Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán LỜI NĨI ĐẦU T rong thời đại bùng nổ thơng tin nay, sở liệu ngày quan trọng sống Một danh bạ điện thoại, danh mục khách hàng cán nhân viên, hàng trăm địa email… mà cần phải nhớ cần đến sở liệu để lưu trữ truy xuất Một hệ thống quản lý cán thời đại tỏ quan trọng Để quản lý cán quan lớn, trước đến nay, phải quản lý giấy tờ nên có nhiều hạn chế.Cả núi giấy tờ bạn quản lý hết mà liệu ngày thay đổi, thông tin liên quan đến cán ln thay đổi, ln cập nhật, điều thật khó dễ sai sót thất lạc giấy tờ liên quan Với xu hội nhập tình trạng làm việc thủ công cần phải lọai bỏ gấp, không dẫn đến tình trạng lạc hậu khơng kịp với xu thời đại Vì thế, xu hướng cho việc quản lý cán dùng hệ thống sở liệu để tin học hóa cơng việc Điều giúp bạn lấy thơng tin cách nhanh chóng, xác tránh nhầm lẫn Hiểu tầm quan trọng đó, mạnh dạn nhận đề tài với tinh thần làm việc say mê Sau gần hai tháng thực hiện, đề tài Quản lý cán nhóm chúng tơi tương đối hồn thiện với nội dung trình bày sau Chúng tơi xin cảm ơn giảng viên Nguyễn Thị Hoa Huệ hướng dẫn nhiệt tình để chúng tơi hồn thành chủ đề Dù cố gắng hẳn nhiều thiếu sót, mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy cô bạn Bảng phân công chi tiết suốt trình làm đồ án: STT Thành viên Phạm Hồng Chung Phạm Tuấn Thức Nguyễn Quỳnh Trang Huỳnh Văn Diện Nguyễn Ngọc Hoan Lê Anh Đức Công việc Thiết kế Form Tạo Query Tạo Report Tạo Marco thu thập liệu Tạo Table thu thập liệu Tạo Table thu thập liệu NHÓM IV Thực hiện: Nhóm IV Trang Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán MỤC LỤC Giới thiệu đề tài Giới thiệu môi trường triển khai đề tài Xây dựng sở liệu 3a Xây dựng bảng (Table) 3b Xây dựng truy vấn (Query) 13 3c Thiết kế Form 15 3d Thiết kế Report 20 Cách sử dụng chương trình 21 Kết luận 28 Thực hiện: Nhóm IV Trang Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán I GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI Mơ tả hệ thống Nhóm chúng tơi tìm hiểu thực tế trường cao đẳng Đông Á, với tham khảo số sở liệu internet - Tên đề tài: Hệ thống quản lý sở liệu Quản lý cán - Nguồn CSDL: Tham khảo trường CĐ CNTT hữu nghị Việt Hàn số nguồn khác internet - Phần mềm triển khai: MS Access - Nguồn lực: Nhóm 04 - Thời gian thực hiện: 25/11/2008 - Thời gian hồn thành: 16/01/2009 Sau tìm hiểu điều tra, nhận thấy hệ thống Quản lý cán cần phải đảm bảo tối thiểu yêu cầu sau đây: Yêu cầu hệ thống s a Yêu cầu chức năng: - Cập nhật quản lý thông tin cán - Quản lý thơng tin phòng ban chức - Quản lý trạng thái cán bộ, tình hình lương bổng - Đáp ứng yêu cầu khác b Yêu cầu phi chức s - Hệ thống phải đảm bảo phục vụ liên tục 24/24 - Phải lưu trữ thông tin cán tối thiểu vòng năm - Tổng chi phí cho hệ thống thông tin không vượt 3.500.000 VND - Hệ thống phải hồn thiện vòng tháng kể từ nhận dự án - Hệ thống đảm bảo phải có tính qn, đảm bảo tối đa cho giáo vụ làm việc lúc - Phải đảm bảo vận hành tốt khối lượng công việc tăng lên tương lai - Sai sót khơng vượt q 0.2%, hệ thống phải đảm bảo đầy đủ chế độ bảo hành, bảo trì theo hợp đồng lập Thực hiện: Nhóm IV Trang Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán II GIỚI THIỆU MÔI TRƯỜNG TRIỂN KHAI ĐỀ TÀI Microsoft Access 2003 phần mềm tiếng Microsoft gói phần mềm Microsoft Office Nói đến Microsoft Access nói đến chương trình quản lý sở liệu, người dùng sử dụng Access để tạo quản lý sở liệu cách nhanh chóng hiệu Nó sử dụng độc lập, có tính bảo mật hiệu cao công tác quản lý liệu Với ưu điểm đơn giản việc xây dựng trọn gói dự án phần mềm quản lý quy mơ vừa nhỏ, cộng với kiến thức tích lũy suốt học phần, nhóm chúng tơi định chọn MS Access làm môi trường triển khai đề tài Một số hình ảnh minh họa thực MS Access 2003 Thực hiện: Nhóm IV Trang Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán III XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU Xây dựng bảng (table) Hệ thống gồm có tất bảng (table): - Bảng T_CanBo Bảng T_ChucVu Bảng T_ChuyenMon Bảng T_HocVi Bảng T_LienLac Bảng T_Luong Bảng T_NgoaiNgu Bảng T_PhongBan Bảng T_TDNN a Bảng T_CanBo Bao gồm thông tin mã cán bộ, tên bộ, ngày sinh, nơi sinh,giới tính……các thơng tin cá nhân cán Bảng cán xây dựng với khóa canboID Thực hiện: Nhóm IV Trang Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán Dữ liệu: b Bảng T_ChucVu: Bao gồm thông tin chức vụ cán phụ cấp chức vụ Xây dựng bảng chức vụ với khóa chưcvuID Dữ liệu: Thực hiện: Nhóm IV Trang Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán c Bảng T_ChuyenMon : Bao gồm thông tin chuyên môn cán mã phòng khoa tương ứng Bảng chun mơn xây dựng với khóa là:chuyenmonID Dữ liệu: Thực hiện: Nhóm IV Trang Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán d Bảng T_HocVi: Bao gồm thông tin học vị cán tiến sĩ thạc sĩ … Bảng học vị xây dựng với khóa hocviID Dữ liệu e Bảng T_LienLac: Bao gồm thơng tin địa liên lạc tình trạng gia đình cán bộ: Bảng liên lạc xây dựng với khóa lienlacID Thực hiện: Nhóm IV Trang Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán Dữ liệu f Bảng T_Luong: Thông tin hệ số lương cán năm lên lương Bảng lương xây dựng khóa canboID Thực hiện: Nhóm IV Trang Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán Dữ liệu g Bảng T_NgoaiNgu: Thông tin ngoại ngữ Anh Trung … Xây dựng bảng ngoại ngữ khóa là:NgoaiNguID Dữ liệu Thực hiện: Nhóm IV Trang 10 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán - Truy vấn chức vụ Mục đích thống kê số lượng chức vụ phụ cấp chức cho chức vụ tương ứng - Truy vấn trình độ ngoại ngữ Thống kê trình độ ngoại ngữ cán trường - Truy vấn update cập nhật thay đổi cho table Truy vấn họ tên làm nguồn cho form: combo0 Thực hiện: Nhóm IV Trang 14 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán Thiết kế forms A, Form F_ChuyenMon: - Nguồn: Bảng T_ChuyenMon - Chức năng: B, Form F_HTCanBo: - Nguồn: - Chức năng: Dùng cho menu C, Form F_InDanhSanh - Nguồn: Query Q_HoTen1 - Chức năng: In thông tin chi tiết cán nhập vào D, Form F_LienLac - Nguồn: Query Q_LienLac - Chức năng: Thêm thông tin chi tiết cho cán Thực hiện: Nhóm IV Trang 15 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán E, Form F_NhapTenCB - Nguồn: + ComboBox :Q_HoTen2 + SubForm: FormT_CanBo1 - Chức năng: Tìm thơng tin cán theo tên F, Form F_Phong_Khoa - Nguồn: + ComboBox: Query Q_PhongBan + SubForm: Form Q_HoTen1 - Chức năng: Thông tin chi tiết cán thuộc phòng (khoa) nhập vào Thực hiện: Nhóm IV Trang 16 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán G, Form T_CanBo - Nguồn: Từ bảng tương ứng - Chức năng: Xem thông tin cán H, Form T_ChuyenMon - Nguồn: +ComboBox: Bảng T_ChuyenMon +SubForm: Form F_HTCanBo - Chức năng: Thống kê cán theo chun mơn nhập vào Thực hiện: Nhóm IV Trang 17 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán I, Form T_NhapTenCB - Nguồn: Từ bảng tương ứng - Chức năng: Thêm, xóa, sửa thơng tin cán Thực hiện: Nhóm IV Trang 18 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán K, Main Form Form tổng hợp số form để tạo giao diện chương trình Thực hiện: Nhóm IV Trang 19 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán Thiết kế Report a Report thống kê thông tin cán b Report Thống kê thơng tin phòng khoa d Report Thống kê thông tin chức vụ Riêng report T_PhongKhoa T_CanBo sử dụng kết hợp với query combo để in danh sách tương ứng nhập vào từ ComboBox Ngồi ra, chương trình có sử dụng số Macro, đơn giản nên xin khơng trình bày thêm Thực hiện: Nhóm IV Trang 20 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán IV CÁCH SỬ DUNG CHƯƠNG TRÌNH I Các tab Main Form Tab Cập nhập thông tin cán : Người dùng thêm, xóa, sửa thông tin cán Lưu ý: Một điểm lưu ý chức bạn muốn thêm chi tiết thơng tin cán bảng Nhập thơng tin chi tiết, bạn phải nhập mã số cán trùng với mã cán hình nhập thơng tin Tab Xem thông tin cán Cho phép người dung xem thông tin cán khác cách dy chuyển tới trước sau nút Trước Sau có xem khơng thể chỉnh sửa thơng tin cán Thực hiện: Nhóm IV Trang 21 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán Tab Tra cứu thông tin cán bộ: Tab có chức tra cứu thơng tin cán theo tên, bạn nhập tên cán muốn tra cứu ô nhập tên cán Chú ý nên khởi động chương trình đánh tiếng Việt theo mã Unicode Tab Tra cứu thơng tin phòng ban Thẻ cho phép người dùng liệt kê danh sách cán theo phòng ban, người dùng chọn phòng ban combo box nhập tên phòng ban Thực hiện: Nhóm IV Trang 22 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán Tab Thông tin chương trình Giới nhóm tác giả thơng tin xây dựng chương trình Thực hiện: Nhóm IV Trang 23 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán II Các menu chương trình: Bao gồm tính tab Main Form, nhiên có chức mở rộng khác Những chức tương tự tab xin khơng trình bày đây, trình bày menu với chức mở rộng Menu Chức năng/Tra cứu cán theo tên: Nhập họ tên cán để tra cứu thơng tin cán Menu Thống kê/Danh sách cán bộ: Thống kê chỉnh sửa thông tin cán thông qua Query Q_HoTen1 Thực hiện: Nhóm IV Trang 24 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán Menu Thống kê/Thống kê theo chun mơn Bạn tra cứu thơng tin cán theo chuyên môn Menu In ấn/Danh sách phòng khoa: In ấn báo biểu thơng tin phòng ban Thực hiện: Nhóm IV Trang 25 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán Menu In ấn/Danh sách chức vụ: : In ấn báo biểu thông tin chức vụ Menu In ấn/In theo tên cán bộ: Nhập xác họ tên cán để in danh sách chi tiết cán Thực hiện: Nhóm IV Trang 26 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán Menu In ấn/In DSCB phòng khoa: Nhập tên phòng, khoa để in thơng tin cán phòng khoa Menu Thơng tin/Về QLCB Ver 1.0 Thực hiện: Nhóm IV Trang 27 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán V KẾT LUẬN Với gần hai tháng thực đề tài này, với hướng dẫn giảng viên Nguyễn Thị Hoa Huệ, nhóm chúng tơi hồn thành đề tài nhiều chỗ chưa vừa ý trình độ hạn chế nên mong nhận ý kiến đóng góp từ phía q thầy cô bạn - Những ưu điểm bật hệ thống này: Giao diện tương đối dễ sử dụng, hoàn toàn Tiếng Việt giúp cho người làm quen máy tính thao tác dễ dàng Có thể thay phần thao tác truyền thống giấy tờ Tồn chương trình đóng gói file cài đặt nhỏ gọn với Mb Bên cạnh đó, chương trình nhiều hạn chế như: Chưa quản lý vấn đề phát sinh khác nhân viên trình quản lý như: khen thưởng, kỷ luật Tuy nhiên ghi vào Ghi thực tính chun nghiệp chương trình Chương trình này, cán có ngoại ngữ Tuy nhiên khắc phục tạo bảng ngoại ngữ khác không tối ưu, gây lãng phí nhớ dễ mắc lỗi q trình thao tác Hệ thống khơng thể tự động cập nhật hệ số lương cán dựa vào ngày nhận vào làm việc Chưa tối ưu thao tác Main Form như: tạo nút lệnh để chèn ảnh cán Thực hiện: Nhóm IV Trang 28 ... mã cán bộ, tên bộ, ngày sinh, nơi sinh,giới tính……các thơng tin cá nhân cán Bảng cán xây dựng với khóa canboID Thực hiện: Nhóm IV Trang Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán Dữ. .. gia đình cán bộ: Bảng liên lạc xây dựng với khóa lienlacID Thực hiện: Nhóm IV Trang Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu Chủ đề: Quản lý cán Dữ liệu f Bảng T_Luong: Thông tin hệ số lương cán năm... - Danh sách cán theo mơn Ví dụ nhập mơn vật lý cán dạy môn vật lý c Truy vấn lựa chọn: - Các cán có Thực hiện: Nhóm IV Trang 12 Báo cáo cuối kỳ Quản lý xử lý liệu - Chủ đề: Quản lý cán Truy vấn