Đang tải... (xem toàn văn)
SKKN Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi công văn đến của trường Tiểu học Đỗ Quang MườiSKKN Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi công văn đến của trường Tiểu học Đỗ Quang MườiSKKN Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi công văn đến của trường Tiểu học Đỗ Quang MườiSKKN Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi công văn đến của trường Tiểu học Đỗ Quang MườiSKKN Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi công văn đến của trường Tiểu học Đỗ Quang MườiSKKN Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi công văn đến của trường Tiểu học Đỗ Quang MườiSKKN Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi công văn đến của trường Tiểu học Đỗ Quang MườiSKKN Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi công văn đến của trường Tiểu học Đỗ Quang MườiSKKN Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi công văn đến của trường Tiểu học Đỗ Quang MườiSKKN Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi công văn đến của trường Tiểu học Đỗ Quang MườiSKKN Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ và bảo quản tốt công văn đi công văn đến của trường Tiểu học Đỗ Quang Mười
Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười MỘT SỐ KINH NGHIỆM ĐỂ QUẢN LÝ, LƯU TRỮ VÀ BẢO QUẢN TỐT CÔNG VĂN ĐI, CÔNG VĂN ĐẾN CỦA TRƯỜNG TIỂU HỌC ĐỖ QUANG MƯỜI I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI, MÔ TẢ NỘI DUNG: Trong giai đoạn trước tình hình ngày phát triển, đổi đất nước, thông tin ngày phát triển vũ bảo nói chung ngành giáo dục Đào tạo riêng công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi phải có số kiến thức định để xử lý tốt thông tin, công việc cách kịp thời hiệu Là đơn vị trường học, dù lĩnh vực phải cần có phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị; Thông tư; Thông báo; thông báo…) cấp ban ngành đến đơn vị có nhiệm vụ phản hồi (Báo cáo, thông báo thông tin trên…) trình hoạt động đơn vị Với tính chất đặc thù ngành giáo dục Đào tạo, việc tiếp nhận loại văn bản, công văn, thị…là nhiều, nên đòi hỏi người làm công tác văn thư, văn phòng nhà trường phải biết xếp, xử lý thông tin cách khoa học, nhanh chóng, xác giúp Thủ trưởng đơn vị kịp thời nắm bắt để có hướng giải công việc cách tốt nhằm giúp đơn vị hoàn thành nhiệm vụ Công tác văn phòng phận thực chức giúp việc, phục vụ cho nhà trường, địa điểm giao tiếp hoạt động khác nhà trường, thủ trưởng đơn vị, văn phòng nhớ, lộc thủ trưởng quan Các vấn đề thông tin cán văn phòng, văn thư thu thập sàng lọc, nghiên cứu, đề xuất chuyển đến thủ trưởng ngược lại Các ý kiến đạo thủ trưởng cán văn phòng truyền đạt theo dõi, kiểm tra việc thực Ngoài văn phòng mặt quan, đơn vị nơi giải công việc với quan khác, cầu nối quan nhà nước với nhân dân Bản thân cán văn phòng trường Tiểu học Đỗ Quang Mười, xuất phát từ lý trên, trăn trở làm để quản lý bảo quản tốt loại công văn đi, công văn đến Từ đúc kết kinh nghiệm nhiều năm qua mạnh dạn đưa sáng kiến kinh nghiệm: “Một số kinh nghiệm để quản lý, lưu trữ bảo quản tốt công văn - công văn đến trường Tiểu học Đỗ Quang Mười” nhằm nâng cao công tác văn thư cho nhà trường Từ nội dung thân đúc kết nhiều năm kinh nghiệm đầu tư suy nghĩ tìm tòi, nghiên cứu, tìm hiểu công tác văn phòng trường phải vượt qua thuận lợi khó khăn sau: Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng Trang Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười II GIẢI PHÁP THỰC HIỆN SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: Phạm vi nghiên cứu - Thời gian nghiên cứu có hạn nên vận dụng trường tiểu học Đỗ Quang Mười năm 2016 - 2017 Thực trạng, thuận lợi khó khăn a.Đặc điểm tình hình chung Những năm trước nhiều trường tiểu học vùng sâu, vùng xa nói chung Trường Tiểu học Đỗ Quang Mười nói riêng chưa nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư nên hầu hết trường chưa có bố trí cán làm công tác Nhìn chung lưu trữ hồ sơ nhà trường bề bộn nên khó tìm kiếm cần thiết bảo quản không đảm bảo, không gọn gàng ngăn nắp Từ năm 2000 trở lại yêu cầu đổi Nhà nước nhiều mặt hoạt động hành chánh Giáo dục Đào tạo, chương trình Phổ cập giáo dục Tiểu học giáo dục phổ cập độ tuổi, chương trình đổi phương pháp dạy học, thay sách giáo khoa ngành Giáo Dục Đào tạo… Nên từ loại văn đạo; Hướng dẫn; Thông tư; Văn chuyên môn ngày nhiều, nhà trường thiếu cán văn thư để quản lý bảo quản, lưu trữ ghi vào sổ gọi sổ ghi công văn – công văn đến Trong năm gần đây, từ năm 2002 từ thay SGK đổi nội dung chương trình nhận thức việc phải cần có cán văn thư phụ trách bảo quản, xếp loại văn bản, công văn, hồ sơ sổ sách… Một cách ngăn nắp có khoa học Nên hầu hết trường có bố trí cán làm công tác nhìn chung cán làm công tác văn thư chưa nhận thức tầm quan trọng công tác văn thư nên số nơi bề bộn làm việc khoa học chưa ngăn nắp gọn gàng Trường Tiểu học Đỗ Quang Mười không nằm đặc điểm b.Thuận lợi Được quan tâm sâu sát Đảng, Nhà nước đạo trực tiếp Lãnh đạo Phòng Giáo Dục & Đào Tạo huyện Vũng Liêm Có phối kết hợp chặt chẽ ban ngành đoàn thể, hội cha mẹ học sinh, hội khuyến học, hội cựu giáo chức, góp phần vào xã hội hoá giáo dục đoàn kết tập thể cán giáo viên, công nhân viên trường Mỗi cá nhân có ý thức vươn lên thực hết tinh thần trách nhiệm mình, đội ngũ giáo viên trẻ, khoẻ, chuẩn kiến thức, kỹ sư phạm có kinh nghiệm công tác giảng dạy lâu năm nghề c Khó khăn Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng Trang Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười Mặc dù có nhiều thuận lợi song việc quản lý, bảo quản lưu trữ hồ sơ sổ sách công tác văn phòng gặp không khó khăn Trường Tiểu học Đỗ Quang Mười thuộc vùng sâu, vùng xa, nên việc nắm bắt thông tin hạn chế Cán làm công tác văn thư chưa qua trường lớp chuyên môn nghiệp vụ Nên việc bảo quản hồ sơ sổ sách chưa theo hệ thống Việc giao nhận loại văn bản, công văn nhiều bất cập Sắp xếp việc lưu trữ loại văn thư, văn nhà trường chủ yếu thủ công chưa có khoa học Tuy trường có bố trí cán văn thư làm công tác văn thư, công việc hàng ngày nhiều bề bộn, việc tiếp nhận văn (công văn đến) báo cáo… (công văn đi) chưa khoa học, lưu trữ lộn xộn khó cho việc tìm kiếm cần, có bị thất lạc, bị mất… Do thiếu kinh nghiệm để lưu trữ tốt hồ sơ theo tiêu chuẩn, chưa đào chuyên sâu, chưa suy nghĩ tìm tòi học hỏi, chưa xây dựng tập thể đoàn kết thống góp phần nâng cao chất lượng việc quản lý công văn đi, công văn đến theo quy định, phận chưa có ý thức trách nhiệm nhận công việc Địa bàn trường rộng dân cư sống phân tán, đời sống gặp nhiều khó khăn Một phận người dân làm thuê làm mướn nên làm ăn xa thường đến rút học bạ, chuyển trường không phù hợp với thời điểm năm học III KẾT QUẢ THU ĐƯỢC TỪ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM: Một số biện pháp khắc phục khó khăn: Với thực tế vừa nêu qua thời gian công tác văn thư nhận thấy Để làm tốt nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng đòi hỏi người làm mãn công tác cần phải có tinh thần, trách nhiệm cao hiểu công tác văn thư toàn công việc soạn thảo, ban hành, tổ chức giải quản lý văn theo phạm vi, nhiệm vụ chức đơn vị cách nhanh chóng, xác bí mật Người làm công tác phải động, sáng tạo tâm niệm làm tốt công tác văn thư hành nhằm giúp cho việc giải công việc quan nhà trường nhanh chóng, xác, đường lối Đảng, sách pháp luật nhà nước, chế độ Đồng thời giúp Lãnh đạo việc quản lý, đạo kiểm tra công việc nhà trường chặt chẽ Tạo điều kiện bảo vệ bí mật Đảng Nhà nước.Góp phần tiết kiệm công sức, thời gian, nguyên vật liệu làm văn trang thiết bị dùng trình xây dựng ban hành văn Góp phần giữ gìn tài liệu có Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng Trang Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười giá trị lĩnh vực quan nhằm để phục vụ cho việc tra cứu, giải công việc trước mắt nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài sau Nội dung công tác văn thư: Ngoài người làm nhiệm vụ công tác văn thư, văn phòng phải cần nắm vững nội dung công tác văn thư là: + Đánh máy công văn + Soạn thảo loại biên + Nghiên cứu dự thảo công văn + Nhận vào sổ công văn đến + Nghiên cứu, phân phối, giải theo dõi việc giải công văn đến + Giúp Thủ trưởng sửa chữa duyệt dự thảo + Trình Thủ trưởng xem lại, ký tên đóng dấu + Vào sổ gửi công văn – công văn đến + Làm hồ sơ sổ sách ghi chép tài liệu + Thuyết lập hồ sơ lưu trữ hồ sơ sổ sách + Thể thức trình bày văn IV/ KHẢ NĂNG NHÂN RỘNG: Công tác vận động tuyên truyền: Việc nắm nội dung yêu cầu công tác văn thư cần tổ chức tuyên truyền thực quản lý công văn đến Bằng nhiều hình thức biện pháp tổ chức tuyên truyền giáo dục trị tư tưởng cho cán giáo viên, công nhân viên trường học tập nghiên cứu văn bản, Nghị Đảng sách pháp luật nhà nước, dùng nhiều hình thức giáo dục nhân cách, nêu cao truyền thống dân tộc ta, xây dựng tốt đội ngũ có tinh thần tâm đoàn kết tương trợ lẫn để tiến Tổ chức nhiều Hội nghị tuyên truyền giáo dục ý nghĩa, lợi ích tầm quan trọng việc “Thực tốt nề nếp làm việc văn phòng” nhiều phương pháp, hình thức đa dạng, phong phú nhằm nâng cao nhận thức, hiểu biết sâu sắc tổ chức tư tưởng cá nhân Từ phát huy mạnh mẽ, nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư tình hình Phối kết hợp với ban ngành đoàn thể trang bị cho đội ngũ cán giáo viên công nhân viên nguồn trị tư tưởng dồi dào, nguồn kiến thức cao quý, sâu rộng đoàn kết tìm hiểu, học tập nghiên cứu phát huy nguồn lực Nghị Trung ương Đảng, Nghị Đảng cấp.Có sở vật chất khang trang cần xếp vị trí thuận tiện làm việc… Sau xếp văn phòng trở nên ngăn Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng Trang Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười nắp tạo không khí thoải mái, có khách đến liên hệ công tác tạo tâm lý tin tưởng, trang nghiêm Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư: Là cán làm công tác văn thư chưa tham gia học lớp chuyên môn nghiệp vụ hành văn phòng nên lúc ban đầu gặp nhiều khó khăn công tác, thân nhận thấy công việc mà phải làm đem lại ngăn nắp, tươm tất, tạo cảnh quan nơi làm việc Từ nên tìm tòi học hỏi qua sách báo, tài liệu, qua bạn đồng nghiệp học tập rút kinh nghiệm đơn vị trường bạn làm tốt áp dụng trường Sau thời gian từ trường công nhận đạt chuẩn đến công tác văn thư trường Tiểu học Tân Thành hoạt động tốt có hiệu Thực trạng việc tiếp nhận, lưu trữ loại văn đạo cấp nhà trường nên nhận công tác nhận thấy nhiều bề bộn, khó khăn Qua thời gian tìm hiểu, lên kế hoạch phân tích vấn đề tồn động để từ có hướng giải cụ thể sau: Tổ chức quản lý công văn đến: Khi có công văn chuyển đến người trực tiếp tiếp nhận đăng ký có theo dõi công văn đến từ nguồn (người nhận…) Kiểm tra sơ có phải công văn gởi cho đơn vị không phân loại hồ sơ (ghi vào sổ) Công văn đến chia thành loại: Loại nguyên tắc; Loại công việc; Loại tác nghiệp; Loại tham khảo Sau ghi công văn đến (đây việc làm cần thiết để xác định công văn qua phận văn thư, biết ngày công văn đến, giúp cho việc tìm kiếm sau dễ dàng) Từ lưu trữ xếp hồ sơ theo nội dung sau: - Lưu trữ sử dụng hồ sơ theo tên + Bên ghi tên số thông tin khác, bên xếp kí hiệu theo ngày gần đến xa nhất, phát sinh liên tục chia giai đoạn - Lưu trữ hồ sơ theo chủ đề + Tên chủ đề cần đặt cụ thể không chung chung (Có thể tạo lập máy) - Lưu trữ hồ sơ theo địa danh + Cần thuyết lập hồ sơ giống chủ đề cần có cách tra cứu chéo theo tên, chủ đề để dễ truy tìm - Lưu trữ hồ sơ theo số, mã số + Hệ thống lưu trữ số liên tục tăng dần đơn giản - Lưu trữ xếp hồ sơ theo thời gian Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng Trang Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười + Phương pháp dễ phân loại thuận lợi cho việc tìm kiếm mang lại bảo mật Sau vào sổ công văn đến theo mẫu: SỔ ĐĂNG KÝ CÔNG VĂN ĐẾN STT Ngày đến Nơi gởi CV Số KH CV Ngày, tháng CV (1) (2) (3) (4) (5) Trích yếu nội dung CV (6) ……… ……… …… …… …… …… ……… ……… ……… ……… Nơi nhận, người nhận Ký nhận Ghi (7) (8) (9) (10) … … ……… ……… … … … … Loại Tổ chức giải công văn Công văn văn bản, báo cáo, thông báo kế hoạch… nhà trường phát hành trình thực chức năng, nhiệm vụ gởi đến quan đơn vị, cá nhân quan Hiệu trưởng người chịu trách nhiệm việc ban hành giải công văn quan.Những công văn trước ký gửi phải kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục Các công văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn Công văn chuyển nhiều cách luôn lúc văn thư phải vào sổ chuyển công văn, người nhận công văn mang phải ký nhận vào sổ Ngoài ra, quan số giấy tờ khác như: Giấy đường, giấy giới thiệu, giấy xác nhận… phải quản lý chặt chẽ, đồng thời phải vào sổ để tiện cho việc theo dõi SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐI STT Ngày, tháng (1) (2) ………… ………… Số ký hiệu CV Trích yếu nội dung (3) ………… ………… (4) ………… ……… Tên người nhận (cơ quan) (5) …………… ………… Ghi (6) ……… ……… V KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT: Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng Trang Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười Các cấp Lãnh đạo cần quan tâm đầu tư sở vật chất, phòng làm việc nhằm phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều tạo điều kiện đủ sở vật chất để phục vụ cho công tác lưu trữ loại hồ sơ nhà trường ngày tốt Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với tiến khoa học giai đoạn Cần mở khóa đào tạo ngắn hạn cho cán văn thư, văn phòng trường huyện tập huấn học tập chuyên môn nghiệp vụ Để người làm công tác văn thư, văn phòng an tâm công tác, cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý Nội dung tất kinh nghiệm trình thực công tác văn thư việc “Quản lý Lưu trữ bảo quản tốt công văn đi- Công văn đến trường Tiểu học Đỗ Quang Mười” mà thân đã, tìm tòi suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết nhiều năm làm công tác “Văn thư” đưa biện pháp thực sáng tạo Đây mản đề tài nhiều mẻ, trình tìm tòi học hỏi chắn nhiều thiếu sót, mong đóng góp anh, chị đồng nghiệp để đề tài ngày hoàn thiện Rất mong đóng góp ý kiến chân thành quý thầy cô Hội đồng khoa học cấp ngành để hoàn thiện công tác “Quản lý Lưu trữ bảo quản tốt công văn - công văn đến” ngày đạt hiệu cao Hiếu Nghĩa, ngày 24 tháng 03 năm 2017 Người Viết Sáng Kiến Trần Quốc Thắng Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng Trang Đơn vị công tác : Trường tiểu học Đỗ Quang Mười MỤC LỤC I- SỰ CẦN THIẾT, MỤC ĐÍCH CỦA VIỆC THỰC HIỆN SÁNG KIẾN Trang1 II PHẠM VI TRIỂN KHAI THỰC HIỆN Trang 1.Phạm vi nghiên cưu Trang 2- Thực trạng, thuận lợi khó khăn Trang a- Đặc điểm tình hình Trang b-Thuận lợi Trang c- Khó khăn Trang III.MÔ TẢ SÁNG KIẾN Trang 1- biện pháp giải vấn đề Trang a- Một số biện pháp khắc phục khó khăn Trang b- Nội dung công tác văn thư Trang c- Công tác vận động tuyên truyền Trang d- Về chuyên môn nghiệp vụ văn thư Trang e- Tổ chức quản lý công văn đến Trang f- Tổ chức quản lý công văn Trang IV- KẾT QUẢ, HIỆU QUẢ MANG LẠI Trang V ĐÁNH GIÁ PHẠM VI ẢNH HƯỞNG CỦA SÁNG KIẾN Trang VI KIẾN NGHỊ ĐỀ XUẤT Trang 10 Người viết sáng kiến kinh nghiệm : Trần Quốc Thắng Trang ... thực công tác văn thư việc Quản lý Lưu trữ bảo quản tốt công văn đi- Công văn đến trường Tiểu học Đỗ Quang Mười mà thân đã, tìm tòi suy nghĩ, nghiên cứu, đúc kết nhiều năm làm công tác Văn. .. công văn quan.Những công văn trước ký gửi phải kiểm tra kỹ mặt thể thức thủ tục Các công văn quan gửi để lưu hành nội phải qua phận văn thư để đăng ký vào sổ công văn xếp vào hồ sơ lưu công văn. .. thủ công chưa có khoa học Tuy trường có bố trí cán văn thư làm công tác văn thư, công việc hàng ngày nhiều bề bộn, việc tiếp nhận văn (công văn đến) báo cáo… (công văn đi) chưa khoa học, lưu trữ