Đề tài thảo luận, nôi dung Các lý thuyết về chu trình tài chính trong hệ thống thông tin kế toán.docx

22 2.3K 12
Đề tài thảo luận, nôi dung Các lý thuyết về chu trình tài chính trong hệ thống thông tin kế toán.docx

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

Đề tài thảo luận, nôi dung Các lý thuyết về chu trình tài chính trong hệ thống thông tin kế toán

LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường để đưa đất nước chuyển sang thời kì phát triển theo hướng cơng nghiệp hố, đại hố kinh tế thị trường đặc yêu cầu tất yếu khách quan doanh nghiệp phải vận hành theo hướng thị trường, theo phát triển công nghệ thông tin để sánh với doanh nghiệp tồn cầu Bên cạnh đó, phát triển cơng nghệ thơng tin tồn cầu hố tạo môi trường kinh doanh thêm phức tập hơn, thay đổi liên tục tạo nhiều thách thức trí tuệ nguy doanh nghiệp Việt Nam mà lĩnh vực công nghệ thông tin lĩnh vực then chốt Nếu chậm ứng dụng thay đổi công nghệ thông tin vào trình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Việt Nam dần vị thị trường quốc tế, trình kinh doanh bị trì trệ khó tồn lâu dài đuổi kịp với nhu cầu thị trường Ngày công nghệ thơng tin khơng cịn lĩnh vực xa lạ hồn tồn mẻ mà trở thành phần quan trọng thiếu thời đại công nghệ phát triển vũ bão Hầu giới ứng dụng phổ biến rộng rãi thành tựu công nghệ thông tin vào tất lĩnh vực đời sống, đặt biệt trình sản xuất kinh doanh họ ứng dụng tiện ích phần mền thíêt kế làm cho hoạt động sản xuất kinh doanh đơn giản nhanh chóng nhiều Cịn Việt nam cịn ít, nhiều doanh nghiệp hoạt động chủ yếu thủ công hầu hết tất giai đoạn từ khâu đầu đến khâu sản xuất tiêu thụ Nếu có sử dụng cơng nghệ thơng tin có số doanh nghiệp tiên tiến cơng ty liên doanh với nước ngồi q trình vận dụng cịn nhiều hạn chế Như vậy, có điều kiện ứng dụng CNTT vào tất loại hình doanh nghiệp vào quy trình sản xuất tạo thuận lợi cho doanh nghiệp chẳng hạn ứng dụng CNTT vào trình bán hàng , trình mà tất doanh nghiệp thực hiện, việc ứng dụng CNTT vào trình giúp giảm nhiều thời gian chi phí đem lại lợi ích cao cho doanh nghiệp Thơng qua nhũng lợi ích củ thơng tin đem lại Vì với đề tài “phân tích lý thuyết chu trình tài hệ thống thơng tin kế tốn” nhân tố trọng điểm hệ thống thông tin kế toán cần xây dựng phát chiển nghiên cứu sâu sắc I Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 1.1 Lý thuyết hệ thống Hệ thống khái niệm thường sử dụng đời sống xem “hệ thống tập hợp thành phần phối hợp với để hồn thành loạt mục tiêu” Ví dụ: - Hệ thống khuyếch đại âm thanh: Loa, khuyếch đại, micro… nhận đầu vào âm nhỏ mục tiêu hệ thống làm khuyếch đại âm đầu - Hệ thống giao thông: Đường, cầu, cảng, xe, tầu… mục tiêu hệ thống vận chuyển người hàng hóa… từ nơi đến nơi khác Một hệ thống có ba đặc điểm sau: - Có thành phần phận (hoặc điểm hữu hình) - Tiến trình xử lý (hay phương pháp) để phối hợp thành phần theo cách quy định - Mục tiêu đối tượng hệ thống Lý thuyết hệ thống có đưa khái niệm liên quan sau: + Hệ thống hệ thống cha Từ định nghĩa cho ta thấy hệ thống tồn nhiều cấp bậc khác Các thành phần hệ thống với đặc điểm khác Các thành phần hệ thống với đặc điểm hệ thống phải có Các hệ thống cấp thấp hệ thống hệ thống con, có tiền trình phối hợp thành phần phận để đạt mục tiêu Khái niệm hệ thống con, hệ thống cha phụ thuộc vào cách nhìn nhận cá nhân tiếp cận hệ thống - Ví dụ: - Hệ thống giao thơng có hệ thống hệ thống giao thông đường bộ, hệ thống giao thông đường thủy… +Đương biên nơi giao tiếp *Đường biên: nhằm phân cách hệ thống với hệ thống khác Trong hệ thống con, đường biên giúp nhận dạng thành phần hệ thống Xác định đường biên hệ thống phụ thuộc vào đặc điểm vị trí hệ thống tổ chức *Nơi giao tiếp: nơi gặp đường biên hệ thống Nơi giao tiếp nối kết hệ thống thành phần phận +Phân loại hệ thống: hệ thống có nhiều dạng khác phân loại thành bốn dạng sau: * Hệ thống đóng: hệ thống lập với mơi trường Nó khơng có nơi giao tiếp với bên ngồi, khơng tác động khỏi đường biên tiến trình xử lý khơng bị mơi trường tác động Khái niệm hệ thống đóng mang tính chất lý luận thực tế hệ thống tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách khác *Hệ thống đóng có quan hệ: hệ thống có tác với mơi trường, có nơi giao tiếp với bên ngồi có kiểm sốt ảnh hưởng mơi trường lên tiến trình Quan hệ thể qua nhập liệu kết xuất * Hệ thống mở: hệ thống khơng kiểm sốt tác động qua lại với mơi trường Ngồi việc thể quan hệ qua q trình nhập liệu kết xuất, hệ thống thường bị nhiều loạn khơng kiểm sốt được, ảnh hưởng đến q trình xử lý Hệ thống thiết kế tốt hạn chế tác động nhiễu loạn - Hệ thống kiểm soát phản hồi: hệ thống nhập liệu kết xuất Trên sở bốn kiểu hệ thống bản, người ta liên hệ nhiều hệ thống với Ví dụ hệ thống đóng có quan hệ có thành phần hệ thống đóng có quan hệ, hệ thống mở hệ thống kiểm soát phản hồi 1.2 Hệ thống thông tin quản lý a Thông tin – liêu: + Dữ liệu: Những kiện, số, hình ảnh… chưa xử lý để phù hợp với người sử dụng + Thông tin: Dữ liệu xếp phù hợp với người sử dụng Ví dụ: điểm lớp liệu muốn thành thơng tin cần phải xếp phân loại giỏi, trung bình… Hệ thơng thơng tin quản lý có máy tính tham gia, máy tính cụ thể xử lý thơng tin Khi hoạt động, có thành phần máy tính trao đổi thơng tin với Như vậy, máy tính hệ thống thơng tin Các hệ thống thông tin quản lý tổ chức kinh tế xã hộ hệ thống thông tin quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống quản lý lịch cơng tác ví dụ điển hình hệ thống thơng tin Hệ thống thơng tin quản lý: phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường xây dựng nhằm phục vụ cho vài chức đó, đơn giản giúp người giải khoải cơng việc tính tốn, thống kê nặng nhọc Khi xuất nhu cầu cung cấp thông tin tốt đầy đủ hơn, lúc cần đến phương thức xử lý thông tin cách tổng thể – thông tin thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý hệ thống có nhiệm vụ cung cấp thơng tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành tổ chức Thành phần chiếm vị trí quan trọng hệ thống thông tin quản lý sở liệu hợp chứa thông tin phản ánh cấu trúc nội hệ thống thông tin hoạt động diễn hệ thống Với hạt nhân sở liệu hợp nhất, hệ thống thơng tin quản lý hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức khác cung cấp cho nhà quản lý cơng cụ khả dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thơng tin quản lý có chức chính: + Thu thập, phân tích lưu trữ thơng tin cách hệ thống nhữgn thơng tin có ích cấu trúc hố để lưu trữ khai thác phương tiện tin học + Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính tốn nhóm tiêu, tạo thơng tin + Phân phối cung cấp thông tin Chất lượng hệ thống thông tin quản lý đánh giá thông qua tính nhanh chóng đáp ứng u cầu thơng tin, tính mềm dẻo hệ thống tính toàn vẹn, đầy đủ hệ thống * m Các giai đoạn xây dựng hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống thông tin quản lý hệ thống khác, có sống với chu kỳ sống có đặc trưng riêng Nó sinh ra, phát triển cuối bị thay hay bị loại bỏ hệ thống khác tiên tiến hơn, đại Ta chia sống, hay gọi vòng đời hệ thống thông tin quản lý giai đoạn sau: - Giai đoạn chuẩn bị: Giai đoạn tình từ tổ chức xuất nhu cầu xây dựng hệ thống thông tin nhằm cung cấp thơng tin xác, kịp thời cho việc điều hành hoạt động sản xuất tổ chức - Giai đoạn hình thành phát triển: Trong giai đoạn này, dự định xây dựng hệ thống thông tin triển khai thực thực tế Các chuyên gia phân tích hệ thống, nhà quản lý lập trình viên nghiên cứu, khảo sát, phân tích, thiết kế xây dựng hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin thử nghiệm, cài đặt chuẩn bị đưa vào sử dụng - Giai đoạn khai thác sử dụng: Thông thường giai đoạn dài vịng đời hệ thống thơng tin quản lý Trong giai đoạn hệ thống vận hành phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng thơng tin tổ chức Trong q trình sử dụng, hệ thống bảo trì sửa chữa để phù hợp với thay đổi thông tin nhu cầu thông tin - Giai đoạn thay thế: Trong trình sử dụng khai thác hệ thống, gặp phải thay đổi thông tin (thay đổi dung lượng, cấu trúc) sửa chữa hệ thống làm cho trở nên cồng kềnh, hoạt động hiệu Vì vậy, hệ thống thơng tin cũ cần phải thay hệ thống thông tin nâng cấp 1.3 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn Có ý kiến cho hệ thống thơng tin kế tốn phần giao hai mảng: kế tốn hệ thống thơng tin Như vậy, nghiên cứu hệ thống thơng tin kế tốn xem vi tính hố hệ thống kế tốn doanh nghiệp Nhưng hiểu chưa xác hệ thống thơng tin kế tốn -Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn sau: Hệ thống thơng tin kế tốn việc thu thập liệu xử lý thông tin cần thiết cho người sử dụng Để hiểu rõ thuật ngữ cần xem xét khái niệm khái niệm hệ thống, thơng tin kế tốn Kế tốn Hệ thống thơng tin Hệ thống thơng tin kế tốn Hình 1.1: Hình mơ tả cách thức nhìn nhận hệ thống thơng tin kế tốn +> Kế tốn: Kế tốn bao gồm lĩnh vực kế tốn tài chính, kế tốn quản trị, kế tốn chi phí kế tốn thuế Hệ thống thơng tin kế tốn thiết lập để cung cấp thông tin cho lĩnh vực Có thể thấy hệ thống thơng tin kế toán tạo lập liệu bảng lương cho nhân viên cơng ty, kế tốn khoản phải thu, kế toán khoản phải trả, hàng tồn kho, dự toán tổng thể, ghi nhận toán sổ cái, thiết lập báo cáo tài chính, báo cáo quản trị, lập kế hoạch chiến lược… Thách thức lớn kế toán đưa thông tin tốt cho người cần thơng tin (bên doanh nghiệp bên ngồi doanh nghiệp) Ví dụ để định mua thiết bị văn phịng người ta định cần thơng tin người bán, chi phí có liên quan, điều kiện mua bán toán, để xử lý thơng tin đó, hệ thống thơng tin kế tốn giải việc Kế tốn cịn giúp giải thơng tin khơng liên quann đến kế toán lập dự toán khoản thu chi tiền mặt công ty, tổng hợp phân tích thơng tin doanh thu, chi phí dự đốn doanh số thị trường, phân tích chi phí lương lợi ích mang lại người lao động, tổng hợp vấn đề hàng tồn kho, phân tích biến động chi phí sản xuất Bên cạnh thơng tin kế tốn cịn cung cấp thông tin hữu dụng cho người làm cơng việc khơng có liên quan đến kế tốn tài chính, nghiên cứu thị trường, nhân Có thể tóm tắt sau: *Tài – Dự toán tiền khoản thu chi thực tế làm sở phân tích * Nghiên cứu thị trường – Thống kê bán hàng, tổng hợp phân tích, thơng tin chi phí dự tốn doanh thu * Quản lý nhân – Phân tích bảng lương (phân tích lợi ích mang lại cá nhân) dự án tương lai dự tốn chi phí nhân * Sản xuất – Tổng hợp thơng tin hàng tồn kho, phân tích chi phí sản xuất +> Thơng tin (cịn gọi liệu): hai khái niệm thường khác lại hay sử dụng nhầm lẫn Khái niệm liệu dùng để ghi nhận thô kiện kiện chưa xử lý, ví dụ điểm thi lớp học Để hữu dụng liệu cần trình xử lý để trở thành thơng tin, ví dụ điểm thi phân loại, cộng trung bình nhóm lại thành nhóm để đánh giá trình độ học lớp Làm để xử lý liệu thành thơng tin có ích? Khơng có câu trả lời chung, tuỷ trường hợp, tuỳ nhận thức mà cách xử lý khác Ví dụ để đánh giá lớp học cách thông thường kiểm tra, nhiên thơng tin nhận liệu có xác tuyệt đối? Một ví dụ khác, đánh giá giá trị cổ phiếu mà cơng ty sử hữu lấy giá trung bình ngày giao dịch gần đây, giá trị mà cơng ty tốn để có cổ phiếu này, hay giá giao dịch ngày gần để đánh giá? Dữ liệu thô quan trọng sở cho dấu vết kiểm tốn, liệu hệ thống thông tin ghi lại, chẳng hạn, hệ thống thông tin gắn kết với máy chấm cơng cơng ty ghi lại tồn thời gian nhân viên tiến hành tính lương khoản trích theo lương Kiểm tốn nội so sánh kết ghi nhận bảng chấm công bảng lương để việc trả lương tính tốn Mặc dù thơng tin quan trọng thông tin cần phải xử lý người sử dụng cần thơng tin tài tổng hợp, hay tổng kết thống kê, hay thơng tin mang tính dự đốn sở cho việc định ĐẦU VÀO XỬ LÝ ĐẦU RA Dữ liệu thông tin từ nguồn xuất nhập Sắp xếp, tổ chức tính tốn Thông tin cho việc định xuất, nhập Hình 1.2: Hình dùng để mơ tả ba giai đoạn q trình xử lý Cơng việc xử lý liệu thường trải qua bước sau: (1) – thập liệu thông tin thô vào (2) – tiến hành xử lý thông tin (3) – cho thơng tin có ý nghĩa Các hệ thống thơng tin kế toán đại dựa vào bước hỗ trợ máy tính Ví dụ, cửa hàng bán lẻ bán hàng mạng sử dụng trang web để khách hàng đặt hàng, thông tin khách hàng đặt hàng lưu trữ, xử lý để thực việc giao hàng, thông tin lưu chuyển in hoá đơn tổng hợp lên báo cáo tài cửa hàng Một điều cần lưu ý cho dù máy tính cơng cụ giúp tăng tính hiệu xử lý liệu chúng tạo số rắc rối: Như máy hiệu chỉnh thông tinh sai nhập lệnh sai (ví dụ: nhập nhầm só ngày cơng 28 thành -28), nhập liệu máy tính điện tử gây khó khăn việc tìm lại dấu vết kiểm toán +> Hệ thống: lĩnh vực kế toán, thuật ngữ hệ thống thường liên tưởng đến hệ thống máy tính, cơng nghệ thơng tin ngày thay đổi công việc Hệ thống tập hợp vật chất phi vật chất người, máy móc, thơng tin, liệu, phương pháp xử lý, quy tắc, quy trình xử lý, gọi phần tử hệ thống Trong hệ thống, phần tử tương tác với hoạt động để hướng tới mục đích chung +>Hệ thống thơng tin: hệ thống mà mục tiêu tồn cung cấp thông tin phục vụ hoạt động người tổ chức Ta hiểu hệ thống thông tin hệ thống mà mối liên hệ thành phần với hệ thống khác trao đổi thơng tin Một hệ thống thơng tin kế tốn hiểu tập hợp nguồn lực người, thiết bị máy móc thiết kế nhằm biến đổi liệu tài liệu khác thành thụng tin (Hỡnh 1.2) Phần cứng Dữ liệu kế Phần mềm Con ngời toán (Chứng từ, sổ sách) Cơ sở liệu Các thủ tục Thông tin kế toán (Báo cáo quản trị, báo cáo tài chính) Hình 1.2 Mô hình hệ thống thông tin kế toán tự động ho¸ Nói đến hệ thống thơng tin kế tốn đại nói đến hệ thống thơng tin có sử dụng công nghệ thông tin, quyền chủ động tuyệt đối người để thực chức ghi nhận, xử lý, lưu trữ truyền đạt thông tin kinh tế tài tổ chức kinh doanh sản xuất hay hành nghiệp Nó cho phép ghi chép, theo dõi biến động tài sản, nguồn vốn trình hoạt động tổ chức Hệ thống thơng tin kế tốn thể vai trị chủ đạo q trình kiểm soát bên tổ chức doanh nghiệp Kiểm soạt nội tốt chìa khố để quản trị có hiệu tổ chức Nhiều thông tin cần cho nhà quản trị để kiểm sốt tài hoạt động tổ chức doanh nghiệp hệ thống thơng tin kế tốn cung cấp Mơ hình xử lý hệ thống thơng tin kế tốn tổ chức doanh nghiệp với tính chất, quy mơ loại hình khác tương tự góc độ sau: - Phương pháp xử lý thông tin: thủ công tự động trợ giúp máy tính - Phương pháp kế tốn: cách thức thủ tục cụ thể để thực nội dung, cơng việc kế tốn + Chứng từ kế tốn: (phương pháp chứng nghiệp vụ kinh tế phát sinh hồn thành) Chứng từ kế tốn giấy tờ vật mang tin (băng, đĩa, thẻ toán…) phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh hồn thành làm ghi sổ kế tốn Lập chứng từ cơng việc kế tốn + Kiểm kê tài sản (phương pháp xác định số thực có tài sản thời điểm) Kiểm kê tài sản việc cân đong đo đếm số lượng, xác nhận đánh giá chất lượng, giá trị tài sản nguồn hình tài sản số liệu sổ kế toán Kiểm kê tài sản nhằm phát chênh lệch số thực tế ghi sổ kế tốn + Tính giá thành đối tượng kế toán Tiền tệ thước đo định giá tài sản xác định hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp + Tài khoản: thực chất phương pháp lưu trữ thông tin, tài khoản đơn vị lưu trữ thông tin tiêu báo cáo + Ghi sổ kép: phương pháp phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào tài khoản (ít tài khoản) + Báo cáo tài phương pháp khái qt tình hình tài kết hoạt động sản xuất kinh doanh b Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn: + Theo lưu trữ số liệu: 10 * Hệ thống thông tin kế tốn thủ cơng: Nguồn lực chủ yếu người cơng cụ tính tốn người thực cơng việc kế tốn Dữ liệu hệ thống ghi chép thủ công lưu trữ hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng (phổ biến từ 1980 trở trước) Qui trình: * HƯ thống thông tin kế toán máy tính: Nguồn lực chủ yếu máy tính công việc ghi chép, tổng hợp lập báo cáo đợc máy tính thực lu trữ dới dạng tập tin Ví dụ: Hệ thống chấm công, hệ thống giao dịch ATM, tính cớc in hóa đơn điện thoại * Hệ thống thông tin kế toán máy tính: nguồn lực chủ yếu ngời máy tính Máy tính thực công việc dới điều khiển, kiểm so¸t cđa ngêi NÕu thiÕu ngn lực hệ thống không hoạt động đợc Ngoài vai trò chủ đạo điều kiển, kiểm soát ngời có nhiệm vụ nhập liệu mà hệ thống máy tính thực đợc thực công việc bảo mật, bảo trì hệ thống 1.4 Hệ thống thông tin kế toán vai trò cđa nã doanh nghiƯp HƯ thèng th«ng tin kế toán vai trò doanh nghiệp Công nghệ thông tin khái niệm dùng để thiết bị phần cứng phần mềm đ ợc sử dụng hệ thống thông tin đợc vi tính hoá, nhân tố quan trọng làm thay đổi hoạt động xà hội ngày Công nghệ thông tin làm thay đổi hoạt động thơng mại thời đại Trong thời đại công nghệ thông tin đà tác động đáng kể đến công việc kế toán ngời làm kế toán đợc xem nh nhân viên xử lý liệu, đòi hỏi thông tin đợc xử lý phải có độ xác cao, tổng hợp trình bày phù hợp với ngời sử dụng thông tin Kế toán nh hệ thống thông tin xác định, thu thập, xử lý truyền thông tin kinh tế tổ chøc tíi mét ph¹m vi réng r·i ngêi sư dơng cho mục tiêu quản trị đầu t; Thông tin kế toán cung cấp sở cho nhà quản lý định:lập kế hoạch kiểm tra việc thực kế hoạch, đa định tất mức quản lý, từ vấn 11 đề có cấu trúc nh Bao cần mua thêm hàng mua để bổ sung vào kho nhằm đảm bảo mức tồn kho tối thiểu hay vấn đề cấu trúc nh Có nên đa công nghệ vào sản xuất hay không? Thông tin kế toán cung cấp sở cho nhà đầu t định: Trên sở báo cáo tài chính, xác định rõ hiệu kinh doanh thời kỳ kinh doanh tình hình tài doanh nghiệp, tình hình sử dụng vốn, nhà đầu t tiếp hay không đầu t vào doanh nghiệp Thông tin kế toán cung cấp sở để Nhà nớc hoạch định sách, soạn thảo văn pháp luật phù hợp nh sách đầu t, sách thuế Trong tổ chức doanh nghiệp có lĩnh vực hoạt động khác với chức khác Chúng có mối liên quan ràng buộc chặt chẽ với nhau, cung cấp thông tin hoạt động chúng cho nhau, nhằm đảm bảo cho toàn tổ chức doanh nghiệp hoạt ®éng cã hiƯu qu¶ NhiỊu tỉ chøc doanh nghiƯp ®· xây dựng phân hệ thông tin quản lý cho lĩnh vực chức nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin trợ giúp cho trình định lĩnh vực chức nh: - Hệ thống thông tin tài chính; - Hệ thống thông tin nhân lực; - Hệ thống thông tin thị trờng; - Hệ thống thông tin sản xuât Các hệ thống thông tin chuyên chức không độc lập với mặt vật lý mà thờng chia sẻ với nguồn lực chủ yếu hệ thống tất chúng có mối quan hệ qua lại với hệ thống thông tin kế toán Các hệ thống thông tin chuyên chức cung cấp liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ biến đổi chúng thành thông tin dạng báo cáo quản trị báo cáo tài Ngợc lại, hệ thống thông tin kế toán cung cấp nhiều thông tin đầu vào cho hệ thống thông tin chuyên chức nói Nó cung cấp: - Báo cáo bán hàng cho hệ thống thông tin thị trờng; - Báo cáo vật t tồn kho thông tin chi phí cho hệ thống thông tin sản xuất; 12 - Báo cáo lơng thuế thu nhập cho hệ thống thông tin nhân lực; - Báo cáo lu chuyển tiền tệ theo dõi công nợ cho hệ thống thông tin tài Các thông tin lại khác cần cho hệ thống thông tin chuyên chức đợc thu thập thêm từ môi trờng bên doanh nghiƯp, vÝ dơ th«ng tin vỊ së thÝch cđa khách hàng, thông tin sản phẩm đối thủ cạnh tranh, thông tin kĩ thuật sản xuất thông tin thị trờng lao động Nh vậy, hệ thống thông tin kế toán với hệ thống thông tin chuyên chức khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh phục vụ quản trị doanh nghiệp Chúng giữ vai trò liên kết hệ thống quản trị với hệ thống tác nghiệp, đảm bảo vËn hµnh cđa chóng lµm cho tỉ chøc doanh nghiƯp đạt đợc mục tiêu đề (Hình 1.2) 2.Vai trò liên kết hệ thống thông tin kế toán tổ chức doanh nghiệp Chủ thể quản lý ã Chủ doanh nghiệp ã Hội đông quản trị ã Ban giám đốc Đối tợng quản lý (Phân hệ tác nghiệp) Nguyên liệu dịch vụ vào Sản phẩm, bán thành phẩm, dịch vụ Báo cáo quản trị Quyết định quản trị Thông tin từ môi trờng Chính sách đầu t, thuế Hệ thống thông tin kế toán phục vụ quản lý ã Thu thập ã Lu trữ ã Xử lý ã Truyền nhận thông tin Thông tin từ môi trờng Báo cáo tài 13 Dữ liệu nghiệp vụ Quyết định quản trị triển khai kế toán Hình 1.3 Vai trò liên kết hệ thống thông tin kế toán tổ chức doanh nghiệp Nh đà đề cập, có hai nhóm ngời sử dụng thông tin kế toán: nhóm bên nhóm bên doanh nghiệp Nhóm bên ngoài, bao gồm nhà đầu t, chủ nợ, cổ đông, doanh nghiệp cạnh tranh, nghiệp đoàn lao động công chúng nói chung Nhóm ngời sử dụng bên doanh nghiệp phụ thuộc vào lợng lớn báo cáo hệ thống thông tin kÕ to¸n cđa tỉ chøc doanh nghiƯp cung cÊp Đa số báo cáo báo cáo bắt buộc, doanh nghiệp phải lập gửi theo định kỳ không phân biệt trạng thái sở hữu qui mô doanh nghiệp Đó quan trọng cho việc đề định quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, đầu t chủ doanh nghiệp, chủ sở hữu, nhà đầu t, chủ nợ tơng lai doanh nghiệp Nhóm bên bao gồm nhà quản lý, mà nhu cầu thông tin họ phụ thuộc 14 vào cấp quản lý, mà nhu cầu thông tin họ phụ thuộc vào cấp quản lý hay chức nghiệp vụ họ doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán tóm tắt lọc thông tin cho nhà quản lý cấp khác nhận đợc thông tin họ cần để hoàn thành công việc mình, vào lúc, theo dạng Quản lý cấp chiến lợc với hoạch định lợc lâu dài cần đợc hệ thống thông tin kế toán cung cấp báo cáo kế toán với mục tóm tắt tổng hợp nh tổng doanh thu quý theo sản phẩm theo phận, quản lý cấp sách l ợc lại cần thông tin chi tiết nh doanh thu quý theo sản phẩm theo phận, quản lý cấp sách lợc lại cần thông tin chi tiết nh doanh thu ngày hàng tuần theo sản phẩm, phạm vi quản lý cấp hẹp quản lý cấp tác nghiệp có nhu cầu thông tin liên quan đến nghiệp vụ riêng, đặc thù họ mà thôi, ví dụ tổng doanh thu phận xác định Bằng cách xử lý liệu, hệ thống thông tin kế toán đà tác động đến định tổ chức doanh nghiệp Hệ thống thông tin kế toán đáp ứng nhu cầu đơn vị chi phí thiết lập, lu trữ thông tin sử dụng nhiều mục đích, giao diện thân thiện dễ sử dụng, xử lý xác nhanh chóng thông tin, cung cấp thông tin hữu dụng cho việc định nh vấn đề khác có liên quan Ví dụ bên cạnh việc ghi nhận khoản phải thu tổng hợp báo cáo tài chính, hệ thống thông tin kế toán giúp phân tích tuổi nợ khách hàng đa cảnh báo khoản nợ hạn Hệ thống thông tin kế toán không giúp phản ánh nghiệp vụ tài chình thể báo cáo tài đơn vị giúp theo dõi hoạt động kinh tế diễn thông tin đặc biệt Ngày nay, hệ thống thông tin kế toán theo dõi thông tin phi tài đợc coi trọng nh thông tin tài Do đó, cần định nghĩa hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp việc thu thËp xem xÐt c¸c nghiƯp vơ kinh tÕ cđa doanh nghiệp, xử lý chúng truyền thông tin dới hình thức khác cho nhiều đối tợng với cách thích hợp 15 II Chu trình tài Q trình tài q trình liên quan đến việc tìm kiếm sử dụng nguồn lực tài chính, tiền, tài sản có tính khoản cao, khoản đầu tư Tiền tài sản cso tính khoản cao xem vốn lưu động doanh nghiệp Q trình tài liên quan đến q trình tiêu thụ, mua sắm hàng hoá, tài sản cố định nguồn lực Nhiều nguồn vốn công ty xuất phát từ việc tiêu thụ sản phẩm sử dụng để trả khoản chi phí nhân mua sắm tài sản cố định Bên cạnh việc có nguồn lực tài từ việc tiêu thụ sản phẩm dịch vụ, đơn vị tạo lập quỹ cách khai thác khoản vay, bán cổ phần Q trình tài bao gồm việc quản lý hoạt động liên quan đến việc tạo lập sử dụng nguồn lực tài Thông tin báo cáo tài Báo cáo tài khác Các mẫu kế hoạch tài Hệ thống quản lý tiền mặt Dữ liệu mở rộng Dự toán tiền mặt Các tập tin khác Các báo cáo khác Hình 4.6.1 Lu đồ trình xử lý liệu trình tài 2.1 Tng quan v chu trình tài * Mục tiêu: quản lý tiền cách hiệu quả; chi phí sử dụng vốn chấp nhận được; thu nhập tối đa từ hoạt động đầu tư; lập dự toán lưu chuyển tiền * Dữ liệu đầu vào (các chứng từ gốc) : chứng từ toán qua bưu điện; giấy báo nợ; có ngân hàng; séc; sổ phụ ngân hàng; liệu thị trường chứng khoán; liệu đầu tư, lãi suất; hồ sơ dự án đầu tư doanh nghiệp * Dữ liệu đầu (báo cáo): thông tin báo cáo tài chính; dự tốn tiền; báo cáo đầu tư; báo cáo khoản nợ lãi; tỷ suất tài chính; báo cáo kế hoạch tài đại 16 2.2 Mục tiêu chu trình tài Q trình tài chứa đựng nhiều mục tiêu bao gồm quản lý tiền hiệu quả, tối thiểu hoá chi phí sử dụng vốn, tối đa hố thu nhập từ đầu tư, lập dự toán tiền Quản lý hiệu tiền đòi hỏi phải thu hồi khoản tiền nhanh tốt, sử dụng tiền cẩn thận có hiệu Để thu tiền nhanh chóng, hệ thống thơng tin kế tốn đơn vị cung cấp thơng tin hữu ích điều khoản toán hoá đơn khách hàng Một cơng cụ hỗ trợ việc tốn hệ thống lock – box, công cụ giúp doanh nghiệp kết nối với ngân hàng, ngân hàng có trách nhiệm thu hồi khoản nợ doanh nghiệp báo lại cho doanh nghiệp hệ thống điện tử hay giấy báo có cho đơn vị Ưu điểm hệ thống ngân hàng theo sát khoản công nợ doanh nghiệp gửi thư cho khách hàng doanh nghiệp hối thúc toán Thanh toán chuyển tiền điện tử cách thức quản lý tiền Khi sử dụng kiểu toán đơn vị khơng cần viết chứng từ tốn Việc chuyển khoản thực cách chuyển khoản từ máy tính Rất nhiều doanh nghiệp tốn lương cho nhân viên hình thức này, phát lệnh chuyển tiền máy tính để lệnh cho ngân hàng tốn thay sử dụng tiền mặt Về mặt toán, mục tiêu đặt phải quản lý tiền cách hiệu quả, tiền cân đối không để dư, khoản tiền nhàn rỗi phải đầu tư cách thông minh Một số nhà quản lý doanh nghiệp lớn thường đầu tư ccác khoản tiền thừa ngắn hạn để nhanh chóng rút cần thiết Tối thiệu hóa chi phí sử dụng vốn u cầu quan trọng bắt buộc nhà quản lý phải suy xét cần vay cần phát hành chứng khốn cơng chúng Các nguồn vốn vay thường phải trả lãi, khoản tài có cách phát hành cổ phiếu cơng ty phải trả cổ tức cho cổ đông Giám đốc tài doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống hoạch định tài giúp tính tốn, tìm cân đối nguồn tài cho chi phí sử dụng vốn thấp hiệu chiến lược kinh doanh Trong hệ thống cung cấp thông tin từ tính tốn phức tạp so sánh, xem xét tỷ trọng vay, phát hành cổ phiếu hay cách huy động khác 17 Mục tiêu cuối trình tài lập dự tốn lưu chuyển tiền Các khoản thu từ việc bán hàng cho dòng thu dự tốn, cịn khoản phải trả mua vật liệu, tiền lương tạo dòng chi dự án Dự tốn tiền tính tốn thiếu hụt khoản tiền khoản thời gian cân huy động sao, khoản tiền thừa theo dự đốn đầu tư vào đâu có lợi 2.3 Dữ liệu đầu vào chu trình tài Có nhiều liệu đầu vào bên đơn vị như: chứng từ tốn qua bưu điện; giấy báo nợ; có ngân hàng; séc; sổ phụ ngân hàng; liệu thị trường chứng khoán; liệu đầu tư, lãi suất tài chính… Ngân hàng giấy báo có, giấy báo nợ cho đơn vị Giấy báo có ngân hàng gửi cho đơn vị tiền tài khoản đơn vị tăng lên, gửi giấy báo Nợ để xác định ngân hàng toán cho đơn vị Trong số trường hợp ngân hàng từ chối việc toán số khoản séc đơn vị, cuối tháng séc in vào sổ phụ, dựa vào kế toán đơn vị đối chiếu sổ phụ sổ công ty từ tìm cách tìm ngun nhân để xử lý chênh lệch Các khoản chênh lệch phát sinh có số séc tốn chuyển chưa hạch toán tài khoản ngân hàng, khách hàng toán sai tài khoản, hay số nguyên nhân khác… chí đơi chênh lệch lỗi q trình hạch tốn Do tiền tài sản có tính khoản cao, nên hệ thống giúp đơn vị kiểm soát chống lại việc cắp 2.4 Dữ liệu đầu chu trình Cũng giống trình kinh doanh khác, chương trình tài cung cấp thơng tin để ghi nhận vào sổ cái, định kỳ lập báo cáo tài Ví dụ doanh thu tài chi phí tài chính, theo dõi có thu tiền hay chưa Hệ thống thơng tin kế tốn giúp đơn vị theo dõi báo cáo công nợ, báo cáo đầu tư Bên cạnh cung cấp thông tin cho hệ thống sổ cái, hệ thống thông tin kế toán giúp đơn vị lập dự toán tiền thể dòng tiền lưu chuyển đơn vị Hệ thống thơng tin kế tốn cịn cung cấp nhiều báo cáo liên quan đến đầu tư huy động nguồn vốn Báo cáo đầu tư thể biến động đầu tư kỳ, cổ tức trả, lợi nhuận thu Báo cáo huy động nguồn thể 18 khoản nợ mới, khoản nợ cũ toán kỳ Trong báo cáo thể thời hạn toán, lãi suất phải toán, điều khoản toán, kỳ toán… Để quản lý hiệu quả, số nhà quản lý sử dụng tỷ số phân tích Các tỷ suất qaun trọng, tỷ suất tuần hoàn vốn đầu tư, tỷ suất nợ vốn chủ sở hữu…sẽ giúp nhà quản lý định chiến lược huy động vốn Báo cáo hoạch định tài đại tính tốn, cung cấp thơng tin tỷ số phân tích Báo cáo giúp đưa lựa chon cách huy động nguồn cho ngắn hạn dài hạn phục vụ cho kế hoạch hoạt động đơn vị KẾT LUẬN Qua q trình khảo sát, phân tích chu trình tài hệ thống thơng tin kế tốn thấy với việc sử dụng máy tính vào cơng việc kiểm sốt nợ, kiểm kê kế tốn tiến trình cơng việc có phần nhanh chóng xác nhiều góp phần quan trọng vào trình phát triển hệ thống quản lý Ngày nay, với xu hưóng cơng nghệ thơng tin ngày phát triển địi hỏi doanh nghiệp khơng ngừng thiết kế hệ thống thông tin Hệ thống có khả đưa đến tiện dụng hữu ích cho cơng nhân viên cơng việc nói chung, sai sót mắc phải để xử lý khắc phục Hệ thống thơng tin kế tốn phần nhỏ chiến lược phát triển tin học quản lý, kinh doanh hệ thống thơng tin liên kết trở thành phận quan trọng hệ thống quản lý thống Khi thao tác thủ cơng thay hệ thống tự động hoá hệ thống quản lý Và tương lai có nhiều hệ thống thơng tin kế tốn ngày hữu ích tiện dung Việc phân tích chu trình tài cách hiệu tạo điều kiện cho doanh nghiệp quản lý phát chiển cách tiện lợi dễ ràng.do cần phải quan tâm tới việc phân tích hiệu chu trình tài chínhcủ hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp để phát chiển ổn định lâu dài 19 Phụ lục 20 ... với hệ thống thông tin kế toán Các hệ thống thông tin chuyên chức cung cấp liệu đầu vào cho hệ thống thông tin kế toán liệu này, hệ thống thông tin kế toán có nhiệm vụ biến đổi chúng thành thông. .. hệ thông tin quản lý cho lĩnh vực chức nghiệp vụ, nhằm cung cấp thông tin trợ giúp cho trình định lĩnh vực chức nh: - Hệ thống thông tin tài chính; - Hệ thống thông tin nhân lực; - Hệ thống thông. .. hệ thống thông tin nâng cấp 1.3 Khái niệm hệ thống thông tin kế tốn Có ý kiến cho hệ thống thơng tin kế toán phần giao hai mảng: kế tốn hệ thống thơng tin Như vậy, nghiên cứu hệ thống thơng tin

Ngày đăng: 13/10/2012, 17:05

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan