Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC A. MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích nghiên cứu 2 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu. 2 5. Cấu trúc của đề tài. 3 B. NỘI DUNG 0 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LẬP THẠCH 0 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch 0 1.1.1 Lịch sử hình thành 0 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lập Thạch 0 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 0 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 1 1.3. Phân loại văn bản và thẩm quyền ban hành văn bản quản lý Nhà nước 2 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN LẬP THẠCH 4 2.1. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận Văn thư thuộc Văn Phòng UBND huyện Lập Thạch 4 2.1.1. Tình hình tổ chức 4 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 4 2.1.3. Cơ cấu tổ chức 5 2.2. Hoạt động quản lý 5 2.2.1. Khái niệm Quản lý Nhà nước về công tác văn thư lưu trữ 5 2.2.2. Cơ cấu của hệ thống quản lý nhà nước 6 2.2.3.Chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ 6 2.2.4. Xây dựng ban hành và chỉ đạo thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật quy định về công tác văn thư, lưu trữ. 6 2.2.5. Quản lý thống nhất nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 7 2.2.6. Thực hiện thống kê về lưu trữ theo quy định. 7 2.2.7. Quản lý nghiên cứu khoa học và ứng dụng KHCN vào công tác VTLT 7 2.2.8 Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân sự làm công tác Văn thư, công tác thi đua khen thưởng trong công tác văn thư 8 2.2.9. Thanh tra, kiểm tra, giải quyết và xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND huyện Lập Thạch. 8 2.3. Hoạt động nghiệp vụ 8 2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 8 2.3.2. Quản lý văn bản 10 2.3.2.1.Quản lý văn bản đi 10 2.3.2.2. Quản lý văn bản đến 12 2.3.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 16 2.3.4. Tổ chức lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ. 17 2.3.5. Công tác lưu trữ. 17 2.3.5.1. Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ 18 2.3.5.2. Xác định giá trị tài liệu. 18 2.3.5.3. Chỉnh lý tài liệu 18 2.3.5.4. Thống kê và xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 18 2.3.5.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ 18 2.3.5.6. Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 20 3.1. Một vài nhận xét đánh giá về thực trạng công tác văn thư 20 3.1.1. Ưu điểm: 20 3.1.2. Nhược điểm: 20 3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Quản lý Nhà nước về Văn thư lưu trữ 22 3.3 Một số kiến nghị với cơ quan: 25 KẾT LUẬN 26 D. TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC
MỤC LỤC A MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nghiên cứu .2 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LẬP THẠCH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức UBND huyện Lập Thạch 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức UBND huyện Lập Thạch 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 1.3 Phân loại văn thẩm quyền ban hành văn quản lý Nhà nước CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN LẬP THẠCH 2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư thuộc Văn Phòng UBND huyện Lập Thạch 2.1.1 Tình hình tổ chức .4 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 2.1.3 Cơ cấu tổ chức 2.2 Hoạt động quản lý 2.2.1 Khái niệm Quản lý Nhà nước công tác văn thư lưu trữ 2.2.2 Cơ cấu hệ thống quản lý nhà nước .6 2.2.3.Chỉ đạo thực quy hoạch, kế hoạch phát triển lưu trữ 2.2.4 Xây dựng ban hành đạo thực văn quy phạm pháp luật quy định công tác văn thư, lưu trữ 2.2.5 Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 2.2.6 Thực thống kê lưu trữ theo quy định 2.2.7 Quản lý nghiên cứu khoa học ứng dụng KHCN vào công tác VTLT 2.2.8 Đào tạo, bồi dưỡng, bố trí nhân làm cơng tác Văn thư, công tác thi đua khen thưởng công tác văn thư .8 2.2.9 Thanh tra, kiểm tra, giải xử lý vi phạm quy chế công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Lập Thạch 2.3 Hoạt động nghiệp vụ 2.3.1 Soạn thảo ban hành văn 2.3.2 Quản lý văn .10 2.3.2.1.Quản lý văn 10 2.3.2.2 Quản lý văn đến .12 2.3.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu .16 2.3.4 Tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ 17 2.3.5 Công tác lưu trữ .17 2.3.5.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ .18 2.3.5.2 Xác định giá trị tài liệu 18 2.3.5.3 Chỉnh lý tài liệu 18 2.3.5.4 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 18 2.3.5.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ .18 2.3.5.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 19 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 20 3.1 Một vài nhận xét đánh giá thực trạng công tác văn thư 20 3.1.1 Ưu điểm: 20 3.1.2 Nhược điểm: 20 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Quản lý Nhà nước Văn thư lưu trữ 22 3.3 Một số kiến nghị với quan: .25 KẾT LUẬN 26 D TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 PHỤ LỤC A MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Có thể nói cơng đổi tồn diện xây dựng đất nước theo đường cơng nghiệp hóa, đại hóa việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ công tác quan tâm hàng đầu Trong năm gần với phát triển nhanh khoa học cơng nghệ nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ ngày trọng công cụ để quản lý Nhà nước Công tác Văn thư Lưu trữ giữ vai trò mắt xích chủ đạo phát triển chung Nhà nước, có ý nghĩa quan trọng việc đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cần thiết phục vụ cho quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng Cơng tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thơng tin cần thiết, cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu xác thông tin văn Công tác Văn thư Lưu trữ đảm bảo giữ lại đầy đủ hoạt động quan hoạt động cá nhân giữ trách nhiệm khác quan đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nhận thấy tầm quan trọng, cần thiết công tác Văn thư Lưu trữ hoạt động quản lý Nhà nước muốn tìm hiểu rõ mơn học “ Quản lý Nhà nước công tác Văn thư Lưu trữ” em theo học trường Em lựa chọn chủ đề “ Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quan tham mưu cho lãnh đạo thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Lập” cho tiểu luận để hiểu rõ phần môn học để đưa ý kiến tham mưu cho lãnh đạo quan cần thiết công tác Văn thư Lưu trữ nhiệm vụ quản lý công tác Văn thư Lưu trữ giúp quan lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan trọng phục vụ cho hoạt động thực tiễn quan Bên cạnh bất cập, thiếu xót, sai phạm ý kiến chủ quan lẫn ý kiến khách quan đem lại, yếu trình độ chun mơn quản lý, lạc hậu sở vật chất kỹ thuật để tham mưu cho lãnh đạo quan đổi nâng cao hiệu công tác Văn thư Lưu trữ phục vụ hoạt động quan hiệu quả, nhanh chóng, kịp thời xác 2.Mục đích nghiên cứu Vấn đề “ Quản lý Nhà nước công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Lập Thạch” nghiên cứu nhằm mục đích: Về lý luận: Bản thân khái quát lý luận học từ văn quy phạm pháp luật Nhà nước chuyên đề giáo trình làm sở nghiên cứu đề tài Sử dụng phương pháp thuyết minh đề tài để đảm bảo tính khoa học, logic chặt chẽ cho đề tài thân tìm hiểu Về thực trạng: Nghiên cứu tình hình vấn đề “ Quản lý Nhà nước công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Lập Thạch”, khảo sát, phân tích, đánh giá ưu khuyết điểm, vấn đề tồn công tác Quản lý Nhà nước công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Ở phần nội dung than phải sử dụng phương pháp khảo sát điều tra thống kê, đánh giá thực trạng theo quan điểm khách quan, cụ thể chứng minh lý giải đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu : " Khảo sát, đánh giá quản lý nhà nước công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Lập Thạch" Phạm vi nghiên cứu: UBND huyện Lập Thạch - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển UBND huyện Lập - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND huyện Lập Thạch - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện để hiểu rõ trách nhiệm văn phòng - Đưa giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ nâng cao trách nhiệm văn phòng thời gian tới Phương pháp nghiên cứu Để hồn thành tiểu luận tơi sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: từ văn pháp quy Nhà nước chuyên đề giáo trình - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp khảo sát, điều tra, thống kê, đánh giá thực trạng khách quan, lịch sử, cụ thể chứng minh, lý giải đề tài - Phương pháp thống kê, so sánh Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận chung kèm theo nguồn tư liệu tham khảo, nội dung đề tài gồm ba chương: Chương 1: Giới thiệu vài nét UBND huyện Lập Thạch Chương : Thực trạng công tác văn thư-lưu trữ UBND huyện Lập Thạch Chương 3: Đề xuất giải pháp để nâng caon chất lượng quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND HUYỆN LẬP THẠCH 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức UBND huyện Lập Thạch 1.1.1 Lịch sử hình thành Lập Thạch vùng đất liền kề với Kinh đô Văn Lang thời Hùng Vương tiếp giáp với đỉnh tam giác Châu thổ sơng Hồng, miền đất có vị trí chiến lược quan trọng, để lại nhiều di tích quý báu từ thời dựng nước thời kỳ đấu tranh giữ nước Trải qua số lần điều chỉnh địa dư tên gọi, đến năm 1968 (năm hợp Phú Thọ Vĩnh Phúc thành tỉnh Vĩnh Phú), huyện Lập Thạch 38 xã Trong suốt thời kỳ trực thuộc tỉnh Vĩnh Phú, huyện Lập Thạch có hai lần thay đổi địa lý hành chính: năm 1977 huyện Lập Thạch hợp với huyện Tam Dương thành huyện lấy tên Tam Đảo, huyện lỵ đóng phố Miễu (Hoa Lư), xã Liễn Sơn Năm 1978, huyện Tam Đảo lại tách thành huyện: Huyện Tam Dương hợp với huyện Bình Xuyên lấy tên Tam Đảo; huyện Lập Thạch nguyên địa dư địa danh cũ; huyện lỵ chuyển đóng Xn Hòa 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn , cấu tổ chức UBND huyện Lập Thạch 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, văn quan nhà nước cấp Nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở Quyết định tổ chức thực biện pháp nhằm phát huy quyền làm chủ Nhân dân, huy động nguồn lực xã hội để xây dựng phát triển kinh tế - xã hội Tuyên truyền giáo dục việc thực Hiến pháp, phát luật Nhà nước Đảm bảo trật tự an ninh, an toàn xã hôi, xây dựng củng cố lực lượng vũ trang, xây dựng quốc phòng tồn dân địa bàn huyện Phòng chống tham nhũng bn lậu hàng giả tệ nạn xã hội khác Phòng chống, bảo vệ tài sản nhân dân nhà nước khỏi thiên tai bão lũ Tổ chức đạo việc thực thu chi ngân sách đảm bảo thu đúng, thu đủ thu kịp thời khoản thuế khoản thu khác cho hợp lý địa phương thuộc địa bàn huyện 1.2.2 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lập Thạch Hội đồng nhân dân cấp bầu gồm: Chủ tịch phó Chủ tịch Chủ tịch UBND huyện Lập Thạch, người lãnh đạo điều hành công việc UBND huyện, người chịu trách nhiệm cá nhân nhiệm vụ quyền hạn theo quy định, chịu trách nhiệm tập thể hành động huyện trước Hội đồng nhân dân huyện, Ủy ban nhân dân tỉnh: Chủ tịch UBND huyện phân cơng cơng tác cho Phó chủ tịch thành viên UBND huyện, Ủy ban nhân dân huyện gồm Phó chủ tịch, Phó chủ tịch phụ trách khối khác như: Khối Nông nghiệp, Khối Văn xã, Khối Kinh tế - Xây dựng Các phòng ban chun mơn giúp việc gồm có: 1.Văn phòng HĐND UBND huyện 2.Phòng Nội vụ 3.Phòng Lao động – Thương binh xã hội 4.Phòng Tài – Kế hoạch 5.Phòng Giáo dục 6.Phòng Văn hóa Thơng tin 7.Phòng Tài ngun mơi trường 8.Phòng Tư pháp 9.Phòng Nơng nghiệp phát triển nơng thơn 10 Phòng Kinh tế - Hạ tầng 11 Thanh tra 12 Phòng Y tế 1.3 Phân loại văn thẩm quyền ban hành văn quản lý Nhà nước Theo hiệu lực pháp lý loại hình quản lý chun mơn văn quản lý Nhà nước bao gồm loại sau: - Văn quy phạm pháp luật: Tại điều 2, Luật ban hành văn quy phạm pháp luật năm 2015 quy định: "Văn quy phạm pháp luật văn có chứa quy phạm pháp luật, ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự thủ tục quy định luật này" Thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật: + Hiến pháp, Luật, Nghị Quốc hội + Pháp lệnh, Nghị UBTV Quốc hội + Lệnh, Quyết định Chủ tịch nước + Lệnh, Quyết định Chủ tịch nước + Quyết định Thủ tướng Chính phủ +Thơng tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, + Nghị Hội đồng nhân dân cấp ban hành, + Quyết định, Chỉ thị UBND ban hành Tại UBND huyện Lập Thạch ban hành : Quyết định, Chỉ thị UBND huyện Văn hành thơng thường: Tất quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền ban hành văn hành : định cá biệt, thị, công văn, báo cáo, quy định, quy chế, tờn trình, thơng báo… Văn chuyên môn: Văn chuyên ngành thuộc thẩm quyền ban hành riêng quan nhà nước theo quy định pháp luật CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA UBND HUYỆN LẬP THẠCH 2.1 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư thuộc Văn Phòng UBND huyện Lập Thạch 2.1.1 Tình hình tổ chức Cơng tác văn thư lưu trữ UBND huyện Lập Thạch tổ chức theo nguyên tắc hỗn hợp Nhưng hoạt động giấy tờ đến ủy ban nhân dân tập trung phận Văn thư quan dù đến từ nguồn để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký chuyển giao Đối với văn đến văn thư khơng bóc bì chuyển cho chủ tịch hay phó chủ tịch có trách nhiện giải Tất văn ủy ban nhân dân đơn vị thuộc ủy ban nhân dân huyện soạn thảo điều phải tổng hợp văn thư để đóng dấu làm thủ tục phát hành 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Tham mưu tổng hợp giúp UBND huyện thực đầy đủ quy trình, văn đạo, quy chế hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ , quản lý sử dụng phương tiện kỹ thuật tiết kiệm, an toàn hiệu hoạt động UBND huyện Tuyệt đối giữ bí mật cơng văn giấy tờ, tài liệu theo mức độ mật văn Cung cấp thông tin phục vụ quản lý hoạt động UBND huyện quan nhà nước địa phương; bảo đảm sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động UBND huyện Thực công tác văn thư, lưu trữ , quản lý tài liệu, lập hồ sơ lưu trữ, soạn thảo số văn bản, giấy tờ, báo cáo liên quan đến cơng tác văn phòng UBND chủ tịch phó chủ tịch giao Quản lý dấu dấu chức danh chủ tịch, phó chủ tịch UBND huyện theo quy định Chuyển văn bản, tài liệu, giấy mời UBND huyện đến ban dụng dấu quan, dấu chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch để đóng lên văn UBND huyện phát hành Cán văn thư đóng dấu lên văn có đầy đủ thơng tin chữ ký hợp lệ lãnh đạo quan Khơng đóng dấu lên giấy trắng hay văn thức Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn bản, khơng đóng q trang văn Dấu phải đóng rõ ràng, ngắn, chiều, mực dấu đóng chùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Hiện Văn phòng UBND huyện sử dụng sơ loại dấu là: Dấu có hình quốc huy, dấu khơng có hình quốc huy, Dấu chức danh 2.3.4 Tổ chức lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ a Lập hồ sơ Việc lập hồ sơ Văn thư UBND huyện thực theo loại văn bản, loại văn đựng cặp dây, văn xếp theo thứ tự từ 01 đến hết (văn cuối năm) b Giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Văn thư UBND huyện quản lý kho lưu trữ UBND huyện, sau năm kể từ năm công việc kết thúc, văn hành giao nộp vào lưu trữ hành Đối với quan thuộc UBND huyện, xã, thị trấn việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ UBND huyện chưa thực được, quan, đơn vị có tài liệu hết năm lưu trữ quan Nhìn chung việc thu thập, giao nộp tài liệu vào lưu trữ quan chưa thật quan tâm , dẫn đến đến tài liệu bị phân tán, rải rác quan, đơn vị Mặt khác UBND huyện chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ kho tạm, diện tích kho nhỏ (56m2), việc giao nộp tài liệu gặp khó khăn 2.3.5 Cơng tác lưu trữ Hiện nay, UBND huyện Lập Thạch chưa xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng, kho lưu trữ kho tạm đặt vị trí tầng 17 nhà tầng với diện tích rộng 56 m có trang thiết bị bảo quản tài liệu như: tủ, cặp, giá đựng hồ sơ tài liệu, phương tiện phòng cháy chữa cháy phục vụ cho cơng tác lưu trữ Văn phòng HĐND UBND huyện quản lý Phông lưu trữ UBND huyện Lập Thạch chia thành nhóm tài liệu nhóm tài liệu HĐND huyện tài liệu UBND huyện Tài liệu phông lưu trữ huyện phân loại theo phương án thời gian – mặt hoạt động 2.3.5.1 Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ Việc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ UBND huyện Lập Thạch chưa hoạt động theo nguyên tắc hầu hết phòng, đơn vị lưu trữ tài liệu đơn vị việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ điều khó khăn 2.3.5.2 Xác định giá trị tài liệu Hằng năm, cán văn thư xếp tài liệu thành cặp hộp loại đánh số chuyển lên kho lưu trữ chưa làm công tác xác định giá trị cho tài liệu 2.3.5.3 Chỉnh lý tài liệu Tại kho lưu trữ UBND huyện (do Văn phòng HĐND UBND huyện quản lý) tài liệu chỉnh lý từ năm 1994 trở trước, từ năm 1995 trở lại chưa chỉnh lý Tài liệu đựng cặp hộp, cặp dây theo loại văn bản, năm đưa lên giá để tài liệu 2.3.5.4 Thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ Việc thống kê xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ chưa có UBND huyện 2.3.5.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ UBND huyện Lập Thạch chưa trọng trang thiết bị kho tạm có: cặp, giá để tài liệu, quạt thiếu trang thiết bảo quản tài liệu như: điều hòa, máy hút ẩm,… 18 2.3.5.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Trước quan, đơn vị; xã, thị trấn huyện khai thác, tra cứu văn phương pháp thủ cơng chính, UBND huyện sử dụng phầm mềm quản lý văn cơng tác khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhanh gọn, thuận tiện 19 CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP ĐỂ NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ 3.1 Một vài nhận xét đánh giá thực trạng công tác văn thư Sau nhận xét đánh giá đề xuất thân em nhằm tham mưu cho lãnh đạo UBND huyện Lập Mong góp ý, kiến nghị em giúp ích cho quan việc quản lý công tác văn thư lưu trữ hồn thiện máy hành quan 3.1.1 Ưu điểm: - Được quan tâm đạo UBND huyện phối hợp phòng, ban, đơn vị tạo điều kiện cho việc thực tốt công tác văn thư địa bàn huyện Do đó, cơng tác văn thư tiến hành thường xuyên, liên tục có hiệu quả, đảm bảo quy định pháp luật phục vụ tốt cho hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu, góp phần hồn thành mục tiêu, nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội - Đội ngũ cán làm công tác văn thư cố gắng nỗ lực hoàn thành nhiệm vụ với tinh thần trách nhiệm cao, đảm bảo việc ban hành, tài liệu, giấy tờ quy định Đồng thời cố gắng học hỏi trau dồi kinh nghiệm lĩnh vực phân công phụ trách - Việc quản lý văn bản, giấy tờ, đóng dấu ln giải nhanh chóng, xác, cơng việc giải hoàn thành theo quy định không bị tồn đọng - Về sở vật chất: Phòng bố chí trang thiết bị phục vụ công tác văn thư lưu trữ dễ dàng 3.1.2 Nhược điểm: Bên cạch ưu điểm nêu trên, cơng tác văn thư lưu trữ UBND huyện có hạn chế, khó khăn cần phải khắc phục: -Việc ban hành văn chưa tuân thủ thể thức, trích yếu nội dung chưa rõ dàng dài dòng sai ký hiệu tên loại văn Điều gây khó khăn cho nhân viên Văn thư thực việc đăng ký vào sổ -Tình trạng sở vật chất trang thiết bị máy móc phục vụ cho cán làm 20 việc chưa quan tâm trọng ánh hưởng đến trình giải cơng việc như: máy in, máy photo cũ, mực in không ảnh hưởng đến chất lượng văn soạn thảo ra, máy tính cũ sử dụng nhiều năm mà chưa thấy mới, máy vào chậm nhiều ảnh hưởng đến tiến độ công tác soạn thảo văn -Việc đăng ký văn đi, đến số khó khăn như: văn quan chậm, nhiều tẩy xóa gây khó khăn cho việc tra tìm; có nhiều văn quan khác gửi đến mà không đưa qua văn thư quan chuyển trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân theo địa phòng bì Việc gây nhiều khó khăn cho cơng tác văn thư, thời gian mà ảnh hưởng đến tiến độ giải công việc, văn bị thất lạc không đảm bảo cho công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu quan -Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan chưa thực có hiệu quả, đơi văn bị thất lạc Hầu văn bản, tài liệu có giá trị đơn vị văn thư đơn vị kiêm nhiệm lưu trữ đơn vị chưa làm thủ tục để giao nộp văn bản, tài liệu vào kho lưu trữ quan -Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nhiều hạn chế chưa triển khai mạnh mẽ lên nhiều gây khó khăn cho cán văn thư thực khâu nghiệp vụ -Nguyên nhân tồn hạn chế công tác văn thư lưu trữ chủ yếu sở trang thiết bị vật chất hạn hẹp, trình độ cán làm cơng tác văn thư hạn chế -Nhìn chung tình hình cơng tác văn thư UBND huyện Lập Thạch có bước thay đổi mới, đạt kết đáng ghi nhận góp phần vào q trình cải cách hành chính, nâng cao lực cơng tác UBND Tuy nhiên bên cạnh hoạt động gặp số hạn chế cần phải khắc phục, đề giải pháp kiến nghị để hoạt đông công tác văn thư Lưu trữ thực tốt công cụ đắc lực phụ vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước 21 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao công tác Quản lý Nhà nước Văn thư lưu trữ Sau em xin đưa số giải pháp nhằm hồn thiện cơng tác Quản lý Nhà nước công tác văn thư lưu trữ thời gian tới, tạo điều kiện phát huy vai trò cơng tác văn thư lưu trữ vào hoạt động quản lý Nhà nước, công tác lãnh đạo, đạo quan góp phần phát triển kinh tế, ổn định trị, xã hội địa bàn huyện ngày tốt Qua đánh giá cá nhân ưu, nhược điểm thực trạng công tác văn thư lưu, em xin đề xuất số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm công tác văn thư sau: Hoàn thiện hệ thống tổ chức Văn thư lưu trữ quan: Trong hoạt động quản lý Nhà nước hay tất lĩnh vực hoạt động xã hội việc hồn thiện hệ thống tổ chức yếu tố quan trọng cần thiết định mục tiêu hiệu hoạt động Vì vậy, việc hồn thiện hệ thống tổ chức công tác Văn thư lưu trữ UBND huyện Lập Thạch việc cần thiết đóng vai trò quan trọng việc điều hành quản lý công tác Văn thư lưu trữ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ hồn thiện đội ngũ làm công tác Văn thư lưu trữ: Để công tác văn thư lưu trữ quan thực tốt có hiệu việc hồn thiện đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ phải quan tâm trọng hàng đầu Nên tạo điều kiện nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức lực chun mơn lẫn phẩm chất trị, lãnh đạo, đạo cho cán học thêm lớp nghiệp vụ để hoàn thiện máy quản lý đủ số lượng chất lượng Cần tăng cường thêm biên chế cho cán làm cơng tác văn thư lưu trữ có trình độ chun môn nghiệp vụ cao để đáp ứng yêu cầu công việc đề bảo đảm hoàn thành tốt khâu nghiệp vụ Văn thư lưu trữ thực có hiệu Để hoàn thành tốt khâu nghiệp vụ Văn thư lưu trữ đòi hỏi cán Văn thư lưu trữ phải có trình độ chun mơn tốt Hàng năm, cán Văn thư lưu trữ 22 phải cử đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cách thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, hướng dẫn quan hặc cử cán học trung tâm đào tạo Tổ chức kiểm tra, sát hạch định kỳ, hướng dẫn văn thư lưu trữ để kịp thời bồi dưỡng kiến thức chuyên môn để thực tốt công việc giao Bên cạnh cán văn thư lưu trữ phải tự nỗ lực, học hỏi không ngừng nâng cao trình độ chun mơn, hồn thành tốt cơng việc mình, tự có ý thức phấn đấu để nâng cao vị trị hoạt động mình, chứng tỏ vai trò quan trọng cơng tác văn thư lĩnh vực Tuyển dụng lao động có cấp văn thư lưu trữ từ Trung cấp, Cao đẳng, Đại học (tùy vào nhu cầu sử dụng quan, tổ chức) để làm công tác văn thư lưu trữ Hồn thiện khâu nghiệp vụ cơng tác Văn thư lưu trữ: Việc hoàn thiện khâu nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ điều quan trọng cần thiết Vì việc hồn thiện khâu nghiệp vụ cơng tác Văn thư lưu trữ thực tốt có hiệu góp phần nâng cao chất lượng hiệu cơng việc quan Ngược lại, khâu nghiệp vụ công tác Văn thư lưu trữ không thực tốt nhiều ảnh hưởng đến tiến độ giải công việc quan không đạt hiệu công việc tốt -Về soạn thảo ban hành văn bản: hạn chế đến mức tối đa lỗi sai thể thức văn kỹ thuật trình bày văn bản, nên mẫu hóa văn quan -Về việc quản lý giải văn đi, đến: cần ứng dụng công nghệ thông tin, sử dụng phần mền quản lý văn vào công tác Văn thư để việc quản lý tra tìm văn dễ dàng hơn, tránh mát Việc sử dụng sơ liệu giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt nhanh chóng, xác tình hình tiếp nhận, ban hành giải văn bản, tạo điều kiện cho việc quản lý văn chặt chẽ cung cấp thơng tin xác kịp thời cho hoạt động quản lý lãnh đạo -Về quản lý sử dụng dấu: việc quản lý sử dụng dấu cần 23 phải quan tâm trọng nhiều hơn, thực quản lý sử dụng theo quy định Nhà nước Lãnh đạo quan phải người quản lý dấu, Văn thư lưu trữ người giúp thủ trưởng quản lý sử dụng dấu theo quy định Phổ biến, ban hành văn bản, quy chế, quy định công tác văn thư lưu trữ Cập nhật văn quy phạm pháp luật Nhà nước qua rà sốt, sửa đổi, bổ sung quy chế, quy định quan, tổ chức lựa chọn phương pháp phù hợp để phổ biến đến đơn vị quan, tổ chức thông thực nhằm đưa công tác văn thư lưu trữ vào nề nếp Kiểm tra, đánh giá, sơ kết, thi đua khen thưởng công tác văn thư lưu trữ Sau ban hành văn thông thực hướng dẫn nội dung công tác văn thư lưu trữ cần phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi, đơn đốc q trình thực Tổng kết thi đua khen thưởng để phát huy ưu điểm, đưa phương hướng, biện pháp tổ chức quản lý mặt hạn chế, vướng mắc Trong công tác văn thư lưu trữ khen thưởng để khuyến khích, động viên đơn vị, cá nhân thực tốt công tác văn thư lưu trữ đông thời kỷ luật đơn vị, cá nhân chưa thực có trách nhiệm công tác văn thư lưu trữ Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị, ứng dụng KHCN phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ Kịp thời sửa chữa máy móc hư hỏng máy photo, sử dụng trang thiết bị đại, chất lượng cao phục vụ công tác văn thư lưu trữ Ứng dụng khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cài đặt phần mềm quản lý văn đến công tác văn thư lưu trữ Phần mềm lưu trữ tài liệu phục vụ cho trình quản lý, chuyển giao lập hồ sơ lưu văn thuận, khoa học 24 3.3 Một số kiến nghị với quan: Trước tồn hạn chế công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Lập Thạch, để công tác quan thời gian tới thực tốt có hiệu quả, em xin đưa số kiến nghị, đóng góp với phòng sau: - Tham mưu Sở Nội vụ đề xuất UBND tỉnh cho 01 biên chế chuyên ngành làm công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện -Cần kiến nghị với quan cấp tổ chức buổi hội thảo khoa học việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ hoàn thiện hệ thống văn quản lý công tác văn thư lưu trữ để làm sở pháp lý cho hoạt động thực -Đẩy mạnh công tác kiểm tra, đánh giá, giám sát việc thực khâu nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ -Hàng năm quan cần cử cán học lớp bồi dưỡng kiến thức chuyên môn nghiệp vụ, để nâng cao chất lượng hiệu công việc -Về sở vật chất tra thiết bị cần phải cải tiến, tu bổ nhằm nâng cao hiệu công việc đạt hiệu công việc tốt -Về lâu dài cần nghiên cứu, xây dựng hình thức tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ cho phù hợp để công tác phục vụ tốt cho công tác quản lý Nhà nước quan Như việc quản lý Nhà nước văn thư lưu trữ quan tổ chức tốt góp phần cho quan đạt sản phẩm chất lượng, phát huy mặt khía cạnh tốt hạn chế khó khăn tồn gặp phải Trên số ý kiến, đề xuất em công tác quản lý Nhà nước văn thư lưu trữ quan, em mong ý kiến đề xuất tham mưu em lãnh đạo UBND huyện xem xét Em tin với quan tâm cấp lãnh đạo cơng tác văn thư lưu trữ UBND huyện Lập Thạch đạt hiệu cao hoàn thiện 25 KẾT LUẬN Công tác quản lý Nhà nước văn thư lưu trữ hoạt động cần thiết hoạt động quan, đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý điều hành tổ chức máy Nhà nước quan Công tác quản lý văn thư lưu trữ bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo đạo, quản lý điều hành công việc quan Có thể nói cơng tác văn thư lưu trữ phận thiếu hoạt động quản lý Nhà nước quan ản hưởng đến chất lượng quản lý Nhà nước Tại UBND huyên Lập Thạch nhìn chung cơng tác quản lý Nhà nước lãnh đạo quan, đơn vị, cá nhân thực tốt trọng, hồn thiện Cách tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ UBND huyện đạt hiệu định cho hoạt động quan.xong bên bệnh tồn hạn chế cần phải khắc phục để công tác văn thư lưu trữ quan hoàn thiện Trong bối cảnh tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế, vai trò cơng tác Quản lý Nhà nướcvề công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Lập Thạch ngày tăng lên có ý nghĩa to lớn tro đổi truyền đạt thơng tin nhằm thực tốt nhiệm vụ trị, kinh tế, văn hóa, xã hội đơn vị Vì công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Lập Thạch trọng nhiều Cuối em xin chân thành cảm ơn thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội , khoa Văn thư lưu trữ cô Ngô Thị Kiều Oanh giảng dạy môn “Quản lý Nhà nước công tác văn thư lưu trữ” trang bị cho em kiến thức Quản lý Nhà nước công tác văn thư lưu trữ để em có điều kiện tìm hiểu thêm ngành học 26 D TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định Chính phủ 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 Quốc hội Thông tư 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ tài liệu lưu trữ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 21 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan Thống tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2016 Chính phủ quy định quản lý sử dụng dấu Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ hướng dẫn thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ ủy ban nhân dân cấp Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13 tháng năm 2012 Bộ Công an quy định dấu quan tổ chức, chức danh nhà nước Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 10 Quy chế cơng tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Lập Thạch ban hành kèm theo Quyết định số 02/2015/QĐ-UBND ngày 03 tháng năm 2015 UBND huyện Lập Thạch 27 PHỤ LỤC PHỤ LỤC I: QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN LẬP THẠCH PHỤ LỤC II: QUY CHẾ LÀM VIỆC CỦA UBND HUYỆN LẬP THẠCH NHIỆM KỲ 2016-2021 ... hiểu chức năng, nhiệm vụ quan tham mưu cho lãnh đạo thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện Lập cho tiểu luận để hiểu rõ phần môn học để đưa ý kiến tham mưu cho lãnh đạo quan. .. thành phát triển UBND huyện Lập - Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND huyện Lập Thạch - Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư – lưu trữ UBND huyện để hiểu rõ trách nhiệm văn phòng - Đưa... trò quan trọng việc điều hành quản lý công tác Văn thư lưu trữ Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ hồn thiện đội ngũ làm cơng tác Văn thư lưu trữ: Để công tác văn thư lưu trữ quan thực