Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu . 2 3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu của đề tài . 2 4. Mục đích và nhiện vụ nghiên cứu . 2 6.Giả thuyết khoa học . 4 7. Ý nghĩa thực tiến của đề tài 4 8. Cấu trúc của đề tài 4 Chương 1. TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 5 1.1. Khái quát chung về chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng 5 1.1.1 Chất lượng. 5 1.1.1.1. Khái Niệm . 5 1.1.1.2. Đặc điểm 6 1.1.2. Hệ thống quản lý chất lượng 6 1.1.2.1. Quản lý chất lượng 6 1.1.2.2. Hệ thống quản lý chất lượng 7 1.1.3. Các nguyên tắc của quản lý chất lượng 8 1.2. Tổng quan về ISO 9001: 2008 9 1.2.1. Khái quát về ISO 9 1.2.2. Khái quát về bộ tiêu chuẩn ISO 9000 9 1.2.3. Tổng quan về tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 10 1.2.4. Lợi ích của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 11 1.3. Tiểu kết 12 Chương 2. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA VÀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001: 2008 TẠI MỘT SỐ CƠ QUAN DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY 13 2.1.Áp dụng ISO 9001: 2008 vào công tác văn phòng 13 2.1.1. Vai trò của áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 13 2.1.2. Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 14 2.1.3. Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 trong công tác văn phòng 15 2.1.4. Yêu cầu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Trong công tác văn phòng 16 2.2. Thực trạng ứng dụng ISO 9001: 2008 tại văn phòng các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam nói chung 17 2.3. Thực trạng áp dụng ISO 9001: 2008 tại một số cơ quan cụ thể 18 2.4. Tiểu kết 25 Chương 3. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP ĐỂ TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG ISO 9001: 2008 TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC Ở VIỆT NAM HIỆN NAY 27 1. Tổ chức quản lý việc thực hiện ISO 27 2. Xây dựng Hệ thống quản lý phải phù hợp với thực tế , cải tiến thường xuyên 28 3. Đào tạo nguồn nhân lực 29 4. Cải tiến công tác tiếp nhận thông tin 30 5. Cần chú ý tác động của văn hóa đến việc áp dụng ISO 30 6. Các tổ chức tư vấn, đánh giá áp dụng tiêu chuẩn ISO phải có đủ năng lực 32 7. Tiểu kết 33 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 38 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tập tơi thực để phục vụ cho q trình học tập, nghiên cứu đồng thời áp dụng vào công việc thực tiễn Nội dung đề tài sản phẩm q trình tích lũy kiến thức q trình thu thập thơng tin, tư liệu từ sở thực tế tài liệu thống Tơi xin chịu trách nhiệm tập MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu .2 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiện vụ nghiên cứu 6.Giả thuyết khoa học Ý nghĩa thực tiến đề tài .4 Cấu trúc đề tài .4 Chương TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 1.1 Khái quát chung chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng 1.1.1 Chất lượng 1.1.1.1 Khái Niệm 1.1.1.2 Đặc điểm 1.1.2 Hệ thống quản lý chất lượng .6 1.1.2.1 Quản lý chất lượng 1.1.2.2 Hệ thống quản lý chất lượng 1.1.3 Các nguyên tắc quản lý chất lượng .8 1.2 Tổng quan ISO 9001: 2008 .9 1.2.1 Khái quát ISO 1.2.2 Khái quát tiêu chuẩn ISO 9000 1.2.3 Tổng quan tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 10 1.2.4 Lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 .11 1.3 Tiểu kết 12 Chương MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA VÀ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001: 2008 TẠI MỘT SỐ CƠ QUAN DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY 13 2.1.Áp dụng ISO 9001: 2008 vào cơng tác văn phòng .13 2.1.1 Vai trò áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phòng 13 2.1.2 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác văn phòng 14 2.1.3 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác văn phòng 15 2.1.4 Yêu cầu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 Trong công tác văn phòng 16 2.2 Thực trạng ứng dụng ISO 9001: 2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam nói chung 17 2.3 Thực trạng áp dụng ISO 9001: 2008 số quan cụ thể 18 2.4 Tiểu kết 25 Chương MỘT SỐ KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP ĐỂ TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG ISO 9001: 2008 TRONG CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC Ở VIỆT NAM HIỆN NAY .27 Tổ chức quản lý việc thực ISO 27 Xây dựng Hệ thống quản lý phải phù hợp với thực tế , cải tiến thường xuyên 28 Đào tạo nguồn nhân lực 29 Cải tiến công tác tiếp nhận thông tin .30 Cần ý tác động văn hóa đến việc áp dụng ISO 30 Các tổ chức tư vấn, đánh giá áp dụng tiêu chuẩn ISO phải có đủ lực 32 Tiểu kết 33 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .38 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nên kinh tế thị trường tạo nên cạnh tranh mạnh mẽ, khốc liệt hết; đặc biệt bối cảnh kinh tế Việt Nam hội nhập sâu rộng vào kinh tế khu vực giới; đó, tổ chức, doanh nghiệp phải tuân theo quy luật mang tính tồn cầu Các tổ chức, doanh nghiệp có lực vượt trội quản lý điều hành, quản trị tài chính, quản trị chiến lược, có ưu lợi rõ rệt; song hành với tổ chức có lực yếu gặp nhiều khó khăn cạnh tranh phải tự đào thải Việc đưa công cụ quản lý tiên tiến Thế giới theo tiêu chuẩn ISO vào tổ chức, doanh nghiệp cần thiết; giúp cho tổ chức quy trình hóa hoạt động, qua chuẩn hóa thiết lập chuẩn mực cần thiết để kiểm soát hoạt động; tạo lập cách thức làm việc thống cung cấp đầu tin cậy, ổn định, chất lượng Từ nâng cao chất lượng quản lý, điều hành; nâng cao hiệu quả, chất lượng sản phẩm; Ứng dụng ISO9001:2008 vào quan tổ chức Việt Nam bước tiến quan trọng việc thúc đẩy kinh tế lên, ứng dụng góp phần nâng cao tiến độ cơng việc, đồng hóa quy trình thủ tục, bớt thời gian để hồn thành, việc ứng dụng đưa vào ứng dụng chưa phổ biến; Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phòng quan đóng vai trò quan trọng, giúp cho hoạt động văn phòng diễn trơi chảy hơn, khoa học hơn, nâng cao ý thức làm việc cán công chức, nhân viên, tạo thiện cảm cho đối tác, khách hàng tới làm việc với quan, tổ chức việc áp dụng ISO cơng tác văn phòng quan, tổ chức nước ta cần đẩy mạnh, giám sát kỹ lưỡng trình xây dựng áp dụng tiêu chuẩn Từ em muốn chọn đề tài: “ Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001:2008 quan tổ chức Việt Nam nay” Lịch sử nghiên cứu Vấn đề thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam nhiều tác giả tập trung nghiên cứu như: - PGS.TS Trần Kim Dung (2006), Giáo trình quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống kê, Hồ Chí Minh - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003), Giáo trình quản lý chất lượng, NXB Hà Nội - Giáo trình quản trị chất lượng tác giả Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự, Nxb Đại học kinh tế quốc dân, 2012 - Hướng dẫn áp dụng ISO 9001:2008 Việt Nam tác giả Nguyễn Chí Phương, Nxb Khoa học kỹ thuật, 2014 - Quản lý chất lượng theo ISO 9000 nhóm tác giả Phó Đức Trù, Vũ Thị Hồng Khanh, Phạm Hồng, Nxb Khoa học kỹ thuật, 1999 Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam - Về thời gian: thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 thời gian Mục đích nhiện vụ nghiên cứu Xây dựng áp dụng ISO 9001: 2008 công tác văn phòng quan, tổ chức giúp phát huy tối đa nguồn lực người, nâng cao hiệu xuất lao động chất lượng công việc Việc xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phòng có phù hợp với quan tổ chức hay không quan trọng, xây dựng phù hợp văn phòng phát huy chức năng, nhiệm vụ cho quan tổ chức,ngược lại xây dựng khơng phù hợp văn phòng khó phát huy hết chức năng, nhiệm vụ cho tổ chức Những hiệu đạt : - Giảm thiểu tối đa sai sót cơng việc - Giúp Nâng cao tin tưởng nội bộ, thúc đẩy cố gắng công việc nhân viên - Nâng cao hình ảnh, uy tín doanh nghiệp khách hàng đối tác -Thúc đẩy hiệu làm việc phòng ban, phận - Kế thừa tri thức nhân viên công ty phát huy mạnh cơng ty có nhiều kinh nhiệm - Năng lực nhân viên công ty ngày nâng cao - Cải thiện uy tín tổ chức thông qua việc ngày nâng cao khả thỏa mãn khách hàng Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng: Đề tài nghiên cứu dựa tảng phương pháp luận chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử Trong trình nghiên cứu tác giả sử dụng phương pháp nghiên sau : - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; -Phương pháp phân tích tổng hợp; -Phương pháp điều tra khảo sát, vấn trực tiếp với ban lãnh đạo cán phụ trách; 6.Giả thuyết khoa học - Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 công tác văn phòng quan, tổ chức Cải thiện uy tín tổ chức thơng qua việc ngày nâng cao khả thỏa mãn khách hàng, Giảm thiểu tối đa sai sót cơng việc - Phát điểm hạn chế, điểm chưa đạt yêu cầu, từ đưa giải pháp hiệu để khắc phục Ý nghĩa thực tiến đề tài - Đưa sở lý luận nghiên cứu vấn đến ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 cơng tác văn phòng quan tổ chức -Cung cấp khoa học cho việc xây áp dụng tiêu chuẩn ISO cho phù hợp quan, tổ chức Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu , kết thúc danh mục tài liệu tham khảo nội dung đề tài gồm 03 chương : Chương 1: Tổng quan ISO 9001: 2008 Chương 2: Áp dụng ISO 9001: 2008 vào công tác văn phòng thực trạng ứng dụng ISO 9001: 2008 số quan doanh nghiệp Việt Nam Chương 3: Một số kiến nghị, giải pháp, nâng cao hiệu việc áp dụng ISO9001:2008 Chương TỔNG QUAN VỀ TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 1.1 Khái quát chung chất lượng, hệ thống quản lý chất lượng 1.1.1 Chất lượng 1.1.1.1 Khái Niệm Chất lượng thuộc tính chất vật, đặc tính khách quan vật, rõ gì, chất lượng định nghĩa phức tạp mà người thường hay gặp phải hoạt động Có nhiều cách định nghĩa khác tùy thuộc vào góc độ nhà quan sát, có quan niệm cho rằng: “ sản phẩm chất lượng mặt vượt trội so với sản phẩm loại thị trường” có quan điểm lại cho “ sản phẩm đạt chất lượng đáp ứng nhu cầu, mong muốn khách hàng” Trong điều kiện nay, thị trường hàng hóa ngày mở rộng mang tính tồn cầu, tính cạnh tranh tăng cao Chính thế, doanh nghiệp toàn giới, lĩnh vực ngành nghề quan tâm đến chất lượng có nhìn nhận đắn chất lượng Xung quanh vấn đề này, có nhiều quan điểm khác nhau, có số quan điểm chính: - Chất lượng phù hợp với yêu cầu sử dụng mục đích sử dụng (Joseph Juran) - Chất lượng thỏa mãn tối đa yêu cầu người tiêu dùng (Ishikawa Kaoru) - Philips Crosby định nghĩa: “ chất lượng phù hợp với yêu cầu” - Theo tiến sỹ Eward Deming: “ chất lượng phù hợp với mục đích sử dụng hay thỏa mãn khách hàng” - “ chất lượng tập hợp đắc tính thực thể tạo cho thực thể tạo cho thực thể khả thoản mãn nhu cầu đề nhu cầu tiềm ẩn” (ISO 8402) - Theo giáo sư Kaoru Ishikawa- Nhật: “ chất lượng khả thỏa mãn nhu cầu thị trường với chi phí thống nhất” - Chất lượng mức độ tập hợp đặc tính làm thỏa mãn nhu cầu (ISO 9000-2000) Như ta thấy rằng: chất lượng khả tập hợp tính chất, đặc trưng sản phẩm, hệ thống hay trình theo xu hướng cải tiến nhằm đáp ứng nhu cầu thỏa mãn khách hàng 1.1.1.2 Đặc điểm Chất lượng tổng hợp đặc tính sản phẩm đó: - Đặc tính kỹ thuật: đặc tính đặc trưng chi tiết kỹ thuật độ tin cậy, độ xác, độ an tồn, tuổi thọ… - Đặc tính kinh tế: sở đặc tính kinh tế đặc tính kỹ thuật tổ chức, kỹ thuật tốt tạo cho sản phẩm có độ xác cao, độ tin cậy cao, vận hành tốt phí sản xuất tăng lên chi phí sử dụng thấp - Một sản phẩm có chất lượng phải sản phẩm làm thỏa mãn yêu cầu người tiêu dung Nếu sản phẩm lý mà khơng đáp ứng nhu cầu bị coi có chất lượng kém, cho dù trình độ cơng nghệ để chế tạo sản phẩm đại - Chất lượng sản phẩm mang tính tương đối: chất lượng thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu biến động nên chất lượng biến động theo thời gian, không gian, điều kiện sử dụng: - Chất lượng vừa mang tính cụ thể, vừa mang tính trừu tượng: Nhu cầu công bố rõ rang dạng quy định, tiêu chuẩn có chi phí phát trình sử dụng 1.1.2 Hệ thống quản lý chất lượng 1.1.2.1 Quản lý chất lượng Quản lý chất lượng tập hợp hoạt động chức quản lý chung, xác định sách chất lượng, mục đích, trách nhiệm thực chúng thơng qua biện pháp như: lập kế hoạch chất lượng, điều khiển chất lượng, đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng khuôn khổ hệ thống chất lượng ( ISO 8402:1994) Theo GOST 15467-70 “ Quản trị chất lượng xây dựng, đảm bảo trì mức, chất lượng tất yếu sản phẩm thiết kế, chế tạo, lưu thông tiêu dung” điều thể cách kiểm tra chất lượng có hệ thống tác động tích cực đến nhân tố, điều kiện ảnh hưởng đến sản phẩm Giáo sư, tiến sỹ Kaoru Ishikawa cho rằng: “ Quản trị chất lượng hoạt động có chức quản lý chung nhằm đề mục tiêu chất lượng, sách chất lượng thực chúng biện pháp hoạch định chất lượng, kiểm soát chất lượng, đảm bảo chất lượng cải tiến chất lượng khuôn khổ định” Như quản lý chất lượng trình trình, hoạt động quản lý không đơn làm chất lượng hoạt động kỹ thuật Đối tượng quản lý chất lượng trình, hoạt động, sản phẩm dịch vụ Mục tiêu quản lý chất lượng nâng cao mức thỏa mãn sở chi phí tối ưu 1.1.2.2 Hệ thống quản lý chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng tổ chức, công vụ, phương tiện để thực mục tiêu chức quản lý chất lượng Đối với doanh nghiệp, hệ thống quản lý chất lượng tổ hợp cấu tổ chức, trách nhiệm, thủ tục, phương pháp nguồn lực để thực hiệu trình quản lý chất lượng Hệ thống quản lý chất lượng tổ chức có nhiều phận hợp thành, phận ngày có quan hệ mật thiết tác động qua lại với Theo TCVN ISO 9000: 2007 thì: “ Hệ thống quản lý chất lượng tập hợp yếu tố có liên quan tương tác để định hướng kiểm soát tổ chức chất lượng” Hiểu cách đơn giản hệ thống quản trị chất lượng hệ thống quản trị có phân rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn thành viên doanh nghiệp, tất công việc quy định thực theo cách thức định nhằm trì hiểu ổn định hoạt động Hệ thống quản lý chất lượng phương tiện để thực mục tiêu chức quản trị chất lượng Theo Tổ chức quốc tế tiêu chuẩn hóa “ Hệ thống quản trị chất lượng bao gồm yếu tố: cấu tổ chức; quy định mà tổ chức tuân thủ; trình” điều khơng thể làm sản phẩm, dich vụ có chất lượng tập thể khơng thể tồn tập thể mạnh hay đà phát triển Khơng khí làm việc bị ảnh hưởng đời sống tinh thần cán tốt lành mạnh Một tổ chưc phát huy lôi kéo nhân viên tham gia, phấn đấu mục đích chung định tổ chức, việc vận hàng tốt biết sử dụng tốt chức văn hóa chức nhận thức để đào tạo, giáo dục người có ý thức trách nhiệm mục đích chung, chức thẩm mỹ để người quan điểm phân đấu, nâng cao chất lượng.Kinh nghiệm số quan cho thấy tổ chức Đảng, Đoàn niên cơng đồn động viên tham gia để cấp, cán thấy quyền lợi trách nhiệm trình xây dựng áp dụng HDTQCL Qua phân tích cho thấy vai trò quan trọng văn hóa đến thành công hiệu Hệ thống quản lý chất lượng sử dụng truyền thống văn hóa đẹp, tích cực dân tộc nói cung, chức văn hóa để đẩy mạnh việc áp dụng công cụ quản lý; Các tổ chức tư vấn, đánh giá áp dụng tiêu chuẩn ISO phải có đủ lực Khơng phải tổ chức muốn áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 để có đủ khả triển khai chương trình, khơng phải tổ chức đủ điều kiện tiên nguồn lực, kinh nghiệm, trường hợp tự thực xây dựng hệ thống quản lý theo ISO Chính vậy, phương án lựa chọn nhà tư vấn để hướng dẫn, hỗ trợ việc xây dựng, đưa vào vận hành hệ thống quản lý cách có hiệu lực hiệu thưc Chất lượng nhà tư vấn cần đảm bảo số tiêu chí sau: - Tính chuyên nghiệp chuyên gia tư vấn: tư cách, phẩm chất, trình độ học vấn, kiến thức chuyên môn tổng hợp, kỹ năng, kinh nghiệp trải qua lĩnh vực tư vấn liên quan - Sự hợp tác: nhà tư vấn phải đặt vào vị trí thành viên tổ chức để 32 tăng cường tối đa hợp tác tư vấn với cán tổ chức mục tiêu chung tránh việc hình thành khoảng cách vơ hình hai bên làm giảm hiệu hợp tác - Chuyên gia tư vấn phải có khả đáp ứng nhanh, hiệu nơi, lúc để hướng dẫn hỗ trợ tổ chức tháo gỡ vướng mắc thực dự án - Các tổ chức tư vấn cần tạo them uy tín cho thể qua việc đưa khách hàng chấp nhận rộng rãi, điều không với tổ chức tư vấn có danh sách khách hàng tư vấn thật dài, mà có hoạt động thành tích khác mà tổ chức tư vấn đạt lợi ích cho cộng đồng, xã hội - Nội địa hóa cơng tác chứng nhận, nội địa hóa đội ngũ chuyên gia tham gia xây dựng áp dụng theo yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế Chủ động lực lượng chuyên gia đủ mạnh lượng chất để sẵn sàng tham gia dự án cần thiết, để đảm bảo chất lượng tiến độ dự án Trước đây, việc tư vấn hoàn toàn phụ thuộc vào chuyên gia nước ngoài, chưa phát huy nguồn lực nước, chi phí cao Cần phải có chế tài cá nhâ, quan nước làm dịch vụ tư vấn, đánh giá cấp chứng ISO, đay lỗ hổng lớn dẫn đến tình trạng chất lượng chứng ISO cấp cho đơn vị nhiều không đạt yêu cầu, hệ thống pháp luật nên có văn bổ sung chế tài vấn đề Tiểu kết Qua nội dung trình bày chương cho thấy áp dụng tiêu chuẩn ISO khâu đột phá thúc đẩy phát triển hoạt động công việc nói riêng, thúc đẩy kinh tế- xã hội nói chung Để áp dụng ISO hiệu phát huy tối đa tác dụng đòi hỏi nhà quản lý, lãnh đạo cần phải thực thi nhiều giải pháp quan trọng nhân sự, phía lãnh đạo quản lý, phía quan tư vấn đánh giá đồng thời cần phải sửa đổi bổ sung tiêu chuẩn ISO thường xuyên cho phù hợp với tình hình thực tế cơng việc cá nhân, đơn vị cư quan doanh nghiệp, cần đẩy mạnh công tác đào tạo đội ngũ Cán cơng chức, CNV để dễ dàng việc thực 33 nhiệm vụ giao đồng thời cần có hỗ trợ hợp tác phòng ban, đơn vị quan để hồn thành nhiệm vụ cách nhanh nhất, bên cạnh việc truyền đạt xử lý thôn tin quan trọng, việc tiếp nhận cập nhập thông tin ảnh hưởng lớn tới chất lượng hoạt động công việc 34 KẾT LUẬN Việc áp dụng ISO cơng tác văn phòng có vai trò quan trọng, mục đích ISO thúc đẩy phát triển tiêu chuẩn hóa cơng việc có liên quan đến q trình này, nhằm mục đích tạo thuận lợi cho q trình, hoạt động cá nhân, đơn vị Vai trò ISO 9001: 2008 đa dạng phong phú hoạt động văn phòng, có nhiều mục đích ý nghĩa khác tùy thuộc vào yêu cầu tổ chức, qua thực tế ta thấy số vai trò Nâng cao hình ảnh, uy tín quan, doanh nghiệp khách hàng, nâng cao tin tưởng nội bộ, thúc đẩy cố gắng công việc nhân viên; nâng cao tinh thần trách nhiệm nhân viên; kế thừa tri thức nhân viên công ty phát huy mạnh quan, doanh nghiệp từ lực nhân viên ngày cao hơn, giảm thiểu sai sót cơng việc nhân viên dễ dàng tiếp nhận công việc từ cải thiện uy tín quan, doanh nghiệp thông qua việc ngày nâng cao khả thỏa mãn khách hàng đối tác Tuy nhiên việc áp dụng hiệu nghiêm túc ISO quan, doanh nghiệp Việt Nam khơng phải vấn đề dễ dàng, quy trình thủ tục chưa chuyên nghiệp, hồ sơ giấy tờ liên quan rườm rà nặng nề, đơi lúc chồng chéo lên Việc thực ISO khơng đòi hỏi quy trình cơng nghệ sản xuất đại nhân trình độ cao mà mục đích nhằm thiết lập hệ thống ổn định cho trình cung cấp sản phẩm dịch vụ phù hợp với tình hình doanh nghiệp Vậy nguyên nhân đến từ đâu Nguyên nhân thứ tâm, việc đầu tư thời gian, công sức lãnh đạo quan, doanh nghiệp hệ thống lại công việc quản lý thời gian qua, công việc thực tốt tiêu chuẩn hóa, soạn thành quy trình, quy định, hướng dẫn cơng việc để làm cơng việc đòi hỏi cấp lãnh đạo thực đầu tư công sức thời gian ủy thác cho nhân viên hết Nguyên nhân dẫn đến việc áp dụng ISO quan doanh nghiệp Việt Nam chưa thực hiệu là: văn hóa, tinh thần làm việc, tinh thần 35 trách nhiệm người chưa cao, doanh nghiệp, quan chưa coi trọng thiết lập “ngân hàng liệu lỗi’ việc xác định ngân hàng liệu lỗi quan trọng cho người đặc biệt cho nhân viên để hạn chế lỗi thực cơng việc Để áp dụng có hiệu ISO cần phải thực số việc như: thường xuyên tổ chức quản lý việc thực ISO, đào tạo lực nhân viên, cập nhật, xử lý thông tin thường xuyên kịp thời, đồng thời cần có hỗ trợ hợp tác phòng ban, đơn vị quan để hoàn thành nhiệm vụ cách nhanh nhất, bên cạnh việc truyền đạt xử lý thơn tin quan trọng, việc tiếp nhận cập nhập thông tin ảnh hưởng lớn tới chất lượng hoạt động công việc Sửa đổi cải tiến ISO cho phù hợp với thực tế công việc quan, doanh nghiệp Trong điều kiện thực tế ngày trở nên khó khăn phức tạp, để tồn phát triển cách bền vững đòi hỏi quan, doanh nghiệp phải chuẩn hóa tồn hoạt động Việc xây dựng hệ thống ISO 9001: 2008 công tác văn phòng bước cần thiết đắn giúp quan doanh nghiệp phát triển trì Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện nhất, góp phần nâng cao lực cạnh tranh quan, doanh nghiệp Bên cạnh khó khăn việc áp dụng ISO quan, doanh nghiệp Việt Nam có nhiều thuận lợi : Trong năm gần đây, quan ln coi cải cách hành khâu đột phá nhiệm vụ trọng tâm cần thực hiện, trình xây dựng áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO quạn Lãnh đạo quan, doanh ngiệp có tâm cao tổ chức đạo tập trung, liệt từ khâu lập kế hoạch, xây dựng đến tổ chức áp dụng trì thường xuyên hệ thống quan, doanh nghiệp Nhìn chung Cán cơng chức Bộ có nhận thức tốt tác dụng việc triển khai hệ thống, từ vào cuộc, có nhiều ý kiến tham gia đóng góp có ý thức chấp hành tốt Từ thuận lợi gặt hái nhứng thành công bước đầu việc áp dụng ISO, 36 đạt nhiều thành tựu đáng kể có quy trình chuẩn hóa chất lượng, nhiều cơng đoạn, hiệu công việc cải thiện đáng kể, uy tín quan, doanh nghiệp ngày nâng cao, uy tín doanh nghiệp Việt Nam ngày biết đến nhiều hơn, vươn tầm khu vực giới Nhìn chung việc áp dụng ISO doanh nghiệp có phẩn khởi sắc so với quan nhà nước tính động yêu cuầu cao lợi nhuận thúc đẩy doanh nghiệp trú trọng áp dụng 37 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Khoa học công nghệ (2006), Quyết đinh số 17/2006/QĐ-BKHCN ngày 12/9 Về việc ban hành Quy định hoạt động tư vấn, đánh giá, chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001: 2000 quan hành nhà nước, Hà Nội Bộ Khoa học công nghệ (2007), Quyết định số 2614/QĐ-BKHCN ngày 07/11Về việc Ban hành quy định cơng khai thủ tục hành thái độ, tác phong cán bộ, công chức việc cấp giấy xác nhận đủ điều kiện thực tư vấn, đánh giá; cấp giấy chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 quan hành nhà nước, Hà Nội Bộ Khoa học công nghệ (2010), Thông tư số 01/2010/TT-BKHCN ngày 25/2 Quy định hoạt động tư vấn, đánh giá chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 quan hành nhà nước, Hà Nội Bộ Khoa học công nghệ (2010), Thông tư số 03/2010/TT-BKHCN ngày 21/4 Quy định hoạt động đào tạo kiến thức quản lý hành nhà nước chuyên gia tư vấn, chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 quan hành nhà nước, Hà Nội 5.Bộ Tài (2014), Cơng văn số 1890/TCT-VP ngày 23/5về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo ISO 9001: 2008, Hà Nội Chính phủ (2006), Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6 quy định việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động quan hành nhà nước, Hà Nội Chính Phủ (2009), Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg ngày 30/9 Thủ tướng việc sửa đổi bổ sung số điều định số 144/2006/QĐ-TTg, Hà Nội 8.Chính phủ (2014), Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05/3 Thủ tướng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia 38 TCVN ISO 9001: 2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành nhà nước, Hà Nội Nguyễn Thái Hòa (2007), Hành trình văn hóa ISO giấc mơ chất lượng Việt Nam, Nxb Trẻ,TP Hồ Chí Minh 10 Nguyễn Đình Phan (2005), Giáo trình quản lý chất lượng tổ chức, Nxb Lao động- Xã hội, Hà Nội 11 Nguyễn Đình Phan, Đặng Ngọc Sự (2012), Giáo trình quản trị chất lượng, Nxb Đại học kinh tế quốc dân, Hà Nội 12 Nguyễn Chí Phương (2014), Hướng dẫn áp dụng ISO 9001: 2008 Việt Nam, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 13 Hồ Thêm (2001), Cẩm nang áp dụng hệ thống quản trị chất lượng ISO 9001: 2000, Nxb Trẻ,TP Hồ Chí Minh 14 Phó Đức Trù, Vũ Thị Hồng Khanh, Phạm Hồng (1999), Quản trị chất lượng theo ISO 900, Nxb Khoa học kỹ thuật, Hà Nội 15 Nguyễn Trung Trực (2003), ISO dịch vụ hành chính, Nxb Trẻ, TP, Hồ Chí Minh 16 Tạp chí tiêu chuẩn Việt Nam (2004), số 1,2,3,7,8,10, Hà Nội 17 Tạp chí kinh tế phát triển số 98 (2005) Lê Anh Tuấn, Minh Đức (2008), ISO 9000- Tài liệu hướng dẫn thực hiện, Nxb Trẻ,TP, Hồ Chí Minh 18 Tiêu chuẩn quốc gia (2008), Hệ thống quản trị chất lượng- yêu cầu (TCVN ISO 9001: 2008), Hà Nội 19 Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng (2010), Quyết định số 404/QĐ-TDC ngày 26/3 việc hướng dẫn thực hoạt động đánh giá chứng nhận, đánh giá giám sát, đánh giá đột xuất, đánh giá chứng nhận lại hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 quan hành nhà nước, Hà Nội 20 Tổng cục tiêu chuẩn đo lường chất lượng (2014) Quyết định 2249/QĐ-TĐC ngày 04/12 việc ban hành hướng dẫn thực hoạt động tư vấn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 39 9001:2008 quan, tổ chức thuộc hệ thống hành Nhà nước, Hà Nội 21 trang web : -www.tcvn.org.vn -www.dantri.com -www.saigontimes.com.vn -www.vneconomy.com.vn -www.chungta.com.vn 40 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ hóa bước thực xây dựng mơ tả cơng việc văn phòng Tổng cục Thuế Thu thập Thu thập thông tin công thông tin công việc nhân việc nhân viên viên Viết mô tả Viết mô tả CV cho vị CV cho vị chí chí Xây dựng sơ Xây dựng sơ đồ tổ chức đồ tổ chức phận phận 2.Lập danh mục 2.Lập danh mục công việc công việc phận phận Bố trí cơng Bố trí cơng việc cho việc cho phận phận Phụ lục 2: Sơ đồ quy trình xây dựng chương trình- kế hoạch cơng tác văn phòng Tổng cục Thuế Yêu cầu đơn vị, phòng ban đăng ký việc đơn vị gửi phòng Tổng hợp- Thư ký Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối trình lãnh đạo phê duyệt, ban hành Phòng Tổng hợp- Thư ký tổng hợp thành chương trình cơng tác chung quan phòng Gửi thảo đến phòng ban để láy ý kiến đóng góp Phụ lục : Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo văn Văn phòng Bộ Tài Xác định Xác định mục tiêu, mục tiêu, giới hạn giới hạn vb vb Chọn tên loại Chọn tên loại văn văn Thu thập, Thu thập, xử lý thông xử lý thông tin tin Xây dựng đề Xây dựng đề cương văn cương văn Hoàn Hoàn thiện văn thiện văn bản Nhân Nhân văn văn Bản Bản Duyệt văn Duyệt văn bản Phụ lục 4: Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý giải văn Bộ Tài Trình ký văn Trình ký văn Lập tập lưu Lập tập lưu Xem xét thể thức, ghi số, Xem xét thể thức, ghi số, ký hiệu , ngày tháng ban ký hiệu , ngày tháng ban hành hành Chuyển giao văn Chuyển giao văn Đóng dấu văn Đóng dấu văn Đăng ký văn Đăng ký văn Phụ lục : Sơ đồ hóa quy trình tổ chức quản lý giải văn đến Bộ Tài Chính Tổ chức tiếp nhận kiểm tra văn đến Tổ chức giải theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Chuyển giao văn đến Trình văn đến Sao văn đến Phụ lục : Sơ đồ hóa quy trình lập hồ sơ hành Bộ Tài Chính Thu thâp tài Thu thâp tài liệu liệu Bảo quản, tra Bảo quản, tra cứu cần cứu cần Kiểm tra sắt Kiểm tra sắt xếp tài liệu xếp tài liệu Chỉnh lý tài Chỉnh lý tài liệu liệu Lập hồ sơ Lập hồ sơ hành hành Giao nộp tài liệu Giao nộp tài liệu vào lưu trữ vào lưu trữ ... áp dụng tiêu chuẩn Từ em muốn chọn đề tài: “ Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001 2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam Một số khuyến nghị để triển khai thành công ISO 9001: 2008 quan tổ chức. .. cứu Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 văn phòng quan, tổ chức Việt. .. 2.2 Thực trạng ứng dụng ISO 9001: 2008 văn phòng quan, tổ chức Việt Nam nói chung 17 2.3 Thực trạng áp dụng ISO 9001: 2008 số quan cụ thể 18 2.4 Tiểu kết 25 Chương MỘT SỐ