Đang tải... (xem toàn văn)
Báo cáo khóa luận tốt nghiệp về đề tài ỨNG DỤNG PHẦN MỀM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CẤP XÃ VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ BẢO TRỢ XÃ HỘI tại Ủy ban nhân dân (UBND) cấp xã, phường.Đây là bản báo cáo khóa luận tốt nghiệp hoàn chỉnh, áp dụng cho UBND cấp xã, phường, thị trấn trên cả nước
LỜI CẢM ƠN Để hồn thành khóa luận này, em xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ThS Trần Thu Phương, tận tình hướng dẫn suốt q trình viết báo cáo khóa luận tốt nghiệp Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô khoa Hệ thống Thông tin Kinh Tế Trường Đại học Công nghệ Thơng tin Truyền thơng tận tình truyền đạt kiến thức năm em học tập Với vốn kiến thức tiếp thu q trình học khơng tảng cho q trình nghiên cứu khóa luận mà hành trang q báu để em bước vào đời cách vững tự tin Trong trình thực tập, trình làm báo cáo khóa luận, khó tránh khỏi sai sót, mong Thầy, Cơ bỏ qua Đồng thời trình độ lý luận kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên báo cáo khơng thể tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp Thầy, Cơ để em học thêm nhiều kinh nghiệm sau áp dụng vào công việc thuận tiện hiệu Cuối em kính chúc q Thầy, Cơ dồi sức khỏe thành công nghiệp cao quý Em xin chân thành cảm ơn ! Sinh viên Vũ Thị Lệ LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo khóa luận cơng trình nghiên cứu riêng thạc sĩ Trần Thu Phương hướng dẫn Các số liệu, kết luận văn trung thực chưa công bố công trình khác Nếu khơng tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm đề tài Sinh viên Vũ Thị Lệ MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan có vị trí quan trọng cơng tác chun mơn hàng ngày quan, tổ chức, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu công việc cán bộ, viên chức Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đầy đủ đem lại nhiều lợi ích: - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ - Giúp cho lãnh đạo quan quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu - Lập hồ sơ tốt giữ đầy đủ văn bản, giấy tờ vấn đề, việc, người, giúp cho việc nghiên cứu, thi hành nhiệm vụ với chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước, ngành đồng thời có đủ sở đắn để giải công việc cụ thể, giúp cho việc kế thừa kinh nghiệm hay cách làm sáng tạo, tránh thiếu sót trước đây, từ nâng cao chất lượng hiệu cơng tác, tiết kiệm thời gian nhằm góp phần cải cách hành chống bệnh quan liêu giấy tờ giai đoạn Do đó, việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ ngăn nắp, rõ ràng công việc cần thiết hoạt động quan, tổ chức Vì vậy, quan trườnghọc cần phải có nhận thức đắn về vị trí vai trò công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ đưa biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác vào nề nếp góp phần tích cực nâng caohiệu lực, hiệu quản lý nhà nước vấn đề quản lý hồ sơ Bảo trợ xã hội Ủy ban nhân dân Nhận thấy tính cấp thiết cơng tác nên chọn đề tài "Ứng dụng “Hệ thống thơng tin quản lý hành cấp xã” công tác quản lý hồ sơ Bảo trợ xã hội UBND phường Yết Kiêu Thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh", nhằm vận dụng kiến thức học vào thực tế Mục đích nghiên cứu Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan việc làm bắt buộc đơn vị, cá nhân quan Hồ sơ lập nộp lưu đầy đủ góp phần giữ gìn an tồn tồn tài liệu hình thành trình hoạt động quan, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt lâu dài Nếu không lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, mát có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng gặp khó khăn việc tra tìm Mục đích đề tài nhằm giúp Lãnh đạo, tổ chun mơn, phận, cá nhân tháo gỡ khó khăn trên, đồng thời nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hoạt động quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội UBND Đối tượng phạm vi nghiên cứu Để thực đề tài, tập trung nghiên cứu đối tượng sau: - Hệ thống văn quy định, hướng dẫn vấn đề liên quan đến lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; văn quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Yết Kiêu - Ngồi ra, để nâng cao chất lượng cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan UBND phường Yết Kiêu theo văn quy định nhà nước, nghiên cứu thực trạng công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; tình hình sở vật chất; trang thiết bị phục vụ công tác đội ngũ cán bộ, công chức làm việc tổ chuyên môn, phận thuộc UBND phường Yết Kiêu Phạm vi nghiên cứu đề tài: Do hạn chế khả nghiên cứu điều kiện thời gian nên đề tài dừng mức thực trạng nghiên cứu áp dụng quy trình nghiệp vụ nhằm nâng cao chất lượng công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan UBND phường Yết Kiêu Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài nghiên cứu Nâng cao hiệu suất chất lượng công tác cán bộ, công chức:Trong quan, công văn giấy tờ trình giải sau giải xong xếp phân loại cách khoa học theo vấn đề, việc phản ánh chức nhiệm vụ quan đơn vị tổ chức, phận, giúp cho cán thủ trưởng quan tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến giải cơng việc có xác đáng kịp thời Do đó, góp phần nâng cao hiệu suất chất lượng cơng tác cán nói riêng, quan nói chung Giúp quan, đơn vị quản lý tài liệu chặt chẽ: Mỗi văn lập thành hồ sơ, tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng quan, đơn vị tổ chức cán văn thư theo dõi nắm thành phần, nội dung khối lượng văn quan, đơn vị mình, biết hồ sơ tài liệu cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát văn bị phân tán, thất lạc mát cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn bí mật quan Nhà nước Việc giao nộp tài liệu phải sở hồ sơ tài liệu rời lẻ Đó u cầu bắt buộc Vì công tác lập hồ sơ quan làm tốt tức bước đầu phân loại xác định giá trị văn Trên sở đó, cán dễ dàng lựa chọn văn có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ quan hoàn chỉnh Kết cấu đề tài Nội dung khóa luận gồm chương: Chương 1: Tổng quan lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Chương 2: Thực trạng công tác quản lý hồ sơ Bảo trợ xã hội UBND phường Yết Kiêu Chương 3: Ứng dụng phần mềm “Hệ thống thông tin quản lý hành cấp xã” vào quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội UBND phường Yết Kiêu Chương TỔNG QUAN VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 1.1 Lý thuyết chung lập hồ sơ 1.1.1 Khái niệm lập hồ sơ Khái niệm: Hồ sơ tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân Khái niệm: Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình hành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Vị trí - Lập hồ sơ khâu quan trọng công tác quản lý hồ sơ, tài liệu giai đoạn văn thư (công tác văn thư) Sau giải xong công việc chưa xắp xếp hồn chỉnh hồ sơ coi chưa hồn thành cơng việc - Lập hồ sơ mắt xích gắn liền công tác văn thư với công tác lưu trữ có ảnh hưởng trực tiếp đến cơng tác lưu trữ Tác dụng việc lập hồ sơ - Đối với cá nhân: Giúp cán bộ, nhân viên xếp giấy tờ khoa học, quản lý chặt chẽ tài liệu, tra cứu nhanh chóng, thuận tiện cho nghiên cứu, đề xuất ý kiến nâng cao hiệu giải công việc, tạo tác phong làm việc khoa học - Đối với quan: + Tra cứu nhanh chóng, làm xác để giải cơng việc kịp thời, mang lại hiệu quả; + Quản lý chặt chẽ tài liệu, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước, quan; + Quản lý tồn cơng việc hồ sơ hình thành hoạt động quan; + Giữ gìn chứng pháp lý đảm bảo cho hoạt động kiểm tra, tra giám sát; + Là cơng cụ để kiểm sốt, đánh giá việc thi hành quyền lực nhà nước; + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ cho công tác nghiên cứu trước mắt sau; + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ; + Khơng phát sinh kinh phí chỉnh lý tài liệu Ý nghĩa lập hồ sơ - Giúp cán bộ, công chức nắm thành phần, nội dung, khối lượng văn hình thành trình giải cơng việc, từ biết phải xây dựng, ban hành văn bước triển khai để giải công việc giao - Giúp văn hình thành hoạt động quan lưu giữ tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm thời gian công sức tra tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu vấn đề hệ thống trọn vẹn 1.1.2 Yêu cầu việc lập hồ sơ 1.1.2.1 Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan, tổ chức Văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị gồm nhiều loại: loại quan, đơn vị sản sinh ra; loại cấp gửi xuống, cấp gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích loại văn bản, tài liệu khác nhau: loại để thi hành; loại để giải quyết; loại để đạo, hướng dẫn; loại để báo cáo để biết, để tham khảo Vì vậy, cần phải lựa chọn loại tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị để lập thành hồ sơ, nhằm phục vụ cho công tác trước mắt công tác nghiên cứu lâu dài sau Những loại văn bản, tài liệu không phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị, loại gửi đến để biết khơng cần lập hồ sơ Trước đây, Điều 22 Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ quy định: "Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động quan có giá trị tra cứu, tham khảo phải lập thành hồ sơ" Mục điều 23 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ quy định: "Trong q trình theo dõi, giải công việc, cá nhân phải lập hồ sơ cơng việc đó" Và đây, theo quy định Điều Luật Lưu trữ trách nhiệm lập hồ sơ qui định sau: “Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc giao” 1.1.2.2 Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu vấn đề, việc, người cụ thể Khi thu thập đầy đủ tài liệu phải xếp theo trình tự định, bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ văn bản, tài liệu với nhau, nhằm phản ánh trình phát sinh, phát triển kết thúc vấn đề, việc người Ví dụ: - Lập hồ sơ hội nghị bao gồm: Công văn triệu tập, danh sách đại biểu tham dự, chương trình hội nghị, diễn văn khai mạc, báo cáo hội nghị, tham luận, nghị quyết, diễn văn bế mạc, biên hội nghị, băng ghi âm, ghi hình - Lập hồ sơ cán bao gồm: Sơ yếu lý lịch bổ sung lý lịch qua năm; văn bằng, chứng đào tạo, bồi dưỡng, định liên quan đến tuyển dụng, điều động, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, xếp lương, nghỉ hưu 1.1.2.3 Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng Văn bản, tài liệu hình thành trình hoạt động quan, đơn vị có nhiều giá trị khác nhau: loại có giá trị vĩnh viễn; loại có giá trị lâu dài; loại có giá trị tạm thời; loại có giá trị thực tiễn hàng ngày, giải xong công việc hết giá trị Vì vậy, lập hồ sơ phải lựa chọn loại văn bản, tài liệu có giá trị để đưa vào hồ sơ, văn bản, tài liệu hết giá trị cần loại để xét hủy Đối với văn bản, tài liệu có nhiều trùng phải chọn để đưa vào lưu giữ, khơng có lưu (phải chọn giấy tốt; chữ rõ ràng thể thức phải đúng) Nếu hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có số lượng lớn (200 tờ) cần chia thành nhiều tập (mỗi tập gọi đơn vị bảo quản) Lưu ý, phân chia thành tập dựa vào giá trị văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản có giá trị tương đối đồng Ví dụ: Một hồ sơ hội nghị có nhiều văn bản, tài liệu chia thành tập sau: - Tập văn bản, tài liệu hội nghị; - Tập tài liệu tham luận đại biểu; - Tập ảnh, băng ghi âm, ghi hình - Tài liệu phục vụ hội nghị 1.1.2.4 Văn hồ sơ phải phản ánh thể thức văn Giá trị làm chứng pháp lý giá trị sử liệu văn nội dung văn mà phụ thuộc vào đắn thể thức văn bản, văn quan Đảng, nhà nước, tổ chức trị - xã hội ban hành Muốn cho hoạt động lập có giá trị nghiên cứu dùng làm chứng pháp lý đòi hỏi văn hồ sơ phải đảm bảo thể thức văn quan Nhà nước có thẩm quyền quy định Chẳng hạn, văn quan nhà nước ban hành phải có Quốc hiệu, tên quan, số ký hiệu văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký người có thẩm quyền, dấu quan Nếu văn quan Nhà nước ban hành mà thiếu yếu tố trên, khơng có giá trị pháp lý Xét lâu dài, văn trở thành sử liệu đáng tin cậy 10 Xác nhận UBND cấp xã …………… …………… , ngày tháng năm 20 Xác nhận Ơng (bà) có hộ …………… Người đề nghị thường trú/tạm trú xã (phường, thị (Ký, ghi rõ họ tên) trấn): thuộc diện hộ gia đình có mức sống trung bình ngân sách nhà nước hỗ trợ đóng bảo hiểm y tế theo Luật Bảo hiểm y tế TM UBND xã (phường, thị trấn)………… (Ký tên đóng dấu) 2.3 Đánh giá công tác quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội Ưu điểm - Chi trả tiền trợ cấp hàng tháng đúng, đủ theo thời gian quy định - Đảng uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân phường quan tâm đạo sát công tác Bảo trợ xã hội Cán đầu ngành phận thương binh xã hội thường xuyên phối hợp với bác Bí thư – Khu trưởng khu phố bác cộng tác viên rà soát đối tượng đủ điều kiện hưởng địa bàn khu phố để hướng dẫn làm thủ tục hồ sơ đủ điều kiện hưởng theo nghị định thông tư nhà nước quy định Khơng bỏ sót đối tượng đủ điều kiện hưởng chế trợ cấp thường xuyên - Những gia đình khơng may bị thiên tai hoả hoạn, tai nạn, bệnh hiểm nghèo… đặc biệt gia đình thuộc hộ gia đình nghèo, hộ cận nghèo, hộ gia đình có đối tượng hưởng Bảo trợ xã hội hộ gia đình làm nơng nghiệp, diêm nghiệp có mức sống trung bình dơi vào hồn cảnh đặc biệt khó khăn Uỷ ban nhân dân phường hướng dẫn làm hồ sơ hưởng trợ cấp đột xuất kịp thời Ví dụ hộ gia đình chị Nguyễn Thị Tâm, hộ thường trú tổ khu phường Yết Kiêu đêm ngày tháng 06 năm 2017 trời mưa lớn sét đánh chúng vào nhà chị làm cháy tòan nội thất, nhà bị sập hư hỏng nặng Nhà chị Tâm dơi vào 68 hoàn cảnh trời chiếu đất Uỷ ban nhân dân phường khẩn chương làm thủ tục hồ sơ đề nghị trợ cấp đột xuất, kêu gọi nhà doanh nghiệp hảo tâm địa bàn hỗ trợ Tổng số tiền gia đình chị tâm hỗ trợ lên tới 50 triệu đồng, nguồn động viên lớn cho gia đình chị Tâm - Các dịp ngày lễ, tết Đảng uỷ, Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân phường đạo rà soát tất đối tượng yếu địa bàn phường, khơng để gia đình khơng có tết Trong mùa đơng giá rét gia đình thiếu chăn ấm tặng chăn, kinh phí chi từ nguồn ngân sách đảm bảo xã hội Nhược điểm Bên cạnh ưu điểm đạt cơng tác Bảo trợ xã hội gặp số hạn chế sau: Cán lao động thương binh xã hội cấp phường có khối lượng cơng việc lớn nên làm việc chưa khoa học, hồ sơ sếp chưa hợp lý tra cứu tìm hồ sơ cũ nhiều thời gian Điều kiện trang thiết bị phường đơn xơ, Uỷ ban nhân dân phường xuống cấp đợi kinh phí cấp duyệt để xây nên điều kiện làm việc cán chỗ lưu giữ hồ sơ khó khăn, trời mưa to kéo dài nước mưa ngấm, dột vào phòng làm hư hỏng tài liệu… Nguồn kinh phí chi cho cán cơng tác xã hội khu phố thấp 250.000 đồng/tháng, chân rết hoạt động quan trọng sở nắm tình hình phản ánh trực tiếp lên Bộ phận thương binh xã hội phường 69 Chương ỨNG DỤNG PHẦN MỀM “HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH CẤP XÔ VÀO QUẢN LÝ HỒ SƠ BẢO TRỢ Xà HỘI 3.1.Tìm hiểu phần mềm “Hệ thống thơng tin quản lý hành cấp xã” 3.1.1 Sự hình thành phủ điện tử Khởi đầu với q trình cải cách hành diễn vào năm 70 Thế kỷ trước nước phát triển, q trình phủ nước ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin vào hoạt động quan phủ, khái niệm phủ điện tử đời vào năm 90 với khái niệm khác thương mại điện tử, doanh nghiệp điện tử, … Vào năm 1995-2000 phủ điện tử nước tiếp thu ứng dụng rộng rãi, thúc đẩy phát triển ngày nước coi giải pháp hữu hiệu để tăng hiệu làm việc quan phủ, phục vụ người dân doanh nghiệp tốt Cho đến phủ điện tử tiếp tục nước thúc đẩy phát triển mạnh mẽ, ngày sâu rộng hơn, nước coi phát triển phủ điện tử bắt buộc Ngày nay, với bùng nổ phương tiện di động, băng rộng, công nghệ, … nên nhiều nước đẩy mạnh phát triển phủ điện tử đa dạng hơn, liên thơng khái niệm phủ di động, phủ lúc, nơi phương tiện Đã có nhiều tổ chức phủ đưa định nghĩa “Chính phủ điện tử” Tuy nhiên, khơng có định nghĩa thống phủ điện tử, hay nói cách khác, khơng có hình thức phủ điện tử áp dụng giống cho nước Các tổ chức khác đưa định nghĩa Chính phủ điện tử riêng 3.1.2 Một số khái niệm Chính phủ điện tử: Khái niệm phổ biến nhất: Chính phủ điện tử phủ ứng dụng cơng nghệ thông tin truyền thông nhằm tăng hiệu hoạt động quan phủ, phục vụ người dân doanh nghiệp tốt 70 Hoặc chi tiết hơn: Chính phủ điện tử việc quan phủ sử dụng cơng nghệ thơng tin (như máy tính, mạng diện rộng, Internet, sử dụng cơng nghệ di động) có khả biến đổi quan hệ với người dân, doanh nghiệp, tổ chức khác Chính phủ (làm việc trao đổi qua mạng không cần đến trực tiếp công sở) Những cơng nghệ phục vụ mục đích khác nhau: cung cấp dịch vụ phủ đến người dân tốt hơn, cải thiện tương tác phủ với doanh nghiệp, tăng quyền cho người dân thông qua truy nhập đến thông tin, quản lý phủ hiệu 3.2 Chính Quyền điện tử tỉnh Quảng Ninh: Chính quyền điện tử tỉnh Quảng Ninh hiểu phủ điện tử triển khai Quảng Ninh, từ cấp tỉnh đến cấp xã, phường Trong năm qua, quan tâm đạo liệt lãnh đạo tỉnh đầu tư phù hợp, Quảng Ninh tỉnh đứng đầu nước mức độ ứng dụng công nghệ thông tin quản lý nhà nước, đặt nên tảng vững để xây dựng quyền điện tử tỉnh Quảng Ninh đại, làm sở để xây dựng hành cơng tiên tiến, đại, minh bạch phục vụ nhân dân doanh nghiệp tốt Với tâm trị cao lãnh đạo tỉnh, ngày 28/9/2012 UBND tỉnh phê duyệt đề án xây dựng quyền điện tử tỉnh Quảng Ninh giai đoạn 2012 – 2014, đề án quan trọng, có quy mơ lớn có tác động sâu rộng đến tồn tỉnh, cần có vào của tất ban, ngành, tổ chức trị xã hội, doanh nghiệp người dân Trong trình triển khai xây dựng quyền điện tử, mục tiêu xuyên suốt lấy người dân làm trung tâm, định hướng cho phát triển, cụ thể: -Thông tin người dân cung cấp cho quan phủ đưa đến có giá trị quan khác quyền; 71 -Các quan phủ lấy người dân làm trung tâm tồn nỗ lực cung cấp thơng tin, dịch vụ cơng quyền; -Người dân ngày tham gia nhiều vào trình quản lý phủ, định quan quyền 3.2.1.Các mối quan hệ phủ điện tử: Việc cung cấp thông tin, dịch vụ trực tuyến, quan hệ tương tác phủ điện tử xác định mơ hình phủ điện tử dựa quan hệ quan phủ, người dân, doanh nghiệp, cán bộ, công chức, viên chức, bao gồm quan hệ sau: -Chính phủ người dân (G2C); -Chính phủ doanh nghiệp (G2B); -Giữa quan phủ cấp với quan phủ (G2G); - Giữa quan quyền với cán bộ, công chức, viên chức (G2E) Đôi người ta xác định rõ chiều quan hệ tương tác, quan hệ phủ người dân, có quan hệ phủ với người dân (G2C) quan hệ người dân phủ (C2G) Tương tự có quan hệ phủ doanh nghiệp (G2B) doanh nghiệp với phủ (B2G) Cụ thể sau: Chính phủ người dân (G2C): Nhóm dịch vụ phủ đến người dân bao gồm việc phổ biến thông tin đến người dân, dịch vụ cho người dân, dịch vụ người dân thực cho quan phủ - Các thơng tin phổ biến đến người dân thông tin quan quyền, thơng tin qui định, sách, luật pháp, … giúp cho người dân hiểu biết tốt quan nhà nước, trợ giúp họ thực tốt dịch vụ hành 72 - Các dịch vụ mà quyền thường cung cấp cho người dân là: Làm giấy khai sinh/khai tử/hôn nhân, làm gia hạn loại giấy phép (lái xe, đăng ký quyền sở hữu nhà ở, …), dịch vụ trợ giúp người dân giáo dục, bảo vệ sức khỏe chữa bệnh, thư viện, … - Các dịch vụ mà người dân thường thực cho quan phủ là: Khai thuế thu nhập, nộp tiền phạt, thay đổi nơi ở, … Tiến tới người dân tham gia vào cơng việc quan phủ việc xây dựng sách, định, bầu cử trực tuyến, … Đối với quyền điện tử, việc cung cấp thông tin, dịch vụ cho người dân thực ngồi hành chính, tiến tới thực 24 ngày, ngày tuần, tất 365 ngày năm Các hình thức thực dịch vụ ngày phải cải thiện tiến tới thực nhiều phương tiện (máy tính, điện thoại,…), đâu thuận lợi cho người dân Chính phủ doanh nghiệp (G2B): Có nhiều dịch vụ khác quyền địa phương doanh nghiệp, bao gồm việc cung cấp thông tin, dịch vụ quan nhà nước cho doanh nghiệp dịch vụ mà doanh nghiệp phải thực nhà nước - Các quan nhà nước cung cấp thông tin cho doanh nghiệp, phổ biến qui định, sách, lệnh, ghi nhớ, … quan phủ cho doanh nghiệp - Các dịch vụ quyền thực cho doanh nghiệp thường là: Làm gia hạn loại giấy phép, chứng nhận, tra kiểm tra, … - Các dịch vụ doanh nghiệp thực cho quan nhà nước là: Nộp thuế, cung cấp thông tin thống kê kinh doanh, cung cấp thông tin tham gia vào đấu thầu-mua bán trực tuyến, … Cả quyền doanh nghiệp cải thiện dần mối quan hệ khu vực nhà nước khu vực tư nhân, thiết lập mối quan hệ hợp tác trợ giúp quyền-doanh nghiệp 73 Cơ quan phủ quan phủ (G2G): Trong quan hệ chủ yếu nói đến việc thực nâng cao hiệu làm việc, phối hợp quan nhà nước với nhau, xác định: - Các dịch vụ tương tác quan cấp tỉnh quan cấp tỉnh, quan hệ dọc - Các dịch vụ tương tác sở, ban, ngành tổ chức quyền quan hệ ngang Đôi mối quan hệ G2G, người ta nhắc đến việc thực dịch vụ trực tuyến phủ với (như trao đổi điện thoại trực tiếp, thực gặp mặt qua hội nghị trực truyến – video conference, …) sử dụng công cụ mối quan hệ quốc tế ngoại giao Chính phủ cán công chức, viên chức (G2E): Các cán bộ, công chức, viên chức nhà nước người dân xã hội, nên dịch vụ cung cấp cho người dân (G2C) thực cho công chức phủ, ngồi quan phủ cung cấp dịch vụ dành cho người làm việc quan phủ, cung cấp việc đào tạo phát triển nguồn nhân lực, học từ xa (e-learning), quản lý tri thức, cung cấp thông tin lương, hưu, sức, … Một cách tổng quan, thấy ý nghĩa quyền điện tử sau: -Nhìn từ phía quan quyền: làm tăng hiệu làm việc quan nhà nước, tăng sức mạnh quản lý nhà nước, tăng tính minh bạch hoạt động quan nhà nước, hạn chế tượng gây phiền hà cho nhân dân, tăng tin nhân dân vào Đảng quyền, từ xây dựng xã hội phát triển n bình bền vững -Nhìn từ phía người dân, doanh nghiệp: Người dân doanh nghiệp quan quản lý nhà nước cung cấp thông tin, cung cấp dịch vụ nhanh hơn, thuận tiện việc cung cấp thông tin, dịch vụ cách trực tuyến Một cách cụ thể, người dân doanh nghiệp ngày phải đến trực tiếp 74 quan phủ.Người dân trở thành trung tâm trình quan phủ cung cấp thơng tin dịch vụ Nhờ công cụ công nghệ thông tin truyền thơng, quan nhà nước nhanh chóng tiếp thu ý kiến người dân giúp người dân tham gia dễ dàng trình định -Tăng khả tiếp cận với quyền: Chính quyền điện tử hướng đến cung cấp dịch vụ cho người dân doanh nghiệp lúc (24 ngày, ngày tuần), nơi qua Internet, đồng thời người dân sử dụng cách thức truyền thống gặp trực tiếp, qua điện thoại, qua máy fax, … Đối với người dân doanh nghiệp, quyền điện tử đơn giản hóa thủ tục hành tăng hiệu trình phê duyệt Đối với quan cơng chức nhà nước, quyền điện tử hỗ trợ hợp tác quan nhằm đảm bảo đưa định cách xác kịp thời -Người dân cảm thấy hài lòng hơn: Các dịch vụ mà nhà nước cung cấp cho người dân tốt hơn, người dân thấy tham gia vào đóng góp ý kiến vào hoạt động quyền thuận tiện trước, cung cấp thông tin kịp thời hoạt động quyền Người dân thấy quan nhà nước chịu trách nhiệm rõ hơn, hoạt động quyền người dân giám sát kịp thời, nhân dân có lòng tin vào quan nhà nước góp phần thực tốt Nghị Trung ương khóa 11 “Một số vấn đề cấp bách xây dựng Đảng nay” 3.2.2 Các chức –cơng cụ quyền điện tử: Các mối quan hệ quyền điện tử thực giao tiếp thông qua: - Cổng thông tin điện tử (Portal), trang thông tin điện tử (website) - Hệ thống thư điện tử (Email) - Phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp - Phần mềm cửa, cửa liên thông - Các phần mềm, sở liệu chuyên dùng … - Ứng dụng “Hệ thống thơng tin quản lý hành cấp xã” vào quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội: Ta thao tác theo cac bước sau 75 + Bước 1: Vào đường linh “congchuc.quangninh.gov.vn” đăng nhập vào tài khoản cá nhân, đăng nhập họ tên, mật (Hình ảnh chụp hìn Hình 3.1 Đăng nhập vào tài khoản cá nhân; 76 + Bước 2: Vảo cửa số “Một cửa điện tử” Hình 3.2: Đăng nhập vào tài khoản cá nhân thành công + Bước 3: Vào tiếp nhận trả kết quả, vào tiếp nhận hồ sơ, chọn lĩnh vực lao động thương binh xã hội, thủ tục hành “Xác nhận mức độ khuyết tậ”, thêm hồ sơ đơn, nhập danh sách người đứng tên hồ sơ, nhập chứng từ kèm theo hồ sơ gồm có giấy chứng nhận khuyết tật bệnh viện, chứng minh nhân dân, sổ hộ hẩu thường trú 77 Hinh 3.4 Nhập hồ sơ Bảo trợ xã hội vào phần mềm + Bước 4: Lưu hồ sơ thành công + Bước 5: In giấy chứng nhận nộp hồ sơ hẹn trả kết cho người nộp liên lưu nơi nhận phận cửa Trên phần mền tự động nảy ngày hẹn trả hồ sơ mà chưa kết thúc báo đỏ hệ thống liên thơng lên cấp huyện Lúc chuyên quản bị giải trình lý để trễ hạn hồ sơ 78 Hinh 3.4 Lưu hồ sơ Bảo trợ xã hội tren phần mềm -Sau tiếp nhận thành công cán chuyên môn chuyển hồ sơ sang tài khoản lãnh đạo, lãnh đạo tiếp nhận xem hồ sơ chuyển lại cho phận chuyên môn xử lý hồ sơ 79 -Sau thẩm định cho họp Hội đồng xá định mức đọ khuyết tật cấp xã, niêm yết hồ sơ ngày ý kiến người dân, tiếp tục chuyển hồ sơ cấp huyện *Ưu điểm: - Phần mền giúp cán quản lý hồ sơ, tra cứu hồ sơ nhanh - Cán theo dõi hồ sơ đến ngày hết hạn để xử lý hồ sơ không để trễ hạn - Công khai cho phận liên quan hệ thống để tự giám sát - Lãnh đạo dẽ dàng theo dõi hồ sơ cán chuyên môn để đạo thực 80 KẾT LUẬN Qua thời gian thực tập UBND phường Yết Kiêu thành phố Hạ Long khoảng thời gian không dài đủ để tôi, sinh viên ngồi ghế nhà trường dìu dắt, hướng dẫn Giảng viên tôi áp dụng kiến thức “Hệ thống thơng tin quản lý hành cấp xã” vào quản lý hồ sơ Bảo trợ xã hội UBND phường Yết Kiêu thành phố Hạ Long Kết đạt Với kiến thức tiếp thu, hướng dẫn từ thầy, cô giáo truyền đạt lại, thân áp dụng nhiều việc vào công việc thực tế đơn vị Việc quản lý công việc, quản lý loại hồ sơ thực áp dụng tin học nâng cao có hiệu Đã ứng dụng công nghệ thông tin vào xây dựng chương trình quản lý hồ sơ tài liệu đơn vị, giúp nâng cao hiệu công tác quản lý Hướng phát triển Định hướng thời gian tới áp dụng kiến thức học trường để áp dụng có hiệu cơng việc Ứng dụng phần mềm “Hệ thống thông tin quản lý hành cấp xã vào quản lý hồ sơ khác phận Lao động TB&XH để nâng cao tầm quan trọng công tác quản lý 81 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Nội vụ, (2011), Hướng dẫn Kỹ thuật soạn thảo trình bày văn hành chính, NXB Lao động [2] Nghị định số 136/2013/NĐ-CP ngày 21/10/2013 Chính phủ quy định sách trợ giúp xã hội đối tượng bảo trợ xã hội; [3] Nghị định số 28/2010/NĐ-CP ngày 10/4/2012 Chính phủ quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều luật người khuyết tật; 82 ... Bảo trợ xã hội UBND phường Yết Kiêu Chương 3: Ứng dụng phần mềm Hệ thống thơng tin quản lý hành cấp xã vào quản lý hồ sơ bảo trợ xã hội UBND phường Yết Kiêu Chương TỔNG QUAN VỀ LẬP HỒ SƠ VÀ... cấp thiết cơng tác nên chọn đề tài "Ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý hành cấp xã cơng tác quản lý hồ sơ Bảo trợ xã hội UBND phường Yết Kiêu Thành phố Hạ Long tỉnh Quảng Ninh", nhằm vận dụng. .. thời hạn bảo quản hồ sơ Tác dụng lập danh mục hồ sơ: - Quản lý hoạt động quan, tổ chức cá nhân thông qua hệ thống hồ sơ - Giúp cho quan, tổ chức chủ động việc tổ chức lập hồ sơ quản lý hồ sơ, tài