Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 1 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 5. Ý nghĩa lí luận và thực tiễn của đề tài 2 6. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 4 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 4 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 6 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 6 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 7 1.3.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp của công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa 7 1.3.1.Chức năng 7 1.3.2. Nhiệm vụ 8 1.3.3. Cơ cấu tổ chức 9 Tiểu kết chương 1 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 12 2.1. Cơ sở lý luận 12 2.2. Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 15 2.2.1. Xây dựng kế hoạch lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 15 2.2.2 Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao và lãnh đạo điều hành theo quy chế 18 2.2.3. Giao quyền, ủy quyền trong lãnh đạo, điều hành hoạt động của văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 19 2.2.4. Tổ chức phối hợp công việc giữa các bộ phận trong văn phòng doanh nghiệp 21 2.2.5. Xây dựng văn hóa văn phòng Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 21 2.2.6. kiểm tra, giám sát hoạt động của Công Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao và văn phòng của Công Ty 22 Tiểu kết chương 2 24 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO 25 3.1. Đánh giá chung 25 3.1.1. Ưu điểm: 25 3.1.2. Nhược điểm 26 3.1.3. Nguyên nhân 27 3.2. Các giải pháp 28 3.2.1. Nâng cao nhận thức lãnh đạo doanh nghiệp về công tác tổ chức điều hành hoạt động của vản phòng công ty 28 3.2.2. Chuẩn hóa chức danh trưởng phòng 28 3.2.3. Tiếp tục chỉnh sửa và hoàn thiện các quy trình làm việc 28 3.2.4. Tăng cường đầu tư cho yếu tố con người. 29 3.2.5. Đổi mới phong cách lãnh đạo 29 3.2.6. Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin 30 3.2.7. Đầu tư trang thiết bị đảm bảo các điều kiện đáp ứng tổ chức và điều hành hoạt động văn phòng. 30 3.2.8. Thường xuyên kiểm tra, đánh giá về nghiệp vụ trong công tác văn phòng. 31 Tiểu kết chương 3 31 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC
LỜI CÁM ƠN Để hoàn thành tập lớn nhận nhiều giúp đỡ từ thầy cô bạn bè Với tất kính trọng cho phép tơi bày tỏ lịng biết ơn sâu sắc tới giáo Th.s Nguyễn Đăng Việt người tận tình hưỡng dẫn tơi hồn thành tập Qua xin cám ơn giúp đỡ văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao cung cấp tài liệu q báu cho tơi hồn thành tập Do thời gian có hạn chưa nhiêu kinh nghiệp nên không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Tơi mong nhận ý kiến bảo, đóng góp bổ sung thầy bạn để hồn thiện Một lần xin trân thành cám ơn LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan với đề tài “ khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao” kết thân tơi Trong q trình thực làm tơi thực nghiêm túc quy tắc đạo đức nghiên cứu Các kết trình bày sản phẩm nghiên cứu khảo sát riêng cá nhân MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 Lí chọn đề tài Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lí luận thực tiễn đề tài .2 Cấu trúc đề tài .3 CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO .4 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao .6 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 1.3.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cấu tổ chức phịng hành tổng hợp cơng ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa 1.3.1.Chức 1.3.2 Nhiệm vụ .8 1.3.3 Cơ cấu tổ chức .9 Tiểu kết chương 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HOA SAO 12 2.1 Cơ sở lý luận 12 2.2 Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 15 2.2.1 Xây dựng kế hoạch lãnh đạo, điều hành hoạt động văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 15 2.2.2 Tổ chức xây dựng quy chế hoạt động văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao lãnh đạo điều hành theo quy chế .18 2.2.3 Giao quyền, ủy quyền lãnh đạo, điều hành hoạt động văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao 19 2.2.4 Tổ chức phối hợp công việc phận văn phòng doanh nghiệp 21 2.2.5 Xây dựng văn hóa văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao .21 2.2.6 kiểm tra, giám sát hoạt động Công Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao văn phịng Cơng Ty 22 Tiểu kết chương 24 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN HOA SAO .25 3.1 Đánh giá chung 25 3.1.1 Ưu điểm: 25 3.1.2 Nhược điểm .26 3.1.3 Nguyên nhân .27 3.2 Các giải pháp 28 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo doanh nghiệp công tác tổ chức điều hành hoạt động vản phịng cơng ty 28 3.2.2 Chuẩn hóa chức danh trưởng phịng 28 3.2.3 Tiếp tục chỉnh sửa hoàn thiện quy trình làm việc 28 3.2.4 Tăng cường đầu tư cho yếu tố người 29 3.2.5 Đổi phong cách lãnh đạo 29 3.2.6 Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin 30 3.2.7 Đầu tư trang thiết bị đảm bảo điều kiện đáp ứng tổ chức điều hành hoạt động văn phòng 30 3.2.8 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá nghiệp vụ công tác văn phòng 31 Tiểu kết chương 31 KẾT LUẬN 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Từ nước ta chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có điều tiết nhà nước với ngiều thành phần kinh tế tự canh tranh việc trì, tìm kiếm mở rộng thị trường khách hàng nhà cung cấp yếu tố quan trọng khơng ngoại trừ doanh nghiệp Để trì phát triển lâu dài, bên vững bắt buộc doanh nghiệp phải thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp quan hệ phận văn phịng cơng ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao ln góp giúp cơng ty thực cơng tác văn phịng ln coi tồn mặt cơng ty Hoạt động văn phịng có vai trị đặc biệt quan trọng góp phần đem lại hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp nói chung cơng ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa nói riêng Chỉ cần lấy mảng nhỏ cơng tác văn phịng thu thập xử lý thông tin để làm chứng thấy tầm quan trọng văn phịng Hàng ngày cơng ty thường xuyên có văn đi, văn đến khơng có văn phịng mà cụ thể phòng văn thư nơi tiếp nhận xử lý giải số văn hoạt động cơng ty gặp khó khăn chí gây hậu nghiêm trọng tổ chức điều hành hoạt động văn phịng nào? câu hỏi nhiều người quan tâm với mong muốn góp phần đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức điều hành hoạt động văn phịng cơng ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao nên tơi đa chọn đề tài “ khảo sát thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao” làm đề tài nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng cơng ty cổ phần tập đồn Hoa Sao Từ đề xuất giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng cơng ty Phạm vi nghiên cứu: Văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: làm rõ thực trạng cơng tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng cơng ty Cổ phần Tập Đồn Hoa Sao Từ đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng cơng ty Nhiệm vụ nghiên cứu: Tổ chức hoạt động công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao Khảo sát thực trạng cơng tác tổ chức điều hành văn phịng cơng ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao Đưa ưu điểm nhược điểm, nguyên nhân cơng tác tổ chức điều hành văn phịng công.Đưa giải pháp giúp công ty thực hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Có nhiều phương pháp nghiên cứu đặc thù đề tài đặc thù quan khảo sát lựa chọn phương pháp sau để phục vụ cho đề tài - Phương pháp thu thập, tổng hợp, phân tích tài liệu - Phương pháp quan sát: - Phương pháp xử lý, phân tích thơng tin - Phương pháp so sánh đối chiếu - Phương pháp thu thập thơng tin qua mạng… Ý nghĩa lí luận thực tiễn đề tài Ý nghĩa lý luận: Bài tập lớn giúp tơi có hội tìm hiểu sâu công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp Bài tập tài liệu bổ ích cho thân tôi, giúp học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm từ thực tế Đồng thời, tài liệu tham khảo hữu ích cho độc giả quan tâm tới công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng doanh nghiệp Nhất vấn đề đề tài nhiều người quan tâm Ý nghĩa mặt phương pháp luận: Qua đề tài giúp củng cố, đối chiếu vận dụng vấn đề lý thuyết học tập giảng đường, đồng thời giúp bổ sung, củng cố kiến thức chuyên ngành mà theo học Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu,kết luận,tài liệu tham khảo, phụ lục đề tài chia làm 03chương: Chương1: tổ chức hoạt động cơng ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức điều hành hoaatj động văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HOA SAO Vài nét Cơng ty Cổ Phần Tập Đồn hoa Tên gọi: Cơng ty cổ phần Tập đồn Hoa Sao Tên dùng để giao dịch: Tập đoàn Hoa Sao Tên tiếng Anh: Hoa Sao Group Giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số: 0103013277 Trụ sở Cơng Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao: 160 Lê trọng Tấn, Q.Thanh xuân, Hà Nội Tel: (04)35659596 Email:contact@hoasao.vn Logo: 1.1 Lịch sử hình thành phát triển Cơng Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao Lịch sử hình thành phát triển Trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt, doanh nghiệp cung cấp sản phẩm, dịch vụ tốt khác biệt chất lượng dịch vụ khơng cịn q lớn, khách hàng thực trở thành thượng đế với nhiều lựa chọn cho thân Chính chăm sóc khách hàng (CSKH)trở thành chiến lược chinh phục khách hàng doanh nghiệp.Tuy nhiên CSKH ngành mẻ Việt Nam, doanh nghiệp tự xây dựng đào tạo đội ngũ CSKH chuyên nghiệp khó khăn, tốn chất lượng khơng cao Chính doanh nghiệp chọn giải pháp thuê ngoài(Outsourcing) để đảm bảo khách hàng hài lịng nhất, chăm sóc cách tốt Nhận thấy chuyển biến thị trường, ngày 21/06/2006, Công ty Cổ Phần Hoa Sao thành lập với 30 nhân viên trẻ tuổi, tài tâm huyết với nghề Thành lập năm 2006 đến hoa phát triển mở rộng với 10 trung tâm CSKH tỉnh thành lớn nước Hà Nội, Hải Phòng, Vĩnh Phúc, Thái nguyên, Đà nẵng, thành phố Hồ Chí Minh,hơn 1500 bàn điện thoại viên, gần 4000 nhân viên CSKH, 250 triệu tương tác khách hàng năm, hợp tác với 100 Thương hiệu thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau.Tập đoàn hoa sớm khẳng định chuyên nghiệp, định vị xây dựng thương hiệu lớn dịch vụ CSKH thị trường Việt Nam khu vực giới với gói dịch vụ mang chuẩn mực quốc tế dịch vụ CSKH đa ngôn ngữ , dịch vụ CSKH đa kênh, đào tạo cung cấp nhân CSKH… Công nghệ đại Hoa Sao đáp ứng nhu cầu giải đáp 24/24 với u cầu cao tính thơng tin liên tục bảo mật khách hàng Bằng sức mạnh tập thể trẻ trung, động sáng tạo, Hoa Sao không ngừng phát triển trở thành Tập Đoàn số lĩnh vực cung cấp dịch vụ CSKH, tiên phong dẫn đầu thị trường với dịch vụ chất lượng cao, đẳng cấp quốc tế, mang sắc dân tộc xứng tầm châu lục Lĩnh vực hoạt động kinh doanh chủ yếu -Dịch vụ chăm sóc khách hàng: + Cung cấp dịch vụ chất lượng cao chăm sóc khách hàng (contact center) + Cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng VIP + Cung cấp dịch vụ: Xây dựng – đào tạo – chuyển giao tư vấn chiến lược hệ thống trung tâm CSKH – quan hệ khách hàng + Đào tạo cung cấp nhân CSKH cao cấp + Tổ chức nghiên cứu – khảo sát thị trường, tâm lý - thị hiếu khách hàng hiệu công tác CSKH; tư vấn giám sát độc lập công tác CSKH + Thiết lập nguồn (hồ sơ) khách hàng VIP tiềm cho doanh nghiệp + Dịch vụ bán hàng qua điện thoại -Dịch vụ truyền thông : - Đã nắm bắt ứng dụng công nghệ thông tin kịp thời(công ty đầu tư mua phần mềm ứng dụng vào công tác quản lý văn thư) - Công tác văn thư vào nề nếp, ứng dụng tiêu chuẩn ISO khâu nghiệp vụ thực nghiêm túc, khoa học có chất lượng Nhìn chung cơng tác lãnh đạo điều hành văn phịng Cơng ty thực tốt lãnh đạo văn phịng thực tốt chức giúp văn phịng hoạt động sn sẻ hoạt động 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng cơng ty Cổ phần Tập Đồn Hoa Sao số mặt tồn sau: - Cán lãnh đạo quan tâm tới công tác nghiệp vụ văn phòng nhiên thiếu sâu sát nhiều giải công việc không theo điều tra, nghiên cứu cụ thể - Việc đấu tranh, tự phê bình phê bình chưa cao, cịn tình trạng nể nang, ngại va chạm, né tránh; cơng tác giáo dục trị tư tưởng chưa sắc bén; công tác kiểm tra, giám sát văn phịng Cơng ty chưa thường xun - Việc quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ cho phòng, ban thực đầy đủ chưa thống - lãnh đạo văn phòng quản lý theo phong cách dân chủ phân chia quyền lực quản lý cho cấp cho phép họ tham gia vào việc thảo luận để đưa định Tuy nhiên người định người lãnh đạo nên nhiều mang tính cá nhân - văn phòng chưa xây dựng quy chế riêng mà dùng quy chế chung công ty nên nhiêu giải công việc chưa triệt để 3.1.3 Nguyên nhân - Các nguồn lực, trước hết sở vật chất nghèo nàn, lạc hậu nguồn nhân lực thiếu số lượng chất lượng - lãnh đạo văn phòng quản lý theo phong cách dân chủ( nêu trên) - Ban lãnh đạo cử cán văn thư học để nâng cao nghiệp vụ, cán cử học không truyền đạt, hướng dẫn cho phận khác 25 thực dẫn đến việc nhầm lẫn, chậm chễ số khâu, số phận - Cán bộ, nhân viên không thường xuyên cập nhật thay đổi quy chế, quy định công tác văn thư dẫn đến việc thực theo quy chế, quy định nhà nước cịn bị sai sót - Do văn phòng chưa xây dựng quy chế riêng - Do số cán bộ, chưa gương mẫu, tự giác tu dưỡng rèn luyện; vài cán chủ chốt chưa chấp hành nghiêm quy chế làm việc; trình độ lực cơng tác số cán cịn hạn chế; - Do việc nể nang cán quản lý dẫn đến việc giải công việc chưa dứt khốt, dẫn đến trì trệ, khơng linh hoạt cơng tác văn phịng Tổ chức điều hành hoạt động văn phịng nói chung phải dựa tình hình thực tế doanh nghiệp, quan trọng cho việc thiết lập vị trí cơng việc tổ chức văn phịng hoạt động có hiệu Qua việc tìm hiểu phân tích đánh giá ưu điểm, hạn chế nguyên nhân hạn chế trình tổ chức điều hành văn phịng Cơng Ty Cổ phần Tập Đoàn Hoa Sao.Vận dụng lý luận học vào thực tiễn em xin đóng góp số ý kiến, với mong muốn góp phần nhỏ bé để nâng cao hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng nói riêng cơng ty nói chung ngày vào chiều sâu hoạt động có hiệu giải pháp cụ thể sau đây: 26 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo doanh nghiệp công tác tổ chức điều hành hoạt động vản phòng công ty Nâng cao trách nhiệm, ý thức, nhận thức lãnh đạo doanh nghiệp lãnh đạo văn phòng : nhà lãnh đạo văn phòng phải người hiểu rõ nắm tầm quan trọng công tác tổ chức điều hành quan Bên cạnh nhà lãnh đạo văn phịng phải tập huấn để trau dồi thêm kinh nghiệm công tác tổ chức điều hành hoạt động Nâng cao trách nhiệm, ý thức nhận thức cán bộ, nhân viên công ty, nâng cao ý thức tự giác chấp hành kỷ luật quy chế làm việc cán 3.2.2 Chuẩn hóa chức danh trưởng phịng Để điều hành tổ chức hoạt động tốt phải có nhân viên giỏi Chuẩn hóa chun mơn nghiệp vụ: Nghiệp vụ Văn thư có vai trị lớn đến chất lượng việc quản lý văn đến văn cơng ty, nghiệp vụ văn phịng tốt, cơng việc thực nhanh chóng, với quy trình, quy định Nhà nước, khơng thể xem nhẹ thao tác nghiệp vụ cán làm công tác văn thư Việc tăng cường đầu tư bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho nhân viên văn phòng cần thiết cần quan tâm nữa, cơng ty cần có phối hợp với trường nghiệp vụ văn thư để mở lớp ngắn hạn dài hạn nhằm bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư cho cán nhân viên trực tiếp làm việc taị Bộ phận văn thư cơng ty Chuẩn hóa kỹ lãnh đạo điều hành :kỹ lãnh đạo, kỹ lập kế hoạch, kỹ giải công việc, kỹ giao tiếp tốt… 3.2.3 Tiếp tục chỉnh sửa hồn thiện quy trình làm việc Với giúp đỡ đơn vị tư vấn, thiết kế ISO naycông ty xây dựng hệ thống quy trình liên quan đến nghiệp vụ cơng tác văn phòng đưa vào sử dụng từ cuối năm 2010 Xong thực tế việc áp dụng quy trình đến gặp phải số bất cập không phù hợp với điều kiện thực tế Intracom dẫn đến yêu cầu cần có điều chỉnh để hồn thiện quy trình cho phù hợp với tình hình thực tế hoạt động 27 doanh nghiệp yêu cầu nguyên tắc luôn cải tiến công tác ứng dụng ISO 3.2.4 Tăng cường đầu tư cho yếu tố người Con người yếu tố định đến hiệu hoạt động quản lý Văn phòng, cần đầu tư cho việc nâng cao chất lượng cho đội ngũ cán công chức Yêu cầu cán công chức phải người có trình độ học vấn, trình độ chun mơn nghiệp vụ phẩm chất đạo đức tốt Việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ chun mơn cho cán cơng chức phải làm thường xun, có chương trình kế hoạch cụ thể Cần có quan tâm đánh giá, khen thưởng, kỷ luật cán công chức Công tác cần thực với quy định Nhà nước Mặt khác cần có nghiên cứu đề xuất giải pháp nhằm tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần cho đội ngũ cán cơng chức làm việc văn phịng Mặt khác lãnh đạo văn phịng thường xun có kế hoạch cử cán bộ, chuyên viên văn phòng học, tập huấn lớp ngắn hạn nghiệp vụ văn phịng, cơng tác soạn thảo văn bản, văn thư, lưu trữ giúp họ nắm bắt kịp thời thay đổi cơng việc, khơng ngừng nâng cao trình độ cho họ nhằm thực cơng việc có hiệu Cần phải thường xuyên cử cán bộ, chuyên viên học bồi dưỡng lớp, khóa tin học để trang bị giúp họ nắm vững kiến thức, kỹ thuật cần thiết nhằm nâng cao hiệu tin học văn phòng Lãnh đạo nên dành quan tâm nhiều cán bộ, nhân viên văn phịng quan nói chung khơng cơng việc chun mơn mà cịn đời sống tinh thần họ động viên, thăm hỏi, khích lệ Cần điều chỉnh hệ số lương, quan tâm động viên mặt tinh thần giúp Cán bộ, nhân viên n tâm cơng tác từ nâng cao hiệu công việc 3.2.5 Đổi phong cách lãnh đạo Thay quản lý theo phong cách lãnh đạo dân chủ lãnh đạo văn phòng nên đổi sang quản lý theo phong cách tự giao nhiệm vụ vạch kế hoạch chung trực tiếp đạo công việc lãnh đạo giao quyền cho phép nhân 28 viên đưa định chịu trách nhiệm định trước cấp Phong cách lãnh đạo cho phép nhân viên cấp có quyền tự chủ cao để hồn thành cơng việc lãnh đạo có nhiều thời gian để nâng cao suất làm việc Tuy nhiên, cách quản lý phải sử dụng cách phù hợp, khơng gây ổn định đội nhóm Các nhà quản lý áp Dụng phương pháp tốt điều kiện sau: - Các nhân viên có lực làm việc độc lập chuyên môn tốt, đảm bảo hiệu cơng việc - Nhà lãnh đạo có cơng cụ tốt để kiểm sốt tiến độ công việc nhân viên 3.2.6 Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin Đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phịng: Đầu tư thêm trang thiết bị, phương tiện phục vụ cho cơng tác văn phịng, đưa vào khai thác sử dụng thuận tiện, kết nối mạng, khuyến khích xử lý văn tác nghiệp qua phần mềm Trong năm gần đây, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng khâu cần áp dụng Các cấp lãnh đạo phòng cần quan tâm, trọng Việc sử dụng ứng dụng phần mềm quản lý phải đồng bộ, thống 3.2.7 Đầu tư trang thiết bị đảm bảo điều kiện đáp ứng tổ chức điều hành hoạt động văn phòng Lãnh đạo văn phịng cần có kế hoạch thay trang thiết bị, máy móc cũ máy tính, máy photocopy, máy fax, điện thoại, tủ đựng tài liệu, hồ sơ bổ sung trang thiết bị thiếu Lãnh đạo văn phòng cần đề xuất với lãnh đạo cơng ty việc xây dựng phịng lưu trữ cung phòng đọc dành cho cán bộ, chuyên viên công ty dùng cho việc khai thác, thu thập thông tin, tài liệu, văn đọc sách báo ngày Văn phòng cần phải bổ sung, lắp điều hòa cho phòng văn thư phòng đánh máy thay cho hệ thống quạt trần dùng, tránh trường hợp 29 làm việc giấy tờ, văn bị xáo trộn, bay lẫn lộn 3.2.8 Thường xuyên kiểm tra, đánh giá nghiệp vụ công tác văn phịng Bất chủ trương, sách đưa vào thực cần phải tiến hành khâu kiểm tra từ đánh giá chất lượng, hiệu việc thực chủ trương, sách Lãnh đạo cần thường xuyên kiểm tra đánh giá nghiệp vụ cán nhân viên Ban lãnh đạo cần quan tâm đến việc kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện, mức độ đạt được, hạn chế cịn gặp phải để từ có hướng điều chỉnh cho phù hợp q trình giải cơng việc Việc kiểm tra đánh giá công việc cách thường xuyên giúp cho ban lãnh đạo nắm bắt tình hình thực cơng việc cán nhân viên, đồng thời cách thức giúp cho toàn thể cán bộ, nhân viên nâng cao tinh thần, trách nhiệm cơng việc để đạt kết cao thời gian tới Tiểu kết chương Công tác tổ chức điều hành văn phịng có vai trị lớn hoạt động văn phịng, nghiệp vụ cơng tác văn phịng thực theo quy trình định Chương đưa ưu, nhược điểm nguyên nhân từ đưa giải pháp nhằm để cơng tác văn phịng nói riêng cơng ty nói chung nâng cao Cần phải tiến hành kiểm tra đánh giá chất lượng để từ sở cho việc khen thưởng, kỷ luật cho đơn vị, cá nhân thực tốt công việc hoạt động văn phịng nói riêng hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung 30 KẾT LUẬN Trong mơi trường kinh doanh ngày trở nên khó khăn phức tạp nay, để tồn phát triển cách bền vững đòi hỏi phải tổ chức điều hành hoạt động tốt công ty nói chung văn phịng nói riêng Bên cạnh mặt đạt việc tổ chức điều hành hoạt động văn phòng gặp phải hạn chế đòi hỏi ban lãnh đạo doanh nghiệp cần tiếp tục tích cực,quan tâm đến cơng tác tổ chức điều hành hoạt động văn phòng , cập nhập cải tiến quy trình cho kịp thời đại phù hợp với tình hình thực doanh nghiệp doanh nghiệp cần phải quan tâm đầu tư sở vật chất, trang thiết bị, đào tạo nghiệp vụ văn phòng cho nhân viên Để giải pháp triển khai thân tơi góc độ nghiên cứu đề tài khảo sat thực trạng công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đồn Hoa Sao, tơi có đề xuất nhằm hỗ trợ giải pháp nêu có tính khả thi như: Thứ nhất: Cần triển khai triệt để, đồng nghiệp vụ đến lĩnhvực hoạt động doanh nghiệp Thứ hai: Những quy trình khơng cập nhật kịp thời dẫn đến việc áp dụng khơng với thực tế gây khó khăn việc xử lý công việc phát sinh Để khắc phục tình trạng cần phối hợp với đơn vị liên quan rà sốt lại quy trình với mật độ nhiều Thứ ba: Đối với tình trạng nhân viên vào làm khoảng thời gian chưa đến đợt đào tạo cơng ty cần có nhân viên chuyên trách phòng hưỡng dẫn kiến thức cho nhân viên mới, sau công ty đào tạo lại đồng thời điều chỉnh lại mục tiêu chất lượng cho phù hợp với thực tế Thứ tư: doanh nghiệp, văn phịng cần có sách khuyến khích cán nhân viên có tinh thần trách nhiệm thực tốt công việc Mặc dù em cố gắng thời gian có hạn với hiểu biết, nhận thức thân có hạn nên nội dung phương pháp đánh giá cá nhân em nhiều hạn chế tiêu luận em khó tránh khỏi thiếu sót Vì em kính mong nhận bảo,góp ý thầy giáo 31 quý khoa Nghiệp vụ thầy cô giáo Ban lãnh đạo nhà trường bạn để em hoàn thiện hơn./ Em xin chân thành cảm ơn! 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị doanh nghiệp: PGS.TS Ngơ Kim Thanh, PGS.TS Lê Văn Tâm (đồng chủ biên) Các Quy chế Cơng ty Cổ phần Tập Đồn Hoa Sao Mike Hervey (2001)- Quản trị văn phòng, Nhà xuất thống kê Hà Nội Các tài liệu tham khảo khác Các trang web: http://luanvan.net.vn/search/? 33 PHỤ LỤC Phụ lục 1: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CƠNG TY HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ BAN KIỂM SỐT GIÁM ĐỐC CÁC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN PHỊNG TUYỂN DỤNG PHỊNG NHÂN SỰ PHÒNG ĐÀO TẠO PHÒNG ĐỐI NGOẠI PHÒNG KINH DOANH Phụ lục 2: SƠ ĐỒ CƠ CẤU PHỊNG HÀNH CHÍNH TỔNG HỢP Trưởng phịng Phó phịng Bộ phậnVăn thư, lưu trữ Bộ phầnTài Bộ phận Hành tổ chức Bộ phận hậu cần Phụ luc Mẫu hóa lịch cơng tác tuần CƠNG TY CỔ PHẦNTẬP CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM ĐOÀN HOA SAO Độc lâp - Tự - Hạnh phúc VĂN PHỊNG LỊCH CƠNG TÁC TUẦN ( từ ngày….đến ngày/tháng/ năm) Thứ/ ngày Nội dung Thứ Thứ Thứ Thứ Thứ6 Mẫu hóa xây dựng chương trình, cơng tác Ghi CƠNG TY CỔ PHẦN CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TẬP ĐOÀN HOA SAO Độc lâp - Tự - Hạnh phúc Số: /CTR-TĐHS Hà Nội, ngày tháng năm CHƯƠNG TRÌNH Cơng tác tháng… đầu năm… Căn Nghi ; Căn Nghị ; Căn quy chế ; Phịng hành tổng hợp xây dựng chương trình cơng tác tháng đầu năm…cho Cơng Ty Cổ Phần TĐHS sau: I Tháng 1: Tuần 1: Tuần 2: Tuần 3:………………………………………………………………………………………………… Tuần 4:………………………………………………………………………………………………… II Tháng 2: III.Tháng 3: IV Tháng 4: V Tháng 5: Nơi nhận: TRƯỞNG PHÒNG - .; (ký ghi rõ họ tên) - Lưu :VT Hình ảnh cơng ty ... tổ chức điều hành hoạt động văn phịng cơng ty Nhiệm vụ nghiên cứu: Tổ chức hoạt động công ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao Khảo sát thực trạng cơng tác tổ chức điều hành văn phịng cơng ty Cổ Phần Tập. .. hiệu công tác tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao CHƯƠNG 1: TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN HOA SAO Vài nét Cơng ty Cổ Phần Tập Đồn hoa Tên... phòng, tổ chức, điều hành văn phịng khái qt tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao sau: Tổ chức điều hành hoạt động văn phịng Cơng Ty Cổ Phần Tập Đoàn Hoa Sao việc bố