Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ 4 1.1. Những vấn đề lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2. Vai trò của công tác văn thư 4 1.1.3. Nội dung của công tác văn thư 5 1.2. Khái quát về Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé 6 1.2.1. Lịch sử hình thành 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé 8 Chương 2. TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ 10 2.1. Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 10 2.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 14 2.3. Quản lý và sử dụng con dấu 18 2.4. Công tác lập và lưu hồ sơ 20 2.4.1. Công tác lập hồ sơ 20 2.4.2. Công tác nộp lưu hồ sơ 21 2.4.3. Công tác bảo quản và khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu 22 Chương 3. GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ 24 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư tại Uỷ Ban Nhân Dân phường Bến Nghé 24 3.1.1. Ưu điểm 24 3.1.2. Hạn chế 25 3.2. Giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả 26 3.2.1. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 26 3.2.2. Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu khoa học đề tài thực qua việc khảo sát thực tế Uỷ Ban Nhân Dân phường Bến Nghé tham khảo tài liệu Tơi hồn tồn khơng chép tài liệu nghiên cứu người khác Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp lý vi phạm quyền LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài mơn phương pháp nghiên cứu khoa học nhận đươc động viên hỗ trợ từ nhiều người Tôi xin chân thành cảm ơn TS Lê Thị Hiền tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp, buổi thảo luận, cô người hướng dẫn, đạo tận tình đóng góp nhiều ý kiến q báu tạo điều kiện thuận lợi cho tơi hồn thành nghiên cứu Tôi xin chân thành cảm ơn Hội Đồng Nhân Dân – Uỷ Ban Nhân Dân ban ngành đoàn thể phường Bến Nghé tạo điều kiện cung cấp số liệu thông tin cần thiết địa phương giúp tơi hồn thành nghiên cứu Trong q trình nghiên cứu tơi gặp nhiều khó khăn mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nên dù cố gắng nên đề tài không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì tơi mong nhận góp ý từ thầy bạn để đề tài nghiên cứu tơi hồn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC MỞ ĐẦU Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ 1.1 Những vấn đề lý luận công tác văn thư .4 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Vai trò công tác văn thư 1.1.3 Nội dung công tác văn thư 1.2 Khái quát Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé 1.2.1 Lịch sử hình thành 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé Chương TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ .10 2.1 Quy trình tổ chức quản lý giải văn 10 2.2 Quy trình quản lý giải văn đến 14 2.3 Quản lý sử dụng dấu 18 2.4 Công tác lập lưu hồ sơ .20 2.4.1 Công tác lập hồ sơ .20 2.4.2 Công tác nộp lưu hồ sơ 21 2.4.3 Công tác bảo quản khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu .22 Chương GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ .24 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư Uỷ Ban Nhân Dân phường Bến Nghé 24 3.1.1 Ưu điểm .24 3.1.2 Hạn chế 25 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu 26 3.2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 26 3.2.2 Thường xuyên kiểm tra công tác văn thư 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư thiếu hoạt động quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội dù lớn hay nhỏ Các quan, đơn vị muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị - xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thơng tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo cơng tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu cơng tác văn phòng Nhận thức rõ điều đó, hiểu cần thiết đổi mới, nâng cao hiệu công tác văn thư địa bàn phường, hạn chế số lượng đề tài liên quan Vì tơi sinh viên lớp ĐHLT QTVP 16A định chọn nội dung công tác Văn thư làm đề tài nghiên cứu với tên gọi công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé Phạm vi nghiên cứu : Thời gian nhiên cứu 2017 Không gian nghiên : khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản, tiếp nhận văn đến, văn Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin, trực tiếp quan sát Phương pháp thu thập thơng tin gián tiếp, phân tích tổng hợp số liệu Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo Nguồn tin từ internet Thông tin từ báo cáo định kỳ Uỷ ban nhân dân Phường Bến Nghé Phương pháp đánh giá phân tích so sánh tài liệu thu thập với phần lý luận qy định nhà nước, quan, tổ chức, xác định điểm mạnh, hạn chế nguyên nhân hạn chế Từ đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé Phương pháp tổng hợp kết luận chung Lịch sử nghiên cứu Có thể khẳng định cơng tác văn thư hoạt động khó khăn phức tạp đòi hỏi phải có hiểu biết chun mơn kinh nghiệm thực tế Nói đến cơng tác văn thư có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu khoa học đề cập Chúng ta khái qt số cơng trình nghiên cứu sau: Cuốn sách Quy định pháp luật soạn thảo ban hành công tác văn thư lưu trữ TS Nghiêm Kỳ Hồng, Nxb Lao động năm 2016 Giáo trình nghiệp vụ văn thư trường đại họa Nội Vụ Hà Nội Giáo trình lý luận cơng tác văn thư Giáo Sư Vương Đình Quyền Hỏi đáp công tác văn thư, lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ quan Nhà nước, TS Nguyễn Thi Hà, Nxb Chính Trị Quốc Gia Trên sở thừa kế kết nghiên cứu tác giả tình hình thực tiễn, đề tài nghiên cứu em làm rõ nội dung công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu số vấn đề lý luận chung cơng tác văn thư Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé Trong thời gian qua, phân tích nguyên nhân ưu điểm hạn chế công tác Đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục khuyết điểm, hạn chế đồng thời nâng cao hiệu công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé nói riêng quan hành nói chung Cấu trúc đề tài Ngồi phần mở đầu đề tài có cấu trúc chương kết luận Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư khái quát Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé Chương 2: Thực trạng công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé Chương 3: Giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé Chương NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ 1.1 Những vấn đề lý luận công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan tổ chức (Quản lý văn nhà nước, TS Ngô Sỹ Trung, trang 12 ) Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho hoạt động quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đơn vị vũ trang Là hoạt động công việc vấn đề xây dựng văn giải văn hình hành hoạt động quan Các văn hình thành cơng tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu cao Công tác văn thư hoạt động gắn liền với văn giấy tờ hình thành hoạt động quan tổ chức, cơng tác văn thư hoạt động khởi đầu bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu hình thành hoạt động quan tổ chức, lập hồ sơ, quản lý sử dụng dấu 1.1.2 Vai trò cơng tác văn thư Cơng tác văn thư đóng vai trò quan trọng, cần thiết quan nói chung văn phòng nói riêng Xác định điều nên Uỷ ban nhân phường Bến Nghé trọng xây dựng phát triển công tác văn thư, đảm bảo công tác văn thư nhanh chóng, xác, bí mật khoa học Trong hoạt động quản lý hành nhà nước nay, lĩnh vực hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành gắn liền với văn có nghĩa gắn liền việc soạn thảo, ban hành tổ chức sử dụng văn Do vai trò cơng tác văn thư hoạt động quản lý quan trọng Giúp cán quan nâng cao hiệu suất cơng việc giải xử lý nhanh chóng, đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức bí mật quốc gia Nếu quan tâm làm tốt cơng tác cơng tác văn thư góp phần bảo đảm cho hoạt động hành nhà nước thơng suốt Nhờ góp phần nâng cao hiệu quản lý thúc đẩy nhanh chóng cơng cải cách hành 1.1.3 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân ( kỹ thuật soạn thảo văn bản, TS Ngô Sỹ Trung, trang 21 ) Trong năm gần nghiệp vụ cơng tác văn thư có bước phát triển, đáp ứng yêu cầu cải cách hành nhà nước Các nghiệp vụ công tác văn thư : Quản lý giải văn đến Tiếp nhận kiểm tra sơ văn Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Vào máy đăng ký văn đến Trình văn đến Sao văn đến Chuyển giao văn lưu văn Quản lý giải văn Kiểm tra văn Đăng ký đóng dấu văn Chuyển theo dõi văn Lưu đính văn Lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Giúp thủ trưởng lập danh mục hồ sơ hướng dẫn lập danh mục hồ sơ Hoàn chỉnh tập lưu văn để nộp vào lưu trữ quan Quản lý sử dụng dấu Bảo quản an toàn dấu quan loại dấu khác 1.2 Khái quát Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé 1.2.1 Lịch sử hình thành Quận hơm vùng đất trung tâm sài gòn Ngày sài gòn giải phóng mang tên Chủ Tịch Hồ Chí Minh tháng năm 1976, sở sáp nhập quận quận cũ, quận trở thành trung tâm hành chính, kinh tế, văn hóa, trị quan trọng hàng đầu thành phố Hồ Chí Minh với trình tiến độ thị hóa ngày cao Trong q trình đó, đến nghị Quốc Hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam thơng qua ngày 02 tháng 07 năm 1976, Uỷ Ban cấp đổi tên thành Uỷ ban nhân dân cấp Uỷ ban nhân dân Cách Mạng quận đổi tên thành Uỷ ban nhân dân quận tồn ngày hôm Quận chia làm 10 phường với tên cụ thể sau: Tân Định, Đa Kao, Cầu Kho, Bến Nghé, Bến Thành, Cơ Giang, Cầu Ơng Lãnh, Nguyễn Cư Trinh, Nguyễn Thái Bình, Phạm Ngũ Lão Mỗi phường có chức nhiệm vụ cụ thể quan trực thuộc quận có mối liên kết chặt chẽ với quận Phường Bến Nghé địa bàn trung tâm quận 1, thành phố Hồ Chí Minh, thành lập sở sáp nhập ba phường 8, 10 vào tháng 03 năm 1989 Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé quan hành nhà nước địa phương hệ thống tổ chức máy nhà nước vào luật tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2011 Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé trung tâm quận 1, Uỷ Ban Nhân Dân phường thực trở thành đơn vị hàng đầu nước công tác cải cách hành Uỷ Ban Nhân Dân phường Bến Nghé thành lập vào tháng 03 năm 1989 với xác nhập ba phường phường 8, 10 Trụ sở từ năm 1989 đến năm 2006 số nhà 62 Hồ Tùng Mậu, từ năm 2005 đến năm 2011 chuyển số nhà 29 Nguyễn Trung Ngan Có thể thấy năm qua Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé có bước chuyển lớn lao xây dựng kinh tế phát triển văn hóa xã hội, giữ vững phát huy ưu trung tâm thành phố mặt 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Chức : Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật, văn nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo dảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Nhiệm vụ, quyền hạn : Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân huyện phê duyệt, tổ chức thực kế hoạch Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn, dự toán thu, chi ngân sách địa phương phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình, dự tốn điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết lập toán ngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp, tổ chức thực ngân sách địa phương, phối hợp với quan nhà nước cấp việc quản lý ngân sách nhà nước địa bàn xã, thị trấn báo cáo ngân sách nhà nước Khi có nhu cầu mượn văn phận khác phải ghi lại số ký hiệu, thời gian, trích yếu nội dung văn cần mượn TIỂU KẾT Như chương tơi tìm hiểu đánh giá thực trạng công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé Từ nắm tình hình tổ chức cán làm cơng tác văn thư, tình hình quản lý đạo công tác văn thư, nội dung nghiệp vụ công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé 23 Chương GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư Uỷ Ban Nhân Dân phường Bến Nghé 3.1.1 Ưu điểm Công tác tổ chức cán Trình độ nhân viên Uỷ ban nhân dân phường đáp ứng tốt yêu cầu công việc Đặc biệt kinh nghiệm công tác giải công việc hàng ngày Các quy định Uỷ ban ban hành sở đạo Uỷ ban nhân dân thành phố Dựa yêu cầu triển khai thực ứng dụng tiến độ khoa học công -nghệ vào công tác văn thư, đặc biệt việc sử dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ công việc Một vấn đề quan trọng khác mà quan thực việc ban hành văn quy chế công tác văn thư lưu trữ Uỷ ban nhân dân quận, Uỷ ban nhân dân 10 phường quan, đơn vị trực thuộc quy chế quy định chi tiết công tác văn thư, lưu trữ quan, sở để phận văn thư Uỷ ban nhân dân tuân theo Tình hình ban hành văn tổ chức quản lý văn quan Nhìn chung loại văn quan ban hành theo thẩm quyền quy định Mẫu loại văn trình bày theo mẫu quy định nhà nước Quy trình ban hành văn Được thực theo quy định luật ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân ngày 16 tháng 12 năm 2003 Có thể nhận thấy quy trình ban hành văn Uỷ ban nhân dân thực cách chặt chẽ mang tính hiệu cao Cách lưu văn quan Được thực cách tương đối khoa học phần mềm 24 phủ sở phân thành nhiều loại sổ máy, đảm bảo cho việc quản lý, tra cứu thuận tiện Với tính chất quan hành cấp phường, loại văn quan ban hành lớn, việc sử dụng phần mềm cách lưu văn yêu cầu cần thiết Đối với văn đến Quy trình tiếp nhận giải văn đến quan thực quy chế công tác văn thư, lưu trữ Uỷ ban nhân dân Đối với việc lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ Uỷ ban nhân dân Việc lập hồ sơ cá nhân, đơn vị trình theo dõi, giải công việc lập hồ sơ Trong bảng quy chế đa quy định đầy đủ nội dung công tác 3.1.2 Hạn chế Về soạn thảo ban hành văn Tuy nhiên số văn có số sai sót thể thức, số văn quan ( cách 1- năm ) Chẳng hạn số văn phần trích yếu nội dung khơng có đường gạch dài từ 1/3 đến ½ dòng trích yếu nội dung, hay số lỗi cỡ chữ văn bản, mà hay sai phần cỡ chữ phần nơi nhận văn bản, theo quy định tên nơi nhận trình bày cỡ chữ 11, văn quan lại để cỡ chữ 12 Đây lỗi nhỏ trình soạn thảo văn cần ý để đảm bảo tính khoa học, xác thống Về quản lý sử dụng dấu Con dấu tài sản có giá trị pháp lý cần bảo vệ cẩn, mật Tuy công tác quản lý dấu Uỷ ban chưa chặt chẽ Trên thực tế dấu Uỷ ban nhân dân có nhiều nhân viên sử dụng để đóng nhân viên văn thư phụ trách dấu vắng mà khơng có giấy chuyển quyền Hạn chế cần khắc phục để đảm bảo tính nghiêm ngặt quản lý dấu cách khoa học Về việc lập hồ sơ tài liệu Việc lập hồ sơ chưa thực khâu theo quy định nhà 25 nước Tại quan có kho lưu trữ không giao nộp tài liệu vào kho mà bảo quản phòng Tài liệu khơng xác định giá trị tài liệu nên tài liệu khơng có giá trị bảo quản Ví dụ kho lưu hồ sơ văn thư văn phòng Uỷ ban nhân dân phường có thêm nhiều giấy tờ hết giá trị sử dụng giấy mời năm trước, giấy giới thiệu, phiếu chuyển, lịch công tác Hơn kho chứa nhiều loại báo, tạp chí qua sử dụng thực tế ảnh hưởng tới chất lượng bảo quản hồ sơ có giá trị khác kho lưu trữ gây tình trạng tốn diện tích kho bảo quản 3.2 Giải pháp nhằm nâng cao hiệu 3.2.1 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Văn phòng Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé có đầy đủ phương tiện máy móc phục vụ cho trình làm việc cán nhân viên Uỷ ban nhân dân Có thể nói sở vật chất, thiết bị máy móc phục vụ cho cơng tác văn phòng Ủy ban nhân dân phường đầy đủ, đại có chất lượng cao Với khả chịu áp lực công việc ngày cao, việc trang bị đầy đủ, đồng hệ thống sở vật chất, văn phòng phẩm đem lại hiệu cơng tác cao cho cán bộ, nhân viên Uỷ ban Nâng cao chất lượng hiệu làm việc cho văn phòng Uỷ ban nhân dân phường giai đoạn tới cần tổ chức triển khai thực tốt công tác tổ chức xếp lại cấu cán văn phòng theo kế hoạch Uỷ ban nhân dân phường tinh giảm biên chế quan Tuy nhiên, với cấu tổ chức máy văn phòng số văn phòng Uỷ ban nhân dân phường khác cấu tổ chức văn phòng cồng kềnh Có thể nói, máy tổ chức văn phòng Uỷ ban nhân dân phường chưa thực tinh giảm gọn nhẹ Trong thơi gian tới văn phòng Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé cần có kế hoạch tinh giảm biên chế kết hợp với cơng cải cách hành nhà nước để tạo cấu tổ chức hợp lý gọn nhẹ theo chuẩn nhà nước quy định văn phòng hành thuộc phường, xã Để đẩy mạnh việc ứng dụng khoa học kỹ thuật công nghệ thông tin 26 với việc xúc tiến đẩy mạnh trương trình ứng dụng cơng nghệ quản lý chất lượng ISO 9001-2000 vào hoạt động văn phòng Đây yếu tố quan trọng hàng đầu việc đại hóa cơng tác văn phòng quan nhà nước Tăng cường công tác đào tạo cán bộ, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức trị cho cán bộ, nhân viên văn phòng, thường xuyên cập nhập kiến thức thành tựu khoa học đại, từ giúp nâng cao trình độ chun mơn, khả nghiên cứu có giải pháp sáng tạo q trình thực cơng tác quan Cần ln quan tâm đến việc hồn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ chun mơn cảu văn phòng, đặc biệt hồn thiện quy chế hoạt động văn phòng Bên cạnh yêu cầu quan tâm đạo lãnh đạo Uỷ ban nhân dân phường Thực cải cách hành mang tính đồng nội Uỷ ban nhân dân phường toàn mười phường trực thuộc ứng dụng công nghệ thông tin hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001-2000 Bởi có phát triển hồn thiện, phối hợp thống phường quận đem lại hiệu phát triển kinh tế xã hội cao vững 3.2.2 Thường xuyên kiểm tra cơng tác văn thư Như thấy công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường thực cách có hiệu cao Để tiếp tục trì chất lượng cơng tác hiệu làm việc phận văn thư nói riêng phận khác, văn phòng cần ý Tiếp tục đẩy mạnh việc ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ, đặc biệt khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan, yếu tố quan trọng hàng đầu công tác văn thư giai đoạn Bên cạnh cần thường xuyên mở lớp tập huấn cán để nâng cao kiến thức kỹ làm việc Cơ quan cần xây dựng kế hoạch hoạt động tổng kết hoạt động công tác văn thư thời kỳ Uỷ ban toàn quan Đây 27 việc thê quan tâm biện pháp tích cực nâng cao hiệu cho công tác văn thư quan Mở rộng việc áp dụng quy trình hệ thống quản lý chất lượng ISO vào quản lý công tác văn thư để tạo bước đột phá hướng cơng tác cải cách hành đem lại hiệu cao, công tác văn thư nhanh gọn, xác, khoa học TIỂU KẾT Như chương 3, nêu giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé Trong đánh giá cụ thể thực trạng công tác văn thư Uỷ ban nhân dân phường đưa giải pháp kiến nghị để từ giúp Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé hiểu rõ nguyên nhân ưu, nhược điểm phường để sửa chữa theo quy định giúp cho công tác văn thư đạt hiệu tốt 28 KẾT LUẬN Nhìn chung Uỷ ban nhân dân phường quan chuyên mơn quan hành nhà nước cấp phường ( xã ) hệ thống tổ chức quản lý hành nhà nước Chức nhiệm vụ Uỷ ban nhân dân phường thể theo quy định nhà nước Uỷ ban nhân dân Về mơ hình tổ chức Uỷ ban nhân dân phường xây dựng theo mơ hình cổ điển Đây mơ hình phù hợp với chức nhiệm vụ quyền hạn văn phòng quan nhà nước địa phương Qua thực tiễn khảo sát thực tế Uỷ ban nhân dân phường, cách thức tổ chức làm việc cán nhân viên văn phòng tơn thủ theo nội quy quan Đảm bảo thời gian, chế độ làm việc, chấp hành quy định Trong quan hệ tiếp xúc với nhân dân khách đến liên hệ công tác cán nhân viên văn phòng ln thể thái độ niềm nở, ân cần, lịch sự, hướng dẫn tận tình, thể tinh thần trung trực, khách quan, vô tư thi hành công vụ Chấp hành nghiêm chế độ bảo mật, không cung cấp văn bản, tài liệu cho người khác chưa đồng ý thủ trưởng quan Cán nhân viên Uỷ ban nỗ lực học tập, bồi dưỡng, nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng nâng cao chất lượng hiệu công việc giao Uỷ ban nhân dân phường có tất máy móc phục vụ cho trình làm việc cán nhân viên văn phòng Bao gồm máy vi tính cho tất cán nhân viên Máy vi tính tạo thuận lợi cho trình làm việc cán nhân viên văn phòng, công tác soạn thảo văn bản, lưu trữ hồ sơ tài liệu, đặc biệt việc lưu thông tin qua mạng internet Ngồi có loại máy dụng cụ văn phòng : máy scan văn bản, máy in, máy fax, máy photocopy, điện thoại, máy lạnh, ghế xoay, bàn làm việc, bàn tiếp khách, tủ đựng hồ sơ tài liệu, tạo thuận lợi cho công tác cán bộ, nhân viên văn phòng làm việc Đặc biệt bên cạnh văn phòng Uỷ ban nhân dân phường ứng dụng cơng nghệ quản lý chất lượng ISO 9001-2000 công tác quản lý văn phòng 29 Giúp lãnh đạo quan có biện pháp khắc phục, phòng ngừa kịp thời điểm không phù hợp hệ thống đồng thời cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng Cuối việc ứng dụng ISO với việc ứng dụng công nghệ thông tin, đào tạo nguồn nhân lực, xếp tổ chức máy, tách chức quản lý hành , góp phần xây dựng quy trình giải hồ sơ hành chính, giúp cho cán bộ, nhân viên giải cơng việc nhanh chóng, xác hơn, hạn chế sai xót Như thấy Uỷ ban nhân dân phường xây tổ chức theo hướng ngày đại hóa, hiệu làm việc văn phòng nhìn chung đạt kết tốt Để đạt điều cấu tổ chức Uỷ ban cần hợp lý hóa dần nguồn cán lẫn mơ hình xếp, bố trí phận cơng tác Việc ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác thời gian vừa qua quan đạt nhiều thành tựu quan trọng, hệ thống quản lý công nghệ thông tin Uỷ ban đem lại nhiều thuận lợi cho q trình hoạt động, cơng tác, đặc biệt công tác quản lý văn phần mềm quản lý công văn hồ sơ cơng việc Uỷ ban nhân dân có tác dụng làm giảm số lượng loại sổ sách, giúp cho việc tra cứu văn hồ sơ trỏ nên thuận lợi Do giai đoạn tới cần tiếp tục đẩy mạnh triển khai ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào hoạt động Uỷ ban nhân dân nói chung văn phòng nói riêng Đối với nguồn cán văn phòng, quan cần thường xuyên tạo điều kiện nâng cao cập nhập kiến thức mới, trình độ chuyên mơn nghiệp vụ thơng qua khóa đào tạo bồi dưỡng ngắn hạn dài hạn Tạo điều kiện cho cán lãnh đạo nghiên cứu nâng cao trình độ lực quản lý Để nâng cao hiệu làm việc Uỷ ban nhân dân phường, thời gian gian tới quan cần đẩy mạnh xúc tiến chường trình ứng dụng tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001-2000 vào công tác văn phòng Đây yêu cầu cấp thiết quan trọng việc cải cách hành nhà nước đố với cơng tác văn phòng quan nhà nước 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO Công văn 425/VTLTNN-NVTW cục văn thư lưu trữ Nhà Nước V/v hướng dẫn quản lý văn văn đến 2.Lê A, Đinh Thanh Huệ 1997, Tiếng Việt thực hành, Nxb Giáo dục Hà Nội Lưu Kiếm Thanh 2006, Gíao trình hành văn phòng quan nhà nước, NXB Gíao dục, Hà Nội 31 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức máy Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé GCHỦ TỊCH RCÔNG AN VĂN PHÒNG THỐNG KÊ TƯ PHÁP HỘ TỊCH QUÂN SỰ PHƯỜNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN PHĨ CHỦ TỊCH VĂN HỐ – XÃ HỘI PHĨ CHỦ TỊCH KINH TẾ - ĐỊA CHÍNH XÂY DỰNG Địa chính-xây dựng Sản xuất kinh doanh Thuế nhà đất Thuế công thương nghiệp Thương binh xã hội Văn hóa thơng tin – thể dục thể thao Dân số gia đình trẻ em Y tế Giáo dục đào tạo Phụ lục Mẫu sổ đăng ký văn Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé Bìa ngồi: ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ SỔ CÔNG VĂN ĐI Năm: Từ sổ: .đên sổ Từ ngày: đến ngày Quyển sổ: Trang nội dung: STT Ngày cấp công văn Tên loại văn Nội dung Nơi nhận Phụ lục Mẫu phong bì thư Uỷ ban nhân dân phường Bến Nghé THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH-Q1 UBND PHƯỜNG BẾN NGHÉ Số 29 Nguyễn Trung Ngạn, quận ĐT: 083.822.210 – 38.211.860 Kính gửi: Ngư ời ký Phụ lục Sổ chuyển giao công văn ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ SỔ CHYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐI Năm: Quyển sổ: Trang nội dung Ngày tháng gửi văn Số ký hiệu văn Tên loại trích yếu nội dung Nơi nhận Ký nhận Phụ lục Mẫu dấu đến sử dụng quan VĂN PHỊNG UBND P BẾN NGHÉ CƠNG VĂN ĐẾN SỐ Ngày tháng năm Phụ lục Mẫu sổ đăng ký văn đến ỦY BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG BẾN NGHÉ SỔ CÔNG VĂN ĐẾN Năm : Từ số: đến số Từ ngày: đến ngày Quyển sổ: Trang nội dung S T T S ố k ý hi ệu N gà y n hậ n N ội d u n g Đ n vị k ý C h ứ c v ụ n g ời k ý N g ời n hậ n N n hậ n Phụ lục Mẫu sổ chuyển giao văn đến UBND PHƯỜNG BẾN NGHÉ SỔ CHUYỂN GIAO CÔNG VĂN ĐẾN Năm: Quyển sổ: Trang nội dung Ngày chuyển Số ký hiệu văn Số sổ Ký nhận Ghi ... điều kiện cho việc y chứng thực Chỉ đóng dấu lên văn có chữ ký hợp lệ Nghiêm cấm việc đóng dấu lên mẫu giấy in sẵn chưa có chữ ký đóng dấu khống Dấu đóng lên 1/3 chữ ký phía trái Đối với loại dấu... tay đóng dấu lên văn Dấu đóng lên văn có đầy đủ nội dung trình bày thể thức, có chữ ký họ tên người có thẩm quyền ký Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn chiều mực dấu quy định Dấu đóng chùm lên 1/3 chữ... theo chiều thẳng đứng hình quốc huy Khơng đóng dấu khống Việc đóng dấu lên phụ lục kèm văn dấu đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, dấu nồi