ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ PHAN THỊ THU HUYỀN HỒN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG TĨM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Mã số: 60.34.03.01 Đà Nẵng - Năm 2017 Cơng trình hồn thành TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, ĐHĐN Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Huỳnh Thị Hồng Hạnh Phản biện 1: PGS TS Đường Nguyễn Hưng Phản biện 2: TS Hồ Văn Nhàn Luận văn bảo vệ trước hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Kế toán họp Trường Đại học Kinh Tế, Đại học Đà Nẵng vào ngày 27 tháng 08 năm 2017 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm thông tin – học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Hiện nay, tất sở giáo dục đại học nước hướng đến nhu cầu người học: sinh viên quyền đăng ký chọn mơn học, chọn thời khóa biểu cho phù hợp với học lực, điều kiện mìnhHầu hết sở giáo dục đại học (CSGDĐH) nước vào hoạt động giảng dạy theo chương trình đào tạo tín Khi phương thức đào tạo thay đổi hệ thống thơng tin quản lý cần phải thay đổi theo để đáp ứng nhu cầu cho công tác quản lý Tổ chức quản lý trường đào tạo theo học chế tín phức tạp nhiều so với đào tạo niên chế, toàn hệ thống quản lý trường phải vận hành theo nhu cầu riêng sinh viên Hệ thống thơng tin kế tốn (HTTTKT) sở giáo dục đại học có chức cung cấp thông tin liên quan hoạt động chủ yếu để liên kết hệ thống thông tin khác, nên cần quan tâm đổi để đáp ứng yêu cầu hệ thống thông tin quản lý Hoạt động thu học phí lại phức tạp cần phải tính tốn số học phí mà sinh viên phải nộp dựa số tín sinh viên đăng ký Mức học phí sinh viên khác phụ thuộc vào số tín mà sinh viên đăng ký học học kỳ Như vậy, để thực việc thu học phí đạt hiệu cao địi hỏi phải có phối hợp chặt chẽ chia sẻ thông tin phận tham gia vào chu trình gồm phận Đào tạo, phận Cơng tác SV, phận kế tốn Do vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) công tác quản lý sở giáo dục đại học xu hướng tất yếu phải tổ chức mối quan hệ với phận chức khác nhằm tăng cường phối hợp, trao đổi liệu thông tin phận Kế toán với phận chức khác nhà trường Đào tạo, Khoa quản lý chun mơn, phịng Cơng tác sinh viên, phịng Hành tổng hợp, Thư viện…Tuy nhiên, thực tế việc tổ chức thơng tin kế tốn sở giáo dục đại học chủ yếu thực phần mềm riêng lẻ, nhiều bất cập, chưa hiệu chưa có trao đổi chia sẻ thơng tin đơn vị với Vì để đảm bảo thực chức kế tốn cần có phối hợp phận kế tốn với phịng ban chức để trao đổi thơng tin liệu cách dễ dàng Khi đó, việc hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn cho sở giáo dục đại học cần theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể để tránh sai sót, cơng việc chồng chéo khâu, phịng ban Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin đơn vị nghiệp có thu, tự đảm bảo phần kinh phí hoạt động thường xun Hàng năm, ngồi nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước cấp, học phí nguồn thu lớn trường, chiếm 50% tổng nguồn thu, việc thu học phí cơng việc quan trọng cơng tác kế tốn trường với yêu cầu đặt phải tính đúng, tính đủ tính kịp thời số phải thu học phí đồng thời phải thu đúng, thu đủ, thu kịp thời học phí sinh viên Tuy nhiên, việc tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin cịn nhiều tồn hạn chế, việc kết nối, trao đổi thơng tin kế tốn chu trình thu học phí phịng ban chưa trọng mức tổ chức khoa học, việc xác định học phí chưa xác tồn nhiều sai sót, thu học phí cịn chậm trễ, tốn nhiều nhân thời gian đợt thu học phí Vấn đề đặt cần tổ chức lại thông tin kế tốn nói chung, thơng tin kế tốn chu trình thu học phí nói riêng theo định hướng ứng dụng công nghệ thông tin để đảm bảo mục tiêu chu trình thu học phí nâng cao hiệu cơng tác thu học phí Chính vậy, tác giả chọn đề tài luận văn “ Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí trường cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng”, đề tài phù hợp với chuyên ngành đào tạo, có ý nghĩa khoa học thực tiễn Trường Mục tiêu nghiên cứu đề tài - Tổng hợp lý luận tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí CSGDĐH Việt Nam - Đánh giá thực tế tổ chức thông tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng - Đưa định hướng giải pháp để hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Tổ chức thơng tin kế tốn Chu trình thu học phí - Phạm vi nghiên cứu: Tại Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài - Phương pháp tổng hợp tài liệu để tìm hiểu sở lý luận hệ thống thông tin kế tốn nói chung, tổ chức HTTTKT chu trình thu học phí nói riêng CSGDĐH - Phương pháp khảo cứu tài liệu, quan sát, vấn tổng thể đơn vị liên quan để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hệ thống thơng tin kế tốn áp dụng Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng - Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thơng tin nhằm tổ chức liệu để hồn thiện tổ chức thơng tin chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin - Đại học Đà Nẵng Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục từ viết tắt, bảng biểu phụ lục, bố cục luận văn chia làm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí sở giáo dục đại học Chương 2: Thực tế tổ chức thông tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng Chương 3: Định hướng giải pháp hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin - Đại học Đà Nẵng Tổng quan tài liệu nghiên cứu Hệ thống thơng tin kế tốn lĩnh vực nghiên cứu mẻ Việt Nam Các nghiên cứu liên quan hệ thống thông tin kế tốn nói chung hệ thống thơng tin kế tốn gắn với đơn vị đặc thù sở giáo dục đại học nói riêng cịn hạn chế Tuy nhiên, trình nghiên cứu tài liệu phục vụ đề tài này, tác giả có nhận diện số nghiên cứu liên quan đến đề tài góc độ khác Phần lớn nghiên cứu thường tiếp cận theo phần hành kế toán, chưa trọng tổ chức thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, chưa sâu nội dung phân tích thiết kế, tổ chức điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin, gắn với đặc thù sở giáo dục Đại học bối cảnh Do đó, nghiên cứu tác giả mong muốn tìm hiểu tổ chức thơng tin kế toán sở giáo dục đại học theo cách tiếp cận chu trình, sâu vào chu trình thu học phí, lấy điển hình Trường Cao đẳng Công nghệ thông tin – Đại học Đà Nẵng CHƢƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 1.1 KHÁI QT VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 1.1.1 Bản chất hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản lý đơn vị Hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm nguồn nhân lực, phương tiện, phương pháp kế toán tổ chức cách khoa học nhằm thu thập, x lý cung cấp thông tin thơng tin đầy đủ, xác, kịp thời tình hình tài sản, nguồn vốn trình kinh doanh đơn vị Trong điều kiện tin học hóa, thiết bị phần cứng phần mềm kế toán yếu tố quan trọng hệ thống 1.1.2 Tiếp cận tổ chức hệ thống thông tin kế tốn theo phần hành theo chu trình a Cách tiếp cận theo phần hành kế toán Để theo dõi, hạch tốn, quản lý cung cấp thơng tin đối tượng kế toán người ta thường tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo phần hành Cách tiếp cận hướng đến đối tượng kế toán, cách tiếp cận phổ biến b Cách tiếp cận theo chu trình Trong năm gần có nghiên cứu tiếp cận hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình Điều xuất phát từ việc nhìn nhận trình hoạt động tổ chức có cơng việc lặp lặp lại cách thường xuyên, liên tục theo trình tự định qua nhiều khâu, nhiều giai đoạn nhiều phận, nhiều cá nhân tham gia thực hiện, có tham gia tích cực phận kế tốn Chính thế, bên cạnh việc tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo phần hành, để theo dõi cung cấp thơng tin đối tượng kế tốn, cần thiết phải tiếp cận hệ thống thơng tin kế tốn theo chu trình Trong nghiên cứu này, tác giả chọn cách tiếp cận chu trình để tổ chức thơng tin kế tốn Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin - Đại học Đà Nẵng 1.2 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 1.2.1 Đặc điểm tổ chức kế toán sở giáo dục đại học a Tổ chức máy kế toán Bộ máy kế toán sở giáo dục đại học Việt Nam thường thực chức tham mưu, giúp việc cho Hiệu trưởng lĩnh vực quản lý tài chính, tài sản, kế toán, quản lý tập trung nguồn vốn, quĩ, nguồn kinh phí ngồi ngân sách nhà nước theo chế độ qui định nhà nước b Tổ chức chứng từ kế toán, sổ sách, báo cáo kế toán Các sở giáo dục đại học tuân thủ tương đối đầy đủ chế độ chứng từ theo định số 19/2006/QĐ-BTC 1.2.2 Tổ chức thơng tin kế tốn sở giáo dục đại học theo cách tiếp cận chu trình Căn đặc điểm tổ chức hoạt động, quản lý cơng tác kế tốn tài sở giáo dục đại học cơng lập, tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo 04 chu trình bản: chu trình thu học phí, chu trình cung ứng, chu trình giảng dạy - nghiên cứu khoa học chu trình tài a Chu trình thu học phí Chu trình thu học phí thường bao gồm bước công việc sau đây: Xác định học phí SV phải nộp, thu học phí, tổng hợp báo cáo tình hình thu học phí b Chu trình cung ứng Các chức chu trình cung ứng bao gồm: lập kế hoạch cung ứng, tổ chức đấu thầu mua sắm, tiếp nhận bảo quản vật tư, tài sản, theo dõi toán toán c Chu trình giảng dạy Nghiên cứu khoa học Chức chu trình hạch tốn tất chi phí phát sinh q trình hoạt động liên quan chủ yếu đến hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, cụ thể bao gồm: chi toán cá nhân, chi nghiệp vụ chuyên môn, chi s a chữa thường xuyên tài sản cố định d Chu trình tài Như vậy, ngồi nội dung đề cập ba chu trình trên, tổ chức thơng tin chu trình tài bao gồm tổ chức thơng tin để hạch tốn tiền lương khoản trích theo lương, hoạt động đầu tư xây dựng, mua sắm s dụng tài sản cố định, xác định kết hoạt động quan trọng tổ chức thơng tin thực hạch tốn tổng hợp, lập báo cáo kế tốn Chu trình tài có mối quan hệ chặt chẽ với tất chu trình khác nên tổ chức tốt mối quan hệ chu trình tài với chu trình khác tạo điều kiện thuận lợi cho hạch toán tổng hợp, cung cấp thơng tin tốn xác, nhanh chóng 1.3 TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI CƠ SỞ GIÁO DỤC ĐẠI HỌC 1.3.1 Tổ chức thông tin chu trình thu học phí a Tổ chức thơng tin để xác định mức học phí SV phải nộp Mức học phí sinh viên phải nộp phụ thuộc vào số tín sinh viên đăng ký đơn giá tín Ngồi ra, mức học phí phải nộp cịn xem xét sinh viên có thuộc đối tượng miễn giảm hay khơng Bên cạnh đó, số trường đại học, đơn giá tín khác học kì học kỳ phụ (hè), học lần đầu học lại, học cải thiện - Tổ chức thông tin để xác định khối lượng đăng ký học sinh viên Bộ phận Đào tạo tổ chức cho SV đăng ký mơn học Tồn liệu liên quan đến tổng số tín đăng ký sinh viên chuyển đến cho phận kế toán để làm xác định mức học phí - Đơn giá tín Việc xác định mức thu học phí tín học kỳ phận kế toán tính tốn vào nghị định 86/2015/NĐ-CP Chính phủ Đơn giá ổn định suốt năm học thay đổi vào năm tiếp theo, đơn giá cần phải cập nhật theo năm học - Miễn giảm học phí Mức thu học phí sinh viên cịn phụ thuộc vào danh sách miễn giảm học phí cho sinh viên theo định phận công tác sinh viên.Thông tin sinh viên miễn giảm mức miễn giảm chuyển phận kế toán để làm xác định mức thu học phí 11 2.2 TỔ CHỨC CƠNG TÁC KẾ TỐN CỦA TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 2.2.1 Tổ chức máy kế toán Cơ cấu, tổ chức nhân phịng quy định gồm có thành viên: Trưởng Phịng, Phó Trưởng Phịng kiêm kế tốn trưởng, Kế tốn viên, Thủ quỹ 2.2.2 Đặc điểm cơng tác tài Nguồn kinh phí Trường hình thành từ hai nguồn chủ yếu: Nguồn kinh phí ngân sách Nhà nước cấp nguồn thu hoạt động nghiệp 2.3.3 Hình thức tổ chức sổ kế tốn a Tổ chức hệ thống sổ kế tốn Hiện nay, hình thức kế tốn Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin - Đại học Đà Nẵng áp dụng hình thức Chứng từ ghi sổ Phòng Kế hoạch - Tài s dụng phần mềm kế tốn Misa Mimosa.net 2014 b Tổ chức hệ thống tài khoản kế tốn Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin - Đại học Đà Nẵng áp dụng chế độ kế toán theo quy định, trường mở số tài khoản đặc thù đơn vị nghiệp công lập để s dụng Trường c Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Hệ thống báo cáo Trường xây dựng sở qui định chế độ kế tốn hành nghiệp ban hành theo định số 19/QĐ-BTC ngày 30/03/2006 Bộ trưởng Bộ Tài 2.3 TỔ CHỨC THƠNG TIN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 12 2.3.1 Mối quan hệ phận chức chu trình thu học phí Bảng 2.2 Mơ tả trách nhiệm đối tượng tham gia vào chu trình thu học phí Đối tƣợng Sinh viên Hoạt động - Đăng ký môn học - Đề nghị miễn giảm học phí - Nộp học phí Phịng Đào tạo & NCKH - Tổ chức sinh viên đăng ký học - Xác định số tín sinh viên đăng ký - Kiểm tra số tín - G i danh sách sinh viên đăng ký mơn học Phịng Kế hoạch – Tài Phịng Cơng tác sinh viên - Tiếp nhận đơn miễn giảm học phí - G i danh sách miễn giảm học phí phịng Kế hoạch – Tài Phịng Kế hoạchTài - Tính số tiền sinh viên phải nộp - G i danh sách đóng tiền học phí cho sinh viên - Thu tiền học phí lập bảng kê - Tổng hợp số liệu lập báo cáo, cung cấp thơng tin tình hình thu học phí 2.3.2 Tổ chức thơng tin để xác định học phí phải nộp sinh viên a Tổ chức thông tin để xác định khối lượng học tập Khối lượng học tập sinh viên số tín sinh viên đăng ký học, kết trình đăng ký xét duyệt đăng ký sinh viên theo học kỳ Quá trình thu thập, lưu trữ, luân 13 chuyển liệu sinh viên đăng ký học tóm tắt theo sơ đồ hình 2.1 Hình 2.3 Lưu đồ luân chuyển liệu sinh viên đăng ký mơn học Phịng Đào tạo & NCKH tổ chức đăng ký học cho sinh viên tùy theo khả điều kiện học tập thân Sau hết thời hạn đăng ký khối lượng học tập, đăng ký bổ sung rút bớt học phần quy định trên, mục đăng ký học bị khóa lại, kết đăng ký khối lượng học tập sinh viên học kỳ tự động cập nhật phần mềm, Phòng Kế hoạch- Tài tiến hành xác định học phí dựa vào liệu Quy trình đăng ký tín Trường thuận lợi cho sinh viên cán phòng Đào tạo & NCKH, Phòng Kế hoạch – Tài chính, 14 giảm thiểu khối lượng cơng việc so với thu học phí thủ cơng excel, hạn chế sai sót đăng ký học phần Sinh viên khơng phải trực tiếp đến phịng Đào tạo & NCKH để đăng ký trực tiếp, tiết kiệm thời gian Tuy nhiên, hoạt động đăng ký tín chỉ, tác giả nhận thấy xảy số trường hợp ảnh hưởng đến việc xác định số tín đăng ký học mà dẫn tới lai lệch học phí sau: - Sinh viên hủy học phần sau danh sách đăng ký tín g i cho Phịng Kế hoạch – Tài nên liệu khơng cập nhật kịp thời - Trong tài khoản sinh viên, rõ số tín mà sinh viên đăng ký, tồn nhầm lẫn số tiền học phí học học lại, phịng Kế hoạch – Tài phải chốt Danh sách đăng ký học phần g i Danh sách chung cho sinh viên kiểm tra lại học phần đăng ký - Thơng thường, việc xét học vụ cho kì tiến hành chậm trễ, nên sinh viên thuộc diện tạm dừng học tập hay buộc học đăng ký học phần, dẫn tới việc báo nợ học phí khơng xác b Đơn giá tín Vào đầu năm học, Căn nghị định 86/2015/NĐ-CP ngày 02/10/2015 Thủ tướng phủ chế thu, quản lý học phí sở giáo dục, khung chương trình đào tạo năm học Trường Cao đẳng Công nghệ Thơng tin - Đại học Đà Nẵng , Phịng Kế hoạch – Tài đề xuất mức thu học phí cho năm học (Phụ lục 01) Theo tờ trình đề xuất mức học phí Trường, Giám đốc Đại học Đà Nẵng thơng báo mức thu học phí chương trình đào tạo phụ lục 02 15 Thủ quỹ người cập nhật vào phần mềm đơn giá tín SV phải đóng Đơn giá ổn định suốt năm học thay đổi vào năm Số học phí phải nộp/ kỳ= Số tín x Đơn giá Ngồi ra, khung chương trình học sinh viên, cịn có thêm hai mơn giáo dục thể chất giáo dục quốc phịng Đơn giá hai mơn cập nhật phần mềm tín theo học kỳ Trong trường hợp, thông báo mức thu học phí g i chậm so với thời gian thu học phí năm học, kế tốn thu học phí cập nhật đơn giá vào phần mềm tín chỉ, đồng thời lập danh sách sinh viên nộp học phí excel, thơng báo thu thêm phần học phí chênh lệch thay đổi đơn giá học phí c Miễn giảm học phí Những SV thuộc đối tượng nêu phải làm đơn hồ sơ xét miễn giảm học phí theo hướng dẫn phịng Cơng tác Sinh viên nộp theo thời gian thơng báo Sau phịng Cơng tác Sinh viên tiếp nhận hồ sơ miễn, giảm học phí sinh viên, đồng thời kiểm tra tính hợp lệ Nếu hồ sơ chưa hợp lệ trả cho sinh viên làm lại, hồ sơ hợp lệ lưu hồ sơ sinh viên miễn, giảm học phí Căn vào định Phịng Cơng tác Sinh viên (Phụ lục 04) , kế tốn khơng cập nhật phần mềm, loại trừ sinh viên miễn, giảm học phí khỏi danh sách nợ d Xác định học phí phải nộp sinh viên Căn vào danh sách đăng ký môn học, thông báo đơn giá thu học phí danh sách sinh viên nộp học phí Học phí phải nộp sinh viên xác định sau: Học phí = Số tín đăng ký * Đơn giá - số tiền miễn giảm học phí 16 Qua nghiên cứu, tác giả nhận thấy việc tổ chức thông tin hoạt động miễn, giảm học phí tồn số hạn chế sau: - Quyết định phê duyệt danh sách miễn giảm thực hàng kỳ bao gồm cho tất đối tượng, thông thường định ban hành chậm trễ, sau thời hạn thu học phí - Chưa có kết nối liệu Phịng Cơng tác sinh viên Phịng Kế hoạch – Tài chính, liệu chưa tích hợp để tự động cập nhật thơng tin miễn giảm học phí hệ thống 2.3.3 Tổ chức thông tin hoạt động thu học phí Phịng Kế hoạch - Tài tổng hợp lưu trữ liệu lập danh sách sinh viên phải đóng học phí, sau g i cho Phịng Đào Tạo cập nhật Danh sách vào phần mềm Đào tạo tín chỉ, thơng báo qua tài khoản cá nhân sinh viên Sinh viên Thủ quỹ Lập biên lai thu học phí Nộp tiền Kế tốn tiền mặt Bảng kê học phí Phiếu thu/ Thu tiền Kế tốn tốn Thủ quỹ Hình 2.12 Trình tự ln chuyển chứng từ học phí (1) Thủ quỹ lập biên lai thu tiền học phí cho sinh viên đến nộp học phí (2) Cuối ngày, tổng hợp tồn chứng từ lập Bảng kê thu học phí 17 (3) Chuyển bảng kê học phí đến kế tốn tiền mặt lập phiếu thu (4) Thủ quỹ thu tiền nhập quỹ tiền mặt (5) Kế toán toán tập hợp, kiểm tra, phân loại chứng từ để ghi sổ kế tốn Qua xem xét chu trình thu học phí thấy số lượng chứng từ gốc phát sinh hàng ngày lớn, phải s dụng bảng kê học phí để thống kê học phí theo ngày Tóm lại, thực tế Trường Cao đẳng Cơng nghệ thơng tin thực thu học phí chủ yếu tiền mặt, đợt nộp học phí sinh viên tiêu tốn nhiều thời gian để xếp hàng chờ đợi, không chủ động thời gian địa điểm toán Nhà trường tốn nhân lực để thu học phí, x lý giao dịch chậm trễ, an tồn, khơng xác rủi ro tiền giả, nhầm lẫn, thất q trình thu học phí 2.3.4 Tổ chức thơng tin để báo cáo thu học phí Hàng tháng kế tốn thu học phí lập bảng báo cáo tình hình thu học phí đến Trưởng P.KHTC; thống kê lập danh sách sinh viên chưa đóng học phí thời hạn Căn bảng kê tổng hợp học phí, kế tốn phải báo cáo tình hình thu phí , lệ phí cho quan thuế hàng tháng Và báo cáo tình hình s dụng biên lai phí, lệ phí hàng q Định kỳ, kế tốn tổng hợp số liệu lập báo cáo, cung cấp thông tin liên quan tình hình thu học phí KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong chương này, tác giả khái quát Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin- Đại học Đà Nẵng, giới thiệu đặc điểm hoạt động đào tạo, mô tả đặc điểm ,tổ chức ảnh hưởng đến cơng tác kế tốn Trường Bên cạnh đó, tác giả sâu giới thiệu chu trình thu học phí 18 Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin – Đại học Đà Nẵng theo bước: xác định học phí phải nộp sinh viên, thu học phí báo cáo thu học phí Thêm vào đó, tác giả mô tả trách nhiệm đối tượng tham gia vào chu trình thu học phí, nhận diện rõ chức phận tham gia vào chu trình phải làm gì? Cần thơng tin gì? Nhận thơng tin từ ai, phận nào? Thơng tin đầu gì? Cung cấp cho ai? Bộ phận nào? Qua đó, tác giả tóm lượt số vướng mắc, tồn bước chu trình thu học phí Trường đưa vài định hướng giải pháp hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin chương CHƢƠNG ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 3.1 ĐÁNH GIÁ ĐIỂM MẠNH, TỒN TẠI VÀ ĐỊNH HƢỚNG HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 3.1.1 Những điểm mạnh Qua đánh giá tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin - Đại học Đà Nẵng cho thấy Trường có phần mềm tín hỗ trợ việc đăng ký học phần, thu học phí, giảm thiểu khối lượng cơng việc cho Phòng Đào tạo & NCKH, Phòng Kế hoạch – Tài Giúp tiết kiệm thời gian cho sinh viên cán trường Công tác quản lý số liệu, quản lý quỹ, thu chi, lập báo cáo cần thiết thực đầy đủ 19 3.1.2 Tồn Vấn đề đặt yêu cầu tổ chức hệ thống thông tin hiệu chu trình thu học phí quan trọng, liên quan đến khâu: Xác định học phí, thu học phí, báo cáo thu học phí Tuy nhiên, việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường chưa thực đem lại hiệu quả: - Trong khâu xác định học phí chưa cập nhật, x lý liệu hoạt động xác định khối lượng học tập cho sinh viên hoạt động thu học phí - Thực sách miễn giảm, cập nhật thơng tin cịn nhiều bất cập - Chưa có kết nối liệu Phịng Cơng tác sinh viên Phịng Kế hoạch – Tài - Chưa thực thu học phí qua ngân hàng - Tình trạng sinh viên cịn nợ học phí học kì cịn tồn nhiều 3.1.3 Định hƣớng hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng - Tích hợp chức phận liên quan thành sở liệu thống - Cải tiến, quản lý hồ sơ miễn giảm học phí sinh viên - Tăng cường hệ thống kiểm soát chu trình thu học phí thời gian áp dụng hình thức thu tiền mặt - Tiến hành thu học phí qua ngân hàng - Nhắn tin SMS tự động để nhắc nhở sinh viên nộp học phí 20 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TRONG CHU TRÌNH THU HỌC PHÍ TẠI TRƢỜNG CAO ĐẲNG CƠNG NGHỆ THÔNG TIN – ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG 3.2.1 Xây dựng dịng liệu chu trình thu học phí Trƣờng Cao đẳng Công nghệ Thông tin – Đại học Đà Nẵng Trên sở chức phận thực tế tổ chức thông tin chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin, sơ đồ dịng liệu trình bày hình 3.1 Với hệ thống thơng tin tác giả đề xuất bổ sung thêm trường MIENGIAMID vào tập tin SINH_ VIEN thiết kế thêm tập tin DOI_TUONG_MIEN_GIAM Khi sinh viên nộp hồ sơ miễn, giảm học phí, Phịng Cơng tác sinh viên xét duyệt định Phịng Cơng tác sinh viên cập nhật danh sách vào phần mềm, chương trình tự động cập nhật liệu hệ thống nhằm tự động điều chỉnh miễn giảm học phí cho đối tượng miễn giảm Bên canh đó, cập nhật xác số tiền thực thu số tiền hệ thống khơng báo nợ học phí sinh viên 3.2.2 Kiểm sốt chu trình thu học phí Trƣờng Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin – Đại học Đà Nẵng a Mục tiêu kiểm sốt chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin Để ngăn ngừa sai sót, gian lận chu trình thu học phí cần thiết lập quy định thủ tục nhằm đạt mục tiêu kiểm soát cụ thể 21 b Các sai sót, gian lận thường gặp biện pháp kiểm sốt Các rủi ro, sai sót, gian lận Hậu Biện pháp kiểm sốt Tiền thu học phí bị Mất tiền - Không để lượng tiền mặt lạm dụng quỹ cao - Thường xuyên đối chiếu liệu thu, chi - Bất kiêm nhiệm thủ quỹ kế tốn tiền mặt Tự ý xóa nợ học Mất tiền - Phân chia trách nhiệm rõ phí thực ràng người khơng - Phân quyền có quyền hạn - Đối chiếu biên lai, số biên lai bảng tổng hợp thu học phí hàng ngày Phản ánh số tiền Dữ liệu báo - Tuân thủ nguyên tắc sở thu học phí sai cáo thuế phí, dồn tích lệch hàng ngày lệ phí sai lệch - Kiểm sốt, đối chiếu liệu bảng kê phần mềm kế toán Nhầm lẫn sinh Báo nợ học - Đối chiếu kiểm tra liệu viên thu tiền phí sai lệch, hàng ngày sinh viên bị - Đăng thông báo nợ học phí cấm thi trang tín để sinh viên phản ánh kịp thời Việc truy cập vào Dữ liệu đăng - Phân quyền trách nhiệm phần mềm tín ký học phần phịng ban phần mềm kế không - Mật 22 Các rủi ro, sai Hậu sót, gian lận tốn Biện pháp kiểm sốt bảo mật, có - Thiết kế hệ thống người khơng xảy quyền hạn gian lận Nhiễm vi rút Mất liệu - An ninh, bảo mật - Tăng cường an ninh cho hệ thống thông tin 3.2.3 Đề xuất giải pháp thu học phí qua tốn điện tử ngân hàng OCB Có nhiều hình thức thu học phí qua ngân hàng, nhiên, tác giả đề xuất thiết kế hệ thống tốn học phí CITPay tích hợp với ngân hàng OCB Hình 3.1 Đề xuất giải pháp cơng nghệ tích hợp hệ thống tốn điện tử OCB CITPay Ở mơ hình giải pháp đề xuất, tác giả đề xuất viết hệ thống tích hợp với API ngân hàng OCB [23] Hệ thống có trang bị HTTPS chứng thực nên an toàn, sở liệu sinh viên tích hợp với hệ thống, giúp truy vấn thông tin số tiền bắt buộc phải toán Khi kết giao dịch tốn OCB 23 thành cơng hệ thống CITPay gạch nợ trực tiếp cho sinh viên cập nhật liệu cho phịng Kế hoạch tài a Quy trình nộp học phí sinh viên b Phân tích ưu nhược điểm giải pháp tích hợp CITPay 3.2.4 Giải pháp nhắn tin SMS tự động cho sinh viên nợ học phí Mơ hình hệ thống đề xuất sau: Hình 3.2 Mơ hình quy trình hoạt động hệ thống CITSms Hệ thống hoạt động dựa ba thành phần chủ yếu:  Client  SRServer (Send-Receive Server) hay GSM Modem  DPServer (Data-Process Server) KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong chương luận án đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí trường Cao đẳng Cơng nghệ Thơng tin Tác giả đưa điểm mạnh, tồn định hướng hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Bên cạnh đó, đề xuất thiết kế tập miễn giảm học phí, thêm trường ID_MIENGIAM, 24 KT_HSMG giúp phòng Kế hoạch - Tài Cơng tác sinh viên trao đổi liệu, cập nhật xác chế độ miễn, giảm cho sinh viên Ngồi ra, tác giả cịn đề xuất tích hợp thu học phí qua ngân hàng OCB để giảm thiểu thời gian, giảm nhân lực cho việc thu học phí, đồng thời g i SMS cho sinh viên cịn nợ học phí nhằm đảm bảo thu đủ học phí sinh viên KẾT LUẬN Các sở giáo dục Đại học Việt Nam đối mặt với nhiều hội thách thức tiến trình tăng cường tự chủ tài Để đứng vững phát triển môi trường hoạt động mới, Các sở giáo dục Đại học Việt Nam cần thiết phải đổi hệ thống thơng tin kế tốn Qua trình nghiên cứu để thực đề tài, tác giả hệ thống hóa hệ thống thơng tin kế toán sở giáo dục Đại học, nêu lên thực trạng tổ chức thông tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Công nghệ thông tin - Đại học Đà Nẵng, từ đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Cơng nghệ thơng tin - Đại học Đà Nẵng nói riêng sở giáo dục Đại học nói chung Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn cao, với nghiên cứu tác giả mong muốn góp phần hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn xuyên suốt, kịp thời, giúp kiểm soát tốt nguồn thu học phí trường, nâng cao hiệu cơng tác thu học phí tại Trường Cao đẳng Cơng nghệ thơng tin - Đại học Đà Nẵng Và nói rằng, giải pháp ứng dụng cho sở giáo dục khác nhằm đáp ứng nhu cầu cần thiết việc tổ chức thơng tin chu trình thu học phí ... tế tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng - Đưa định hướng giải pháp để hoàn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường. .. luận tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí sở giáo dục đại học Chương 2: Thực tế tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu học phí Trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin - Đại học Đà Nẵng. .. Cao đẳng Công nghệ thông tin - Đại học Đà Nẵng, từ đề xuất số giải pháp nhằm hồn thiện tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn chu trình thu học phí tại Trường Cao đẳng Công nghệ thông tin - Đại học Đà