Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài: 1 2. Lịch sử nghiên cứu: 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Mục đích nghiên cứu: 2 5. Phương pháp nghiên cứu: 2 6. Cấu trúc đề tài: 2 CHƯƠNG I. NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 3 1.1 Quản lý chất lượng 3 1.1.1 Khái niệm quản lý chất lượng: 3 1.1.2 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng: 3 1.2 Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 3 1.2.1 Khái niệm 3 1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của ISO 9001:2008 4 1.2.3 Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2008 trong quản trị văn phòng: 4 1.2.4 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 trong công tác văn phòng: 6 1.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản: 6 1.4 Ứng dụng ISO 9001:2008 trong soạn thảo và ban hành văn bản: 6 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT LÀM SẠCH CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT MỸ 7 2.1. Khái quát chung về Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp và Thương Mại Việt Mỹ 7 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ 7 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 8 2.2. Quy trình triển khai áp dụng ISO 9001:2008 vào công tác soạn thảo ban hành văn bản của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và Thương mại Việt Mỹ: 9 2.2.1 Lập kế hoạch và tổ chức nguồn lực: 9 2.2.2 Biên soạn và phổ biến các tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng: 9 2.2.3 Triển khai áp dụng các quy trình trong hệ thống quản lý chất lượng trước khi tiến hành đánh giá, cấp Giấy chứng nhận Phù hợp Tiêu chuẩn. 10 2.2.4 Đánh giá hệ thống quản lý chất lượng 10 2.2.5. Đánh giá chất lượng của cơ quan Chứng nhận hệ thống 11 2.2.6. Duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng sau chứng nhận 11 2.3 Nội dung ứng dụng ISO trong soạn thảo ban hành văn bản: 12 2.3.1. Nguyên tắc soạn thảo văn bản 12 2.3.2 Thực trạng quy trình soạn thảo văn bản ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm sạch Công nghiệp và Thương mại Việt Mỹ 13 CHƯƠNG III. ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT LÀM SẠCH CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT MỸ 21 3.1. Ưu điểm: 21 3.2. Nhược điểm, tồn tại và nguyên nhân 21 3.3. Các giải pháp 22 KẾT LUẬN 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cám ơn Giảng viên Ts Nguyễn Phú Thành giảng dạy hướng dẫn học phần Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9000 cơng tác quản trị văn phịng, để tơi hồn thành tốt đề tài Có thể nói đề tài cố gắng nỗ lực thân em Tuy nhiên kiến thức hạn chế nên thiếu sót điều khơng thể tránh khỏi Kính mong nhận đóng góp ý kiến quý thầy cô Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung ngiên cứu đưa tiểu luận dựa cấc kết thu trình tìm hiểu phân tích tài liệu Nội dung tiểu luận có tham khảo sử dụng số thông tin tài liệu từ nguồn sách, tạp chí, trang Web liệt kê danh mục tài liệu tham khảo MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Văn phòng với chức tham mưu giúp việc tổng hợp phục vụ quản lý, đạo điều hành đầu mối tổng hợp thu thập xử lý thông tin của quan, tổ chức Văn phòng ngày tỏ rõ vai trò quan trọng hệ thống quan tổ chức, không quan nhà nước mà doanh nghiệp, đầu mối giao dịch, xử lý thông tin quan tổ chức Với vai trị phận cơng tác hành văn phịng, cơng tác văn thư, lưu trữ có ý nghĩa quan trọng thành công hoạt động quan, tổ chức đặc biệt có ý nghĩa quan, tổ chức có quy mô lớn Công tác văn thư, lưu trữ gắn liền với hầu hết hoạt động quản lý, điều hành quan, góp phần quan trọng vào việc đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, đặc biệt việc soạn thảo ban hành văn Soạn thảo ban hành văn đóng vai trị quan trọng cơng tác văn thư lưu trữ nói chung quản lý hành nói riêng Do việc áp dụng ISO 9001: 2008 vào quản lý hành nhằm xây dựng hệ thống quản lý, hoạt động có chất lượng, đảm bảo nhu cầu thơng tin Điều quan trọng không áp dụng hệ thống quản lý chất lượng mà HTQLCL phải áp dụng để đảm bảo có hiệu lực, phù hợp quán, qua góp phần giúp tổ chức áp dụng đạt kết tin cậy phù hợp với mục tiêu chiến lược đề trì niềm tin khách hàng Áp dụng HTQLCL giúp tổ chức kiểm soát cách có hệ thống minh bạch q trình cung cấp thơng tin Trong đó, tính minh bạch trách nhiệm giải trình điều đặc biệt quan trọng giúp quan đạt tín nhiệm tin cậy khách hàng Vì vậy, em lựa chọn đề tài: “Ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm Công nghiệp Thương mại Việt Mỹ” Lịch sử nghiên cứu: Đề tài ISO quan tâm nhà nghiên cứu: - Giáo trình Quản trị chất lương - GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) Quản lý chất lượng ISO 9001:2008 - Nguyễn Kim Định (1997) Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng: ứng dụng ISO 9001:2008 công tác soạn thảo, ban hành văn - Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm Công nghiệp Thương mại Việt Mỹ Phạm vi: Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm Công nghiệp Thương mại Việt Mỹ Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Phương pháp nghiên cứu: Tìm hiểu, nghiên cứu tài liệu Kế thừa nghiên cứu trước Tổng hợp thông tin Cấu trúc đề tài: Ngoài phần mở đầu kết luận, đề tài gồm chương: Chương 1: Nhận thức chung hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Chương 2: Thực trạng ứng dụng ISO 9001:2008 soạn thảo ban hành văn tập đoàn Điện lực Việt Nam Chương 3: Đánh giá việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Tập đoàn Điện lực Việt Nam - CHƯƠNG I NHẬN THỨC CHUNG VỀ HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG THEO TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 Quản lý chất lượng 1.1.1 Khái niệm quản lý chất lượng: Quản lý chất lượng hoạt động chức quản lý chung để nhằm xác định sách chất lượng, mục đích chất lượng thực chúng phương tiện lập kế hoạch tổ chức, đảm bảo chất lượng cải tiến khuôn khổ hệ thống chất lượng 1.1.2 Khái niệm Hệ thống quản lý chất lượng: Hệ thống quản lý chất lượng tập hợp yếu tố liên quan tương tác để lập sách mục tiêu chất lượng đạt mục tiêu Tập hợp bao gồm yếu tố: - Cơ cấu tổ chức Các q trình có liên quan đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ Các quy tắc điều hành tác nghiệp Nguồn lực bao gồm: sở hạ tầng, nhân lực Hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 1.2.1 Khái niệm ISO chữ viết tắt của International Standadition Organization dịch “Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế” ISO tổ chức phi phủ, thành lập từ năm 1947, trụ sở Geneva, Thụy Sỹ gồm 163 quốc gia thành viên (Việt Nam thành viên thức năm 1977) Nhiệm vụ: Ban hành tiêu chuẩn quốc tế (bao quát gần tất ngành từ cơng nghiệp, an tồn thực phẩm, nơng nghiệp y tế,…và liên quan đến hầu hết lĩnh vực từ hệ thống quản lý, sản phẩm, dịch vụ, người,…) ISO có khoảng 200 ban kỹ thuật ban hành 20.000 tiêu chuẩn ISO 9001:2008 tiêu chuẩn quy định chuẩn mực cho hệ thống quản lý khoa học, chặc chẽ quốc tế công nhận, ISO 9001:2008 dành cho tất loại hình Doanh nghiệp, từ Doanh nghiệp lớn tập đòan đa quốc gia đến Doanh nghiệp nhỏ với nhân nhỏ 10 người Một Doanh nghiệp muốn liên tục tăng trưởng, đạt lợi nhuận cao liên tục trì tỷ suất lợi nhuận cao, Doanh nghiệp định phải có hệ thống quản lý khoa học chặc chẽ ISO 9001:2008 để sử dụng phát huy hiệu nguồn lực có Mục đích, ý nghĩa của ISO 9001:2008 Mục đích: Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 quy định yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng cho tổ chức: - Cần chứng tỏ khả cung cấp cách ổn định sản phẩm đáp ứng yêu cầu khách hàng yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm - Muốn nâng cao thỏa mãn khách hàng thơng qua việc áp dụng trì hệ thống quản lý chất lượng theo theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Việc trì bao gồm việc cải tiến liên tục hệ thống nhằm đảm bảo phù hợp với yêu cầu khách hàng, yêu cầu luật định liên quan đến sản phẩm Ý nghĩa: - Cải thiện hình ảnh trì niềm tin cơng dân, khách hàng - Tăng cường tính minh bạch, cơng khai trình cung cấp sản phẩm, dịch vụ - Giảm chi phí khắc phục, sửa sai sở chủ động phòng ngừa sai lỗi từ đầu - Nền tảng cho việc cải tiến thường xuyên - Nâng cao nhận thức người thực công việc Yêu cầu áp dụng ISO 9001:2008 quản trị văn phịng: - u cầu hệ thống văn mơ tả quy trình: Hệ thống văn mơ tả quy trình quản lý chất lượng phải viết cách đơn giản, dễ hiểu, đồng bộ, có hiệu lực tương thích với điều kiện thực tế - Yêu cầu người: Yếu tố người yếu tố quan trọng nhất, có tính chất định quan, tổ chức Áp dụng ISO phải có tham gia tích cực tự giác tất đối tượng có liên quan Khi ban hành quy trình áp dụng ISO, tất đối tượng phải thực theo mô tả biên soạn phê duyệt, phải có tự giác tất đối tượng - Yêu cầu công nghệ thiết bị, sở vật chất: Cơng tác hành ngày khơng cịn đơn nghề bàn giấy cách đơn thuần, yếu tố cơng nghệ thơng tin góp phần quan trọng cơng tác hành ngày đại, việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào công tác hành địi hỏi trang thiết bị phát huy tối đa hiệu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 - Yêu cầu quy mô quan, doanh nghiệp: Yếu tố quy mô tổ chức: Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 áp dụng cho loại hình tổ chức lĩnh vực sản xuất, kinh doanh, dịch vụ…và cho quy mô hoạt động Tuy nhiên, biên soạn, xây dựng quy trình phải bám sát quy mơ, cấu tổ chức để tối ưu hóa khâu cơng việc để tạo hiệu cao nhất, phát huy tối đa nguồn lực tổ chức - Yêu cầu đảm bảo tính cơng khai minh bạch Trong q trình áp dụng ISO cơng tác văn phịng, cơng khai minh bạch thể chỗ tài liệu viện dẫn, lưu đồ, quy trình phải phổ biến rộng rãi cho toàn nhân viên văn phịng chí tồn doanh nghiệp - u cầu đảm bảo tính thống Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 phải đảm bảo tính thống quan, tổ chức muốn áp dụng hệ thống quản lý chất lượng nói chung để cải thiện chất lượng công việc phải đảm bảo nguyên tắc Sự thống tư duy, phương pháp làm việc sở dẫn đến thành công tổ chức, tạo guồng máy làm việc trơi chảy, xác - Yêu cầu đảm bảo tính cải tiến liên tục: Việc áp dụng ISO 9001:2008 công tác văn phịng phải đảm bảo tính liên tục doanh nghiệp áp dụng cách ngắt quãng hiệu mang lại khơng cao, chí làm cho q trình giải cơng việc gặp nhiều khó khăn Để việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 vào cơng tác văn phịng quan, tổ chức hiệu quan cần phải xây dựng kế hoạch, định hướng nghiêm túc thực hiện, có việc ứng dụng ISO cơng tác văn phòng đạt kết cao 1.2.4 Nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác văn phịng: Trong cơng tác văn phịng khơng phải nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 Những nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 văn phòng vào văn hướng dẫn nghiệp vụ có, từ thực tế triển khai văn hướng dẫn nghiệp vụ với quy định nhà nước hướng dẫn nghiệp vụ, xác định rõ trách nhiệm cá nhân tham gia vào quy trình đồng thời thảo mãn yêu cầu tiêu chuẩn ISO Hiện nay, cơng tác văn phịng số quan, doanh nghiệp triển khai áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 nghiệp vụ: - Soạn thảo ban hành văn - Quản lý văn đến - Quản lý nhân - Tổ chức kiện - Kiểm sốt tài liệu - Kiểm sốt cơng việc Ngoài nội dung áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 cho cơng tác văn phịng, phận, phịng ban chun mơn khác áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 xử lý công nợ, tiếp thị sản phẩm, theo dõi cà xử lý phản hồi khách hàng, đấu thầu,… 1.1 Quy trình soạn thảo ban hành văn bản: Quy trình soạn thảo ban hành văn khái niệm để trình tự cơng việc cần tiến hành q trình soạn thảo văn để ban hành 1.4 Ứng dụng ISO 9001:2008 soạn thảo ban hành văn bản: Cung cấp phương pháp thống việc soạn thảo tài liệu - Đảm bảo tài liệu triển khai áp dụng cách quán hình thức cách trình bày - Nâng cao tính hiệu lực, hiệu qủa tài liệu CHƯƠNG II THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001:2008 TRONG SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT LÀM SẠCH CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT MỸ 2.1 Khái quát chung Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp Thương Mại Việt Mỹ 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ Tên quan : Công ty TNHH Kỹ thuật làm Công nghiệp Thương mại Việt Mỹ Tên tiếng anh : VIET MY TECHNOLOGY CO.,LTD Địa : 69, Trung Văn, Nam Từ Liêm, Hà Nội Số điện thoại : 04 22167456 Fax : 04 35544758 Email : vietmy@yahoo.com Đại diện pháp luật : Lý Hùng Trường Ngày cấp giấy phép: 26/12/2012 Ngày hoạt động : 25/6/2012 (Đã hoạt động năm) Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp Thương Mại Việt Mỹ công ty kinh doanh sản xuất đa lĩnh vực, vào hoạt động năm công ty đạt nhiều bước phát triển vượt bậc hoạt động công ty Các lĩnh vực mà công ty kinh doanh: C22120 - Sản xuất sản phẩm khác từ cao su C2220 - Sản xuất sản phẩm từ plastic C23100 - Sản xuất thuỷ tinh sản phẩm từ thuỷ tinh C25110 - Sản xuất cấu kiện kim loại C25120 - Sản xuất thùng, bể chứa dụng cụ chứa đựng kim loại C26100 - Sản xuất linh kiện điện tử C26200 - Sản xuất máy vi tính thiết bị ngoại vi máy vi tính C27200 - Sản xuất pin ắc quy C27320 - Sản xuất dây, cáp điện điện tử khác C27330 - Sản xuất thiết bị dây dẫn điện loại C27400 - Sản xuất thiết bị điện chiếu sáng C27500 - Sản xuất đồ điện dân dụng C27900 - Sản xuất thiết bị điện khác C28190 - Sản xuất máy thông dụng khác C3250 - Sản xuất thiết bị, dụng cụ y tế, nha khoa, chỉnh hình phục hồi chức F4210 - Xây dựng cơng trình đường sắt đường F43210 - Lắp đặt hệ thống điện F4322 - Lắp đặt hệ thống cấp, nước, lị sưởi điều hồ khơng khí C1629 - Sản xuất sản phẩm khác từ gỗ; sản xuất sản phẩm từ tre, nứa, rơm, rạ vật liệu tết bện C17010 - Sản xuất bột giấy, giấy 2.1.2 Cơ cấu tổ chức G4620 - Bán buôn nông, lâm sản nguyên liệu (trừ gỗ, tre, nứa); động vật sống G46310 - Bán buôn gạo G4632 - Bán buôn thực phẩm G4641 - Bán buôn vải, hàng may sẵn, giày dép G4649 - Bán bn đồ dùng khác cho gia đình G4659 - Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác G4662 - Bán buôn kim loại quặng kim loại G4663 - Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác xây dựng G4669 - Bán buôn chuyên doanh khác chưa phân vào đâu M73100 - Quảng cáo B0810 - Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét C10800 - Sản xuất thức ăn gia súc, gia cầm thuỷ sản C13230 - Sản xuất thảm, chăn đệm C13240 - Sản xuất loại dây bện lưới C15200 - Sản xuất giày dép bìa N81290 - Vệ sinh nhà cửa cơng trình khác (Ngành chính) Cơ cấu tổ chức của Cơng ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp Thương Mại Việt Mỹ bao gồm: 10 a Trách nhiệm đơn vị soạn thảo: - Khi soạn thảo xong văn cần trình ký, người soạn thảo trình Chỉ huy đơn vị ký duyệt văn hình thức ký số (CA); sau gửi đồng thời dự thảo văn cần trình ký đến phận có chức thẩm định văn thông qua chức “Chuyển văn đi-đến BIZ-Office” - Khi gửi văn lấy ý kiến thẩm định, đơn vị soạn thảo phải nêu rõ yêu cầu nội dung cần xin ý kiến thẩm định, yêu cầu thời gian gửi trả Phiếu Nhận xét, user nhận Phiếu nhận xét b Trách nhiệm đơn vị ban hành: - Khi nhận văn gửi đến xin ý kiến thẩm định, đơn vị chức đề nghị thẩm định văn phải nghiên cứu, cho ý kiến chuyên môn nội dung liên quan, lập phiếu nhận xét theo Mẫu số 01/QT.00.VP.05 Chỉ huy phận ký hình thức CA, sau gửi Phiếu nhận xét cho “user” Người/ Đơn vị soạn thảo văn (đơn vị xin thẩm định) thông qua “Chức chuyển văn - đến BIZ-Office” - Thời gian thẩm định gửi trả kết thẩm định (Phiếu nhận xét): Trong vòng ngày làm việc kể từ ngày nhận văn đề nghị thẩm định Trong trường hợp đặc biệt nội dung xin ý kiến thẩm định phức tạp, vòng ngày khơng thể trả Phiếu nhận xét quan, đơn vị thẩm định phải thông báo cho Đơn vị soạn thảo biết, đồng thời phải xác định thời hạn trả Phiếu nhận xét 5.2.2 Trình ký văn Khi nhận Phiếu nhận xét, Đơn vị soạn thảo hồn thiện lại văn trình ký Đơn vị soạn thảo chỉnh sửa văn theo ý kiến Phiếu nhận xét có quyền bảo lưu nội dung văn Dự thảo gửi xin thẩm định - Đơn vị soạn thảo lập Phiếu trình giải công việc theo mẫu số 02/QT.00.VP.05 Nội dung phiếu trình phải nêu rõ: Văn xin ý kiến thẩm định quan nào, quan đơn vị có khơng có Phiếu nhận xét Nội dung chỉnh sửa, nội dung bảo lưu (nêu rõ lý do)… - Khi thực trình ký, người trình ký lựa chọn Người có thẩm quyền kiểm duyệt, ký duyệt, ký ban hành theo thứ tự: Chỉ huy đơn vị trình ký, quan, đơn vị chức (chỉ áp dụng trường hợp văn trình ký nằm Danh mục 18 văn trình ký khơng phải thẩm định Phiếu nhận xét và/hoặc văn trình ký bắt buộc phải có chữ ký quan, đơn vị chức liên quan đến nội dung văn trình ký khơng phải lấy ý kiến thẩm định, Giám Đốc Công ty Trường hợp quan đơn vị có ý kiến khơng thống với nội dung văn trình ký ký trình lên Phiếu trình giải cơng việc - Trong trình thẩm định văn ý kiến Phiếu nhận xét quan, đơn vị tăng cường trao đổi trực tiếp để bàn bạc, đồng nội dung văn trình ký, đặc biệt việc mới, việc khó - Người trình ký phải lựa chọn đúng, đủ cá nhân, quan, đơn vị có thẩm quyền ký văn bản, chọn xác đơn vị ban hành văn - Người trình ký phải thực thao tác chọn hiển thị hình ảnh chữ ký người có phần đề ký trực tiếp văn - Đơn vị soạn thảo vào chức “Chuyển văn - đến” BIZ-Ofice để gửi lại “Bộ trình ký” cuối cho đơn vị lấy ý kiến thẩm định Mục đích để đơn vị nắm nội dung cuối văn cần trình ký - Việc áp dụng chữ ký số phê duyệt nội liên quan đến tài chính, văn lên quan đến kinh phí xin phê duyệt Cơng ty đề nghị phòng ban, phận thực theo hướng dẫn 11/VM-TC ngày 15/1/2016 5.2.3 Kiểm tra thể thức văn bản, kiểm duyệt thủ tục trình ký Văn thư đơn vị trình ký hồn tồn chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty việc: Kiểm tra thể thức văn bản, Kiểm duyệt thủ tục liên quan đến văn trình ký, Kiểm tra đầy đủ tính xác trường thơng tin Người trình ký (tên loại văn bản,lĩnh vực, độ khẩn, độ mật,… ) - Nếu văn thể thức, đủ thủ tục ký duyệt - Nếu văn sai thể thức, sai lỗi tả khơng đúng, khơng đủ thủ tục trình ký Văn thư “Từ chối ký” nêu rõ lý mục Ghi cửa sổ ký phần mềm - Đối với văn ký qua nhiều cấp: Hệ thống mặc định bỏ qua bước ký duyệt Văn thư cấp trung gian Trách nhiệm kiểm duyệt thể thức văn thủ tục trình ký thuộc Văn thư đơn vị trình ký 19 5.2.4 Ký trình văn Văn trình lên Ban Giám đốc Cơng ty phải Chỉ huy đơn vị ký trình Riêng văn chủ trương, sách mới, văn liên quan đến kinh phí bắt buộc phải cấp trưởng đơn vị ký trình theo phân cấp ủy quyền Chỉ huy đơn vị trình ký người chịu trách nhiệm trước Giám đốc Công ty pháp luật nhà nước nội dung, tính hợp pháp văn đơn vị trình ký 5.2.5 Ký duyệt văn Khi nhận văn trình ký V-Office, quan, đơn vị chức có trách nhiệm xem xét, giải văn theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền thời hạn quy định Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc Tập đoàn pháp luật nội dung liên quan đến quan, đơn vị văn ký từ chối ký 5.2.7 Kiểm duyệt văn Trợ lý Giám đốc Công ty chịu trách nhiệm kiểm duyệt thủ tục trình ký, hồ sơ giải trình theo văn trình ký Nếu văn tình ký thủ tục ký duyệt Nếu văn khơng khơng đủ thủ tục “Từ chối ký” phải nêu rõ lý từ chối mục “Ghi chú” cửa sổ ký phần mềm Có quyền chuyển đổi người ký phê duyệt/ký ban hành quan, đơn vị trình ký văn lựa chọn không 5.2.8 Ký ban hành/ ký phê duyệt văn Người có thẩm quyền ký ban hành/ ký phê duyệt văn có quyền “Ký” “Từ chối ký” văn Người ký ban hành/ Ký phê duyệt văn ký thẩm quyền quy định Quy chế công tác Văn thư Công ty, theo Quy định phân công nhiệm vụ Ban GĐ Công ty văn ủy quyền Người ký ban hành/ Ký phê duyệt văn phải chịu trách nhiệm trước cấp pháp luật nhà nước văn ký 20 Đăng ký, ban hành văn a Đăng ký văn 5.2.8 Văn sử dụng chữ ký số Văn thư đăng ký để quản lý theo chế độ quy định b Thẩm quyền ban hành văn Văn thư Công ty chịu trách nhiệm đăng ký làm thủ tục ban hành văn thuộc thẩm quyền ban hành Công ty (nếu văn theo Quy định thể thức văn hành Cơng ty) Văn thư đơn vị trình ký chịu trách nhiệm đăng ký làm thủ tục ban hành văn xin phê duyệt xin ý kiến đạo từ Ban Lãnh đạo Công ty c Lưu văn từ phần mềm ký sớ đóng dấu Tập đồn: Văn thư Cơng ty có trách nhiệm in, chụp, đăng ký, đóng dấu phát hành văn dạng giấy văn Ban GĐ Công ty / người ủy quyền ký duyệt phép in từ phần mềm chữ ký số theo yêu cầu đơn vị trình ký Để kiểm sốt chặt chẽ số lượng văn in từ phần mềm ký số, trước đóng dấu, Văn thư phải ký nháy trực tiếp vào văn vị trí ký nháy sau dấu chấm(.) dịng cuối phần “Nơi nhận” phía văn Văn thư chịu trách nhiệm tính toàn vẹn văn in từ phần mềm để đóng dấu Tập đồn Ban hành văn BIZ-Office: Văn thư có trách nhiệm phát hành số lượng, nơi nhận xác định phần “Nơi nhận” văn Đối với văn có ý kiến thẩm định quan, đơn vị chức ban hành văn Văn thư phải gửi cho quan, đơn vị 02 Không gửi lại văn cho người ký ban hành/phê duyệt văn d Lưu văn bản: Văn ký số lưu hệ thống BIZ-Ofice Lưu hồ sơ: TT Tên hồ sơ c Phiếu nhận xét Trách nhiệm lưu Cơ quan/ đơn vị Thời gian lưu Ghi Theo QĐ BM.01/QT.00.VP.06 21 d Văn Cơ quan/ đơn vị Theo QĐ Lãnh đạo Công ty ký ban hành/ký phê duyệt Công ty NTHH MTV Kỹ thuật làm Công nghiệp Thương mại Việt Mỹ doanh nghiệp có quy mơ bao gồm nhiều phịng ban trực thuộc Vì vậy, việc áp dụng ISO 9001:2008 việc soạn thảo ban hành văn cần thiết nhằm thực quy trình cách có hệ thống, đảm bảo xác, an tồn Hạn chế rủi ro việc cung cấp truyền tải thông tin 22 CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001:2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT LÀM SẠCH CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT MỸ 3.1 Ưu điểm: Xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 bảo đảm trình sản phẩm khơng có lỗi chắn hệ thống tạo nên sức mạnh tin cậy tổ chức, nhờ vào: - Có sách mục tiêu chất lượng rõ ràng, có quan tâm Lãnh đạo cao thông qua việc xem xét định kỳ toàn hệ thống - Xây dựng cấu tổ chức phân bổ nguồn lực hợp lý để thực công việc tăng khả đạt yêu cầu mong muốn - Các quy trình làm việc rõ ràng quán, đảm bảo công việc thực thích hợp khoa học - Một hệ thống mà ln có phản hồi, cải tiến để sai lỗi, sai sót tất phận ngày hạn chế khơng lặp lại sai lỗi, sai sót với nguyên nhân cũ xảy - Một chế để định kỳ đánh giá tồn diện nhằm liên tục cải tiến toàn hệ thống - Xây dựng trình bảo đảm yêu cầu khách hàng chắn đạt trước chấp nhận yêu cầu khách hàng 3.2 Nhược điểm, tồn nguyên nhân - Việc áp dụng ISO công tác soạn thảo ban hành văn bước mới, số nhân viên chưa hiểu thật đầy đủ phải làm việc theo quy trình gị bó, nghiêm ngặt Vì vậy, cần phải có quan tâm Lãnh đạo với tâm cao nhân viên Công ty giao thừa hành nhiệm vụ để việc áp dụng mang lại hiệu cao - CBCNV chuẩn bị sẵn sàng cho việc áp dụng, khai thác phần mềm quản lý văn sử dụng chữ ký số chưa hiểu được, nắm hết nguyên tắc, cách thức sử dụng công việc thường xuyên tập trung 23 số phận phân cơng - Quy trình vận hành sai phát sinh lỗi trình khai thác, sử dụng phần mềm nguyên nhân khách quan thao tác sai trình thẩm định, ký, ban hành văn (chọn nhầm từ chối văn thành phê duyệt, hệ thống chưa có chức báo sai) - Một số trường hợp văn trình ký xử lý chậm so với thời gian quy định: Quá trình ký bị kéo dài nhân tham gia ký thẩm định, ký ban hành không đủ thời gian xử lý (tiếp nhận muộn, bận công tác dài ngày, khơng xử lý kịp có nhiều công việc phát sinh khác,…) - Việc phổ biến, tuyên truyền quán triệt tới nhân viên cấp tuân thủ nghiêm quy trình ISO chưa triệt để; không đánh giá chất lượng công việc thông qua việc áp dụng quy trình, khơng thực việc thi đua khen thưởng vào kết thực thi cơng việc theo quy trình ISO - Việc áp dụng chữ ký số, phần mềm quản lý văn bị ảnh hưởng trục trặc mang tính kỹ thuật, yếu tố an tồn thơng tin chủ quan/khách quan: + Người dùng bị lộ mật khẩu, cho người khác sử dụng tài khoản, mật để ký, khai thác văn + Phát sinh yếu tố hư hỏng, gây lỗi phần mềm: Bị phát tán thư rác virus vào hệ thống, bị cản trở, ngăn chặn trình truyền, gửi nhận văn bản, thay đổi xóa hủy, chụp, tiết lộ, làm sai lệch thông tin hệ thống 3.3 Các giải pháp Để đảm bảo thực hiệu việc áp dụng tiêu chuẩn ISO, cần lưu ý số nội dung sau: + Lãnh đạo huy đơn vị cần nhận thức đắn tầm quan trọng hiệu mang lại cho công tác quản lý áp dụng ISO; cần có tâm cao liệt công tác đạo, điều hành thực thi nhiệm vụ; + Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến để nâng cao trách nhiệm thủ trưởng đơn vị thuộc quan, trách nhiệm công chức, viên chức quan tuân thủ quy trình ISO; 24 - Trong trình triển khai xây dựng quy trình ISO, cần cân nhắc kỹ để tránh hai xu hướng: (1) xây dựng quy trình theo hướng "chuẩn" thời gian thực hiện, dẫn tới thực tế triển khai công việc đáp ứng quy định nêu quy trình; (2) xây dựng quy trình giải cơng việc theo hướng diễn giải lại diễn thực tế đơn vị để tránh bị "bắt lỗi" trình đánh giá, dẫn tới không nâng cao trách nhiệm nhân viên giải công việc không phát huy hết ưu điểm ISO; - Cần phân công trách nhiệm phù hợp để đảm bảo HTQLCL xây dựng áp dụng mang lại hiệu cao nhất; - Cần có chế, sách phù hợp nhằm nâng cao trách nhiệm tính chủ động phận Thường trực ISO đơn vị, cá nhân trực tiếp thực thủ tục hành đơn vị - Tiếp tục trì nâng cao chất lượng, hiệu công tác kiểm tra, đánh giá nội bộ; kiểm soát tốt việc thực quy trình ISO đơn vị; đề xuất kịp thời, xác việc khen thưởng, phê bình đơn vị, cá nhân nhằm động viên, khuyến khích đơn vị, cá nhân thực tốt xử lý thích đáng đơn vị, cá nhân thực chưa tốt; 25 KẾT LUẬN Qua yếu tố nêu, đề tài tập trung phân tích, đánh giá kết việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 công tác soạn thảo ban hành văn Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm Công nghiệp Thương mại Việt Mỹ Trong đó, rõ kết bật đạt được, số hạn chế, tồn phát sinh trình triển khai, nguyên nhân, đề xuất kiến nghị để khắc phục, tiếp tục hoàn thiện, nâng cao chất lượng, hiệu Áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thông qua qua việc triển khai phần mềm quản lý văn việc sử dụng chữ ký số BIZ-Ofice cách đồng văn thể ý chí tồn thể lãnh đạo, nhân viên Cơng ty Theo thống chế, phương pháp, nguyên tắc việc quản lý văn Xác định trách nhiệm, thẩm quyền quan, đơn vị cá nhân tham gia q trình soạn thảo, kiểm sốt, ký duyệt ban hành văn Để hoàn thành bào 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO Giáo trình Quản trị chất lương- GS.TS Nguyễn Đình Phan (2003) Quản lý chất lượng ISO 9001:2008- Nguyễn Kim Định (1997) Bài giảng ISO 9001:2008 PHỤ LỤC Phụ lục Cơ cấu máy tổ chức của công ty GIÁM ĐỐC ` PHĨ GIÁM ĐỐC 27 CÁC TRƯỞNG PHỊNG PHỊNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN PHỊNG KẾ HOẠCH KỸ THUẬT PHÒNG VẬT TƯ PHÒNG KINH DOANH Phụ lục 02 Mẫu Phiếu nhận xét CÔNG TY NTHH MVT KỸ THUẬT LÀM SẠCH CN & TM VIỆT MỸ PHÒNG………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Số: ………/VM-PNX Hà Nội, ngày…….tháng…… năm…… PHIẾU NHẬN XÉT Về việc……………………………… Kính gửi: Ý kiến - Đồng ý hay không đồng ý nội dung văn bản? Tại sao? 28 - Đề nghị đơn vị chỉnh sửa bổ sung nội dung nào? Lý do? Nội dung có phù hợp với quy định pháp luật Tập đồn khơng? Căn ? Nội dung chưa phù hợp? lý (nếu có) Đã chỉnh sửa bổ sung nội dung nào? Lý do? Tính khả thi, hiệu quả? Căn cứ? Các ý kiến chuyện mơn khác Đề xuất (Nếu có) Nơi nhận: TRƯỞNG PHÒNG Như trên; Lưu: 29 Phụ lục 02 Mẫu số 02/QT.00.VP.05 - Phiếu trình giải cơng việc CƠNG TY NTHH MVT KỸ THUẬT LÀM SẠCH CN & TM VIỆT MỸ PHÒNG………… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập- Tự do- Hạnh phúc Số: ………/VM Hà Nội, ngày…….tháng…… năm…… Kính gửi: Lãnh đạo Tập đồn/ Đơn vị - Vấn đề trình: Tóm tắt nội dung cơng việc giải trình Nội dung trình Căn trình văn Tóm tắt nội dung cần trình Đối với trình văn quản lý nêu rõ: Lý xây dựng sửa đổi văn ST T … Vấn đề Quy định/ Quyết định cũ … …… Đề xuất, sửa đổi, Lý bổ sung … … + Khi sửa đổi, bổ sung văn so với văn trước phải nêu được: Bỏ gì? Tại sao? Sửa gì? Tại sao? Thêm gì? Tại - Ý kiến cửa quan, đơn vị: yêu cầu thống kê đầy đủ tất ý + Các ý kiến bảo lưu ( rõ nội dung ý kiến đơn vị)? Lý + Các ý kiến tiếp thu, chỉnh sửa? Lý do? Sửa mục nào? 30 ... TRẠNG ỨNG DỤNG ISO 9001: 2008 TRONG SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT LÀM SẠCH CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT MỸ 2.1 Khái quát chung Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghiệp Thương. .. trình soạn thảo văn ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001: 2008 của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật làm Công nghiệp Thương mại Việt Mỹ QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN Mã hiệu: QT.VP.01 BẢN Lần ban hành: ... CHƯƠNG III ĐÁNH GIÁ VIỆC ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN ISO 9001: 2008 TRONG CÔNG TÁC SOẠN THẢO BAN HÀNH VĂN BẢN CỦA CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT LÀM SẠCH CÔNG NGHIỆP VÀ THƯƠNG MẠI VIỆT MỸ 3.1 Ưu điểm: Xây dựng