Đang tải... (xem toàn văn)
Trong hoạt động kinh doanh, thông tin có vai trò hết sức quan trọng. Có thể nói hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp một phần tùy thuộc vào chất lượng của hệ thống văn bản được ban hành. Văn bản là thứ công cụ hiệu quả để thể hiện uy tín và hình ảnh của mỗi nhà lãnh đạo nói riêng và doanh nghiệp nói chung. Văn bản ban hành ra có đạt chất lượng và đảm bảo mục đích đề ra hay không chủ yếu được quyết định ở khâu soạn thảo và ban hành văn bản. Nếu văn bản mà soạn thảo và ban hành văn bản không đảm bảo yêu cầu thì không những công việc giải quyết không đạt mà còn ảnh hưởng đến uy tín của doanh ngiệp.
LỜI CẢM ƠN Báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mại Linh bên cạnh nỗ lực thân, xin bày tỏ lòng biết ơn đến ThS Nguyễn Mạnh Cường - Giảng viên hướng dẫn báo cáo tốt ngiệp, người hết lòng giúp đỡ, hướng dẫn tạo điều kiện tốt cho hoàn thành đề tài Tôi xin chân thành cảm ơn đến toàn thể quý thầy, cô Khoa Quản trị Văn phòng - Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tận tình truyền đạt kiến thức quý báu, tạo điều kiện thuận lợi cho suốt trình học tập, nghiên cứu hoàn thành đề tài Để hoàn thành đề tài xin cảm ơn quý Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh tạo điều kiện giúp đỡ cho thực tế tìm hiểu Công ty đồng thời nhiệt tình bảo, hướng dẫn, chia sẻ, giúp đỡ cán bộ, nhân viên Công ty từ có sở để hoàn thành đề tài Báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài “Công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh” Đó cố gắng, nỗ lực thời gian qua Song khoảng thời gian có hạn, kinh nghiệm kiến thức chưa sâu nên trình làm đề tài nhiều thiếu sót chưa đầy đủ nội dung theo yêu cầu nhà trường Vì vậy, động viên, đóng góp ý kiến thầy cô, bạn sinh viên trường ý kiến quý báu giúp đề tài hoàn thiện học kinh nghiệm cho thân Tôi xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan báo cáo thực tập tốt nghiệp với đề tài: “Công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh ” công trình nghiên cứu riêng tôi, kết nghiên cứu có tính độc lập riêng, không chép tài liệu chưa công bố nội dung đâu ” Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm thông tin không xác không trung thực sử dụng đề tài Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm với lời cam đoan Hà Nội, ngày 14 tháng 06 năm 2017 Sinh viên PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong hoạt động kinh doanh, thông tin có vai trò quan trọng Có thể nói hiệu hoạt động doanh nghiệp phần tùy thuộc vào chất lượng hệ thống văn ban hành Văn thứ công cụ hiệu để thể uy tín hình ảnh nhà lãnh đạo nói riêng doanh nghiệp nói chung Văn ban hành có đạt chất lượng đảm bảo mục đích đề hay không chủ yếu định khâu soạn thảo ban hành văn Nếu văn mà soạn thảo ban hành văn không đảm bảo yêu cầu công việc giải không đạt mà ảnh hưởng đến uy tín doanh ngiệp Hiện nay, hoạt động quan, doanh nghiệp vấn đề soạn thảo quản lý văn quan doanh nghiệp vấn đề quan trọng cần quan tâm cách mực Việc soạn thảo ban hành văn đảm bảo hoạt động quan, doanh nghiệp diễn cách có hệ thống, đảm bảo tính pháp quy, thống chứa đựng bên văn quản lý hành nhà nước giải công việc quan Chính việc quan tâm mực đến soạn thảo quản lý văn góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực quản lý hành nói riêng quản lý nhà nước nói chung Trong điều lệ công tác công văn, giấy tờ công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ có đoạn viết “Trong phạm vi lớn , công việc quan, xí nghiệp tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu công văn hay giấy tờ có làm tốt hay không, việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có cẩn thận hay không” Từ yêu cầu thực tiễn công tác giảng dạy học nhà trường tổng hợp kiến thức trình học tập thân tôi, việc tiếp xúc thực tế tìm hiểu Công ty Cổ phần Đầu tư Mai linh nhận thấy rằng, việc nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn bản, mà văn Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh cần thiết cấp bách Nhận thấy tầm quan trọng công tác soạn thảo ban hành văn quan doanh nghiệp nay, em lựa chọn đề tài “Công tác soạn thảo ban hành văn hành văn hành Công ty Cổ Phần Đầu tư Mai Linh” để làm báo cáo tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu Cho đến thời điểm nay, có nhiều công trình nghiên cứu văn bản, soạn thảo ban hành văn như: Hướng dẫn soạn thảo văn công tác văn phòng quan đảng, nhà nước GS TSKH Nguyễn Văn Thâm (Nxb Chính trị Quốc gia 2009); Soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước (tái lần thứ năm có sửa chữa, bổ sung) GS TSKH Nguyễn Văn Thâm (Nxb Chính trị Quốc gia, 2010), Tác giả Lưu Kiếm Thanh (2002) “ Hướng dẫn ban hành quản lý văn doanh nghiệp”; Tác giả Nguyễn Thế Phán (2003) “ Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn kinh tế quản trị doanh nghiệp”, Nhà xuất Lao động Xã hội; Ngoài có số công trình nghiên cứu cấp độ Luận án tiến sĩ Luận án Tiến sĩ Luật học Nguyễn Thế Quyền năm 2004 “Hiệu lực hiệu quản lý văn hành chính”; Luận văn Thạc sĩ Quản lý hành công năm 2006 Nguyễn Thanh Bình “Xây dựng ban hành văn hành Bộ Nội vụ điều kiện cải cách hành chính”; Qua nghiên cứu giáo trình, sách chuyên khảo, luận văn thạc sỹ công trình nghiên cứu cho thấy, việc nghiên cứu thực trạng giải pháp soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh chưa có công trình nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu - Khảo sát thẩm quyền ban hành văn hành chính, nội dung, thể thức kỹ thuật trình bày, ngôn ngữ, quy trình soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh - Đánh giá ưu điểm, hạn chế nguyên nhân công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh - Đề xuất số giải pháp soạn thảo ban hành văn hành để góp phần phục vụ hiệu hoạt động lãnh đạo nâng cao chất lượng văn Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu đề tài, tác giả thực nhiệm vụ sau Nghiên cứu chức nhiệm vụ tổ chức Công ty Nghiên cứu văn quy định, hướng dẫn công tác soạn thảo ban hành văn - Khảo sát đánh giá thực trạng soạn thảo ban hành văn Công ty giai đoạn - Đề xuất giải pháp đề nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành - Phạm vi nghiên cứu: đề tài tập trung nghiên cứu khảo sát Công tác soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh từ năm 2012 đến hết năm 2016 Giả thuyết nghiên cứu - Nếu Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh xây dựng quy trình soạn thảo ban hành văn cụ thể, logic góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả, hoạt động uy tín Công ty Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu đề tài, em sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: Phương pháp khảo sát thực tế vận dụng để thu thập thông tin càn thiết cho việc đánh giá thực trạng soạn thảo ban hành văn - Phương pháp phân tích tổng hợp vận dụng phân tích lý luận thực tiễn làm sáng tỏ cần thiết phải nâng cao chất lượng văn ; nghiên cứu, phân tích vừa khái quát , vừa cụ thể để tìm chung , riêng việc soạn thảo ban hành văn Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh - Phương pháp so sánh vận dụng để đối chiếu lý luận thực tiễn Cấu trúc đề tài - Ngoài phần Mở đầu , Kết thúc, Lời cảm ơn, Danh mục tài liệu tham khảo, Phụ lục bố cục báo cáo tốt nghiệp gồm chương sau: Chương I: Cơ sở lý luận công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh Chương II: Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh Chương III: Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH 1.1 Khái quát văn hành 1.1.1 Khái niệm văn Văn đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Tùy theo góc độ nghiên cứu mà ngành đưa khái niệm khác văn Dưới góc độ ngôn ngữ học, Bùi Khắc Việt – tác giả sách Kỹ thuật ngôn ngữ soạn thảo văn quản lý nhà nước có đưa khái niệm: “ Văn sản phẩm lời nói, thể hình thức viết Tuy nhiên, văn đơn tổng số từ ngữ, câu nói ghi lên giấy mà kết tổ chức có ý thức trình sáng tạo, nhằm thực mục tiêu đó” Trong sách Tiếng việt thực hành nhóm tác giả Nguyễn Quang Minh Hồng Dân có đề cập “Văn thể hoàn chỉnh hình thức, trọn vẹn nội dung, thống cấu trúc, độc lập giao tiếp, dạng tồn điển hình văn dạng viết” Dưới góc độ văn học hành học, tác giả Vương Đình Quyền có đề cập đến khái niệm sách Lý luận phương pháp công tác văn thư sau: Dưới góc độ văn học, văn hiểu theo nghĩa rộng tức “Văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu ngôn ngữ định; Dưới góc độ văn học văn hiểu theo nghĩa hẹp hơn: “Khái niệm dùng để công văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức” 1.1.2 Khái niệm văn hành Theo Nguyễn Minh Phương, tác giả sách Phương pháp soạn thảo ban hành văn hành đưa khái niệm: “Văn hành loại văn quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh vấn đề, công việc theo quy định pháp luật” Trong sách Soạn thảo văn hành Ngô Sỹ Trung có đề cập: “Văn hành nhà nước thông tin quản lý thành văn hình thành hoạt động quản lý, điều hành tổ chức tham gia quản lý xã hội” Như hiểu Văn hành văn mang tính thông tin, điều hành nhằm triển khai thực văn quy phạm pháp luật (văn chứa quy tắc chung để thực văn luật quan quản lý hành ban hành) dùng để giải tác nghiệp cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, ghi chép công việc Đặc điểm, chức văn hành Đặc điểm văn hành chính: 1.1.3 • - Thứ nhất: Về thẩm quyền ban hành + Mỗi quan, tổ chức tham gia quản lý xã hội, trình tồn phát triển phải thực hoạt động hành chính, tức hoạt động quản lý bên (đối nội), quản lý bên (đối ngoại) thông tin quản lý chủ yếu văn hóa, hình thành nên hệ thống văn hành chính, quan, tổ chức có quyền ban hành văn hành + Văn hành thuộc thẩm quyền ban hành quan, tổ chức tham gia quản lý xã hội Ở nói đến tất cá quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, loại doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân + Đối với quan, tổ chức có tư cách pháp nhân ban hành loại văn hành Đối với đơn vị, tổ chức tư cách pháp nhân ban hành loại văn để thực nội đơn vị (thường gọi văn nội bộ) Ví dụ như: thông báo, công văn, tờ trình, nội quy, biên v.v - Thứ hai: Về hiệu lực văn + Văn hành thường áp dụng lần, có phạm vi điều chỉnh hẹp đối tượng thi hành + Việc ban hành văn hành thực tế chủ yếu để điều chỉnh hành vi đối tượng xác định nội quan, tổ chức để thực hoạt động giao dịch nhằm giải vấn đề cụ thể hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo giao dịch thành công, văn coi hết giá trị Do đó, thấy, văn hành thường áp dụng lần, phạm vi điều chỉnh hẹp đối tượng thi hành Tuy nhiên, số trường hợp, văn hành có hiệu lực thường xuyên, phạm vi điều chỉnh rộng nhiều đối tượng thi hành quy chế, quy định nội quan, tổ chức - Thứ ba: Về nội dung văn Nội dung văn hành phong phú, đề cập số nội dung sau: + Nội dung văn hành báo cáo lên cấp kế hoạch công tác cấp dưới, kết thực kế hoạch công tác kết thực thi nhiệm vụ, dự án cấp giao + Nội dung văn hành trao đổi giải công việc quan, tổ chức cá nhân liên quan theo pháp luật + Nội dung văn hành phản ánh tình hình trị, kinh tế, văn hóa, xã hội diễn ngày, quan, tổ chức, địa phương nội dung văn hành phải phù hợp với Hiến pháp pháp luật Nhà nước, vận dụng nội dung văn quy phạm pháp luật để soạn thảo + Nội dung văn hành không đề chế tài pháp lý - Thứ tư: Về thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nhà nước quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành gồm nội dung sau: + Về thể thức văn bao gồm: Quốc hiệu; tên quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu văn bản; địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại trích yếu nội dung văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức; nơi nhận; dấu mức độ khẩn, mật; thành phần thể thức khác; địa quan, dẫn phạm vi lưu hành, ký hiệu người đánh máy, phụ lục, số trang + Về kỹ thuật trình bày văn bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản; kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn bản; kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn • Chức văn hành chính: - Chức thông tin: Với vai trò phương tiện truyền đạt thông tin, văn ban hành nhằm mục đích truyền đạt thông tin, chức thông tin chức vốn có văn Trong hoạt động hành chính, việc văn hoá thông tin tạo thuận lợi để tiếp nhận thông tin cho đối tượng, văn chứng hữu hiệu cho thông tin, định quản lý lãnh đạo Thông tin văn hành gồm dạng: Thông tin khứ liên quan đến việc giải quyết; thông tin liên quan đến việc diễn thông tin tương lai mang tính dự báo, định hướng cho lĩnh vực trình hoạt động quan, tổ chức Như vậy, văn hành không ngừng xây dựng trình hoạt động quan, tổ chức - Chức pháp lý: Pháp lý hiểu cách chung cho phép nhà nước, thể thông qua quy tắc xử bắt buộc thực Chức pháp lý chức đặc thù văn quản lý xã hội Đối với văn hành chính, đề cập đến chức cần đặt phạm vi văn quan nhà nước, chức thể hai khía cạnh, là: + Văn hành thiết lập mối quan hệ thành viên nội Mỗi quan nhà nước để thiết lập trì ổn định nội bộ, nhà lãnh đạo cần đặt quy tắc xử bắt buộc thành viên quan lĩnh vực định, thường thể dạng quy chế 21/2016/QĐ-CT - văn số 2, phụ lục số 01; Công văn số 170/CV-DN – văn số 4, phụ lục số 01) + Tên quan ban hành văn bản: Sử dụng cách tùy tiện, lúc sử dụng Logo Công ty, lúc sử dụng tên Công ty, lúc viết rõ tên Công ty “CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH”, lúc lại viết tắt tên Công ty “ CÔNG TY CP ĐT MAI LINH” ( Thông báo số 04/2016/TB-ML – văn số 1, phụ lục số 01; Quyết định số 21/2016/QĐ-CT văn số 2, phụ lục số 01 ; Công văn số 159/CV-ML-CT – văn số 3, phụ lục số 01 ; Công văn số 170/CV-DN – văn số 4, phụ lục số 01) Trình bày cách tùy tiện tạo không thống văn ban hành Công ty + Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Giữa địa danh ngày tháng dấu phẩy ngăn cách (Công văn số 159/CV-ML-CT – văn số 3, phụ lục số 01) + Số kí hiệu văn Số kí hiệu văn đặt sai vị trí so với quy định hành (Công văn số 159/CV-ML-CT – văn số 3, phụ lục số 01) Ký hiệu văn Công văn trình bày không xác Công văn văn tên loại nên không trình bày tên chữ viết tắt tên loại văn (Công văn số 159/CV-ML-CT – văn số 3, phụ lục số 01) Thể thức trình bày số, ký hiệu văn không trình bày dòng với Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn (Công văn số 170/CV-DN – văn số 4, phụ lục số 01) + Tên loại trích yếu nội dung Đối với văn có tên loại trích yếu nội dung lại để chữ bình thường, bên trích yếu lúc đường kẻ ngang nét liền, lúc dài so với trích yếu nội dung (Thông báo số 04/2016/TB-ML – văn số 1, phụ lục số 01; Quyết định số 21/2016/QĐ-CT - văn số 2, phụ lục số 01) Đối với Công văn, trích yếu lại không đặt canh giữa, số kí hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký văn (Công văn số 159/CV-MLCT – văn số 3, phụ lục số 01) + Nội dung văn Đối với văn có phần pháp lý để ban hành dòng dấu “chấm phẩy”, cuối kết thúc dấu “chấm” (Quyết định số 21/2016/QĐ-CT - văn số 2, phụ lục số 01) + Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền Quyền hạn chức vụ người ký trình bày chữ in thường (Thông báo số 04/2016/TB-ML – văn số 1, phụ lục số 01) + Nơi nhận “Lưu VT.” thiếu dấu hai chấm “:” sau chữ lưu đơn vị soạn thảo văn ( Thông báo số 04/2016/TB-ML – văn số 1, phụ lục số 01) Nơi lưu thiếu Văn thư Công ty “VT” có “Lưu VP.” (Thông báo số 04/2016/TB-ML – văn số 1, phụ lục số 01; Công văn số 170/CV-DN – văn số 4, phụ lục số 01) Cỡ chữ phần nơi nhận để với cỡ chữ Nội dung văn (Thông báo số 04/2016/TB-ML – văn số 1, phụ lục số 01 ; Công văn số 159/CV-ML-CT – văn số 3, phụ lục số 01 ; Công văn số 170/CV-DN – văn số 4, phụ lục số 01) Thể thức Nơi nhận trình bày không dòng ngang hàng với thể thức Quyền hạn, chức vụ người ký (Quyết định số 21/2016/QĐ-CT văn số 2, phụ lục số 01 ; Công văn số 159/CV-ML-CT – văn số 3, phụ lục số 01) - Trình độ chuyên môn đội ngũ làm công tác soạn thảo văn nhiều hạn chế, chưa hướng dẫn cụ thể kỹ thuật trình bày văn - Công ty chưa xây dựng ban hành văn hướng dẫn, quản lý, quy định công tác soạn thảo ban hành văn 2.6.3 Nguyên nhân Một số nguyên nhân dẫn đến chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn chưa đảm bảo, có nguyên nhân chủ yếu sau: - Thứ nhất, nhà nước ta chưa có hệ thống văn quy phạm pháp luật quy định cụ thể công tác soạn thảo ban hành văn hành cho doanh nghiệp tư nhân Hệ thống văn quy định soạn thảo ban hành văn tập trung vào quan Nhà nước, quan Đảng tổ chức xã hội quy định dành riêng cho doanh nghiệp chưa có văn quy định có hướng dẫn cụ thể, văn hành doanh nghiệp Các quy định Nhà nước thể thức kỹ thuật trình bày văn áp dụng chủ yếu cho quan Nhà nước doanh nghiệp dựa vào văn quy định nhà nước sở áp dụng vào doanh nghiệp Nhưng nhiều doanh nghiệp tư nhân áp dụng cách máy móc, không phù hợp với hoạt động doanh nghiệp - Thứ 2, công ty chưa xây dựng, ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác soạn thảo ban hành văn Hiện nay, Nhà nước ta có quy định hướng dẫn công tác soạn thảo ban hành văn Những quy định Nhà nước làm để Công ty dựa vào xây dựng quy định, hướng dẫn phù hợp với tình hình thực tế Công ty Vì vậy, để nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh cần phải ban hành văn quy định, hướng dẫn công tác soạn thảo ban hành văn hành Người lãnh đạo nên quan tâm nhiều Công tác soạn thảo ban hành văn để chất lượng ban hành văn ban hành ngày hiệu nhằm nâng cao hiệu giải công việc Công ty - Thứ ba, đội ngũ cán làm công tác soạn thảo văn Công ty nhiều hạn chế mặt chất lượng số lượng Nhiều cán bộ, nhân viên chưa nhận thức tầm quan trọng việc soạn thảo ban hành văn Các cán bộ, nhân viên làm công tác soạn thảo văn có trình độ chuyên môn công tác ít, đa phần họ xuất phát từ chuyên ngành khác nhận nhiệm vụ soạn thảo văn mà không hiểu văn hướng dẫn quy định hành - Thứ tư, công tác quản lý, giám sát, kiểm tra văn chưa chặt chẽ, - chưa có chế tài xử lý cho văn sai trái Thứ năm,việc đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, nhân viên công tác soạn thảo ban hành văn chưa thực thường xuyên Do đó, kỹ soạn thảo văn hành đội ngũ cán bộ, nhân viên gặp hạn chế Tiểu kết: Trên sở đưa sở khoa học việc nghiên cứu công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh chương 1, chương tiến hành nghiên cứu thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh khoảng thời gian từ năm 2012 đến cuối năm 2016 Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty bao gồm nội dung thực thẩm quyền ban hành văn bản; nội dung văn bản; thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ngôn ngữ văn bản; quy trình soạn thảo ban hành văn hành Công ty Qua đó, đánh giá ưu điểm, hạn chế công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty, từ đưa nguyên nhân ưu điểm, hạn chế việc thực công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ MAI LINH 3.1 Xây dựng văn hướng dẫn Công tác soạn thảo văn hành Để nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn Công ty hiệu công việc, đảm bảo tính thống nhất, tính thẩm mỹ tạo thuận lợi việc xử lý văn nhanh chóng Công ty cần xây dựng văn quy định công tác soạn thảo ban hành văn như: Xây dựng quy trình soạn thảo văn chuẩn ISO Xây dựng ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ cho Công ty Các văn hướng dẫn thể thức trình bày văn hành Xây dựng mẫu văn Bố trí đủ số lượng, nâng cao trình độ, nhận thức đội ngũ cán bộ, nhân viên soạn thảo văn - Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ, nhân viên làm công tác soạn thảo ban hành văn 3.2 Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác soạn thảo: cần phải xây dựng kế hoạch tâp huấn bồi dưỡng; cử cán bộ, nhân viên đào tạo, bồi dưỡng sở đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ - Bổ sung số lượng đội ngũ cán làm công tác soạn thảo ban hành văn Số lượng cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh làm công tác soạn thảo ít, hầu hết kiêm nhiệm chuyên môn, nghiệp vụ soạn thảo ban hành văn Vì vậy, phòng ban, phận cần bố trí cán chuyên trách công tác soạn thảo ban hành văn Nhiều lúc dự án chạy, công việc cần phải xử lý giải nhiều tạo thuận lợi trình giải công việc xử lý văn mà không tốn nhiều thời gian - Khen thưởng, kỷ luật cán bộ, nhân viên làm công tác soạn thảo văn Để công tác soạn thảo ban hành văn có chất lượng đạt hiệu cao vấn đề thi đua khen thưởng , kỷ luật thiếu Khi công ty xây dựng chế cho hoạt động soạn thảo ban hành văn có chế tài xử phạt cho trường hợp vi phạm điều kiện để công tác thực nghiêm túc, hoàn thiện hiệu Từ đó, cán nhân viên nhận thức tầm quan trọng việc soạn thảo ban hành văn để có trách nhiệm nghiêm túc công việc giao 3.3 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác soạn thảo ban hành văn Hiện nay, ứng dụng phần mềm công tác soạn thảo ban hành văn quan nhà nước yêu cầu tất yếu Vì vậy, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác soạn thảo ban hành văn Công ty cần thiết Công ty nên sử dụng phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn bản, lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức hạn chế khối lượng văn giấy ngày gia tăng 3.4 Đầu tư trang thiết bị, sở vật chất đại Trang thiết bị văn phòng có ảnh hưởng định tới chất lượng công tác soạn thảo ban hành văn Muốn văn ban hành có chất lượng nhanh chóng cần đầu tư trang thiết bị nâng cấp thiết bị kỹ thuật như: thiết bị phục vụ cho soạn thảo văn bản, thiết bị để nhân bản, thiết bị phục vụ cho việc quản lý lưu trữ văn bản, thiết bị tìm kiếm văn nhằm đáp ứng yêu cầu công việc công đổi thực tiễn xã hội Đồng thời, trang thiết bị giúp giảm thiểu chi phí sức lực thời gian, nâng cao suất lao động hoạt động Công ty Việc bố trí trang thiết bị ảnh hưởng định tới hiệu soạn thảo ban hành văn Nên bố trí máy photocopy, máy in gần văn thư để thuận tiện cho việc in ấn văn ban hành 3.5 Tăng cường công tác kiểm tra, rà soát hệ thống soạn thảo ban hành văn hành Kiểm tra, rà soát hệ thống soạn thảo ban hành văn nhằm phát nội dung trái với quy định pháp luật văn để kịp thời chấn chỉnh Việc kiểm tra văn tiến hành gần xuyên suốt trình soạn thảo ban hành văn Bắt đầu từ khâu soạn thảo ban hành văn sau văn ban hành Thực tốt công tác kiểm tra văn trước đóng dấu phát hành nhằm phát văn soạn thảo chưa với thể thức văn quy định để kịp thời chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp với văn Qua đó, cán bộ, nhân viên đánh giá rút kinh nghiệm văn ban hành Tiểu kết: Qua thực trạng thực tiễn chương II, mục tiêu chương nhằm đề xuất số giải pháp để nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn hành Công ty phải xây dựng văn hướng dẫn Công tác soạn thảo văn hành chính; bố trí đủ số lượng, nâng cao trình độ, nhận thức đội ngũ cán bộ, nhân viên soạn thảo văn ; ứng dụng công nghệ thông tin công tác soạn thảo ban hành văn ; đầu tư trang thiết bị, sở vật chất đại; tăng cường công tác kiểm tra, rà soát hệ thống soạn thảo ban hành văn hành chính.Trên số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh hy vọng phần giúp Công ty soạn thảo ban hành văn chất lượng KẾT LUẬN Văn hành loại văn quan, tổ chức ban hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh vấn đề, công việc theo quy định pháp luật Công tác soạn thảo ban hành văn hành công việc thiếu cán bộ, nhân viên quan, tổ chức Mỗi văn ban hành thể uy tín, tiếng nói mặt quan tổ chức Nó có vai trò quan trọng hoạt động quản lý, lãnh đạo điều hành, đồng thời nâng cao hiệu quả, chất lượng trình giải công việc Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh Công ty hàng đầu uy tín lĩnh vực đầu tư xây dựng công trình, đầu tư xây dựng phát triển nhà, hạ tầng đô thị, công trình dân dụng, công nghiệp, kinh doanh bất động sản Hoạt động giao dịch, trao đổi công việc với quan, đơn vị đối tác nhiều, số lượng ban hành văn hành tới quan, đơn vị, đối tác lớn Chính thế, Lãnh đạo Công ty cần quan tâm tới Công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty Qua thực tế khảo sát nghiên cứu Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh cho thấy Công tác soạn thảo ban hành văn hành thực tương đối tốt, góp phần không nhỏ tới hiệu hoạt động Công ty Tuy nhiên, bên cạnh số hạn chế, vậy, có đưa số giải pháp,hy vọng góp phần nhỏ vào việc nâng cao hiệu công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty Do thời gian có hạn, phạm vi đề tài rộng, kinh nghiệm kiến thức chưa sâu nên báo cáo thực tập khó tránh khỏi thiếu sót định.Tôi mong thầy, cô giáo độc giả đóng góp ý kiến để báo cáo hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn ! DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn công tác văn thư, NXB Văn hóa thông tin, Hà Nội Hồng Dân, Nguyễn Quang Ninh (1996), Tiếng Việt thực hành, NXB Giáo dục, Hà Nội Nguyễn Minh Phương (2011), Phương pháp soạn thảo ban hành văn bản, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội Vương Đình Quyền (2005), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia, Hà Nội Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Xuân Lam, Bùi Xuân Lự, Nguyễn Văn Thâm (2000), Hướng dẫn nghiệp vụ hành chính, NXB Chính trị Quốc gia, Hà Nội Lưu Kiếm Thanh, Nguyễn Văn Thâm (2006), Giáo trình kỹ thuật xây dựng ban hành văn bản, NXB Giáo dục, Hà Nội Nguyễn Văn Thâm (1995), Soạn thảo xử lý văn công tác cán lãnh đạo, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội Nguyễn Văn Thâm (1995), Soạn thảo xử lý văn công tác cán lãnh đạo, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội Nguyễn Hữu Thân (2007), Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội 10 Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn hành chính, NXB Giao thông vận tải, Hà Nội 11 Bùi Khắc Việt (1997), Kỹ thuật ngôn ngữ soạn thảo văn quản lý nhà nước, NXB Lao động, Hà Nội 12 Nguyễn Thị Ngọc Hân: Nâng cao chất lượng soạn thảo ban hành văn doanh nghiệp (Từ thực tế thành phố Hồ Chí Minh), Luận văn thạc sĩ 13 Nguyễn Thế Phán (2003), Giáo trình kỹ thuật soạn thảo văn kinh tế quản trị doanh nghiệp, Nxb Lao động Xã hội 14 Lưu Kiếm Thanh (2002), Hướng dẫn ban hành quản lý văn doanh nghiệp, Nxb Thống kê 15 Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26 tháng 11 năm 2014 16 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư 17 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 sửa đổi bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư 18 Thông tư số 04/2013/TT- BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội Vụ hướng dẫn xây dựng quy chế thể thức, kỹ thuật trình bày loại văn 19 Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn 20 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật soạn thảo văn hành PHỤ LỤC Phụ lục 01: Một số văn minh họa ... quan trọng công tác soạn thảo ban hành văn quan doanh nghiệp nay, em lựa chọn đề tài Công tác soạn thảo ban hành văn hành văn hành Công ty Cổ Phần Đầu tư Mai Linh” để làm báo cáo tốt nghiệp Lịch... cục báo cáo tốt nghiệp gồm chương sau: Chương I: Cơ sở lý luận công tác soạn thảo ban hành văn hành Công ty Cổ phần Đầu tư Mai Linh Chương II: Thực trạng công tác soạn thảo ban hành văn hành Công. .. nhiều công trình nghiên cứu văn bản, soạn thảo ban hành văn như: Hướng dẫn soạn thảo văn công tác văn phòng quan đảng, nhà nước GS TSKH Nguyễn Văn Thâm (Nxb Chính trị Quốc gia 2009); Soạn thảo