Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu. 1 3. Mục đích nghiên cứu 1 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài. 2 6. Cấu trúc của đề tài 2 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU VINACOMIN 3 1.1. Khái quát về Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin. 3 1.1.1. Lịch sử hình thành 3 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Than Hà Tu Vinacomin. 5 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU – VINACOMIN 10 2.1. Cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng công ty Cổ phần Than Hà Tu 10 2.2. Chức năng, nhiệm vụ 10 2.3.1. Văn phòng 10 2.2.2. Phòng Tổ chức Lao động 11 2.2.3. Phòng Kế hoạch 12 2.2.4. Phòng Kế toán – thống kê 13 2.2.5. Phòng KCS 15 2.2.6. Phòng Đầu tư – xây dựng 16 2.2. Định biên nhân sự 17 2.2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ định biên nhân sự. 17 2.2.2. Tổ chức thiết lập ra các mục tiêu 17 2.2.3. Tổ chức xây dựng thực hiện các giải pháp 18 2.2.3.1. Tuyển dụng nhân sự 18 2.2.3.2. Đào tạo và phát triển nhân sự 21 2.2.3.3. Bố trí và sử dụng nhân sự 22 2.2.4. Đãi ngộ nhân sự 23 2.2.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự 24 2.3. Mối quan hệ giữa công tác 25 2.3.1. Phân loại mối quan hệ 25 2.3.2. Mối quan hệ giữa công tác giữa các bộ phận trong Công ty Cổ phần than Hà Tu – Vinacomin. 26 Chương 3. GIẢI PHÁP NẦNG CAO VÀ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU – VINACOMIN 28 3.1. Nhận xét, đánh giá 28 3.1.1. Ưu điểm: 28 3.1.2. Nhược điểm 28 3.2. Đề xuất giải pháp 29 3.2.1. Về việc thiết lập cơ cấu 29 3.2.2. Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ văn phòng. 29 3.2.3.Về Trang thiết bị văn phòng. 30 2.2.4. Phân định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công việc. 31 2.2.4.1. Phân định chức năng, nhiệm vụ 31 2.2.4.2. Mối quan hệ công việc 31 KẾT LUẬN 32 PHỤ LỤC 33
LỜI CAM ĐOAN Đây đề tài “Khảo sát đánh giá thực trạng công tác tổ chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin” cá nhân em thực Em xin cam đoan cơng trình nghiên cứu em xin chịu tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng đề tài Hạ Long, ngày 07 tháng năm 2017 Sinh viên LỜI CẢM ƠN Qua thời gian nghiên cứu, tìm hiểu đề tài “Khảo sát đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức máy văn phòng Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin” Được hướng dẫn ThS Nguyễn Hữu Danh – Giảng viên hướng dẫn mơn Quản trị văn phòng doanh nghiệp giúp em hồn thành đề tài Mặc dù hồn thành trình độ có hạn chế, tiếp xúc với thực tế nên khơng tránh khỏi thiếu sót Vậy em mong nhận góp ý, bảo để em khắc phục thiếu sót hồn thiện đề tài nghiên cứu Em xin chân thành cảm ơn thầy cô trang bị cho em kiến thức nghiệp vụ ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên văn phòng Cơng ty Cổ phần Than hà Tu – Vinacomin tạo điều kiện giúp đỡ cho em hoàn thiện sâu nghiên cứu đề tài này./ Em xin chân thành cảm ơn! Sinh viên MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời kỳ đẩy mạnh Cơng nghiệp hóa - Hiện đại hóa đất nước, đòi hỏi phải có hành đủ mạnh, giải nhanh gọn, đảm bảo tính xác, hiệu cơng việc nhiều mặt đời sống kinh tế, xã hội Khi công ty, doanh nghiệp lớn nhỏ xây dựng lên hoạt động điều hành quản lý trở nên quan trọng Và từ xuất Văn Phòng Văn Phòng phận khơng thể thiếu quan, tổ chức, doanh nghiệp Văn Phòng góp phần quan trọng việc không ngừng cải tiến, phát huy hiệu chất lượng quản lý, điều hành công việc quan, tổ chức, doanh nghiệp Việc tổ chức hoạt động máy văn phòng đòi hỏi nhà Quản trị cần phải có kĩ thuật chun mơn cao Qua để thấy vai trò nhà quản trị công tác tổ chức máy quan trọng, thiếu hoạt động quản lý quan nhà nước hay tổ chức, doanh nghiệp Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế đề tài qua thời gian tìm hiểu với kiến thức chuyên môn học trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em chọn đề tài “Khảo sát đánh giá thực trạng công tác tổ chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin” Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu mà đề tài hướng tới tập trung nghiên cứu: công tác tổ chức máy Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin 2.2 Phạm vi nghiên cứu: Phạm vi nghiên cứu đề tài tập trung nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức máy văn phòng cơng ty Cổ phần Than Hà Tu Mục đích nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu tập lớn khảo sát, đánh giá để làm rõ hiểu tầm quan trọng máy văn phòng cơng tác tổ chức máy Công ty, đồng thời làm rõ ưu, nhược điểm để từ đưa giải pháp nhằm nâng cao vai trò hồn thiện máy văn phòng Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin Phương pháp nghiên cứu Để “Khảo sát đánh giá thực trạng công tác tổ chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin” em có sử dụng kết hợp nhiều phương pháp với nhau, kể đến số phương pháp chủ đạo : - Phương pháp nghiên cứu tài liệu; - Phương pháp quan sát; - Phương pháp tổng kết kinh nghiệm; - Phương pháp tổng hợp – thống kê; Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài a) Ý nghĩa lý luận: - Ý nghĩa tập góp phần bổ sung thêm sở lý luận thực tiễn vai trò cơng tác tổ chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin nói riêng nước nói chung b) Ý nghĩa thực tiễn: - Làm rõ thực trạng đưa phương pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu - Là tư liệu tham khảo ứng dụng vào thực tiễn, giúp có nhìn rõ Cấu trúc đề tài Ngoài phần: Mở đầu, Kết luận; Lời cảm ơn; Phụ lục bố cục đề tài nghiên cứu bao gồm 03 chương: Chương 1: Khát quát tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin Chương 2:Thực trạng cơng tác tổ chức máy văn phòng Công ty cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hồn thiện cơng tác tổ chức máy văn phòng Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU - VINACOMIN 1.1 Khái quát Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin 1.1.1 Lịch sử hình thành - Giới thiệu, lịch sử hình thành phát triển Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu -Vinacomin Tên công ty: Công ty cổ phần than Hà Tu - Vinacomin Tên tiếng Anh: Vinacomin - Ha tu Coal Joint Stock Company Tên giao dịch: Ha tu Coal Joint Stock Company Tên viết tắt: VHTC Trụ sở chính: Tổ - Khu - Hà Tu - Hạ Long - Quảng Ninh Điện thoại : 033.3835169 Fax : 033.3836120 Email : hatu@hatu-coal.com.vn Website : http://www.hatucoal.com.vn Vốn điều lệ : 136.000.000.000 đồng (Một trăm ba mươi sáu tỷ đồng) Công ty Than Hà Tu tiền thân mỏ Than Hà Tu - doanh nghiệp Nhà nước, Công ty thành viên hạch tốn độc lập Tổng Cơng ty Than Việt Nam (nay đổi tên thành Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam) thành lập theo định số 2602/QĐ - TCCB ngày 17/09/1996 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp;Đăng ký kinh doanh số 110947 ngày 14/10/1996 Ủy ban Kế hoạch Tỉnh Quảng Ninh cấp ngày 12/10/1996 Ngày 21/04/2005, Tổng Công ty Than Việt Nam (nay Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khống sản Việt Nam) định số 890/QĐ-TCCB việc tiếp nhận Đội bóng đá nam Thanh niên Quảng Ninh giao cho Công ty Than Hà Tu quản lý bổ sung chức kinh doanh dịch vụ văn hóa, thể thao thuê quảng cáo cho Công ty theo Quyết định số 1016/QĐ-HĐQT ngày 11/05/2005 Chủ tịch Hội đồng quản trị Tổng Công ty Than Việt Nam Theo định số 4235/QĐ-BCN ngày 28 tháng 12 năm 2005 việc cổ phần hóa Cơng ty Than Hà Tu Bộ trưởng Bộ Công nghiệp, định số 2062/QĐ-BCN ngày 09 tháng 08 năm 2006 Bộ trưởng Bộ Công nghiệp việc phê duyệt kế hoạch triển khai cổ phần hóa doanh nghiệp thành viên có Công ty Than Hà Tu Công ty Than Hà Tu thực triển khai đầy đủ bước cổ phần hóa theo quy định Nhà nước thức vào hoạt động theo mơ hình Cơng ty Cổ phần theo Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh số 2203000744 Sở Kế hoạch Đầu tư Tỉnh Quảng Ninh cấp ngày 25/12/2006 với tên gọi “Công ty Cổ phần Than Hà Tu -TKV” Từ ngày 01 tháng 01 năm 2007 Công ty than Hà Tu thức vào hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần Nhà nước nắm giữ cổ phần chi phối (51%) Tập đồn cơng nghiệp than - khoáng sản Việt Nam đại diện Điều lệ tổ chức hoạt động Cụng ty Cổ phần than Hà Tu xây dựng sở: Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH 11 Quốc hội nước Cộng hồ Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khố XI, kỳ họp thứ 10 thông qua ngày 29 tháng 11 năm 2005, Quyết định số 07/2002/QĐ-VPCP ngày 19 tháng 11 năm 2002 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ ban hành mẫu điều lệ áp dụng cho Cơng ty niêm yết chứng khốn Là doanh nghiệp có quy mơ lớn sản lượng cao tổng sản lượng toàn Ngành, năm 2007 than nguyên khai đạt 2.941.833 tấn, năm 2008 đạt 2.700.000 tấn, có 200.000 than khai thác lại Với đặc điểm chủ yếu mỏ lộ thiên độ dầy vỉa lớn, Công ty đáp ứng phần nhu cầu lượng phục vụ công nghiệp nước xuất thị trường giới Qua nhiều năm xây dựng trưởng thành Công ty vượt qua nhiều khó khăn thử thách, bước lên phát triển bền vững, đóng góp cho kinh tế đất nước gần 60 triệu than góp phần vào nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Công ty đảng, Nhà nước tặng thưởng nhiều danh hiệu cao quý: - Anh hùng LLVT Nhân dân năm 2000; - Anh hùng Lao động thời kỳ đổi năm 2003; - Huân chương Độc lập hạng Ba năm 2006; - Nhiều Huân, Huy chương hạng, Cờ thưởng thi đua, Cờ thưởng luân lưu Bác Hồ, nhiều Bằng khen, Giấy khen cấp, Nghành, Trung ương Địa phương 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin a, Chức Công ty Cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin Công ty cổ phần than Hà Tu doanh nghiệp thành viên hạch tốn độc lập Tống cơng ty than Việt Nam (Nay Tập đồn than - khống sản Việt Nam) doanh nghiệp Nhà nước quan quản lý Thủ Tướng Chính Phủ uỷ quyền định thành lập Công ty cổ phần than Hà Tu đơn vị kinh tế sở sản xuất hàng hố (sản phẩm than) trực thuộc Tập đồn than - khống sản Việt Nam Thực dây chuyền công nghệ khai thác lộ thiên, tổ chức quản lý tập trung phạm vi khoáng sản giao, quản lý khai thác sử dụng nguồn lực hoàn thành tốt nhiệm vụ Tổng công ty giao đáp ứng sản phẩm cho kinh tế b, Nhiệm vụ quyền hạn Công ty Cổ phần Than Hà Tu Vinacomin - Nhiệm vụ: - Sản xuất, chế biến kinh doanh than loại khống sản khác; - Xây dựng cơng trình mỏ, cơng nghiệp, dân dụng san lắp mặt bằng; - Chế tạo, sửa chữa, gia công thiết bị mỏ, phương tiện vận tải, sản phẩm khí; - Vận tải đường thủy, đường bộ, đường sắt; - Quản lý khai thác cảng; - Sản xuất kinh, doanh vật liệu xây dựng; đầu tư kinh doanh dự án điện; - Kinh doanh dịch vụ văn hóa, thể thao cho thuê quảng cáo; - Kinh doanh du lịch, dịch vụ khách sạn, nhà hàng, ăn uống; - Kinh doanh, xuất nhập vật tư, hàng hóa; - Sản xuất, kinh doanh nước lọc tinh khiết; - Kinh doanh dịch vụ tin học; - Bồi dưỡng nâng cao trình độ văn hố, khoa học kỹ thuật, chun mơn nghiệp vụ cho cán công nhân, chăm lo, cải thiện nâng cao đời sống vật chât tinh thần cho người lao động - Thực nghĩa vụ với Nhà nước bảo vệ môi trường -Quyền hạn: - Công ty phép lập kế hoạch tiến hành tất hoạt động kinh doanh theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp phù hợp với quy định pháp luật hành thực biện pháp thích hợp để đạt mục tiêu Cơng ty - Cơng ty tiến hành hoạt động kinh doanh lĩnh vực khác pháp luật cho phép đại hội cổ đông thông qua c, Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin Đại hội đồng cổ đơng: Là quan có thẩm quyền cao Cơng ty, bao gồm tất cổ đơng có quyền bỏ phiếu người cổ đông uỷ quyền Hội đồng quản trị: Là quan có đầy đủ quyền hạn để thực tất quyền nhân danh Công ty, trừ thẩm quyền thuộc đại hội đồng cổ đông Hiện số thành viên Hội đồng quản trị Cơng ty gồm 05 thành viên có nhiệm kỳ năm Ban Kiểm soát: Do đại hội đồng cổ đơng bầu gồm 03 thành viên có nhiệm kỳ 05 năm, Ban kiểm sốt thay mặt cổ đơng để kiểm soát hoạt động quản trị điều hành sản xuất kinh doanh Công ty Ban kiểm sốt chịu trách nhiệm trước đại hội đồng cổ đơng pháp luật công việc thực theo quyền nghĩa vụ Giám đốc: Do Hội đồng quản trị bổ nhiệm, Giám đốc người người điều hành Công ty, chủ tài khoản Công ty chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước pháp luật toàn hoạt động Công ty Giám đốc điều hành, phân công phối hợp cơng tác phó giám đốc, kế toán trưởng nhằm thực hiệu chức nhiệm vụ Các Phó Giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc 01 kế toán trưởng 05 Phó Giám đốc phụ trách lĩnh vực hoạt động, bao gồm: 01 Phó Giám đốc phụ trách sản xuất, 01 Phó Giám đốc phụ trách kỹ thuật khai thác, 01 Phó Giám đốc phụ trách an tồn, điện - vận tải, 01 Phó Giám đốc phụ trách quản lý dự án phát triển mỏ, 01 Phó Giám đốc phụ trách tài kinh tế Các phòng nghiệp vụ, kỹ thuật: Cơng ty có 19 phòng kỹ thuật, nghiệp vụ tham mưu, giúp việc cho Giám đốc lĩnh vực khác nhau; có trách nhiệm giám sát, phối hợp theo dõi hỗ trợ nghiệp vụ công trường, phân xưởng Các đơn vị sản xuất: Cơng ty có 03 cơng trường khai thác than, 02 công trường chế biến than, 01 công trường bơm, cấp thoát nước làm đường mỏ, 03 phân xưởng sửa chữa, 02 phân xưởng xe vận tải than, 05 phân xưởng xe vận tải đất 01 phân xưởng xe đưa đón CBCNV, 02 phân xưởng phục vụ ăn ca cho CBCNV Chức Phòng Cơng ty: Gồm có 19 phòng - Các phòng có chức chung tham mưu, giúp việc Giám đốc quản lý, điều hành khâu hoạt động sản xuất kinh doanh Cơng ty - Các trưởng phòng chịu trách nhiệm trước Giám đốc thực nhiệm vụ giao cho phòng phụ trách thực Được Giám đốc uỷ nhiệm giao dịch với quan, tổ chức, đoàn thể, địa phương, cấp cá nhân theo nhiệm vụ phân công + Văn phòng Cơng ty: Giúp việc Giám đốc cơng tác tổng hợp hành chính, quản trị văn phòng, cơng nghệ thơng tin + Phòng TCLĐ: Tham mưu giúp việc Giám đốc quản lý lao động, tiền lương, tiền thưởng, chế độ sách cơng tác xã hội Cơng ty + Phòng Kế hoạch: Tham mưu giúp việc Giám đổc công tác kế hoạch tổng hợp, hợp đồng kinh tế, hợp đồng nghiên cứu khoa học, kỹ thuật, hợp đồng tư vấn, chuyển giao công nghệ, giới thiệu sản phẩm thị trường, 10 cho công ty Nếu phòng ban cần thêm nhân đề xuất với Chánh Văn phòng Chánh Văn Phòng khơng trực tiếp vấn vị trí thấp mà phân cho nhân viên nhân nhân viên chuyên môn trực tiếp tuyển dụng Một số vị trí quan trọng như: tổ trưởng chun mơn, phó phòng…thì Chánh Văn phòng trực tiếp tham gia tuyển dụng Khi tuyển dụng đáp ứng yêu cầu đơn vị đặt ra, chánh văn phòng tiếp nhận ứng viên vào thử việc đánh giá ứng viên sau thử việc Qua khảo sát, tìm hiểu quy trình tuyển dụng Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin thực theo bước: • Bước 1: Chuẩn bị tuyển dụng: - Chánh văn phòng người tư vấn, tham mưu cho lãnh đạo công tác tuyển dụng Công ty; - Lập kế hoạch tuyển dụng cho Công ty ; Xây dựng quy chế tuyển dụng, văn hướng dẫn, biểu mẫu, bảng câu hỏi để phục vụ cho trình tuyển dụng ; - Xác định tiêu chuẩn lựa chọn • Bước 2: Thơng báo tuyển dụng: - Có thể thơng báo tuyển dụng cách quảng cáo tivi, báo đài; thông qua trung việc làm; trang mạng xã hội trang web Công ty - Thông báo ngắn gọn, rõ ràng đày đủ thông tin cho ứng viên: vị trí làm việc, trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng… • Bước 3: Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ: - Nghiên cứu hồ sơ để sàng lọc ứng viên phù hợp với vị trí cơng việc cần tuyển loại ứng viên không đáp ứng yêu cầu tuyển dụng • Bước 4: Trả lời hồ sơ hẹn lịch vấn 23 • Bước 5: Phỏng vấn ứng viên: - Phỏng vấn đàm thoại cách thức để đánh giá ứng viên trình độ, tính cách, ngoại hình phẩm chất cần có cho cơng việc • Bước 6: Kiểm tra lý lịch đánh giá trình độ làm việc ứng viên: - Kiểm tra xác thực thông tin mà ứng viên khai hồ sơ xin việc vấn • Bước 7: Kiểm tra sức khỏe: - Là công ty kinh doanh sản xuất khống sản, chế tạo khí đòi hỏi người làm việc khơng phận văn phòng mà nhân viên làm việc cơng trường hay ngồi văn phòng cần phải có sức khỏe tốt để đáp ứng nhu cầu công việc đảm bảo cho Công ty đối mặt với nguy người lao động bị khả làm việc hay bị ốm, bệnh truyền nhiễm… • Bước 8: Ra định tuyển dụng: - Ra định bước cuối để kết thúc trình tuyển dụng chấp nhận chọn người tuyển chọn vào vị trí tuyển dụng 2.2.3.2 Đào tạo phát triển nhân Trong xu hội nhập kinh tế quốc tế, tính cạnh tranh ngày trở nên khốc liệt mặt như: Công nghệ, quản lý, dịch vụ, chất lượng…Nhưng sau tất cạnh tranh người Vì vậy, việc đầu tư vào công tác đào tạo phát triển nguồn nhân điều tất yếu cơng ty nói chung Cơng ty Cổ phần than Hà Tu nói riêng, đặc biệt trọng quan tâm nhằm phát triển, cung cấp cho doanh nghiệp nguồn nhân chất lượng cao, góp phần nâng cao khả cạnh tranh trước Công ty khác… Đào tạo phát triển nhân ln có vai trò quan trọng cho phát triển tổ chức Đó q trình học tập trau dồi kinh nghiệm để có khả thay đổi trình độ cá nhân lao động, giúp cho họ có thêm lực để làm việc tốt Trong công tác đào tạo phát triển nhân lực Công ty Cổ phần Than Hà Tu Chánh văn phòng có nhiệm vụ: - Tổ chức hướng dẫn cho nhân viên hội nhập với công việc - Đào tạo ngắn hạn cho nhân viên kỹ kiến thức cần thiết phục vụ cho Công ty 24 - Thu thập thống kê trình độ nhân Cơng ty giúp lãnh đạo quan đưa phương pháp đào tạo thích hợp, lựa chọn hướng phát triển, đối tượng, với vị trí cơng việc đề chương trình đào tạo riêng để công tác hoạch định nhân Công ty đạt kết cao, đồng thời nâng cao trình độ CBNV để đạt hiệu cao cơng việc 2.2.3.3 Bố trí sử dụng nhân Bố trí sử dụng nhân lực q trình đặt nhân vào vị trí, khai thác phát huy tối đa lực làm việc nhân nhằm đạt hiệu cao công việc Mọi nỗ lực công tác tuyển dụng nhân tạo cho Cơng ty đội ngũ lao động có khả thích ứng với nhiệm vụ giao Song hiệu việc sử dụng đội ngũ lao động Công ty lại phụ thuộc chủ yếu vào công tác bố trí sử dụng nhân có hợp lý hay khơng Bố trí sử dụng nhân hợp lý có nghĩa Chánh Văn phòng phải biết cách xếp, điều chỉnh, tạo hội nhập nhân viên vào guồng máy hoạt động chung, nhằm nâng cao hiệu sử dụng lao động Cơng ty Cơng tác bố trí sử dụng nhân Nhà quản trị Công ty dựa vào hình thức luân chuyển, đề bạt, bổ nhiệm đưa số yêu cầu: - Đối với hình thức luân chuyển: Căn vào tình hình sản xuất, kinh doanh Công ty mà Nhà quản trị có kế hoạch luân chuyển lao động phù hợp cho phận, giai đoạn với loại lao động Yêu cầu: Không luân chuyển cán làm công tác chuyên môn nghiệp vụ, trừ trường hợp luân chuyển nhằm mục đích tăng cường cán cho sở, địa bàn, lĩnh vực cần thiết Không luân chuyển cán thời gian bị kỷ luật, lực yếu sang đơn vị khác Luân chuyển để đào tạo bồi dưỡng cán trẻ, có lực có triển vọng cấp Đổ tuổi khơng q 50 với nam 45 nữ - Đối với hình thức đề bạt, bổ nhiệm: Các nhà quản trị phải xác định chức danh trống dựa vào kế hoạch có từ trước để lựa chọn ứng viên có đủ tiêu chuẩn cho vị trí quản lý cần bổ nhiệm Bên cạnh việc bố trí phân cơng việc hợp tác lao động Do đặc điểm Cơng ty sản xuất nên đòi hỏi phải có hợp tác lao động đơn vị với 25 Mỗi người đơn vị, công ty làm công việc giống khác để hoàn thành mục tiêu chung tổ dịch vụ, sản xuất, kỹ thuật…nên bố trí sử dụng nhân Nhà quản trị cần vào: • Căn vào chức năng, nhiệm vụ Cơng ty; • Căn vào tính chất nghiệp vụ đơn vị; • Căn vào biên chế lực nhân sự… Trong trình bố trí sử dụng nhân Nhà quản trị cần: Cần bố trí cho nhân viên nơi làm việc thích hợp với họ phù hợp với nhu cầu nhân tổ chức Bố trí phương tiện, điều kiện làm việc đầy đủ để tạo thuận lợi cho người lao động thực tốt chức danh, nhiệm vụ giao; đối xử bình đẳng với nhân viên; Tạo môi trường thuận lợi cho họ phấn đấu vươn lên cơng việc có khả thăng tiến thuận lợi 2.2.4 Đãi ngộ nhân a Chế độ tiền lương Chế độ đãi ngộ nhân đánh giá chủ yếu qua tiền lương thu nhập cho người lao động Chế độ tiền lương động lực quan trọng thúc đẩy suất, hiệu lao động Nhận thức điều này, Công ty Cổ phần Than Hà Tu đưa quy chế trả lương sau: - Lương người lao động quy định hệ thống thang bảng lương công ty khoản phụ cấp cho vị trí cơng việc; - Lương vào kết thi tay nghề, trình độ, lực nhân viên, vị trí, chức danh công việc để đánh giá, áp dụng theo hệ số ngạch, bậc cho nhân viên đó… b Chế độ bảo hiểm xã hội Công ty thực chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định như: Chợ cấp ốm đau, chế độ thai sản, trợ cấp tai nạn lao động bệnh nghề nghiệp, chế độ hưu,…Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp… c Các chế độ phúc lợi khác Các chế độ thăm hỏi lao động lúc ốm đau, việc hiếu hỷ, tổ chức thi đấu thể thao, văn nghệ, tổ chức tham ngoan, du lịch…luôn Công ty quan tâm hết mức Đây xem yếu tố quan trọng giúp người lao động yên tâm 26 cơng tác phấn đấu hồn thành nhiệm vụ kinh doanh CƠng ty Trước cơng việc giao, chánh văn phòng cần thu thập thơng tin để giúp cho lãnh đạo có định đánh giá mực trung thực cơng với thành tích mà nhân đạt được, động viên khuyến khích kịp thời Căn vào đưa mức thưởng nhân hoàn thành xuất sắc hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, đồng thời rút tồn yéu để họ tiếp thu rút kinh nghiệm làm tốt 2.2.5 Kiểm tra, đánh giá nhân Kiểm tra đánh giá nhân thực chất việc đánh giá lực thực công việc nhân Trong Công ty Cổ phần Than Hà Tu việc kiểm tra, đánh giá nhân đánh giá có hệ thống thức tình hình thực cơng việc nhân viên Chánh văn phòng có quyền kiểm tra, đánh giá đội ngũ nhân văn phòng Cơng ty qua nội dung sau: - Kiểm tra, đánh giá trình độ chun mơn - Kiểm tra, đánh giá kỹ nghề nghiệp - Kiểm tra, đánh giá ý thức, sức khỏe, đạo đức Việc đánh giá nhân Công ty sử dụng phương pháp đánh giá sau: Phương pháp đánh giá bảng điểm đồ thị, phương pháp xếp hạng luân phiên, phương pháp so sánh cặp, phương pháp đánh quan sát hành vi Trên sở nội dung định biên nhân Chánh văn phòng phải thường xuyên tiến hành kiểm tra nội dung, vấn đề đề cập Nội dung mà Chánh văn phòng phát sai sót sở để thay đổi điều chỉnh nhằm hướng tới kết cuối chất lượng suất rút ngắn thời hạn công việc Kiểm tra, đánh giá lực thực cơng việc nhân giúp cho Cơng ty có sở dự báo nhân tương lai, từ có kế hoạch bồi dưỡng, đào tạo, phát triển nguồn nhân 27 2.3 Mối quan hệ công tác 2.3.1 Phân loại mối quan hệ Các mối quan hệ phận công ty đa dạng, bao hàm nhiều đối tượng khác nhau, Giám đốc đến công, nhân viên nhiều phận khác Công ty phong phú Trong có: - Mối quan hệ mang tính nội Cơng ty có liên quan đến phận từ Giám đốc - Phó giám đốc đến phòng ban - Các mối quan hệ với khách hàng bao gồm khách hàng thường xuyên khách hàng tiềm - Các quan hệ mang tính nghề nghiệp, liên quan đến đơn vị với đơn vị khác * Mối quan hệ theo công việc: Mối quan hệ xác lập dựa chức nhiệm vụ cấp, phận mà có tác động qua lại trực tiếp gián tiếp Trong phận có mảng cơng việc có liên quan đến kết nối với phận cơng việc có liên quan đến nhau, phối hợp trợ giúp thực nhiệm vụ * Mối quan hệ theo phận: Các cơng việc phận hồn tồn độc lập, phận đảm trách công việc riêng, phân công đạo thực nhà quản trị cấp Mệnh lệnh truyền trực tiếp tới thành viên Mối quan hệ mối quan hệ trực tuyến, người quản trị cấp cao có quyền đạo thực trực tiếp không thông qua khâu trung gian * Mối quan hệ theo cấp quản trị: Hệ thống thứ bậc quản trị biểu hiện: Cơng ty có Giám đốc cấp quản trị cao nhất, tiếp phó giám đốc, xuống phòng ban cuối đơn vị thành viên Mỗi cấp biểu diễn vị trí, trách nhiệm quyền hạn khác Các mối quan hệ mang tính lệ thuộc cấp cấp trên, khơng có tác động qua lại mà tuân thủ, phục tùng Các mệnh lệnh truyền xuống từ Giám đốc tới cấp theo chiều dọc cấp phải chấp hành * Mối quan hệ theo quyền hạn: Gắn với phận nhiệm vụ 28 quyền hạn cụ thể Trong đó, phận có quyền thực công việc đặt theo yêu cầu Nhà quản trị cấp cao yêu cầu kế hoạch đặt Mối quan hệ ghép nối chung quyền lực phận để phối hợp đạo thực công việc 2.3.2 Mối quan hệ công tác phận Công ty Cổ phần than Hà Tu – Vinacomin Các mối quan hệ phận Công ty chủ yếu xây dựng sở văn phòng khâu chung gian việc giải công việc phát sinh liên quan đến lĩnh vực tổ chức cán bộ, chế độ sách, thi đua khen thưởng cơng tác hành quản trị phận phòng ban Cơng ty, văn phòng phối hợp với phận để xử lý Ở mối quan hệ chủ yếu như: * Phối hợp với phòng kế hoạch tiêu thụ: Phòng tổ chức hành nhận phương án tình hình sản xuất thơng qua phiếu đặt hàng phòng Kế hoạch tiêu thụ cung cấp để tính tốn quỹ tiền lương thưởng, kế hoạch lao động đề xuất với Giám đốc Đồng thời, phòng thơng báo kịp thời thay đổi tiền lương thưởng để phòng kế hoạch có sở tính lại giá thành sản phẩm *Phối hợp với phòng kỹ thuật: để giải kiến nghị xí nghiệp lực lượng lao động sở số liệu đê xác định mức suất lao động thiết bị, tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm, nâng cấp nâng bậc cho công nhân sản xuất tổ chức lớp bồi dưỡng kỹ thuật chuyên môn, tay nghề công nhân cần thiết * Phối hợp với Phòng đầu tư – xây dựng: Đánh giá lập dự thảo chi phí thực kế hoạch xây dựng, sửa chữa quan văn phòng, nhà kho, đường xá, vệ sinh cơng cộng số cơng việc khác Ngồi kết hợp với phận khác để thực phòng tài kế tốn để mua sắm thiết bị, xí nghiệp điện để lắp ráp, sửa chứa thiết bị * Phối hợp với phòng KCS (kiểm tra chất lượng sản phẩm): Cùng với phòng KCS, phòng Tổ chức hành điều chỉnh quỹ tiền lương, thưởng cho đơn vị dựa tình hình thực chất lượng sản phẩm khiếu nại 29 khách hàng trình báo cho Giám đốc để duyệt, Giám đốc duyệt định cuối Đồng thời dựa sở yếu tố để xếp loại lao động cho cán công nhân viên Cơng ty Trách nhiệm phòng mối quan hệ vừa mang tính trực tiếp vừa gián tiếp, trực tiếp đánh giá chất lượng sản phẩm gián tiếp thay mặt phòng KCS để trình báo lên Giám đốc * Phối hợp với phòng kế tốn thống kê: Phòng Tổ chức hành phối hợp với phòng Kế tốn thống kê để tốn quỹ lương thưởng khoản thu nhập khác phòng, tồn Cơng ty * Phối hợp với phòng bảo vệ quân sự: Kết hợp với phòng Bảo vệ quân trì kỹ thuật lao động lập kế hoạch bảo vệ Công ty Việc lập kế hoạch bảo vệ này, văn phòng phối hợp chặt chẽ với phòng Bảo vệ để xây dựng kế hoạch cho an toàn gồm kế hoạch bảo vệ sản xuất, bảo vệ phận hành gián tiếp, … Ngồi phối hợp với đơn vị để theo dõi quản lý tình hình hoạt động cơng nhân kí kết hợp đồng, chế độ sách sức khỏe cơng nhân xí nghiệp từ có sách, chế độ phù hợp trình duyệt lên Giám đốc, Giám đốc người xem xét, định Như máy văn phòng có kết nối với hầu hết phận đơn vị Từ phòng ban gián tiếp tới lãnh đạo 30 Chương GIẢI PHÁP NẦNG CAO VÀ HOÀN THIỆN TỔ CHỨC BỘ MÁY PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU – VINACOMIN 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm: Công ty cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin trang bị thiết bị văn phòng đầy đủ, thực theo quy trình ISO 9001:2008 Lãnh đạo phòng thường xuyên quan tâm nhắc nhở việc thực hiện, quy định Nhà nước, quan công tác công văn giấy tờ Công tác tổ chức máy văn phòng hồn thiện phục vụ tốt công việc công ty Đội ngũ cán Quản lý có đầy đủ kiến thức, kinh nghiệm để lãnh đạo, đạo công ty cách vững vàng, chất lượng Chính sách đãi ngộ cơng ty nhân viên tương đối tốt Cán chuyên trách cơng tác văn phòng thực tốt đạo giám đốc, tham mưu cho giám đốc lĩnh vực quản lý Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán làm công tác văn thư, lưu trữ đẩy mạnh - Cơ sở vật chất kinh phí đầu tư cho cơng tác tổ chức văn phòng đầu tư đáng kể để đảm bảo văn phòng hoạt động tốt Đạt kết quan tâm lãnh đạo cố gắng nỗ lực người trực tiếp làm cơng tổ chức văn phòng ln có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với cơng việc phân công 3.1.2 Nhược điểm Bên cạnh mặt đạt được, tác động yếu tố khách quan chủ quan nên số mặt hạn chế : - Công tác tổ chức máy văn phòng chưa thực quan tâm trọng, cách xếp lao động văn phòng chưa hợp lý hiệu chưa cao - Nhân viên tinh giảm tối đa làm cho việc bố trí nhân lực thường có chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, tính chun mơn hố chưa cao, 31 nhiều vụ hành chính, chưa sát vào phục vụ sản xuất, khả thích ứng linh hoạt với tình xảy Công ty tác động môi trường bên ngồi chưa cao - Trình độ chun mơn cán bộ, nhân viên chưa đồng đều, - Hiện đại hố trang thiết bị văn phòng chưa đầu tư mức chỗ 3.2 Đề xuất giải pháp 3.2.1 Về việc thiết lập cấu - Trong tiến trình đại hóa cơng ty cổ Than Hà Tu với bề dày lịch sử cần phải thay đổi cấu tổ chức để bắt nhịp với xu - Cần tạo lập mơ hình tổ chức phù hợp luật pháp, đặc điểm môi trường tập quán kinh doanh, đáp ứng mơ hình u cầu quản lý cơng ty theo thông lệ chuẩn mực quốc tế để tăng lực cạnh tranh, nâng cao chất lượng uy tín cho công ty - Tăng cường công tác kiểm tra nhằm kiểm tra, đánh giá thúc đẩy hoạt động văn phòng, từ rút kinh nghiệm để hồn thiện máy văn phòng cơng ty Tuỳ theo cấp quản lý mà cấp áp dụng phương pháp kiểm tra riêng Kết kiểm tra cho phép nhà lãnh đạo, quản lý đánh giá mặt hình thức, mức độ hiệu quả, nguyên nhân thành công khuyết điểm công việc từ đưa biện pháp loại bỏ tồn - Tăng cường biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty - Tăng cường biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty biện pháp cần thiết đảm bảo hoạt động diễn theo kế hoạch, đạo lãnh đạo - Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế truyền đạt kịp thời, xác - Thủ tục áp dụng trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng 3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán văn phòng Để nâng cao hiệu hoạt động văn phòng kiện tồn máy văn 32 phòng, việc đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán quản lý, nhân viên văn phòng cần quan tâm mức nhằm xây dựng đội ngũ cán bộ, nhân viên có trình độ có đạo đức Đối với cán chuyên môn đào tạo lại nhằm mở rộng kiến thức trình độ chun mơn, nâng cao trình độ hiểu biết trình độ học vấn - Nâng cao nhận thức họ việc học tập nâng cao trình độ, xác định yêu cầu thực tế cá nhân - Ngoài ra, nên thực số sách ưu đãi cơng nhân có tay nghề cao, tạo điều kiện cho em họ vào làm việc công ty nhằm xây dựng phát triển lực lượng “công nhân truyền thống” cho công ty - Xây dựng nội quy, quy chế theo nội dung pháp luật quy định theo tính chất cá biệt doanh nghiệp Để đảm bảo việc thực tốt nội dung nội quy, quy chế hoạt động phòng hành tổ chức cơng ty, Ban giám đốc nhà quản lý cần kết hợp với tổ chức khác tổ chức Đảng, Công đoàn, Hội liên, Hội phụ nữ tuyên truyền, giáo dục nội quy, quy chế hoạt động, đôn đốc nhắc nhở việc thực nội quy, quy chế Ngoài ra, thực việc động viên, khen thưởng, biểu dương người thực tốt nội quy, quy chế người có thành tích tốt cơng tác Đây tác động tích cực nhằm thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc tích cực 3.2.3.Về Trang thiết bị văn phòng Để văn phòng hoạt động hiệu việc lập kế hoạch đầu tư thêm trang thiết bị đại, cải tiến môi trường làm việc hướng tới nâng cao hiệu hoạt động văn phòng phận khác doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu: + Phương tiện làm việc phải thích hợp với loại cơng việc, sử dụng cách có hiệu để góp phần giảm bớt cơng việc nặng nhọc Công ty + Xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, có khả phát triển lực cá nhân Đáp ứng yêu cầu phương tiện làm việc bố trí theo trật tự lơgích, sử dụng máy móc hay cơng cụ để thay công việc tay chân 33 tốn thời gian, ý yếu tố môi trường tác động đến tâm lý nhân viên + Luôn không ngừng đổi đại hố thiết bị văn phòng, thay kịp thời thiết bị lạc hậu 2.2.4 Phân định chức năng, nhiệm vụ, mối quan hệ công việc 2.2.4.1 Phân định chức năng, nhiệm vụ Phân phối cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ; giao quyền hạn định số lượng cán bộ, nhân viên cần thiết cho phận Xây dựng ban hành điều lệ, quy định, quy chế hoạt động, xây dựng môi trường làm việc (nề nếp, tác phong làm việc) 2.2.4.2 Mối quan hệ cơng việc Ngồi quan hệ điều kiện - phục tùng, Văn phòng có mối quan hệ thiếu quan hệ phối hợp – cộng tác, quan hệ theo chiều ngang phòng với phòng chức khác như: phòng Kế tốn thống kê, phòng Kế hoạch, Vật tư kỹ thuật mỏ, Các phòng có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng tổ chức việc cụ thể hố hướng dẫn cấp (các phân xưởng sản xuất) thực định Giám đốc Các nhân viên phòng trưởng phòng phối hợp chung, hỗ trợ cơng việc mang tính vụ hành Tạo mối liên kết chặt chẽ, mật thiết quan hệ công việc quan hệ xã hội nội công ty, làm tăng hiệu hoạt động phòng, thúc đẩy sản xuất kinh doanh 34 KẾT LUẬN Trong công công nghiệp hoá đại hoá đất nước nay, khoa học kỹ thuật, công nghệ phát triển vượt bậc giúp giảm bớt sức lao động người Như nghĩa người khơng chỗ đứng hoạt động sản xuất kinh doanh Ngược lại người ngày có ý nghĩa to lớn khơng thể thiếu thành công hoạt động này, khơng có người cho dù máy móc có đại đến đâu trở thành đống sắt vơ tri vơ giác Vì vậy, việc Tổ chức máy văn phòng ngày trở thành vấn đề quan trọng có ý nghĩa lớn tổ chức Đây cơng tác đem lại nhiều lợi ích to lớn, vấn đề mà nhiều nhà quản lý nước ngày lưu tâm Vấn đề đặt nhà quản lý, đặc biệt quản lý lao động phải ln ln cập nhập ngày hồn thiện sách đãi ngộ người lao động Để khẳng định thêm vai trò to lớn yếu tố người nghiệp phát triển kinh tế ngày nay, phải quan tâm đến vấn đề tạo điều kiện cho người phát triển cách toàn diện thể chất lẫn tinh thần, nhằm khuyến khích họ đóng góp sức lực quý giá vào phát triển chung toàn xã hội Trong điều kiện nước ta vấn đề quan trọng hơn, đặc biệt sách đãi ngộ lao động phải thưc cách cơng bằng, hợp lý Điều phát huy lực người lao động vào làm việc cho tổ chức, đóng góp cơng sức xây dựng tổ chức, xây dựng đất nước ngày phát triển Bài tiểu luận thực thời gian ngắn, ko thể tránh khỏi sai sót, em hy vọng góp phần nhỏ vào việc hồn thiện máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu – vinacomin 35 Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Than Hà Tu -Vinacomin 36 Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Công ty cổ phần Than Hà Tu -Vinacomin Chánh văn phòng Phó văn phòng phụ trách cơng nghệ thông tin giám sát Nhân viên công nghệ thông tin Nhân viên giám sát ca (3 người) Đội xe văn phòng Phó chánh văn phòng phụ trách chun mơn quản trị văn phòng Nhân viên văn thư (2 người) Nhân viên lưu trữ Nhân viên lễ tân, photo, máy fax Tạp vụ (5 người) Công nhân 37 điện nước ( người) Đội trưởng Nhân viên kinh tế ( ... trò hồn thiện máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin Phương pháp nghiên cứu Để Khảo sát đánh giá thực trạng cơng tác tổ chức máy văn phòng Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin ... chức máy văn phòng Cơng ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THAN HÀ TU - VINACOMIN 1.1 Khái quát Công ty Cổ phần Than Hà Tu – Vinacomin. .. Nghành, Trung ương Địa phương 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Công ty Cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin a, Chức Công ty Cổ phần Than Hà Tu - Vinacomin Công ty cổ phần than Hà Tu