Chương 8: KIỂM SOÁT KHÁI NIỆM : LÀ QUÁ TRÌNH ĐO, LƯỜNG KẾT QUẢ THỰC TẾ & SO SÁNH VỚI NHỮNG TIÊU CHUẨN NHẰM PHÁT HIỆN SỰ SAI LỆCH VÀ ĐƯA RA BIỆN PHÁP CHẤN CHỈNH KỊP THỜI QUA ĐÓ ĐẢM BẢO HOÀN THÀNH MỤC TIÊU CỦA TỔ CHỨC KIỂM SOÁT LÀ CHỨC NĂNG HẾT SỨC QUAN TRỌNG CỦA QUẢN TRỊ : q NHỜ CÓ KIỂM SOÁT MÀ NHÀ QUẢN TRỊ BIẾT ĐƯC TỔ CHỨC ĐANG ĐI ĐẾN ĐÂU ? CÓ ĐÚNG VỚI NHỮNG DỰ KIẾN HAY KHÔNG ? q NẮM BẮT ĐƯC TIẾN ĐỘ VÀ CHẤT LƯNG THỰC HIỆN CÔN G VIỆC CỦA THUỘC CẤP q XÁC ĐỊNH VÀ DỰ ĐOÁNH NHỮNG CHIỀU HƯỚNG CHÍNH CÙNG VỚI SỰ THAY ĐỔI CẦN THIẾT TRONG CÁC YẾU TỐ : THỊ TRƯỜNG SẢN PHẨM, TÀI NGUYÊN, TIỆN NGHI CSVCKT VÀ CÁC ĐƯỜNG LỐI CHÍNH SÁCH q XÁC ĐỊNH NHỮN G NHƯC ĐIỂM VÀ SAI LỆCH TRONG CÁC CHỨC NĂNG, CŨNG NHƯ TRONG CÁC HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC, ĐƯA RA BIỆN PHÁP CHẤN CHỈNH KỊP THỜI CÁC BƯỚC CỦA QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT: BƯỚC : XÁC ĐỊNH TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT ⇒ TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT LÀ NHỮNG CỘT MỐC MÀ DỰA VÀO ĐÓ CÁC NHÀ QUẢN TRỊ TIẾN HÀNH ĐÁNH GIÁ & KIỂM SOÁT ĐỐI TƯNG BỊ QUẢN TRỊ ⇒ THƯỜNG TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT LÀ NHỮNG MỤC TIÊU, CHỈ TIÊU MÀ CHÚNG TA ĐẶT RA TRONG KẾ HOẠCH (BAO GỒM CÁC CHỈ TIÊU, NHỮNG TỈ LỆ, NHỮNG ĐẶC TÍNH ⇒ TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT ĐƯC ĐẶT RA KHÁC NHAU TUỲ THUỘC VÀO ĐẶC TÍNH CỦA ĐỐI TƯNG CẦN KIỂM SOÁT NÓ CÓ THỂ BIỂU HIỆN DƯỚI DẠNG ĐỊNH TÍNH HOẶC ĐỊNH LƯNG ⇒ CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT ž MANG TÍNH HIỆN THỰC (KHÔNG QUÁ CAO CŨNG KHÔNG QUÁ THẤP) ž PHẢN ÁNH ĐÚNG BẢN CHẤT VẬN ĐỘNG CỦA ĐỐI TƯNG BỊ QUẢN TRỊ ž KHÔNG NÊN QUÁ CHI TIẾT, VỤN VẶT NHƯNG PHẢI KHÁI QUÁT ĐƯC NHỮNG MẶT CƠ BẢN CỦA ĐỐI TƯNG BỊ QUẢN TRỊ ž DỄ DÀNG CHO VIỆC ĐO LƯỜNG BƯỚC : ĐO LƯỜNG VIỆC THỰC HIỆN ⇒ CĂN CỨ VÀ O CÁC TIÊ U CHUẨ N ĐỀ RA TRONG BƯỚC TIẾ N HÀNH ĐO (ĐỐ I VỚ I NHỮ NG HOẠT ĐỘ NG ĐANG XẢY RA) HOẶC LƯỜNG TRƯỚC (ĐỐ I VỚ I NHỮ NG SỰ VIỆC SẮP XẢY RA) ĐỂ PHÁT HIỆ N RA SỰ SAI LỆCH HOẶC NGUY CƠ SỰ SAI LỆCH LÀM CƠ SỞ CHO VIỆC XÁ ĐỊNH CÁC BIỆ N PHÁP ĐIỀ U CHỈNH TRONG BƯỚC ⇒ HIỆU QUẢ VIỆC ĐO LƯỜNG CÒ N TUỲ THUỘC VÀO PHƯƠNG PHÁP ĐO LƯỜ NG (CÁCH THỨC & CÔ NG CỤ ĐO LƯỜ NG) : ž ĐỐ I VỚI NHỮ NG TIÊU CHUẨN KIỂM SOÁT BIỂU HIỆN DƯỚI HÌNH THỨC ĐỊNH LƯNG THÌ VIỆC ĐO LƯỜNG CÓ THỂ ĐƠN GIẢN HƠN ž ĐỐ I VỚ I NHỮNG TIÊ U CHUẨN LÀ ĐỊNH TÍNH HOẶC LÀ NHỮ NG “TIÊU CHUẨN MỜ” THÌ VIỆC ĐO LƯỜ NG KHÔ NG ĐƠN GIẢN BƯỚC : ĐIỀU CHỈNH SAI LỆCH : ⇒ CẦN PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN CỦA SỰ SAI LỆCH ⇒ ĐƯA RA CHƯƠNG TRÌNH ĐIỀU CHỈNH SỰ SAI LỆCH ⇒ TIẾN HÀNH ĐIỀU CHỈNH SỰ SAI LỆCH QUÁ TRÌNH KIỂM SOÁT LÀ MỘT HỆ THỐNG PHẢN HỒI : Sơ đồ 9.1 (vòng phản hồi kiểm soát) Phát sai lệch So sánh với tiêu chuẩn Phân tích nguyên nhân sai lệch Đưa chương trình điều chỉnh chỉnh Đo lường Phát sai lệch Thực điều chỉnh Kết mong muốn CÁC LOẠI HÌNH KIỂM SOÁT : q KIỂM SOÁT LƯỜNG TRƯỚC (KIỂM SOÁT TRƯỚC KHI THỰC HIỆN): ⇒ BẰNG CÁCH TIÊN LIỆU CÁC VẤN ĐỀ CÓ THỂ PHÁT SINH ĐỂ TÌM CÁCH NGĂN NGỪA TRƯỚC ⇒ TÁC DỤNG CỦA KIỂM SOÁT LƯỜNG TRƯỚC : GIÚP CHO DOANH NGHIỆP CHỦ ĐỘNG ĐỐI PHÓ VỚI NHỮNG BẤT TRẮC TRONG TƯƠNG LAI ⇒ CHỦ ĐỘNG TRÁNH SAI LẦM NGAY TỪ ĐẦU LÀ HÌNH THỨC KIỂM SOÁT ÍT TỐN KÉM NHẤT q KIỂM SOÁT HIỆN HÀNH (KIỂM SOÁT TRONG KHI THỰC HIỆN) BẰNG CÁCH GIÁM SÁT TRỰC TIẾP TRONG KHI THỰC HIỆN, NẮM BẮT KỊP THỜI NHỮNG LỆCH LẠC, NHỮNG KHÓ KHĂN VƯỚNG MẮC, ĐƯA RA NHỮNG BIỆN PHÁP THÁO GỢ KỊP THỜI ĐẢM BẢO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH q KIỂM SOÁT SAU KHI THỰC HIỆN (KIỂM SOÁT PHẢN HỒI) : ⇒ ĐÂY LÀ LOẠI KIỂM SOÁT ĐƯC THỰC HIỆN SAU KHI HOẠT ĐỘNG ĐÃ XẢY RA ⇒ MỤC ĐÍCH CỦA LOẠI KIỂM SOÁT NÀY NHẰM XÁC ĐỊNH XEM KẾ HOẠCH CÓ HOÀN THÀNH HAY KHÔNG ? NẾU KHÔN G THÌ PHẢI TÌM HIỂU NGUYÊN NHÂN, RÚT RA NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM CHO NHỮNG LẦN TIẾP THEO SAU, GIÚP CHO VIỆC HOÀN THIỆC CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ ⇒ NHƯC ĐIỂM CỦA LOẠI KIỂM SOÁT NÀY LÀ ĐỘ TRỄ VỀ THỜI GIAN • KỸ THUẬT KIỂM SOÁT (CÔNG CỤ KIỂM SOÁT) NGÂN QUỸ : VỪA LÀ CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH ĐỒNG THỜI VỪA LÀ CÔNG CỤ KIỂM SOÁT RẤT QUAN TRỌNG CỦA CÁC NHÀ QUẢN TRỊ VIỆC LẬP KẾ HOẠCH NGÂN QUỸ LÀ ĐIỀU KIỆN QUAN TRỌNG GIÚP ĐIỀU CHỈNH & KIỂM SOÁT CÁC KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG MỘT CÁCH CÓ HIỆU QUẢ, MẶT KHÁC TẠO ĐIỀU KIỆN ĐỂ CHUYỂN GIAO QUYỀN HẠN MỘT CÁCH TỰ DO HƠN q CÁC DẠNG NGÂN QUỸ : ⇒ NGÂN QUỸ THU & CHI : ž NGÂN QUỸ THU : GỒM CÁC KHOẢN THU TỪ VIỆC BÁN HÀNG HOẶC CUNG CẤP CÁC DỊCH VỤ ž NGÂN QUỸ CHI : GỒM CÁC KHOẢN CHI CHO LAO ĐỘ NG TRỰC TIẾP , VẬT LIỆ U, GIÁM SÁT, THUÊ MƯỚ N MÁ Y MÓC, THIẾT BỊ, ⇒ NGÂN QUỸ VỀ THỜI GIAN, KHÔNG GIAN, VẬT LIỆ U VÀ SẢN PHẨM : SỐ GIỜ LAO ĐỘ NG TRỰC TIẾP , SỐ GIỜ MÁY, SỐ ĐƠN VỊ VẬ T LIỆU, SỐ ĐƠN VỊ DIỆ N TÍCH ĐƯC PHÂN BỐ VÀ SỐ ĐƠN VỊ ĐƯC SẢN XUẤT RA ⇒ NGÂN QUỸ VỀ TIỀ N MẶT : SỐ THU VÀ CHI TIỀN MẶT, SỐ TỒN TIỀN MẶT NGÂ N QUỸ NÀY GIÚ P TA XÁC ĐỊNH KHẢ NĂNG CHI TRẢ, KHẢ NĂ NG ĐẦU TƯ CỦA DOANH NGHIỆP q KỸ THUẬT PHÂN TÍCH THỐNG KÊ DỰA VÀO CÁC DỮ LIỆU QUÁ KHỨ, TỔNG HP BẰNG CÁC BIỂU ĐỒ HOẶC ĐỒ THỊ QUA ĐÓ GIÚP CHO CÁC NHÀ QUẢN TRỊ ĐƯA RA NHỮNG NHẬN XÉT : ž XU THẾ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH NGHIỆP TRONG QUÁ KHỨ, NHỮNG DỰ BÁO CHO THỜI GIAN TỚI ž VỀ MỐI LIÊN HỆ GIỮA CÁC YẾU TỐ TRONG QUÁ TRÌNH PHÁT TRIỂN ž ĐỘ SAI LỆCH DO CÁC TIÊU CHUẨN ĐẶT RA TRONG KẾ HOẠCH CÁC BÁO CÁO & PHÂN TÍCH CHUYÊN MÔN SỬ DỤNG CÁC CHUYÊN GIA NGHIÊN CỨU TỪNG LĨNH VỰC CHUYÊN SÂU (CHUYÊN GIA VỀ KẾ TOÁN, TÀI CHÍNH, DỰ ÁN, KỸ THUẬT & CÔNG NGHỆ, ) ĐỂ CÓ THỂ PHÁT HIỆN NHỮNG LỆCH LẠC TRONG TỪNG CHỨC NĂNG RIÊNG BIỆT NÀY, TRÊN CƠ SỞ ĐÓ CÓ NHỮNG ĐỀ XUẤT SÁT THỰC QUAN SÁT CÁ NHÂN BẰNG CÁCH THEO DÕI, QUAN SÁT TRỰC TIẾP CÁC THUỘC CẤP TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ ĐỂ PHÁT HIỆN VÀ ĐIỀU CHỈNH KỊP THỜI NHỮNG SAI LỆCH • MỘT SỐ YÊU CẦU ĐỐI VỚI VIỆC XÂY DỰNG CƠ CHẾ KIỂM SOÁT : q KIỂM SOÁT PHẢ I ĐƯC THIẾT KẾ CĂN CỨ TRÊ N KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG CỦA TỔ CHỨC & CĂ N CỨ TRÊ N CẤP BẬC CỦA ĐỐI TƯNG ĐƯC KIỂM SOÁT q CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT PHẢ I ĐƯC THIẾT KẾ THEO YÊU CẦ U CỦA NHÀ QUẢN TRỊ & ĐÁP ỨNG CÁC YÊU CẦU CỦA NHÀ QUẢ N TRỊ q SỰ KIỂM SOÁT PHẢI THỰC HIỆN TẠ I NHỮNG ĐIỂM TRỌNG YẾU (QUY LUẬT PARETO) q KIỂM SOÁT PHẢ I KHÁCH QUAN q HỆ THỐNG KIỂM SOÁT PHẢ I ĐƯC THIẾT KẾ PHÙ HP VỚ I NÉ T VĂ N HÓA CỦA TỔ CHỨC q VIỆC KIỂM SOÁT PHẢ I ĐƯC TIẾT KIỆM VÀ ĐẢM BẢO TÍNH HIỆU QUẢ KINH TẾ q VIỆC KIỂM SOÁT PHẢI ĐƯA ĐẾ N HÀNH ĐỘNG ... DOANH NGHIỆP q KỸ THUẬT PHÂN TÍCH THỐNG KÊ DỰA VÀO CÁC DỮ LIỆU QUÁ KHỨ, TỔNG HP BẰNG CÁC BIỂU ĐỒ HOẶC ĐỒ THỊ QUA ĐÓ GIÚP CHO CÁC NHÀ QUẢN TRỊ ĐƯA RA NHỮNG NHẬN XÉT : ž XU THẾ PHÁT TRIỂN CỦA DOANH. .. G THÌ PHẢI TÌM HIỂU NGUYÊN NHÂN, RÚT RA NHỮNG BÀI HỌC KINH NGHIỆM CHO NHỮNG LẦN TIẾP THEO SAU, GIÚP CHO VIỆC HOÀN THIỆC CÁC CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ ⇒ NHƯC ĐIỂM CỦA LOẠI KIỂM SOÁT NÀY LÀ ĐỘ TRỄ VỀ THỜI... KIỂM SOÁT q CÔNG VIỆC KIỂM SOÁT PHẢ I ĐƯC THIẾT KẾ THEO YÊU CẦ U CỦA NHÀ QUẢN TRỊ & ĐÁP ỨNG CÁC YÊU CẦU CỦA NHÀ QUẢ N TRỊ q SỰ KIỂM SOÁT PHẢI THỰC HIỆN TẠ I NHỮNG ĐIỂM TRỌNG YẾU (QUY LUẬT PARETO)