Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 3 1.1. Lịch sử hình thành , chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn . 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 1.1.2. Chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn , cơ cấu tổ chức của bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn . 4 1.1.2.1. Chức năng 4 1.1.2.2. Nhiệm vụ , quyền hạn 4 1.1.2.3. Cơ cấu tổ chức 16 1.2. Phòng văn thư – lưu trữ bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn . 18 1.2.1. Vị trí chức năng 18 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 18 1.2.3. Cơ cấu , tổ chức 20 Chương 2 : Thực trạng công tác lưu trữ tại bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 21 2.1. Hoạt động quản lý 21 2.1.1. Việc xây dựng và ban hành văn bản về công tác lưu trữ của bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 21 2.1.2. Cơ sở vật chất tại kho lưu trữ bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 21 2.1.3. Tổ chức , đào tạo , bồi dưỡng cán bộ trong hoạt động lưu trữ của bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 22 2.1.4. Công tác thi đua , khen thưởng , thanh tra , kiểm tra , giải quyết , xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ . 22 2.1.5. Ứng dụng khoa học công nghệ về công tác lưu trữ 22 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 23 2.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ 23 2.2.2.Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 24 2.2.3. Xác định giá trị tài liệu 24 2.2.4. Chỉnh lý tài liệu 25 2.2.5. Thống kê tài liệu lưu trữ 26 2.2.6. Xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 26 2.2.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.2.8. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 27 Chương 3 : Báo cáo kết quả thực tập tại bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 28 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được . 28 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn . 28 3.3. Một số khuyến nghị 29 3.3.1. Đối với bộ Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn . 29 3.3.2. Đối với bộ môn văn thư – lưu trữ của khoa Văn Thư – Lưu Trữ tại trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội . 29 C . PHẦN KẾT LUẬN 30 D. PHỤ LỤC
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn 1.1 Lịch sử hình thành , chức , nhiệm vụ , quyền hạn , cấu tổ chức Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn .3 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức , nhiệm vụ , quyền hạn , cấu tổ chức Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn 1.1.2.1 Chức 1.1.2.2 Nhiệm vụ , quyền hạn 1.1.2.3 Cơ cấu tổ chức .16 1.2 Phòng văn thư – lưu trữ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn .18 1.2.1 Vị trí chức 18 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn 18 1.2.3 Cơ cấu , tổ chức 20 Chương : Thực trạng công tác lưu trữ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn 21 2.1 Hoạt động quản lý 21 2.1.1 Việc xây dựng ban hành văn công tác lưu trữ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn .21 2.1.2 Cơ sở vật chất kho lưu trữ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn 21 2.1.3 Tổ chức , đào tạo , bồi dưỡng cán hoạt động lưu trữ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn .22 2.1.4 Công tác thi đua , khen thưởng , tra , kiểm tra , giải , xử lý vi phạm quy chế công tác lưu trữ 22 2.1.5 Ứng dụng khoa học công nghệ công tác lưu trữ 22 2.2 Hoạt động nghiệp vụ 23 2.2.1 Phân loại tài liệu lưu trữ 23 2.2.2.Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 24 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu 24 2.2.4 Chỉnh lý tài liệu 25 2.2.5 Thống kê tài liệu lưu trữ 26 2.2.6 Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 26 2.2.7 Bảo quản tài liệu lưu trữ 27 2.2.8 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 27 Chương : Báo cáo kết thực tập Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn 28 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt 28 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn 28 3.3 Một số khuyến nghị 29 3.3.1 Đối với Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn 29 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ khoa Văn Thư – Lưu Trữ trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội 29 C PHẦN KẾT LUẬN 30 D PHỤ LỤC LỜI CẢM ƠN Trong công đổi ngày nay, với phát triển ngày cao khoa học kĩ thuật, tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng quan trọng việc phản ánh hoạt động quan, tổ chức Đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần giải cơng việc, tìm kiếm thơng tin để xây dựng chiến lược kinh tế quy hoạch, chủ trương, đề định quản lý Trong q trình xây dựng văn hố tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn việc kế thừa tinh hoa văn hóa dân tộc, rút nhiều thơng tin bổ ích cho việc giáo duc, tuyên truyền, phát triển kinh tế Nhận thức tầm quan trọng tài liệu lưu trữ nên công tác lưu trữ ngày trọng Cần phải xây dựng hệ thống tổ chức đội ngũ cán lưu trữ ngày lớn mạnh đáp ứng nhu cầu ngày cao nghiệp phát triển công tác lưu trữ Để đáp ứng nhu cầu trường đại học Nội Vụ Hà Nội , cụ thể khoa văn thư – lưu trữ đào tạo nguồn nhân lực nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ , góp phần đại hố cơng tác lưu trữ văn phòng Gắn liền nhà trường với xã hội, lý luận với thực tiễn việc “Học đôi với hành” Nhà trường đạo cho sinh viên thực tập thực tế nhằm kết hợp với kiến thức học lớp Thông qua việc nghiên cứu khảo sát thực hành công tác lưu trữ quan, tổ chức để củng cố kiến thức học, qua giúp sinh viên có nhận thức đắn ngành học mình, nâng cao lực vận dụng lý luận vào thực tiễn, rèn luyện kỹ nghề nghiệp, phát huy khả sáng tạo thân, tích luỹ nhiều kinh nghiệm làm sở cho công tác sau Xây dựng phong cách làm việc cán khoa học lưu trữ Nhằm tạo hiệu cơng việc bên cạnh có kiến thức việc học trường cần có áp dụng thực tế cơng việc Sau hồn thành chương trình lý thuyết trường chấp thuận nhà trường Văn phòng Nơng Nghiệp Phát Triển Nông Thôn cho em đến thực tập quan phân vào phòng Văn thư – Lưu trữ từ ngày 10/01/2017 đến ngày 10/03/2017 Về quan với kiến thức chuyên môn Lưu trữ thầy, cô trường trang bị đầy đủ tận tình dạy bảo cho em giúp em nghiên cứu, tìm hiểu tình hình tổ chức máy chức nhiệm vụ quan thực hành khâu nghiệp vụ công tác Lưu trữ quan Để hồn thành tốt báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới tồn thể thầy khoa văn thư – lưu trữ trường đại học Nội Vụ Hà Nội tận tình giảng dạy , bảo truyền đạt kiến thức tảng vững để áp dụng vào thực tế Đồng thời, em gửi lời cảm ơn đến tập thể cán , cơng chức phòng văn thư – lưu trữ hướng dẫn , đạo cách tận tình, chu đáo cơng việc tạo điều kiện thuận lợi nhất, tốt để em có điều kiện tiếp xúc, học hỏi kinh nghiệm, thực hành số nghiệp vụ công tác lưu trữ thuộc chuyên mơn q trình thực tập làm báo cáo thực tập.Vì lần tiếp xúc với khối tài liệu lớn nên nhiềụ bỡ ngỡ, nên không tránh khỏi mắc sai lầm, thiếu sót nên em mong nhận góp ý chân thành thầy cán phòng văn thư – lưu trữ để em rút học kinh nghiệm quý báu cho thân, bổ sung thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ cho cơng việc sau Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội , ngày 10 tháng 03 năm 2017 Sinh viên thực Nguyễn Thị Hương Quỳnh B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét Nông Nghiệp Phát Triển Nơng Thơn 1.1 Lịch sử hình thành , chức , nhiệm vụ , quyền hạn , cấu tổ chức Nông Nghiệp Phát Triển Nơng Thơn Lịch sử hình thành Tiền thân Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Bộ Canh nông, thành lập ngày 14 tháng 11 năm 1945, sở Nha Nông-Mục-Thủy lâm thuộc Bộ Kinh tế quốc gia Bộ trưởng ơng Cù Huy Cận Sau kiểm sốt hồn tồn miền Bắc, tháng năm 1955, phủ Việt Nam Dân chủ Cộng hòa thành lập Bộ Nơng lâm, thay cho Bộ Canh nông cũ Đến cuối năm 1960 tách Bộ Nông lâm thành tổ chức: Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường, Tổng cục Thủy sản Tổng cục Lâm nghiệp Đến tháng 12 năm 1969, Bộ Lương thực Thực phẩmđược thành lập sở hợp Tổng cục Lương thực với ngành Công nghiệp chế biến thực phẩm tách từ Bộ Công nghiệp nhẹ ra[1] Bộ trưởng ông Ngô Minh Loan Ngày tháng năm 1971, Ủy ban Thường vụ Quốc hội Việt Nam Dân chủ Cộng hòa phê chuẩn việc thành lập Ủy ban Nông nghiệp Trung ương sở hợp Bộ Nông nghiệp, Bộ Nông trường Ban quản lý hợp tác xã sản xuất nông nghiệp Năm 1976, Ủy ban Nông nghiệp Trung ương đổi tên lại thành Bộ Nông nghiệp với Bộ trưởng ông Võ Thúc Đồng Đồng thời, Bộ Hải sản thành lập sở Tổng cục Thủy sản, Phó thủ tướng Võ Chí Cơng kiêm Bộ trưởng; Bộ Lâm nghiệp thành lập sở Tổng cục Lâm nghiệp, ơng Hồng Văn Kiểu làm Bộ trưởng Tháng năm 1981, Bộ Lương thực Thực phẩm giải thể, thành lập Bộ Bộ Lương thực Bộ Công nghiệp Thực phẩm Đến tháng năm, Bộ Thủy sảnđược thành lập sở Bộ Hải sản Ngày 16 tháng năm 1987, Hội đồng Nhà nước Nghị số 782 NQ HĐNN việc thành lập Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm sở sáp nhập Bộ: Nông nghiệp, Lương thực Công nghiệp thực phẩm Từ ngày 3/10-28/10/1995, kỳ họp thứ Quốc hội khố thơng qua Nghị định việc thành lập Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn sở hợp Bộ: Bộ Lâm nghiệp, Bộ Nông nghiệp Công nghiệp thực phẩm Bộ Thủy lợi Ngày 31 tháng năm 2007, Quốc hội Việt Nam Nghị nhập Bộ Thủy sản vào Bộ Nông nghiệp Phát triển Nông thôn Chức , nhiệm vụ , quyền hạn , cấu tổ chức Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn 3.1.1.1 Chức Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn quan Chính phủ thực chức quản lý nhà nước ngành, lĩnh vực: Nông nghiệp, lâm nghiệp, diêm nghiệp, thủy sản, thủy lợi, phòng, chống thiên tai, phát triển nông thôn; quản lý nhà nước dịch vụ công ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý theo quy định pháp luật 3.1.1.2 Nhiệm vụ , quyền hạn Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn thực nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Nghị định số 123/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức bộ, quan ngang nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể sau: Trình Chính phủ dự án luật, dự thảo nghị Quốc hội; dự án pháp lệnh, dự thảo nghị Ủy ban thường vụ Quốc hội; dự thảo nghị định Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm phê duyệt nghị quyết, chế, sách, dự án, đề án, văn quy phạm pháp luật khác thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo phân cơng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn, hàng năm dự án, cơng trình quan trọng quốc gia thuộc ngành, lĩnh vực quản lý Trình Thủ tướng Chính phủ dự thảo định, thị văn khác thuộc thẩm quyền ban hành Thủ tướng Chính phủ Phê duyệt chiến lược, quy hoạch, chương trình phát triển ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý theo phân cấp ủy quyền Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ Ban hành thơng tư, định, thị, quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình, quy phạm, định mức kinh tế - kỹ thuật; tổ chức xây dựng tiêu chuẩn quốc gia quản lý ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo quy định pháp luật; hướng dẫn, kiểm tra việc thực văn Cơng bố, đạo, hướng dẫn, kiểm tra, tra, đánh giá, tổng hợp báo cáo chịu trách nhiệm thực chế, sách, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phê duyệt thuộc phạm vi quản lý nhà nước bộ; tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước Kiểm tra văn quy phạm pháp luật bộ, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ban hành có liên quan đến ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước bộ; phát quy định quan ban hành có dấu hiệu trái với văn quy phạm pháp luật thuộc ngành, lĩnh vực quản lý xử lý theo quy định pháp luật Về trồng trọt bảo vệ thực vật: a) Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra thực quy hoạch phát triển vùng trồng, sản xuất nơng sản thực phẩm an tồn; kế hoạch sử dụng, bảo vệ cải tạo nâng cao độ phì đất nơng nghiệp; chống xói mòn, sa mạc hóa sạt lở đất; b) Chỉ đạo, hướng dẫn việc sử dụng ngân sách cho chương trình phòng, chống, khắc phục hậu dịch bệnh thực vật; c) Chỉ đạo thực cấu trồng; kỹ thuật trồng trọt, thu hoạch, bảo quản; tổng kết, đánh giá thực kế hoạch sản xuất trồng trọt hàng năm; d) Chỉ đạo kiểm tra việc bảo tồn, lưu trữ, khai thác nguồn gen trồng theo quy định pháp luật; đ) Quản lý nhà nước phân bón theo quy định pháp luật; e) Quản lý nhà nước giống trồng nông nghiệp, kiểm dịch thực vật, bảo vệ thực vật, thuốc bảo vệ thực vật theo quy định pháp luật Về chăn nuôi thú y: a) Chỉ đạo xây dựng, kiểm tra thực quy hoạch vùng chăn nuôi tập trung, sản phẩm chăn ni an tồn; b) Chỉ đạo, hướng dẫn việc sử dụng ngân sách cho chương trình phòng, chống, khắc phục hậu dịch bệnh động vật; c) Chỉ đạo thực cấu vật nuôi; kỹ thuật chăn nuôi; tổng kết, đánh giá thực kế hoạch sản xuất chăn nuôi hàng năm; d) Chỉ đạo, kiểm tra việc bảo tồn, lưu trữ, khai thác nguồn gen vật nuôi theo quy định pháp luật; đ) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực nhiệm vụ quản lý nhà nước giống vật nuôi nông nghiệp, thức ăn chăn nuôi, thuốc thú y hoạt động thú y theo quy định pháp luật 10 Về thủy sản: a) Chỉ đạo, hướng dẫn thực chế, sách phát triển thủy sản sau cấp có thẩm quyền định; b) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực quy định quản lý khu bảo tồn biển, khu bảo tồn vùng nước nội địa có liên quan tới nguồn lợi thủy sản theo quy định pháp luật; c) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy hoạch khai thác, bảo vệ phát triển nguồn lợi thủy sản tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; quy định quản lý an toàn tàu cá, thơng tin phòng tránh thiên tai cho ngư dân tàu cá biển; khai thác, bảo vệ phát triển nguồn lợi thủy sản theo quy định pháp luật; d) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra thực quy hoạch vùng nuôi trồng thủy sản tập trung; quan trắc cảnh báo môi trường nuôi trồng thủy sản; quy trình, kỹ thuật, mùa vụ ni trồng thủy sản; kiểm dịch, phòng, chống dịch bệnh thủy sản; đ) Quy định danh mục loài thủy sản cần bảo tồn, bảo vệ, cần tái tạo; biện pháp bảo vệ môi trường hệ sinh thái thủy sản, bảo tồn quỹ gen, đa dạng sinh học thủy sản theo quy định pháp luật; e) Thực nhiệm vụ quản lý nhà nước kiểm ngư theo quy định pháp luật; g) Chỉ đạo thực nhiệm vụ quản lý nhà nước giống, thức ăn ni trồng thủy sản; hóa chất, chế phẩm sinh học, vi sinh vật dùng để xử lý cải tạo môi trường nuôi trồng thủy sản theo quy định pháp luật; h) Quản lý nhà nước hạ tầng kỹ thuật dịch vụ hậu cần nghề cá 11 Về diêm nghiệp: a) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra kỹ thuật sản xuất, thu hoạch; tổng kết, đánh giá thực kế hoạch sản xuất muối hàng năm; b) Ban hành kiểm tra thực quy chuẩn kỹ thuật quốc gia, quy trình sản xuất, chế biến bảo quản muối sản phẩm muối (không bao gồm muối dùng lĩnh vực y tế) 12 Về lâm nghiệp: a) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực quy định Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ chế, sách phát triển lâm nghiệp, quy chế quản lý rừng, chế độ quản lý, bảo vệ loài thực vật rừng, động vật rừng, nguy cấp, quý danh mục loài thực vật, động vật rừng nguy cấp, quý theo quy định pháp luật Chủ trì, phối hợp với bộ, ngành liên quan quản lý hệ thống rừng đặc dụng, bảo vệ hệ sinh thái rừng, loài sinh vật rừng, bảo tồn thiên nhiên theo quy định pháp luật Trình Thủ tướng Chính phủ xác lập quy hoạch hệ thống chuyển mục đích sử dụng khu rừng phòng hộ, khu rừng đặc dụng có tầm quan trọng quốc gia liên tỉnh; b) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra sản xuất lâm nghiệp, nông nghiệp, thủy sản kết hợp trồng rừng theo quy định pháp luật; c) Chỉ đạo thực sách chi trả dịch vụ môi trường rừng theo quy định pháp luật; d) Chỉ đạo thực nhiệm vụ quản lý nhà nước phát triển, bảo vệ, sử dụng rừng; khai thác lâm sản; tổ chức sản xuất lâm nghiệp gắn với chế biến tiêu thụ lâm sản; giống trồng lâm nghiệp theo quy định pháp luật 13 Về thủy lợi: a) Thực nhiệm vụ quản lý nhà nước khai thác bảo vệ cơng trình thủy lợi theo quy định pháp luật; b) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra điều tra bản, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề án, dự án, sách, pháp luật thủy lợi, nước nông thôn; đầu tư xây dựng, sửa chữa nâng cấp cơng trình thủy lợi, nước nông thôn; vận hành hồ chứa thủy lợi, cơng trình thủy lợi theo quy định pháp luật; c) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc lập, phê duyệt tổ chức thực quy hoạch thủy lợi phục vụ nông nghiệp, phục vụ đa mục tiêu gắn với ngành kinh tế - xã hội theo quy định pháp luật; d) Phê duyệt quy hoạch thủy lợi, cấp nước nông thôn liên quan từ hai tỉnh trở lên, hệ thống công trình thủy lợi cơng trình thủy lợi có tính chất kỹ thuật phức tạp quy mơ lớn tỉnh phục vụ cấp nước, tiêu thoát nước; phòng, chống hạn hán, xâm nhập mặn; cải tạo đất, chống sa mạc hóa; cấp nước nơng thơn theo quy định pháp luật; đ) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra quy trình kỹ thuật, sách tưới, tiêu; quản lý quản lý tưới tiêu, quản lý khai thác cơng trình thủy lợi; hướng dẫn, kiểm tra thực quy định xả nước thải vào cơng trình thủy lợi; e) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc phê duyệt quy hoạch thủy lợi, hệ thống cơng trình thủy lợi, nước vệ sinh mơi trường nông thôn phạm vi cấp tỉnh theo quy định pháp luật; g) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực phòng, chống, khắc phục hậu hạn hán, xâm nhập mặn, ngập úng, sa mạc hóa; tổ chức quan trắc, dự báo, cảnh báo hạn hán, xâm nhập mặn, úng, số lượng chất lượng nước hệ thống cơng trình thủy lợi theo quy định pháp luật; h) Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra phương án bảo vệ cơng trình thủy lợi, động Bên cạnh cơng tác thu thập bổ sung đầy đủ tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu quan Công tác thu thập bổ sung tài liệu thực theo định số 484/QĐ-BNN-VP ban hành ngày 12/03/2012 , quy chế công tác lưu trữ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn Hàng năm lưu trữ lưu trữ đơn vị có trách nhiệm : - Lập kế hoạch thu thập hồ sơ , tài liệu - Phối hợp với đơn vị , cá nhân xác định hồ sơ , tài liệu cần thu thập - Hướng dẫn đơn vị , cá nhân chuẩn bị hồ sơ , tài liệu cần thu thập - Chuẩn bị kho lưu trữ phương tiện để tiếp nhận tài liệu - Tổ chức tiếp nhận tài liệu lập biên giao nhận tài liệu Hàng năm , văn phòng Bộ đơn đốc đơn vị có tài liệu đến hạn nộp lưu , giao nộp tài liệu vào lưu trữ Bộ Trong trường hợp tài liệu giao nộp chưa lập hồ sơ lập chưa đạt yêu cầu cán lưu trữ sau thu thập phải tiến hành chỉnh lý lập hồ sơ theo quy định nhà nước 2.2.3 Xác định giá trị tài liệu Xác định giá trị tài liệu dựa phương pháp , nguyên tắc , tiêu chuẩn định để lựa chọn tài liệu có giá trị bổ sung vào kho lưu trữ Bộ Các cán lưu trữ lựa chọn tài liệu có giá trị loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy theo quy định nhà nước đưa thời gian bảo quản cho loại tài liệu Công tác xác định giá trị tài liệu thực theo định số 484/QĐ-BNN-VP ban hành ngày 12/03/2012 , quy chế công tác lưu trữ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau : - xác định định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính số lượng năm - xác định tài liệu hết giá trị cần loại để tiêu hủy Hiện tài liệu bảo quản kho lưu trữ Bộ chủ yếu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 24 2.2.4 Chỉnh lý tài liệu Đối với tài liệu hành - Phương án phân loại tài liệu phương án cấu tổ chức - thời gian - Tài liệu chia thành khối , khối tương ứng với cấu tổ chức , sau tài liệu chia theo thời gian , theo năm , nhiệm kỳ - Tài liệu sau chia theo thời gian tiếp tục xếp theo thể loại văn ứng với cấu tổ chức ban hành - Tài liệu sau lập hồ sơ tiến hành đánh số thứ tự bên hồ sơ theo thứ tự chữ ả rập , sau tiến hành biên mục ghi bìa hồ sơ Ví dụ : Hồ sơ định bổ nhiệm - Vụ tổ chức cán - Quyết định bổ nhiệm - Từ số 01 đến số 50 - Từ ngày 01 đến ngày 30 tháng - Gồm 50 tờ - Phông số 01 - Mục lục số 01 - Hồ sơ số 01 - Thời hạn bảo quản : vĩnh viễn Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật : - Đối với loại hình tài liệu cán lưu trữ phân chia thành nhóm theo đặc trưng giai đoạn thiết kế , nhóm tài liệu đơn vị bảo quản - Tài liệu đơn vị bảo quản xếp theo trình tự đánh số thứ tự từ 01 đến hết Sau đánh số tiến hành viết bìa hồ sơ , lập mục lục hồ sơ , đưa hồ sơ vào cặp hộp xếp lên hệ thống giá tủ 2.2.5 Thống kê tài liệu lưu trữ Thống kê công tác lưu trữ nhằm nắm số liệu số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu trang thiết bị bảo 25 quản tài liệu Trên sở nắm số liệu quan lưu trữ đề số biện pháp quản lý số hồ sơ, tài liệu bảo quản kho Các tài liệu kho lưu trữ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn thống kê định kỳ hàng năm, đơn vị dùng để thống kê theo cặp hồ sơ (cặp dây) Các đối tượng thống kê lưu trữ ,theo yêu cầu Cục văn thư lưu trữ Nhà Nước Kho lưu trữ có loại sổ sách thống kê như: - Sổ thống kê đơn vị nộp tài liệu lưu trữ - Sổ thống kê lượt khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Hiện cán lưu trữ thống kê số lượng tài liệu có kho trang thiết bị bảo quản tài liệu theo định kỳ hàng năm để kịp thời tu bổ , phục chế tài liệu hư hỏng kịp thời phát côn trùng phá hoại tài liệu đưa phương án khắc phục 2.2.6 Xây dựng cơng cụ tra tìm tài liệu lưu trữ Cơng tác tra tìm tài liệu lưu trữ phương tiện tra tìm thơng tin tài liệu lưu trữ Yêu cầu phải giới thiệu xác nội dung tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ Để giới thiệu thành phần, nội dung tài liệu kho lưu trữ, dẫn địa tài liệu , phương tiện để thống kê thành phần, số lượng tài liệu lưu trữ Hiện Bộ NN&PTNT thống kê toàn tài liệu lưu trữ kho theo phông riêng biệt sử dụng loại công cụ tra cứu : mục lục hồ sơ , sổ cho mượn tài liệu … nhiên chưa xây dựng hệ thống tra tìm tài liệu mạng để tra tìm tài liệu nhanh , phục vụ mục đích tra tìm nhanh 2.2.7 Bảo quản tài liệu lưu trữ Nhìn chung, điều kiện sở vật chất cho hoạt động quan nói chung, điều kiện sở vật chất cho cơng tác lưu trữ nói riêng đáp ứng yêu cầu cơng việc Phòng kho lưu trữ ln làm vệ sinh để tránh bụi đề phòng xâm hại nấm mốc trùng Phòng kho trang 26 bị máy điều hòa nhiệt độ , máy hút ẩm , bình cứu hỏa , quạt thơng gió , rèm chống nắng …để bảo quản tài liệu Công tác bảo quản tài liệu thực theo định số 484/QĐBNN-VP ban hành ngày 12/03/2012 , quy chế công tác lưu trữ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn - Các đơn vị , cá nhân có trách nhiệm tự bảo vệ an toàn hồ sơ , tài liệu sử dụng chưa đến hạn nộp lưu - Công chức , viên chức phụ trách công tác lưu trữ chuyên trách kiêm nhiệm có trách nhiệm thực quy định Cục văn thư lưu trữ nhà nước Bộ bảo vệ , bảo quản an toàn tài liệu vào kho lưu trữ 2.2.8 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ thực theo định số 484/QĐ-BNN-VP ban hành ngày 12/03/2012 , quy chế công tác lưu trữ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn Thẩm quyền cho phép khai thác - Chánh văn phòng cho phép khai thác , sử dụng tài liệu “ Mật” , “Tuyệt mật”, “Tối mật” thuộc thẩm quyền Bộ quản lý - Trưởng phòng Văn Thư – Lưu Trữ cho phép khai thác tài liệu lưu trữ kho lưu trữ phụ trách Cơ quan , tổ chức hay cá nhân đến mượn tài liệu nghiên cứu có ghi sổ theo dõi cẩn thận quy định thời gian giao trả hồ sơ (nếu mượn đem về) Hiện để phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu , Bộ trang bị máy vi tính , máy to cho phòng lưu trữ phép phơtơ tài liệu người dùng có nhu cầu khai thác sử dụng phải đồng ý người có thẩm quyền Khi chưa có đồng ý người có thẩm quyền quan tuyệt đối khơng mang tài liệu khỏi kho để tránh mát , hư hỏng tài liệu Chương : Báo cáo kết thực tập Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thơn 3.1 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập kết đạt Những công việc làm thời gian thực tập Nông Nghiệp 27 Phát Triển Nông Thôn sau: - Tuần : từ ngày 10/01 đến 15/01 Tìm hiểu chức nhiệm vụ , cấu tổ chức Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn - Tuần : từ ngày 16/01 đến 22/01 Viết đề cương báo cáo thực tập làm công việc giao : xếp tài liệu kho , phô tô tài liệu - Tuần : từ ngày 23/01 đến 29/01 Sắp xếp tài liệu năm 2014-2015 , chỉnh lý khối tài liệu 2014-2015 - Tuần : từ ngày 30/01 đến ngày 05/02 Nghỉ tết âm lịch - Tuần : từ ngày 06/02 đến ngày 12/02 Viết mục lục hồ sơ khối tài liệu cơng trình thủy điện từ năm 1996 đến năm 2000 - Tuần : từ ngày 13/02 đến ngày 19/02 Viết bìa , dán nhãn , thay cặp hộp đựng tài liệu - Tuần : từ ngày 20/02 đến ngày 26/02 Sắp xếp tài liệu lên giá , vệ sinh kho lưu trữ - Tuần : từ ngày 27/02 đến ngày 05/03 Viết báo cáo thực tập làm công việc giao - Tuần : từ ngày 06/03 đến ngày 10/03 Hoàn thành báo cáo thực tập xin xác nhận quan 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn - Bổ sung thêm biên chế cho phòng văn thư – lưu trữ để đảm bảo công việc giải nhanh chóng , hiệu - Tăng cường đầu tư kinh phí để nâng cấp hệ thống sở vật chất phục vụ tốt công tác lưu trữ khai thác , sử dụng tài liệu - Đẩy mạnh mở rộng thực quy trình tiêu chuẩn chất lượng ISO vào công tác lưu trữ 28 - Có nhiều sách đãi ngộ , khuyến khích cán lưu trữ vật chất lẫn tinh thần - Đề phương hướng , nhiệm vụ cho năm cách cụ thể cho công tác lưu trữ 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn - Lãnh đạo Bộ cần quan tâm đến công tác lưu trữ coi lưu trữ nội dung cơng tác quan trọng có ý nghĩa kết hoạt động quan - Đầu tư thêm kinh phí nhân lực , bồi dưỡng nâng cao chuyên môn , nghiệp vụ chuyên môn cho cán , công chức phụ trách lưu trữ - Cần áp dụng quy trình ISO vào việc thực nghiệp vụ lưu trữ để đảm bảo tính khoa học , xác tài liệu 3.3.2 Đối với môn văn thư – lưu trữ khoa Văn Thư – Lưu Trữ trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội - Cần cho sinh viên thường xuyên tham quan , thực tế hoạt động công tác văn thư lưu trữ quan , tổ chức - Đầu tư trang thiết bị thực hành cho môn học để sinh viên tiếp cận trang thiết bị văn phòng phục vụ cho cơng tác văn thư lưu trữ để áp dụng tốt lý thuyết thực tiễn 29 C PHẦN KẾT LUẬN Qua đợt thực tập em vận dụng kiến thức học ghế nhà trường vào thực tiễn để thực nghiệp vụ công tác lưu trữ Trong thời gian thực tập NN&PTNT em trực tiếp thực số công việc : đánh văn , nhập tin văn , sử dụng trang thiết bị văn phòng , chỉnh lý tài liệu, biên mục hồ sơ , tài liệu , vệ sinh kho … hoạt động thực tiễn diễn lý thuyết học , nhiên công việc phát sinh nhiều vấn đề mà thực tiễn đem lại để nắm rõ nghiệp vụ sáng tỏ thêm vấn đề học lý thuyết chưa đề cập đến Qua thời gian thực tập phòng Văn thư - lưu trữ Bộ NN&PTNT giúp em có kiến thức vững vàng , làm quen , tiếp xúc với công việc chuyên môn , chuyên ngành bảo tận tình , , anh , chị cán công chức giúp em vận dụng lý thuyết thực tiễn Đồng thời học tập phong cách làm việc khoa học , thực nghiêm túc , kỷ luật nội quy công sở Tuy nhiên thời gian thực tập không nhiều , khả nhận thức thân hạn chế thiếu kinh nghiệm thực tiễn nên việc áp dụng lý thuyết thực tế hẳn khơng thể tránh khỏi sai sót Kính mong thầy , tồn thể cán phòng Văn thư -lưu trữ NN&PTNT đóng góp ý kiến em có kết tốt Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo cán phòng văn thư -lưu trữ NN&PPTNT giúp em hoàn thành đợt thực tập Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu , thầy cô khoa Văn Thư - Lưu Trữ trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội tận tình giảng dạy , bảo truyền đạt kiến thức tảng vững để áp dụng vào thực tế , giúp em hoàn thành báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn ! 30 D PHỤ LỤC Bộ Nông Nghiệp Phát Triển Nơng Thơn Một số hình ảnh kho lưu trữ Nông Nghiệp Phát Triển Nông Thôn ... muối 19 Về thương mại nông sản: a) Phối hợp với Bộ Công Thương xây dựng chế, sách phát triển thương mại, thị trường nơng sản; kế hoạch, chương trình xúc tiến thương mại; chương trình thương hiệu... lưu trữ - Công văn số 5555/BNN-VP ngày 8/10/2009 v/v Xử lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ - Công văn số 1234/BNN-VP ngày 15/4/2013 v/v Triển khai thi hành Luật Lưu trữ - Quyết định số 2829/QĐ-BNN-VP ngày... Từ số 01 đến số 50 - Từ ngày 01 đến ngày 30 tháng - Gồm 50 tờ - Phông số 01 - Mục lục số 01 - Hồ sơ số 01 - Thời hạn bảo quản : vĩnh viễn Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật : - Đối với loại hình