Đang tải... (xem toàn văn)
Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu (bán hàng –thu tiền ).
PT&TK HTTTKT Doanh Thu BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂNKHOA KẾ TOÁN*****************MÔN :HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN DOANH THU GVHD : NHÓM TH : LỚP :KHOÁ : SVTH:Nhóm HAH Trang 1ĐÀ NẴNG 6/2008 PT&TK HTTTKT Doanh Thu Sự phát triển của CNTT và toàn cầu hóa đã tạo ra môi trường kinh doanh phức tạp ,thay đổi liên tục tạo ra nhiều thách thức và nguy cơ đối với doanh nghiệp Việt Nam mà lĩnh vực CNTT là lĩnh vực then chốt .Nếu chậm đổi mới ứng dụng vào quá trình sản xuất thì Doanh nghiệp Việt Nam sẽ dần mất đi vị thế trên trường quốc tế ,hàng hàng hóa làm ra khó có thể tồn tại trên thị trường .CNTT không còn là lĩnh vực mới mẽ và xa lạ nữa mà nó trở thành một phần quan trọng không thể thiếu trong thời đại công nghệ toàn cầu phát triển như vũ bão .Trong khi các nước trên thế giới đã ứng dụng phổ biến rộng rãi thành tựu CNTT vào tất cả các lĩnh vực của đời sống thì ở Việt Nam còn rất ít nếu không nói là hiếm .Nếu không kịp thời thay đổi thì nguy cơ tụt hậu xa về kinh tế ngày càng lớn.Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam hoạt động chủ yếu là bằng thủ công trong hầu hết các công đoạn từ khâu đầu vào đến khâu sản xuất và tiêu thụ .Nếu có sử dụng CNTT thì chỉ là số ít doanh nghiệp tiên phong hay các công ty liên doanh liên kết nước ngoài mà thôi .Trong khi đó mô hình doanh nghiệp chủ yếu ở nước ta là loại hình doanh nghiệp vừa và nhỏ thì mức độ ứng dụng CNTT vào quá trình sản xuất kinh doanh càng ít ỏi .Nếu có điều kiện ứng dụng CNTT vào sản xuất thì sẽ tạo nhiều thuận lợi cho các doanh nghiệp . Chẳng hạn như ứng dụng CNTT vào quá trình bán hàng và tiêu thụ .Một hoạt động diễn ra thường xuyên và lặp đi lặp lại của tất cả các doanh nghiệp ở bất kì quy mô nào trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh .Việc ứng dụng CNTT vào quá trình này sẽ giúp giảm thiếu được thời gian tiến hành hoạt động cũng như các khoản chi không cần thiết thay vào đó là thực hiện các hoạt động khác mang lại hiệu quả cao hơn trong kinh doanh .Đây là một yếu tố quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp ,giúp doanh nghiệp phát triển ngày càng mạnh hơn xa hơn .Người ta thường nói mỗi doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế ,một khi doanh nghiệp mạnh thì nền kinh tế ngày càng đi lên ,sản phẩm làm ra được chấp nhận nhiều hơn ,tạo được vị thế trên trường quốc tế . Vì những lẽ đó mà chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài :Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu (bán hàng –thu tiền )với mong muốn nếu đề tài có điều kiện phát triển xa hơn thành phần mềm kế toán nó sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết ,mạng lại lợi nhuận cao hơn trong hoạt động kinh doanh . Để tiến hành thực hiện đề tài ,chúng tôi đã chọn doanh nghiệp tư nhân ,một doanh nghiệp thuộc loại doanh nghiệp vừa và nhổ ,một mô hình rất phổ biến ở nước ta .Nếu có những ứng dụng CNTT thì sẽ phát triển xa hơn . Với lượng thời gian gấp rút ,nhưng chúng tôi cũng đã cố gắng hoàn thành đề tài đúng thời gian quy định .Tất nhiên không thể không tồn tại những thiếu sót và khuyết điểm ,rất mong được sự góp ý bổ sung . Thông qua đề tài chúng tôi xin được nói lời cảm ơn đến các anh chị trong công ty TNHH đã giúp đỡ chúng tôi hoàn thành đề tài ,và đặc biệt xin được gởi lời cảm ơn đến thầy giáo bộ môn HTTTKT đã tư vấn ,giúp đỡ tận tình để chúng tôi hoàn thành được đề tài này .Chúng tôi xin chân thành cảm ơn.SVTH:Nhóm HAH Trang 2 PT&TK HTTTKT Doanh Thu Đà Nẵng,Ngày15 tháng5 năm 2008 I Bảng kế hoạch triển khai thực hiện:• Tuần 30:Lập kế hoạch triển khai đề tài • Tuần 31:Tiến hành tìm hiểu tham khảo và lựa chọn đề tài• Tuần 32:Khảo sát thực tế ,thu thập tài liệu• Tuần 33:Phác thảo khung đề tài • Tuần 34:Tiến hành triển khai đề tài :Phần mở đầu • Tuần 35-36:Thiết kế biểu đồ phân cấp chức năng FHD • và biểu đồ luồng dữ liệu –DFD(4-Level)• Tuần 37:Thiết kế các kiểu thực thể và mô hình ER(Entity Relationship)• Tuần 38:Thiết kế các Form nhập liệu và các báo cáo• Tuần 39:Bổ sung và hoàn chỉnh đề tài.Thảo luận sữa chữa bổ sung và duyệt xong lần cuối • Tuần 40:Hoàn thành đề tài II .Khảo sát thực tế : Đề tài được thực hiện tại công ty TNHH Thúy Mai.Là công ty chuyên kinh doanh về đồ điện tử điện lạnh ,các mặt hàng gia dụng gồm có :tủ lạnh ,tivi.máy giặt,đầu đĩa các loại,máy điều hòa,máy nghe nhạc ,máy vi tính…đây là công ty có quy mô vừa và nhỏ,đặc biệt là chưa sử dụng phần mềm kế toán,các hoạt động bán hàng thu tiền diễn ra chủ yếu bằng thủ công nên tốn kém nhiều thời gian và chi phí III .Giới thiệu về đề tài : Đề tài PT&TKHTTT Kế toán doanh thu là một đề tài rất hữu ích đáng dể cho các doanh nghiệp nên quan tâm và hướng đến ứng dụng nếu được phát triển thành hệ thống phần mềm dùng cho các doanh nghiệp .Nó giúp cho DN vừa giảm thiểu tối đa các chi phí không cần thiết khác như phải trả thêm lương cho công nhân ,chi phí phát sinh khác ,trong khi chỉ cần 1 lần chi cho phần mềm và dùng lâu dài ,lại vừa tiết kiệm thời gian để tiến hành các hoạt động khác hữu ích hơn .Đề tài này giúp cho DN chỉ phải tốn thời gian cho việc nhập liệu vào cuối kì hoặc thường kì ,tùy DN lựa chọn .Thời gian rãnh có thể dùng cho hoạt động khác .Có như thế mới tạo ra được nhiều lợi nhuận hơn cho công ty,giúp công ty phát triển mạnh mẽ hơn .SVTH:Nhóm HAH Trang 3 PT&TK HTTTKT Doanh Thu I.Thiết kế sơ đồ phân cấp chức năng FHD: - Chu trình doanh thu là một quá trình bán hàng thu tiền ,là hoạt động diễn ra ở bất cứ một doanh nghiệp nào .Sau đây là sơ đồ phân cấp chức năng FHD chu trình doanh thu tại công ty TNHH -Trong doanh thu có hoạt động bán hàng được diễn ra tại bộ phận bán hàng có 3 hoạt động đó là :Bán hàng,lập hoá đơn bán hàng và giao hàng.Hoạt động thu tiền gồm có :lập phiếu thu tiền ,kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn,và lập báo cáo và cuối kì.Hoạt động quản lí kho gồm:kiểm tra hàng mua ,nhập hàng sau khi kiểm tra,xuất hàng bán cho khách hàng,và lập phiếu nhập xuất.SVTH:Nhóm HAH KẾ TOÁN DOANH THUBÁN HÀNGBÁN HÀNGLẬP HĐBHNHẬN ĐĐHKIỂM TRA TTLẬP LỆNH BÁNTRẢ LỜI ĐĐHKIẺM TRA CTLẬP HĐBHTH BÁO CÁOGIAO HÀNGLẬP LỆNH GIAOĐÓNG GÓITHU TIỀNLẬP PHIẾU thuTHUKIỂM TRA CTTH GHI SOBÁO BẤOTrang 4 PT&TK HTTTKT Doanh Thu II.Biểu đồ phân luồng dữ liệu –DFD 1.Mức khung /bối cảnh (Mức 0)Chu trình doanh thu ở mức khung cảnh được miêu tả bằng sơ đố sau:-KH đến đặt hàng tại doanh nghiệp,cung cấp thông tin về bản thân cá nhân hoặc tổ chức đặt hàng và có nhiệm vụ thanh toán tiền khi nhận được hàng -Quá trình doanh thu bao gồm :Bán hàng và thu tiền +Tiến hành trả lời đơn hàng,lập hóa đơn bán hàng,giao hàng cho KH .+Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên +Cuối kì hay cuối niên độ kế toán (tuỳ thuộc vào mỗi công ty) gửi tiền vào ngân hàng và nhận giấy báo từ ngân hàng xác nhận tiền đã gửi SVTH:Nhóm HAH KT DOANH THUNGÂN HÀNGBAN LÃNH ĐẠOKHÁCH HÀNGĐĐHTT TIỀNG. HÀNGTRẢ LỜI ĐƠNHĐBH BÁO CÁOY.CẦU B.CÁONỘP TIỀNGIẤY BÁOHình 1-Kế toán doanh thu ở mức khung cảnh QUẢN LÍ KHOYÊU CẦUBÁO CÁOTrang 5 PT&TK HTTTKT Doanh Thu 2. DFD Mức đỉnh(Mức 1)-Chu trình doanh thu gồm có hai hoạt động là bán hàng và thu tiền .Sau đây là biểu đồ thể hiện mức dưới đỉnh của hoạt động doanh thu-Khách hàng hàng sẽ đến đặt hàng tại công ty đồng thời công ty sẽ có được những thông tin về khách hàng hàng.Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận những thông tin đó -Bọ phận bán hàng tiền hành kiểm tra,xử lí thông tin về khách hàng hàng ,xét duyệt và trả lời đơn hàng nếu không chấp nhận bán .Nếu chấp nhận bán thì giao hàng và gửi hóa đơn bán hàng cho khách-Khi nhậ sau khi nhận hàng sẽ thanh toan tiền hang tại bộ phận thu tiền Cuối kì bộ phn thu tiền gửi tiền vào ngân hàng hàng và nhận lại giấy báo có Bên cạnh đó ban lãnh đạo có yêu cầu bộ phận bán hàng và thu tiền tổng hợp và báo cáo thông tin liên quan SVTH:Nhóm HAH KHÁCH HÀNG BÁN HÀNGNGÂN HÀNGBAN LÃNH ĐẠOTHU TIỀNTT TIỀNTRẢ LỜI ĐƠNHĐBHĐĐHG.HÀNGT.TKHYÊU CẦUB.KÊHĐY.CẦU BCBC D.THUY.CẦU BCBÁO CÁOGỬI TIỀNGIẤY BÁOHình 2-Sơ đồ thể hiện hoạt động doanh thu mức đỉnh KHOHÀNGHÀNG TRẢ LẠIYÊU CẦUBÁO CÁOTrang 6 PT&TK HTTTKT Doanh Thu 2.1 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động bán hàng-Khách hàng đến đặt hàng bộ phận bán hàng nhận đơn,tiến hành xét duyệt và trả lời đơn -Nếu bán hàng thì tiến hành giao hàng đồng thời lập hóa đơn bán hàng giao cho khách hàng hàng -Nếu không chấp nhận đơn đặt hàng thì trả lời -Khách hàng hàng nhạ hàng xong sẽ kiểm tra hàng nếu thấy không đảm bảo chất lượng thì trả hàng -Bộ phận kho tiến hành nhập hàng bị trả lại SVTH:Nhóm HAH BÁN HÀNGGIAO HÀNGLẬP HĐBHKHÁCH HÀNGQUẢN LÍ KHOĐĐHG.HÀNGT.LỜI ĐƠNGIẤY GỬI HÀNGHĐBHH HOÁNHẬN HẦNG TRẨI LẠI SổTT.HHY.CẦUK.HÀNG HÀNGHH.HOÁHình 3-Sơ đồ thể hiện hoạt động bán hàng (mức dưới đỉnh 1)Trang 7 PT&TK HTTTKT Doanh Thu 2.2 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động thu tiền -Khách hàng nhận được hàng sẽ thanh toán tiền cho doanh nghiệp,kèm cả giấy giao hàng mà DN đã giao.DN thu tiền,kiểm tra chứng từ và tiến hành lập phiếu thu giao cho khách hàng đồng thời tiến hàng ghi sổ-Cuối niên độ hay kì kế toán lập báo cáo theo yêu cầu của ban lãnh đạoSVTH:Nhóm HAH LẬP PHIẾU THUBÁO CÁOKIỂM TRA CTGHI SỔKHÁCH HÀNG NGÂN HÀNGBAN LÃNH ĐẠO KHOKHÁCH HÀNGNỘP TIỀN GIẤY BÁO CÓPHIẾU THUGIÁY BÁO THU TIỀNHÀNG HÓATrang 8Hình 4- Sơ đồ thể hiện hoạt động thu tiền ( mức dưới đỉnh 1) PT&TK HTTTKT Doanh Thu 2.1.1 DFD mức dưới đỉnh 2:giải thích cho bán hàng trong hoạt động bán hàng -Khách hàng đặt hàng ,bộ phận nhận đơn tiếp nhận đơn hàng ,tiến hành kiểm tra các thông tin yêu cầu cùng như các thông ti về khách hàng hàng -bộ phận trả lời đơn trả lời đơn hàng là chấp nhận bán hay không dồng thời lập lệnh bán hàng giao cho bộ phận giao hàng 2.1.2 DFD mức dưới đỉnh 2:giải thích cho hoạt động giao hàng trong hoạt động bán hangSVTH:Nhóm HAH NHẬN ĐƠNKIỂM TRATRẢ LỜI ĐƠNLẬP LỆNH BÁN HÀNGBỘ PHẬN BHKHÁCH HÀNGHình 5- Sơ đồ thể hiện hoạt động bán hàng (mức dưới đỉnh 2)KHÁCH HÀNGHÀNG HOÁĐƠN ĐÃ KTTỪ CHỐICHẤP NHẬNĐĐHCHƯA KTĐĐHLỆNH BÁN HÀNGĐÓNG GÓI GỬI HÀNGLẬP GIẤY GỬI HÀNGKHÁCH HÀNGHình 6-Sơ đồ thể hiện hoạt động giao hàng(mức dưới đỉnh 2)KHÁCH HÀNG HÀNGHÀNG HÓALOẠI HÀNGKHOGIẤY GỬI HÀNGTrang 9 PT&TK HTTTKT Doanh Thu -Bộ phận giao hàng nhận được lệnh bán hàng tại bộ phận bán hàng tiến hành lập giấy gửi hàng sau đó đóng gói và gửi hàng cho khách hàng -Để lập được giấy gửi hàng các thông tin được lấy từ bảng khách hàng ,hàng hóa ,loại hàng ,lệnh bán hàng2.1.3 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động lập hóa đơn bán hàng tronghoạt động bán hàng -Bộ phận bán hàng tiến hành lập hóa đơn bán hàng từ lệnh bán hàng và giấy gửi hàng mà bộ phận giao hàng đã lập ,tiếp đến tiến hành kiểm tra chứng từ và lưu vào kho -Để lập hóa đơn bán hàng thi thông tin được lấy từ bảng khách hàng ,hàng hóa loại hàng ,lệnh bán hàng và hóa đơn bán hàng sẽ được lưu sổ -Cuối kì tiến hành lập tổng hợp chứng từ SVTH:Nhóm HAH LẬP HĐBHLỆNH BÁN HÀNGGIẤY GỬI HÀNGKIÊM TRA CTHình 7-Sơ đồ thể hiện hoạt động lập hoá đơn bán hàng (mức dưới đỉnh 2HÀNG HÓAKHÁCH HÀNG SổKHOLỆNH BHLOẠI HÀNG NHANVIENTrang 10 [...]... tài :Phân tích và thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn trong chu trình doanh thu (bán hàng thu tiền )với mong muốn nếu đề tài có điều kiện phát triển xa hơn thành phần mềm kế tốn nó sẽ giúp ích cho các doanh nghiệp giảm thiểu tối đa các chi phí khơng cần thiết ,mạng lại lợi nhuận cao hơn trong hoạt động kinh doanh . Để tiến hành thực hiện đề tài ,chúng tôi đã chọn doanh nghiệp tư nhân ,một doanh. .. nhận được hàng -Quá trình doanh thu bao gồm :Bán hàng và thu tiền +Tiến hành trả lời đơn hàng, lập hóa đơn bán hàng, giao hàng cho KH . +Lập báo cáo theo yêu cầu của cấp trên +Cuối kì hay cuối niên độ kế tốn (tuỳ thu c vào mỗi cơng ty) gửi tiền vào ngân hàng và nhận giấy báo từ ngân hàng xác nhận tiền đã gửi SVTH:Nhóm HAH KT DOANH THU NGÂN HÀNG BAN LÃNH ĐẠO KHÁCH HÀNG ĐĐH TT TIỀN G. HÀNG TRẢ... KHÁCH HÀNG BÁN HÀNG NGÂN HÀNG BAN LÃNH ĐẠO THU TIỀN TT TIỀN TRẢ LỜI ĐƠN HĐBH ĐĐH G.HÀNG T.TKH Y Ê U C Ầ U B . K Ê H Đ Y.CẦU BC BC D .THU Y.CẦU BC BÁO CÁO GỬI TIỀN GIẤY BÁO Hình 2-Sơ đồ thể hiện hoạt động doanh thu mức đỉnh KHO HÀNG HÀNG TRẢ LẠI YÊU CẦU BÁO CÁO Trang 6 PT&TK HTTTKT Doanh Thu I .Thiết kế sơ đồ phân cấp chức năng FHD: - Chu trình doanh thu là một quá trình bán hàng thu tiền. .. HTTTKT Doanh Thu 2. DFD Mức đỉnh(Mức 1) -Chu trình doanh thu gồm có hai hoạt động là bán hàng và thu tiền .Sau đây là biểu đồ thể hiện mức dưới đỉnh của hoạt động doanh thu -Khách hàng hàng sẽ đến đặt hàng tại công ty đồng thời cơng ty sẽ có được những thơng tin về khách hàng hàng.Bộ phận bán hàng sẽ tiếp nhận những thông tin đó -Bọ phận bán hàng tiền hành kiểm tra,xử lí thơng tin về khách hàng. .. tin về khách hàng hàng ,xét duyệt và trả lời đơn hàng nếu không chấp nhận bán . Nếu chấp nhận bán thì giao hàng và gửi hóa đơn bán hàng cho khách -Khi nhậ sau khi nhận hàng sẽ thanh toan tiền hang tại bộ phận thu tiền Cuối kì bộ phn thu tiền gửi tiền vào ngân hàng hàng và nhận lại giấy báo có Bên cạnh đó ban lãnh đạo có yêu cầu bộ phận bán hàng và thu tiền tổng hợp và báo cáo thông tin liên quan SVTH:Nhóm... một doanh nghiệp nào .Sau đây là sơ đồ phân cấp chức năng FHD chu trình doanh thu tại cơng ty TNHH -Trong doanh thu có hoạt động bán hàng được diễn ra tại bộ phận bán hàng có 3 hoạt động đó là :Bán hàng, lập hoá đơn bán hàng và giao hàng. Hoạt động thu tiền gồm có :lập phiếu thu tiền ,kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn ,và lập báo cáo và cuối kì.Hoạt động quản lí kho gồm:kiểm tra hàng mua ,nhập hàng. .. khách hàng mua hàng Field size Format 30 > DIACHI Text Địa chỉ khách hàng mua hàng Feld size 30 LIDOTHU Text Lí do thu tiền hàng Feld size 30 TONGTHU Number Tổng tiền hàng đã thu Field size Single CONTHU Number Số tiền hàng cịn phải thu Field size Single SVTH:Nhóm HAH Trang 17 PT&TK HTTTKT Doanh Thu 5.3 Sơ đồ khối thể hiện hoạt động nhập hàng vào kho -B1Bắt đầu nhập vào thơng tin hàng. .. dịch vụ khơng chịu thu : 2 .Hàng hoá dịch vụ chịu thu 0%: 3 .Hàng hoá dịch vụ chịu thu 5%: 4 .Hàng hoá dịch vụ chịu thu 10%: Tổng : Tổng doanh thu hàng hoá dịch vụ bán ra : Tổng thu GTGT của hàng hoá dịch vụ bán ra: SVTH:Nhóm HAH Trang 29 PT&TK HTTTKT Doanh Thu 2.2 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động thu tiền -Khách hàng nhận được hàng sẽ thanh toán tiền cho doanh nghiệp,kèm... Single SVTH:Nhóm HAH Trang 14 PT&TK HTTTKT Doanh Thu III.Các kiểu thực thể &mô hình ER(Entity Relationship) SVTH:Nhóm HAH Trang 11 PT&TK HTTTKT Doanh Thu BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN KHOA KẾ TỐN ***************** MƠN :HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN DOANH THU GVHD : NHĨM TH : LỚP : KHỐ : SVTH:Nhóm... thông tin được lấy từ bảng khách hàng ,hàng hóa ,loại hàng ,lệnh bán hàng 2.1.3 DFD mức dưới đỉnh:giải thích cho hoạt động lập hóa đơn bán hàng tronghoạt động bán hàng -Bộ phận bán hàng tiến hành lập hóa đơn bán hàng từ lệnh bán hàng và giấy gửi hàng mà bộ phận giao hàng đã lập ,tiếp đến tiến hành kiểm tra chứng từ và lưu vào kho -Để lập hóa đơn bán hàng thi thơng tin được lấy từ bảng khách hàng . quyết định lựa chọn đề tài :Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu (bán hàng thu tiền )với mong muốn nếu đề tài có. hàng và có nhiệm vụ thanh toán tiền khi nhận được hàng -Quá trình doanh thu bao gồm :Bán hàng và thu tiền +Tiến hành trả lời đơn hàng, lập hóa đơn bán hàng, giao