Đang tải... (xem toàn văn)
Trang 11 - 30 tài liệu Siêu 5S dành cho tất cả mọi người
11 Bạn sẽ hiểu rõ nó ngay thôi. 5S là gì, tha ngài? 5S là sự khởi đầu của một cuộc sống năng suất, thoải mái và lành mạnh cho mọi ngời khi làm việc. Đây là yếu tố cơ bản đối với việc cải tiến năng suất. Khi thực hiện thành công trong một công ty, 5S sẽ mang lại những thay đổi đáng ngạc nhiên. Ví dụ, mọi thứ không cần thiết sẽ đợc đa ra khỏi nơi làm việc, chỉ những gì cần thiết sẽ đợc sắp xếp lại một cách thuận tiện gần ngời sử dụng và các máy móc, trang thiết bị trở nên sạch sẽ và sáng sủa. 5 S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật : Seri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Động lực đối với chơng trình 5S đến từ con ngời. Về phơng diện này Shitsuke (Sẵn sàng) là cực kỳ quan trọng cho sự thành công của nó. Shitsuke là đào tạo mọi ngời tơng ứng sao cho họ sẽ có đợc những thói quen tốt. Sau khi đã áp dụng tốt 5S để làm nền tảng, công ty có thể xây dựng và tiến hành chơng trình siêu 5S (5S nâng cao) với yêu cầu mức sáng tạo cao hơn và cách tiếp cận Kaizen. Siêu 5S dành cho mọi ngời thể hiện bí quyết của các kỹ thuật 5S cộng với Kaizen. Do đó, cuốn giáo trình này sẽ là cuốn sổ tay tốt cho các nhà quản lý và các chuyên gia Kaizen. 5S là gì? 12 Trong các công ty thành đạt của Nhật Bản, các nhà lãnh đạo cố gắng xây dựng, giới thiệu và thực hiện mọi biện pháp để phát triển nguồn nhân lực liên quan đến ngời lao động. Hiển nhiên, kết quả của những nỗ lực trên sẽ đóng góp rất nhiều đến việc tăng tính cạnh tranh quốc tế. Để áp dụng hiệu quả chơng trình 5S và đạt đợc kết quả thực sự thì không chỉ phải hiểu mà phải áp dụng đợc trong thực tiễn. Do vậy chính những cán bộ điều hành và hớng dẫn 5S phải thực hiện 5S và làm gơng cho mọi ngời tham gia. Chỉ nói miệng và chỉ tay năm ngón thì không bao giờ thành công. Hơn nữa việc hiểu và hỗ trợ liên tục từ lãnh đạo các cấp là chìa khoá cho sự thành công khi áp dụng 5S. Xét về khía cạnh này, triết lý phát triển nguồn nhân lực và sự tham gia của ngời lao động có thể xem nh giai đoạn chuẩn bị cho việc chuyển giao công nghệ 5S ra ngoài Nhật Bản. Sau đó, các nhà quản lý và các công ty đều nhất trí rằng triết lý này cần phải đợc khích lệ. Vào năm 1986, 5S bắt đầu đợc áp dụng tại các công ty ở Singapore và ngày càng nhiều công ty ở đây áp dụng 5S thành công. Những năm gần đây, 5S đợc phổ biến rộng rãi tại Malaysia, Thái Lan, Hàn Quốc, Trung Quốc, ấn Độ, Srilanka, Nga, Hungary, Ba Lan, Bungari, Colombia, Uruguay, Brazil, Costarica, Mê hi cô và Việt Nam. 5S là chơng trình cải tiến năng suất rất phổ biến tại Nhật Bản và đang trở nên phổ biến tại nhiều nớc khác vì các lý do sau: + Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và gọn gàng hơn. + Kết quả thấy ngay đối với mọi ngời cả ngời bên trong lẫn bên ngoài. + Các kết quả nhìn thấy sẽ giúp phát triển các ý tởng mới + Con ngời chấp hành kỷ luật một cách tự nhiên + Các thao tác tại phân xởng và văn phòng trở nên dễ dàng và an toàn hơn + Con ngời trở nên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ, gọn gàng của mình + Vì công ty có hình ảnh tốt do vậy công việc làm ăn tốt hơn. Khả năng chuyển giao 5S tới các công ty ngoài Nhật bản 13 Cấu trúc của phần 2: - Siêu 5S là chơng trình tham gia toàn công ty đối với Kaizen - Siêu 5S đóng góp cho từng nội dung của Năng suất - Chất lợng - Chi phí - Giao hàng - An toàn - Tinh thần. - Bốn mục tiêu chính của siêu 5S - Siêu 5S đang trở nên phổ biến vì 7 lý do - Siêu 5S có thể có nhiều ngời tham gia vì 4 lý do - Nguồn gốc của từ 5S - Định nghĩa Seiri - Định nghĩa Seiton - Định nghĩa Seiso - Định nghĩa Seiketsu - Định nghĩa Shitsuke - Ba loại hình nơi làm việc khác nhau - Lặp lại chu trình 5S (hình vẽ) - Bốn yếu tố cơ bản để áp dụng thành công siêu 5S - Nơi làm việc gọn gàng, sạch sẽ làm tăng năng suất (hình vẽ) Hiểu triết lý và công năng của siêu Phần 2 5S 14 ở Nhật Bản, mặc dù chơng trình 5S đợc áp dụng rộng rãi, chúng đợc xem xét và thực hiện vì các hoạt động Kaizen đối với các bộ phận sản xuất. Trong nhiều trờng hợp, ngời ta không gọi đó là các chơng trình Kaizen toàn công ty mà có liên quan đến phòng hành chính. Có thể nói rằng, các hoạt động cải tiến năng suất nếu chỉ dựa vào các bộ phận sản xuất sẽ dẫn tới việc giảm năng suất một cách đáng kể tại các bộ phận văn phòng. Với nhận thức ngày càng tăng về vấn đề này trong những năm gần đây, năng suất ở bộ phận văn phòng đợc chú trọng cùng với nhu cầu thay đổi cách suy nghĩ truyền thống (theo các phơng pháp dựa vào bộ phận trực tiếp sản xuất). Do đó, nên bắt đầu xây dựng và áp dụng chơng trình siêu 5S tại các bộ phận hành chính. Nói tóm lại, điều quan trọng là bộ phận lao động gián tiếp không thể đứng ngoài cuộc. - Siêu 5S là chơng trình của toàn công ty với sự tham gia của tất cả mọi ngời. - Nó là một phơng pháp rất hiệu quả để huy động con ngời, cải tiến năng suất và môi trờng làm việc. Siêu 5S là một chơng trình có sự tham gia toàn công ty để cải tiến liên tục (Kaizen) 5S ? 15 Một chuyên gia năng suất có kinh nghiệm ngay lập tức có thể đánh giá trình độ quản lý hàng ngày của một công ty sau khi tham quan các bộ phận sản xuất gián tiếp và các phân xởng của công ty. Nói chung, một công ty có trình độ quản lý thấp sẽ có các đặc điểm sau: - Có nhiều vật dụng không cần thiết và không đợc sắp đặt gọn gàng. - Di chuyển các đồ vật đòi hỏi đi lại nhiều và quãng đờng xa, khu vực làm việc không rõ ràng với lối đi. - Phần lớn công việc là lãng phí - Nhiều sai sót gặp phải trong công việc và mức sai lỗi cao. - Nhiều công việc phải làm lại, giao hàng luôn chậm trễ và có nhiều công việc làm ngoài. - Kho nguyên liệu, bán thành phẩm và thành phẩm là quá nhiều và mất rất nhiều thời gian bốc xếp. - Thiết bị văn phòng, trang thiết bị sản xuất bẩn thỉu, diện tích bỏ không, tỷ lệ máy hỏng cao - Sàn nhà, tờng, cửa sổ, thiết bị chiếu sáng bẩn thỉu, các phòng không đủ sáng - Nơi làm việc thiếu an toàn và nhiều tai nạn, sự cố xẩy ra - Các phơng tiện công cộng (phòng ăn, tủ đồ đạc, nhà vệ sinh .) thiếu vệ sinh - Tinh thần của công nhân thấp - Ngời lao động không tự hào đối với công việc của mình Chơng trình siêu 5S sẽ cải thiện các điều kiện nêu trên và tạo dựng nên những điều kiện tốt hơn. Một công ty đang áp dụng thành công siêu 5S sẽ: - Có năng suất cao (P) - Chất lợng ổn định (Q) - Chí phí hợp lý (C) - Giao hàng đúng hạn và chính xác (D) - An toàn cho ngời lao động (S) - Tinh thần lao động cao (M) Siêu 5S đóng góp vào từng nội dung của PQCDSM 5S ? 16 Trong quá trình thực hiện chơng trình, mọi ngời tham gia 5S có thể học hỏi và thực hiện triết lý, nguyên tắc và phơng pháp 5S và thấy các kết quả và sự hài lòng tham gia. Không nghi ngờ gì khi khẳng định rằng việc lặp lại quá trình này sẽ nâng cao ý thức Kaizen của ngời lao động. Khi thực hiện chơng trình 5S, công ty đợc chia thành nhiều khu nhỏ, mỗi khu do một nhóm ngời lao động phụ trách. Hoạt động của các nhóm này sẽ nuôi dỡng và quảng bá tinh thần làm việc theo nhóm của ngời lao động. Cấp quản lý phải là những ngời tiên phong dới con mắt của nhân viên của họ. Để làm đợc điều này, họ cần đi đầu trong việc hiểu đúng triết lý của 5S, tham gia tự nguyện vào 5S và là tấm gơng tốt cho cấp dới. Nhiệm vụ của họ là giáo dục cho cấp dới về 5S, xây dựng mục tiêu, hớng dẫn cách thực hiện 5S, quản lý chơng trình và đánh giá kết quả. Những ai đã có kinh nghiệm đều thấy rằng, việc phát triển và quảng bá tốt một chơng trình từ 5S đến siêu 5S sẽ nâng cao nhiệt huyết, thái độ và năng lực đối với các hoạt động Kaizen của ngời lao động và cải thiện không khí làm việc tới mức đáng ngạc nhiên. Cần nhớ rằng các nhóm ngời, các vật dụng tồn kho, nhà xởng và máy móc, nếu bị bỏ rơi, quên lãng thì đều sẽ bị già hoá và suy giảm chất lợng. Theo cách hiểu này thì các hoạt động siêu 5S phải thờng xuyên đợc lặp lại nh một chơng trình hữu hiệu nhằm nuôi dỡng ý thức Kaizen của mọi ngời. Hơn thế nữa, cần nhớ rằng ngay cả khi một chơng trình siêu 5S đã đợc áp dụng tại công ty và một chơng trình cải tiến năng suất cũng đã đợc áp dụng, thì công ty cũng nên tiếp tục chơng trình 5S và cố gắng nâng cấp các nội dung của nó. - Xây dựng ý thức Kaizen của mọi ngời tại nơi làm việc - Xây dựng cách làm việc theo nhóm thông qua sự tham gia của mọi ngời - Xây dựng khả năng lãnh đạo thực tế cho các trởng phó phòng ban - Nâng cấp cơ sở hạ tầng để áp dụng các công nghệ Kaizen tiên tiến. Bốn mục tiêu cơ bản của chơng trình siêu 5S 5S ? 17 Trong số các hoạt động Kaizen, chơng trình siêu 5S có thể tạo ra các kết quả rõ ràng: Đó là do quá trình hoạt động hàng ngày lặp đi lặp lại đợc liên quan tới 3S (Sàng lọc, Sạch sẽ, Săn sóc). Mọi ngời cần tới triết lý cải tiến, khả năng phát hiện vấn đề và các nguyên tắc, phơng pháp cải tiến, thực hiện chính sẽ đa tới sự sáng tạo (siêu 5S). Hiệu quả tích cực sẽ thấy đợc nh trình bày ở trên. Đó là 7 lý do cơ bản khiến siêu 5S trở lên phổ biến. - Nơi làm việc đợc sạch sẽ và gọn gàng hơn - Các hoạt động trong phân xởng và tại văn phòng sẽ dễ dàng v à an toàn hơn - Kết quả đợc mọi ngời nhận thấy kể cả nội bộ và bên ngoài - Các kết quả nhìn thấy sẽ giúp tạo ra nhiều ý tởng mới - Mọi ngời tuân thủ kỷ luật một cách tự nhiên - Mọi ngời tự hào trong nơi làm việc gọn gàng và sạch sẽ của mình - Kết quả là hình ảnh tốt đẹp của công ty sẽ tạo thêm công ăn việc làm. Siêu 5S đang trở nên phổ biến vì 7 lý do 5S ? 18 Chơng trình siêu 5S nằm trong tầm với của mọi công ty bất kể qui mô của nó. Những tổ chức đã áp dụng 5S có qui mô khác nhau từ một cơ sở sản xuất đậu phụ chỉ với vài công nhân cho đến một công ty dầu lửa có tới 6.000 công nhân. Hơn nữa, siêu 5S có thể áp dụng cho bất kể ngành công nghiệp nào: công nghiệp sản xuất nh thép, đóng tàu, xây dựng, chế tạo máy, điện tử và trang bị điện, hoá dầu, xi măng, thuỷ tinh, dệt, giấy, thực phẩm; ngành bán lẻ nh các cửa hàng bách hoá, cửa hàng đặc sản và ngành công nghiệp dịch vụ nh ngân hàng, giao thông. Ngoài ra có một số ví dụ lồng ghép 5S vào các cơ quan chính phủ và các tổ chức xã hội khác. Chơng trình siêu 5S không đòi hỏi sử dụng thuật ngữ khó vì nó dễ hiểu và dễ thực hiện đối với mọi ngời, hiệu quả của nó ai cũng thấy đợc. Đó là lý do tại sao siêu 5S thu hút sự quan tâm của nhiều ngời và trở lên phổ biến nh một chơng trình Kaizen toàn công ty dễ dàng áp dụng. Chơng trình siêu 5S nhằm tạo ra một môi trờng làm việc năng suất, an toàn, thoải mái và sạch sẽ phù hợp với cuộc sống cộng đồng trong công ty. Có thể nói rằng, đây là lý do chính tại sao nhiều ngời ủng hộ và tham gia vào chơng trình siêu 5S. - Nó nằm trong tầm tay của mọi công ty bất kể tầm cỡ lớn nhỏ. - Nó có thể thực hiện tại mọi loại hình công ty từ sản xuất, kinh doanh và dịch vụ - Triết lý của nó thật dễ hiểu đối với tất cả mọi ngời, nó không đòi hỏi phải hiểu các thuật ngữ phức tạp. - Ai cũng thích nơi làm việc của mình gọn gàng, sạch sẽ và thoải mái. Siêu 5S có thể có nhiều ngời tham gia hơn vì 4 lý do 5S ? 19 Nguồn gốc từ 5S 5S là viết tắt của 5 từ tiếng Nhật là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Thông thờng, 5 từ này đợc dùng nguyên gốc tiếng Nhật. Tuy nhiên, trong tiếng Việt chúng ta có thể sử dụng các từ tơng đơng nh: Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng. - 5S là chữ viết tắt của 5 từ tiếng Nhật. Mỗi từ bắt đầu bằng một nguyên âm S. - Đó là Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke Nguồn gốc của thuật ngữ 5S 5S ? 20 Định nghĩa chung của Seiri Seiri: (1) Tổ chức các đồ vật đang ở trạng thái thiếu trật tự và đặt chúng về trạng thái trật tự. (2) Loại bỏ những gì không cần thiết. (3) Giống nh giai đoạn cuối cùng của xử lý vải dệt, nong, chuốt, xém và cán láng vải sau khi hồ, tẩy trắng hoặc nhuộm để nâng cao độ mịn và vẻ đẹp; kết thúc. Các ví dụ: (1) Họ mở một tủ chứa đồ lớn tại góc phòng. Có biết bao là ngăn đựng sách, quần áo và các đồ dùng khác ở bên trọng. Từng thứ một có một dải giấy đề ngày phát hiện ra chúng. ồ, chúng ta phải sắp xếp lại tủ. Nó gần nh chật cứng. Họ bắt tay vào việc và lấy ra những đồ vô dụng. Dờng nh đó là những đồ vật không bán đợc, thậm chí có bán cũng rất rẻ mạt. (2) Trong khi anh ta đang gọi điện thoại, trông anh ta khá căng thẳng và nói lúng búng. Sau khi treo máy, anh ta nom nh thể đang tự mỉm cời với mình về quá khứ và thỉnh thoảng liếc đồng hồ, dành thời gian xếp đặt các đồ vật lên bàn cho gọn gàng, những công việc dờng nh không cần thiết. (3) Sau khi cô ta xếp đặt lại căn nhà của mình và đóng gói các thứ cần thiết Keiko gọi điện thoại cho bác của mình tại Yokohama. Seiri và Seiton thờng bị lẫn lộn. Việc dùng Seiri trong ví dụ thứ nhất hầu nh nhất quán với định nghĩa ở trên. Nhng trong 2 ví dụ sau thực chất là đề cập đến Seiton. Seiri là phân loại và bỏ đi các vật dụng không cần thiết tại nơi làm việc Định nghĩa của Seiri Seiri Seiton Shitsuke Seiketsu Seiso . Kaizen. Siêu 5S dành cho mọi ngời thể hiện bí quyết của các kỹ thuật 5S cộng với Kaizen. Do đó, cuốn giáo trình này sẽ là cuốn sổ tay tốt cho các nhà quản. siêu 5S liên quan tới tất cả mọi ngời vì mục tiêu đạt đợc nơi làm việc hạng 1. - Nơi làm việc hạng 3: là nơi mọi ngời bày bừa và không ai dọn dẹp cả -