BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Số: 139/VTLTNN-TTTH Hà Nội, ngày 04 tháng năm 2009 Độc lập - Tự - Hạnh phúc V/v Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng Kính gửi: - Các Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Trung ương Đảng; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Toà án nhân dân tối cao; - Kiểm toán nhà nước; - Cơ quan trung ương đoàn thể; - Các Tập đoàn kinh tế nhà nước Tổng công ty 91 Căn Quyết định số 177/2003/QĐ-TTg ngày 01 tháng năm 2003 Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; Căn Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư; Căn Quyết định số 19/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 Bộ Thông tin Truyền thông việc ban hành Quy định áp dụng tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước; Căn Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT ngày 09/4/2008 Bộ Thông tin Truyền thông việc ban hành Danh mục tiêu chuẩn ứng dụng công nghệ thông tin quan nhà nước; Căn Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước việc Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước hướng dẫn việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư sau: I HƯỚNG DẪN CHUNG Phạm vi, đối tượng Văn hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng, áp dụng quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế đơn vị vũ trang nhân dân (sau gọi chung quan, tổ chức) 2 Mục đích Thống nghiệp vụ quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng nhằm góp phần nâng cao hiệu hoạt động quan, tổ chức Yêu cầu a) Tuân thủ quy định pháp luật hành quản lý văn lập hồ sơ, phù hợp với quy trình công việc theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000 b) Phù hợp với quy định pháp luật hành công nghệ thông tin giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn, khả chia sẻ thông tin thuận tiện quan, tổ chức c) Thông tin sở liệu (CSDL) phải xác, đầy đủ, bảo vệ bí mật thông tin d) Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy không để mát, thất lạc Giải thích từ ngữ Trong Văn này, từ ngữ hiểu sau: Môi trường mạng: môi trường thông tin cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông qua sở hạ tầng thông tin; Cơ sở hạ tầng thông tin: hệ thống trang thiết bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính sở liệu; Cơ sở liệu: tập hợp liệu xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý cập nhật thông qua phương tiện điện tử; Văn điện tử: văn thể dạng thông điệp liệu; Thông điệp liệu: thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử; Phương tiện điện tử: phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự; Hồ sơ: tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác, hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân; Khung phân loại hồ sơ: hệ thống phân loại hồ sơ hình thành trình hoạt động quan tổ chức theo ngành, lĩnh vực II HƯỚNG DẪN CỤ THỂ Quản lý văn đến môi trường mạng 1.1 Lưu đồ mô tả văn đến môi trường mạng Văn Văn bản đến đến Văn Văn thư thư cơ quan quan Lãnh Lãnh đạo đạo văn phòng/lãnh văn phòng/lãnh đạo đạo cơ quan quan Tiếp Tiếp nhận, nhận, phân phân loại loại sơ sơ bộ, bộ, bóc bóc bì, bì, đóng đóng dấu dấu “Đến”, “Đến”, ghi ghi số số và đến, đến, đăng đăng ký, ký, scan, scan, chuyển chuyển giao giao văn văn bản đến đến ÝÝ kiến kiến phân phân phối phối văn văn bản Không Lãnh Lãnh đạo đạo đơn đơn vị vị Cán Cán bộ, bộ, công công chức, chức, viên viên chức chức (CBCCVC) (CBCCVC) chuyên chuyên môn môn Tổ Tổ chức chức thực thực hiện Giải Giải quyết Quan Quan trọng trọng Có ÝÝ kiến kiến chỉ đạo đạo giải giải quyết Theo Theo dõi dõi giải giải quyết Chú thích: Đường văn điện tử Đường văn giấy 1.2 Mô tả chi tiết Người thực Văn thư quan Nội dung công việc a) Đối với văn giấy: - Tiếp nhận văn đến; - Phân loại sơ (loại bóc bì: loại gửi cho quan loại không bóc bì: loại bì có ghi dấu mức độ mật gửi đích danh cho cá nhân tổ chức đoàn thể quan); - Bóc bì văn đến (đối với loại bóc bì); - Đóng dấu “Đến”, ghi số ngày đến; - Đăng ký văn đến PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1); - Scan văn đến đính kèm biểu ghi văn đến PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1); - Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn đến (lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan, tổ chức) Văn đến giấy sau scan văn thư quan giữ lại Sau nhận ý kiến phân phối văn đến qua mạng, văn thư quan chuyển văn giấy cho CBCCVC chuyên môn giao chủ trì giải Loại văn phải scan thực theo quy định quan b) Đối với văn điện tử gửi đến qua mạng: - Kiểm tra tính xác thực nguồn gốc nơi gửi toàn vẹn văn bản; - Đăng ký văn đến PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục:1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 9,10, 11 - Phụ lục 1); - Đính kèm biểu ghi văn đến PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục 14 - Phụ lục 1); - Chuyển cho người có trách nhiệm cho ý kiến phân phối văn đến (lãnh đạo văn phòng lãnh đạo quan, tổ chức) Lãnh đạo văn phòng/lãnh đạo quan, tổ chức Căn quy định quan, tổ chức; người cho ý kiến phân phối văn đến chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành quan văn phòng), người đứng đầu quan, tổ chức (hoặc cấp phó người đứng đầu ủy quyền trường hợp người đứng đầu vắng) Trường hợp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến phân phối: Người thực Nội dung công việc Căn vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan, tổ chức nội dung, mức độ quan trọng văn đến, chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) cho ý kiến đề xuất PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục 1) chuyển cho: - Lãnh đạo quan, tổ chức (để báo cáo xin ý kiến đạo văn có nội dung quan trọng); - Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện) Trường hợp người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến phân phối: Căn vào chức năng, nhiệm vụ đơn vị; lĩnh vực công tác phân công cấp phó phụ trách, người đứng đầu cho ý kiến phân phối (hoặc đạo) PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục: 12, 13 - Phụ lục 1) chuyển cho: - Cấp phó để đạo giải (thuộc lĩnh vực phụ trách); - Chánh văn phòng/Trưởng phòng hành (để theo dõi); - Lãnh đạo đơn vị chủ trì (để tổ chức thực hiện); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp (nếu có, để phối hợp tổ chức thực hiện) Trường hợp cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức cho ý kiến phân phối: Trường hợp cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức uỷ quyền cho ý kiến phân phối cấp phó thực công việc người đứng đầu quan, tổ chức báo cáo người đứng đầu quan, tổ chức Lãnh đạo đơn vị Đơn vị hiểu là: vụ, ban, phòng quan, tổ chức Trưởng đơn vị: Căn nội dung văn đến, ý kiến đạo lãnh đạo quan trình độ, lực cán đơn vị, trưởng đơn vị cho ý kiến đạo PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN ( Mục 12 - Phụ lục 1) chuyển cho: - Người đứng đầu quan cấp phó người đứng đầu quan phụ trách lĩnh vực có liên quan (để báo cáo); - Chánh văn phòng/trưởng phòng hành (để theo dõi); - Phó trưởng đơn vị để tổ chức thực (nếu cần); Người thực Nội dung công việc - CBCCVC chuyên môn đơn vị (chủ trì giải trường hợp đơn vị giao chủ trì giải phối hợp giải trường hợp đơn vị giao phối hợp giải quyết); - Lãnh đạo đơn vị phối hợp giải (nếu cần); - Văn thư quan (để chuyển văn giấy cho CBCCVC chủ trì giải quyết) Phó trưởng đơn vị: Trường hợp phó trưởng đơn vị trưởng đơn vị giao tổ chức thực phó trưởng đơn vị thực công việc trưởng đơn vị báo cáo trưởng đơn vị CBCCVC chuyên môn CBCCVC chủ trì giải quyết: - Nhận văn giấy văn thư quan chuyển đến; - Căn nội dung văn đến, ý kiến đạo lãnh đạo quan, lãnh đạo đơn vị, xác định nhập thông tin “Mã hồ sơ” PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN (Mục - Phụ lục 1); - Nghiên cứu nội dung văn đến để thực Trường hợp văn đến yêu cầu phải phúc đáp soạn văn trả lời (xem phân hệ quản lý văn đi); - Tập hợp văn liên quan đến công việc giao chủ trì giải thành hồ sơ (hồ sơ dạng giấy hồ sơ dạng liệu điện tử); - Đối với văn đến không cần lập hồ sơ xác định “Mã hồ sơ” CBCCVC phối hợp giải quyết: Nghiên cứu nội dung văn đến để phối hợp giải gửi ý kiến cho: - Lãnh đạo đơn vị (để báo cáo); - CBCCVC chủ trì Quản lý văn môi trường mạng 2.1 Lưu đồ mô tả văn môi trường mạng CBCCVC CBCCVC chuyên chuyên môn môn Lãnh Lãnh đạo đạo đơn đơn vị vị Dự Dự thảo, thảo, tiếp tiếp thu, thu, hoàn hoàn thiện thiện dự dự thảo thảo văn văn bản Tiếp Tiếp thu thu ýý kiến kiến chỉ đạo đạo của lãnh lãnh đạo đạo cơ quan, quan, chỉ đạo đạo chuyên chuyên viên viên Pháp Pháp chế chế cơ quan/Lãnh quan/Lãnh đạo đạo văn văn phòng phòng Văn Văn thư thư cơ quan quan Lãnh Lãnh đạo đạo cơ quan quan Có Không Có Có xin xin ýý kiến kiến Kiểm Kiểm tra tra nội nội dung, dung, thể thể thức, thức, kỹ kỹ thuật, thuật, có có bổ bổ sung, sung, sửa sửa đổi đổi Có Không Kiểm Kiểm tra tra pháp pháp chế, chế, hình hình thức, thức, thể thể thức, thức, kỹ kỹ thuật, thuật, có có bổ bổ sung, sung, sửa sửa đổi đổi Không ÝÝ kiến kiến chỉ đạo, đạo, có có bổ bổ sung, sung, sửa sửa đổi đổi ÝÝ kiến kiến đóng đóng góp góp Có In, In, trình trình ký ký Ký Ký tắt tắt về nội nội dung dung Lưu Lưu hồ hồ sơ sơ Không Có Ký Ký tắt tắt về pháp pháp chế, chế, thể thể thức, thức, kỹ kỹ thuật thuật Chuyển Chuyển giao giao Ký Ký ban ban hành hành Đăng Đăng ký, ký, làm làm thủ tục thủ tục phát phát hành hành Phát hành Chú thích: Đường văn điện tử Đường văn giấy 2.2 Mô tả chi tiết: Người thực Nội dung công việc CBCCVC - Dự thảo văn chuyên - Trường hợp cần thiết chuyển dự thảo văn xin ý kiến đóng môn góp, tiếp thu hoàn thiện dự thảo; - Chuyển dự thảo văn hoàn thiện cho lãnh đạo đơn vị xem xét; - Chỉnh sửa dự thảo văn bản; - In trình lãnh đạo đơn vị; - Chuyển văn giấy cho văn thư quan; - Đăng ký văn PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 - Phụ lục 2), chuyển văn thư quan Lãnh đạo đơn vị Trưởng đơn vị: - Kiểm tra nội dung văn bản; - Trường hợp cần bổ sung, sửa đổi cho ý kiến chuyển cho: + Phó trưởng đơn vị (trường hợp uỷ quyền cho phó trưởng đơn vị đạo giải quyết); + CBCCVC chuyên môn soạn thảo văn - Chuyển pháp chế quan/văn phòng để kiểm tra pháp chế, hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; - Tiếp thu ý kiến đạo CBCCVC chuyên môn chỉnh sửa dự thảo; - Ký tắt nội dung Phó trưởng đơn vị: Trường hợp phó trưởng đơn vị trưởng đơn vị giao đạo giải phó trưởng đơn vị thực công việc trưởng đơn vị chuyển văn cho trưởng đơn vị để báo cáo Pháp chế Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý văn trước trình ký, chuyển quan ý kiến cho nơi gửi lãnh đạo văn phòng Lãnh đạo Chánh văn phòng (hoặc văn thư quan uỷ quyền) kiểm tra thể văn thức, kỹ thuật trình bày văn trước trình ký, chuyển ý kiến cho phòng nơi gửi lãnh đạo quan Lãnh đạo Trường hợp cấp phó người đứng đầu giao phụ trách quan lĩnh vực đạo giải quyết: - Kiểm tra văn (cả nội dung, hình thức, thể thức kỹ thuật trình Người thực Nội dung công việc bày); - Trường hợp không chấp thuận cho ý kiến chuyển lại cho trưởng đơn vị giao chủ trì giải để đạo bổ sung, sửa đổi; - Trường hợp chấp thuận cho ý kiến đồng ý chuyển cho: + Người đứng đầu quan, tổ chức (để báo cáo); + Trưởng đơn vị giao chủ trì giải (để biết đạo CBCCVC chuyên môn); + Chánh văn phòng (để biết) - Ký ban hành Việc ký văn thực chữ ký điện tử (nếu đăng ký chữ ký số cấp chứng thực chữ ký số theo quy định Luật giao dịch điện tử) Trường hợp người đứng đầu quan đạo giải quyết: Người đứng đầu thực công việc tương tự công việc mà cấp phó thực nêu Văn thư quan - Nhận văn giấy từ CBCCVC chuyên môn có chữ ký tắt nội dung trưởng đơn vị; - Chuyển cho pháp chế quan lãnh đạo văn phòng để ký tắt pháp chế, hình thức, thể thức, kỹ thuật; - Trình lãnh đạo quan để ký ban hành; - Đăng ký văn làm thủ tục phát hành bao gồm công việc: + Đóng dấu văn (dấu quan, dấu khẩn, mật dấu khác); + Đăng ký văn PHÂN HỆ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Mục: 1, - Phụ lục 2); + Làm thủ tục chuyển phát văn đi; + Lưu văn Văn giấy gửi đi, văn thư quan lưu lại 02 bản: 01 lập thành tập lưu văn 01 chuyển cho CBCCVC chuyên môn chủ trì giải để lập hồ sơ công việc Văn lưu tập lưu văn phải gốc, có chữ ký trực tiếp người có thẩm quyền Bản lưu văn văn thư quan phải xếp theo thứ tự đăng ký Quản lý hồ sơ môi trường mạng 3.1 Lưu đồ quản lý hồ sơ môi trường mạng Văn đến, văn có mã hồ sơ (1) Ý kiến đạo, ý kiến đóng góp có mã hồ sơ (1) Hồ sơ đơn vị (4) Hồ sơ nộp vào lưu trữ quan Hồ sơ phải nộp vào lưu trữ quan Văn tài liệu khác có mã hồ sơ (1) Hồ sơ có mã theo khung phân loại hồ sơ (2) Hồ sơ giải (3) Tài liệu loại khỏi hồ sơ (3) Lưu trữ quan (5) Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn Hồ sơ bảo quản có thời hạn 3.2 Mô tả chi tiết (1) Căn vào Khung phân loại hồ sơ (tồn ngầm định hệ thống), trình giải công việc (đối với việc phải lập hồ sơ), CBCCVC xác định mã hồ sơ cho văn đi, văn đến, ý kiến đạo, ý kiến đóng góp, văn tài liệu khác có liên quan (sau gọi tắt tài liệu); (2) Khi tài liệu có mã với “Mã hồ sơ” Khung phân loại hồ sơ, hồ sơ tự động chép (copy) sang CSDL “Hồ sơ giải quyết”; (3) Tất tài liệu có chung mã hồ sơ hệ thống tự động tích hợp thành hồ sơ trình giải công việc Khi công việc hoàn thành, CBCCVC phải: 10 - Xác định hồ sơ kết thúc PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỒ SƠ (Mục 10 - Phụ lục 3); - Loại bỏ tài liệu không cần thiết; - Xác định hồ sơ nộp vào lưu trữ quan PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỒ SƠ (Mục 11 - Phụ lục 3); - Hoàn thiện hồ sơ: tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc; thời hạn bảo quản; số lượng tờ; hạn chế sử dụng; đặc điểm tài liệu có hồ sơ PHÂN HỆ QUẢN LÝ HỒ SƠ (Mục: 3, 4, 5, 6, 7, 8, - Phụ lục 3) (4) Tất hồ sơ hoàn thiện hệ thống tự động chuyển sang CSDL “Hồ sơ đơn vị” (5) Đến thời hạn nộp lưu, hồ sơ phải nộp vào lưu trữ quan CSDL “Hồ sơ đơn vị” chuyển vào Lưu trữ quan tự động nối tiếp với hồ sơ số có III TỔ CHỨC THỰC HIỆN Căn Văn hướng dẫn tuỳ thuộc vào đặc điểm tài liệu văn thư quan, tổ chức, quan, tổ chức ứng dụng CNTT công tác văn thư ban hành văn quy định cụ thể, chi tiết riêng Văn thay Phần II Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19/11/1999 Cục Lưu trữ Nhà nước việc hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư - lưu trữ Trong trình thực hiện, có vấn đề phát sinh khó khăn, vướng mắc, đề nghị quan, tổ chức phản ánh Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước để phối hợp giải quyết./ Nơi nhận: - Như trên; - Bộ Nội vụ (b/c); - Lãnh đạo Cục (03); - Các đơn vị thuộc Cục; - Website VTLT; - Lưu: VT, TTTH (03) CỤC TRƯỞNG (Đã ký) Vũ Thị Minh Hương Phụ lục 11 THÔNG TIN ĐẦU VÀO Dữ liệu quản lý văn đến Số thứ tự (số đến) Ngày đến Tác giả (tên quan, tổ chức ban hành) Số ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại văn Trích yếu nội dung văn Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ) Mức độ mật (mật/ tối mật/ tuyệt mật) 10 Mức độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc) 11 Số tờ 12 Ý kiến phân phối 13 Thời hạn giải 14 File văn đến đính kèm Phụ lục Tuỳ theo đặc thù quan, tổ chức bổ sung thêm thông tin đầu vào, thứ tự nội dung giữ nguyên 12 THÔNG TIN ĐẦU VÀO Dữ liệu quản lý văn Số ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại văn Trích yếu nội dung văn Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ) Độ mật (mật/ tuyệt mật/ tối mật) Độ khẩn (khẩn/ thượng khẩn/ hỏa tốc) Số trang Chức vụ họ, tên người ký văn 10 Nơi nhận 11 Số lượng phát hành 12 File văn đính kèm Phụ lục Tuỳ theo đặc thù quan, tổ chức bổ sung thêm thông tin đầu vào, thứ tự nội dung giữ nguyên 13 THÔNG TIN ĐẦU VÀO Dữ liệu quản lý hồ sơ Mã hồ sơ (theo Khung phân loại hồ sơ) Hồ sơ số Tiêu đề hồ sơ Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc Thời hạn bảo quản Số lượng tờ Hạn chế sử dụng (mật/tình trạng vật lý kém/đang xử lý nghiệp vụ/lý khác) Đặc điểm tài liệu có hồ sơ 10 Hồ sơ kết thúc 11 Không nộp lưu vào lưu trữ quan 12 Người lập hồ sơ Phụ lục Tuỳ theo đặc thù quan, tổ chức bổ sung thêm thông tin đầu vào, thứ tự nội dung giữ nguyên 14 THÔNG TIN ĐẦU RA Mẫu đăng ký bên “Sổ đăng ký văn đến”(420 x 297cm) Số đến Ngày đến Tác giả Số ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị/người nhận Ký nhận Ghi Phụ lục 15 THÔNG TIN ĐẦU RA Mẫu đăng ký bên “Sổ đăng ký văn mật đến”(420 x 297cm) Số đến Ngày đến Tác giả Số ký hiệu Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Độ mật Đơn vị/người nhận Ký nhận Ghi Phụ lục 16 THÔNG TIN ĐẦU RA Mẫu đăng ký bên “Sổ đăng ký văn đi”(420 x 297cm) Số ký hiệu văn Ngày tháng Tên loại trích yếu nội dung Nơi nhận Ký nhận Số lượng Ghi Phụ lục 17 THÔNG TIN ĐẦU RA Mẫu phiếu trình ký văn Tên văn bản/ công việc: Ý kiến đạo xử lý: Thời gian đạo xử lý Chức vụ, họ tên người đạo/ xử lý Nội dung trao đổi/ ý kiến xử lý Phụ lục 18 THÔNG TIN ĐẦU RA Báo cáo tình hình giải văn đến Từ ngày đến ngày Số đến Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng tác giả văn Đơn vị/ người nhận Thời hạn giải Tình trạng giải Số, ký hiệu văn trả lời Ghi Tổng số: Đã xử lý: Chưa xử lý: Phụ lục 19 THÔNG TIN ĐẦU RA Báo cáo tình hình văn Từ ngày đến ngày STT Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng trích yếu nội dung Đơn vị/ người nhận Ghi Phụ lục 10 20 THÔNG TIN ĐẦU RA Mẫu MỤC LỤC VĂN BẢN (để thống kê văn có hồ sơ) STT Tên loại, số ký hiệu, ngày tháng, tác giả văn trích yếu nội dung văn Tờ số Ghi Phụ lục 11 21 THÔNG TIN ĐẦU RA Mẫu MỤC LỤC HỒ SƠ STT Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Thời gian bắt đầu-kết thúc Số lượng tờ Đơn vị/ người lập Ghi 22 ... Văn điện tử: văn thể dạng thông điệp liệu; Thông điệp liệu: thông tin tạo ra, gửi đi, nhận lưu trữ phương tiện điện tử; Phương tiện điện tử: phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, ... nghệ thông tin giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin liệu đặc tả nhằm bảo đảm kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn, khả chia sẻ thông. .. HƯỚNG DẪN CỤ THỂ Quản lý văn đến môi trường mạng 1.1 Lưu đồ mô tả văn đến môi trường mạng Văn Văn bản đến đến Văn Văn thư thư cơ quan quan Lãnh Lãnh đạo đạo văn phòng/lãnh văn phòng/lãnh đạo đạo