KỸ THUẬT ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Lăng Thị Hương-QLNN14A Chương 1: CÔNG SỞ VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Các khái niệm Công sở tổ chức hệ thống BMNN tổ chức cơng ích nhà nước cơng nhận Cơng sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức luật công quy định, nhà nước giao công sản nhân lực, sử dụng công quyền để tổ chức cơng việc nhà nước dịch vụ cơng lợi ích chung xã hội, cộng đồng Theo Khoản 1, Điều 70, Luật CBCC 2008: Công sở trụ sở làm việc quan Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, đơn vị nghiệp cơng lập, có tên gọi riêng, có địa cụ thể, bao gồm cơng trình xây dựng, tài sản khác thuộc khuôn viên trụ sở làm việc Công sở tổ chức thiết lập để tiến hành công việc chuyên môn thuộc nghĩa vụ Nhà nước Là tổ chức mang tính chất cơng ích nhà nước thành lập, hoạt động khn khổ luật hành ngành luật khác => theo cách hiểu Đặc điểm công sở - Có vị trí pháp lý định (là pháp nhân, sử dụng quyền lực công để giải công việc theo luật định) - Thực chức nhiêm vụ quyền hạn cụ thể NN quy định chịu kiểm soát quan có thẩm quyền - Nằm quan hệ thứ bậc để đảm bảo lãnh đạo tập trung thống quan hệ ngang theo chức để đảm bảo phối hợp ngành, lĩnh vực với địa phương, vùng lãnh thổ - Phục vụ lợi ích cơng cộng, lợi ích NN nhân dân, khơng vụ lợi - Có điều kiện phương tiện cần thiết để thực công vụ Sứ mệnh công sở - Phục vụ lợi ích chung, thiết yếu người dân, cộng đồng Cung cấp dịch vụ công (là DV NN chịu trách nhiệm) Phục vụ nhu cầu bản, thiết yếu chung XH Không động lợi nhuận Có thể ủy quyền cho lực lượng xã hội khác) Gồm DV HC công, DV cơng cộng, DV cơng ích - Đáp ứng quyền yêu cầu thực nghĩa vụ công dân, tổ chức - Thực chức NN Cai trị: + Đáp ứng nhu cầu chung XH + Không thể “từ chối” + Thuộc sứ mệnh nhà nước + Không thể ủy quyền cho tổ chức khác + Nhà nước độc quyền + Khơng lợi nhuận kinh tế + Bình đẳng việc hưởng thụ + Sử dụng nhân sách nhà nước Phục vụ: + Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu vật chất tinh thần + Thuộc trách nhiệm nhà nước ủy quyền cho lực lượng xã hội khác tham gia + Được hỗ trợ từ ngân sách nhà nước Mục đích điều hành công sở Điều hành công sở là: - Là hướng dẫn hoạt động chung công sở diễn theo đường lối, chủ trương thống nhất, thực mục tiêu công sở - Là phương pháp, cách thức tổ chức hoạt động, biện pháp công nghệ vận dụng vào hoạt động công sở để thực tốt nhiệm vụ công sở hướng tới phát triển bền vũng công sở - Là việc làm đội ngũ lãnh đạo, quản lý công sở việc đạo, điều hành, quản lý hoạt động cơng sở nhằm đạt mục tiêu định Mục đích: - Hiện thực hóa chủ trương Đảng, sách pháp luật Nhà nước - Không ngừng nâng cao suất lao động, hiệu hoạt động công sở - Xây dựng nếp làm việc khoa học - Cung cấp dịch vụ công hiệu - Tuân thủ quy định pháp luật trình điều hành - Đảm bảo phát triển bền vững công sở - Nâng cao trình độ cán bộ, cơng chức q trình thực nhiệm vụ công sở Các nguyên tắc điều hành công sở ( 10 nguyên tắc) a) Tuân thủ pháp luật hành + Mọi định điều hành phải thẩm quyền luật định Ví dụ: QĐ 347/QĐ-BNV ngày 19/4/2012 Bộ trưởng BNV quy định CN, NV, QH,CCTC TĐHNVHN + Các hoạt động điều hành phải theo quy định PL (quản lý, sủ dụng nhân sự, quản lý, sử dụng nguồn lực vật chất, xây dựng máy tổ chức….) vd: Trường ĐHNVHN phải tuân theo luật giáo dục, điều lệ trường đại học, luật lao động… b) Phù hợp thực tiễn - Hđộng điều hành công sở phải xuất phát từ thực tiễn cơng sở điều hành mang tính khả thi - Các định người lãnh đạo, quản lý gây ấn tượng bám sát thực tiễn c) Tăng cường dân chủ trình điều hành Trong trình nc, dự thảo định điều hành cần bàn bạc với cấp, ngành, đơn vị có liên quan nhằm: - Tập hợp trí tuệ tập thể, cá nhân cơng sở đối tượng có liên quan - Thu thập nhiều thông tin - Tăng cường ủng hộ cam kết thực d) Nguyên tắc công khai Công khai xây dựng kế hoạch tổ chức hoạt động công khai nhiệm vụ, kế hoạch, quy chế, tài chính, khen thưởng, kỷ luật, thi tuyển lao động……nhằm: - Để nhân viên biết, tham gia thực nhiệm vụ, giám sát tạo áp lực thay đổi - Giúp nhân viên biết rõ thống tình trạng thời cơng sở - Tăng uy tín nhà lãnh đạo vế nghiêm minh công đối xử - Để tăng hài long đối tượng phục vụ: tổ chức cơng dân giám sát yêu cầu chất lượng quy định e) Nguyên tắc liên tục Đảm bảo đáp ứng kịp thời cách tốt nhu cầu công dân tổ chức Đòi hỏi nhà quản lý phải biết phân cơng cơng việc cách hợp lí, tăng cường liên kết, học hỏi, khả thay nhân viên + Liên tục quan hệ điều hành + Sự phát triển liên tục công việc + Kiểm tra đánh giá thường xuyên + Đảm bảo phát triển liên tục hệ thống g) Nguyên tắc mệnh lệnh điều hành phù hợp - Mệnh lệnh ban hành phải có tính hệ thống, tức mệnh lệnh quan cấp phải phù hợp với mệnh lệnh quan cấp trên; - Không ban hành mệnh lệnh trái ngược Trong trường hợp có thay đổi mệnh lệnh phải có giải thích rõ ràng, hủy bỏ mệnh lệnh cũ -Tránh chồng chéo ban hành mệnh lệnh h) Khuyến khích có hiệu - Là sở tăng trách nhiệm thực thi công vụ CBCC - Tăng gắn kết cbcc, ng lao động với tổ chức - Là sở thu hút nhân tài tổ chức - Khuyến khích tinh thần, vật chất, chế độ đãi ngộ… i) Phân định rõ chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền Nhằm: tạo sở để phối hợp tốt; dễ kiểm tra, đánh giá; không chồng chéo cn, nv thực thi công vụ… - Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ đơn vị tổ chức - Xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm vị trí cơng việc k) Tăng cường kiểm tra, đánh giá - Là sở để điều chỉnh kế hoạch; đánh giá cbcc, ng lao động; thay đổi quy trình thủ tục; điều chỉnh phong cách lãnh đạo quản lí… l) Khơng ngừng đổi - Nhằm đáp ứng với nhịp độ thay đổi người cơng sở - Thích ứng với thay đổi bên ngồi cơng sở - Khơng ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ Các yếu tố tác động đến hoạt động điều hành công sở - Yếu tố bên cơng sở + Năng lực, uy tín nhà lãnh đạo, quản lý cbcc, ng lao động + Thực tế quan hệ nhân sự: kiểu giao tiếp hiệu giao tiếp + Hệ thống quy định quy trình thủ tục làm việc… + Cơ cấu tổ chức + Điều kiện tài chính, vật chất công sở + Lịch sử tổ chức, truyền thống tổ chức, văn hóa cơng sở + Việc xây dựng sử dụng hệ thống thơng tin… + Hình ảnh uy tín cơng sở mắt đối tác, khách hàng, cơng dân… - Yếu tố bên ngồi cơng sở + Hệ thống sách, khn khổ pháp lý liên quan đến chức năng, nv, cách thức hoạt động cơng sở + Trình độ dân trí ý nguyện ng dân + Môi trường tự nhiên, địa lý, khí hậu… + Văn hóa hành hệ thống cơng vụ; văn hóa dân tộc, văn hóa khu vực, văn hóa địa phương nơi cơng sở đóng trụ sở, + Đặc điểm mơi trường, mơi trường trị quốc gia… + Tình hình phát triển kinh tế đất nước, địa phương + Xu hướng điều hành công sở công sở khác khu vực, quốc gia giới + Năng lực thái độ khu vực tư Bối cảnh thách thức điều hành công sở Bối cảnh - Xu hướng tồn cầu hóa - Cơng nghệ phát triển mạnh mẽ - Tình hình trị kinh tế diễn biến phức tạp - Nền kinh tế xã hội hướng bên - Người dân ngày có nhiều thơng tin tiếng nói - Dòng thơng tin tốc độ ngày cao, đòi hỏi thời hạn có phản ứng ngày ngắn - QL công ngày trở nên phức tạp Những thách thức điều hành công sở Thách thức bên trong: Thách thức bên ngoài: + Xung đột + Mặt trái kinh tế thị trường + Kỉ luật giảm sút + Cạnh tranh quốc tế + Chảy máu chất xám + Cập nhật công nghệ + Một số giá trị đạo đức bị xuống cấp + Nhu cầu công dân + Nguy tụt hậu phương tiện … phương thức điều hành + Áp lực yêu cầu chất lượng dịch vụ Các xu hướng đổi kĩ thuật điều hành công sở * Tầm quan trọng đổi kĩ thuật điều hành công sở - Về phương diện kinh tế: + Là điều kiện quan trọng để nâng cao hiệu công việc giảm chi phí đầu vào, kiểm sốt quỹ thời gian quan công sở + Là đk quan trọng để giảm bớt biên chế hành quan VN - Về phương diện xã hội: + Tạo MQH gắn bó NN với ND, người dân có hội đóng góp nhiều cho quan tổ chức + Giao lưu với nước rút kinh nghiệm, học hỏi nước tiên tiến để QL hiệu lĩnh vực - Về phương diện trị: Là biện pháp góp phần thực chủ trương, đường lối sách Đảng NN việc cải cách hành xây dựng NN pháp quyền XHCN - Về phương diện QLNN: + Giúp công sở QL tốt công việc thuận lợi kiểm tra giám sát hoạt động + Phát sai lầm, thiếu sót cơng sở người lãnh đạo + Nâng cao hiệu thu thập thông tin điều hành công sở Các xu hướng đổi mới: Kỹ thuật điều hành không ngừng đổi đại hóa nhằm đáp ứng nhu cầu xử lý thơng tin Thơng tin có vai trò đặc biệt quản lý….đáp ứng nhu cầu xử lý thông tin K ngừng đổi thể ở: - Nhận thức, tư người thực nhiệm vụ - Cách thức làm việc người thực nhiệm v - Công cụ xử lý thông tin Kĩ thuật điều hành đại hướng đến cung cấp dịch vụ hành tốt cho người dân cho QLNN - Xu hướng đa chiều: mục tiêu QL đối tượng tăng cường dịch vụ cho đối tượng QL ( k coi đối tượng mà khách hàng để nâng cao dịch vụ ) - Đem lại lợi ích cho người dân cho QLNN Kỹ thuật điều hành đại có xu hướng tăng cường áp dụng phương tiện kỹ thuật phương pháp điều hành -Là điều tất yếu Phương tiện kỹ thuật như: ứng dụng CNTT mới, mạng internet đường truyền tốc độ cao, chương trình phần mềm quản lý chuyên biệt cho mạng… Phương pháp đh mới: 5S công cụ cải tiến suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật (Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng) Xu hướng học hỏi lẫn kĩ thuật hành quốc gia - Chuyển giao công nghệ tiên tiến đại, - Tổ chức hội thảo KHKT nc ta với nc khác - Cử CBCC học nước ngồi… Khơng có phân biệt tuyệt đối mặt kĩ thuật điều hành hành cơng hành tư - Các phương pháp quản lý trc áp dụng khu vực tư áp dụng cho khu vực cơng, ví dụ chuẩn ISO… - Khu vực tư đẩy mạnh sử dụng số biện pháp hành chính, cưỡng chế quản lý đơn vị họ; soạn thảo vb áp dụng mốt số quy định VBQLNN… CHƯƠNG MỘT SỐ KĨ THUẬT ĐIỀU HÀNH HOẠT ĐỘNG CÔNG SỞ CƠ BẢN Hoạch định chiến lược lập kế hoạch hoạt động công sở a Khái niệm Hoạch định trình xác lập mục tiêu xác định biện pháp tốt để thực mục tiêu Hoạch định cần trả lời trước câu hỏi: What ? When ? Where ? Who ? Which ? How ? Hoạch định chiến lược việc xác định ưu tiên, tập trung nguồn lực củng cố hoạt động vận hành, nhằm đảm bảo cho nhân viên tổ chức bên có liên quan khác hướng đến mục tiêu chung, đạt thống kết dự kiến, đánh giá điều chỉnh phương hướng hoạt động tổ chức để đáp ứng môi trường biến động Lập kế hoạch trình nhằm xác định mục tiêu tổ chức phương thức thích hợp nguồn lực để đạt mục tiêu b Tác dụng hoạch định chiến lược lập kế hoạch điều hành công sở - HĐCL nhằm đưa định hành động có vai trò định hình hướng dẫn cho cơng sở muốn trở thành gì/ phục vụ cho ai/làm gì/lý làm việc trọng đến tầm nhìn tương lai - HĐCL vừa vạch đích đến vừa nêu rõ cách thức đo lường mức độ thành công - LKH giúp cho công sở ứng phó với thay đổi tương lai: dự đốn tương lai, khó khăn,… => Sẵn sàng ứng phó đối phó với thay đổi mơi trường bên - LKH giúp hướng nỗ lực vào hoàn thành mục tiêu: thống phối hợp nỗ lực cá nhân, đơn vị hướng tới mục tiêu - Tạo khả tiết kiệm nguồn lực cho cơng sở: tối thiểu hóa chi phí nguồn lực; hđộng diễn nhịp nhàng, cân đối; giảm thiểu rủi ro… - LKH sở thực chức kiểm sốt - Tư có hệ thống để tiên liệu tình quản lý - Phối hợp nguồn lực tổ chức hữu hiệu - Nắm vững nhiệm vụ công sở để phối hợp với quan khác - Phát triển hữu hiệu tiêu chuẩn kiểm tra c Bài tập: Lập kế hoạch hoạt động cụ thể cơng sở 2 Thiết kế phân tích công việc a Khái niệm Thiết kế công việc việc phân chia nhiệm vụ công sở thành nhiệm vụ đơn giản hơn, nhỏ nhiều người tham gia Được thực sở: + Trên sở chức nhiệm vụ tổng thể quan + Phân chia thành nhiệm vụ cụ thể, vị trí làm việc cách hợp lý (theo sản phẩm, theo loại công việc) + Làm sở đảm bảo thực công việc cách hiệu + Sản phẩm thiết kế cơng việc: quy chế, quy định, quy trình + Là dạng quy chế (kĩ thuật, quy trình) + Áp dụng loại nhiệm vụ mang tính chất thường xuyên, lặp lại (khác với lập kế hoạch) + Áp dụng cơng việc có tính đặc thù, đòi hỏi chun mơn cao cần có phối hợp chặt chẽ c Ý nghĩa/vai trò Phân tích cơng việc Phân tích cơng việc q trình xem xét cách tồn diện có hệ thống nội dung công việc đề để xác định cách thức giải tối ưu nhằm mang lại hiệu cao cho hoạt động công sở - Sản phẩm: Bản mô tả công việc/ hướng dẫn nhiệm vụ chức danh Ý nghĩa: - Giúp nhà lãnh đạo bổ nhiệm, tuyển dụng, phân công công việc, kiểm tra, đánh giá công việc cán - Giúp CQNN quản lý công chức hiệu - Giúp cán thực thi cơng việc xác, đạt u cầu quy định, phối hợp hoạt động - Giúp lãnh đạo quan quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, chuẩn bị điều kiện đầy đủ để cán hoàn thành nhiệm vụ - Xác định rõ trách nhiệm quản lý thực thi c Bài tập: Lập mơ tả cơng việc vị trí việc làm cụ thể cơng sở BẢN MƠ TẢ CƠNG VIỆC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM Tên VTVL: Phó Chánh Văn phòng UBNDMã VTVL: 3.1.2 tỉnh Ngày bắt đầu thực hiện: Đơn vị cơng tác: Văn phòng UBND tỉnh Quản lý trực tiếp: Chánh Văn phòng UBND tỉnh Quản lý chức năng: Văn phòng UBND tỉnh Quan hệ cơng việc: Văn phòng Chính phủ; Văn phòng Chủ tịch nước, Các Bộ, ngành TW, Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh; Thủ trưởng quan, đơn vị có liên quan cơng tác Văn phòng Công việc, Văn liên quan: - Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003; - Luật Ban hành văn quy phạm pháp luật Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân ngày 03/12/2004; - Thông tư liên tịch số 01/2015/TTLT-VPCPBNV ngày 23/10/2015 Văn phòng Chính phủ Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Quyết định số 55/2015/QĐ-UBND ngày 08/12/2015 UBND tỉnh Lào Cai việc ban hành quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phòng UBND tỉnh; - Các Thông báo phân công nhiệm vụ Chánh Văn phòng UBND tỉnh Mục tiêu vị trí cơng việc: Phó Chánh Văn phòng người giúp việc Chánh Văn phòng, Chánh Văn phòng phân cơng phụ trách số lĩnh vực công tác để giúp việc Chánh Văn phòng việc tham mưu cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh thực nhiệm vụ, quyền hạn Tuỳ theo điều kiện tình hình thực tế, Chánh Văn phòng điều chỉnh việc phân cơng cơng việc cho phù hợp (có thơng báo phân cơng nhiệm vụ riêng) Phó Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực cơng tác trước Chánh Văn phòng UBND tỉnh trước Pháp luật Tỷ trọng Các nhiệm vụ Tiêu chí đánh giá hồn thành cơng thời gian(%) việc Các công việc lãnh đạo, quản lý 90% - Tổ chức xây dựng, triển khai thực chường trình, kế hoạch thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Tham gia tập thể Đảng ủy, lãnh đạo quan xây dựng Đảng bộ, quan đồn thể thuộc Văn phòng sạch, vững mạnh - Chỉ đạo phòng, ban, đơn vị Chánh Văn phòng phân cơng phụ trách 40 xây dựng, tổ chức triển khai thực chương trình, kế hoạch cơng tác Hồn thành nhiệm vụ theo Chương trình, kế hoạch năm nhiệm vụ Văn phòng thuộc lĩnh vực phụ trách - Khuyến khích, động viên cơng chức, viên chức rèn luyện, phấn đấu hồn thành nhiệm vụ Tổ chức chủ trì họp với phòng chun mơn phân cơng phụ trách; tham gia họp Văn phòng cấp, ngành tổ chức 20 Giao nhiệm vụ, kiểm tra, đơn đốc phòng, ban, đơn vị hồn thành kịp thời cơng việc theo chương trình, kế hoạch công việc chuyên môn Chánh Văn phòng giao; phối hợp phận để Hồn thành nhiệm vụ theo Chương trình, kế hoạch năm nhiệm vụ Văn phòng thuộc lĩnh vực phụ trách hồn thành nhiệm vụ Giúp Chánh Văn phòng trực tiếp đạo công tác thuộc lĩnh vực phân công Xét duyệt, ký văn phòng, đơn vị Chánh Văn phòng phân cơng 30 phụ trách; Các cơng việc kiêm nhiệm Hồn thành nhiệm vụ theo Chương trình, kế hoạch năm nhiệm vụ Văn phòng thuộc lĩnh vực phụ trách 10% Thực nhiệm vụ Đảng ủy, cơng tác đồn thể số nhiệm vụ 10 khác Chánh Văn phòng giao Hồn thành nhiệm vụ theo chức trách giao chương trình, kế hoạch công tác Thẩm quyền định: UBND tỉnh Lào Cai Số cán thuộc quyền quản lý: Toàn công chức, viên chức người Lao động thuộc lĩnh vực phân công phụ trách Thẩm quyền tài chính: Trình độ: - Chun mơn: Có Đại học trở lên ngành liên quan đến lĩnh vực phụ trách; - Quản lý nhà nước: BD kiến thức QLNN chương trình chun viên - Lý luận trị: Bằng Cao cấp lý luận trị - Ngoại ngữ: Chứng B - Tin học: Chứng B - Tiếng dân tộc: Chứng (tiếng Mông Dao, Tày…) Kinh nghiệm cơng tác: Có thời gian cơng tác 05 năm trở lên ngạch chuyên viên phải Trưởng phòng phòng thuộc Văn phòng tương đương Năng lực cốt lõi: Có lực tham mưu, tổ chức thực chủ trương, sách Đảng nhà nước lĩnh vực chuyên môn, lực chuyên ngành giao Tinh thần trách nhiệm, trung thực, Đạo đức công vụ, Kỹ giao tiếp lịch Yêu cầu Năng lực quản lý: Có lực tổ chức, điều hành cán bộ, cơng chức Văn phòng phối hợp với cấp, quan có liên quan thực nhiệm vụ giao Có khả quy tụ, đoàn kết tập hợp quần chúng Năng lực chun mơn: Có khả nghiên cứu xây dựng văn QPPL, đề xuất giải pháp kinh tế- kỹ thuật chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực chuyên môn, chuyên ngành giao, phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước Văn phòng Những đòi hỏi đặc thù vị trí cơng việc (nếu có): Dành nhiều thời gian ngồi cho cơng việc, có khả giao tiếp tốt, xử lý tình nhanh khéo léo Các điều kiện cần có (ngồi lực cá nhân) để hồn thành tốt cơng việc (ví dụ yêu cầu hỗ trợ, phối hợp ): Sự quan tâm tạo điều kiện cấp trên; phối hợp lãnh đạo sở, ban, ngành, UBND huyện, thành phố Điều kiện làm việc Chỗ làm việc: Theo tiêu chuẩn công chức Trang thiết bị: Theo tiêu chuẩn cơng chức Các điều kiện khác (nếu có): Máy tính sách tay, điều hòa nhiệt độ Tên người thực VTVL: Tên người quản lý trực tiếp: Chữ ký: Chữ ký: Ngày .tháng năm 2016 Ngày .tháng năm 2016 Phân công công việc công sở a Khái niệm Phân công công việc vào yêu cầu cơng việc lực thực tế, bố trí cá nhân, nhóm, đơn vị đảm nhận nhiệm vụ (mang tính chất thường xun) Phân cơng cơng việc có hiệu có nghĩa nhà quản lý cần biết cách ủy thác công việc cho nhân viên có khả đồng thời tạo điều kiện, hỗ trợ tạo động lực giúp họ hồn thành cơng việc ủy thác b Quy trình phân cơng cơng việc B1: Xác định cv cần phân công B2: Xác định đối tượng phù hợp để PCCV B3: Thảo luận, xin ý kiến, phê duyệt bên liên quan B4: Ra định PCCV Xây dựng văn hóa cơng sở a khái niệm Văn hóa tổng thể nét riêng biệt tinh thần vật chất, trí tuệ xúc cảm định tính cách xã hội hay nhóm người xã hội (theo định nghĩa Unesco năm 1982) Văn hóa cơng sở hệ thống chuẩn mực, quy tắc, giá trị hình thành q trình hoạt động cơng sở, tạo nên niềm tin giá trị thái độ cán bộ, công chức, viên chức làm việc công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc công sở hiệu hoạt động công sở b Vai trò văn hóa cơng sở quan, tổ chức - Xây dựng mơi trường làm việc tích cực, hiệu quả, thống + MT VHCS tốt tạo mơi trường làm việc tích cực cho cá nhân + Bản thân ng lđ thấy làm “mỗi ngày niềm vui” hiệu cv tăng lên nhiều + VHCS nét riêng công sở điểm chung gắn kết ng lao động công sở, nên tạo hiệu ứng thống phog cách làm việc cá nhân công sở - Xây dựng tác phong làm việc chuyên nghiệp VHCS đem đến niềm tự hào cho ng lđ công sở, tạo ứng xử thống ng làm chung với Cho nên VHCS góp phần mạnh mẽ làm nên phong cách làm việc chuyên nghiệp cá nhân làm việc cơng sở cơng sở nói chung - Xây dựng hình ảnh quan tổ chức Từ việc tạo nên ng có nhân sinh quan tương đồng nhau, phong cách làm việc chuyên nghiệp giống nét riêng ng đc phát huy tạo nên uy tín tổ chức - Văn hóa cơng sở điều kiện phát triển tinh thần nhân cách cho người Nhờ có văn hóa người tiếp thu giá trị vc, tinh thần ý thức, trách nhiệm, nghĩa vụ, long tự trọng… từ phát triển tinh thần nhân cách cán bộ, cc, vc góp phần vào phát triển, cải cách hành cơng  Tóm lại: VHCS có vai trò vưa mục tiêu vừa động lực phát triển cơng sở việc bảo vệ phát huy giá trị văn hóa cơng sở k nhiệm vụ nhà nước mà nhiệm vụ cbccvc cv mình, vị trí, cương vị khác thực thi cơng vụ d Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng văn hóa cơng sở Các yếu tố bên công sở - Yếu tố người: lãnh đạo, đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; - Yếu tố tài chính: kinh phí, lương, chế độ đãi ngộ, phụ cấp, ; - Yếu tố văn hóa truyền thống tổ chức; Các yếu tố bên ngồi cơng sở\ - Yếu tố thể chế: quy định chung Đảng, Nhà nước quan công sở, chế độ công vụ, ; - Các MQH quan; - Các đối tượng phục vụ quan: trình độ dân trí người dân nơi đặt cơng sở; - Văn hóa địa; - Tiến độ phát triển kinh tế, xã hội ngành, địa phương, đất nước; Tổ chức hội họp a Khái niệm Họp tập hợp nhiều người cách có tổ chức, theo nguyên tắc định, địa điểm, thời gian cụ thể để thực công việc như: truyền đạt, trao đổi, thảo luận thơng tin tìm biện pháp giải vấn đề, nhiệm vụ mà người dự họp cần quan tâm Trong CQHCNN: Họp hình thức hoạt động QLNN, cách thức giải cv, thơng qua thủ trưởng CQHCNN trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật b Vai trò hội họp - Tạo phối hợp hành động công việc, nâng cao tinh thần tập thể va tạo suất lao động cao; - Phát huy tham gia rộng rãi số công việc quan, đơn vị; - Khai thác trí tuệ tập thể, tạo hội cho người đóng góp ý kiến sáng tạo thân để xây dựng tổ chức vững mạnh; - Phổ biến quan điểm, tư tưởng mới, bàn bạc tháo gỡ khó khăn, uốn nắn sửa chữa lệch lạc trình làm việc c Quy trình tổ chức họp Bước 1: Chuẩn bị hội họp - Xác định nhu cầu họp, mục đích, tính chất, hình thức, nội dung họp phân cơng công việc họp - Quy định thành phần dự họp - Xác định thời gian, địa điểm họp - Chuẩn bị nội dung họp - Xây dựng kế hoạch tổ chức họp, chương trình nghị - Làm kịp thời gửi giấy mời - Chuẩn bị việc ghi biên làm tài liệu họp - Chuẩn bị nguồn lực vật chất (kinh phí, csvc) người phục vụ hoạt động họp ( lễ tân, …) - Kiểm tra lần cuối tổng thể công việc chuẩn bị Bước 2: Tiến hành họp - Đón tiếp đại biểu phát tài liệu (nếu có) - Điều hành họp: + Ổn định tổ chức + Khai mạc + Trình bày báo cáo, tham luận + Triển khai phát biểu thảo luận - Ghi biên bản: trung thực, khách quan, xác Bước 3: Kết thúc, bế mạc họp - Chủ tọa kết luận khẳng định vấn đề đã/chưa thống gồm nội dung gì, ngun nhân - Thơng qua biên họ, Nghị họp - Đánh giá, kết thúc họp - Đọc diễn văn bế mạc (nếu có) Bước 4: Cơng việc sau hội họp - Hồn thiện văn kiện - Ban hành vb cần thiết sở định họp: VB thức, thông báo kết họp - Các công việc nghiệp vụ VP: Lập hồ sơ họp, thu dọn phòng, lamg thủ tục tốn tạm ứng, tháo thư từ, vb theo yêu cầu lãnh đạo… d Các nhiệm vụ cuả người chủ trì họp - Phát biểu mở đầu họp - Trực tiếp trình bày/ giới thiệu người trình bày nội dung - Hướng dẫn thảo luận - Xử lý tình phát sinh - Kết luận họp Vai trò PR (quan hệ công chúng) Là hoạt động chủ thể cá nhân hay tổ chức tác động tới công chúng cách có hệ thống thơng qua kênh thông tin định nhằm đạt thấu hiểu, cảm tình cơng chúng với cá nhân, tổ chức Vai trò: - Xây dựng, trì, phát triển uy tín, hình ảnh/ thương hiệu cá nhân/ tổ chức - Xây dựng, quảng bá thương hiệu cộng đồng - Tạo mối thiện cảm, thấu hiểu công chúng - Kết nối cá nhân/ tổ chức với nhóm cơng chúng mục tiêu họ; thu hút công chúng tham gia vào hoạt động tỏ chức - Khuyến khích, tạo động lực cho nhân viên - Xử lý khủng hoảng truyền thông Bài tập: Soạn thảo giấy mời, công văn mời họp, hội nghị, tọa đàm Xây dựng chương trình nghị họp, đại hội CHƯƠNG NHÀ LÃNH ĐẠO TRONG ĐIỀU HÀNH CƠNG SỞ Vai trò nhà lãnh đạo công sở Lãnh đạo hành vi người đứng đầu tổ chức để hướng dẫn thúc đẩy người khác thực nhiệm vụ, hoàn thành mục tiêu dự định Nhà lãnh đạo phải người đứng đầu tổ chức, giữ chức vụ huy Nhà lãnh đạo người có khả ảnh hưởng đến người khác có thẩm quyền quản lý Vai trò nhà lãnh đạo cơng sở: 1) Nhà lãnh đạo người tạo tầm nhìn cơng sở (thông qua hoạt động hoạch định) 2) Nhà lãnh đạo người truyền cảm hứng làm việc cho công chức, viên chức công sở 3) Nhà lãnh đạo người gây ảnh hưởng, lôi nhân viên cơng sở tích cực, chủ động làm việc để đạt mục tiêu cơng sở Vai trò Tạo động lực làm việc truyền cảm hứng công sở Tạo động lực hiểu hệ thống sách, biện pháp, thủ thuật quản lý tác động tới người lao động nhằm làm cho người lao động có động lực lao động Vai trò tạo động lực Đối với người lao động - Làm tăng suất lao động cá nhân - Phát huy tính sáng tạo - Tăng gắn bó với cơng việc tổ chức - Tạo cho người lao động cảm thấy có ý nghĩa cơng việc, cảm thấy quan trọng có ích, từ khơng ngừng hoàn thiện thân Đối với tổ chức - Nâng cao suất lao động - Hình thành đội ngũ lao động giỏi, có tâm huyết, gắn bó với tổ chức đồng thời thu hút nhiều người tài làm việc cho tổ chức - Tạo bầu khơng khí làm việc hăng say, thoải mái, góp phần xây dựng văn hóa cơng sở Đối với xã hội - Động lực lao động giúp cá nhân thực mục tiêu, mục đích mình, đời sống tinh thần người trở nên phong phú hơn, từ hình thành nên giá trị cho xã hội - Các thành viên XH phát triển tồn diện có sống hạnh phúc nhu cầu họ thỏa mãn - Động lực lao động gián tiếp xây dựng xã hội ngày phồn vinh Các tình áp dụng phong cách lãnh đạo - Độc đoán (chuyên quyền): việc sử dụng quyền lực cách tối đa lúc nơi - Dân chủ: người QL biết phân chia quyền lực QL mình, tranh thủ ý kiến cấp dưới, đưa họ tham gia vào việc khởi thảo định - Tự (ủy quyền): Nhà QL sử dụng quyền lực, mà dành cho cấp mức độ tự cao Vai trò nhà quản trị giúp đỡ, tạo điều kiện cho cấp thông qua việc cung cấp thông tin phương tiện khác Tình huốn vận dụng: - Theo thâm niên cơng tác + SD PCLĐ độc đốn nhân viên mới, ng gđ học việc + Nhà lđ huấn luyện viên tốt, đủ lực, trình độ - Theo giai đoạn phát triển tập thể + GĐ bắt đầu hình thành: gđ tập thể chưa ổn định, thành viên thường thực cv đc giao theo nhiệm vụ => pclđ độc đoán + GĐ tương đối ổn định: Khi thành viên chưa có thống nhất, tự giác hoạt động, tính tích cực, đồn kết chưa cao => nên dùng kiểu lãnh đạo mềm dẻo, linh hoạt + GĐ tập thể phát triển cao: tập thể có bầu khơng khí tốt đẹp, tinh thần đồn kết, khả tự quản, tự giác cao => PCLĐ dân chủ tự - Theo trình độ nhân viên: sd PCLĐ dân chủ, tự ng hiểu rõ cơng việc thân nhà lãnh đạo… - Theo tuổi tác: Nên dung pclđ tự ng tuổi, độc đoán với tuổi… *Cần độc đoán với: ng ưu chống đối; k có tính tự chủ; thiếu nghị lực; tính sang tạo… * Dân chủ với: ng có tinh thần hợp tác; có lối sống tập thể * Tự với: người k thích giao thiệp, hay có đầu óc cá nhân chủ nghĩa Vai trò quản trị xung đột - Xung đột: mâu thuẫn phát sinh phát triển dẫn tới biểu hiện, thực hành vi đối nghịch không thống theo mục tiêu chung ->Quản trị xung đột: việc định, đề xuất giải pháp, biện pháp, hành động cần có kịp thời để ngăn chặn leo thang xung đột, để ngăn chặn đẩy lùi xung đột, giảm thiểu hậu tiêu cực xung đột mang đến Vai trò quản trị xung đột: - Giải xung đột mâu thuẫn cho ổn thỏa công việc mà nhà quản lý cần tâm để thúc đẩy công sở làm việc tốt Người ta nhận thấy mâu thuẫn điều tránh Sự tiềm ẩn xung đột tìm thấy nơi Xung đột mâu thuẫn tổ chức xảy nhiều cấp độ từ nhỏ tới lớn Mức độ xung đột cao tạo kiểm soát tổ chức, suất giảm thù hằn gia tăng người Với mức độ cao mâu thuẫn xung đột, giận có xu hướng tập trung lên cá nhân thay tranh cãi giải Từ thấy phối hợp biến lòng tin bị đe dọa Cơng sở giảm hiệu hoạt động chuyện => Quản trị xung đột có vai trò thúc đẩy phát triển tổ chức - Thiết lập trật tự ổn định mới, phát triển - Xây dựng tổ chức đoàn kết thống nhất, cởi mở, chia sẻ, phát triển cân phù hợp với mơi trường, hệ thống bên ngồi - Đảm bảo lợi ích cá nhân tập thể - Xử lý không mang tính triệt hạ có tính răn đe Lăng Thị Hương QLNN14A