LỜI CÁM ƠN Em xin cảm ơn trường đại học công nghệ thông tin truyền thông thầy cô trường truyền dạy kinh nghiệm cho em trưởng thành Em xin cảm ơn thầy Lê Anh Tú bảo tận tình em thực đề tài khóa luận tốt nghiệp Em xin cảm ơn tập thể công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên tạo điều kiện cho em tìm hiểu kiến thức phục vụ đề tài tích lũy kinh nghiệm ngành quản trị văn phòng Con cảm ơn cha mẹ tạo động lực, chắp cánh ước mơ cho quãng thời gian học trường Công nghệ thông tin Truyền thông Thái Nguyên Em cố gắng hồn thành khóa luận với kết tốt để làm hài lòng thầy bố mẹ em Tuy nhiên, q trình thực hiện, khó tránh khỏi sai sót, em kính mong thầy góp ý để đề tài em hoàn thiện LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài “Tin học hóa cơng tác quản lý hồ sơ nhân công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên” em tự làm, nguồn tài liệu em tham khảo Nếu phần đề tài có sai sót, em xin hồn tồn chịu trách nhiệm trước hội đồng Em mong thầy cô trường tạo điều kiện giúp em hoàn thành đề tài với kết tốt Trong q trình làm đề tài khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong thầy bạn bè góp ý kiến để đề tài ngày hồn thiện Em muốn học hỏi từ trường công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên nhiều kinh nghiệm để kinh nghiệm giúp em hành trang vào đời Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày tháng Sinh viên: Đỗ Nhật Tú năm 2017 MỤC LỤC LỜI CÁM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 11 1.1 Lý thuyết chung quản lý hồ sơ nhân 11 1.1.1 Khái niệm hồ sơ nhân 11 1.1.2 Trách nhiệm người quản lý hồ sơ nhân 12 1.2 Phương pháp lập hồ sơ nhân 13 1.2.1 Phương pháp chung 13 1.2.2 Phương pháp lập hồ sơ cán bộ, công chức 13 1.3 Vai trò nguyên tắc quản lý hồ sơ nhân 19 1.3.1 Khái niệm quản lý hồ sơ 19 1.3.2 Vai trò việc quản lý hồ sơ nhân 19 1.3.3 Những nguyên tắc việc quản lý hồ sơ nhân 19 1.4 Nội dung việc lập hồ sơ nhân 21 1.5 Vị trí lập hồ sơ nhân 21 1.6 Yêu cầu việc lập hồ sơ nhân 22 1.6.1 Văn hồ sơ nhân phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị hình thành hồ sơ 22 1.6.2 Văn bản, giấy tờ thu thập vào hồ sơ phải đảm bảo mối liên hệ khách quan phản ánh trình tự giải cơng việc 23 1.6.3 Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng 25 1.6.4 Văn hồ sơ phải đảm bảo thể thức văn 26 1.6.5 Hồ sơ cần biên mục đầy đủ, xác 27 1.6.6 Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng bảo quản 27 1.7 Trách nhiệm việc lập hồ sơ giao nhận hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 28 1.7.1 Trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức Chánh văn phòng 28 1.7.2 Trách nhiệm người đứng đầu đơn vị quan, tổ chức 28 1.7.3 Trách nhiệm cá nhân quan, tổ chức 29 1.7.4 Trách nhiệm Văn thư 29 1.7.5 Trách nhiệm Lưu trữ quan 29 Chương THỰC TRẠNG QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GANG THÉP THÁI NGUYÊN 31 2.1 Giới thiệu công ty gang thép Thái Nguyên 31 2.1.1 Thông tin địa kinh doanh 31 2.1.2 Quá trình hình thành phát triển 31 2.1.3 Các dấu mốc lịch sử 33 2.1.4 Địa bàn kinh doanh 35 2.1.5 Mơ hình quản trị, tổ chức kinh doanh máy quản lý 35 2.2 Quy trình quản lý hồ sơ nhân công ty 36 2.2.1 Quy trình tuyển dụng nhân 36 2.2.2 Quy trình quản lý hồ sơ nhân 42 2.2.3 Quy trình bổ sung hồ sơ nhân 44 2.3 Thực trạng quản lý hồ sơ nhân công ty 46 2.4 Ưu nhược điểm việc quản lý hồ sơ nhân công ty 47 2.4.1 Ưu điểm 47 2.4.2 Nhược điểm 47 2.5 Giải pháp 48 2.5.1 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý hồ sơ nhân công ty 48 2.5.2 Tạo đổi hợp lý công tác quản lý hồ sơ nhân 49 2.5.3 Đầu tư xây dựng hệ thống thông tin quản lý đại trùng khớp với hệ thống công nghệ thông tin quản lý hồ sơ, tài liệu, có việc quản lý hồ sơ nhân 51 2.5.4 Khen thưởng cho thành viên có sáng kiến việc quản lý tốt hệ thống thông tin quản lý, có quản lý tốt hồ sơ nhân sự; đồng thời xử phạt nghiêm minh đến đối tượng phạm pháp luật vấn đề an ninh thông tin 51 2.5.5 Xây dựng kết hợp việc quản lý nhân quản lý hồ sơ nhân 51 Chương ỨNG DỤNG PERFECT HRM ĐỂ XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH 53 QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 53 3.1 Giới thiệu phần mềm Perfect HRM 53 3.2 Ứng dụng Perfect HRM 53 3.2.1 Thư mục Hệ thống 53 3.2.2 Hồ sơ nhân 64 KẾT LUẬN 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO 73 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Sơ đồ quy trình tuyển dụng 36 Hình 2.2 Sơ đồ quy trình quản lý hồ sơ nhân 42 Hình 2.3 Sơ đồ quy trình bổ sung hồ sơ nhân 44 Hình 3.1 Giao diện chương trình 53 Hình 3.2 Biểu đồ thống kê tình hình nhân theo hình cột 54 Hình 3.3 Biểu đồ thống kê tình hình nhân sựtheo hình tròn 55 Hình 3.4 Tổng hợp liệu chấm công theo năm 55 Hình 3.5 Thống kê theo ngày nghỉ phép 56 Hình 3.6 Danh mục nhân theo chức vụ 57 Hình 3.7 Danh mục nhân theo chuyên môn .57 Hình 3.8 Danh mục nhân theo cấp 58 Hình 3.9 Danh mục nhân theo công việc 58 Hình 3.10 Danh mục nhân theo quốc tịch 59 Hình 3.11 Danh mục nhân theo dân tộc 59 Hình 3.12 Danh mục nhân theo tôn giáo 60 Hình 3.13 Danh mục nhân theo quan hệ gia đình .60 Hình 3.14 Danh mục nhân theo học vấn 61 Hình 3.15 Danh mục hồ sơ theo ngoại ngữ 61 Hình 3.16 Danh mục nhân theo tin học 62 Hình 3.17 Danh mục nhân theo kỹ 62 Hình 3.18 Cơ cấu tổ chức theo chi nhánh 63 Hình 3.19 Danh sách phòng ban 63 Hình 3.20 Các tổ nhóm 64 Hình 3.21 Các chức hộp hồ sơ nhân .64 Hình 3.22 Danh sách nhân viên 65 Hình 3.23 Danh sách ứng viên 66 Hình 3.24 Quá trình làm việc theo nhân viên .67 Hình 3.25 Quá trình làm việc theo danh sách .68 Hình 3.26 Thêm chuyến cơng tác 69 Hình 3.27 Quản lý công việc 69 Hình 3.28 Thơng tin hợp đồng lao động 70 Hình 3.29 Thêm hợp đồng lao động .70 Hình 3.30 Tờ khai tham gia BHYT – BHXH .71 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 Dấu mốc lịch sử 33 Bảng 2.2 Tên viết tắt mẫu văn tuyển dụng 41 LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Trong tổ chức doanh nghiệp, quan tồn giới, văn phòng phổ biến Văn phòng trung tâm đầu não tồn tập thể, đó, quản lý nhân cơng việc quan trọng nhân tố tạo nên thành công doanh nghiệp người Quản lý nhân đòi hỏi phải có hồ sơ thơng tin thành viên tập thể Do đó, em xin lựa chọn đề tài: Tin học hóa cơng tác quản lý hồ sơ nhân công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên Mục đích nghiên cứu: Trong cơng ty, tập thể, quan việc quản lý hồ sơ nhân cần thiết để theo dõi, đánh giá người tập thể, để thực nhiều công việc khác nhau, như: đề bạt, thuyên chuyển, trả lương, giáng chức, thăng chức, nắm bắt thông tin tiềm người nhằm sử dụng nhân tài cho hiệu Mục đích nghiên cứu em làm rõ vấn đề liên quan đến hồ sơ nhân để có thêm kinh nghiệm kiến thức làm theo chuyên ngành quản trị văn phòng Đối tượng nghiên cứu: Con người vật chất hệ thống quản lý hồ sơ nhân công ty cổ phần gang thép Thái Ngun Tình hình nghiên cứu: Ngồi nước: Ở nước phát triển, cường quốc, truyền thống lưu trữ quản lý tài liệu, hồ sơ giúp doanh nghiệp, quan khai thác thông tin quý báu, xây dựng xã hội tốt đẹp, hiệu Vì thế, họ ý thức tầm quan trọng hồ sơ, tài liệu, nghiên cứu Công tác quản lý hồ sơ, tài liệu, có quản lý hồ sơ nhân sự, họ đầu giới việc bảo quản hồ sơ, tài liệu Trong nước: Ở Việt Nam, thực dân Pháp thành lập quyền hộ, hình thành quan niệm tổ chức, xây dựng bảo quản tài liệu lưu trữ, sau quản lý hồ sơ nhân Quản lý hồ sơ nhân hình thành muộn so với nước phát triển nhiều bất cập người chưa hiểu nghĩa việc lập hồ sơ bảo quản nên doanh nghiệp, tổ chức gặp nhiều khó khăn, thông tin tài liệu ngày tăng lên Phạm vi nghiên cứu: - Về không gian: công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên - Về thời gian: từ ngày 19/1/2017 đến ngày 02/5/2017 Phương pháp nghiên cứu: - Phương pháp nghiên cứu lý luận, thực tiễn - Phương pháp thu thập thông tin - Phương pháp xử lý, phân tích liệu Kết cấu đề tài: Chương 1: Tổng quan quản lý hồ sơ nhân Chương 2: Thực trạng quản lý hồ sơ nhân công ty cổ phần Thái Nguyên Chương 3: Ứng dụng Perfect HRM để xây dựng chương trình quản lý hồ sơ nhân 10 người lao động để trình làm việc theo dây chuyền có hiệu Người lao động lãnh đạo đơn vị thông báo cho cấp lãnh đạo báo cáo công việc cần làm để lãnh đạo xem xét, điều chỉnh công việc hợp lý, vừa đảm bảo thời gian vừa hợp lý với xu hướng phát triển cơng ty Hình 3.10 Danh mục nhân theo quốc tịch Do công ty có liên kết với cơng ty nước ngồi nên xuất Danh mục nhân theo quốc tịch: Việt Nam, Mỹ, Hàn Quốc, Trung Quốc, Pháp, Nga, Đức, Hà Lan, Canada…Các cơng ty có ln chun, điều động người lao động nước để làm việc với Tổng công ty thép Việt Nam ( công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên đơn vị thuộc quản lý Tổng công ty thép Thái Nguyên) Hình 3.11 Danh mục nhân theo dân tộc 59 Danh mục nhân theo dân tộc trích từ hồ sơ, sơ yếu lý lịch người lao động nhằm thực chế độ ưu đãi người lao động, người vùng sâu vùng xa, dân tộc người làm việc công ty cổ phần gang thép Thái Ngun Hình 3.12 Danh mục nhân theo tơn giáo Danh mục nhân theo tôn giáo đưa vào cơng việc quản lý nhân phận Phòng tổ chức lao động vấn đề tôn giáo vấn đề nhạy cảm, mang tính trị nên phòng có nhiệm vụ liên kết với phận khác, đặc biệt cơng đồn Cơng ty muốn tạo mơi trường làm việc tích cực, tránh khỏi kỳ thị người theo đạo không theo đạo người theo đạo với Hình 3.13 Danh mục nhân theo quan hệ gia đình Danh mục nhân theo quan hệ gia đình liên quan đến nhân thân, vấn đề liên quan tới hồ sơ nhân Để theo dõi mối quan hệ đồng nghiệp 60 cơng ty, cơng ty phải kiểm sốt hồ sơ nhân sự: người thân quen xin việc cơng ty, người có nhiều mối quan hệ làm việc công ty để tránh việc chạy chức chạy quyền, cậy thế, để xử lý vi phạm tránh tan vỡ tổ chức Hình 3.14 Danh mục nhân theo học vấn Danh mục nhân theo học vấn thống kê trình độ tồn người lao động công ty để xếp công việc cho phù hợp với khả người lao động Tuy nhiên, công ty tránh phân biệt đối xử kiểu người lao động với nhau, người lao động cần mơi trường tích cực, an tồn làm việc Hình 3.15 Danh mục hồ sơ theo ngoại ngữ Danh mục hồ sơ theo ngoại ngữ đưa vào quản lý nhân Phòng tổ chức lao động có nhiệm vụ thống kê thành phần biết nói ngoại ngữ để trợ giúp 61 công ty việc làm liên quan đến người nước ngoài, như: đàm phán, phiên dịch Đối với người dân tộc, phận biết nói tiếng dân tộc làm công tac tư tưởng cho người dân tộc để họ cho phép công ty khai thác, sản xuất, vận động mua bán sản phẩm với họ Cơng ty khuyến khích người lao động, trình độ cũngbiết nói tiếng nước ngồi để tăng cường giao lưu hiểu biết Công ty cho phận lao động biết nói nhiều ngoại ngữ tốt để mở rộng mối quan hệ làm việc, xâm nhập thị trường tốt Hình 3.16 Danh mục nhân theo tin học Danh mục nhân theo tin học thống kê số lượng người biết, có chun mơn, am hiểu tin học phận kỹ thuật viên, văn phòng quy định phải có trình độ tin học Bộ phận quản trị văn phòng, tổ kế toán,… phải biết sử dụng thành thạo Word, Excel, Powerpoint Bộ phận trình lập viên phải biết sửa chữa máy tính, biết viết làm việc với phần mềm Hình 3.17 Danh mục nhân theo kỹ Danh mục nhân theo kỹ kiểm tra tập thể người lao động xem có đạt yêu cầu, mạnh điểm để phát huy, yếu điểm để khắc phục Đặc biệt, lãnh đạo cần phải có kỹ cứng kỹ mềm để làm việc, 62 điều hành cơng ty Ngồi ra, lãnh đạo phải biết uốn nắn người quyền để họ tránh việc mắc sai lầm tâm ỷ lại, an phận, không chịu phấn đấu không chịu thừa nhận điểm yếu thân để sửa chữa Cơ cấu tổ chức: Hình 3.18 Cơ cấu tổ chức theo chi nhánh Cơ cấu tổ chức theo chi nhánh tập hợp công ty công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên Tổng công ty thép Việt Nam Phòng tổ chức lao động có nhiệm vụ lưu giữ tất thông tin liên quan tới chi nhánh: từ việc lưu giữ thông tin, địa chỉ, số điện thoai, xử lý công việc, đàm phán, hội họp đến việc lưu giữ hợp đồng làm ăn, tác nghiệp với nhau, bí mật nhân Hình 3.19 Danh sách phòng ban 63 Danh sách phòng ban mơ hình thu nhỏ cấu tổ chức lao động công ty chi nhánh liên quan Ngoài việc lưu giữ số điện thoại, lưu giữ địa chỉ, thông tin cần thiết cá nhân, tập thể, đối thủ cạnh tranh, mối quan hệ hợp tác, phòng tổ chức lao động phải xử lý, phân biệt thông tin thật giả môi trường làm việc, kinh doanh để báo lãnh đạo Hình 3.20 Các tổ nhóm Danh mục tổ nhóm cần cập nhật thông tin thiết yếu nhất, như: địa chỉ, số điện thoại, vị trí sản xuất cơng ty, chi nhánh để liên hệ, phối hợp xử lý công việc phận với Chi tiết Số lượng người thể cần thiết, cân đối nhân lực lao động tính chất cơng việc, như: số lượng người phải bổ sung thêm, thừa ln chuyển, cơng việc q sức, cần thời gian điều động lãnh đạo, cấp giải quyết, cung cấp chi phí làm việc 3.2.2 Hồ sơ nhân Bao gồm: Danh sách nhân viên, Q trình làm việc, Quản lý cơng việc, Hợp đồng lao động, Bảo hiểm xã hội, Hình 3.21 Các chức hộp hồ sơ nhân 64 3.2.2.1 Danh sách nhân viên Danh sách nhân viên có: Danh sách nhân viên Danh sách ứng viên Hình 3.22 Danh sách nhân viên Dựa vào cấu tổ chức thiết lập, Danh sách nhân viên phân chia theo nhóm, tổ, phòng ban chi nhánh Nếu muốn bổ sung thêm tên đơn vị, chi nhánh, tổ chức nhấn vào mục: Thêm chi nhánh, Thêm Phòng Ban, Thêm tổ nhóm, Thêm nhân viên Để xóa, sửa thơng tin nhấn dấu xóa, sửa hình Có mục kiểu xếp, tìm kiếm mục này: < làm việc >, < thử việc >, < ngưng việc >, < tất >, < nghỉ việc > Danh sách thể thích hợp việc quản lý hồ sơ nhân sự, số lượng cán bộ, nhân ngày tăng Khi muốn tìm tên nhân viên cần để xác định làm hồ sơ nhân sự, ứng dụng Danh sách nhân viên giúp người cần tìm thơng tin cách hiệu Ví dụ: Khi Giám đốc muốn cất nhắc cơng nhân lên làm Phó phòng, Trưởng phòng Giám đốc tìm hiểu thơng tin, tiểu sử, q trình làm việc, có kỹ gì, đạo đức để xem xét người cất nhắc phù hợp với vị trí nào, có đáng tin tưởng khơng Danh sách nhân viên hồ sơ nhân điều tra cách hiệu không làm thời gian 65 cơng ty Ngồi ra, Giám đốc phát người khơng đáng tin cậy dựa vào quy tắc mà xử lý người theo nội quy, pháp luật người bị công khai phần mềm Danh sách ứng viên: Hình 3.23 Danh sách ứng viên Nếu muốn tạo danh sách ứng viên kích chuột vào Thêm đợt tuyển dụng thêm ứng viên Loại đối tượng tuyển dụng bao gồm: Các ứng viên đậu vòng thi tuyển, Các ứng viên đậu vòng vấn, Các ứng viên đậu vòng, Các ứng viên tuyển dụng, Rớt Chưa xét tuyển Danh sách ứng viên giúp cho công ty phân loại rõ ràng đối tượng người cần phải quản lý, để xếp cơng việc vào vị trí cần thiết, thiếu vào tổ chức Các ứng viên muốn tham gia phải có hồ sơ tuyển dụng nộp vào cơng ty trải qua đợt thi tuyển hội đồng tuyển dụng tổ chức thi Sau đó, ứng viên gặp gỡ trực tiếp lãnh đạo công ty để lãnh đạo đánh giá trình độ, lực tất phương diện Ví dụ: Một ứng viên giỏi ngoại ngữ trải qua vòng vấn tiếng mà ngoại ngữ mà họ học để kiểm tra phản xạ xử lý nhanh mà không cần tiếng Việt Nếu tốt, họ gặp lãnh đạo để đánh giá tồn diện, sau xếp vào phận phiên dịch để thử việc Nếu đạt yêu cầu, công ty ký hợp đồng lao động trả lương theo quy định Ngồi ra, cơng ty có sách ưu đãi đặc biệt cho đối tượng giỏi ngoại 66 ngữ cách tăng lương, thưởng, thăng chức, cho học thêm để bồi dưỡng kiến thức, chuyên môn nghiệp vụ để phục vụ cho công ty theo ý lãnh đạo Đối tượng giỏi ngoại ngữ phải ý thức quyền lợi nghĩa vụ cơng ty 3.2.2.2 Q trình làm việc Q trình làm việc theo nhân viên: Hình 3.24 Quá trình làm việc theo nhân viên Nhờ có lọc thơng tin phần mềm, chọn lọc để lấy thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý nhân Trong danh sách nhân viên, muốn kích đúp chuột để tìm hiểu nhân viên bất kỳ, đánh thơng tin phần lọc nhân viên Lúc đó, tồn tiểu sử, tóm tắt q trình cơng tác Ðối với nhân viên, họ trọng việc bảo quản, quản lý hồ sơ nhân nên họ hạn chế sử dụng phương pháp thủ công, hay trực tiếp tiếp xúc với gốc Thay vào đó, họ sử dụng chương trình quản lý hồ sơ nhân để thay cho gốc để phục vụ nhu cầu khai thác thơng tin làm việc Ví dụ: Khi cần thông tin nhân viên để thực việc khảo sát phòng, phận cơng ty, lãnh đạo tìm phần mềm để xuất thông tin họ cần mà không cần phải lấy hồ sơ gốc Để xác định thông tin lấy cách trung thực phận văn phòng phải văn thư kiểm tra hồ sơ Điển hình dùng cơng nghệ chụp gốc Nếu hồ sơ thực không theo quy định xử lý kỷ luật cán văn thư nhân viên, cán công ty Lỗi 67 người chịu trách nhiệm Vì thế, hai bên phải làm ăn trung thực, tuân thủ quy định công ty Cán văn thư bàn với lãnh đạo việc nhập mật để bảo đảm tính an tồn, bảo quản gốc để người xấu gian lận thông tin, đảm bảo quyền lợi cho toàn người làm cơng ty Q trình làm việc theo danh sách: Hình 3.25 Quá trình làm việc theo danh sách Q trình làm việc theo danh sách hiển thị thơng tin việc tổ chức làm việc tồn cơng ty Chức gồm: Đi công tác, khen thưởng, kỷ luật, trình đào tạo, tạm ứng lương, đánh giá, tai nạn lao động, thay đổi chức vụ, thay đổi lương, ngưng việc, đơn xin nghỉ phép, xác nhận cơng Có thể nói, chức thiếu hồ sơ nhân Muốn quản lý phần mềm tốt phải lưu liệu, phục hồi liệu, khởi động chương trình quản lý sở liệu Như vậy, phần mềm chạy trơi chảy, thơng tin xác, đảm bảo tính minh bạch cho tồn người cơng ty Q trình làm việc cơng khai nhằm giúp người hoàn thiện thân làm việc Nếu thêm chuyến cơng tác phần mềm hiển thị sau: 68 Hình 3.26 Thêm chuyến cơng tác Ở mục thêm chuyến công tác, gồm: Chọn nhân viên, việc, lý đi, đâu, từ ngày…đến ngày, công tác phí, tốn, ghi vào lương, số định, người ban hành, ngày ban hành Khi điền đầy đủ thơng tin lưu, đóng 3.2.2.3 Quản lý cơng việc Hình 3.27 Quản lý cơng việc 69 Quản lý cơng việc có thơng tin theo dõi q trình làm việc cán nhân viên quan, sở để đánh giá toàn hệ thống quản lý nhân nói chung quản lý hồ sơ nhân nói riêng Để biết q trình phát triển công ty, cần phải vào mức độ hồn thành cơng việc cán nhân viên để xem xét, đánh giá theo phần trăm độ hoàn thành kết cơng việc Từ có giải pháp phát triển, hướng công ty theo chiến lược khác tương lai 3.2.2.4 Hợp đồng lao động Hình 3.28 Thông tin hợp đồng lao động Hợp đồng lao động dành cho cán nhân viên ký kết tuyển dụng, họ phải có định tuyển dụng, công ty kiểm tra thông tin sơ yếu lý lịch để xác định xem có khơng, loại bỏ hồ sơ ảo, thông tin ảo người tham gia ứng tuyển Nếu có thơng tin ảo văn thư chun trách, văn phòng phải xóa theo quy định công ty Khi muốn thêm mới, có: Hình 3.29 Thêm hợp đồng lao động 70 3.2.2.5 Bảo hiểm xã hội Bảo hiểm xã hội bao gồm: Tờ khai tham gia BHYT – BHXH, đợt BHYT – BHXH, toán tiền bảo hiểm Các chế độ sách khác, như: khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, chương trình phúc lợi Hình 3.30 Tờ khai tham gia BHYT – BHXH Nếu tờ khai tham gia BHYT – BHXH cần phải chỉnh sửa, phần mềm có chức Bổ sung BHYT, Bổ sung BHXH, Điều chỉnh hồ sơ tham gia BHYT – BHXH, tiện chi việc quản lý thông tin quản lý hồ sơ nhân Chức có lọc thơng tin để dễ việc tìm thơng tin nhân viên cán cần tìm Nhờ vậy, BHXH, BHYT bảo đảm quyền lợi người lao động với khối lượng thông tin lớn lại thể cách xác, minh bạch, cơng bằng, khách quan người lao động 71 KẾT LUẬN Trong q trình làm khóa luận tốt nghiệp, em tìm hiểu kiến thức quản lý nhân sự, cụ thể hồ sơ nhân Nhờ giúp đỡ thầy cô, bạn bè, em học nhiều điều bổ ích Nhìn lại trình làm đề tài, em thấy: Ưu điểm: - Củng cố kiến thức quản lý hồ sơ nhân - Củng cố kiến thức tin học - Biết sử dụng phần mềm xây dựng chương trình quản lý hồ sơ nhân - Tích lũy kiến thức cho ngành em học ngành quản trị văn phòng sở thực tập, làm quen với môi trường làm việc thân thiện - Rèn luyện tính cẩn thận, động Nhược điểm: - Cần phải hoàn thiện thêm kiến thức tin học - Cần phải học hỏi thêm, nâng cao trình độ làm việc ngành quản trị văn phòng Hướng phát triển tới: - Chủ động phát triển đề tài, phần kinh nghiệm quản lý hồ sơ nhân sự, so sánh với thực tiễn, đưa tình giải công việc phát triển phần mềm Bài làm em có thiếu sót Em mong thầy cơ, bạn, tập thể phòng Tổ chức lao động đọc đề tài em góp ý kiến để đề tài em hoàn thiện 72 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Nguyễn Văn Ba, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin, NXB ĐH Quốc Gia Hà Nội, 2004 [2] HRM Perfect, (2009), Hướng dẫn sử dụng phần mềm HRM Perfect, công ty HRM Perfect [3].Thông tư số 07/2012/TT – BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ Hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan [4] Trường đại học lao động – xã hội, (2011), Quản trị nguồn nhân lực (tập 1), NXB Lao động – xã hội [5] Trường đại học lao động – xã hội, (2011), Quản trị nguồn nhân lực (tập 2), NXB Lao động – xã hội 73 ... nghiệp người Quản lý nhân đòi hỏi phải có hồ sơ thơng tin thành viên tập thể Do đó, em xin lựa chọn đề tài: Tin học hóa cơng tác quản lý hồ sơ nhân công ty cổ phần gang thép Thái Nguyên Mục đích... QUẢN LÝ HỒ SƠ NHÂN SỰ 11 1.1 Lý thuyết chung quản lý hồ sơ nhân 11 1.1.1 Khái niệm hồ sơ nhân 11 1.1.2 Trách nhiệm người quản lý hồ sơ nhân 12 1.2 Phương pháp lập hồ sơ. .. TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN GANG THÉP THÁI NGUYÊN 2.1 Giới thiệu công ty gang thép Thái Nguyên 2.1.1 Thông tin địa kinh doanh - Tên giao dịch: Tên tiếng Việt: Công ty Cổ phần Gang thép Thái Nguyên Tên