Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN. DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT A. LỜI MỞ ĐẦU. 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu. 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu. 2 5. Phương pháp nghiên cứu. 3 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài. 3 7. Cấu trúc của đề tài. 3 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG. 4 1.1.Giới thiệu về chung về ISO. 4 1.1.1. Giới thiệu chung về tổ chức ISO. 4 1.1.2. Khái niệm ISO 9001:2008. 5 1.1.3. Nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001:2008. 6 1.1.4. Lợi ích khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 6 1.2. Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. 8 1.2.1. Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 8 1.2.2. Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 9 1.2.3. Yêu cầu của việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ. 11 2.1. Giới thiệu chung về Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 11 2.1.1. Đôi nét về Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. 11 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. 13 2.2. Chủ chương chỉ đạo của Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. 15 2.3. Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng 16 2.4. Đánh giá, nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà. 21 2.4.1. Những hiệu quả đạt được khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 21 2.4.2. Những hạn chế khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng. 23 2.4.3. Đề xuất khắc phục. 23 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 25 3.1. Một số khó khăn khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. 25 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng tại Công ty Bánh kẹo Hải Hà. 25 C. KẾT LUẬN. 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO. 30 PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Viết tắt Viết đầy đủ, ý nghĩa ĐHĐCĐ Đại Hội đồng cổ đông HĐQT Hội đồng quản trị ISO Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa SXKD Sản xuất kinh doanh TCVN Tiêu chuẩn quốc gia
LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài nghiên cứu khoa học với tên đề tài: “ Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Thực trạng ứng dụng đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà” Tơi cam đoan cơng trình nghiên cứu suốt thời gian qua.Tôi xin chịu hồn tồn trách nhiệm khơng có trung thực thơng tin sử dụng cơng trình nghiên cứu LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài nghiên cứu này, trình khảo sát, thu thập tổng hợp thông tin em nhận giúp đỡ nhiệt tình từ nhân viên, chuyên viên Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà; thầy Khoa Quản trị văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Định Thị Hải Yến giảng viên hướng dẫn em thời gian vừa qua, đồng thời em xin cảm ơn tới Lãnh đạo cán bộ, nhân viên Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà giúp đỡ em hoàn thành tốt đề tài nghiên cứu Do thời gian có hạn chưa có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu nên tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Em mong nhận bổ sung , đóng góp ý kiến thầy, cô bạn sinh viên Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT A LỜI MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài .3 B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG .4 1.1.Giới thiệu chung ISO .4 1.1.1 Giới thiệu chung tổ chức ISO 1.1.2 Khái niệm ISO 9001:2008 1.1.3 Nội dung tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.1.4 Lợi ích ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng .6 1.2 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 1.2.1 Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng .8 1.2.2 Quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng .9 1.2.3 Yêu cầu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng 10 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 11 2.1 Giới thiệu chung Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 11 2.1.1 Đôi nét Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 11 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 13 2.2 Chủ chương đạo Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 15 2.3 Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng 16 2.4 Đánh giá, nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 21 2.4.1 Những hiệu đạt áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng .21 2.4.2 Những hạn chế áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng 23 2.4.3 Đề xuất khắc phục .23 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 25 3.1 Một số khó khăn ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty Bánh kẹo Hải Hà 25 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty Bánh kẹo Hải Hà 25 C KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .30 PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Viết tắt ĐHĐCĐ HĐQT ISO SXKD TCVN Viết đầy đủ, ý nghĩa Đại Hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Tổ chức quốc tế Tiêu chuẩn hóa Sản xuất kinh doanh Tiêu chuẩn quốc gia A LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Xu hội nhập kinh tế quốc tế tạo sức ép cạnh tranh to lớn doanh nghiệp nước.Để tồn phát triển, doanh nghiệp Việt Nam ln phải chủ động tìm kiếm giải pháp nhằm nâng cao suất khả cạnh tranh, đáp ứng nhu cầu ngày cao thị trường Một số giải pháp việc áp dụng công cụ quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, bật việc triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Qua nhiều năm áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO Việt Nam bên cạnh thay đổi theo chiều hướng tích cực tồn bất cập Đa số doanh nghiệp chưa nhận thức tầm quan trọng việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO triển khai có hiệu Thực tế, trước tâm lý ưa chuộng cấp người Việt Nam, khơng doanh nghiệp cố gắng đạt chứng ISO không thực triển khai dẫn đến chất lượng dịch vụ, sản xuất kinh doanh không đạt yêu cầu Nhận thức tầm quan trọng xu hướng chung thời đại Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà triển khai ứng dụng có hiệu ISO 9001:2008 từ năm 2010 đến đặc biệt việc ứng dụng ISO giúp cho cơng tác văn phòng doanh nghiệp hoạt động có hiệu Với lý chọn đề tài: “Nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Thực trạng ứng dụng đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà” Lịch sử nghiên cứu Trước tiên phải kể đến văn quy phạm pháp luật số văn khác Nhà nước ban hành sở pháp lý cho quan, doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng ISO đồng thời sở để đánh giá quy trình áp dụng ISO doanh nghiệp - Luật Tiêu chuẩn quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH12 ngày 29 tháng năm 2006 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khố XI, kỳ họp thứ - Luật chất lượng sản phẩm, hang hóa số 05/2007/QH12 ngày 21 tháng 11 năm 2007 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam, khóa XII, kỳ họp thứ - Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng năm 2014 Thủ tướng Chính phủ việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động quan, tổ chức thuộc hệ thống hành Nhà nước - Thơng tư số 36/2014/TT-BKHCN ngày 12 tháng 12 năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ quy định hoạt động đào tạo chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chuyên gia chứng nhận sản phẩm tổ chức đánh giá phù hợp - Công văn số 1581/BKHCN-TĐC ngày 06 tháng năm 2014 Bộ Khoa học Công nghệ việc hướng dẫn hoạt động đánh giá, cấp giấy chứng nhận theoTCVN ISO 9001 Về đề tài nghiên cứu: Hiện nghiên cứu ISO có nhiều cán quan Nhà nước, doanh nghiệp nước đề cập đến Nhưng chưa có đề tài nghiên cứu thực trạng ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà” Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Phạm vi nghiên cứu: hoạt động quản lý chất lượng Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đề tài có mục đích làm rõ thực trạng triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tạiCông ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà, từ đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu thực hiện, tăng suất chất lượng – hiệu công việc, đồng thời hồn thiện cơng tác quản lý chất lượng Cơng ty cơng tác văn phòng Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng phương pháp nghiên cứu khoa học trị - xã hội, mà chủ yếu là: - Khảo sát thực tế Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - Tiếp cận, phân tích tài liệu, thu thập thông tin tài liệu lưu trữ Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - Phương pháp so sánh, thống kê - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp vấn, đối thoại Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Cung cấp luận khoa học để xây dựng đề án tăng cường chất lượng, hiệu ứng dụng ISO cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - Sản phẩm đề tài nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho sinh viên thuộc ngành Quản trị văn phòng ngành học có liên quan khác Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo nội dung nghiên cứu gồm 03 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận nội dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Chương 2: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà B NỘI DUNG CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ NỘI DUNG ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1.Giới thiệu chung ISO 1.1.1 Giới thiệu chung tổ chức ISO ISO từ có gốc từ Hi Lạp, ISO tên viết tắt Tổ chức Quốc tế Tiêu chuẩn hóa có tên tiếng Anh International Organization for Standardization Tổ chức ISO chịu trách nhiệm ban hành tiêu chuẩn quốc tế(ISO) khuyến nghị áp dụng nhằm thuận lợi hóa thương mại tồn cầu bảo vệ an tồn sức khỏe, mơi trường cho cộng đồng Hiện nay, ISO có gần 3000 tổ chức kỹ thuật so với hệ thống Ban Kỹ thuật (TC – Technical committee), Tiểu ban kỹ thuật (STC), Nhóm cơng tác (WG) Nhóm đặc trách có nhiệm vụ soạn thảo tiêu chuẩn quốc tế Tiêu chuẩn quốc tế ISO ban hành sau thông qua theo nguyên tắc đa số đồng thuận thành viên thức ISO Hiện ISO ban hành 20.000 tiêu chuẩn cho sản phẩm, dịch vụ, hệ thống quản lý, thuật ngữ, phương pháp… Tổ chức ISO tổ chức phi phủ thành lập vào năm 1947, đặt trụ sở Geneva Thụy Sỹ ISO hội đồng toàn cầu 180 quan tổ chức quốc gia ( thành viên ISO đại diện cho quốc gia mình) Tính đến ngày 03/02/2015, ISO có 178 thành viên.Việt Nam gia nhập ISO năm 1977 thành viên thứ 72 tổ chức Hiện nay, ISO xây dựng ban hành nhiều tiêu chuẩn cấp chứng nhận tiêu chuẩn với số lượng chứng lớn cho tổ chức, doanh nghiệp áp dụng Việt Nam tiêu chuẩn chuyển sang tiêu chuẩn tiếng Việt ban hành dạng tiêu chuẩn Việt Nam với tên gọi TCVN ISO 9001:2008 Tiêu chuẩn ISO 9001 ISO 14001 ISO 50001 ISO 27001 ISO 22000 ISO/TS 16949 ISO 13485 Tổng cộng Số chứng nhận năm 2013 1.129.446 301.647 4.826 22.293 26.847 53.723 25.666 1.564.448 ( Theo ISO Survey of Management System Standatd Certifications – 2013) Trong bảng thống kê trên, nhận thấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 cấp đạt 1.129.446 chứng Điều cho thấy, doanh nghiệp ngày quan tâm nhiều đến tiêu chuẩn hóa mang sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đến gần với nước giới 1.1.2 Khái niệm ISO 9001:2008 ISO 9001:2008 tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho hệ thống quản lý khoa học, chặt chẽ quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất loại hình doanh nghiệp, từ doanh nghiệp lớn tập đoàn đa quốc gia đến doanh nghiệp nhỏ với nhân nhỏ 10 người Một doanh nghiệp muốn liên tục tăng trưởng đạt lợi nhuận cao, doanh nghiệp định phải có hệ thống quản lý khoa học chặt chẽ ISO 9001:2008 để sử dụng phát huy hiệu nguồn lực có 9000 số hiệu tiêu chuẩn 2008 năm ban hành tiêu chuẩn Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 có tên gọi đâyỳ đủ “các yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng” ISO 9001:2008 tiêu chuẩn ISO 9001 ban hành lần thứ tư vào năm 2008 phiên tiêu chuẩn ISO 9001 Tiêu chuẩn 9001 đưa chuẩn mực cho hệ thống quản lý chất lượng, tiêu chuẩn cho sản phẩm Việc áp dụng ISO 9001 vào doanh nghiệp tạo cách làm việc khoa học, tạo thống công định phạm vi áp dụng - Bước 2: Xây dựng hệ thống chất lượng: Đào tạo cho cấp ISO 9001:2008 cách xây dựng văn bản; Viết sách mục tiêu chất lượng, viết thủ tục dẫn công việc; sổ tay chất lượng theo yêu cầu ISO 9001:2008; Cơng bố sách chất lượng định tổ chức việc thực yếu tố Hệ thống quản lý chất lượng; Áp dụng Hệ thống tháng - Bước 3: Hoàn chỉnh: Tổ chức đánh giá nội để khẳng định phù hợp hiệu lực hệ thống quản lý chất lượng; Đề xuất thực biện pháp khắc phục sai sót; mời tổ chức bên đến đánh giá sơ (các chuyên gia tư vấn ); Đề xuất thực biện pháp khắc phục sai sót để hồn chỉnh hệ thống quản lý chất lượng - Bước 4: Đề nghị đánh giá cấp chứng nhận Tổ chức chứng nhận QUACERT Với 11 quy trình xây dựng đưa nội dung sách chất lượng: Làm hài lòng khách hàng sản phẩm sản xuất có chất lượng cao với giá thành hợp lý Không ngừng cải tiến chất lượng việc áp dụng giải pháp công nghệ tiên tiến giới Đào tạo, nâng cao lực mặt đội ngũ cán công nhân viên, coi tảng để đảm bảo có sản phẩm chất lượng tốt Mỗi thành viên Công ty thấu hiểu rằng, chất lượng sản phẩm phụ thuộc vào chất lượng công việc tất người Hướng tới hoạt động hiệu việc xây dựng, áp dụng, trì cải tiến thường xuyên Hệ Thống Quản Lý Chất Lượng dựa tảng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001: 2008 Trong trình triển khai ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008, Công ty đáp ứng số yêu cầu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng như: 17 - Hệ thống văn mô tả quy trình viết cách đơn giản, dễ hiểu, đồng bộ, có hiệu lực tương thích với điều kiện thực tế Công ty - Về người: tất đối tượng thực theo mô tả biên soạn phê duyệt, nhân viên tự giác chấp hành Công ty xem xét, xác định cung cấp nguồn lực cần thiết cho hoạt động Công ty soạn thảo ban hành bảng mô tả công việc, tài liệu liên quan đến trách nhiệm nhân viên Cơng ty, triển khai khóa đào tạo, huấn luyện định hướng, truyền đạt qua phương tiện thông tin như: mạng nội bộ, bảng tin, hướng dẫn công nhân viên thực nghiêm túc sứ mệnh sách cơng ty - Về cơng nghệ, trang thiết bị: cơng nghệ trang thiết bị văn phòng đại, đầy đủ nhằm phục vụ tốt cho hoạt động văn phòng Cơng ty - Đảm bảo tính cơng khai, minh bạch: Trong q trình áp dụng ISO cơng tác văn phòng cơng khai, minh bạch thể chỗ tài liệu viện dẫn, lưu đồ, quy trình phải phổ biến rộng rãi cho cán bộ, nhân viên văn phòng chí cho tồn Cơng ty Ví dụ số quy trình, lưu đồ giải cơng việc văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 18 Sơ đồ: Quy trình tuyển dụng nguồn nhân lực Yêu cầu sản xuất kinh doanh Xác định lực cần thiết Điều động lao động Tuyển dụng Cung cấp nguồn nhân lực LƯU HỒ SƠ 19 Quy trình đánh giá nội Yêu cầu đánh giá nội Danh sách chun gia Lập thơng báo đánh giá Chương trình đánh giá Tiến hành đánh giá : Thơng bêncó giá yêu cầu Xác địnhbáo HT cho QLCL phùđánh hợp với -Tiêu chuẩn -HTQLCL công ty - Bố trí xếp hoạch định Việc áp dụng có hiệu lực trì khơng? Kết có u cầu khắc phục phòng ngừa đánh giá trước Tình trang tâm trạng trọng trình Các kết hoạt động cải tiến Họp kết thúc Báo cáo đánh giá LƯU HỒ SƠ 20 - Đảm bảo tính cải tiến liên tục: Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng đảm bảo tính liên tục Để việc đưa áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phòng Cơng ty có hiệu quả, Cơng ty xây dựng kế hoạch, định hướng nghiêm túc thực kế hoạch định hướng bước đầu đạt kết khả quan… 2.4 Đánh giá, nhận xét tình hình ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 2.4.1 Những hiệu đạt áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Hiệu sau áp dụng Công ty Cổ phần Bánh kẹo Hải Hà có mặt bật rõ rệt Điều đơn giản hóa tài liệu quy trình, quy định công ty tiết kiệm nhiều giấy tờ, in ấn, thời gian, nhân công…trong tất hoạt động photo tài liệu, in ấn phát hành tài liệu Kết làm việc phận cho thấy, hệ thống tài liệu quản lý chất lượng đáp ứng yêu cẩu quản lý phòng ban, số lượng sổ sách biểu mẫu đầy đủ để theo dõi, thống kê kết công việc thuận lợi cho lãnh đạo đưa định dựa số liệu báo cáo Hiệu áp dụng Hệ thống Quản lý chất lượng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng hiệu mơ hình tổ chức, nhân cơng ty, phân công quy định công việc rõ ràng Điều cấp thiết công ty tư nhân cấp lãnh đạo phải tập trung nhiều thời gian công sức đảm bảo suất lao động doanh thu theo kế hoạch đề Theo Ông Trần Hồng Thanh– Tổng giám đốc, từ áp dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng, nhận thức lãnh đạo công ty, cán bộ, công nhân có thay đổi Khi bắt đầu triển khai áp dụng ISO 9001:2008, người nghĩ áp dụng ISO dừng lại giấy tờ, hồ sơ việc ghi chép Thậm chí cho ISO việc riêng thư ký ban đạo ISO Chính vậy, q trình tư vấn xây dựng hệ thống, đào tạo nhận thức cho cán bộ, công ty đơn vị tư vấn lựa chọn mơ hình đào tạo thành nhiều lớp, nhiều đối tượng, nhiều cấp quản lý tương ứng tài liệu hệ thống tài liệu 21 tổng thể để kiên thức tới người, đối tượng Thêm vào việc phân cấp đào tạo theo đối tượng giúp nhân viên biết cách ghi chép đúng, đủ số liệu theo biểu mẫu, sổ sách báo cáo Các hoạt động đào tạo tập trung, đánh giá nôi xem xét lãnh đạo thực ban lãnh đạo công ty giúp thành viên hỗ trợ trao đổi, hội chia sẻ, học tập lẫn công tác triển khai áp dụng ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng tới phòng ban, đơn vị cụ thể Giúp cho Công ty nâng cao hình ảnh uy tín khách hàng, đối tác tất bên liên quan, điều góp phần lớn vào việc xây dựng cho công ty thương hiệu mạnh Nâng cao tinh thần trách nhiệm nhân viên nhờ hiểu rõ đóng góp đói với mục tiêu chất lượng.Mỗi nhân viên biết tầm quan trọng cơng việc làm có trách nhiệm công việc Trách nhiệm quyền hạn cho nhân viên văn phòng xác định rõ rang cơng bố rộng rãi, giảm nhiều tinhg trạng đùn đẩy công việc trách nhiệm lẫn Tất vấn đề phát sinh ghi nhận sau cơng ty phân tích tìm kiếm nguyên nhân để đề biện pháp khắc phục để vấn đề không lặp lại lần với nguyên nhân cũ Năng lực nhân viên văn phòng cơng ty ngày nâng cao Mỗi người nhân nhân viên văn phòng xác định kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ tối thiếu để đảm nhận cơng việc, nhân viên văn phòng chưa đạt yêu cầu công ty lên kế hoạch đào tạo, huấn luyện để nhân viên có đủ lực thực tốt công việc Giảm thiểu tối đa sai sót cơng việc nững cơng việc phức tạp có hướng dẫn cơng việc cụ thể… tất nhân viên tham gia cơng việc văn phòng phải đọc làm theo quy trình hướng dẫn cơng việc Nhờ cơng văn phòng có tính chuẩn hóa cao Khi văn phòng có nhân viên mới, nhân viên dễ dàng tiếp nhận công việc.Công ty dễ dàng đào tạo nhân viên thời 22 gian để đào tạo nhờ tất công việc văn phòng có quy trình, hướng dẫn cơng việc 2.4.2 Những hạn chế áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng - Q trình xây dựng thực mục tiêu công việc không tốt Chủ yếu dựa vào cảm tính - Nhiều tài liệu biểu mẫu ban hành lâu khơng sử dụng lỗi thời không cập nhật hay hủy bỏ - Chưa áp dụng mạnh kỹ thuật thống kê để phân tích liệu - Một số nhân viên văn phòng, nhân viên mới, chưa nhận thức đầy đủ lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng - Kiểm sốt hồ sơ, tài liệu: hồ sơ thiếu thông tin, thiếu danh mục chưa cập nhật thuận tiện cho việc tra cứu - Chưa đào tạo nâng cao trình độ cho quản lý cán 2.4.3 Đề xuất khắc phục - Thường xuyên kiểm tra, việc thực áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng - Tăng cường kiểm sốt việc thực theo yêu cầu điểm kiểm tra q trình - Tăng cường cơng tác đào tạo đào tạo lại, nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên văn phòng - Sốt xét thủ tục hướng dẫn có liên quan đến nghiệp vụ văn phòng - Sửa đổi cách xây dựng quy trình cơng nghệ tiện lợi áp dụng cơng nghệ thơng tin… 23 Tiểu kết Như trình bày, nội dung chương sâu vào việc phân tích, đánh giá thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Từ thực tế tình hình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Công ty bước đầu đạt kết khả quan cần tiếp tục trì phát huy Bên cạnh mặt tích cức, việc áp áp dụng tiêu chuẩn gặp phải số hạn chế, qua hạn chế tơi có đề xuất số giải pháp nhằm khắc phục mặt hạn chế tồn 24 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 3.1 Một số khó khăn ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Cơng ty Bánh kẹo Hải Hà Việc xây dựng hệ thống tài liệu triển khai áp dụng gặp nhiều khó khăn Trong thực tế, việc xây dựng thói quen thực cơng việc cách có kế hoạch, tuân thủ quy định mà tiêu chuẩn ISO yêu cầu ghi lại làm công việc tốn nhiều công sức, thời gian Đối với doanh nghiệp, việc ghi lại làm cách có hệ thống phức tạp không đơn giản 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Cơng ty Bánh kẹo Hải Hà Cải tiến quy trình xây dựng thực mục tiêu Quản lý chất lượng công việc vô quan trọng cần thiết tổ chức công ty.Đăc biệt doanh nghiệp sản xuất Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà để tạo uy tín tạo thương hiệu lâu dài, mãi Nhằm đảm bảo cam kết sách chất lượng công ty thực thi đồng thời hiệu mục tiêu chất lượng, trình xây dựng triển khai thực mục tiêu thực theo quy trình Do đó, việc xây dựng quy trình phải cải tiến liên tục phù hợp với mục tiêu mà văn phòng đề Hồn thiện hệ thống tài liệu Cần thường xuyên xem xét lại quy trình làm việc, thủ tục, biểu mẫu văn phòng Cơng ty nhằm: - Loại bỏ biểu mẫu, thủ tục lỗi thời, rườm rà, không mang lại lợi ích giá trị cho doanh nghiệp - Thường xuyên, liên tục cập nhật quy trình làm việc văn phòng để kịp thời phát bước thừa, không hiệu Đồng thời áp dụng quy trình làm việc tinh gọn, đơn giản nhằm phối hợp hiệu phòng ban để cải tiến, đổi cho công viêc phù hợp với thời kỳ 25 - Tổ chức huấn luyện đào tạo để đảm bảo người văn phòng cơng ty tn thủ quy trình, thủ tục - Duy trì việc cập nhật hệt thống tài liệu webisite nội công ty Đồng thời thông báo thay đổi hệ thống tài liệu buổi họp giao ban đầu quý - Lập kế hoạch hỗ trợ giám sát tình hình áp dụng tài liệu đơn vị văn phòng Hồn thiện nguồn nhân lực, công tác huấn luyện đào tạo Trong tổ chức, người ln ln đóng vai trò quan trọng tạo nên thành công hay thất bại Chính cơng ty cần đào tạo ban lãnh đạo xuất sắc, đội ngũ nhân viên công ty nói chung đội ngũ nhân viên văn phòng nói riêng, tận tâm công việc Hiểu tầm quan trọng này, xin đề xuất số ý kiến hồn thiện nguồn nhân lực cho văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà sau: - Tuyên truyền sâu rộng mạnh mẽ công ty để truyền lửa tinh thần cho ban lãnh đạo, đội ngũ nhân viên văn phòng - Thường xuyên nâng cao nhận thức văn phòng việc thiết lập áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng - Tổ chức hoạt động đánh giá hiệu công việc, làm sở cho hoạt động đào tạo, tuyển dụng, khen thưởng, kỷ luật - Thường xuyên có buổi trau dồi, thảo luận nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng, tăng cường thơng tin, tun truyền bảng biểu, băng rôn để người văn phòng nắm rõ thực mục tiêu, sánh đề - Nhân viên văn phòng cần đào tạo nghiệp vụ văn phòng, cố thường gặp, cách phòng ngừa để từ nâng cao suất hiệu cơng việc - Lãnh đạo văn phòng quản lý trực tiếp việc tổ chức huấn luyện, hướng dẫn nơi làm việc; mô tả công việc cho nhân viên mới, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm, công cụ hỗ trợ cho công việc 26 - Sau lần đào tạo cần đánh giá lại để sửa đổi đào tạo 4.Ứng dụng hệ thống quản lý/công cụ cải tiến khác - Phát triển chương trình KAIZEN, sản xuất tinh gọn, sigma - Ứng dụng hệ thống công nghệ ISO Online vào công tác quản lý Trong năm gần đây, ứng dụng công nghệ thông tin vào hầu hết lĩnh vực sống hệt thống quản lý chất lượng quốc tế ISO khơng phải ngoại lệ cơng ty quản lý hệ thống ISO trực tuyến hay gọi ISO Online Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty bước chuẩn bị tốt cần thiết , tạo thuận lợi cho việc tin hóc hóa cho hoạt động Văn phòng cơng ty Việc áp dụng hệ thống quản lý ISO Online tạo cho Văn phòng cơng ty môi trường làm việc đại chuyên nghiệp trao đổi thông tin, hệt thống hỗ trợ đáp ứng nhanh yêu cầu cập nhật truy cập thơng tin đảm bảo tính qn thơng tin kiểm sốt thơng tin – tránh trùng lặp giảm thiểu việc sử dụng quản lý giấy tờ, tài liệu, tiết kiệm thời gian lưu trữ, tìm kiếm chi phí in ấn ISO Online tạo môi trường cho phép trao đổi thông tin nộ dễ dàng nhanh chóng thơng tin lúc, nơi rút ngắn thời gian hồn thành cơng việc, tăng suất làm việc, quản lý liệu tập ttrung thống nhất, hệt thống tài liệu hồ sơ quản lý tập trung cho phép ban hành, phê duyệt tài liệu, cơng việc trực tuyến mạng Ngồi ra, hệ thống ISO Onltie thiết kế với khả mở rộng truy cập thông tin từ xa không phụ thuộc vào vị trí địa lý thơng qua hệ thống Internet So với ISO truyền thống ISO Online có lợi ích với đối tượng phục vụ ISO văn phòng, cụ thể: việc quản lý hệ thống hồ sơ, tài liệu đơn giản, dễ dàng nhanh chóng – cần thêm tài liệu lên hệ thống tất người liên quan tức nhận truy cập Đối với nhân viên văn phòng: tìm thấy tài liệu cần thời điểm Có thể đọc hướng dẫn hay biểu mẫu 27 trình thực cơng việc mình, khoog bị sử dụng hầm tài liệu bị lỗi thời Việc quản lý lưu hồ sơ theo công việc thực cách dễ dàng tập trung (lưu máy chủ) tất hồ sơ hệ thống lưu theo cơng việc cụ thể Q trình tạo hồ sơ phê duyệt hồ sơ trực tuyến thực cơng việc, hệ thống email nội thích hợp để trau dồi thông tin, cảnh báo tất thay đổi tài liệu nào, hệ thống cho phép phân quyền truy cập tìm kiếm hồ sơ dễ dàng Đối với Chánh văn phòng: kiểm sốt tồn hồ sơ, cơng việc trạng thái công việc giao cho cấp Có thể xem hàng loạt báo cáo cơng việc, nhân tức phòng làm việc mà khơng cần phải chờ nhân viên tập hợp vài ngày.Tại thời điểm kiểm sốt tình hình thực cơng việc phải làm cơng việc giao – trạng thái, tiến độ Tiểu kết Tựu chung lại, nội dung chương đề cập tới khó khăn Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Thứ hai, từ thực trạng áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty, tơi xin đưa số giải pháp nhằm nâng cao hiệu áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà Do chưa có kinh nghiệm thực tế cơng việc nên giải pháp nhiều thiếu sót, mong nhận đóng góp ý kiến cuả thầy, cô bạn sinh viên 28 C KẾT LUẬN Trong môi trường kinh doanh ngày trở nên khó khăn phức tạp nay, để tồn phát triển ngày cách bền vững cơng ty phải có sách, chiến lược cụ thể rõ ràng phù hợp với tình hình phát triển cơng ty Để làm điều văn phòng cơng ty phải chịu trách nhiệm khơng nhỏ; mục tiêu, sánh mà văn phòng tham mưu giúp lãnh đạo đạo điều hành coi kim nam công ty Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà bước cần thiết giúp cho việc lãnh đạo điều hành công ty phát triển trì hệ thống quản lý văn phòng có lượng tồn diện nhất, góp phần cao lực cạnh tranh công ty Với việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO, cơng tác văn phòng cơng ty đạt nhiều thành tựu đáng kể Hiện nay, văn phòng cơng ty có quy trình nghiệp vụ như:quy trình áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng, quy trình kiểm sốt hồ sơ, quy trình quản lý nhân sự, quy trình đánh giá nội bộ… Tuy nhiên bên cạnh thành tựu lợi ích việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cơng tác văn phòng Cơng ty mang lại nhiều hạn chế cần phải khắc phục, thơng qua phân tích thực trạng giải pháp thấy việc áp dụng tiêu chuẩn nhiều vấn đề quy trình thủ tục chưa chuyên nghiệp, hồ sơ giấy tờ liên quan thiếu, tình trạng cơng việc chồng chéo có lúc xảy ra… Do để việc áp dụng tiêu chuẩn cho kết cách hoàn hảo văn phòng cơng ty nên thường xun nâng cao hiệu lực hệ thống 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bài viết: Sự cần thiết phải tiêu chuẩn hóa Bài viết: ISO - chìa khóa đường hội nhập, điểm hẹn doanh nghiệp với cơng nghệ quản lý Hồng Mạnh Tuấn: Quản lý chất lượng thích hợp doanh nghiệp Việt Nam, Nhà xuất Thống kê, 2001 Webside: http://haihaco.com Webside Trung tâm suất Việt Nam: http://vpe.org.vn 30 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà ... PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ 2.1 Giới thiệu chung Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà 2.1.1 Đôi nét Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - Tên công ty: Công ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà - Tên... dung ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng ứng dụng tiêu chuẩn ISO cơng tác văn phòng Cơng ty cổ phần Bánh kẹo Hải Hà Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng. .. khăn ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Cơng ty Bánh kẹo Hải Hà 25 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phòng Cơng ty Bánh kẹo Hải Hà