Đang tải... (xem toàn văn)
tài thảo luận Các lý thuyết về chu trình chuyển đổi của hệ thống thông tin kế toán
Phụ lục1 LỜI NÓI ĐẦUViệt Nam ngày càng phát triển và hội nhập sâu vào nền kinh tế khu vực và thế giới, cộng đồng doanh nghiệp Việt Nam không ngừng gia tăng mạnh mẽ cả về số lượng và chất lượng, điều đó dẫn đến việc cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, gay gắt. Việc làm thế nào quản lý hiệu quả nhất nguồn lực hiện có của doanh nghiệp, thông qua việc tối ưu hệ thống kế toán, tài chính, nhân sự, sản xuất, kinh doanh, .tiết giảm chi phí, nâng cao năng suất, hiệu quả . luôn là nổi trăn trở của lãnh đạo các doanh nghiệp. Hệ thống thông tin trong mỗi doanh nghiệp ngày càng được các nhà quản trị quan tâm nhiều hơn.Hệ thống thông tin kế toán giúp lãnh đạo doanh nghiệp, các phòng ban chức năng có được số liệu cập nhật tức thời của các khâu hoạt động, giúp họ có những nhận định thực tế trước khi ra quyết định. Các dữ liệu được lưu trữ trong một cơ sở dữ liệu thống nhất, có khả năng khai báo, phân tích, thống kê phục vụ cho công tác lập kế hoạch, hoạch định phương hướng sản xuất kinh doanh, phân tích đánh giá hiệu quả đầu tư. .Mỗi doanh nghiệp luôn cần cho mình một phần mềm quản lý phù hợp với mô hình doanh nghiệp của mình. Việc xây dựng hệ thông thông tin kế toán luôn là vấn đề cấp thiết vì nó thể hiện trình độ quản lý, sắp xếp công việc của mỗi nhà quản trị.Nắm bắt được nhu cầu đó từ thực tiễn, tìm hiểu và nghiên cứu lý thuyết về “chu trình chuyển đổi của hệ thống thông tin kế toán “sau thời gian nghiên cứu và qua thử nghiệm, các Công ty cung cấp phần mềm Việt Nam đã phát triển thành công giải pháp Hệ thống phần mềm Kế Toán, Tài Chính và Quản Trị Doanh Nghiệp… là một giải pháp tối ưu giúp các lãnh đạo doanh nghiệp Việt Nam giải quyết nổi trăn trở của mình, nâng cao hiệu quả quản lý doanh nghiệp như ngày nay.2 I. Tổng Quan hệ Thống Thông Tin Kế Toán1.1 . Thông tin (Information):• Thông tin luôn mang ý nghĩa và gồm nhiều giá trị dữ liệu, những ví dụ về dữ liệu trên có thông tin như sau:Thủ kho Nguyễn Văn Nam xuất mặt hàng có danh mục là: 845102 vào ngày 14/10/ 02 với số lượng 18• Thông tin = Dữ liệu + Xử lý • Thông tin giá trị có các đặc điểm :- Đúng lúc - Cập nhật - Thường xuyên - Có liên quan - Đầy đủ - Chính xác - Rõ ràng - Chi tiết - Thứ tự … 1.2. Hệ thống• Khái niệm • Hệ thống là một tập hợp gồm nhiều phần tử tương tác, có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung Một hệ thống bất kỳ có ba đặc điểm sau: Cácyếutốđầuvào(Inputs) Xửlý, chếbiến(Processing) Cácyếutốđầura(Outputs)- Có các thành phần bộ phận (hoặc những điểm hữu hình).- Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp các thành phần theo cách đã quy định.- Mục tiêu hoặc đối tượng của hệ thống.Lý thuyết hệ thống có đưa ra những khái niệm liên quan như sau:• Ví dụ 1• Khái niệm hệ thống được sử dụng trong cuộc sống hàng ngày • Hệ thống giao thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học v v • Ví dụ: 23 • Hệ thống xí nghiệp: Các phần tử là tập hợp nhân viên, những nguyên vật liệu, quy tắc quản lý, kinh nghiệm, cách tổ chức thống nhất nhằm đạt mục tiêu lợi nhuận tối đa. • Hệ thống cơ quan hành chính sự nghiệp: ( Uỷ ban Nhân dân Phường .), nhân viên, văn bản pháp quy, quy định các tập luật, … là các thành phần của hệ thống, mục tiêu là phục vụ nhân dân • Hệ thống chấp thuận các đầu vào, biến đổi có tổ chức để tạo kết quả đầu ra • Một tổ chức tạo thành một hệ thống mở, nghĩa là liên hệ với môi trường. Một số phần tử của hệ thống có sự tương tác với bên ngoài • Các tổ chức đều là những hệ thống sống và phát triển 4 • Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác (cha)• Một xí nghiệp/ hệ thống kinh doanh có thể phân làm ba hệ thống con • Hệ thống quyết định là hệ thống bao gồm con người, phương tiện, và các phương pháp tham gia đề xuất quyết định 1.3. Hệ thống thông tin Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống và chúng ta có thể xem “hệ thống là một tập hợp các thành phần phối hợp với nhau để hoàn thành một loạt các mục tiêu”. Hệ thống con và hệ thống chaTừ định nghĩa trên cho ta thấy hệ thống sẽ tồn tại ở nhiều cấp bậc khác nhau. Các thành phần của nó cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm khác nhau. Các thành phần của nó 5 cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm của một hệ thống phải có. Các hệ thống cấp thấp hơn trong một hệ thống là những hệ thống con, nó cũng có tiền trình phối hợp các thành phần bộ phận để đạt được mục tiêu của nó. Khái niệm hệ thống con, hệ thống cha phụ thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó.- Ví dụ: - Hệ thống giao thông có các hệ thống con là hệ thống giao thông đường bộ, hệ thống giao thông đường thủy…+Đương biên và nơi giao tiếp*Đường biên: nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác. Trong hệ thống con, đường biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống. Xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm và vị trí của hệ thống trong tổ chức.*Nơi giao tiếp: là nơi gặp nhau giữa các đường biên của hệ thống con. Nơi giao tiếp nối kết các hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận.+Phân loại hệ thống: hệ thống có nhiều dạng khác nhau nhưng có thể được phân loại thành bốn dạng cơ bản sau:* Hệ thống đóng: là hệ thống cô lập với môi trường. Nó không có nơi giao tiếp với bên ngoài, không tác động khỏi đường biên và các tiến trình xử lý sẽ không bị môi trường tác động. Khái niệm hệ thống đóng chỉ mang tính chất lý luận bởi thực tế các hệ thống đều tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác nhau.*Hệ thống đóng có quan hệ: là hệ thống có sự tác với môi trường, có nơi giao tiếp với bên ngoài và có sự kiểm soát ảnh hưởng của môi trường lên tiến trình. Quan hệ ở đây được thể hiện qua các nhập liệu và kết xuất.* Hệ thống mở: là hệ thống không kiểm soát sự tác động qua lại của nó với môi trường. Ngoài việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ thống thường bị nhiều loạn hoặc không kiểm soát được, ảnh hưởng đến quá trình xử lý của nó. Hệ thống được thiết kế tốt sẽ hạn chế các tác động của sự nhiễu loạn.- Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống các nhập liệu có thể là các kết xuất của nó.Trên cơ sở bốn kiểu hệ thống cơ bản, người ta có thể liên hệ nhiều hệ thống với nhau. Ví dụ hệ thống đóng có quan hệ có thể có các thành phần là hệ thống đóng có quan hệ, hệ thống mở và hệ thống kiểm soát phản hồi.6 • Hệ thống thông tin, là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền, và phát thông tin trong một tổ chức.• Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút. • Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác • Hệ thống thông tin hiện đại (tự động) hóa có các đặc điểm:• Tổ chức lưu trữ, xử lý, và truyền bá thông tin • Cung cấp thông tin cho tổ chức theo yêu cầu một cách chính xác và nhanh chóng.Bao gồm : phần cứng, phần mềm, dữ liệu, con người và quy trình xử lýMáy tính và các chương trình là những yếu tố không thể thiếu của hệ thống thông tin vi tính, nhưng chỉ bản thân chúng thôi không thể tạo ra được thông tin mà doanh nghiệp cần. Để tìm hiểu về hệ thống thông tin, ta phải nắm được các vấn đề cần giải quyết, cácquy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra giải pháp. Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống thôn tin.Phân loại hệ thống thông tin Theo mụcđích phục vụ của thông tin đầu ra: + Hệ thống xử lý giao dịch + Hệ thống thông tin quản lý + Hệ thống trợ giúp ra quyết định + Hệ thống chuyên gia + Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. -Theo nghiệp vụ mà HTTTQL phục vụ: tài chính, nhân lực, marketing, sản xuất kinh doanh, văn phòngCấu trúc của hệ thống thông tin7 1.4. Hệ thống thống tin kế toánThông tin kế toán: Là các TT có được từ các nghiệp vụ hạch toán kế toán Là các TT có được do sự theo dõi, ghi chép, tính toán trong một nghiệp vụ kế toán phát sinh TT kế toán cho biết chi phí bỏ ra cũng như lợi nhuận thu được trong các hoạt động sản xuất kinh doanh1.4.1 Bản chất của hệ thống thông tin kế toánTừ hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp kinh tếp hát sinh. Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin toán phân tích,ghi chép và lưu trữ các ghi chép này (chứngtừ,sổ,thẻ,bảng…). Khi người sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin các kế toán sẽ từ các ghi chép đã lưu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho người sử dụng thông tin.Mục tiêu của kế toán là lập ra báo cáo tài chính-phương tiện truyền đạt thông tin kế toán tài chính ,trình bày kết quả kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp cho những người quan tâm đến nó,được lập theo định kỳ và theo quy định bắt buộc,gồm các báo cáo sau: Bảng cân đối kế toán Kết quả hoạt động kinh doanh Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Thuyết minh báocáo tài chính8 Hệ thông thông tin quản lý có máy tính tham gia, một máy tính cụ thể xử lý thông tin. Khi hoạt động, có thành phần của máy tính trao đổi thông tin với nhau. Như vậy, máy tính cũng là một hệ thống thông tin. Các hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức kinh tế xã hộ như hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống quản lý lịch công tác là các ví dụ điển hình về hệ thống thông tin.Hệ thống thông tin quản lý: phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khoải một công việc tính toán, thống kê nặng nhọc. Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổng thể – thông tin thông tin quản lý.Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin các hoạt động diễn ra trong hệ thống.Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức năng chính:+ Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống nhữgn thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học.+ Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới.+ Phân phối và cung cấp thông tin.Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống.1.4.2 Phân loại hệ thống thông tin kế toán• Theo mục tiêu và phương pháp :có 2 loại hệ thống thông tin kế toán9 Hệ thống thông tin kế toán tài chính :cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngoài,nhũng thông tin này phải tuân thủ theo các chế độ và quy tắc,chuẩn mực múc kế toán hiện hành. Hệ thống thông tin kê toán quản trị :Cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản trị nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng tài chính của chúng đối với các doanh nghiệp.• Theo sự lưu trữ và sao lưu dữ liệu Hệ thống thông tin kế toán thủ công :trong những hệ thống này nguông nhân lực này chủ yếu là con người cùng với các công cụ tính toán.con người thực hiện toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép một các thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ sổ ,thẻ bảng,đây là những hệ thống phổ biến vào nhũng năm 1980 trở về trước. Hệ thống thông tin máy tính :nguồn lực chủ yếu là máy tính toàn bộ các công việc kế toán trừ phân tích nghiệp vụ,ghi chéo,lưu dữ liệu,lưu trũ tổng hợp ,lập báo cáo đều do máy tính thực hiện.Dữ liệu này được lưu trữ dưới dạng các tệp tin,hệ thống giao dịch tự động,hệ thống được tính giá cước điện thoại,hệ thống chấm công.hệ thống thu phí giao thông Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính :nguồn lực bao gồm con người và máy tính trong đó máy tính thực hiện toàn bộ nội dung công việc kế toán dưới sự kiểm soát của con người,Như vậy nếu không có con người thị hệ thống này không thể hoạt động được và ngược lại.nếu không có máy tính thì hệ thống này cũng không thể hoạt động hoàn hảo được .ngoài vai trò chủ đạo là điều khiển con người còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập được,cũng như thực hiện các công việc bảo mật bảo trì hệ thống .Hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính là đối tượng nghiên cứu chính của chúng ta.10 [...]... quản lý có máy tính tham gia, một máy tính cụ thể xử lý thơng tin. Khi hoạt động, có thành phần của máy tính trao đổi thơng tin với nhau. Như vậy, máy tính cũng là một hệ thống thông tin. Các hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức kinh tế xã hộ như hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hệ thống kế tốn, hệ thống quản lý lịch cơng tác là các ví dụ điển hình về hệ thống thông tin. Hệ thống thông tin. .. được các vấn đề cần giải quyết, cácquy trình thiết kế và triển khai, và cả các quy trình đưa ra giải pháp. Các nhà quản lý hiện đại phải biết phối hợp những hiểu biết về máy tính với kiến thức về hệ thống thôn tin. Phân loại hệ thống thơng tin Theo mụcđích phục vụ của thơng tin đầu ra: + Hệ thống xử lý giao dịch + Hệ thống thông tin quản lý + Hệ thống trợ giúp ra quyết định + Hệ thống chuyên... tin. Chất lượng của hệ thống thơng tin quản lý được đánh giá thơng qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các u cầu thơng tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính tồn vẹn, đầy đủ của hệ thống. 1.4.2 Phân loại hệ thống thông tin kế tốn • Theo mục tiêu và phương pháp :có 2 loại hệ thống thơng tin kế tốn 9 2. 1Hệ thống hàng tồn kho Hệ thống này có hai chức năng chủ yếu là -Thực hiện các ghi chép chủ yếu về. .. niệm hệ thống được sử dụng trong cuộc sống hàng ngày • Hệ thống giao thơng, hệ thống truyền thơng, hệ thống các trường đại học v v • Ví dụ: 2 3 cũng có thể là hệ thống với các đặc điểm của một hệ thống phải có. Các hệ thống cấp thấp hơn trong một hệ thống là những hệ thống con, nó cũng có tiền trình phối hợp các thành phần bộ phận để đạt được mục tiêu của nó. Khái niệm hệ thống con, hệ thống. .. cha phụ thuộc vào cách nhìn nhận của mỗi cá nhân khi tiếp cận hệ thống đó. - Ví dụ: - Hệ thống giao thơng có các hệ thống con là hệ thống giao thông đường bộ, hệ thống giao thông đường thủy… +Đương biên và nơi giao tiếp *Đường biên: nhằm phân cách hệ thống này với hệ thống khác. Trong hệ thống con, đường biên giúp nhận dạng các thành phần của hệ thống. Xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vào... tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thơng tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin các hoạt động diễn ra trong hệ thống. Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thơng tin quản lý có thể... xuất. * Hệ thống mở: là hệ thống khơng kiểm sốt sự tác động qua lại của nó với mơi trường. Ngồi việc thể hiện quan hệ qua quá trình nhập liệu và kết xuất, hệ thống thường bị nhiều loạn hoặc không kiểm sốt được, ảnh hưởng đến q trình xử lý của nó. Hệ thống được thiết kế tốt sẽ hạn chế các tác động của sự nhiễu loạn. - Hệ thống kiểm soát phản hồi: là hệ thống các nhập liệu có thể là các kết xuất của nó. Trên... định các chính sách kinh tế Quy trình sử lý thơng tin trong hệ thống thơng tin kế tốn Chu kỳ sống của hê thống thơng tin • Giai đoạn sinh thành • Giai đoạn phát triển • Giai đoạn khai thác • Giai đoạn thối hóa Các hoạt động tác nghiệp thơng tin • Phân tích hệ thống (systems analyst) • Tích hợp hệ thống (system integrator) • Quản trị cơ sở dữ liệu • Phân tích hệ thống thông tin 11 Hệ thơng thơng tin. .. cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thơng tin, hệ thống thơng tin quản lý có các chức năng chính: + Thu thập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống nhữgn thông tin có ích được cấu trúc hố để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. + Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính tốn trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thơng tin mới. + Phân phối và cung cấp thông. ..• Hệ thống thông tin, là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền, và phát thơng tin trong một tổ chức. • Hệ thống thơng tin có thể là thủ cơng nếu dựa vào các cơng cụ như giấy, bút. • Hệ thống thơng tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần cứng, phần mềm) và các cơng nghệ thơng tin khác • Hệ thống thơng tin hiện đại (tự động) hóa có các đặc điểm: • . hệ thống thông tin kế toán và mối quan hệ với kế toán và hệ thống thông tinII. Chu trình chuyển đổiChu trình chuyển đổi là chu trình ghi chép,xử lý các. một hệ thống thông tin. Các hệ thống thông tin quản lý trong các tổ chức kinh tế xã hộ như hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống