BÀI TẬP VỀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN Đề bài: Câu 1: Theo anh chị, người Quản lý dự án cần phải có kỹ để đạt hiệu quả? Hãy nêu tổng quát kỹ giải thích anh/chị tin kỹ quan trọng Câu 2: Ba kỹ mà anh chị nghĩ điểm mạnh anh chị? Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải thích ba kỹ lại điểm mạnh anh chị Câu 3: Ba kỹ mà anh chị nghĩ điểm yếu anh chị? Nêu chi tiết kèm theo ví dụ việc anh chị nghĩ kỹ điểm yếu anh chị Câu 4: Sử dụng sáu kỹ trên, anh chị làm để phát huy kỹ mạnh anh chị cải thiện kỹ yếu anh chị? Bài làm Câu 1: Đối với dự án, vai trò người quản lý dự án (PM) thường khơng giống Do tính chất, quy mơ, văn hóa, cách tổ chức hiệu dự án mang lại Chính khác biệt nêu mà yêu cầu kỹ cần thiết PM tổ chức khác Để để đảm bảo dự án thành công, người quản lý dự án cần phải có số kỹ sau để đạt hiệu quả: - Kỹ khái quát tổng hợp: Về hoạt động quản lý dự án tầm vĩ mơ Nó bao gồm nhiều khâu cơng việc lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát hoạt động dự án Kỹ khải quát tổng hợp bao gồm hàng loạt vấn đề tổng hợp quản lý thời gian, chi phí, nguồn nhân lực, chất lượng, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán Kỹ thực suốt giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư đến giai đoạn vận hành kết dự án - Kỹ giải vấn đề: Đối với công tác dự án, không xác định hết rủi ro công việc không lường hết thực tế xảy phạm vi công việc Do việc phát sớm vấn đề giải vấn đề công tác PM quan trọng Kỹ giải vấn đề phải tổng hợp từ nhiều kỹ khác như: khả phát vấn đề tiềm ẩn sớm, tập hợp thông tin, định Các kỹ nghiên cứu vấn đề để quản lý phần, xác định nguyên nhân gốc rễ vấn đề, phân tích điểm mạnh, điểm yếu, hội mối đe dọa Ngoài người quản lý dự án cần tổng hợp phân tích kỹ tư Một người quản lý dự án phải có khả tổng hợp thông tin xếp thơng tin khác thành chuỗi thơng tin có ý nghĩa tổng thể Phân tích kỹ chia nhỏ công việc lớn thành công việc thành phần giống sếp công việc WBS - Kỹ giao tiếp thông tin quản lý dự án: Quản lý dự án tổng hợp nhiều phương diện, nhiều mối quan hệ cần phải phối hợp thống Để thực công việc dự án nên bắt buộc phải thành thạo kỹ giao tiếp Nhà quản lý dự án phải có kiến thức hiểu biết cơng việc phòng chức năng, có kiến thức rộng số lĩnh vực kỹ thuật Nhà quản lý dự án cần giỏi kỹ thông tin truyền thông, kỹ chia sẻ thông tin thành viên dự án người liên quan trình triển khai dự án Kỹ giao tiếp kỹ mà người quản lý dự án dành 90% thời gian suốt thời gian dự án Kỹ giao tiếp tốt bao gồm thông tin lời không lời cho phép người quản lý dự án truyền đạt thông tin theo cách mà tất bên liên quan nhận hiểu Kỹ cần thiết khả giao tiếp, kỹ tối quan trọng mà nhà quản lý dự án phải cố gắng để đạt Thông tin liên lạc thành công người gửi người nhận hiểu thông tin giống nhau, bạn truyền đạt suy nghĩ ý tưởng bạn cách hiệu Kỹ giao tiếp đòi hỏi phải hiểu biết văn hó, người, thái độ họ - Kỹ đàm phán: Nhà quản lý dự án trình thực trọng trách có quan hệ với nhiều nhóm Đồng thời với phát triển tổ chức dự án, trách nhiệm nhà quản lý ngày tăng quyền lực họ cấp không tương xứng Do thiếu quyền lực, nhà quản lý bắt buộc phải có kỹ thương lượng giỏi với nhà quản lý cấp người đứng đầu phận chức năng, chuyên môn nhằm tranh thủ tối đa ủng hộ cấp trên, người đứng đầu việc giành đủ nguồn lực cần thiết để thực dự án Người quản lý dự án phải dành phần lớn thời gian họ để đàm phán nguồn lực, thiết bị, hỗ trợ khác, họ khơng có kỹ đàm phán mạnh mẽ, hội thành công việc quản lý dự án họ giảm đáng kể Một phần lớn việc đàm phán diễn nội để có nguồn lực, nguồn tài nguyên cấp theo yêu cầu dự án khác Đàm phán trình bên đạt thỏa thuận với nhau, tùy thuộc vào dự án cấu trúc mức độ cho phép mà nhà quản lý dự án đại diện cho tổ chức Đàm phán thường bao gồm việc thỏa hiệp bên liên quan thay đổi yêu cầu thay đổi dự án nguồn lực - Kỹ lãnh đạo: Kỹ lãnh đạo để nhà quản lý đạo, định hướng, khuyến khích phối hợp thành viên nhóm tham gia thực dự án Kỹ lãnh đạo phải bao gồm: thông tin liên lạc, xây dựng đội ngũ, huấn luyện, động viên, định, đào tạo, đạo, thuyết phục / ảnh hưởng, thương lượng, hỗ trợ người tham gia dự án Quản lý dự án phải có nhạy cảm với khác biệt văn hóa đối mặt với người khác ý kiến họ Điều đặc biệt dự án quốc tế mà bao gồm thành viên văn hóa đa dạng - Kỹ lập kế hoạch kiểm soát dự án: Nhà quản lý dự án phải người chịu trách nhiệm kế hoạch tổng thể trước nhà tài đầu tư khách hàng Vì nhà quản lý dự án phải có kỹ lập lịch trình dự án xác định tiêu chí để đánh giá cơng việc hoàn thành Đồng thời nhà quản lý dự án phải biết thiết lập quy trình, hệ thống để đánh giá kiểm sốt mức độ hồn thành cơng việc bảng kế hoạch Nhà quản lý cần lập kế hoạch để kiểm soát bốn vấn đề dự án là: an tồn, chất lượng, tiến độ kiểm sốt chi phí hợp lý khơng vượt dự tốn phê duyệt, vấn đề góp phần quan trọng việc thành cơng dự án - Kỹ kỹ thuật: Nhà quản lý dự án phải có kỹ khác để điều hành, quản lý kỹ thuật, q trình, cơng cụ Người quản lý dự án phải biết làm để giải thích báo cáo ngân sách, biết làm để đọc nghiên cứu thống kê hiểu việc áp dụng xác phương pháp quản lý khác Ngoài người quản lý dự án phải có kỹ việc sử dụng hiệu cơng nghệ thông tin truyền thông để giúp họ đạt hiệu cao cơng việc Kỹ kỹ thuật có liên quan đến cách tiếp cận, làm việc với q trình, cơng cụ, chúng đề cập đến sử dụng kiến thức chuyên môn kinh nghiệm liên quan quản lý phương pháp cụ thể dự án để thực hoạt động dự án Những kỹ cần thiết để giao tiếp hiệu với nhóm dự án, đánh giá rủi ro, để làm cho cân chi phí, tiến độ, thời gian chất lượng Người quản lý dự án không làm công việc thực tế dự án, họ khơng cần trình độ kỹ thuật tương tự người thực công việc Điều khơng phải để nói người quản lý dự án không cần mức độ chuyên môn kỹ thuật, mà chuyên môn kỹ thuật cần thiết để xác định vấn đề tiềm tăng khả người quản lý dự án tích hợp tất khía cạnh dự án Câu 2: Ba kỹ mà anh chị nghĩ điểm mạnh anh chị? Nêu chi tiết, kèm theo ví dụ, giải thích ba kỹ lại điểm mạnh anh chị Quản lý dự án đòi hỏi phải tập hợp niều kỹ đồng thời phải có kiến thức rộng khả tổng hợp, giải vấn đề nhanh hiệu Tuy nhiên thời điểm, việc áp dụng kỹ khác đòi hỏi nhà quản lý phải nắm bắt, tơi kỹ hồn thiện là: - Kỹ giải vấn đề: Trong trình thực dự án, nhiều thành phần liên quan đến công tác quản lý tổng thầu dự án, nhà thầu phụ, quan quản lý nhà nước pháp luật Do khơng có cơng việc giống phạm vi dự án dự án tương tự Để thực tốt cơng tác đòi hỏi tơi phải đưa nhiều định để giải công việc dựa hiểu biết kỹ tổng hợp thông tin, khả phân tích thu thập thơng tin từ nhiều nguồn, nhiều mối quan hệ khác bên liên quan Do điểm mạnh trình thực dự án Ví dụ: Trong q trình thực dự án, tơi có nhập thiết bị có ảnh hưởng phóng xạ, việc xin cấp giấy phép để quản lý khó khăn Nhất tổ chức cá nhân Và thời gian cấp phép để nhập thiết bị việc giám định nhiều thời gian chi phí Tuy nhiên bạn có mối quan hệ tốt từ quan thuộc quân sự, hợp tác với bên họ Công tác nhập thiết bị nhanh chóng thuận tiện - Kỹ khái quát tổng hợp: Đây kỹ đòi hỏi bạn phải có tư logic, khả thu thập, chọn lựa thông tin, kiến thức thực tế, khái quát công việc để xây dựng nên tranh tổng thể nhiều vấn đề từ xác định nguyên nhân, phân loại vấn đề đưa phương pháp giải cho phù hợp Ví dụ: Trong trình thực xây dựng lắp đặt thiết bị, công việc thường xuyên phải tiến hành song song qua nhiều giai đoạn thực tế Việc ảnh hưởng từ nguyên nhân khách quan mang lại nhiều rắc rối nảy sinh mâu thuẫn nhiều nhà thầu thực cho hạng mục cơng trình Để giải vấn đề, việc xem xét cách toàn diện tổng thể, thay đổi ảnh hưởng đến dự án nào, có ảnh hưởng đến q trình thi cơng hay khơng, nguồn lực thực hiện, nguyên vật liệu, ảnh hưởng đến tiến độ, chi phí - Kỹ đàm phán: Kỹ đòi hỏi khả va chạm, tiếp xúc đối tác Am hiểu luật pháp khả tính tốn cơng việc cho phù hợp với mục tiêu thực Ví dụ: Trong trình xây dựn, việc chủ đầu tư thay đổi thiết kế ban đầu cho thiết bị, cụm thiết bị hay đơn giản thay đổi nguyên vật liệu sản xuất Khi chủ đầu tư nhà thầu phải ngồi lại thống nhiều phương diện như: kỹ thuật, phương án lắp đặt, giá trị đầu tư, thời gian chế tạo, tiến độ thực Điều đòi hỏi nhà quản lý phải có kỹ thuyết phục định kịp thời để đáp ứng công việc Câu 3: Ba kỹ mà anh chị nghĩ điểm yếu anh chị? Nêu chi tiết kèm theo ví dụ việc anh chị nghĩ kỹ điểm yếu anh chị - Kỹ lãnh đạo kỹ quan trọng, đòi hỏi người lãnh đạo phải có tầm nhìn dẫn dắt, hướng dẫn người nhóm thực nhiệm vụ giao để hoàn thành nhiệm vụ chung tổ chức Mặt khác người lãnh đạo phải biết động viên khuyến khích người tham gia vào dự án tất tâm huyết để hoàn thành dự án Ở người lãnh đạo cần hội tụ đủ nhiều kỹ cứng kỹ mềm để đáp ứng cơng việc Ví dụ: Trong thời gian đầu bổ nhiệm làm lãnh đạo, thân chưa có kỹ quản lý, khả tập hợp nhóm, tầm nhìn hiểu biết người thực công việc Dẫn đến kết thực không mong muốn không giải tận gốc dễ vấn đề Hậu kéo theo ảnh hưởng tới công việc khác nhiều thời gian xử lý - Kỹ giao tiếp: Đây kỹ ảnh hưởng nhiều đến khả giải công việc Bản thân chưa rèn luyện thực hành môi trường quản lý dự án, kỹ đòi hỏi nhiều tính cách thân hiểu biết Ví dụ: Trong thực cơng việc liên quan nhiều phận khác nhau, cần phận phải giải quyết, nhiên khơng có kỹ giao tiếp nên bên liên quan khơng hiểu vấn đề cần trao đổi dẫn đến hiểu cơng việc theo khía cạnh khác công việc bị kéo dài không hiệu đơi ảnh hưởng chung đến tồn dự án - Kỹ kỹ thuật: công tác quản lý dự án dòi hỏi nhiều việc nắm bắt sâu đến thiết bị Do thân đào tạo chuyên môn thương mại kinh doanh việc nắm bắt hiểu nhanh vấn đề kỹ thuật khó khăn Ví dụ: Trong q trình quản lý dự án phát sinh nhiều thay đổi như: thay đổi biện pháp thi công, thay đổi số điều kiện kỹ thuật cho phù hợp với điều kiện thực tế Yêu cầu cần phải xem xét mức độ phù hợp để định công tác khó khăn Câu 4: Sử dụng sáu kỹ trên, anh chị làm để phát huy kỹ mạnh anh chị cải thiện kỹ yếu anh chị? Đối với kỹ kỹ mà người quản lý dự án cần phải có để giải cơng việc, việc cập nhật thường xuyên, bổ sung kiến thức khả tiếp cận cho cơng việc phương pháp trì cải thiện tốt cho thân hồn thành cơng việc Đối với kỹ chưa mang lại hiệu quả, cần phải tham gia thêm khóa đào tạo ngắn hạn, bổ túc thêm kiến thức, học hỏi kinh nghiệm người trước đồng thời tham gia nhiều công việc để có kiến thức thực tế Học hỏi thêm kỹ đường ngắn để đạt hiệu cơng việc Đây mục đích cuối người quản lý dự án ... thông tin quản lý dự án: Quản lý dự án tổng hợp nhiều phương diện, nhiều mối quan hệ cần phải phối hợp thống Để thực công việc dự án nên bắt buộc phải thành thạo kỹ giao tiếp Nhà quản lý dự án phải... thực dự án Người quản lý dự án phải dành phần lớn thời gian họ để đàm phán nguồn lực, thiết bị, hỗ trợ khác, họ khơng có kỹ đàm phán mạnh mẽ, hội thành công việc quản lý dự án họ giảm đáng kể... vực kỹ thuật Nhà quản lý dự án cần giỏi kỹ thông tin truyền thông, kỹ chia sẻ thông tin thành viên dự án người liên quan trình triển khai dự án Kỹ giao tiếp kỹ mà người quản lý dự án dành 90% thời