Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Phương pháp nghiên cứu 2 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1. VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ 3 1.1. Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ. 3 1.1.1. Sự ra đời của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ. 3 1.1.2. Vị trí và chức năng 4 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn 4 1.1.4. Cơ cấu tổ chức của Trung tâm Khoa học và Công nghệ văn thư, lưu trữ 5 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư, lưu trữ của Trung tâm Khoa học và Công nghệ Văn thư Lưu trữ 6 1.2.1. Tình hình cơ cấu, tổ chức 6 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8 CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 11 2.2.1. Công tác văn thư 11 2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 11 2.2.1.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến và đi 15 2 .2.2. Công tác lưu trữ 24 2.2.2.1. Công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Trung tâm 24 2.2.2.2. Chỉnh lý tài liệu 25 2.2.2.3. Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 30 CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM 34 1. Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ 34 2. Tuyển dụng và bố trí công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ 34 3. Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ 34 4. Xây dựng kho tàng, trang thiết bị cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 36 5. Công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. 36 KẾT LUẬN 38 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 39 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Tên Nguyễn Ngọc Anh , thực tập lớn với tên đề tài : “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quan anh ( chị ) đến thực tập ãy tư vấn cho lãnh đạo quan thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan.” Tôi xin cam đoan viết nghiên cứu thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng viết Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Ngọc Anh MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Trung tâm VTLT Tên cụm từ viết tắt Trung tâm Khoa học Công nghê văn thư –lưu trữ Văn thư lưu trữ MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Văn thư, lưu trữ (VTLT) cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực quản lý Hành Nhà nước Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, Hành Nhà nước có phát triển để phù hợp Với vai trò quan trọng công tác văn thư, lưu trữ lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng Nhà nước ta ln quan tâm từ có chủ trương, sách ngày đại hóa cơng tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Trong quan, đơn vị công tác VTLT ln quan tâm, cơng tác đảm bảo cho hoạt động quản lý hành diễn thường xuyên, liên tục thông qua văn bản, tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải cơng việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Vì cơng văn, giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước Hầu hết hồ sơ tài liệu phản ánh mặt hoạt động quan nên phải giữ gìn để tra cứu sử dụng cần thiết Mặt khác công việc quan, tổ chức tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn, giấy tờ có làm tốt hay khơng, việc giữ gìn hồ sơ tài liệu có cẩn thận hay khơng, điều có tác dụng trực tiếp đến hiệu lực, hiệu công tác quản lý lãnh đạo Ngồi cịn có tài liệu chứa đựng thơng tin bí mật trị, quốc phịng, an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ (TLLT) khơng ý đến góc độ vật lý tài liệu mà phải sử dụng biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin tài liệu phá hoại TLLT Có thể nói công tác VTLT cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan, tổ chức nắm bắt tình hình hoạt động nhiệm vụ quan trọng quan, tổ chức Đó lý tơi chọn đề tài: “Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quan anh ( chị ) đến thực tập tư vấn cho lãnh đạo quan thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan.” Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu 2.1 Đối tượng nghiên cứu - Chức năng, nhiệm vụ quan - Cách thức quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan 2.2 Phạm vi nghiên cứu Nghiên cứu Chức năng, nhiệm vụ quản lý công tác Văn thư – lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghê văn thư lưu trữ Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu vấn đề chung công tác VTLT khái quát Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư – lưu trữ Thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ Trung tâm Tư vấn đề xuất cho lãnh đạo Trung tâm thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư lưu trữ Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài công tác VTLT Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư – lưu trữ sử dụng phương pháp sau: Nghiên cứu tài liệu Quan sát Phỏng vấn B NỘI DUNG CHƯƠNG VÀI NÉT VỀ TRUNG TÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VĂN THƯ LƯU TRỮ 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ 1.1.1 Sự đời Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ đơn vị nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Tiền thân Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Nghiên cứu khoa học lưu trữ thành lập theo Quyết định số 226-TCCB ngày 11 tháng 11 năm 1988 Cục Lưu trữ Nhà nước (nay Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước) Để kiện toàn cấu tổ chức Cục Lưu trữ Nhà nước ngày 21 tháng năm 2004, Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ký Quyết định số 38/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Nghiên cứu khoa học Theo Quyết định này, Trung tâm Nghiên cứu khoa học tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, thực chức nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ; giúp Cục trưởng tổ chức quản lý hoạt động khoa học công nghệ, hợp tác quốc tế văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Để ứng dụng chuyển giao kết đề tài nghiên cứu khoa học vào thực tiễn công tác ngành văn thư, lưu trữ, ngày 22 tháng 12 năm 2009 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 325/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ thực chức nghiên cứu, ứng dụng quản lý hoạt động khoa học công nghệ văn thư, lưu trữ Thực chủ trương Bộ Nội vụ tinh giản biên chế cấu lại đội ngũ công chức, viên chức, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước rà soát, chức năng, nhiệm vụ để nghiên cứu hợp xếp lại tổ chức số đơn vị trực thuộc Cục, ngày 28 tháng 10 năm 2015, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ Theo Quyết định này, Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư Lưu trữ thực chức nghiên cứu, ứng dụng quản lý hoạt động khoa học công nghệ Cục Hơn 25 năm xây dựng phát triển, Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ bước khẳng định vị trí ngành Lưu trữ Việt Nam Được quan tâm, đạo Bộ Nội vụ mà trực tiếp Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cộng với tinh thần lao động miệt mài, thầm lặng tập thể công chức, viên chức góp phần khơng nhỏ vào q trình phát triển vững mạnh ngành Lưu trữ thúc đẩy phát triển nhận thức toàn xã hội giá trị tài liệu lưu trữ, khẳng định vai trò ngành Lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc 1.1.2 Vị trí chức Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, có chức nghiên cứu, ứng dụng quản lý hoạt động khoa học công nghệ Cục Trung tâm Khoa học Cơng nghệ văn thư, lưu trữ có tư cách pháp nhân, dấu, tài khoản trụ sở làm việc đặt thành phố Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ thực nhiệm vụ quyền hạn sau đây: - Xây dựng, trình cấp có thẩm quyền ban hành tổ chức thực kế hoạch khoa học công nghệ văn thư, lưu trữ - Xây dựng trình cấp có thẩm quyền cơng bố tiêu chuẩn, ban hành quy chuẩn kỹ thuật văn thư, lưu trữ - Nghiên cứu nghiên cứu ứng dụng văn thư, lưu trữ - Ứng dụng, chuyển giao khoa học công nghệ văn thư, lưu trữ - Phổ biến, hướng dẫn, theo dõi việc áp dụng tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật sáng kiến văn thư, lưu trữ - Bổ sung, biên tập, biên dịch phổ biến thông tin, tư liệu văn thư, lưu trữ lĩnh vực khác có liên quan - Thường trực Hội đồng Khoa học Công nghệ, Hội đồng Đánh giá, giám định công nghệ, Hội đồng Sáng kiến Cục - Thực dịch vụ khoa học công nghệ văn thư Lưu trữ theo quy định pháp luật quy định Cục trưởng - Quản lý người làm việc, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định pháp luật phân cấp Cục trưởng - Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ Theo Quyết định số 170/QĐ-VTLTNN ngày 28 tháng 10 năm 2015 Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Khoa học Cơng nghệ Văn thư Lưu trữ cấu tổ chức Trung tâm bao gồm: - Lãnh đạo Trung tâm Trung tâm Khoa học Công nghệ văn thư, lưu trữ có Giám đốc khơng q 02 Phó Giám đốc + Giám đốc Trung tâm Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm chịu trách nhiệm trước Cục trưởng toàn hoạt động Trung tâm Giám đốc Trung tâm quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức thuộc Trung tâm + Các Phó Giám đốc Trung tâm Cục trưởng bổ nhiệm, miễn nhiệm theo đề nghị Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc lĩnh vực công tác theo phân công phụ trách - Cơ cấu tổ chức + Phòng Nghiên cứu, Ứng dụng Chuyển giao khoa học cơng nghệ: Phịng có Trưởng phịng 02 Phó Trưởng phịng viên chức, thực công tác: Nghiên cứu; đề xuất; ứng dụng chuyển giao khoa học công nghệ lĩnh vực văn thư, lưu trữ + Phịng Thơng tin - Thư viện: Phịng có Trưởng phịng, 01 Phó Trưởng phịng viên chức, thực cơng tác: Tổ chức, xây dựng, quản lý phổ biến tư liệu lĩnh vực văn thư, lưu trữ lĩnh vực khác có liên quan + Phịng Quản lý khoa học cơng nghệ: Phịng có Trưởng phịng, 01 Phó Trưởng phịng viên chức, thực cơng tác: Xây dựng, trình Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành phổ biến văn hướng dẫn hoạt động khoa học công nghệ Cục; Hướng dẫn, xây dựng, tổ chức thực kế hoạch khoa học cơng nghệ trình Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Bộ Nội vụ phê duyệt + Phịng Hành - Tổ chức: Phịng có Trưởng phịng, 01 Phó Trưởng phịng viên chức, có nhiệm vụ tham mưu, giúp Giám đốc Trung tâm thực cơng tác hành chính, tổng hợp; cải cách hành chính; tổ chức cán lao động, tiền lương; thi đua, khen thưởng; tra giải khiếu nại, tố cáo, phòng chống tham nhũng; văn thư, lưu trữ, bảo vệ bí mật nhà nước; quản trị; tài chính, kế tốn Trung tâm Trưởng phịng chịu trách nhiệm trước Giám đốc trung tâm toàn hoạt động Phịng Các Phó Trưởng phịng giúp Trưởng phịng thực số nhiệm vụ chun mơn phụ trách số lĩnh vực công tác theo phân cơng Trưởng phịng, chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng lĩnh vực cơng tác phân cơng phụ trách Việc thành lập, sáp nhập, giải thể tổ chức thuộc Trung tâm Cục trưởng định 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận văn thư, lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ 1.2.1 Tình hình cấu, tổ chức Công tác văn thư phận gắn liền với hoạt động đạo, điều hành công việc quan, tổ chức Hiệu hoạt động quản lý quan, tổ chức phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng điều mà cơng tác văn thư Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ quan tâm Thực tốt cơng tác văn thư góp phần đảm bảo cho hoạt động Trung tâm diễn nhanh chóng, đảm bảo tiến độ giải cơng việc, công tác văn thư làm tốt tạo tiền đề cho công tác lưu trữ vào nếp, khoa học Do quy mô, tổ chức Trung tâm không lớn, hàng năm số lượng văn Trung tâm ban hành văn đến không nhiều nên Trung tâm bố trí 01 viên chức văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ, thuộc biên chế phịng Hành - Tổ chức Cán làm công tác văn thư, lưu trữ đào tạo chun mơn nghiệp vụ, có trình độ, kinh nghiệm phẩm chất trị tốt Hiểu rõ tầm quan trọng công tác văn thư nên ln hồn thành tốt nhiệm vụ giao, khâu nghiệp vụ khơng để xảy sai sót, đảm bảo u cầu nhanh chóng, xác Để cơng tác văn thư vào nề nếp khoa học việc đạo, điều hành sát nhu cầu quan trọng Nhận thức rõ điều nên công tác văn thư Trung tâm luôn lãnh đạo Trung tâm quan tâm, đạo từ việc xây dựng văn quy định, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ như: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy trình quản lý văn theo TCVN ISO 9001:2008; Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trung tâm; Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản Kho Lưu trữ Trung tâm Trưởng phịng Hành - Tổ chức người trực tiếp tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Trung tâm thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn đạo công tác văn thư, lưu trữ Trung tâm Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ làm việc theo chế độ thủ trưởng Mọi hoạt động Trung tâm phải tuân thủ quy định pháp luật, quy định Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước quy chế làm 10 tổ chức nhỏ nên Trung tâm bố trí 01 người làm cơng tác văn thư, lưu trữ thuộc biên chế Phịng Hành - Tổ chức, công tác văn thư Trung tâm hoạt động theo hình thức văn thư tập trung, số lượng văn đi, đến hàng ngày nên tất loại văn đến tập trung văn thư lấy hệ thống số chung để tiện theo dõi quản lý Hơn 25 năm xây dựng phát triển, Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ bước khẳng định vị trí ngành Lưu trữ Việt Nam Được quan tâm, đạo Bộ Nội vụ mà trực tiếp Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước cộng với tinh thần lao động miệt mài, thầm lặng tập thể cơng chức, viên chức góp phần khơng nhỏ vào trình phát triển vững mạnh ngành Lưu trữ thúc đẩy phát triển nhận thức toàn xã hội giá trị tài liệu lưu trữ, khẳng định vai trò ngành Lưu trữ nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc + Lịch sử phông Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ Tài liệu phông Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ có thời gian từ năm 1988 đến 2015 Tài liệu Phông Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ tài liệu hành chính, khối lượng sau: - Tổng số hộp cặp: 280 hộp - Tổng số hồ sơ: 1391 hồ sơ - Quy mét giá: 35 mét Thành phần tài liệu: Tài liệu lưu trữ Trung tâm tài liệu hành chính, bao gồm loại: Quyết định, Cơng văn, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản, Hợp đồng… Nội dung tài liệu: Tài liệu lưu trữ Phông Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ hình thành trình hoạt động 04 Phòng thuộc Trung tâm (Phòng Nghiên cứu, Ứng dụng Chuyển giao khoa học cơng nghê; Phịng Quản lý khoa học Cơng nghệ; Phịng Thơng tin - Thư viện; Phịng Hành - Tổ chức) Nội dung tài liệu lưu trữ chủ yếu phản ánh hoạt động nghiên cứu, ứng dụng chuyển giao khoa học công nghệ 30 văn thư, lưu trữ; quản lý chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ; tài liệu hội nghị, hội thảo nước quốc tế văn thư, lưu trữ; phổ biến, cung cấp thông tin, tư liệu nghiệp vụ văn thư, lưu trữ số tài liệu cơng tác hành chính, tổ chức máy nhân Trung tâm Tình hình thu thập tài liệu vào lưu trữ Trung tâm: Sau năm kể từ công việc kết thúc, phận văn thư, lưu trữ Trung tâm xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ theo quy định Vì vậy, Trung tâm khơng để xảy tình trạng tài liệu tích đống khơng thu vào lưu trữ Phơng Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ tương đối đầy đủ, hồ sơ trước giao nộp vào lưu trữ đơn vị thuộc Trung tâm chỉnh lý sơ bộ, sau tiếp nhận viên chức văn thư, lưu trữ kiểm tra lại hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản ghi số lưu trữ Hiện nay, Trung tâm xây dựng mục lục hồ sơ để phục vụ việc tra cứu hồ sơ, tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ Trung tâm chủ yếu phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học văn thư, lưu trữ phục vụ việc học tập nâng cao trình độ độc giả Cục - Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ Hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ hướng dẫn phân chia tài liệu phông khối tài liệu đưa chỉnh lý thành nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo phương án phân loại định phương pháp lập hồ sơ; dùng làm để người tham gia chỉnh lý thực việc phân loại tài liệu, lập hồ sơ hệ thống hoá hồ sơ tồn phơng thống Trung tâm Khoa học Cơng nghệ Văn thư - Lưu trữ có cấu tổ chức ổn định chức năng, nhiệm vụ rõ ràng khơng chồng chéo, Trung tâm phân loại tài liệu theo phương án “cơ cấu tổ chức - thời gian” - Hướng dẫn lập hồ sơ + Đối với tài liệu chưa lập hồ sơ quy trình chỉnh lý tài liệu thực theo Cơng văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước ban hành Bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành + Đối với tài liệu lập hồ sơ sơ bộ, viên chức văn thư, lưu trữ kiểm 31 tra, chỉnh sửa hồ sơ, ghi thời hạn bảo quản số lưu trữ cho hồ sơ c) Xác định giá trị tài liệu - Lưu trữ Trung tâm có nhiệm vụ giúp Trưởng phịng Hành - Tổ chức xây dựng bảng thời hạn quản tài liệu trình Giám đốc Trung tâm ban hành - Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt yêu cầu sau: + Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn tài liệu bảo quản có thời hạn số năm cụ thể; + Xác định tài liệu hết giá trị để tiêu hủy d) Hội đồng Xác định giá trị tài liệu - Hội đồng Xác định giá trị tài liệu thành lập để tham mưu cho Giám đốc Trung tâm việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ Trung tâm phân loại tài liệu hết giá trị - Hội đồng xác định giá trị Giám đốc Trung tâm định thành lập Thành phần Hội đồng bao gồm: + Phó Giám đốc (Phụ trách cơng tác Hành - Tổ chức): Chủ tịch Hội đồng; + Viên chức văn thư, lưu trữ: Thư ký Hội đồng; + Trưởng phòng Hành - Tổ chức: Ủy viên; + Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên; - Thành viên Hội đồng xác định giá trị tài liệu nghiên cứu Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản, danh mục tài liệu hết giá trị kiểm tra thực tế tài liệu đề nghị tiêu hủy (nếu cần); thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; ý kiến khác phải ghi vào biên họp để trình Giám đốc Trung tâm - Trên sơ đề nghị Hội đồng Xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Trung tâm định thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ Trung tâm; loại hủy tài liệu hết giá trị theo quy định pháp luật e) Hủy tài liệu hết giá trị - Giám đốc Trung tâm định hủy tài liệu hết giá trị lưu trữ Trung tâm 32 - Thủ tục định hủy tài liệu hết giá trị + Theo đề nghị Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Giám đốc Trung tâm có văn đề nghị Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy + Căn vào ý kiến Hội đồng xác định giá trị tài liệu, ý kiến thẩm định Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Giám đốc Trung tâm định việc hủy tài liệu hết giá trị - Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải đảm bảo hủy hết thông tin tài liệu phải lập thành biên - Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có: + Quyết định thành lập Hội đồng; + Danh mục tài liệu hết giá trị; tờ trình thuyết minh tài liệu hết giá trị; + Biên họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu; + Văn đề nghị thẩm định, cho ý kiến Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; + Quyết định hủy tài liệu hết giá trị; + Biên bàn giao tài liệu hủy; + Biên tiêu hủy tài liệu hết giá trị - Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải bảo quản Trung tâm 20 năm kể từ ngày hủy tài liệu 2.2.2.3 Bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ a) Bảo quản tài liệu lưu trữ - Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ Trung tâm công chức, viên chức bảo quản phải đảm bảo an toàn cho hồ sơ, tài liệu - Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải giao nộp vào lưu trữ Trung tâm tập trung bảo quản kho lưu trữ - Kho lưu trữ phải trang bị đầy đủ thiết bị, phương tiện cần thiết như: máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi, bình chữa cháy, quạt thơng gió… thực biện pháp phòng chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng 33 gian bảo mật; trì chế độ bảo quản phù hợp với tài liệu - Lưu trữ Trung tâm bố trí, xếp khoa học tài liệu lưu trữ, hồ sơ, tài liệu bảo quản hộp, xếp lên giá, dán nhãn để tiện thống kê, tra cứu b) Đối tượng thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu • Đối tượng sử dụng tài liệu lưu trữ - Công chức, viên chức người lao động thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nuớc - Công chức, viên chức nguời lao động thuộc Trung tâm Khoa học Công nghệ Văn thư - Lưu trữ - Cá nhân ngồi Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước • Thủ tục sử dụng tài liệu lưu trữ Đọc tài liệu chỗ 1.1 Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc Cục cần có: - Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ - Giấy giới thiệu Công văn đề nghị Thủ trưởng đơn vị ( truờng hợp phục vụ mục đích cơng vụ) 1.2 Đối với cơng chức, viên chức nguời lao động thuộc Trung tâm cần có Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ 1.3 Đối với cá nhân ngồi Cục cần có: - Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ - Chứng minh thư nhân dân Hộ chiếu - Giấy giới thiệu Công văn đề nghị quan, tổ chức (đối với truờng hợp phục vụ mục đích cơng vụ) Mượn tài liệu 2.1 Thủ tục: - Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc Trung tâm cần có Đơn xin sử dụng tài liệu lưu trữ 2.2 Thời gian: - Thời gian cho muợn không 10 ngày làm việc, truờng hợp cần thiết gia hạn không 05 ngày làm việc 34 Cấp tài liệu lưu trữ chứng thực lưu trữ 3.1 Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc Cục Văn thư Lưu trữ nhà nuớc cần: - Đăng ký vào Phiếu yêu cầu cấp tài liệu lưu trữ Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ - Truờng hợp phục vụ mục đích cơng vụ phải có Giấy giới thiệu Công văn đề nghị Thủ truởng đơn vị 3.2 Đối với công chức, viên chức nguời lao động thuộc Trung tâm cần đăng ký vào Phiếu yêu cầu cấp tài liệu lưu trữ Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ 3.3 Đối với cá nhân Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nuớc cần có: - Chứng minh thư nhân dân Hộ chiếu - Trường hợp phục vụ mục đích cơng vụ phải có Giấy giới thiệu Cơng văn đề nghị quan, tổ chức - Đăng ký vào Phiếu yêu cầu cấp tài liệu lưu trữ Phiếu yêu cầu chứng thực lưu trữ c) Hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ - Sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ Trung tâm • Mang tài liệu khỏi kho lưu trữ Trung tâm + Cho mượn nơi làm việc (chỉ áp dụng công chức, viên chức Trung tâm) Thời gian cho mượn không 10 ngày làm việc, trường hợp cần thiết gia hạn khơng q 05 ngày làm việc + Mang tài liệu khỏi kho lưu trữ Trung tâm để phục vụ công tác mang tài liệu nước Thời gian mượn tài liệu quy định - Cấp tài liệu lưu trữ, chứng thực lưu trữ d) Thẩm quyền xét duyệt cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ mang tài liệu lưu trữ khỏi kho lưu trữ Trung tâm - Giám đốc Trung tâm xét duyệt định cho phép khai thác, sử dụng tài liệu có độ mật theo đề nghị Trưởng phịng Hành - Tổ chức - Trưởng phịng Hành - Tổ chức xét duyệt định cho phép 35 khai thác, sử dụng loại tài liệu lại cho mượn nơi làm việc (đối với viên chức Trung tâm) - Giám đốc Trung tâm định việc mang tài liệu lưu trữ khỏi lưu trữ Trung tâm để phục vụ công tác mang tài liệu nước e) Yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ - Lưu trữ Trung tâm phải hồn thiện cơng cụ tra tìm tài liệu, lập Sổ đăng ký độc giả để phục vụ nghiên cứu, sử dụng tài liệu; phục vụ kịp thời đối tượng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cấp có thẩm quyền phê duyệt - Độc giả khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ kho lưu trữ phải tuân thủ theo nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ Trung tâm hướng dẫn viên chức lưu trữ - Độc giả phải bảo quản hồ sơ, tài liệu thời gian nghiên cứu, sử dụng phải giữ nguyên trạng tài liệu ban đầu 36 CHƯƠNG 3: TƯ VẤN CHO LÃNH ĐẠO THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM Một số ý kiến việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ phận thiếu cấu tổ chức quan, đơn vị nói chung Cơng chức, viên chức (CCVC) làm văn thư, lưu trữ giúp lãnh đạo quản lý công tác quan việc thực nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng văn quy định công tác văn thư, lưu trữ quan; quản lý thực nghiệp vụ lưu trữ tài liệu lưu trữ quan; đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ cho quan đơn vị trực thuộc Hàng năm báo cáo tình hình thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ quan, lập kế hoạch thực công tác văn thư, lưu trữ quan thời gian tới Tuyển dụng bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ Việc bố trí nhân chun mơn nghiệp vụ nhân tố đóng vai trị quan trọng công tác văn thư, lưu trữ quan Trình độ cơng chức, viên chức làm văn thư, lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học, bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu quan Nhân có trình độ chun mơn nghiệp vụ cao tìm phương pháp phân loại xếp tài liệu quan cách khoa học, hợp lý, dễ tra tìm Ngược lại trình độ nghiệp vụ chuyên môn thấp ảnh hưởng không tốt đến hiệu công tác quản lý, khai thác sử dụng tài liệu Chính vậy, việc tuyển dụng bố trí cơng chức, viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ quan việc làm cần quan tâm sâu sát lãnh đạo quan Ban hành văn đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ Một yếu tố làm pháp lý cho việc thực nguyên tắc 37 quản lý tập trung thống công tác văn thư, lưu trữ toàn quốc hệ thống văn quy phạm pháp luật ngành Hiện nay, Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ Dưới Luật hệ thống văn quy phạm pháp luật tương đối đầy đủ công tác văn thư, lưu trữ sau: Luật Lưu trữ năm 2011, Quốc hội khóa 13 thơng qua ngày 11/11/2011, hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2012 Luật Lưu trữ văn Luật có giá trị pháp lý cao từ trước đến nay, quy định vấn đề ngành lưu trữ như: nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ; trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ, trách nhiệm người làm lưu trữ; thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ; xác định giá trị tài liệu; bảo quản tài liệu; khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ… Luật Lưu trữ đời đánh dấu bước phát triển ngành lưu trữ Việt Nam, tiền đề để thực chuyển biến ngành lưu trữ giai đoạn cải cách hành nhà nước Tiếp đó, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 8/11/2011 Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã, phường, thị trấn… Tại quan, tổ chức, việc tuân theo quy định văn cần phải thực quy định cụ thể quan chun mơn ngành dọc Ví dụ Thông tư số 155/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 Bộ Tài Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động ngành Tài chính, Thơng tư Bộ Tài ngun Mơi trường quy định thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu ngành Tài nguyên – Môi trường… 38 Trên sở đó, CCVC làm văn thư, lưu trữ quan chun mơn có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo việc ban hành quy định công tác văn thư, lưu trữ cho phù hợp với chức nhiệm vụ tình hình hoạt động quan, đơn vị mình, đồng thời người trực tiếp thực quy định đề văn hướng dẫn người quan thực Có cơng tác lưu trữ quan vào nề nếp hoạt động có hiệu Đưa mức khen thưởng dể khích lệ tinh thần cán làm việc , vừa giúp cho người làm an tâm công việc , vừa khiến cho công việc hoạt động quan thuận lợi Xây dựng kho tàng, trang thiết bị cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ “Tài liệu lưu trữ di sản văn hóa dân tộc” cần phải bảo quản an toàn, tránh hư hỏng, mát Để thực chủ trương trên, ngày 02/03/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ Theo đó, Chỉ thị đạo ngành, cấp phải bố trí xây dựng Kho lưu trữ để bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu quan, đơn vị, địa phương Tiếp theo, ngày 24/9/2010, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án hỗ trợ xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Công tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm lĩnh vực văn thư, lưu trữ Thanh tra, kiểm tra khâu quan trọng việc thực chức quản lý nhà nước quan, có lĩnh vực văn thư, lưu trữ - Thanh tra, kiểm tra việc thực quy định văn nhà nước thực tế để phát huy điểm tích cực, kịp thời phát sai lệch (nếu có), từ tìm biện pháp khắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế quan, đơn vị - Thanh tra, kiểm tra để đưa kết luận, đánh giá kết đạt 39 đơn vị, cá nhân từ xây dựng chế khen thưởng kỷ luật khách quan, cơng Hàng năm, Sở Nội vụ có kế hoạch tra chuyên ngành Nội vụ, có lĩnh vực văn thư, lưu trữ - Cơng tác tra, kiểm tra tiến hành theo định kỳ trường hợp cần thiết tiến hành kiểm tra đột xuất Tuy nhiên, chưa có quy định cụ thể cơng tác tra, kiểm tra xử lý vi phạm lĩnh vực văn thư, lưu trữ Điều phần gây khó khăn cho cơng tác tra, kiểm tra lĩnh vực Hiện nay, Luật Lưu trữ (Điều 8) quy định hành vi bị nghiêm cấm sau: Chiếm đoạt, làm hỏng, làm tài liệu lưu trữ Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội dung tài liệu lưu trữ Mua bán, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu lưu trữ Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục đích xâm phạm lợi ích Nhà nước, quyền lợi ích hợp pháp quan, tổ chức, cá nhân Mang tài liệu lưu trữ nước ngồi trái phép 40 KẾT LUẬN Qua để thấy rằng, công tác văn thư- lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể không riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, ta thấy rõ quan trọng Văn phịng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ Trung tâm Khoa học Công nghê văn thư – lưu trữ Mong tập lớn đóng góp phần cơng sức nhỏ việc thực nhiệm vụ quản lý Công tác văn thư – lưu trữ phát triển suất, chất lượng công tác văn thư-lưu trữ quan, đơn vị 41 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ - Văn phịng Chính phủ (2005) Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn Bộ Nội vụ (2011) Thông tư số 01/2011/TT- BNV hướng dẫn thể thức kĩ thuật trình bày văn hành Chính phủ (2011) Nghị định số 58/2001/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu Chính phủ (2004) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP cơng tác văn thư Chính phủ (2004) Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001 Quốc hội (2011) Luật lưu trữ số 01/2011/ QH13 Vương Đình Quyền (2011) Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 42 PHỤ LỤC 43 ... nhiệm vụ quan trọng quan, tổ chức Đó lý tơi chọn đề tài: ? ?Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quan anh ( chị ) đến thực tập tư vấn cho lãnh đạo quan thực nhiệm vụ quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan. ”... THỰC HIỆN NHIỆM VỤ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA TRUNG TÂM Một số ý kiến việc tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư, lưu. .. cáo tình hình thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ quan, lập kế hoạch thực công tác văn thư, lưu trữ quan thời gian tới Tuyển dụng bố trí cơng chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ Việc bố trí