Đang tải... (xem toàn văn)
Tổ chức công tác kế toán phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán.
Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh A LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay, thời đại phát triển mạnh mẽ Internet,bên cạnh lợi vấn đề an tồn thơng tin tổ chức vấn đề ln quan tâm Do đó, việc trao đổi thơng tin với bên qua Internet cần thiết cho tổ chức đồng thời tiềm ẩn nguy mát liệu an toàn hệ thống virus, hacker Qua ta thấy phận kế toán doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng với phát triển vượt bậc công nghệ thông tin đồng thời máy kế toán doanh nghiệp bị thay đổi cho phù hợp với kinh tế giới Cùng với phát triển phần mềm vi tính, từ hình thức kế tốn thủ cơng chuyển dần sang hỉnh thức kế tốn máy tính Do dẫn đến thay đổi cơng tác kế tốn doanh nghiệp để ứng dụng lợi công nghệ thông tin như: khả xử lý liệu máy tính, khả chia nguồn liệu, khả xử lý nhanh khối lượng nghiệp vụ lúc….Mặc dù với lợi với xuất mạng Intranet (web based Intranet) chưa khắc phục khó khăn kế tốn máy tính như: vấn đề an tồn bảo mật thơng tin nội khả bị cắp thông tin cao.Nên việc “Tổ chức cơng tác kế tốn” phù hợp với yêu cầu ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác kế tốn vấn đề cần thiết doanh nghiệp Trần Thị Thuỳ Trang Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh B NỘI DUNG I Lí luận chung tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng CNTT: 1) Vai trò, ý nghĩa tổ chức cơng tác kế tốn DN 1.1/ Vai trị tổ chức máy kế tốn: Tổ chức máy kế toán nội dung quan trọng hàng đầu tổ chức công tác kế tốn doanh nghiệp, suy cho chất lượng cơng tác kế tốn phụ thuộc trực tiếp vào trình độ, khả thành thạo, đạo đức nghề nghiệp phân công, phân nhiệm hợp lý nhân viên máy kế toán Tổ chức máy kế toán tổ chức nhân để thực việc thu nhập, xử lý cung cấp thơng tin kế tốn cho đối tượng khác Nội dung tổ chức máy kế toán bao gồm: xác định số lượng nhân viên cần phải có; u cầu trình độ nghề nghiệp; bố trí phân công nhân viên thực công việc cụ thể; xác lập mối quan hệ phận kế toán với phận kế tốn với phận quản lý khác có liên quan, kế hoạch công tác việc kiểm tra tình hình thực kế hoạch Nói chung, để tổ chức máy kế toán cần vào quy mơ doanh nghiệp, trình độ nghề nghiệp yêu cầu quản lý, đặc điểm tổ chức sản xuất, quản lý điều kiện sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho việc thu thập, xử lý, cung cấp thơng tin Mơ hình tổ chức máy kế toán doanh nghiệp định hướng theo dạng: tổ chức kế toán tập trung tổ chức kế toán phân tán - Tổ chức kế toán tập trung mơ hình tổ chức có đặc điểm tồn cơng việc xử lý thơng tin tồn doanh nghiệp thực tập trung phòng kế tốn, cịn phận đơn vị trực thuộc thực việc thu nhập, phân loại chuyển Trần Thị Thuỳ Trang Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh chứng từ báo cáo nghiệp vụ phịng kế tốn xử lý tổng hợp thông tin (gọi chung đơn vị báo sổ) Mô hình tổ chức kế tốn tập trung có ưu điểm công việc tổ chức máy gọn nhẹ, tiết kiệm, việc xử lý cung cấp thông tin nhanh nhạy Tuy nhiên ưu điểm phát huy điều kiện doanh nghiệp có tổ chức sản xuất Kế Tốn Tài Doanh Nghiệp1 quản lý mang tính tập trung, sở vật chất - kỹ thuật phục vụ cho việc xử lý thông tin trang bị đại, đầy đủ, đồng -Tổ chức kế tốn phân tán mơ hình tổ chức có đặc điểm: cơng việc kế tốn phân công cho phận đơn vị trực thuộc thực phần toàn nội dung phát sinh phận đơn vị (cũng có phận thực việc thu nhập chứng từ ban đầu) Phịng kế tốn nội dung phát sinh liên quan đến tồn doanh nghiệp (và cho phận chưa có điều kiện thực cơng việc kế tốn), kết hợp với báo cáo kế toán đơn vị trực thuộc gửi lên để tổng hợp lập báo cáo chung cho toàn doanh nghiệp theo quy định Mơ hình tổ chức kế tốn phân tán có ưu điểm đáp ứng yêu cầu thông tin phục vụ cho quản lý nội phận, đơn vị trực thuộc tổ chức máy kế tốn trở nên cồng kềnh, tốn chồng chéo công việc chuyên mơn Mơ hình áp dụng phù hợp cho doanh nghiệp có quy mơ lớn mà đặc điểm tổ chức quản lý trải địa bàn rộng, phân tán nhiều địa phương, vùng, lãnh thổ hoạt động kinh doanh mang tính chất đa ngành, đa lĩnh vực *Cơ cấu máy kế toán: Bộ máy kế tốn doanh nghiệp thu nhận thơng tin ban đầu xử lý thông tin theo định hướng vừa tạo lập thơng tin kế tốn tài chính, vừa tạo lập thông Trần Thị Thuỳ Trang Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh tin kế toán quản trị Việc xác lập cấu máy kế toán cần vào định hướng để phân công nhằm đạt mục tiêu tạo lập cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng Thông thường, cấu tổ chức máy kế toán bao gồm phận thực phần hành: + Bộ phận kế toán lao động tiền lương + Bộ phận kế tốn TSCĐ, cơng cụ, vật liệu + Bộ phận kế tốn chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm (kiêm nhiệm nội dung khác thuộc kế toán quản trị) + Bộ phận kế toán tổng hợp + Bộ phận kế tốn XDCB (nếu có khối lượng XDCB lớn) + Các nhân viên kế toán phân xưởng phận sản xuất Ngoài cơng tác tài chưa tổ chức riêng cấu thành phận nằm máy kế toán thống kê doanh nghiệp để thực chức tài doanh nghiệp lập kế hoạch tài chính, tổ chức huy động sử dụng vốn, tổ chức tốn cơng nợ Bộ máy kế toán doanh nghiệp đặt lãnh đạo điều khiển người phụ trách kế tốn doanh nghiệp, có chức vụ kế tốn trưởng Tuy nhiên cần lưu ý việc tổ chức máy kế tốn ngồi việc phụ thuộc vào quy mơ doanh nghiệp cịn phụ thuộc hình thức sở hữu doanh nghiệp nên có doanh nghiệp có hai, ba nhân viên kế tốn khơng đặt chức vụ kế tốn trưởng có doanh nghiệp thuê người làm kế tốn khơng tuyển người làm kế tốn Song dù tổ chức máy hình thức Trần Thị Thuỳ Trang Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh vấn đề trình độ nghề nghiệp đạo đức nghề nghiệp người làm kế toán nhân tố định đến chất lượng thơng tin kế tốn, đặc biệt người phụ trách kế tốn doanh 1.2/ ý nghĩa tổ chức cơng tác kế toán DN : Trong DN kế tốn đo lường, tính tốn, ghi chép tồn hoạt động kinh tế Tài phásinh, xử lý tổng hợp, cung cấp thơng tin kinh tế tài tình hình kết hoạt độngSX – KD, tình hình tài DN – Là đề định kinh tế liên quan đến hđộng DN Kế toán phận quan trọng hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài Vì việc tổ chức tốt cơng tác kế tốn có ý nghĩa sau: -Tổ chức cơng tác kế toán khoa học hợp lý nhằm đảm bảo cho kế toán thực đầy đủ chức năng, nhiệm vụ yêu cầu quy định, phát huy vai trò kế toán quản lý kinh tế, để kế tốn trở thành cơng cụ quản lý kinh tế đắc lực doanh nghiệp (DN) - Tổ chức công tác kế toán doanh nghiệp (DN): + Phải phù hợp với chuẩn mực chế độ kế toán hành +Phải phù hợp với đặc điểm SX – KD, quy mô, địa bàn hoạt động DN +Phải phù hợp với khả trình độ đội ngũ cán kế tốn +Phải xuất phát từ nhu cầu thơng tin người định +Phải đảm bảo tiết kiệm có hiệu Trần Thị Thuỳ Trang Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh 2) Sự cần thiết phải tin học hóa cơng tác kế tốn DN Như biết, chức kế tốn cung cấp thơng tin tình hình kinh kế, tài doanh nghiệp cho nhà quản lý Việc thực chức có tốt hay khơng, trước hết phụ thuộc vào tính thường xun, kịp thời xác thơng tin Ngày theo đà phát triển công nghệ thông tin, việc đưa máy vi tính vào sử dụng cơng tác kế toán tương đối phổ biến Tin học hóa cơng tác kế tốn khơng giải vấn đề xử lý cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà cịn làm tăng suất lao động máy kế toán, tạo sở để tinh giản máy, nâng cao hiệu hoạt động kế tốn II Tổ chức Cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng CNTT DN cụ thể 1) Giới thiệu chung DN: Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng cơng nghiệp hóa, đại hóa kinh tế đóng vai trị quan trọng Đặc biệt, với phát triển ngành công nghiệp không đem lại cho thiết bị cơng nghiệp mới, đa dạng mà cịn hội cải thiện thiết bị, công cụ thô sơ trước với chất lượng tốt giá thành rẻ Trên sở đó, hàng loạt công ty sản xuất thiết bị công nghiệp đời có “Cơng ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị công nghiệp Trường Sa” Công ty đời nhằm đáp ứng cao yêu cầu xã hội như: chất lượng tốt hơn, giá thành phù hợp với đối tượng, nhiều sản phẩm đa dạng phong phú như: cầu nâng ơtơ, máy nén khí, thiết bị sửa chữa ôtô, thiết bị bảo dưỡng ôtô,… Để làm điều tổ chức máy quản lý cơng ty đóng vai trị quan trọng Chính vậy, công ty Trường Trần Thị Thuỳ Trang Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh Sa trọng đến cơng tác tổ chức kế tốn từ phân nhỏ như: phận vận chuyển hàng hoá, dich vụ khách hàng đến phận lớn như: phòng nhân sự, phịng kế tốn tài chính, ban giám đốc… CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ CÔNG NGHIỆP TRƯỜNG SA Địa chỉ: Số 264 Phan Văn Trị - Phường 10 - Q.Gò Vấp -TP.HCM (Cạnh Ngã Tư Nguyễn Oanh – Phan Văn Trị) Điện thoại: (08)-3989 7233 / 3989 7235 Fax: (08) 3989 7235 Email: truongsahcm@yahoo.com.vn Http: www.truongsa.com.vn Công ty thành lập vào năm 2007 đến vốn điều lệ công ty 4,5 tỉ VNĐ Trần Thị Thuỳ Trang Kê toán máy 2) Nguyển Thị Ngọc ANh Thực tế tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng CNTT taị DN 2.1/Thực tế xây dựng quản lý phần mềm nay: Phòng Thương mại Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế Việt Nam (IDG Việt Nam) thực điều tra “Thực trạng ứng dụng CNTT-TT doanh nghiệp Việt Nam”, công bố ngày 23/3/2006, nhằm đánh giá tổng quan thực trạng ứng dụng CNTT doanh nghiệp năm 20042005 Đã có 2.233 doanh nghiệp thành phố lớn Hà Nội, TP HCM, Đà Nẵng, Hải Phòng Cần Thơ tham gia điều tra Theo điều tra này, tỷ trọng đầu tư cho CNTT doanh nghiệp cho thấy doanh nghiệp chi tiêu cho phần cứng chiếm 59,9%, chi tiêu cho phần mềm chiếm 10,9%; đầu tư cho Internet website chiếm 12,7%; dịch vụ 9,8%; đào tạo 4,8% phụ kiện 1,8% Theo ông Nguyễn Trí Thanh, Trưởng phịng tin học Viện Tin học Doanh nghiệp “tỷ lệ đầu tư cho thấy bất hợp lý chi tiêu cho phần cứng phần mềm so với tỷ lệ chung giới Hơn nữa, chi tiêu cho đào tạo (4,8%) thấp để nâng cao kỹ CNTT cho đội ngũ nhân viên doanh nghiệp” Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%, đa số phần mềm kế tốn, có khoảng 60% doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán Thị trường phần mềm kế toán dường đa dạng Top 10 phần mềm kế tốn thơng dụng chiếm 35% thị phần Một công trình khảo sát 200 doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam (Thực nhóm nghiên cứu trường Đại học Kinh tế TP.HCM – PGS TS Nguyễn Việt chủ nhiệm) việc sử dụng phần mềm kế tốn cho ta thấy tỷ lệ sau: • Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48%; • Thuê công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%; Trần Thị Thuỳ Trang Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh • Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm tỷ lệ 21%; • Cịn lại 7% doanh nghiệp khơng sử dụng phần mềm kế tốn Thực tế cho thấy, tình trạng sử dụng phần mềm doanh nghiệp cịn sơ khai, ngồi phần mềm kế toán, phần mềm sử dụng phổ biến phần mềm văn phòng Microsoft, chiếm tỷ lệ 19,7%, sau ứng dụng Internet lướt Web hay thư điện tử Đa số doanh nghiệp tỏ lưỡng lự đầu tư vào phần mềm quản lý Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chiếm 1,1%, ngành sản xuất đứng đầu ứng dụng ERP Các doanh nghiệp nhỏ cảm thấy hài lòng với kiểu quản lý thủ cơng chưa tính tốn thấu đáo khả đầu tư vào gói phần mềm quản lý Bên cạnh việc thiếu thông tin lợi ích ứng dụng tin học nhận thức chưa cao dẫn đến việc doanh nghiệp chưa không đầu tư phù hợp cho lĩnh vực Điều khiến doanh nghiệp gặp nhiều thiệt thòi Bên cạnh kết đạt được, việc áp dụng tin học doanh nghiệp tồn số bất cập sau: +Áp dụng tin học dừng mức thấp hỗ trợ tác nghiệp thay phần lao động thủ công +Xét khả đáp ứng việc ứng dụng CNTT với quy trình kinh doanh tại, số lĩnh vực cịn nhiều yếu như: - Chưa cung cấp thơng tin mang tính hỗ trợ định cho Lãnh đạo - Các hệ thống mang tính độc lập hệ thống, mức độ liên kết chia sẻ, trao đổi liệu chưa cao Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, máy cồng kềnh hơn, hiệu kinh doanh đòi hỏi cao hay doanh nghiệp lên sàn chứng khoán Trần Thị Thuỳ Trang Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh lúc việc áp dụng tin học quản lý tài chính, kế tốn cần phải quan tâm hàng đầu Bên cạnh nhiều thách thức nảy sinh đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm cách khắc phục 2.2/ Thực tế tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng CNTT taị DN: 2.2.1/ Tổ chức Danh mục đối tượng cần quản lý: -Danh mục tài khoản -Danh mục khách hàng -Danh mục khoản mục -Danh mục kho vật tư,hàng hóa -Danh mục ngoại tệ -Danh mục vụ việc 2.2.2/ Tổ chức mã hóa đối tượng cần quản lý: -Cập nhật danh mục cần quản ly -Các thông tin danh mục cần quản lý -Cập nhật số dư danh mục cần quản lý -Hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến danh mục cần quản lý -Lên báo cáo 2.2.3/ Tổ chức lựa chọn phần mềm: Công ty tổ chức tìm hiểu phần mềm kế tốn phù hợp với thực tiễn cơng tác cung đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh đơn vị mình.Đồng thời cơng ty trọng việc trang bị them thiết bị tin hoch đại tổ chức đào tạo đội ngũ nhân viên kế tốn sủ dụng thành thạo loại phần mềm kế toán cách hiệu để đạt lợi ích sau: -Nâng cao hiệu quả: Phần mềm kế toán giúp cải thiện hiệu làm việc doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp nhỏ hay lớn Ngay phần mềm đơn giản mang lại điều -Tiết kiệm chi phí: Một lợi ích phần mềm kế tốn giảm thiểu chi phí doanh nghiệp Tiết kiệm chi phí có nghĩa thêm thu nhập tăng tốc độ phát triển -Tiết kiệm thời gian: Thời gian quản lý tiêu chuẩn cho phát triển doanh nghiệp Một tổ chức phát triển Trần Thị Thuỳ Trang 10 Kê tốn máy Nguyển Thị Ngọc ANh quản lý chức thời gian quy định Với việc sử dụng phần mềm kế toán doanh nghiệp hồn tồn mong đợi việc hồn thành cơng việc thời gian đề -Phát triển theo cơng ty: Hầu hết phần mềm kế tốn có khả phát triển theo tốc độ tăng trưởng công ty Với việc thay đổi nhu cầu quản lý tài cơng ty, bạn hồn tồn nâng cấp lên phiên tốt hay mở rộng quy mơ ứng dụng -Tối ưu hóa quy trình bạn: Một phần mềm kế toán giúp bạn tối ưu hóa quy trình kinh doanh bạn để quản lý cách đơn giản dễ dàng Nó đơn giản hóa giao dịch bạn, bán hàng, tiền lương, doanh thu Dễ dàng để hội nhập quản lý giao dịch khác -Dễ dàng để bắt đầu làm việc: Hầu hết phần mềm kế toán dễ dàng để cài đặt Bạn khơng cần phải có chun mơn sâu kế tốn tài để sử dụng Bạn sử dụng với trợ giúp, đào tạo chuyên gia -Cải thiện định: Phần mềm kế tốn giúp bạn cải thiện nhiều định doanh nghiệp Điều có thơng qua việc sử dụng phần hành khách phần mềm Nó dễ dàng chia sẻ liệu cho chương trình kinh doanh khác thực báo cáo phục vụ cho kinh doanh -Ngày đơn giản: Hơn phần mềm kế toán ngày đơn giản hỗ trợ tốt Phần mềm kế toán giúp bạn có nhìn tổng quan tình hình kinh doanh bạn, kiểm sốt loạt vấn đề khác cách dễ dàng Một phần mềm kế toán chắn giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu hơn, trì tốt mối quan hệ với khách hàng, nhà cung cấp nhân viên cơng ty 2.3.4/Tổ chức chứng từ kế tốn hạch toán ban đầu: Hệ thống chứng từ nhà máy bao gồm: Trần Thị Thuỳ Trang 11 Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh -Chứng từ lao động-tiền lương: Bảng chấm công, bảng chấm công làm thêm giờ, bảng toán tiền lương, giấy đường, phiếu xác nhận sản phẩm cơng việc hồn thành, bảng phân bổ tiền lương bảo hiểm xã hội, -Chứng từ hàng tồn kho: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, biên kiểm nghiệm vật tư, công cụ, sản phẩm, hàng hóa, bảng phân bổ ngun vật liệu, cơng cụ dụng cụ -Chứng từ tiền tệ: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy toán tiền tạm ứng, giấy đề nghị toán, -Chứng từ Tài sản cố định: Biên giao nhận tài sản cố định, biên thnah lý tài sản cố định, biên đánh giá tài sản cố định, bảng tính phân bổ khấu hao tài sản cố định, Tuy nhiên, đặc điểm sản xuất kinh doanh không sử dụng số chừng từ sau: Bảng kê vàng bạc, kim quý, đá quý, thẻ quầy hàng, bảng toán hàng đại lý, ký gửi, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, bảng tốn tiền th ngồi, hóa đơn dịch vụ cho thuê tài Các chứng từ lập luân chuyển theo quy định tài 2.2.5/ Tổ chức hệ thống tài khoản: Hệ thống Tài khoản kế toán cấp áp dụng thống theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC gồm 10 loại đó: TK loại 1, TK phản ánh Tài sản TK loại 3, TK phản ánh Nguồn vốn TK loại loại mang kết cấu TK phản ánh Nguồn vốn TK loại loại TK mang kết cấu TK phản ánh Tài sản TK loại có TK 911 TK xác định kết kinh doanh cuối TK loại nhóm TK ngồi Bảng cân đối kế toán Hệ thống TK cấp thiết kế phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh Công ty, sở TK cấp tiêu quản lý mục đích để quản lý hạch toán cho thuận tiện Trần Thị Thuỳ Trang 12 Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh Hệ thống TK cấp Công ty thiết kế linh hoạt, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty, nghiệp vụ nhập - xuất thường xun hệ thống TK cấp đời sở TK cấp thêm vào sau mã số lô hàng, Đây sáng tạo linh hoạt, trường hợp cần kiểm tra đối chiếu dễ dàng cần đánh số mã hàng máy xác định cho ta thông tin cần thiết 2.2.6/ Tổ chức hệ thống sổ kế tốn: Để thích hợp với doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ, điều kiện kế tốn thủ cơng, dễ chun mơn hóa cán kế tốn, thích hợp với việc kế tốn máy Cơng ty, cơng ty lựa chọn tổ chức sổ kế tốn theo hình thức Nhật ký - Chứng từ Với việc áp dụng hình thức này, sổ Nhật ký - Chứng từ mở hàng tháng cho tài khoản có nội dung kinh tế giống có liên quan với theo yêu cầu quản lý lập bảng tổng hợp cân đối Nhật ký chứng từ mở theo số phát sinh bên Có Tài khoản đối ứng với bên Nợ Tài khoản liên quan, kết hợp ghi theo thời gian ghi theo hệ thống, hạch tốn tổng hợp hạch tốn phân tích Hình thức ghi sổ cơng ty tổ chức sau: - Sổ cái: mở cho tài khoản tổng hợp cho năm, chi tiết theo tháng bao gồm số dư đầu kỳ, số phát sinh kỳ số dư cuối kỳ Sổ ghi theo số phát sinh bên Nợ tài khoản đối ứng với tài khoản Có liên quan, cịn số phát sinh bên Có tài khoản ghi tổng số sở tổng hợp số liệu từ Nhật kýChứng từ có liên quan - Bảng kê: sử dụng cho số đối tượng cần bổ sung chi tiết bảng kê, ghi Nợ TK 111,TK 112, bảng kê theo dõi hàng gửi bán, bảng kê chi phí theo phân xưởng… Trên sở số liệu phản ánh bảng kê, cuối tháng ghi vào Nhật ký – Chứng từ có liên quan Trần Thị Thuỳ Trang 13 Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh - Bảng phân bổ: sử dụng với khoản chi phí phát sinh thường xun, có liên quan đến nhiều đối tượng cần phải phân bổ (tiền lương, vật liệu, khấu hao…) Các chứng từ gốc trước hết tập trung vào bảng phân bổ, cuối tháng, dựa vào bảng phân bổ chuyển vào bảng kê Nhật ký - Chứng từ lên quan - Sổ chi tiết: dùng để theo dõi đối tượng hạch toán cần hạch toán chi tiết 2.2.7/Tổ chức máy kế toán: -Hình thức tổ chức máy kế tốn : Cơng ty tổ chức theo hình thức phân tán, qui mô công ty chưa lớn địa bàn hoạt động chưa rộng Hình thức kế tốn: kế tốn máy tính: • Nhập liệu tự kết xuất • Tự động kết xuất liệu sổ chứng từ sổ tổng hợp • In thành đóng lại lưu lại (vì sổ phải nộp nên in để lưu trữ) • Xuất báo cáo tài Hình thức sổ kế tốn: theo hình thức sổ nhật ký chung • Sổ thể kế tốn chi tiết • Sổ tổng hợp sổ nhật ký chung sổ -Tổ chức cấu phịng kế tốn: Doanh nghiệp tổ chức cấu phịng kế toán dựa hai cách tiếp cận, doanh nghiệp phối hợp cách tiếp cận theo trình xử lý đối tượng kế toán Trần Thị Thuỳ Trang 14 Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh cách tiếp cận theo hoạt động kinh doanh thường xuyên doanh nghiệp Cơ cấu phịng kế tốn bao gồm: • Kế tốn trưởng • Kế tốn tổng hợp (phó phịng kế tốn) • Kế tốn bán hàng • Kế tốn mua hàng • Kế tốn tốn • Kế tốn lương • Kế tốn hàng tồn kho • Kế tốn dịch vụ 2.2.8/ Tổ chức máy kiểm tra, kiểm sốt quản trị người dung: Cơng ty Trường Sa tổ chức bao gồm phòng ban-bộ phận sau: Hội đồng quản trị Giám đốc P.Giám đốc HCSN P.Kế toán Trần Thị Thuỳ Trang P.Nhân P.Giám đốc KD P.Kinh Doanh P.Kỹ thuật 15 Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh a) Ban Giám Đốc: -Bao gồm: Giám đốc Phó Giám đốc -Giám đốc phụ trách chung, PGĐ phụ trách kinh doanh, PGĐ phụ trách nhân b) Phịng Nhân - Hành chính: Phịng ban chịu trách nhiệm việc tuyển dụng, bố trí nhân theo u cầu, thực cơng tác hành c) Phịng Kế tốn Tài chính: Phịng ban chịu trách nhiệm tồn cơng tác Kế tốn, Tài cơng ty, đứng đầu Kế toán trưởng kiêm PGĐ nhân Bao gồm: KTT, KT kho, thủ quỹ d) Phòng Kinh doanh: Công việc mua bán nhân viên kinh doanh đảm nhiệm Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm: -Xây dựng thực hoạt động khuyến mãi, quảng cáo cho cơng ty -Mua hàng từ nhà sản xuất, tìm kiếm nguồn hàng nhập hàng từ nguồn nước ngồi, mua hàng theo u cầu cơng ty -Quản lý toàn mạng lưới phân phối, bán hàng, kinh doanh dịch vụ… e) Bộ phận điều phối kho vận: -Chịu trách nhiệm việc vận chuyển hàng mua, hàng bán, nhập xuất kho… Trần Thị Thuỳ Trang 16 Kê tốn máy Nguyển Thị Ngọc ANh -Cơng ty th người giữ kho chính, lấy hàng cần có phiếu xuất kho Kế tốn, nhập hàng phải có phiếu nhập kho phải có đầy đủ chữ kí f) Ban kiểm sốt: -Thực cơng việc kiểm sốt kiểm tốn nội cơng ty -Bao gồm: thủ kho, Kế toán trưởng theo dõi lượng hàng nhập-xuất-tồn có với thực tế khơng 2.3/ Đánh giá thực trạng tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng CNTT taị DN: -Ưu điểm: +Công ty TNHH thiết bị cơng nghiệp Trường Sa chọn hình kế tốn thức phân tán máy vi tính, kỳ kế tốn hàng q Cơng ty chọn hình thức tổ chức kế toán phù hợp với quy mô kết cấu công ty mang lại cho cơng ty nhiều lợi ích sau: cơng ty áp dụng phương tiện xử lý thông tin chưa đại, địa bàn hoạt động công ty tương đối rộng mà tính kịp thời báo cáo đảm bảo, cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo đơn vị trực thuộc Bên cạnh cơng ty chọn hình thức kế tốn máy tính thể động, chuyên nghiệp, máy tính quản lý chặt chẽ liệu cơng ty, theo dõi kịp thời liệu phát sinh thời điểm, tổng hợp liệu nhanh chóng, kịp thời, xác, tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho cơng ty… +Các báo cáo tài báo cáo quản trị lập kỹ có số liệu cụ thể lập dựa sở số liệu sổ sách phịng kế tốn nên đáng tin cậy -Hạn chế: Trần Thị Thuỳ Trang 17 Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh +hạn chế phịng ban khơng có phịng kinh doanh mà nhân viên kiêm việc kinh doanh +bộ máy kế toán cồng kềnh, tốn kém, thiếu đạo tập trung, thống nghiệp vụ kế tốn, III Giải pháp hồn thiện tổ chức cơng tác kế toán điều kiện ứng dụng CNTT taị DN - Ban giám đốc nên có PGĐ phụ trách kinh doanh PGĐ phụ trách nhân - Phịng kế tốn nên có thêm kế tốn tổng hợp khơng nên kiêm nhiệm kế tốn trưởng PGĐ nhân Nếu có kiêm nhiệm nên kiêm kế toán trưởng PGĐ kinh doanh - Chưa trọng đến marketing Cần thiết kế phòng marketing tổ chức máy quản lý kinh doanh - Bộ phận điều phối kho vận nên để nhân viên công ty thủ kho trông coi không nên thuê ngồi an tồn - Ban kiểm sốt khơng nên để thủ kho kế toán trưởng đảm nhiệm dễ tình trạng thơng đồng gian lận -Phân quyền truy cập hệ thống rõ ràng, chi tiết phù hợp người có quyền sửa đảm bảo tính an tồn cho thơng tin khơng bị người khác sửa xóa hay thêm bớt làm tính trung thực thơng tin Trần Thị Thuỳ Trang 18 Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh Về lâu dài công ty cần nâng cấp hạ tầng công nghệ thơng tin tổ chức máy kế tốn chặt chẽ để khơng ngừng hồn thiện cơng tác kế toán theo xu hướng phát triển doanh nghiệp Trần Thị Thuỳ Trang 19 Kê toán máy Nguyển Thị Ngọc ANh C KẾT LUẬN Nhìn chung “Tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty TNHH Trường Sa” phản ánh tình hình tổ chức cơng tác kế toán doanh nghiệp điều kiện tin học hoá máy kế toán đơn vị cần tổ chức hoàn chỉnh, phân tách thành phịng ban riêng biệt đồng thời phải ln cải thiện nâng cấp hạ tầng CNTT tổ chức phân quyền truy cập cách chặt chẽ nhằm làm tốt công tác kế tốn bảo đảm an tồn thơng tin doanh nghiệp Đề tài giúp hiểu vấn đề tổ chức cơng tác kế tốn doanh nghiệp Qua thấy “Tổ chức cơng tác kế tốn điều kiện tin học hố” khắc phục khó khăn hạn chế kế tốn thủ cơng như: khả chia liệu cho nhiều người, khả khắc phục giới hạn khơng gian, thời gian, vị trí địa lý, khả xử lý đồng thời khối lượng nghiệp vụ lớn… Bên cạnh thấy khó khăn “ Tổ chức kế tốn ứng dụng cơng nghệ thông tin” đặt vấn đề an ninh thông tin vấn đề phân quyền truy cập máy kế tốn doanh nghiệp Nói chung phải khơng ngừng hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn nâng cao hạ tầng cơng nghệ thơng tin đơn vị theo phát triển doanh nghiệp xu hướng phát triển kinh tế giới Trần Thị Thuỳ Trang 20 ... lý, cung cấp thơng tin Mơ hình tổ chức máy kế toán doanh nghiệp định hướng theo dạng: tổ chức kế toán tập trung tổ chức kế toán phân tán - Tổ chức kế tốn tập trung mơ hình tổ chức có đặc điểm tồn... khăn “ Tổ chức kế tốn ứng dụng công nghệ thông tin? ?? đặt vấn đề an ninh thông tin vấn đề phân quyền truy cập máy kế toán doanh nghiệp Nói chung phải khơng ngừng hồn thiện tổ chức cơng tác kế tốn... Vì việc tổ chức tốt cơng tác kế tốn có ý nghĩa sau: -Tổ chức cơng tác kế toán khoa học hợp lý nhằm đảm bảo cho kế toán thực đầy đủ chức năng, nhiệm vụ yêu cầu quy định, phát huy vai trị kế tốn