Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Mục đích nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 5. Kết cấu đề tài 2 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP VIỆT NAM. 3 1.1 Lịch sử hình thành của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 3 1.1.1 Giới thiệu chung về công ty 3 1.1.2 Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 3 1.2. Cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 4 1.3. Chức năng nhiệm vụ của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 5 1.4. Khái niệm về văn phòng. 6 1.4.1. chức năng nhiệm vụ của văn phòng trong doanh nghiệp 7 1.5. Tổ chức bộ máy văn phòng. 10 1.5.1. Những hình thức tổ chức bộ máy văn phòng trong doanh nghiệp 10 TIỂU KẾT 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG. 12 2.1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của lãnh đạo trong cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng. 12 2.2. Khái quát về bộ máy phòng Hành chính nhân sự của Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng. 14 2.2.1. Chức năng 14 2.2.2. Nhiệm vụ 14 2.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Hành chính tổ chức 15 TIỂU KẾT 18 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU 19 TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG. 19 3.1. Nhận xét đánh giá chung về thực trạng công tác tổ chức bộ máy văn phòng tại Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng. 19 3.1.1. Ưu điểm 19 3.1.2. Nhược điểm 19 3.1.3. Nguyên nhân 20 3.2. Đưa ra các giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng. 20 TIỂU KẾT 27 KẾT LUẬN 28
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận q trình khảo sát thu thập thơng tin em nhận hướng dẫn từ thầy giáo khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Ban lãnh đạo, anh chị em đồng nghiệp Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng tạo điều kiện, tận tình hướng dẫn cung cấp cho em thông tin cần thiết để em hồn thành tiểu luận Tuy nhiên,do thời gian có hạn nên tiểu luận em khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Vì vậy, em mong nhận bảo, ý kiến nhận xét thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài “ Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức máy văn phòng Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng” cơng trình em tìm hiểu nghiên cứu soạn thảo Em khơng chép từ viết cơng bố mà khơng trích dẫn nguồn gốc Nếu có sai phạm em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 09 tháng 09 năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài 2.Mục đích nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Kết cấu đề tài .2 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành Cơng ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 1.1.1 Giới thiệu chung công ty 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển công ty 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 1.3 Chức nhiệm vụ Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 1.4 Khái niệm văn phòng 1.4.1 chức nhiệm vụ văn phòng doanh nghiệp 1.5 Tổ chức máy văn phòng 10 1.5.1 Những hình thức tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp 10 TIỂU KẾT 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG 12 2.1 Chức nhiệm vụ quyền hạn lãnh đạo cấu tổ chức Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 12 2.2 Khái qt máy phòng Hành nhân Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 14 2.2.1 Chức 14 2.2.2 Nhiệm vụ 14 2.2.3 Cơ cấu tổ chức máy phòng Hành tổ chức 15 TIỂU KẾT 18 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU 19 TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHƠM VIỆT DŨNG 19 3.1 Nhận xét đánh giá chung thực trạng cơng tác tổ chức máy văn phòng Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 19 3.1.1 Ưu điểm .19 3.1.2 Nhược điểm .19 3.1.3 Nguyên nhân .20 3.2 Đưa giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy văn phòng 20 TIỂU KẾT 27 KẾT LUẬN 28 PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Môi trường kinh doanh đại với áp lực cạnh tranh ngày gia tăng buộc doanh nghiệp tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, tốt đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp cần phải nỗ lực hồn thiện cơng tác quản lý để sử dụng hiệu nguồn nhân lực quy trình sản xuất, kinh doanh đặc biệt quan trọng tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp nhằm đảm bảo yêu cầu chung doanh nghiệp, cơng tác văn phòng q trình xem xét cách có hệ thống nhu cầu nguồn nhân lực, công tác liên quan đến tham mư tổng hợp hỗ trợ cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp để vạch kế hoạch làm để đảm bảo mục tiêu “đúng người, việc, nó, lúc “ Chính người làm việc công ty phát triển góp phần xây dựng kinh tế đất nước để thấy tổ chức máy văn phòng khoa học đặc biệt quan trọng việc phát triển cơng ty vai trò nhà quản trị văn phòng việc hoạch định cơng việc chung cơng ty có ý nghĩa to lớn Sau thời gian học tập nghiên cứu chuyên ngành văn phòng khảo sát Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng cho em thấy vai trò quan trọng hoạt động Hành văn phòng công tác quản lý Công tác tổ chức máy văn phòng cơng ty vơ quan trọng để máy vào hoạt động cách hiệu mang lại lợi ích lớn cho doanh nghiệp Chính em chọn đề tài “ Khảo sát đánh giá thực trạng công tác tổ chức máy văn phòng Cơng ty cổ phần Nhôm Việt Dũng” để làm đề tài nghiên cứu tầm quan trọng máy văn phòng việc tổ chức máy văn phòng doanh nghiệp 2.Mục đích nghiên cứu Nghiên cứu tổ chức máy văn phòng Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng Nghiên cứu nhằm tìm hiểu thêm cơng tác tổ chức máy văn phòng Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng Tìm hiểu số vấn đề tổ chức hoạt động văn phòng cơng ty để thấy văn phòng có vai trò quan trọng tổ chức doanh nghiệp Phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động văn phòng Công ty cổ phần Nhôm VIệt Dũng, để thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải pháp công ty Đối tượng nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng Phạm vi nghiên cứu: Thực trạng công tác tổ chức máy văn phòng Cơng ty cổ phần Nhôm Việt Dũng Phương pháp nghiên cứu Trong đề tài nghiên cứu này, em sử dụng phương pháp nghiên cứu như: Phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu; phương pháp thống kê - so sánh; phân tích Kết cấu đề tài Ngồi phần mở đầu, kết nội dung đề tài gồm có chương: Chương 1: Khái quát chung tổ chức hoạt động Công ty Nhôm Việt Dũng tổ chức hoạt động doanh nghiệp Việt Nam Chương 2: Thực trạng cơng tác tổ chức máy văn phòng Cơng ty cổ phần Nhôm Việt Dũng Chương 3: Đánh giá giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy văn phòng Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT DŨNG VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 1.1.1 Giới thiệu chung công ty Tên công ty: Công ty cổ phần Nhơm Việt Dũng Địa chỉ: Tòa nhà 2D, lô A15/D11 Khu đô thị Cầu Giấy, phường Dịch Vọng Hậu, quận Cầu Giấy, thành phố Hà Nội Trụ sở 2: Nhà máy thành phố Hồ Chí Minh Địa chỉ: Lô C4-7, đường D4 KCN Tân Phú Trung, huyện Củ Chi, TP HCM Điện thoại: 04 37649666 Fax 04 38374020 Lực lượng lao động: Tổng số cán công nhân viên Công ty: 500 người Cán quản lý kỹ thuật: 180 người Công nhân kỹ thuật loại: 320 người 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển công ty Ngày 28/7/2001 công ty TNHH Cơ kim khí Việt Dũng thức đời với ngành nghề kinh doanh như: Sản xuất máy móc khí; Bn bán vật tư kim khí tư liệu sản xuất Công ty chủ yếu cung cấp loại máy ép gạch, phụ kiện xe máy, ô tô… Sau thời gian tham gia vào lĩnh vực sản xuất, Ban lãnh đạo công ty nhận thấy lĩnh vực sản xuất vật liệu ngành xây dựng nhiều tiềm nên mở hướng lựa chọn loại sản phẩm phù hợp với quy mô đầu tư Qua nhiều chuyến công tác nước ngồi năm thăm dò thị trường, nghiên cứu loại sản phẩm, tháng 10/2006 sản phẩm Tấm ốp nhôm nhựa phức hợp với thương hiệu ALCOREST cơng ty sản xuất thức đưa thị trường Năm 2005, thành lập Công ty TNHH Sản xuất & Thương mại tổng hợp Việt Dũng Cũng từ đây, công ty tiếp tục nghiên cứu, chế thử thành công Tấm trần nhôm định đưa vào sản xuất hàng loạt Đến nay, hai loại sản phẩm tiếp tục khẳng định vị hàng đầu thị trường Thương hiệu Tấm ốp nhơm nhựa phức hợp Tấm trần nhôm Alcorest trở nên quen thuộc nhà thi công, kiến trúc sư lựa chọn hàng đầu chủ đầu tư Ngày 1/1/2011, Công ty TNHH sản xuất thương mại tổng hợp Việt Dũng chuyển đổi thành Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng với tổng số nhân công lên tới gần 400 người, sản xuất xuất ốp nhôm nhựa, trần nhôm sử dụng cơng trình xây dựng, trang trí nội ngoại thất… Với đội ngũ cán quản lý chuyên nghiệp, trẻ, động, sáng tạo, công nhân lao động lành nghề, nhiệt thành với công việc, công ty đáp ứng u cầu từ phía khách hàng mặt: chất lượng, thời gian giao hàng, tiêu chuẩn kỹ thuật, kích cỡ, mẫu mã dịch vụ tốt mang lại cho khách hàng hài lòng Hiện sản phẩm Nhơm Việt Dũng sử dụng rộng khắp ba miền Bắc, Trung, Nam với 40 đại lý Không dừng lại thị trường nước, sản phẩm thương hiệu ALCOREST vươn thị trường quốc tế Hiện tại, chúng tơi có bạn hàng đến từ quốc gia lớn giới như: Australia, Thổ Nhỹ Kỳ, Đài Loan, Hàn Quốc, Cộng hòa Séc … Trải qua gần 15 năm hình thành, xây dựng trưởng thành, Công ty Cổ phần Nhôm Việt Dũng từ khởi nghiệp bước lớn mạnh khẳng định vị thị trường ngồi nước 1.2 Cơ cấu tổ chức Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng Về cấu tổ chức: Công ty cổ phần Nhơm Việt Dũng gồm có 500 cơng nhân viên đội ngũ cán quản lý gồm có 39 đồng chí, đội ngũ nhân viên quản lí có tổng cộng 141 cán Còn lại 320 công nhân đảm nhận nhiệm vụ chuyên sản xuất nhà máy công ty công nhân đắc lực tạo nên sản phẩm để bán thị trường Sơ đồ cấu tổ chức: Chủ tịch hội đồng quản trị Kiêm Tổng giám đốc TP Hành nhân Phòng hành Phòng nhân TP Mua hàng Mặt hàng nội địa Mặt hàng quốc tế TP.Kế toán TP Dự án Kế toán nội Kỹ sư Kế tốn thuế TP Kinh doanh Phòng maketting P Kinh doanh 1.3 Chức nhiệm vụ Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng Chuyên sản xuất phân phối nhôm nhựa phức hợp ALCOREST ( nguyên vật liệu cơng trình xây dựng) Cơng ty thành lập để huy động sử dụng vốn phục vụ sản xuất, kinh doanh có hiệu cao, tạo công ăn việc làm cho người lao động, tăng lợi tức cho cổ đơng khơng ngừng đóng góp cho ngân sách Nhà nước theo luật định, phát triển công ty ngày vững mạnh, lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh công ty Chức năng, nhiệm vụ chủ yếu Công ty Cổ phần Nhôm Việt dung sản xuất ốp nhôm nhựa phức hợp chuyên cung cấp cho công trình xây dựng lớn Căn vào giấy phép đăng ký kinh doanh, Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng hoạt động lĩnh vực như: + Xây dựng cơng trình hạ tầng kỹ thuật; + Lập dự án, quản lý dự án đầu tư xây dựng; + Thi cơng xây dựng cơng trình cơng cộng, nhà ở, cơng trình cơng nghiệp, giao thơng, thủy lợi; P Kinh doanh + Thiết kế cơng trình cầu, cơng trình đường bộ; + Giám sát thi cơng cơng trình xây dựng, cơng trình đường bộ, lĩnh vực xây dựng hồn thiện; + Cho th máy móc thiết bị đồ dùng hữu hình khác; + Bán bn máy móc thiết bị phụ tùng máy khai khống, xây dựng; + Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng; + Nhà hàng, dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động 1.4 Khái niệm văn phòng Có nhiều cách hiểu khác văn phòng, thơng thường người ta cho rằng: văn phòng nơi làm việc giấy tờ, đâu có giao dịch cơng văn giấy tờ văn phòng Đó cách nhìn nghiệp vụ đơn lẻ việc: soạn thảo văn bản, đóng dấu, chuyển nhận công văn, đánh máy, in ấn… Trong nhiều năm qua, khái niệm “văn phòng” sử dụng rộng rãi giới nghiên cứu thực tiễn quản lý đời thường Khi nói đến văn phòng, mường tượng nhiều yếu tố liên quan đến nó, từ nơi làm việc khang trang hay sập xệ với đủ thứ hồ sơ, giấy tờ, tới cô thư ký, trẻ trung hay có tuổi, xinh đẹp hay tạm tạm ưa nhìn Sự xâm nhập khái niệm vào đời sống mạnh mẽ qua lại trục phố sầm uất bắt gặp hàng loạt từ cụm từ liên quan tới văn phòng như: cơm văn phòng, thời trang văn phòng, văn phòng cho thuê, văn phòng trọn gói, tuyển nhân viên văn phòng, tòa nhà văn phòng,… Vì thế, xét góc độ ngơn từ biểu tượng quan niệm cộng đồng, khái niệm “văn phòng” gắn liền với hình ảnh nơi làm việc Văn phòng loại hoạt động tổ chức Hoạt động thường hiểu gắn liền với công tác văn thư thu nhận, bảo quản, lưu trữ thông tin Một cách chung nhất, hiểu: Văn phòng máy điều hành tổng hợp quan, tổ chức; nơi thu thập, xử lý cung cấp thông tin cho hoạt dộng quản lý; nơi chăm lo lĩnh Tham mưu đạo việc thực nội quy, quy chế công ty, biên tập quản lý văn bản, giấy tờ Ngồi cơng ty có phận văn thư sổ sách, phận bảo vệ phận phục vụ đội ngũ công ty 2.2 Khái quát máy phòng Hành nhân Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng 2.2.1 Chức Văn phòng cơng ty có chức tham mưu, giúp việc Tổng Giám đốc, Hội đồng quản trị Tổng công ty công tác hành chính, văn thư, lưu trữ; tổng hợp, theo dõi đánh giá thực công việc, quản lý hệ thống chất lượng (ISO); công tác quản trị quan công ty; công tác y tế; công tác quan hệ cộng đồng; thông tin, tuyên truyền, giáo dục truyền thống, văn hố doanh nghiệp; cơng tác thi đua khen thưởng Tổng công ty; quản lý ứng dụng công nghệ thơng tin; cơng tác quốc phòng, an ninh, tự vệ công ty Tham gia việc hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ việc sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, tuyển dụng nguồn nhân lực phù hợp vào vị trí phòng ban.Tổ chức phối hợp với đơn vị thực công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực nhằm nâng cao trình độ nhận thức kỹ cho người lao động Tổ chức giám sát sách thực sách công ty theo quy định nội quy công ty Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp nhằm khuyến khích động viên cán nhân viên làm việc.Nguyên cứu soạn thảo quy định để trình duyệt áp dụng cơng ty.Xây dựng cấu tổ chức tồn cơng ty Thực cung cấp dịch vụ để hoàn chỉnh hoạt động kinh doanh công ty Đảm bảo điều kiện tối ưu để hoạt động sản xuất kinh doanh công ty thực thông suốt 2.2.2 Nhiệm vụ - Làm đầu mối tiếp nhận tài liệu, văn bản, thông tin, thông báo, lịch làm việc, ấn phẩm báo chí … quan quản lý nhà nước, địa phương, 14 đơn vị gửi đến công ty để báo cáo Lãnh đạo công ty xem xét, giải quyết; - Điều phối việc xử lý văn bản, tài liệu quản lý lưu trữ hồ sơ tài liệu công văn - đến công ty Ký, cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán nhân viên công ty; quản lý sử dụng dấu quy định, thực nguyên tắc bảo mật văn bản, tài liệu thông tin theo quy định; - Tổ chức quản lý hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ công ty đơn vị trực thuộc theo quy định pháp luật quy chế, qui định công ty Chịu trách nhiệm thể thức pháp lý văn hành cơng ty; hướng dẫn, kiểm tra việc thực công tác bảo mật cơng ty; - Bố trí địa điểm chuẩn bị điều kiện để phục vụ họp, hội nghị, hội thảo định kỳ đột xuất theo yêu cầu đặt lãnh đạo công ty; - Thực nhiệm vụ thư ký tổng hợp việc chủ trì xây dựng chương trình, chuẩn bị tài liệu, tham gia làm việc, ghi chép theo dõi, đôn đốc thực ý kiến kết luận Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc họp, chương trình cơng tác; - Rà sốt, kiểm tra hình thức, nội dung dự thảo văn trình Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc; - Làm đầu mối tiếp khách công tác lễ tân, tổ chức phục vụ họp, hội nghị, hội thảo … công ty tổ chức - Phối hợp với đơn vị chuyên môn tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thư ký tổng hợp, ISO tồn cơng ty Tham mưu cho cơng ty công tác quản lý hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 chủ trì thực việc đánh giá nội công ty 2.2.3 Cơ cấu tổ chức máy phòng Hành tổ chức Cơ cấu tổ chức máy văn phòng: đảm bảo u tố phòng Hành tổ chức về: Tính tinh gọn: Với số lượng cấp phận chức phòng Hành tổ chức tạo điều kiện cho trưởng phòng sâu, sát việc quản lý điều hành nhân viên, tiết kiệm chi phí, tạo điều 15 kiện cho nhân viên làm việc hiệu Tính hiệu lực: Với cấu tổ chức trực tuyến - chức đảm bảo tuân thủ nguyên tắc thủ trưởng tạo thống mệnh lệnh, trách nhiệm rõ ràng tổ chưc Tính linh hoạt: Phòng hành tổ chức với cấu tổ chức linh hoạt nắm bắt ứng phó kịp thời trước diễn biến thị trường với thay đổi yếu tố trị, xã hội, thực tốt chức tham mưu cho Ban giám đốc hoạt động quản lý điều hành công ty Sơ đồ cấu tổ chức phòng hành nhân sự: Trưởng phòng Hành nhân Bộ phận hành Nhân viên văn thư, lễ tân Phụ trách phận ISO Bộ phận nhân Chế độ bảo hiểm Lái xe, tạp vụ, bảo vệ Chính sách đào tạo bồi dưỡng nhân Tuyển dụng Trưởng phòng Tổ chức Hành chính: người chịu trách nhiệm đạo chung toàn hoạt động phòng Cơ cấu tổ chức phòng hành tổ chức phân công cách khoa học nguồn nhân lực cho phòng phân cơng cách hiệu tổng cộng phòng hành tổ chức gồm có 18 người: có 03 người chịu trách nhiệm trưởng phòng hai phó 16 phòng chịu trách nhiệm quản lý hai phận hành nhân lại 15 chuyên viên nhân viên chịu phân cơng trưởng phó phòng Phó phòng hành giúp trương phòng giải công việc mảng văn thư lưu trữ, phát triển kế hoạch ứng dụng tiêu chuẩn ISO vào công tác văn phòng cơng ty, quản lý đội lái xe, bảo vệ tạp vụ, lế tân khánh teiets cơng ty Phó phòng nhân chịu trách nhiệm quản lý giải chế độ bảo hiểm, chế độ khen thưởng, sách đào tạo tuyển dụng công nhân viên cho công ty cách khoa học hiệu Khi xây dựng máy văn phòng, lãnh đạo cơng ty trọng đến việc thiết lập mối quan hệ tổ chức phòng, ban tồn cơng ty nói chung, phận phòng Hành tổ chức nói riêng Trưởng phòng Hành tổ chức định quản lý, điều hành thông qua hình thức định, mệnh lệnh, thơng báo Căn thị, định, kế hoạch Ban giám đốc, Giám đốc, dựa quyền hạn trách nhiệm điều kiển nhân viên triển khai thực Đây đặc trưng quan hệ điều kiển - phục tùng, quan hệ chủ yếu nhất, quan hệ theo chiều dọc hệ thống tổ chức máy quan, doanh nghiệp Việt Nam Bố trí phòng làm việc : Do sở vật chất chưa đầu tư theo hệ thống đại, diện tích hạn hẹp việc tổ chức bố trí phòng ban bị hạn chế, bó hẹp: phòng làm việc diện tích nhỏ, khó áp dụng biện pháp kỹ thuật không gian, ánh sáng để tạo mơi trường làm việc kích thích suất lao động Ngoài ra, chưa nắm rõ nguyên tắc tổ chức, bố trí khoa học phòng làm việc, nên xếp vi phạm nguyên tắc tương quan phận nguyên tắc luồng cơng việc Với cách bố trí này, cán bộ, nhân viên nhiều thời gian cho việc di chuyển theo luồng làm việc Hiện đại hoá máy văn phòng: Hiện cơng ty có hệ thống trang thiết bị đại cần bổ sung thêm, cải tiến thêm để phục vụ tốt có hiệu việc xử 17 lý, cung cấp thơng tin như: máy vi tính, máy in, máy Fax, điện thoại, máy photo copy ứng dụng công nghệ phần mềm vào quản lý phần mềm kế toán, kiểm tra chất lượng sản phẩm TIỂU KẾT Qua chương 2, em giới thiệu qua chức nhiệm vụ quyền hạn ban lãnh đạo khái qt chung phòng hành nhân chức nhiệm vụ cấu tổ chức nhằm phục vụ cho việc đánh đưa nguyên nhân giải pháp phát triển máy văn phòng cho khoa học hiệu chương 18 CHƯƠNG 3: ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHƠM VIỆT DŨNG 3.1 Nhận xét đánh giá chung thực trạng cơng tác tổ chức máy văn phòng Cơng ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 3.1.1 Ưu điểm Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng trọng đến máy văn phòng đáp ứng đầy đủ tính tinh gọn, tính hiệu lực tính linh hoạt xây dựng máy văn phòng, ưu điểm có tính định đến hiệu hoạt động phòng hành tổ chức Bên cạnh đó, việc tổ chức lao động hợp lý với cấu nhân tinh giảm tối đa, tạo cán nhân viên linh hoạt xử lý công việc, tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên phát huy hết lực thân Việc giải mối quan hệ cán nhân viên phòng nói riêng, phòng hành tổ chức với phận khác nói chung giám đốc trưởng phòng hành trọng, phối hợp xây dựng môi trường làm việc văn minh, lịch sự, tạo gắn bó, đồn kết tồn cơng ty Ngồi ra, lãnh đạo cơng ty trọng công tác đào tạo nguồn nhân lực, tăng cường chức văn phòng, tạo điều kiện tốt hỗ trợ cho phận chức hoàn thành tốt nhiệm vụ, thúc đẩy hoạt động sản xuất kinh doanh công ty ngày phát triển ổn định 3.1.2 Nhược điểm Từ nhận thức đổi tổ chức máy văn phòng cơng ty hạn chế, cấu tổ chức chưa hợp lý, chế hoạt động chưa khoa học, rời rạc, thiếu hẳn khâu giám sát, kiểm tra, phối hợp hoạt động hành phòng Hành tổ chức cơng ty với hoạt động phòng khác, thực cách không đầy đủ, nhân viên bố trí thường có chồng chéo chức năng, nhiệm vụ, tính chun mơn chưa cao, chưa sát vào khả thích ứng linh hoạt với tình xẩy cơng ty tác động mơi trường bên ngồi chưa cao Trình độ chun mơn cán bộ, 19 nhân viên văn phòng cơng ty chưa đồng đều, chưa đầu tư chuyên ngành, đa phần đào tạo từ kinh nghiệm không qua trường lớp, cơng tác đại hố trang thiết bị văn phòng chưa đầu tư mức, yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu hoạt động văn phòng 3.1.3 Nguyên nhân Nguyên nhân chủ quan: Lãnh đạo công ty nhận thức tầm quan trọng, vị trí, vai trò văn phòng hoạt động cơng ty chưa đầy đủ, thiếu kinh nghiệm thực tế việc tổ chức máy văn phòng cơng ty Ý thức chấp hành nội quy, quy chế hoạt động kỷ luật chưa cao Mặt cơng ty chưa mở rộng, phòng làm việc chật hẹp dẫn đến gặp nhiều khó khăn công việc Nguyên nhân khách quan: Là thể chế giám sát, kiểm tra, tra lĩnh vực tổ chức, nhân hoạt động công vụ yếu kém, chậm thay đổi, sửa chữa bất cập, lạc hậu, văn pháp luật chủ trương sách chồng chéo, hay thay đổi, doanh nghiệp khó phân biệt loại hiệu lực, loại hết hiệu lực Còn nhiều vấn đề bất cập chế quản lý điều hành nhà nước, chưa có quy định cụ thể thống cách tổ chức văn phòng hoạt động văn phòng 3.2 Đưa giải pháp hoàn thiện cấu tổ chức máy văn phòng Ứng dụng kỹ thuật thơng tin Việc ứng dụng khoa học kỹ thuật hoạt động cơng ty nói chung hoạt động văn thư nói riêng ln ln ưu tiên hàng đầu Ứng dụng công nghệ thông tin.Công nghệ thông tin đóng vai trò quan trọng hoạt động quản lý tổ chức.Công nghệ thông tin áp dụng soạn thảo văn hoạt động xử lý trao đổi thơng tin qua mạng Do tình hình phong cách làm việc , có hiệu cao, tạo điều kiện để trao đổi thông tin nhanh chóng, dễ dàng, phục vụ cho giải cơng việc Ngồi cơng nghệ thơng tin áp dụng việc chuyển giao văn bản, văn 20 không quan trọng scan gửi qua mail Bố trí nơi làm việc cách khoa học, hợp lý Việc bố trí nơi làm việc văn phòng cơng ty đạt yêu cầu chưa thực khoa học hợp lý Xét phương diện văn phòng đại lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch nghiên cứu, bố trí nơi làm việc cho tiện lợi dễ dàng trình làm việc Nhìn chung, việc bố trí bàn làm việc văn phòng tương đối thuận tiện, xong vị trí phòng chưa thực hợp lý Phòng hành quản trị tập chung đơng chun viên lại bố trí sau hội trường cơng ty, điều thường gây khó khăn cho việc hội trường diễn họp lãnh đạo, hội nghị hay họp giao ban bất tiện cho nhân viên lại có việc cần thiết Hay phòng nghiên cứu tổng hợp lại bố trí cạnh với phòng văn thư lưu trữ điều gây ảnh hưởng tới việc nghiên cứu cán phòng văn thư lưu trữ thường xuyên phải tiếp nhận công văn tài liệu giấy tờ nên ồn Trong văn phòng, người chủ thể sáng tạo để nâng cao tinh thần làm việc nhân viên văn phòng nên xếp phận có liên quan đến gần tạo tiện lợi trao đổi công việc Để khắc phục tồn nâng cao chất lượng cơng việc văn phòng lãnh đạo văn phòng cần trọng đến việc tạo mơi trường làm việc khoa học Vì phòng làm việc cán nhân viên văn phong đủ để xếp trang thiết bị cần thiết để phục vụ cho công việc Hướng ngồi chủ yếu quay cửa nên dễ ảnh hưởng tiếng ồn người qua lại Tại phòng làm việc thường bi ánh sáng trực tiếp chiếu vào nhiều gây cảm giác khó chịu cho nhân viên Để khắc phục nhược điểm lãnh đạo văn phòng cần có kế hoạch đầu tư hệ thống cửa kính để vừa ngăn ánh sáng trực tiếp, vừa ngăn tiếng ồn với phòng hội trường văn phòng Hiện đại hố cơng tác quản lý văn Nhu cầu phát triển kinh tế - văn hoá – xã hội Đất nước thúc đẩy hoạt động lĩnh vực quản lý ngày phải soạn thảo xử lý khối lượng tài liệu đồ sộ Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng có số lượng văn 21 ban hành hàng năm lớn, đại hố cơng tác quản lý văn điều cần thiết Để làm điều văn phòng cần phải lắp đặt trang thiết bị giới hoá, tự động hố cơng tác soạn thảo xử lý văn văn phòng quan Vì thực chất hoạt động quản lý văn gắn liền với mục đích tra tìm, đặt nhiệm vụ phải thiết kế hệ thống liệu quản lý tự động hố Văn phòng nên bước đầu tư mua sắm máy móc thiết bị phục vụ việc nhận, gửi cơng văn, máy bóc phong bì, huỷ phong bì tự động hay dùng băng chuyền tự động hệ thống vận chuyển nén để chuyển công văn tài liệu Văn phòng cần trang bị phần mềm quản lý liệu để tiện cho việc tra tìm phục Tăng cường công tác kiểm tra Công tác kiểm tra, giám sát nhằm đánh giá thúc đẩy hoạt động văn phòng, từ rút kinh nghiệm để hồn thiện máy văn phòng công ty Tuỳ theo cấp quản lý mà cấp áp dụng phương pháp kiểm tra riêng Kết kiểm tra cho phép nhà lãnh đạo, quản lý đánh giá mặt hình thức, mức độ hiệu quả, nguyên nhân thành công khuyết điểm cơng việc từ đưa biện pháp loại bỏ tồn tại, hạn chế làm ảnh hưởng đến công việc chun mơn Kiểm tra chun mơn hành cán bộ, nhân viên văn phòng cơng ty gồm Kiểm tra biểu mẫu việc kiểm tra biểu mẫu thiết kế đảm bảo tính chất hợp lý số liệu hay công việc Kiểm tra thủ tục: Thủ tục, gọi tiến trình, kết hoạch định cụ thể chi tiết Thủ tục xem kiểu mẫu để theo đuổi, cầu nối hành động, cá nhân hồ sơ văn thư Thủ tục thường diễn tả sác thành ngơn ngữ hành chi tiết, mô tả cách thức mà cá nhân phải tuân thủ theo Kiểm tra qua hồ sơ văn bản: Hồ sơ văn thư ghi lại kiện, tình sẩy dạng văn phần khơng thể tách rời khỏi chương trình, kế hoạch kiểm tra Kiểm tra tiêu chuẩn: phương pháp kiểm tra xác Tiêu chuẩn chủ quan khách quan 22 Kiểm tra lịch công tác: Cơng việc văn phòng quy định lịch cơng tác, kết hợp có hiệu tiêu chuẩn, lực nhân viên công việc cần phải thực kế hoạch hành động Kiểm tra lịch cơng tác kiểm sốt mức bình qn phân phối cơng việc nhân viên Công tác kiểm tra cần thực nguyên tắc như: Kiểm tra toàn diện; Kiểm tra khách quan; Kiểm tra kịp thời; Kiểm tra cụ thể Giải pháp đào tạo phát triển đội ngũ cán văn phòng Tổ chức lớp bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ với tất cán cơng nhân viên Tìm kiếm nhân viên thực có lực cho vào vị trí quan trọng để họ phát huy hết khả lực Tổ chức buổi thực hành với công việc cụ thể để phát huy khả sáng tạo Khuyến khích ý tưởng công việc Đào tạo, hướng dẫn công việc cho nhân viên nhằm cung cấp thông tin, kiến thức dẫn cho nhân viên tuyển công việc doanh nghiệp, giúp cho nhân viên nhanh chóng thích nghi với điều kiện, cách thức làm việc doanh nghiệp Tăng cường biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty Tăng cường biện pháp quản lý, nội quy, quy chế hoạt động công ty biện pháp cần thiết đảm bảo hoạt động diễn theo kế hoạch, đạo lãnh đạo phải ý yêu cầu: + Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế truyền đạt kịp thời, xác + Thủ tục áp dụng trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng + Tránh vi phạm thẩm quyền, lạm quyền + Xây dựng nội quy, quy chế theo nội dung pháp luật quy định theo tính chất cá biệt công ty Để đảm bảo việc thực tốt nội dung nội quy, quy chế hoạt động phòng hành tổ chức công ty, Ban giám đốc nhà quản lý cần kết hợp với tổ chức khác để tuyên truyền, giáo dục nội 23 quy, quy chế hoạt động, đôn đốc nhắc nhở việc thực nội quy, quy chế Ngoài ra, thực việc động viên, khen thưởng, biểu dương người thực tốt nội quy, quy chế người có thành tích tốt cơng tác Đây tác động tích cực nhằm thúc đẩy cán bộ, nhân viên làm việc tích cực Đầu tư trang thiết bị văn phòng cải tiến mơi trường làm việc Để văn phòng hoạt động hiệu việc lập kế hoạch đầu tư thêm trang thiết bị đại, cải tiến môi trường làm việc hướng tới nâng cao hiệu hoạt động văn phòng phận khác doanh nghiệp cần đáp ứng yêu cầu: + Phương tiện làm việc quan, doanh nghiệp phải thích hợp với loại cơng việc, sử dụng cách có hiệu để góp phần giảm bớt công việc nặng nhọc quan, doanh nghiệp + Xây dựng môi trường làm việc thuận lợi, có khả phát triển lực cá nhân Đáp ứng yêu cầu phương tiện làm việc bố trí họp lý hài hòa, sử dụng máy móc hay cơng cụ để thay cơng việc tay chân tốn thời gian, ý yếu tố môi trường tác động đến tâm lý nhân viên + Đầu tư tiết kiệm; có nghĩa khơng phải thiết bị nhiều cơng việc quan, doanh nghiệp luôn tốt Cần tránh xu phô trương, lãng phí Phải ý nâng cao xuất sử dụng thiết bị phận tồn quan, doanh nghiệp + Ln khơng ngừng đổi đại hố thiết bị văn phòng, thay kịp thời thiết bị lạc hậu Nâng cao vai trò, trách nhiệm phòng hành tổ chức Để khuyến khích nhân viên làm việc doanh nghiệp cần phải xây dựng sách thưởng gắn liền với công tác đánh giá nhân định kỳ Tăng phụ cấp với chức vụ quản lý, trưởng phòng Cần cam kết đóng bảo hiểm nhận thức Thiết lập chế độ tiền lương, thưởng theo chu kì đảm bảo quyền lợi cho nhân viên để họ gắn bó lâu dài với cơng ty 24 Ln có biện pháp tun truyền, giáo dục để cán công nhân viên công ty nhận thức đầy đủ vai trò, chức nhiệm vụ phòng hành tổ chức Chọn cán có lực, có đạo đức đáng tin cậy làm cơng tác văn phòng Có chế, sách đãi ngộ, động viên biểu dương cán bộ, nhân viên có thành tích cơng tác tốt Mặt khác có quy chế rõ ràng để xác định trách nhiệm, nhiệm vụ cán bộ, nhân viên tồn cơng ty Xây dựng hình ảnh mơ hình văn hóa doanh nghiệp lành mạnh, làm tảng cho phát triển bền vững doanh nghiệp Để tạo tảng cho phát triển bền vững, tổ chức cần xây dựng mơ hình văn hóa doanh nghiệp lành mạnh riêng phù hợp với tổ chức.Công ty cần tổ chức chương trình giao lưu thể dục thể thao, văn hóa văn nghệ phòng ban nhằm tạo điều kiện cho người gần gũi hơn, đồn kết để dễ dàng hợp tác cơng việc Có nội quy quy định riêng cơng ty, nội quy phải có hiệu lực tất người hưởng ứng làm theo Hàng năm nên tổ chức cho tồn cơng ty du lịch, nghỉ mát có kèm theo người thân, gia đình, thưởng tết… nhằm tạo cho người lao động có động lực làm việc tốt Ngoài ra, thường xuyên tổ chức thăm hỏi người thân, gia đình người lao động gặp khó khăn ốm, đau, bệnh tật, hoan hỉ tạo gần gũi tình cảm cho nhân viên tổ chức Đẩy mạnh việc áp dụng tiêu chất lượng hoạt động chung cơng tác văn phòng Các giai đoạn qúa trình áp dụng tiêu chất lượng gồm bước sau: - Tìm hiểu lựa chọn tiêu chuẩn - Đánh giá thực trạng Tòa án so sánh với tiêu chuẩn - Xây dựng máy tổ chức đạo cho việc áp dụng tiêu chất lượng - Thiết lập lập văn hệ thống chất lượng theo tiêu lựa chọn - Áp dụng hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn lựa chọn 25 - Chuẩn bị đánh giá chứng nhận - Tiến hành đánh giá chứng nhận - Duy trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận Cho đến văn phòng hồn thành bước trình áp dụng, bước đầu có tính chất thủ tục, chưa tác động trực tiếp đến hoạt động văn phòng Để thành cơng bước thứ bước quan trọng nhất, yêu cầu bước là: - Phổ biến cho tất cán công nhân viên văn phòng nhận thức tiêu chuẩn chất lượng - Thay đổi mơ hình quản lý để phù hợp với tiêu chuẩn - Hướng dẫn cho cán công nhân viên thực theo quy trình, thủ tục viết - Phân rõ trách nhiệm sử dụng tài liệu nào, công cụ, trang bị nào, thực theo chức năng, nhiệm vụ thủ tục mô tả - Tổ chức đánh giá nội để đánh giá phù hợp hệ thống đề hoạt động khắc phục không phù hợp Các bước chuẩn bị đánh giá bao gồm: đánh giá trước chứng nhận, lựa chọn tổ chức chứng nhận, chuẩn bị mặt tổ chức nguồn lực để tiến hành đánh giá Sau tiến hành đánh giá chứng nhận Bước cuối bước quan trọng, thực tốt bước đảm bảo chất lượng hoạt động cơng ty thời gian dài Còn văn phòng cần quan tâm tới bước trì hệ thống chất lượng sau chứng nhận Ở giai đoạn cần tiến hành khắc phục vấn đề tồn đánh giá chứng nhận tiếp tục thực hoạt động theo yêu cầu tiêu chuẩn để trì khơng ngừng cải tiến hệ thống chất lượng cơng tác văn phòng nói riêng hoạt động Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng nói chung 26 TIỂU KẾT Tập chung nghiên cứu chương để nêu điểm manh, điểm yếu cơng tác tổ chức máy văn phòng cơng ty nhằm đưa nguyên nhân giải pháp đê công ty thấy nắm bắt nhũng giải pháp hỗ trợ trình phát triển máy văn phòng cơng ty ngày phát triển 27 KẾT LUẬN Trong hoạt động văn phòng hoạt động quan trọng diễn hàng ngày tất quan Nhà nước, công ty, doanh nghiệp Văn phòng khơng cơng việc soạn thảo, đánh máy, quản lý văn bản, đảm bảo sở vật chất phục vụ hoạt động quan, công ty, doanh nghiệp, mà nơi xử lý, tổng hợp chuyền tải thông tin nhằm phục vụ hoạt động quan, công ty, doanh nghiệp Để hoạt động văn phòng đạt hiệu cao việc hồn thiện tổ chức máy văn phòng đóng vai trò định đến hiệu hoạt động văn phòng máy hoạt động tồn cơng ty, doanh nghiệp Hiện nay, việc hồn thiện tổ chức văn phòng nhà nước, quan, doanh nghiệp quan tâm có giải pháp hiệu quả, nhiều quan, cơng ty, doanh nghiệp dần hồn thiện tổ chức văn phòng mình, thích ứng với tình huống, ổn định phát triển, góp phần vào tăng trưởng kinh tế Việt Nam bước hội nhập vào kinh tế khu vực giới Qua môn học em hiểu thêm một lĩnh vực văn phòng cơng ty, doanh nghiệp mà công việc em chưa trải nghiệp Em xin chân thành cảm ơn Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng thầy cô giáo giảng viên khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp đỡ, hướng dẫn em hoàn thành tiểu luận Do thời gian ngắn, kiến thức kinh nghiệm thực tế cơng ty, doanh nghiệp hạn chế nên khơng tránh khỏi sai sót mong góp ý, bảo thầy khoa Quản trị văn phòng Em xin trân thành cảm ơn ! 28 ... CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN NHƠM VIỆT DŨNG 3.1 Nhận xét đánh giá chung thực trạng cơng tác tổ chức máy văn phòng Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng 3.1.1 Ưu điểm Ban lãnh đạo Công. .. doanh Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng Cũng khái quát chung tổ chức hoạt động máy văn phòng doanh nghiệp Việt Nam 11 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC TỔ CHỨC BỘ MÁY VĂN PHỊNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NHÔM VIỆT... cứu tổ chức máy văn phòng Công ty cổ phần Nhôm Việt Dũng Nghiên cứu nhằm tìm hiểu thêm cơng tác tổ chức máy văn phòng Cơng ty cổ phần Nhơm Việt Dũng Tìm hiểu số vấn đề tổ chức hoạt động văn phòng