Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 3 6. Giả thuyết khoa học 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 PHẦN NỘI DUNG 5 CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP 5 1. Khái niệm 5 2. Các loại hình hội họp trong cơ quan 5 3. Nguyên tắc tổ chức các cuộc họp 6 4. Thời gian tiến hành các cuộc họp 8 5. Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức hội họp 8 CHƯƠNG 2. QUY TRÌNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP Ở MỘT SỐ CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC HIỆN NAY 10 2.1. Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp 10 2.1.1. Lập Kế hoạch tổ chức 10 2.1.2. Thành lập Ban tổ chức 13 2.1.3. Xây dựng Chương trình nghị sự 13 2.1.4. Lập danh sách đại biểu, khách mời tham dự cuộc họp 14 2.1.5. Soạn thảo các văn bản có liên quan tới cuộc họp 14 2.1.6. Chuẩn bị thời gian, địa điểm tổ chức cuộc họp 15 2.1.7. Chuẩn bị kinh phí 16 2.1.8. Một số chuẩn bị khác 17 2.2. Tiến hành tổ chức cuộc họp 18 2.2.1. Đón tiếp đại biểu khách mời 18 2.2.2. Trình tự nội dung tổ chức các cuộc họp 18 2.3. Sau khi cuộc họp kết thúc 19 2.3.1. Tiễn, đãi Đại biểu, khách mời 19 2.3.2. Vệ sinh, thu dọn địa điểm tổ chức họp 20 2.3.3. Thông báo kết quả cuộc họp 20 2.3.4. Lập Hồ sơ cuộc họp 20 2.3.5. Quyết toán kinh phí 21 2.3.6. Soạn Công văn hoặc Thư cảm ơn 21 2.3.7. Họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm 22 CHƯƠNG 3. MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 23 1. Nhận xét 23 2. Kiến nghị, đề xuất 25 KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 29
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO KHOA HỌC Đề tài: KHẢO SÁT QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI MỘT SỐ CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC HIỆN NAY Khoa: Quản trị văn phòng Giảng viên hướng dẫn: ThS Hồng Văn Thanh Sinh viên thực hiện: Trần Thị Tình Nguyễn Thị Thảo Chảo Tả Mẩy Đỗ Thị Huyền Lớp: QTVP14AK3, Khóa 2014 - 2018 Hà Nội, 2015 LỜI CAM ĐOAN Chúng xin cam đoan tập tiểu luận với tiêu đề “Khảo sát quy trình tổ chức tổ chức hội họp số quan hành Nhà nước nay” kết nghiên cứu Trong trình thực đề tài chúng tơi tn thủ thực nghiêm túc quy tắc đạo đức nghiên cứu Chúng tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm tính trung thực nội dung tập tiểu luận Hà Nội, ngày 12 tháng 12 năm 2016 LỜI CẢM ƠN Chúng xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng giúp đỡ chúng tơi q trình thu thập thông tin để thực đề tài Chúng xin gửi lời cảm ơn đến Giảng viên hướng dẫn- ThS Hoàng Văn Thanh, cảm ơn thầy định hướng, bảo, hỗ trợ hướng dẫn suốt q trình thực đề tài Nhờ có thầy mà chúng tơi thuận lợi hồn thành đề tài nghiên cứu khoa học Do trình độ nghiên cứu giới hạn số nguyên nhân khác, dù nhóm chúng tơi cố gắng song đề tài tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì vậy, chúng tơi mong nhận góp ý thầy cô bạn đọc để đề tài nghiên cứu chúng tơi hồn thiện Chúng xin chân thành cảm ơn! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Lịch sử nghiên cứu 3.Mục tiêu nghiên cứu 4.Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu .3 5.Phương pháp nghiên cứu 6.Giả thuyết khoa học 7.Cấu trúc đề tài PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP 1.Khái niệm 2.Các loại hình hội họp quan 3.Nguyên tắc tổ chức họp 4.Thời gian tiến hành họp 5.Mục đích, ý nghĩa việc tổ chức hội họp CHƯƠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP Ở MỘT SỐ CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC HIỆN NAY 2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp 10 2.1.1 Lập Kế hoạch tổ chức 10 2.1.2 Thành lập Ban tổ chức 12 2.1.3 Xây dựng Chương trình nghị 12 2.1.4 Lập danh sách đại biểu, khách mời tham dự họp .13 2.1.5 Soạn thảo văn có liên quan tới họp 13 2.1.6 Chuẩn bị thời gian, địa điểm tổ chức họp 15 2.1.7 Chuẩn bị kinh phí 16 2.1.8 Một số chuẩn bị khác 17 2.2 Tiến hành tổ chức họp 17 2.2.1 Đón tiếp đại biểu khách mời .17 2.2.2 Trình tự nội dung tổ chức họp 17 2.3 Sau họp kết thúc .18 2.3.1 Tiễn, đãi Đại biểu, khách mời .19 2.3.2 Vệ sinh, thu dọn địa điểm tổ chức họp .19 2.3.3 Thông báo kết họp 19 2.3.4 Lập Hồ sơ họp 19 2.3.5 Quyết tốn kinh phí 20 2.3.6 Soạn Công văn Thư cảm ơn .21 2.3.7 Họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm 21 CHƯƠNG MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 23 1.Nhận xét 23 2.Kiến nghị, đề xuất 25 KẾT LUẬN 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .29 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong quan tổ chức nói chung quan hành nhà nước nói riêng, cơng tác văn phòng ln trọng đề cao bơi vai trò quan trọn Hoạt động văn phòng đảm bảo cho quan tơ chức vận hành ổn định, tham mưu cho lãnh đạo quan việc thực yêu càu nhiệm vụ Tổ chức hội họp cơng việc văn phòng để tham mưu, giúp việc cho công tác quan tổ chức Hội họp hoạt động diễn thường xuyên môi trường công việc lẽ kênh thơng tin thức trog việc truyền đạt kiểm sốt cơng việc Nếu tổ chức, điều khiển tham gia họp hiệu giúp cho cán nhân viên quan tổ chức nắm bắt thông tin xử lý công việc hiệu Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải công việc, qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Việc tổ chức hội họp quan hành nhà nước Nhà nước quan tâm, đạo văn hướng dẫn cụ thể Việc tổ chức hội họp theo quy trình rõ ràng giúp nâng cao hiệu công tác quan nhà nước Tuy nhiên bên cạnh điểm làm tốt cơng tác tổ chức hội họp nhiều hạn chế bất cập, cần phải có chấn chỉnh từ cấp ý thức tự thay đổi quan hánh nhà nước Chính lý trên, nhóm định lựa chọn đề tài “Khảo sát quy trình tổ chức tổ chức hội họp số quan hành Nhà nước nay” làm đề tài nghiên cứu khoa học để thơng qua hiểu rõ tầm quan trọng hội họp nói chúng quy trình tổ chức họp nói riêng quan hành nhà nước Lịch sử nghiên cứu Về chủ đề quy trình tổ chức hội họp quan tổ chức có cơng trình, luận văn nghiên cứu như: - Bài báo “Những nguyên tắc nâng cao hiệu hội họp” TS Lưu Kiếm Thanh - Khoa Văn Công nghệ hành chính, Học viện Hành /Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 5/2009 Bài nghiên cứu thực trạng việc tổ chức hội họp quan nói chúng quan hành nhà nước nói riêng, đồng thời đưa kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hội họp - Đề tài “Cần phải tăng cường cải cách chế độ họp quan nhà nước” tác giả Vũ Đức Nhuần, Văn phòng Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân huyện Di Linh, Lâm Đồng Trong đề tài mình, tác giả đề cập đến quy định chế độ họp Chính phủ ban hành, đồng thời nêu tồn việc tổ chức họp thực tế Sau phân tích ý trên, tác giả Vũ Đức Nhuần đề xuất kiến nghị để nâng cao chất lượng họp quan nhà nước - Đề tài “Cải cách hành chế độ họp quan hành Nhà nước” tác giả Trần Hoàng Vũ - Đại học Quốc gia Hà Nội - Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 4/2008 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài bước đầu nghiên cứu số vấn đề có tính chất lý luận sở thực tiễn, mô tả cách thức tổ chức, đưa nhận xét quy trình tổ chức loại hình hội họp số quan hành nhà nước Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Đề tài nghiên cứu số lý luận hội họp quy trình tổ chức loiaj hình hội họp quan nhà nước, qua đưa số nhận xét kiến nghị để nâng cao hiệu việc tổ chức hội họp Đề tài nghiên cứu khảo sát phạm vi số quan hành Nhà nước Việt Nam Phương pháp nghiên cứu Trên sở lý luận học, trình nghiên cứu nhóm chúng tơi sử dụng phương pháp cụ thể sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp phân tích tổng hợp tài liệu; - Phương pháp khảo sát; - Phong pháp so sánh; Giả thuyết khoa học Việc tìm hiểu nghiên cứu hội họp quy trình tổ chức hội họp quan hành nhà nước giúp cho người có nhìn tổng quát việc tổ chức hội họp, đồng thời có biện pháp để cải cách nâng cao chất lượng hội họp quan hành Nhà nước Cấu trúc đề tài Trong đề tài nghiên cứu khoa học: “Khảo sát quy trình tổ chức tổ chức hội họp số quan hành Nhà nước nay”, ngồi phần mở đầu kết luận có cấu trúc gồm chương: Chương Tổng quan quy trình tổ chức hội họp Chương Quy trình tổ chức họp số quan hành nhà nước Chương Một số nhận xét kiến nghị PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG TỔNG QUAN VỀ QUY TRÌNH TỔ CHỨC HỘI HỌP Khái niệm Cuộc họp ? Họp hình thức hoạt động quản lý Nhà nước, cách thức giải công việc, thơng qua Thủ trưởng quan trực tiếp thực lãnh đạo, đạo điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Họp hình thức giao tiếp Đó nhóm người tập trung lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi định Vì họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác ý kiến gây nên vấn đề Một họp tốt hạn chế khác biệt kết đạt Mọi họp phải chuẩn bị, cân nhắc tiến hành để xem làm thế để thứ tốt Các họp phải tuân thủ kết hợp mục đích sau: - Kiểm sốt Kết hợp Thơng báo Thuyết phục Cuộc họp có quy mơ lớn hay nhỏ tuỳ thuộc vào mục đích nội dung theo yêu cầu thủ trưởng quan Các họp đóng vai trò quan trọng nơi mà văn hố cơng sở quan trì, cách thức để cá nhân có trách nhiệm với quan, đơn vị, tổ chức Các loại hình hội họp quan Trong quan tổ chức có nhiều loại hội họp tuỳ vào mục đích quan, ví dụ như: ký đơn vị có trách nhiệm tổ chức kiểm tra hộp thư điện tử thường xuyên để lấy tài liệu tham dự họp Trường hợp họp đột xuất, gấp gửi Fax, điện thoại, đồng thời với việc gửi có đóng dấu hoả tốc Đối với họp làm việc bố trí lịch làm việc tuần lãnh đạo quan vào lịch làm việc để tham dự thành phần 2.1.6 Chuẩn bị thời gian, địa điểm tổ chức họp a) Thời gian tổ chức họp Thời gian chi tiết họp xác định Chương trình nghị nhiên để đảm bảo cho thành công họp cân flwu ý vấn đề sau: - Không tổ chức họp vào thời điểm mà số thành phần chủ chốt không tham dự - Thời gian dự phòng thực nội dung chuyển tiếp phần Chương trình nghị - Thời gian dự phòng trước sau họp b) Địa điểm tổ chức họp Địa điểm tổ chức họp xác định Kê hoạch tổ chức họp Ở giai đoạn địa điểm tổ chức tiến hành công việc sau: - Sắp xếp bàn ghế cho phù hợp với mục đích tổ chức họp Cách xếp phải khoa học vị trí chỗ ngồi Ban Tổ chức, Đại biểu, khách mời tham dự, vị trí chỗ đứng người dẫn chương trình, người đọc báo cáo, tham luận, người thuyết trình - Kiểm tra thiết bị phục vụ cho họp như: âm thanh, ánh sáng, máy chiếu, điều hoà,… 15 - Tuỳ theo quy mơ tính chất số họp quan trọng Hội nghị sơ kết, tổng kết, hội thảo,… mà tiến hành chuẩn bị maket cho họp, trang trí hội trường, sân khấu, chuẩn bị băng rôn, hiệu cờ,… - Chuẩn bị nước uống, cốc đĩa, khắn trải bàn, đặt hoa cần thiết - Chuẩn bị biển dẫn nơi để xe, hội trường tổ chức - Tiến hành vệ sinh nơi tổ chức họp 2.1.7 Chuẩn bị kinh phí Trên sở quy mơ, tính chất, mục đích tổ chức hội nghị tình hình thực tế quan mà phòng ban tổ chức họp xây dựng kinh phí tổ chức Kinh phí tổ chức họp gồm khoản sau: - Chi phí ăn ở, lại đại biểu trước sau họp; - Chi phí quà tặng cho đại biểu, khách mời; - Chi phí in ấn tài liệu phục vụ họp; - Chi phí cho việc chuẩn bị hội trường (đối với họp phải họp hội trường lớn): thuê phông rạp sân khấu, cắt phông chữ, băng rơn hiệu, - Chi phí nước uống, hoa phục vụ họp - Chi phí bồi dưỡng cho cán nhân viên phục vụ họp - Chi phí đặt tiệc chiêu đãi sau họp (nếu có) Và số chi phí khác phát sinh họp Phòng, ban tổ chức họp cử người có trách nhiệm tổng hợp tất chi phí, lập bảng dự trù kinh phí Sau lập xong càn trình lên lãnh đạo có thẩm quyền ký trình phê duyệt Kinh phí tổ chức họp lấy từ 16 nguồn ngân sách quan theo quy định Các khoản kinh phí rút phải có chứng từ rõ ràng để sau kết thúc họp làm tốn kinh phí họp 2.1.8 Một số chuẩn bị khác Ngoài chuẩn bị trên thực tế, trước diễn họp, ban tổ chức kiểm tra lại toàn nội dung chuẩn bị trước họp diễn Cần xem xét kiểm tra nhân viên khu vực đón tiếp; kiểm tra lại loại tài liệu, sân khấu, ánh sáng, nước uống,… Liên hệ với người chủ trì lãnh đạo cc họp xem có thay đổi khơng để bố trí bổ sung kịp thời 2.2 Tiến hành tổ chức họp 2.2.1 Đón tiếp đại biểu khách mời Với họp có mời khách mời, đại biểu, ban tổ chức có trách nhiệm phối hợp với lãnh đoạ quan đẻ tổ chức đón tiếp khách mời, đại biểu Việc đón tiếp khách mời bao gồm công việc sau: - Hướng dẫn đại biểu khách mời vào nơi tổ chức họp; - Phát tài liệu, xếp vị trí chỗ ngồi cho đại biểu, khách mời - Ghi danh sách đại biểu, khách mời; - Lãnh đạo quan đón khách mời quan trọng Việc đón tiếp đại biểu khách mời cần thực cách trang trọng,c hu đáo tạo nên đánh giá tốt đẹp người đón tiếp thái độ quan Đơi sơ suất đón tiếp khách mời ảnh hưởng đến thái độ khcsh mời tham dư họp 2.2.2 Trình tự nội dung tổ chức họp 17 Tuỳ vào mục đích, tính chất họp mà ban tổ chức tiến hành nội dung họp Đơn vị chủ trì chịu trách nhiệm nghi thức, giới thiệu đại biểu, chương trình; giúp người chủ trì điều hành họp theo chương trình định Các báo cáo họp trình bày tóm tắt nội dung, nêu vấn đề có ý kiến khác nhau, khơng đọc tồn văn Các báo cáo đọc tồn văn có yêu cầu người chủ trì Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp cần tập trung vào vấn đề có ý kiến khác để đề xuất biện pháp xử lý Nội dung Kết luận họp người chủ trì phải rõ ràng, cụ thể, thể đầy đủ nội dung yêu cầu họp Nội dung diễn biến họp phải ghi thành biên Trong trường hợp cần thiết, tổ chức ghi âm, ghi hình họp Biên họp gồm nội dung sau đây: - Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; - Những vấn đề trình bày thảo luận họp; - Ý kiến phát biểu người tham dự họp; - Kết luận người chủ trì Chậm ngày làm việc sau ngày kết thúc họp, quan đơn vị chủ trì phối hợp với Văn phòng quan để ban hành thông báo kết luận Văn thông báo kết luận họp không thay cho việc văn quy phạm pháp luật văn cá biệt thủ trưởng quan, đơn vị có thẩm quyền theo quy định pháp luật để giải vấn đề liên quan định họp 2.3 Sau họp kết thúc 18 2.3.1 Tiễn, đãi Đại biểu, khách mời Sau kết thúc họp, tù vào tình hình kế hoạch định trước mà có tồn số Đại biểu, khách mời mời lại dự tiệc Đối với Đại biểu khơng mời cán bộ, nhân viên cử lấy xe cho Đại biểu, khách mời tiễn Địa biểu, khách mời Các Đại biểu, khách mời lại dự tiệc cán bộ, nhân viên cử đưa Đại biểu đến dự tiệc mà ban tổ chức có chuẩn bị từ trước Khi đưa Đại biểu, khách mời đến nơi dự tiệc cần bố trí người đón, sau xếp vị trí, chỗ ngồi tiệc cho phù hợp với chức vụ, vị trí người 2.3.2 Vệ sinh, thu dọn địa điểm tổ chức họp Sau họp kết thúc cán bộ, nhân viên phân cơng có trách nhiệm lại vệ sinh, thu dọn địa điểm tổ chức họp Các công việc thường tiến hành là: Tháo dỡ sân khấu; vệ sinh nơi họp; xếp bàn ghế lại chỗ cũ; thu dọn cốc đĩa, khăn trải bàn; tắt csc trang thiết bị; thu dọn biển hướng dẫn, bảng tên số công việc khác 2.3.3 Thông báo kết họp Sau họp kết thúc, ban tổ chức cần đề xuất với lãnh đạo quan nội dung hình thức thơng báo kết họp Sau có ý kiến lãnh đạo ban tổ chức giao nhiệm vụ cho người có trách nhiệm soạn thảo thông báo kết họp trình lên thủ trưởng quan duyệt ký duyệt tiến hành gửi cho người có liên quan tới hội nghị 2.3.4 Lập Hồ sơ họp 19 Một số họp cần phải lập Hồ sơ họp Hội nghị sơ kết, tổng kết, Hội thảo,… Hồ sơ bao gồm văn đến có liên quan đến quy trình tổ chức họp Cuộc họp đơn vị tổ chức đơn vị có trách nhiệm cử người có chun mơn thu thập tài liệu lập Hồ sơ Hồ sơ họp thường bao gồm tài liệu sau: - Kế hoạch tổ chức họp; - Chương trình nghị (cả Chương trình nghị nội chương trình Nghị cơng khai); - Diễn văn khai mạc, bế mạc; - Các loại văn liên quan báo cáo, tham luận, tờ trình,… - Biên họp; - Một số loại văn đến có liên quan hướng dẫn, kế hoạch,… 2.3.5 Quyết tốn kinh phí Việc tốn kinh phí thực tổ chức cuôc họp the quy định quan Phòng ban tổ chức họp tổng hợp chi phí phối hợp với phòng Tài – Kế hoạch, Phòng Kê tốn, Văn phòng quan, Thủ quỹ để tiến hành tốn kinh phí tổ chức hội nghị Khi tốn kinh phí pahir có hố đơn, chứng từ rõ ràng Các kinh phí tồn bao gồm: - Kinh phí phục vụ ăn lại Đại biểu, kahcsh mời; - Kinh phí quà tặng chi Đại biểu kahcsh mời; 20 - Kinh phí in ấn tài liệu; - Kinh phí nước uống, hao phục vụ cho họp; - Kinh phí chi tả cho cán nhân viên phục vụ hội nghị; - Kinh phí đặt tiệc cho họp (nếu có); - Kinh phí th hội trường; - Một số kinh phí phát sinh khác 2.3.6 Soạn Cơng văn Thư cảm ơn Với họp cần phải soạn thảo Cơng văn thư cảm ơn phòng ban tổ chức họp có trách nhiệm phân cơng cho người có chun mơn soạn thảo Sau soạn thảo xong chuyển cho Văn phòng quan chỉnh sửa thể thức, trình lãnh đạo ký nhân bản, đóng dấu, gửi cho thành phàn tham dự họp 2.3.7 Họp ban tổ chức để rút kinh nghiệm Sau kết thúc họp, việc họp ban tổ chức để rút kinh nghieemjlaf công việc cần thiết.Ban tổ chức mở họp để đánh giá mặt đạt mặt hạn chế để rút kinh nghiệm cho họp lần sau Người chủ trì họp cử người có trách nhiệm thông báo thời gian địa điểm họp cụ thể tới người Ban tổ chức người có liên quan để tiến hành họp rút kinh nghiệm 21 22 CHƯƠNG MỘT SỐ NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ Qua việc tìm hiểu khảo sát quy trình tổ chức họp số quan hành Nhà nước nay, nhóm xin đưa số nhận xét kiến nghị sau: Nhận xét a) Ưu điểm Việc tổ chức hội họp quan hành nhà nước nhà nước quan tâm, cụ thể Quyết định Thủ tướng Chính phủ số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước Trên sở quy định Chính phủ, bộ, ngành trung ương địa phương xây dựng quy định chế độ hội họp quan, tổ chức, đơn vị hướng tới tổ chức họp quan trọng, giảm bớt họp không cần thiết phải đảm bảo nâng cao chất lượng họp hoạt động quan quản lý nhà nước cấp, ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu đạo, điều hành thủ trưởng quan hành nhà nước, đáp ứng u cầu cải cách hành Quy trình tổ chức hội họp quan hành nhà nước đảm bảo thực đầy đủ theo quy trình Thủ trưởng quan, đơn vị hành nhà nước cấp, ngành có trách nhiệm tố chức, đạo nghiên cứu, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ, trước hết công nghệ thông tin, vào việc đổi công tác lãnh đạo, đạo, điều hành để cải tiến nội dung, giảm bớt họp Thực tế quan hành nhà nước, hàng năm diễn nhiều họp với tính chất mục đích khác Về nguyên tắc họp bảo đảm giải công việc thẩm quyền phạm vi 23 trách nhiệm phân công tiến hành thực cần thiết để phục vụ công tác đạo điều hành thủ trưởng quan hành nhà nước việc thực nhiệm vụ công tác quan trọng Các họp xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự; đề cao thực nghiêm chế độ trách nhiệm cá nhân phân công xử lý công việc, bảo đảm tăng cường hiệu lực, hiệu công tác đạo, điều hành tập trung thống nhất, thông suốt thủ trưởng quan hành nhà nước Các họp thực theo chương trình, kế hoạch, thực cải tiến, đơn giản hố quy trình thủ tục tiến hành, bố trí hợp lý, bảo đảm chất lượng, hiệu quả, họp tiến hành lồng ghép nội dung vấn đề, công việc cần xử lý; kết hợp loại họp với việc tổ chức họp cách hợp lý Các họp tổ chức phần giải yêu cầu đặt ra, đưa biện pháp nhằm giải vấn đề Quy trình tổ chức họp ngày thực nghiêm túc, đại hoá nhằm đáp ứng nhu cầu đổi quan hành nhà nước b) Hạn chế Bên cạnh ưu điểm đạt được, quy trình tổ chức họp quan hành nhà nước tồn hạn chế cần phải khắc phục Qua quan sát việc họp số quan, đơn vị nhiều quan hành nhà nước lạm dụng trường hợp khơng tổ chức họp Quyết định Thủ tướng Chính phủ số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước Hơn nữa, khơng nơi lạm dụng quyền hạn đơn vị mở rộng hoạt động hội họp vừa vi phạm chủ trương Chính phủ, quy định pháp luật vừa gây lãng phí tiền bạc, thời cơng chức Thực chất 24 hành vi tham nhũng, chí tham nhũng với số tài sản lớn họp tiến hành mang tính hình thức, phơ trương, khơng đạt hiệu cụ thể Trong nhiều quan hành Nhà nước, việc tiến hành họp nhiều chưa theo quy trình cụ thể, nhiều cơng đoạn tiến hành qua loa chí bị huỷ bỏ, dẫn đến việc thiếu sót sai lầm thực họp Tại đơn vị hành chính, việc họp khơng nơi diễn thường xun, nội dung họp nghèo nàn, nặng hình thức đơi vi phạm quy định hành Việc tổ chức họp theo quy trình chưa thực thực nghiêm túc, lãnh đạo quan chưa có quan tâm mực đến việc đạo thực hiện, tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ kỹ tổ chức hội họp cho cán nhân viên cấp Kiến nghị, đề xuất Thủ trưởng quan hành nhà nước - với vai trò người đứng đầu phải nắm bắt rõ chịu trách nhiệm hành vi cá nhân để xảy vi phạm việc họp đơn vị có trách nhiệm đơn đốc, quản lý đơn vị thực đạo Thủ tướng Chính phủ lĩnh vực hội hop Như vậy, lãnh đạo bộ, ngành, chủ tịch UBND cấp thủ trưởng sở, phòng, ban phải thể rõ vai trò mình, hiểu rõ đóng vai trò gương mẫu việc triển khai họp ngành, lĩnh vực quan, đơn vị, địa phương, địa bàn quản lý, phụ trách Cần nâng cao việc tăng cường phối hợp công tác bộ, ngành, quan, đơn vị, địa phương, tránh tình trạng vướng mắc thực nhiệm vụ giao bộ, ngành, quan, đơn vị cần phải có trao đổi, phối 25 hợp lại không nhận hợp tác cần thiết, dẫn đến tình trạng phải có báo cáo đề xuất họp để có đạo quan, đơn vị thực nội dung cần thiết Yêu cầu trước hết đòi hỏi bộ, ngành, quan, đơn vị, địa phương phải hiểu phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn để thực nội dung công việc cần thiết, tránh chồng chéo, va chạm thực nhiệm vụ Trên sở hiểu rõ quyền hạn, nhiệm vụ quan, đơn vị khác có cách giải hợp lý nâng cao tính hiệu phối hợp công tác, họp nhiều xong chuyện Một biện pháp để nâng cao chất lượng hội họp quan hành Nhà nước cần tăng cường triển khai công tác cải cách hành hoạt động quan, đơn vị, với cách thức phù hợp với đặc thù quan, đơn vị (cơ quan đảm bảo người, nghĩa cán công chức đạt chuẩn tập trung vào cải cách thủ tục hành chính-xem khâu đột phá; quan thiếu yếu cán cơng chức – cấp xã phải coi đổi mới, nâng cao chất lượng cán công chức khâu đột phá …); đồng thời hệ thống quan, đơn vị cần xác định rõ quan làm điểm nhấn để khởi động chuyển biến “cỗ xe” cải cách hành họp hành như: cấp Bộ nội vụ phải làm điểm cho khác, phải giảm họp hành này; UBND cấp, sở, ngành Văn phòng phải quan chuyển động đầu tiên, bố trí họp cho lãnh đạo cách khoa học, hợp lý theo đạo Thủ tướng Chính phủ Như vậy, vai trò quan Văn phòng quan trọng đầu mối tham mưu xếp, bố trí họp cho lãnh đạo, Văn phòng mà đổi cơng tác họp chắn tạo chuyển biến tích cực, quan, đơn vị khác tự giác học tập triển khai theo 26 Bên cạnh đó, cần tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước, vừa phục vụ công tác họp cải tiến theo phương thức (họp từ xa, trực báo, trực tuyến) để tránh lại, vừa tiết kiệm kinh phí quan vừa bảo đảm cung cấp kịp thời thông tin thủ tục hành đến tổ chức, doanh nghiệp người dân cách nhanh nhất, rõ ràng, minh bạch, cơng khai, thể tính đại, chun nghiệp hành Trong 06 nội dung Chương trình cải cách hành giai đoạn 2011-2020 rõ ràng “hành đại” nội dung hồn tồn cho thấy quan tâm Chính phủ việc làm “giao diện”, tăng cường thay đổi cách thức giao tiếp hành nay, vai trò cơng nghệ thơng tin quan trọng Ngoài ra, việc cải cách họp phải nhận thức đắn trách nhiệm cán công chức, viên chức thực nhiệm vụ có chuyển biến tích cực Một điều rõ ràng là: Cải cách họp-một phần cải cách hành chính-phải gắn với nhân tố quan trọng nhất, người thực thi, muốn cải cách họp phải cải cách từ người Chuyển biến từ người thực mang đến chuyển biến nội mạnh mẽ cho thân hành chính, làm cho ngày khoa học, hợp lý, hoạt động với hiệu chất lượng cao Trong hành phát triển, người phải đặt vào vị trí trung tâm 27 KẾT LUẬN Hội họp hoạt động diễn thường xuyên môi trường công việc lẽ kênh thông tin thức trog việc truyền đạt kiểm sốt cơng việc Nếu tổ chức, điều khiển tham gia họp hiệu giúp cho cán nhân viên quan tổ chức nắm bắt thông tin xử lý công việc hiệu Họp hình thức hoạt động quản lý nhà nước, cách thức giải cơng việc, qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Tổ chức hội họp theo quy trình rõ ràng giúp nâng cao hiệu cần đạt họp Muốn có quy trình tổ chức hội họp chi tiết, đầy đủ có hiệu cần đến phối hợp làm việc có trách nhiệm lãnh đạo quan phòng ban có liên quan Việc tổ chức hội họp quan hành nhà nước Nhà nước quan tâm, đạo văn hướng dẫn cụ thể Việc tổ chức hội họp theo quy trình rõ ràng giúp nâng cao hiệu công tác quan nhà nước Việc thực họp đạt hiệu tích cực đáng ý, nhiên bên cạnh điểm làm tốt cơng tác tổ chức hội họp nhiều hạn chế bất cập, cần phải có chấn chỉnh từ cấp ý thức tự thay đổi quan hánh nhà nước Có vậy, hội họp đảm bảo ý nghĩa mục đích nhà lãnh đạo quản lý tổ chức họp, giúp tiết kiện thời gian, công sức mà đảm bảo yêu cầu công việc 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Thị Kim Thanh, Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, 2009; Lưu Kiếm Thanh, Những nguyên tắc nâng cao hiệu hội họp, Tạp chí Tổ chức Nhà nước Số 5/2009; Tập giảng Quản trị văn phòng văn hố cơng sở dành cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh cơng chức văn phòng – thống kê xã khu vực đồng (Ban hành kèm theo Quyết định số: 348/QĐ-BNV ngày 19 tháng năm 2012 Bộ trưởng Bộ Nội vụ); Ban Tổ chức - Cán - Chính phủ Tài liệu bồi dưỡng kiến thức quản lý Nhà nước (dành cho cán quyền sở), Hà Nội, 1998; Quyết định số 114/2006/QĐ-TTg ngày 25/5/2006 Thủ tướng Chính phủ Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước; http://tailieu.vn/doc/chuong-1-tong-quan-ve-cuoc-hop-trong-cac-co-quanto-chuc-406424.html http://www.saga.vn/phuong-phap-to-chuc-mot-cuoc-hop-dungcach~31621 29 ... Khảo sát quy trình tổ chức tổ chức hội họp số quan hành Nhà nước nay , ngồi phần mở đầu kết luận có cấu trúc gồm chương: Chương Tổng quan quy trình tổ chức hội họp Chương Quy trình tổ chức họp. .. việc tổ chức hội họp CHƯƠNG QUY TRÌNH TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỌP Ở MỘT SỐ CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC HIỆN NAY 2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức hội họp 10 2.1.1 Lập Kế hoạch tổ chức. .. cứu hội họp quy trình tổ chức hội họp quan hành nhà nước giúp cho người có nhìn tổng qt việc tổ chức hội họp, đồng thời có biện pháp để cải cách nâng cao chất lượng hội họp quan hành Nhà nước