NHỮNG KỸ NĂNG CẦN CÓ CỦA MỘT NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CHÚNG MỤC LỤC I MỞ ĐẦU II NHỮNG KỸ NĂNG CẦN CÓ CỦA MỘT NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CHÚNG Các kỹ tích hợp .4 Các kỹ người Các kỹ dự án 4 Các kỹ kỹ thuật .6 Kiến thức tổ chức III NHỮNG KỸ NĂNG MẠNH NHẤT VÀ YẾU NHẤT CỦA TÔI .7 Ba kỹ mạnh 1.1 Kỹ giao tiếp 1.2 Kỹ làm việc nhóm 1.3 Kỹ thích ứng với thay đổi Ba kỹ yếu .8 2.1 Kỹ định 2.2 Kỹ quản lý rủi ro 2.3 Kỹ tạo ảnh hưởng, tác động tới người khác Phát huy kỹ mạnh nhất, cải thiện kỹ yếu .10 3.1 Phát huy kỹ mạnh 10 3.2 Cải thiện kỹ yếu .10 IV KẾT LUẬN 11 TÀI LIỆU THAM KHẢO 11 I MỞ ĐẦU Trong yêu cầu phát triển quốc gia nói chung doanh nghiệp nói riêng, để tạo lập sở vật chất (hạ tầng kinh tế kỹ thuật, sản phẩm, dịch vụ…) để tiến hành chương trình hoạt động cụ thể, người ta phải thực dự án nhiều lĩnh vực khác Sự thành công dự án phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, khơng thể thiếu vai trò quan trọng nhà quản lý dự án Trên sở lý thuyết khoa học quản trị dự án từ thực tế thân người viết, phạm vi viết đề cập đến kỹ cần có nhà quản lý dự án tầm quan trọng chúng để đảm bảo cho nhà quản lý thực quản lý dự án cách hiệu Đồng thời, viết đề cập đến số kỹ mạnh yếu người viết, qua người viết đề số biện pháp để phát huy kỹ mạnh cải thiện kỹ yếu II NHỮNG KỸ NĂNG CẦN CÓ CỦA MỘT NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA CHÚNG Quản lý dự án ngành khoa học nghiên cứu việc lập kế hoạch, tổ chức quản lý, giám sát trình phát triển dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành thời gian, phạm vi ngân sách duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt mục tiêu cụ thể dự án mục đích đề ra1 Ở góc độ khác, quản trị dự án nhóm nguyên tắc, phương pháp, kỹ thuật mà người áp dụng nhằm vạch kế hoạch kiểm sốt cơng việc dự án cách hiệu quả2 http://vi.wikipedia.org/wiki/Qu%E1%BA%A3n_l%C3%BD_d%E1%BB%B1_%C3%A1n Giáo trình Quản trị dự án – Giáo sư Sean T Ngo Mục tiêu việc quản lý dự án thể chỗ cơng việc phải hồn thành theo yêu cầu bảo đảm chất lượng, phạm vi chi phí duyệt, thời gian giữ cho phạm vi dự án không thay đổi, nghĩa tối ưu hóa chi phí, thời gian chất lượng dự án Để đảm bảo thực dự án cách hiệu theo yêu cầu nêu trên, nhà quản lý dự án phải có kỹ quản trị dự án mà ta nêu cách tổng quát kỹ tích hợp, kỹ người, kỹ kỹ thuật, kỹ quản lý dự án kiến thức tổ chức3 Ta thấy tầm quan trọng kỹ việc giúp nhà quản lý dự án điều hành hiệu dự án sau: Các kỹ tích hợp Một nhiệm vụ chủ chốt nhà quản lý dự án điều phối nhiều thành phần dự án đội dự án, đối tác khách hàng, khách hàng bên hữu quan khác Trong giai đoạn thực dự án, việc tiếp nhận xử lý nhiều vấn đề có liên quan tới thành phần đòi hỏi nhà quản lý dự án phải nhận biết kịp thời xác mức độ ảnh hưởng thành phần hiệu dự án Đồng thời, nhà quản lý dự án phải thực nhiều vai trò để điều hành dự án vai trò tương tự nhà quản lý doanh nghiệp phải thực để điều hành doanh nghiệp Do đó, kỹ tích hợp quan trọng nhà quản lý dự án bao gồm kỹ chung nhà quản trị trình điều hành công việc kỹ định hướng công việc, kỹ quản lý rủi ro, kỹ thích ứng với thay đổi, kỹ định, kỹ kiểm soát Các kỹ người Đối với người nhà quản lý dự án cần phải sử dụng thuyết phục lẫn thẩm quyền trực tiếp, đồng thời cần biết sử dụng phương thức cho phù hợp với người cụ thể Do đó, nhà quản lý dự án cần phải người giỏi giao tiếp có kỹ quản lý xung đột quản lý thay đổi vấn đề nhân Giáo trình Quản trị dự án – Giáo sư Sean T Ngo Trong kỹ kỹ làm việc nhóm kỹ quan trọng kỹ tương tác thành viên nhóm, nhằm thúc đẩy cơng việc phát triển Khi làm việc theo nhóm, để đạt mục tiêu, đòi hỏi người phải phát huy tốt mạnh để bổ sung cho Do nhà quản lý dự án cần phải biết thực tốt kỹ này, đồng thời truyền đạt cho thành viên đội dự án hiểu rõ thực tốt kỹ Các kỹ dự án Bao gồm 10 kỹ lãnh đạo dự án then chốt mà ta thấy tầm quan trọng kỹ nhà quản lý dự án sau: 3.1 Phát triển tầm nhìn tổng quát: nhà quản lý dự án có nhìn tổng quan cơng việc, nghĩa có khả xác định yếu tố dẫn tới thành công dự án, đồng thời nhận nguy tiềm ẩn, thời điểm nguy xảy mức độ ảnh hưởng tới việc thực dự án để có biện pháp ứng phó kịp thời 3.2 Xây dựng đội quản lý dự án lãnh đạo đội đó: thành viên đội phải nhà quản lý dự án truyền thông đầy đủ để họ hiểu rõ công việc phải làm, thẩm quyền mình, mối quan hệ họ với người khác, mức độ hiệu mà họ đạt thiếu sót mà họ để xảy 3.3 Các kỹ lãnh đạo, xây dựng dẫn đắt đội dự án: q trình thực dự án ln có vấn đề khó khăn cho nhà quản lý dự án cho đội dự án, nhà quản lý dự án phải định kịp thời có hành động mạnh mẽ để xốc dậy tinh thần đội dự án Điều đòi hỏi nhà quản lý dự án phải dẫn dắt người khác theo hướng để đạt mục đích chung, nhà quản lý dự án giỏi người lãnh đạo người khác gương Đây kỹ quan trọng nhà quản lý dự án, kỹ tạo ảnh hưởng, tác động tới người khác Trong kỹ kỹ giải vấn đề kỹ quan trọng, l cách thức suy nghĩ nhằm làm rõ vấn đề đưa giải pháp thực thi để tìm cách đạt mục đích gặp trở ngại có điều kiện hạn chế để thực Giáo trình Quản trị dự án – Giáo sư Sean T Ngo mục đích5 Điều giúp cho nhà quản lý dự án dẫn dắt đội dự án tốt trình thực dự án 3.4 Các kỹ truyền thông: kỹ quan trọng nhất, 90% cơng việc nhà quản lý dự án trình thực dự án truyền thơng Nhà quản lý dự án muốn đạt hiệu điều hành dự án phải truyền suy nghĩ ý tưởng cách hiệu Nếu khơng, ý tưởng nhà quản lý dự án khơng tiếp nhận xác, gây nên hiểu lầm tạo rào cản cho việc thực biện pháp mục tiêu dự án 3.5 Các kỹ quản lý người: nhà quản lý phải sử dụng tốt lực làm việc người, sử dụng đầy đủ thẩm quyền để định ưu tiên đạo công việc người, phận dự án Đồng thời điều chỉnh nguồn nhân lực cần thiết để đảm bảo tiến độ dự án 3.6 Các kỹ hỗ trợ: nhà quản lý dự án phải hỗ trợ hiệu cho hoạt động dự án thông qua việc tái phân bổ nguồn lực từ hoạt động quan trọng phân bổ, điều chỉnh kịp thời nguồn lực cho hoạt động nằm đường tới hạn trước 3.7 Các kỹ giao tiếp toàn tổ chức: kỹ giúp nhà quản lý có khả tiếp xúc tốt với toàn thành phần dự án, kịp thời truyền đạt thông tin tiếp nhận phản hồi để thực mục tiêu xác định 3.8 Khả chấp nhận trích, phản hồi thơng tin đầu vào từ người khác: kỹ giúp nhà quản lý dự án biến lời phê bình thành kinh nghiệm học cho thân Đây kỹ mang tính thử thách nhất, khả ứng xử nhà quản lý dự án trước lời phê bình phản ánh nhiều thái độ sẵn sàng cải thiện nhà quản lý dự án http://kenhtuyensinh.vn/ky-nang-mem-la-gi 3.9 Các kỹ sử dụng cơng cụ nhóm 6: kỹ giúp nhà quản lý dự án nhiều mang lại tảng cho việc phát huy đồng lòng trí, trao quyền cho cá nhân làm việc, tạo nên phối hợp khả người Đồng thời, cơng cụ nhóm giúp nhà quản lý dự án khuyến khích động nhóm, làm nâng cao hiệu cơng việc theo cách mà khả cá nhân tập thể phát huy tối đa 3.10 Kỹ bán hàng - khả xúc tiến bán dự án: nhà quản lý dự án người nâng cao giá trị dự án thông qua kỹ Các kỹ kỹ thuật Một nhà quản lý dự án phải hiểu hạng mục cần thực mặt kỹ thuật, không hiểu sâu sắc chuyên gia vấn đề này, nghĩa nhà quản lý dự án không thiết phải chuyên gia kỹ thuật Tuy nhiên, kỹ lại đòi hỏi nhà quản lý dự án phải biết rõ công cụ giúp cho việc lập kế hoạch, việc kiểm tra, giám sát dự án kỹ thuật lập kế hoạch (các biểu đồ, mạng lưới, đường tới hạn ) Kiến thức tổ chức Đây kỹ cần thiết mà nhà quản lý dự án phải nắm rõ nhà quản lý dự án khơng hiểu rõ yếu tố tổ chức văn hóa, sách, tính cách trị trình điều hành dự án nhà quản lý dự án gặp nhiều khó khăn dự án có khả thất bại III NHỮNG KỸ NĂNG MẠNH NHẤT VÀ YẾU NHẤT CỦA TÔI Ba kỹ mạnh Qua phần trình bày kỹ nêu nhà quản lý dự án, từ nhận xét qua q trình hoạt động mình, đồng thời từ kiến thức Chỉ số phân loại http://www.vpc.org.vn/PortletBlank.aspx/43CEC95A936C4F5C9D2C92941537D2F2/View/C/Cac_cong_cu_ nhom/?print=254641820 tính cách MBTI (Myers-Briggs Type Indicator) 7, tơi nhận thấy ba kỹ mà nghĩ điểm mạnh sau: 1.1 Kỹ giao tiếp Đối chiếu với yếu tố tiêu chí MBTI, tơi nhận thấy cá nhân tơi có đặc điểm người dễ bắt chuyện, hứng thú với người, việc thích tiếp xúc với nhiều người, qua tơi so sánh hiểu biết người mà tơi học từ sách với thực tế tiếp xúc, tơi học nhiều điều từ sống Đồng thời, tạo nhiều ấn tượng tốt người mà giao tiếp Thông qua thơng tin trao đổi cách tích cực, thân thiện rõ ràng với người/những người mà giao tiếp, xây dựng tin tưởng từ họ Điều giúp nhiều việc thực công việc thiết lập mối quan hệ xã hội Ví dụ, giao tiếp với người, tơi sử dụng yêu cầu kỹ giao tiếp lắng nghe, quan tâm tới nhu cầu họ, tránh phê bình châm biếm, tránh trao đổi những vấn đề khác biệt mang tính nhạy cảm (tôn giáo, phong tục ) thể tôn trọng vấn đề mà họ quan tâm 1.2 Kỹ làm việc nhóm Tơi ln nhận thức rõ ràng tôn trọng khác biệt cá nhân yếu tố tính cách, lực cảm xúc Do đó, làm việc theo nhóm (có tơi nhóm trưởng, có tơi thành viên) tơi ln khuyến khích, động viên thành viên nhóm phát huy tốt mạnh người để bổ sung cho để đạt mục tiêu nhóm Ví dụ, làm việc nhóm với vị trí nhóm trưởng, tơi ln khuyến khích người tích cực trao đổi ý kiến, thành viên phát biểu tơi u cầu thành viên khác phải lắng nghe có ý kiến trao đổi phản biện mang tính tích cực để hướng vào việc thực cơng việc 1.3 Kỹ thích ứng với thay đổi http://me.zing.vn/zb/dt/thaihuvnn/16281711?from=like Về mặt khí chất theo tâm lý học, tơi thuộc loại khí chất linh hoạt, nên có thay đổi xảy trình hoạt động thân, tơi thường thích ứng nhanh với thay đổi, cho dù thay đổi theo hướng tích cực tiêu cực Vì mặt nhận thức, tơi ln cho thay đổi tất yếu trình vận động vật tượng, nên việc thích ứng với thay đổi đó, tình thay đổi theo hướng xấu đi, giúp ta tránh áp lực khơng đáng có gây cho thân Đồng thời, cho ta đối diện với tình khó khăn mà ta phải động não để tìm cách giải phù hợp, qua ta trưởng thành, lĩnh sống giỏi hoạt động chuyên môn Ví dụ, phải bỏ nhiều cơng sức để soạn thảo hợp đồng kinh doanh phức tạp, cơng việc hồn thành lại nhận yêu cầu Tổng Giám đốc công ty phải dự thảo lại theo hướng khác lý đối tác muốn thay đổi phương thức kinh doanh Đứng trước tình này, tơi ln tìm hiểu lý đối tác muốn thay đổi, tìm hiểu điểm lợi hại 02 phương thức kinh doanh Điều giúp hiểu nhiều việc định doanh nhân tình hình kinh doanh thay đổi Ba kỹ yếu Song song với 03 kỹ mạnh vừa nêu trên, cá nhân tồn 03 kỹ mà theo yếu sau: 2.1 Kỹ định Do thường tôn trọng ý kiến thành viên nhóm lắng nghe ý kiến họ, tính nể nang sợ lòng người khác, mặt khác lại khơng muốn định thiếu thuyết phục nên thường dự phải định vấn đề cụ thể Ví dụ, phải định giao công việc cho nhân viên cấp dưới, thường mong muốn họ vui vẻ thực ép buộc họ theo hướng tuân thủ mệnh lệnh tơi, cần phải định nhanh chóng nhân viên tơi thường chờ xem thái độ họ định thức 2.2 Kỹ quản lý rủi ro Dù có điểm mạnh kỹ thích ứng với thay đổi, kỹ quản lý rủi ro lại điểm yếu tơi Vì thay đổi đem lại rủi ro vượt khả kiểm sốt tơi tơi thường bị lúng túng khả kiểm sốt cảm xúc tơi (với khí chất người linh hoạt) mức độ tương đối, cụ thể phát sinh tức giận cau có rủi ro xảy ngồi dự tính tơi Ví dụ, giao cho nhân viên làm việc với khách hàng, trình thực cơng việc nhân viên nhận số thông tin thay đổi từ khách hàng chủ quan cho thông tin không quan trọng không báo cáo lại cho tơi, tơi khơng đưa biện pháp điều chỉnh kịp thời Điều dẫn đến rủi ro khách hàng phàn nàn công ty bị Tổng Giám đốc khiển trách Tôi giận mắng nhân viên lỗi người Sau vài ngày, nhận lúc giao việc, không hướng dẫn đầy đủ cho họ quy trình báo cáo thông tin 2.3 Kỹ tạo ảnh hưởng, tác động tới người khác Trong điều hành công việc thường chọn nhân viên có tính tự giác cao sẵn sàng cho cơng việc, gặp tình nhân viên có thái độ thờ thiếu quan tâm tới cơng việc giao tơi thường chuyển cơng việc sang cho nhân viên khác tự làm để cơng việc nhanh chóng Do đó, mức độ ảnh hưởng tơi đến nhân viên chưa cao, họ chưa cảm thấy mức độ yêu cầu người quản lý trình giao việc Ví dụ cần fax tài liệu cho khách hàng mà thấy nhân viên tập trung vào cơng việc khác nên thờ với việc fax tài liệu tơi giao cho người khác dù việc không thuộc nhiệm vụ họ Điều không tác động tới nhân viên việc thay đổi thái độ thờ mình, mặt khác lại tạo tâm lý ỷ lại cho nhân viên họ khơng làm kịp có người khác làm thay Phát huy kỹ mạnh nhất, cải thiện kỹ yếu 10 Qua việc tự nhận xét nêu 03 kỹ mạnh 03 kỹ yếu tôi, thời gian tới nhận thấy cần thực biện pháp sau để phát huy cải thiện kỹ sau: 3.1 Phát huy kỹ mạnh - Về kỹ giao tiếp, tơi tìm hiểu học thêm ngơn ngữ thể người, qua hiểu ý nghĩa cử chỉ, hành vi mà người biểu trình giao tiếp với Việc giúp tơi phát huy tốt kỹ giao tiếp giúp tơi thành cơng q trình giao tiếp - Về kỹ làm việc nhóm, tơi truyền đạt hiểu biết kỹ cho thành viên nhóm mà tơi tham gia, tơi trình bày để họ hiểu lợi ích hiệu việc thực kỹ làm việc nhóm cách đắn, qua khơng nâng cao hiệu làm việc nhóm mà gắn kết thành viên với - Về kỹ thích ứng với thay đổi, tơi huấn luyện nhân viên tơi hình thành kỹ để thực cơng việc (khi tình hình mệnh lệnh thay đổi) Điều giúp họ có trạng thái tâm lý tốt thay chán nản, bực bội cơng việc trước bị hủy bỏ 3.2 Cải thiện kỹ yếu - Về kỹ định, cố gắng nắm vững vấn đề lý thuyết khoa học môn học Ra Quyết Định Quản Lý (Management Decision Making) mà học thời gian tới Tôi đối chiếu thiếu sót tơi kỹ với lý thuyết môn học, đồng thời thường xuyên quan sát học tập từ thực tế việc định nhà quản lý doanh nghiệp mà tơi có dịp làm việc với họ - Về kỹ quản lý rủi ro, xem xét bổ sung quy trình làm việc giao việc cho nhân viên, đặc biệt lưu ý việc báo cáo thông tin phản hồi nhân viên (khi có thay đổi q trình thực công việc) để tránh xảy rủi ro không đáng có - Về kỹ tạo ảnh hưởng, tác động tới người khác, thay đổi phương thức giao việc cách giao việc vào lúc mà người nhân viên có tập trung để tiếp nhận đầy đủ thông tin yêu cầu công việc Mặt khác, kiểm tra việc thực nhân 11 viên, cho họ dẫn cần thiết để họ thấy rõ thiếu sót, đồng thời động viên khen ngợi họ lúc để họ nhận thấy vai trò ảnh hưởng tích cực tơi họ IV KẾT LUẬN Qua trình bày nêu kỹ cần có nhà quản lý dự án để đảm bảo trình quản lý dự án hiệu quả, ta thấy rõ tầm quan trọng kỹ nhà quản lý dự án việc giúp họ thực tốt nhiệm vụ Vì người khác chịu phần trách nhiệm dự án nhà quản lý dự án gánh toàn trách nhiệm kết cuối cùng, việc đòi hỏi nhà quản lý dự án phải có kỹ cần thiết điều tất nhiên, điều đảm bảo hiệu trình điều hành thực dự án nhà quản lý dự án Việc liên hệ đến số kỹ mạnh yếu người viết, yêu cần cần thiết để người viết nhìn lại điểm mạnh yếu trình hoạt động thân Qua đó, sở lý thuyết khoa học quan sát thực tế, người viết đề số biện pháp để phát huy kỹ mạnh cải thiện kỹ yếu mình, để góp phần nâng cao khả quản trị cơng việc nói chung khả quản lý dự án nói riêng./ _ TÀI LIỆU THAM KHẢO http://kenhtuyensinh.vn/ky-nang-mem-la-gi http://www.vpc.org.vn/PortletBlank.aspx/43CEC95A936C4F5C9D2C92941537D2F2 /View/C/Cac_cong_cu_nhom/?print=254641820 http://me.zing.vn/zb/dt/thaihuvnn/16281711?from=like ... trò quan trọng nhà quản lý dự án Trên sở lý thuyết khoa học quản trị dự án từ thực tế thân người viết, phạm vi viết đề cập đến kỹ cần có nhà quản lý dự án tầm quan trọng chúng để đảm bảo cho nhà. .. nêu kỹ cần có nhà quản lý dự án để đảm bảo trình quản lý dự án hiệu quả, ta thấy rõ tầm quan trọng kỹ nhà quản lý dự án việc giúp họ thực tốt nhiệm vụ Vì người khác chịu phần trách nhiệm dự án nhà. .. lượng dự án Để đảm bảo thực dự án cách hiệu theo yêu cầu nêu trên, nhà quản lý dự án phải có kỹ quản trị dự án mà ta nêu cách tổng quát kỹ tích hợp, kỹ người, kỹ kỹ thuật, kỹ quản lý dự án kiến