BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG KHƢƠNG THỊ LAN ANH TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HẢI VÂN Chuyên ngành: Kế toán Mã ngành: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2013 Công trình hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: GS.TS TRƢƠNG BÁ THANH Phản biện 1: TS ĐOÀN NGỌC PHI ANH Phản biện 2: GS.TS NGUYỄN VĂN CÔNG Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng 12 năm 2013 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mỗi doanh nghiệp muốn tồn phát triển phải quan tâm đến suất tăng sức cạnh tranh, đặc biệt cần phải tăng cường hiệu lực công tác quản lý KSNB trở thành công cụ hữu hiệu cần thiết giúp doanh nghiệp đạt hiệu lực quản lý, giảm thiểu rủi ro tăng mức độ tin cậy cho BCTC Hiện nay, có số đề tài nghiên cứu KSNB doanh nghiệp sản xuất thương mại dịch vụ Riêng công ty cổ phần xi măng Hải Vân chưa có tác giả nghiên cứu hệ thống KSNB đơn vị Công ty CP xi măng Hải Vân đơn vị sản xuất phân phối chủ yếu sản phẩm xi măng thị trường Miền Trung Tây Nguyên Không phân phối sản phẩm xi măng tự sản xuất, công ty phân phối thêm nhiều mặt hàng chủng loại xi măng thương hiệu khác Với địa bàn phân phối rộng, khách hàng công ty gồm nhiều đại lý, công trình nên tình hình bán hàng xảy liên tục dễ dẫn tới sai sót Công tác kiểm soát hoạt động bán hàng trở nên quan trọng cấp thiết công ty đặc biệt môi trường kinh doanh mang tính cạnh trang ngày gay gắt Tuy nhiên công tác kiểm soát trình bán hàng thu tiền công ty nhiều vấn đề chưa hợp lý, tồn nhiều thiếu sót cần phải hoàn thiện Xuất phát từ nhu cầu thực tế đặc thù trình bán hàng thu tiền đơn vị nên tác giả chọn đề tài: “Tăng cường kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cổ phần xi măng Hải Vân” làm đề tài luận văn nghiên cứu Mục đích nghiên cứu Trên sở lý luận, luận văn nghiên cứu tổng hợp vấn đề lý luận chung KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp, đặc thù sản xuất kinh doanh doanh nghiệp ảnh hưởng đến công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền Từ đó, luận văn tập trung làm rõ tình hình thực tế KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty CP xi măng Hải Vân đề xuất giải pháp nhằm tăng cường hoạt động KSNB chu trình bán hàng thu tiền đơn vị Câu hỏi nghiên cứu Đề tài sâu nghiên cứu hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền thực công ty, đề tài làm rõ câu hỏi sau: Các thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty nào, có đáp ứng mục tiêu kiểm soát công ty hay không? Những hạn chế hệ thống kiểm soát nội đặc biệt thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty cách khắc phục hạn chế này? Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty CP xi măng Hải Vân Phạm vi nghiên cứu: Tập trung nghiên cứu chu trình bán hàng thutiền Công ty CP xi măng Hải Vân Phƣơng pháp nghiên cứu - Phương pháp trực tiếp thu thập tài liệu thứ cấp - Phương pháp vấn: Ban kiểm soát, kế toán trưởng, trưởng phòng tiêu thụ, trưởng phòng kinh doanh, nhân viên bán hàng… - Phương pháp đối chiếu, phân tích so sánh Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Ý nghĩa khoa học: Luận văn hệ thống hóa lý luận công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền, ứng dụng vào công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty CP xi măng Hải Vân Qua phân tích đánh giá thực trạng luận văn nêu lên bất cập, tồn thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty, từ đưa biện pháp tương đối hữu hiệu nhằm hoàn thiện thủ tục kiểm soát Các giải pháp đưa giúp đơn vị tham khảo có tính ứng dụng cao thực tiễn Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, luận văn gồm chương sau: - Chương 1: Cở sở lý luận KSNB chu trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp - Chương 2: Thực trạng KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP xi măng Hải Vân - Chương 3: Giải pháp tăng cường KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty CP xi măng Hải Vân CHƢƠNG CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội Tuy có nhiều khái niệm hệ thống KSNB, song nhìn chung nói đến hệ thống KSNB nhắc tới vấn đề chính: KSNB trình; KSNB thiết kế vận hành người; KSNB giúp cung cấp bảo đảm hợp lý; KSNB giúp đạt mục tiêu kiểm soát 1.1.2 Sự cần thiết hệ thống kiểm soát nội Thực tế tình hình quản lý doanh nghiệp nước ta chưa bám sát vào hoạt động cấp dưới, chưa sâu kiểm soát hoạt động kinh doanh nên khả xảy sai phạm lớn Để tránh tình trạng đơn vị nên xây dựng hệ thống kiểm soát Xây dựng vận hành hữu hiệu hệ thống KSNB góp phần giúp quản lý hoạt động kinh doanh đơn vị hiệu hơn; bảo đảm thực giám sát hiệu chế độ sách ban hành; giúp ngăn chặn, phát kịp thời sai phạm, hoạt động đơn vị Với lợi ích mà hệ thống KSNB mang lại việc thiết lập hoạt động hữu hiệu, hiệu hệ thống KSNB trở thành nhu cầu cấp thiết đơn vị 1.1.3 Mục tiêu hệ thống kiểm soát nội - Mục tiêu hoạt động - Mục tiêu tuân thủ - Mục tiêu báo cáo tài 1.1.4 Các thành phần chủ yếu hệ thống kiểm soát nội Một hệ thống KSNB gồm thành phần, là: a Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm nhân tố sau: Tính trung thực giá trị đạo đức; cam kết lực; triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý; cấu máy tổ chức đơn vị cách thức phân định quyền hạn trách nhiệm; sách nhân sự; công tác kế hoạch dự toán; uỷ ban kiểm soát; phận kiểm toán nội bộ; môi trường bên b Đánh giá rủi ro Nhà quản lý cần thiết lập mục tiêu tổ chức bao gồm mục tiêu chung tổ chức mục tiêu riêng cho hoạt động, nhận dạng rủi ro mà khiến cho mục đích thực được, sau tiến hành phân tích rủi ro c Thông tin truyền thông Trong hệ thống thông tin thông tin cung cấp hệ thống kế toán phần quan trọng đơn vị d Hoạt động kiểm soát Các nguyên tắc thiết lập thủ tục kiểm soát là: nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc bất kiêm nhiệm, nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn.Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm: phân chia trách nhiệm đầy đủ, kiểm soát trình xử lý thông tin nghiệp vụ, kiểm soát vật chất, kiểm tra độc lập việc thực nghiệp vụ, phân tích soát xét lại việc thực e Giám sát: Giám sát hệ thống KSNB bao gồm việc đánh giá thường xuyên định kỳ nhà quản lý hệ thống KSNB nhằm xem xét hoạt động có thiết kếvà cần phải điểu chỉnh cho phù hợp với tình hình giai đoạn  Các thành phần hệ thống KSNB có mối liên hệ chặt chẽ với Thiết lập hệ thống KSNB thật điều cần thiết đơn vị Tuy nhiên, hệ thống KSNB người thiết lập vận hành nên tránh hạn chế định 1.2 NỘI DUNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Những vấn đề chu trình bán hàng thu tiền a Khái niệm đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền * Khái niệm chu trình bán hàng thu tiền Chu trình bán hàng thu tiền trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho KH để đổi lấy tiền quyền thu tiền từ KH * Đặc điểm chu trình bán hàng thu tiền - Đây chu trình trải qua nhiều khâu, liên quan mật thiết đến nhiều loại tài sản đơn vị, tài sản có độ rủi ro mátcao tiền, hàng tồn kho, hàng hoá - Khoản mục Nợ phải thu KH chiếm tỷ trọng cao hay thấp tuỳ vào đặc điểm doanh nghiệp ảnh hưởng đến mức độ xảy rủi ro liên quan đến khoản mục b Chức chu trình bán hàng thu tiền - Tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu; - Triển khai, thực sản xuất theo đơn đặt hàng; - Chuẩn bị hàng giao; - Giao hàng (lập phiếu xuất kho, xuất kho, vận chuyển); - Lập hóa đơn; - Nhận tiền (nếu khách hàng trả tiền ngay); - Ghi sổ doanh thu, ghi sổ tiền mặt, ghi sổ khoản phải thu (nếu khách hàng chưa toán ngay) Lập báo cáo liên quan 1.2.2 Mục tiêu kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền a Sự hữu hiệu hiệu hoạt động Sự hữu hiệu thể cụ thể hoạt động bán hàng đạt mục tiêu doanh thu, thị phần, tốc độ tăng trưởng Sự hiệu thể mối tương quan kết đạt chi phí bỏ ra, tương quan chi phí chi cho hoạt động thu tiền số tiền thu được, đơn vị chi hợp lý cho hoạt động thu tiền đảm bảo tối ưu chi phí số tiền thu b Tuân thủ luật pháp quy định Mọi hoạt động chu trình bán hàng thu tiền phải thực theo cho phép pháp luật quy định nhà nước có liên quan đơn vị ban hành c Báo cáo tài đáng tin cậy Các khoản mục báo cáo tài liên quan trực tiếp đến chutrình bán hàng thu tiền như: doanh thu, nợ phải thu KH, tiền, hàng tồn kho… cần phải trình bày đắn, trung thực 1.2.3 Các rủi ro chu trình bán hàng thu tiền a Đối với chu trình bán hàng - Nhận kiểm tra đơn đặt hàng khách hàng: ĐĐH chấp nhận không phê duyệt - Xét duyệt bán chịu:Việc xét duyệt bán chịu không cấp có thẩm quyền phê duyệt - Xuất kho chuyển giao hàng hóa: Giao hàng chưa xét duyệt, hàng hoá thất thoát trình giao hàng… - Lập hóa đơn: Bán hàng không lập hoá đơn, lập hóa đơn sai giá trị, tên, địa KH - Ghi sổ doanh thu bán hàng: Ghi sai niên độ doanh thu; ghi khống khoản doanh thu, ghi trùng ghi sót hoá đơn… - Xử lý ghi sổ khoản giảm trừ doanh thu: Hàng bị KH trả lại không nhập kho b Đối với hoạt động thu tiền - Theo dõi Nợ phải thu KH: Tiền thu từ KH bị nhân viên bán hàng hay thu ngân chiếm dụng, quản lý nợ phải thu KH - Lập dự phòng phải thu khó đòi, xóa sổ khoản nợ không thu hồi được: Các khoản nợ phải thu lớn thực tế khả thu hồi công nợ làm sai lệch số liệu 1.2.4 Tổ chức thông tin kế toán phục vụ KSNB chu trình bán hàng thu tiền - Lập luân chuyển chứng từ - Tổ chức hệ thống tài khoản sổ sách kế toán, báo cáo kế toán liên quan 1.2.5 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền - Kiểm soát trình tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng - Kiểm soát trình xét bán chịu - Kiểm soát trình giao hàng cho khách hàng - Kiểm soát trình lập hóa đơn - Kiểm soát trình ghi sổ nghiệp vụ bán hàng - Kiểm soát trình thu tiền bán hàng - Kiểm soát xét duyệt hàng bán bị trả lại giảm giá hàng bán - Kiểm soát trình lập dự phòng, xóa sổ khoản nợ phải thu khó đòi CHƢƠNG THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HẢI VÂN 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP XI MĂNG HẢI VÂN 2.1.1 Đặc điểm hình thành phát triển công ty Công ty cổ phần xi măng Hải Vân công ty cổ phần chuyển đổi từ doanh nghiệp nhà nước trực thuộc Tổng Công ty xi măng Việt Nam theo Quyết định số 1861/QĐ-XMVN ngày 08/11/2007 Công ty Xi măng Hải Vân phân đấu nhà cung cấp vật liệu xây dựng hàng đầu khu vực miền Trung Tây Nguyên 10 phân chia cụ thể nhiệm vụ cho nhân viên cấp hoạt động kinh doanh công ty d Chính sách nhân sự, quy trình thực hiện, phân định quyền hạn trách nhiệm Công tác đào tạo quan tâm nhằm xây dựng, bồi dưỡng đội ngũ cán Việc thực chế độ người lao động tương đối đầy đủ Chính sách tuyển dụng thực theo quy trình ban hành e Các nhân tố bên Với nhân tố khác quan thuế, quan kiểm toán, văn quy định luật pháp, tài chính… góp phần không nhỏ đến việc thiết kế vận hành hệ thống KSNB đơn vị 2.2.2 Đặc điểm hệ thống kế toán tổ chức thông tin kế toán phục vụ kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty a Đặc điểm hệ thống kế toán Bộ máy kế toán áp dụng công ty theo mô hình tập trung Hình thức kế toán công ty: Công ty sử dụng phần mềm kế toán Fast.2002 với hình thức kế toán Nhật ký - chứng từ b Tổ chức thông tin kế toán phục vụ KSNB chu trình bán hàng thu tiền - Lập luân chuyển chứng từ kế toán - Hệ thống tài khoản kế toán, sổ sách kế toán BCTC Công tác tổ chức thông tin phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty quan tâm ý, phòng kế toán thực khoa học tuân thủ chuẩn mực, chế độ kế toán hành Tuy nhiên, tồn số hạn chế định 2.2.3 Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty CP xi măng Hải Vân 11 a Các quy định, sách liên quan đến tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa công ty - Chính sách chọn nhà phân phối, khách hàng trực tiếp - Chính sách sản phẩm hàng hóa - Chính sách giá quản lý giá bán - Chính sách chiết khấu, hỗ trợ tiêu thụ khác - Các quy định bán hàng trả chậm - Quy định xét duyệt bán chịu ký kết hợp đồng - Quy định trách nhiệm thẩm định khách hàng b Thủ tục kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty b1 Đối với chu trình bán hàng * Kiểm soát tiếp nhận xử lý đơn đặt hàng, xét duyệt bán chịu: + Đối với trường hợp bán hàng cho nhà phân phối (NPP) + Đối với tường hợp bán hàng cho khách hàng trực tiếp Sau xác định KH đặt hàng NPP hay KH trực tiếp (sau gọi chung khách hàng), nhân viên tiêu thụ kiểm tra lại tính xác ĐĐH, xem xét khả cung ứng, kiểm tra tín dụng KH, đề xuất hình thức bán chịu (nếu có) trình cho trưởng phòng tiêu thụ, phó giám đốc kinh doanh kiểm tra xét duyệt Trong trường hợp mua hàng trả chậm, phòng tiêu thụ phải thẩm định để xét duyệt bán chịu.Nếu từ chối ĐĐH nhân viên tiêu thụ thông báo cho KH biết toán khoản nợ trước có Sau ĐĐH duyệt, nhân viên tiêu thụ lập lệnh bán hàng có phê duyệt xác nhận hạn mức bán chịu trưởng phòng tiêu thụ phó giám đốc kinh doanh Phòng tiêu thụ tiến hành ký kết hợp đồng theo dõi tiến độ thực hợp đồng 12 Những rủi ro xảy khâu tiếp nhận, xử lý ĐĐH xét duyệt bán chịu: Công ty chưa ban hành mẫu ĐĐH thống gây khó khăn quản lý… * Kiểm soát giao hàng cho khách hàng Căn lệnh bán hàng duyệt, nhân viên tiêu thụ chuyển đến kho để tiến hàng giao hàng cho KH lậpphiếu xuất kho cho KH Phiếu xuất kho đánh số thứ tự liên tục lập theo mẫu quy định công ty Phiếu xuất kho đòi hỏi có chữ ký bên liên quan + Giao hàng kho công ty + Giao hàng địa điểm theo ĐĐH Rủi ro xảy khâu giao hàng hoá cho KH: Nhân viên tiêu thụ lựa chọn đơn vị vận chuyển không đủ uy tín, dễ xảy tình trạng lái xe không vận chuyển hàng cho KH mà bán hàng cho ngýời khác ðể lấy tiền, ảnh hýởng ðến tiến ðộ giao hàng, hàng hóa, ảnh hưởng đến uy tín công ty… * Kiểm soát trình lập hóa đơn cho KH Sau giao hàng cho KH, nhân viên phòng tiêu thụ xuất hóa đơn GTGT cho KH Hóa đơn GTGT lập vào hồ sơ bán hàng Hóa đơn GTGT đáp ứng đầy đủ yêu cầu thông tin cần thiết phải ký duyệt đầy đủ bên Cuối ngày, hóa đơn GTGT với hồ sơ bán hàng lập tổng hợp gởi phòng kế toán kiểm tra cập nhật vào phần mềm Rủi ro xảy khâu khâu lập hóa đơn: Hóa đơn GTGT phòng tiêu thụ lập tham gia kế toán nên dễ dẫn đến sai sót… * Kiểm soát ghi nhận doanh thu bán hàng 13 Kế toán bán hàng hóa đơn GTGT phòng tiêu thụ cung cấp tiến hành kiểm tra, không phát sai sót tiến hành ghi sổ doanh thu bán hàng Rủi ro xảy khâu ghi nhận doanh thu bán hàng: Việc phản ánh doanh thu, công nợ phải thu KH, hàng tồn kho không kịp thời đầy đủ, chậm trễ kéo đến phản ánh thông tin thiếu xác… * Kiểm soát hàng bán bị trả lại Trong trường hợpKH đề nghị trả lại toàn chi phí vận chuyển hàng công ty chịu trách nhiệm Nhân viên tiêu thụ thông báo với trưởng phòng tiêu thụ phó giám đốc kinh doanh xét duyệt Phiếu yêu cầu nhập hàng, sau tiến hàng lập BB hàng bán bị trả lại xác nhận với KH Phiếu nhập kho nhân viên tiêu thụ thủ kho lập để làm chứng từ cho công việc nhập hàng vào kho b2 Đối với chu trình thu tiền * Kiểm soát nợ phải thu KH Dựa vào hóa đơn GTGT kế toán bán hàng kiểm tra, tiến hành ghi nhận doanh thu đồng thời ghi nhận nợ phải thu KH (trường hợp bán trả chậm).Định kỳ hàng tháng lập Bảng đối chiếu công nợ với KH, sau gửi đến KH để xác nhận công nợ Định kỳ hàng tháng kế toán công nợ lập Báo cáo tình hình công nợ toàn công ty, phân loại khoản nợ dự kiến lập dự phòng khoản nợ theo quy định Rủi ro xảy khâu kiểm soát nợ phải thu KH: Trách nhiệm bồi thường xử phạt nhân viên tiêu thụ bán cho KH khả thu hồi công nợ không quy định rõ ràng, nhân viên tiêu thụ chưa ý thức hết trách nhiệm khâu bán hàng thu hồi công nợ… 14 * Kiểm soát chu trình thu tiền - Thu tiền mặt + Tại công ty:Căn số tiền toán, kế toán tiền mặt lập Phiếu thu cho KH Căn vào phiếu thu, thủ quỹ thu tiền giao cho khách hàng liên Cuối tháng, thủ quỹ kiểm kê tiền mặt đối chiếu với số liệu sổ quỹ + Tại địa bàn khác: Nhân viên tiêu thụ ủy quyền thu tiền KH địa bàn cấp Giấy giới thiệu thu tiền Cuối ngày sau thu tiền KH, nhân viên tiêu thụ nộp cho trưởng nhóm tiêu thụ địa bàn trưởng nhóm tiêu thụ chuyển khoản vào tài khoản công ty vào ngày tiếp Như vậy, địa bàn xa công ty chưa hình thành thủ quỹ riêng, việc nhân viên tiêu thụ kiêm nhiệm Rủi ro xảy khâu thu tiền mặt: Với thời gian kiểm kê tiền quỹ sổ sách dài dễ dẫn đến tình trạng chiếm dụng tiền công ty thủ quỹ… - Chuyển khoản qua ngân hàng Kế toán ngân hàng Giấy báo Có ngân hàng nhập vào phần mềm kế toán Cuối tháng, kế toán ngân hàng đối chiếu số liệu sổ kế toán chi tiết tiền gửi ngân hàng sổ phụ ngân hàng để kiểm tra Kế toán ngân hàng vừa người trực tiếp ghi sổ kiểm tra số liệu ngân hàng nên xảy sai sót * Kiểm soát trình lập dự phòng, xóa khoản nợ phải thu khó đòi Đối với khoản nợ khó đòi khả thu hồi, phòng kế toán lập hồ sơ trình hội đồng xử lý công nợ thẩm định để xem xét thu thập tài liệu chứng minh việc KH khả 15 làm cho việc xử lý khoản nợ khó đòi Việc thành lập, xử lý khoản nợ khó đòi có tham gia phận liên quan 2.2.4 Những kết đạt đƣợc hạn chế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty CP xi măng Hải Vân a Những kết đạt công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty * Môi trường kiểm soát Công ty chủ trương xây dựng hệ thống quy định, quy trình phục vụ cho công tác KSNB đơn vị Tại công ty, tư cách đạo đức, hành vi ứng xử hiệu công việc cấp lãnh đạo gương để nhân viên noi theo Công ty thiết lập cấu tổ chức chặt chẽ hợp lý góp phần xây dựng nên tảng cho hoạt động hiệu hệ thống quản lý Công tác lập kế hoạch dự toán tiến hành lập định kỳ Công tác tuyển dụng nhân thực có kế hoạch theo quy trình quản lý để chọn người việc giúp nâng cao hiệu xử lý công việc * Hệ thống kế toán, tổ chức thông tin kế toán Bộ máy kế toán tổ chức tương đối hợp lý, phân công rõ trách nhiệm cho nhân viên nâng cao hiệu công tác kế toán công ty Về trình tự luân chuyển chứng từ chứng từ thực cách hợp lý Công ty áp dụng công nghệ thông tin lĩnh vực kế toán nhằm đơn giản hóa khối lượng công việc kế toán giúp xử lý, kiểm tra đối chiếu số liệu nhanh chóng thuận tiện * Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền 16 Công ty ban hành gần đầy đủ sách liên quan đến hoạt động bán hàng sách giá bán, sách chiết khấu, sách hỗ trợ tiêu thụ,… cụ thể cho nhóm KH Công ty thực khâu thẩm định khách hàng trước bán chịu cho KH Công ty tuân thủ quy định pháp luật lập xử lý nợ khó đòi b Những hạn chế công tác kiểm soát nội chu trình bánhàng thu tiền công ty * Môi trường kiểm soát Công ty chưa thành lập phận kiểm toán nội độc lập để kiểm soát hoạt động công ty đặc biệt việc thực quy trình, sách ban hành Ban kiểm soát lập mang tính chất đối phó, hoạt động thiếu tính chuyên nghiệp sâu sát thực tế Công ty chưa có quy định cụ thể chưa thực nghiêm túc việc xử phạt CBCNV vi phạm số quy trình KSNB mà công ty ban hành Việc xử phạt dựa vào cảm tính, tính chất răn đe nhân viên Nhân địa bàn xa công ty phải kiêm nhiệm nhiều chức năng, khả xảy sai sót, gian lận cao Công ty chưa thường xuyên đánh giá cách nghiêm túc hệ thống KSNB * Đánh giá rủi ro: Công ty chưa xây dựng, ban hành quy định đánh giá, xác định rủi ro nên không quản trị tốt rủi ro kinh doanh chu trình bán hàng thu tiền * Hệ thống kế toán, tổ chức thông tin kế toán - Chưa có quy định trình tự luân chuyển chứng từ mà thực theo thói quen 17 - Công ty chưa thiết lập số mẫu biểu thống ĐĐH, ĐĐH không đánh số thứ tự * Thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền - Các sách chiết khấu, hỗ trợ tiêu thụ… lập cách cảm tính có nhiều sách ban hành thời điểm cho đối tượng khách hàng, dễ gây nhầm lẫn - Chính sách tín dụng chưa phát huy hiệu quả, hình thức bảolãnh hợp đồng (nhất ngân hàng nhỏ, tổ chức tín dụng uy tín) chưa đảm bảo khả toán KH - Công tác thẩm định KH (tình hình tài chính, khả toán…) mang tính chủ quan người thẩm định - Vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm: nhân viên tiêu thụ bán hàng kiêm nhiệm việc thu tiền KH, nhân viên ghi sổ kiêm nhiệm kiểm tra việc ghi chép tiền gửi ngân hàng… - Công tác thu hồi công nợ không thực nghiêm túc, nhiều trường hợp KH có số dư nợ cuối kỳ vượt số dư nợ cho phép CHƢƠNG GIẢI PHÁP TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HẢI VÂN 3.1 CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HẢI VÂN 3.1.1 Căn vào tình hình thực tế ngành xi măng Trong bối cảnh kinh tế khó khăn, thị trường bất động sản đóng băng, thị trường xi măng cung vượt cầu, công ty ngành xi măng Việt Nam phải nỗ lực không ngừng, xoay xở khó, 18 mặt trì sản xuất kinh doanh, mặt khác phấn đấu hoàn thành tiêu đề Công ty CP xi măng Hải Vân cần có thay đổi chế quản lý để phù hợp với điều kiện khó khăn tại, giúp công ty cạnh tranh tốt với doanh nghiệp khác ngành 3.1.2 Căn vào định hƣớng phát triển công ty Định hướng phát triển công ty CP xi măng Hải Vân nắm giữ tốt thị trường tại miền Trung Tây Nguyên phát triển thêm thị trường khác; đảm bảo người dẫn đầu thị trường Để đạt điều công ty không ngừng trì bước mở rộng sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô sản xuất, sản xuất sản phẩm phù hợp với người tiêu dùng 3.1.3 Căn vào tình hình kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty Sau trình nghiên cứu thực trạng công ty CP xi măng Hải Vân, tác giả nhận thấy công ty có hình thành vận dụng công cụ KSNB nhiều bất cập, chưa đánh giá hết tầm quan trọng KSNB công ty Để thực chiến lược mình, công ty cần coi hệ thống KSNB công cụ quản lý hiệu tất yếu nên cần có quan tâm mức, tiến hành đổi bước hoàn thiện hệ thống KSNB công ty 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HẢI VÂN 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trƣờng kiểm soát a Nâng cao nhận thức Ban lãnh đạo KSNB Để hệ thống KSNB hoạt động hữu hiệu, thành viên ban lãnh đạo công ty phải tự ý thức vai trò quan trọng cần thiết phải cải tiến hệ thống KSNB đơn vị, 19 giúp cho hệ thống KSNB hoạt động tốt nhất, tham gia ban lãnh đạo công ty mang lại hiệu tích cực đơn giản b Hoàn thiện cấu tổ chức, phân chia trách nhiệm hợp lý Khi xây dựng phân chia trách nhiệm cho nhân viên cần ý nguyên tắc ủy quyền quyền hạn trách nhiệm tách biệt chức năng.Trong chu trình bán hàng thu tiền công ty cần ý: - Cần có thêm nhân viên khác kiểm tra việc hạch toán ghi sổ kế toán ngân hàng có xác với sổ phụ ngân hàng hàng tháng phải có kiểm tra ký xác nhận kế toán trưởng - Công ty nên ban hành sách khuyến khích KH toán hình thức chuyển khoản vào tài khoản công ty mở ngân hàng Để thực sách cần có ưu đãi cho KH so với hình thức toán tiền mặt c Hoàn thiện quy chế, sách nhân Công ty nên xây dựng ban hành quy chế khen thưởng xử phạt hợp lý với nhân viên đặc biệt nhân tham gia chu trình bán hàng thu tiền, áp dụng hình thức xử phạt gắn liền với tổn hại vật chất mà cá nhân gây ra, trường hợp vi phạm nhiều lần cần có biện pháp xử lý mạnh cần gắn với người phụ trách trực tiếp cá nhân để đảm bảo trách nhiệm quản lý nhân viên nhà quản lý Ngoài ra, công ty nên tổ chức hướng dẫn CBCNV cách chi tiết cụ thể quy định sách công ty ban hành quy định, sách Công ty nên ban hành sách đào tạo để nâng cao tay nghề chuyên môn cho cán công nhân viên công ty giúp cho nhân viên công ty không ngừng nâng cao kiến thức chuyên môn, cập nhật kiến thức góp phần tăng hiệu lao động quản 20 lý Việc thực sách đào tạo công ty phải có tham gia thực nhiều phận: lập danh sách dự kiến đào tạo phận, lập kế hoạch đào tạo thực tổ chức phân công đánh giá kết sau khoá đào tạo d Xây dựng phận kiểm toán nội độc lập Xây dựng phận KTNB độc lập, có trình độ chuyên môn, am hiểu lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Bộ phận kiểm toán viên nội phải tổ chức độc lập không tách rời với phận khác công ty Phạm vi kiểm toán nội xoay quanh việc kiểm tra đánh giá tính hiệu lực tính hiệu hệ thống kế toán hệ thống KSNB chất lượng thực thi trách nhiệm giao e Xây dựng phận thẩm định khách hàng độc lập với phòng tiêu thụ Xây dựng phận thẩm định tín dụng KH độc lập vớiphòng tiêu thụ, am hiểu chuyên môn, giúp hạn chế rủi ro khâu cấp tín dụng vượt mức đánh giá xác tình hình tài – toán KH Bộ phận thẩm định KH phải thường xuyên cập nhật tình hình công nợ phòng kế toán cung cấp, thu thập cập nhật thông tin KH tình hình tài chính, khả toán thông tin khác để tham mưu cho trưởng phòng tiêu thụ, phó giám đốc kinh doanh có nên bán chịu cho KH hay không bán chịu mức hợp lý Sau thẩm định KH, phận thẩm định KH cần phải lập báo cáo kết thẩm định thu thập hồ sơ lưu trữ làm cho việc thẩm định f Xây dựng, ban hành quy trình hoạt động Việc xây dựng, ban hành vận dụng quy trình giúp phận tham gia quy trình nắm rõ nhiệm vụ trách nhiệm 21 mình, liên kết phận khác nhau xử lý công việc tốt hơn, giúp nhà quản lý kiểm soát dễ dàng Với quy trình bán hàng thu tiền công ty nên ban hành cách chi tiết để phận kế toán, phận tiêu thụ, phận kho hoạt động phối hợp nhịp nhàng giảm sai sót gian lận xảy Tiến hành thường xuyên hoạtđộng kiểm tra chéo phận g Tăng cường công tác lập kế hoạch, dự toán Công tác lập kế hoạch dự toán nên quy định lập thường xuyên hơn.Đối với sách khuyến hỗ trợ tiêu thụ, công ty nên xây dựng chương trình từ đầu năm đầu quý thông báo đến KH để tránh trường hợp khuyến chồng chéo, nhân viên tiêu thụ nhầm lẫn cố ý gây thiệt hại gia tăng lợi ích cho KH Kế hoạch bán hàng nên lập theo khu vực kinh doanh để phân công theo dõi, quản lý thúc đẩy tình hình bán hàng địa bàn kinh doanh h Áp dụng phần mềm ERP giúp thông tin cập nhật nhanh thuận lợi Hiện nay, phòng công ty áp dụng phần mềm riêng lẻ nên khả cập nhật thông tin chậm Việc áp dụng hệ thống phần mềm quản lý toàn diện ERP đặc biệt doanh nghiệp lớn dần trở thành xu tất yếu Ban lãnh đạo công ty CP xi măng Hải Vân nghiên cứu để ký kết hợp đồng xây dựng phần mềm ERP với hãng Oracle cho doanh nghiệp 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ KSNB chu trình bán hàng thu tiền a Hoàn thiện chứng từ lập, luân chuyển chứng từ kế toán 22 Công ty nên xây dựng mẫu ĐĐH thống có thiết kế hợp lý, công bố mẫu đơn đặt hàng rộng rãi cho KH biết Mẫu ĐĐH nên đánh số thứ tự để theo dõi quản lý Khi KH có nhu cầu mua hàng, nhân viên tiêu thụ phải gửi cho KH mẫu ĐĐH công ty yêu cầu KH điền đầy đủ thông tin vào mẫu ĐĐH ý phải có chữ ký, họ tên dấu đơn vị mua hàng b Hoàn thiện báo cáo kế toán Báo cáo cần quy định lập định kỳ thường xuyên, giúp cho quản lý thuận tiện, phân công rõ trách nhiệm lập báo cáo cụ thể cho nhân viên Để thuận lợi công tác theo dõi đánh giá tình hình bán hàng công ty nên lập báo cáo tình hình thực kế hoạch bán hàng.Đối với hợp đồng có nhiều đợt giao hàng cần theo dõi thường xuyên nên công ty nên lập báo cáo tiến độ thực hợp đồng 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền a Hoàn thiện thủ tục kiểm soát trình bán hàng * Thiết kế mẫu sổ theo dõi ĐĐH KH Ngoài việc thiết kế mẫu ĐĐH, cần có theo dõi quản lý ĐĐH Công ty cần phân công nhân viên tiêu thụ chịu trách nhiệm theo dõi toàn ĐĐH khách hàng vào Sổ theo dõi đơn đặt hàng, lập Báo cáo tổng hợp ĐĐH theo ngày theo yêu cầu nhà quản lý * Chỉ ký kết hợp đồng vận chuyển hàng hoá với nhà vận tải có uy tín Công ty cần xét duyệt đơn vị vận tải đủ uy tín, thường xuyên giao dịch với công ty.Công ty cần ban hành danh sách đơn vị vận tải xét duyệt đủ tiêu chuẩn công bố rộng rãi đến 23 Phòng tiêu thụ, phòng kinh doanh phận kho để cá nhân tham gia vào khâu giao hàng cho KH nắm rõ, thực b Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nợ phải thu khách hàng * Hoàn thiện thủ tục kiểm soát công nợ phải thu khách hàng Công ty cần ban hành sách xử phạt với nhân viên tiêu thụ phụ trách hợp đồng KH chậm toán, người liên quan đến khâu thu hồi nợ, phê duyệt hạn mức dư nợ khách hàng xa mức thực tế Áp dụng nghiêm túc sách phạt KH hạn (lãi suất, không cho mua thêm hàng chưa toán, kiện tòa ) Thường xuyên lập báo cáo tình hình công nợ để ban lãnh đạo nắm tình phòng tiêu thụ, phận thẩm định KH nắm tình hình công nợ KH làm cho việc xét duyệt bán hàng * Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình thu tiền Tại địa bàn xa công ty, cần bổ nhiệm nhân thu tiền KH độc lập với nhân viên tiêu thụ bán hàng Cần tiến hành đối chiếu, kiểm tra thủ quỹ kế toán tiền mặt hàng ngày đột xuất, có xác nhận kế toán trưởng Bổ nhiệm người kiểm tra thường xuyên việc theo dõi hạch toán kế toán ngân hàng c Tăng cường kiểm soát việc thực sách tiêu thụ Công ty nên thông báo rộng rãi đến KH sách tiêu thụ công ty sách giá, sách chiết khấu, sách hỗ trợ KH địa bàn khác nhau… Việc thông báo nên cập nhật nhanh chóng website công ty phương tiện truyền thông quảng bá hình ảnh công ty Ngoài ra, công ty cần yêu cầu cho phòng tiêu thụ gởi thông báo đến KH giao dịch với 24 công ty, KH tiềm KH có yêu cầu văn bản, email, fax, thư, điện thoại… giúp KH nắm thông tin sách bán hàng công ty cách nhanh chóng đảm bảo quyền lợi KH KẾT LUẬN Trước yêu cầu phát triển mạnh mẽ kinh tế thị trường với biến đổi nhanh chóng kinh tế nước, doanh nghiệp Việt Nam ngày phải trọng vào công tác quản lý doanh nghiệp Để thực tốt vai trò quản lý, kiểm soát rủi ro, doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống KSNB hợp lý, hữu hiệu hiệu Nhận thức tầm quan trọng hệ thống KSNB, luận văn sâu nghiên cứu kết hợp lý luận thực tiễn để có giải pháp đồng công tác KSNB chu trình bán hàng thu tiền công ty CP xi măng Hải Vân để hoàn thiện hệ thống KSNB công ty áp dụng đơn vị có điều kiện kinh doanh tương tự Những giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền hoàn thiện ba phương diện: hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán hoàn thiện thủ tục KSNB chu trình bán hàng thu tiền ... TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HẢI VÂN 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP XI MĂNG HẢI VÂN 2.1.1 Đặc điểm hình thành phát triển công ty Công ty cổ phần xi măng Hải Vân công ty cổ phần. .. PHÁP TĂNG CƢỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XI MĂNG HẢI VÂN 3.1 CĂN CỨ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG... hạn chế công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty CP xi măng Hải Vân a Những kết đạt công tác kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền công ty * Môi trường kiểm soát Công ty chủ