Kiểm tra tài chính: Lượng tiền mặt và dự trữ ngân quỹ _ Kiêm tra nhân viên: số ngày nghỉ, đi muộn, thái độ làm việc _ Kiểm tra công việc: số lượng công việc, mức độ dở dang, hoàn thành…. + Công cụ kiểm tra: _ Thông qua các biểu đồ, sơ đồ: GRATT, PERT _ Thông qua lịch làm việc _ Bằng các công cụ kiểm tra khác… Câu7: Tiết kiệm cử động: Tiết kiệm cử động là phương thức rất hiệu quả giúp giảm nhẹ cơ cấu HC của tổ chức thông qua các quy tắc sau: + Qtắc Cố gắng tối thiểu: _ Đặt các vật dụng liên quan đến công việc theo hình vòng cung và trong phạm vi sải tay để tiện thao tác và di chuyển _ Sử dụng kết hợp chân khi hai tay bận _ Chuyên môn hóa công việc theo từng giai đoạn: tức chia công việc phức tạp thành nhiều phần nhỏ, thực hiện xong từng công đoạn với khối lượng lớn sau đó mới chuyển sang công đoạn tiếp theo _ Không nên di chuyển nhiều và gián đoạn công việc: có thể sử dụng băng chuyền để chuyển tài liệu hoặc bàn xoay… _ Nên sử dụng các thiết bị máy móc hỗ trợ nếu có thể. + Qtắc cử động đối xứng nhịp nhàng: _ Nên sử dụng cả hai tay trong quá trình thực hiện nhưng cần lưu ý sự đối xứng và ngược hướng của đôi bàn tay _ Hạn chế vận động toàn thân trong quá trình làm việc _ Không nên xoay người đột ngột _ Nên vận động, thao tác nhẹ nhàng để tiết kiệm năng lượng… + Qtắc tiết kiệm khoảng trống và dụng cụ: _ nên chuẩn bị sẵn các dcụ cần sử dụng _ Sắp xếp chúng theo thứ tự thao tác _ Chú ý sắp xếp bàn ghế theo từng nhóm, quan tâm tới người sử dụng tay trái _ Nên bố bố không gian thích hợp, tạo hiệu quả cao trong cuộc họp. Câu8: Bố trí khung cảnh văn phòng: Khung cảnh văn phòng tác độngtrực tiếp đến hệ thần kinh, tâm lý của cán bộ nhân viên, ảnh hưởng tới năng suất lao động, do đó cần chú ý tới việc bố trí khung cảnh cho phù hợp: + Không khí và nhiệt độ: ảnh hưởng trực tiếp… một người cần 14m 3 k 2 sạch/ngày, nhiệt độ thích hợp nhất 22- 28 o C + Ánh sáng: ảnh hưởng tới hệ thần kinh, nên sử dụng ánh sáng tự nhiên, sử dụng ánh sáng nhân tạo liên tục. + Âm thanh: ảnh hưởng tới sự tập trung làm việc, do đó cần hạn chế. Các nguyên nhân gây ra tiếng ồn: _ Trao đổi, nói chuyện của nhân viên _ Đóng, mở cửa _ Điện thoại, vi tính, ho, sổ mũi _ Di chuyển bàn ghế… + Màu sắc: 3 màu chủ đạo: Đỏ, xanh và vàng, kết hợp các màu gọi là sự lai màu _ Nguyên tắc về màu: Màu nóng là màu tác động trực tiếp tới hệ thần kinh( đỏ hồng cam…), màu lạnh ngược lại( trắng đen xanh…) Màu sáng là màu giúp cho không gian rộng ra( trắng vàng xanh ), màu tối ngược lại( đen, xám…) _ Quy tắc phối màu: Với ánh sáng lạnh(nam, bắc), sơn màu nóng tường đối diện, ánh sáng nóng ngược lại Với phòng họp, trần trắng, tường sáng nhạt dần từ dưới lên Với phòng hẹp và dài, sáng 2 bức tường ngắn, tối 2 bức còn lại or sử dụng toàn bộ màu sáng Với phòng cá nhân Với phòng khách Với hành lang: màu tương phản Với nhà kho đồng màu tường, phản màu thiết bị dụng cụ Câu9: Tiết kiệm thời gian: + Đọc nhanh: _ Gián tiếp: nhờ cấp dưới đọc, tóm tắt, báo cáo. Ưu và nhược điểm _ Trực tiếp: Đọc nhẩm, ko nên xoay đầu khi đọc, mở rộng thị trường mắt, đối với 1 dòng đặt thị trường mắt vào chữ thứ 2 trở đi, ko nên quay lại… + Tiết kiệm thời gian tiếp khách: _ Chủ động gặp đối tác: Chủ động hẹn gặp đối tác, ko gặp trong phòng làm việc, nhờ cấp dưới kiểm soát thời gian _ Đóng cửa phòng làm việc + Tiết kiệm khi gọi điện thoại: _ Gọi đến, gọi đi và kết thúc cuộc gọi Câu10: Xử lý công văn đến: + Công văn đến là toàn bộ tài liệu, hồ sơ gửi từ các bộ phận cá nhân trong hoặc ngoài tổ chức tới bộ phận trung tâm. + Xử lý: _ Tiếp nhận công văn, bóc phong bì _ đóng dấu cvăn đến _ Vào sổ công văn _ Sắp xếp và phân loại công văn _ Xử lý công văn Câu11: Xử lý công văn đi: + Công văn đi là công văn gửi từ bộ phận trung tâm đến các bộ phận khác trong hoặc ngoài tổ chức + Xử lý: _ Đóng dấu vào cvăn có chữ ký hợp lệ _ Vào sổ cvăn _ Lập bản sao, lưu giữ 2 bản _ kiểm tra công văn: số trang, dấu _ Bọc phong bì _ Kiểm tra khi gửi Câu12: Lưu trữ hồ sơ: + Hồ sơ là toàn bộ tài liệu văn bản có liên quan với nhau để giải quyết công việc, mục đích cụ thể + Quá trình lưu trữ: _ Phân loại hồ sơ: 4 loại, cần thiết, qtrọng, thông thường và hủy bỏ _ Lập kế hoạch lưu trữ _ Lưu chuyển hồ sơ: định kỳ và vĩnh viễn _ hủy hồ sơ: thiêu hủy, xé, bán giấy vụn… Câu13: Hoạch định các cuộc họp: + Xác định thời gian: ấn định và đưa vào lệnh của tổ chức + Chuẩn bị tài liệu + Soạn thảo kế hoạch chuẩn bị + Đăng ký phòng họp + Lập lịch trình cuộc họp + Gửi giấy mời, thông báo: mục đích, khách mời… + Sắp xếp chỗ và phân bố tài liệu + Chuẩn bị các thiết bị nghe nhìn + Đảm bảo tính chất pháp lý, thống nhất của cuộc họp: bình đẳng, số đông… + Ghi bien bản cuộc họp: chính xác, đầy đủ, trung thực… Câu 14: Hoạch định chuyến công tác của Admin: + Phác thảo sơ bộ chuyến đi: _ Mục đích _ Địa điểm _ Thời gian họp _ Số ngày và số người đi, xen kẽ lịch + Lập hồ sơ chuyến đi: _ Lịch trình công tác _ Địa chỉ, sđt thoai, liên hệ đối tác _ Đặc trưng, phong tục nơi đến _ Tài liệu cần thiết _ Đồ dùng mang theo + Đăng ký phương tiện đi lại, đặt phòng, gặp gỡ đối tác. + Lên kế hoạch đảm nhiệm trách nhiệm ở nhà: _ Ủy quyền quản trị _ Thông báo cho đối tác _ Sửa đổi lịch nếu cần thiết _ Chuẩn bị báo cáo toàn bộ tình hình thực hiện công việc khi admin đi vắng . nhận công văn, bóc phong bì _ đóng dấu cvăn đến _ Vào sổ công văn _ Sắp xếp và phân loại công văn _ Xử lý công văn Câu11: Xử lý công văn đi: + Công văn đi. công việc người ta chia thành 4 loại chính: _ Soạn thảo văn bản( tài liệu) _ Quản lý tài liệu _ Thẩm định tài liệu, các hóa đơn tài chính . _ Truyền đạt thông