CƠNG TY CỔ PHẦN THÉP VÂN THÁI VINASHIN QUI TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ, TẠM ỨNG DUYỆT MUA VÀ DUYỆT CHI Mã tài liệu: 5.2.9 Hà Nội, 01/02/2008 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ TẠM ỨNG DUYỆT MUA, DUYỆT CHI Mã TL: 5.2.9 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/01/08 Bảng theo dõi sửa đổi tài liệu Ngày sửa đổi Họ tên Vị trí Nội dung sửa đổi Lần sửa Ghi Người biên soạn Phó ban ISO Giám đốc Nguyễn Sỹ Hùng Đỗ Ngọc Hưng Hồ Anh Thái Chữ ký Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Thép Vân Thái Vinashin Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay toàn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / 11 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ TẠM ỨNG DUYỆT MUA, DUYỆT CHI Mã TL: 5.2.9 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/01/08 MỤC ĐÍCH Quy trình soạn thảo áp dụng trì nhằm: − Giúp phận lập kế hoạch chi phí, đề nghị tạm ứng tốn chi phí theo cách thống − Quy định mẫu biểu, báo cáo đồng hỗ trợ tốt cho công tác tổng hợp báo cáo PHẠM VI ÁP DỤNG − Quy trình áp dụng cho việc lập kế hoạch chi phí, tạm ứng, duyệt mua duyệt chi cho chi phí hoạt động Cơng ty khơng áp dụng cho việc mua hàng hố để kinh doanh TÀI LIỆU THAM KHẢO - Điều khoản 6.1 Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 - Tiêu chuẩn ISO 9000:2000 ĐỊNH NGHĨA CÁC THUẬT NGỮ VÀ TỪ VIẾT TẮT 4.1 Định nghĩa thuật ngữ − Bảng dự trù chi phí : Mẫu biểu dùng cho phận để dự trù chi phí phận quản lý − Phiếu đề nghị duyệt chi : Là chứng từ nội dùng để đề nghị duyệt toán chi phí − Phiếu đề nghị tạm ứng : Là chứng từ nội dùng để đề nghị tạm ứng tiền cho nhu cầu công tác, kinh doanh − Phiếu đề xuất mua : Là chứng từ nội dùng để đề xuất mua hàng dịch vụ trước thực mua − Chứng từ kèm theo : Tùy theo nghiệp vụ cụ thể, chứng từ sau kèm theo chứng từ duyệt chi :  Hố đơn tài chứng từ toán hợp lý hợp lệ : phiếu thu, biên nhận, hoá đơn bán lẻ  Phiếu đề xuất mua phiếu đề nghị tạm ứng, hợp đồng mua, nhập kho (nếu có) − CBNV : Cán nhân viên − TCKT : Tài kế tốn NỘI DUNG 5.1 Quy định trách nhiệm : − Các trưởng phận có trách nhiệm dự trù chi phí chi tiêu phận quản lý theo mẫu biểu thời gian quy định, sử dụng chi phí hợp lý sở kế hoạch chi phí lập − Giám đốc Công ty xem xét & kiểm tra cuối vấn đề liên quan đến việc lập kế hoạch thực chi phí − Bộ phận kế tốn tài có trách nhiệm việc hướng dẫn, triển khai, giám sát việc thực quy trình Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Thép Vân Thái Vinashin Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay toàn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc cơng ty Số trang / 11 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ TẠM ỨNG DUYỆT MUA, DUYỆT CHI Mã TL: 5.2.9 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/01/08 − Hồn ứng (quyết tốn tạm ứng) : thực theo quy trình tạm ứng tốn tạm ứng − Quy trình cung cấp hướng dẫn việc lập kế hoạch chi phí, tạm ứng, duyệt mua duyệt chi, hướng dẫn chi tiết phận kế tốn chi phí, Kế tốn trưởng Cơng ty đảm trách 5.2 Ngun tắc chung : − Các chi phí phận phân chia theo việc quản lý chi phí phận, việc thực kiểm sốt chi phí phải dựa chi phí phận quản lý − Chi phí chi tiêu phận dự trù sở số liệu chi tiêu tháng trước, kỳ năm trước, nhu cầu cơng việc, tình hình kinh doanh dự kiến − Các chi phí phận dự trù xây dựng từ bảng chiết tính để có sở phê duyệt, thực theo dõi − Các chi phí chi tiêu phải có hố đơn, chứng từ đầy đủ theo quy định : Hàng hoá, dịch vụ mua ngồi có giá trị mua từ 100.000 đ (một trăm ngàn đồng) trở lên phải có hố đơn tài có ghi đầy đủ : tên, địa chỉ, mã số thuế, dấu nhà cung cấp  Hàng hố, dịch vụ mua ngồi có giá trị mua 100.000 đ (một trăm ngàn đồng) phải có hố đơn bán lẻ có ghi đầy đủ : tên, địa nhà cung cấp − Đối với số loại chi phí phịng tài – kế tốn quy định, phải có báo giá để làm sở duyệt chi − Tạm ứng áp dụng cho trường hợp CBNV công tác mà khoản chi phí chưa xác định số tiền xác việc thực nghiệp vụ, công tác phải trải qua thời gian định chi phí mua ngồi phải tốn − CBNV phải hồn ứng theo thời gian quy định, thời gian phải hồn ứng, phịng TCKT cấn trừ khoản tạm ứng vào lương khoản tốn khác CBNV  Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Thép Vân Thái Vinashin Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay tồn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / 11 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ TẠM ỨNG DUYỆT MUA, DUYỆT CHI Mã TL: 5.2.9 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/01/08 Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Thép Vân Thái Vinashin Ban ISO biên soạn kiểm soát Tài liệu không chép sửa chữa phần hay tồn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / 11 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ TẠM ỨNG DUYỆT MUA, DUYỆT CHI Mã TL: 5.2.9 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/01/08 5.3 Trình tự lập kế hoạch chi phí : ST T LƯU ĐỒ Q TRÌNH Lập bảng dự trù chi phí TRÁCH NHIỆM Trưởng phận Các trưởng phận dự trù chi phí phận CHUẨN CHẤT LƯỢNG Trước ngày 23 hàng quản lý theo biểu mẫu Bảng dự trù chi phí tháng Thời điểm lập chuyển bảng dự trù chi phí có kèm theo Thực đủ yêu bảng chiết tính cho trưởng phận kế tốn chi phí cầu theo biểu mẫu phải hoàn tất trước ngày 23 hàng tháng Tập hợp, kiểm tra tổng hợp bảng dự trù chi phí theo lập sẵn MƠ TẢ Q TRÌNH − − − BIỂU MẪU Bảng dự trù chi phí phận tồn Cơng ty Kiểm tra tổng hợp dự trù chi phí Kiểm tra dự trù chi phí Trưởng phận kế tốn chi phí Kế toán − − Lập bảng tổng hợp dự trù chi phí chi tiết kèm theo Thực đầy đủ chuyển cho Kế toán trưởng yêu cầu theo biểu Bảng dự trù Nếu bảng dự trù chi phí chi tiết kèm theo hợp lý hợp mẫu lập sẵn chi phí lệ, chuyển cho kế tốn trưởng − Ngược lại yêu cầu trưởng phận lập bảng dự trù chi − tiết kèm theo khác Kế toán trưởng kiểm tra lần cuối dự trù chi phí đệ trình Giám đốc Cơng ty Thực dầy đủ theo yêu cầu trưởng biểu mẫu lập sẵn Bảng dự trù chi phí Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Thép Vân Thái Vinashin Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay toàn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / 11 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ TẠM ỨNG DUYỆT MUA, DUYỆT CHI ST T LƯU ĐỒ Kiểm tra TRÁCH NHIỆM Q TRÌNH dự trù chi phí Giám đốc Cơng ty bảng dự trù chi phí Có chữ ký phê duyệt − Giám đốc Công ty phê duyệt dự trù chi phí Giám đốc Cơng ty Kế tốn chi phí CHUẨN CHẤT LƯỢNG MƠ TẢ Q TRÌNH − Chuyển Mã TL: 5.2.9 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/01/08 − Chuyển bảng dự trù chi phí phận sau Chuyển ký phê duyệt Kế toán trưởng, Giám đốc Công bảng dự trù cho ty cho phận trước ngày 01 hàng tháng phận tương ứng Các trưởng phận bảng dự trù chi phí Chuyển trước ngày duyệt để sử dụng chi phí 01 hàng tháng BIỂU MẪU Bảng dự trù chi phí Bảng dự trù chi phí 5.4 Trình tự duyệt mua: ST LƯU ĐỒ Q TRÌNH TRÁCH Lập phiếu NHIỆM CBNV T MÔ TẢ QUÁ TRÌNH Trưởng duyệt mua phận BIỂU MẪU Khi có nhu cầu hàng dịch vụ, lập Phiếu đề xuất mua: LƯỢNG Thực đầy đủ Phiếu đề ghi rõ chi phí đề nghị mua có vượt mức dự trù hay yêu cầu biểu xuất mua khơng, sau chuyển phiếu đến trưởng phận − Trưởng phận xem xét phiếu đề xuất mua nhận được: mẫu lập sẵn Thực đầy đủ Phiếu đề  yêu cầu biểu xuất mua − đề xuất mua Xem xét CHUẨN CHẤT Kế tốn Trường hợp chi phí đề nghị mua nằm mức dự trù chi phí, trưởng phận ký duyệt mua, thực tiếp bước trưởng mẫu lập sẵn 04  Nếu chi phí đề nghị mua vượt mức dự trù chi phí, trưởng Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Thép Vân Thái Vinashin Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay toàn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc cơng ty Số trang / 11 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ TẠM ỨNG DUYỆT MUA, DUYỆT CHI ST LƯU ĐỒ QUÁ TRÌNH T TRÁCH Mã TL: 5.2.9 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/01/08 MÔ TẢ QUÁ TRÌNH NHIỆM CHUẨN CHẤT BIỂU MẪU LƯỢNG phận giải trình vào Phiếu đề xuất mua, ký kiểm tra chuyển phiếu đến Kế tốn trưởng Cơng ty người ủy quyền − Kế toán trưởng đề xuất vào Phiếu đề xuất mua (trong trường hợp chi phí đề nghị mua vượt mức dự trù chi phí) Xét xét ký duyệt Giám đốc Cơng ty Kế tốn trưởng   lên Giám đốc Cơng ty: Phải có chữ ký phê Nếu Giám đốc Cơng ty chấp thuận cho phép mua, ký duyệt duyệt Kế toán Phiếu đề vào phiếu đề xuất mua, CBNV thực tiếp bước 04 trưởng Giám đốc xuất mua Nếu Giám đốc Công ty không chấp thuận mua, Kế tốn Cơng ty trưởng chuyển phiếu đề xuất mua cho phận đề xuất − (trong trường hợp chi phí mua nằm mức dự trù chi Mua hàng dịch Sau Phiếu đề xuất mua Trưởng phận ký duyệt phí), Kế tốn Trưởng, Giám đốc Công ty ký CBNV duyệt (trong trường hợp chi phí mua vuợt mức dự trù chi vụ phí ) − Thực đầy đủ yêu cầu biểu mẫu lập sẵn Phiếu đề xuất mua CBNV thực mua hàng hay dịch vụ 5.5 Trình tự thực tạm ứng: Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Thép Vân Thái Vinashin Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay toàn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc cơng ty Số trang / 11 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ TẠM ỨNG DUYỆT MUA, DUYỆT CHI ST T LƯU ĐỒ QUÁ TRÌNH TRÁCH NHIỆM Mã TL: 5.2.9 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/01/08 MƠ TẢ Q TRÌNH − CHUẨN CHẤT LƯỢNG BIỂU MẪU Sau duyệt mua, trường hợp tạm ứng cho cơng tác, CBNV có nhu cầu tạm ứng, lập Phiếu đề nghị tạm ứng theo mẫu, ghi rõ mục đích tạm ứng, thời gian Thực đầy đủ Phiếu đề hoàn ứng yêu cầu nghị tạm − Chuyển phiếu đề nghị tạm ứng đến trưởng phận biểu mẫu lập sẵn ứng − Thời gian hoàn ứng chậm 02 ngày sau thực − xong công tác Xem xét nhu cầu tạm ứng có hợp lý hay khơng:  Nếu xét thấy nhu cầu tạm ứng có thật cần thiết, ký Thực đầy đủ Phiếu đề yêu cầu nghị tạm biểu mẫu lập sẵn ứng Có chữ ký phê Phiếu đề duyệt Kế toán nghị tạm trưởng ứng Lập phiếu đề nghị tạm CBNV ứng Xem xét ký duyệt Trưởng phận Kế toán duyệt, chuyển đến Kế toán trưởng người Kế tốn trưởng uỷ quyền − Xem xét tính hợp lý, hợp lệ Phiếu đề nghị tạm ứng trưởng phận chuyển đến: trưởng Xem xét ký duyệt người  Kế toán Nếu chấp thuận, ký duyệt chuyển Phiếu đề nghị tạm ứng đến kế toán toán trưởng uỷ  Nếu không chấp thuận chuyển lại Phiếu đề nghị tạm ứng Lập phiếu quyền Kế toán − cho trưởng phận đề xuất Căn Phiếu đề nghị tạm ứng Có chữ ký phê duyệt Thực đầy đủ Phiếu đề chi chi toán Kế toán trưởng, kế toán toán lập phiếu chi yêu cầu nghị tạm Thủ quỹ chi tiền theo phiếu chi biểu mẫu lập sẵn ứng tiền Thủ quỹ − 5.6 Trình tự duyệt chi: Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Thép Vân Thái Vinashin Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay toàn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang / 11 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ TẠM ỨNG DUYỆT MUA, DUYỆT CHI ST T LƯU ĐỒ QUÁ TRÌNH TRÁCH NHIỆM Mã TL: 5.2.9 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/01/08 MƠ TẢ Q TRÌNH − CHUẨN CHẤT LƯỢNG CBNV có sử dụng chi phí lập Phiếu đề nghị duyệt chi theo mẫu, ghi rõ khoản tốn có mức dự trù hay Lập phiếu đề nghị CBNV − duyệt chi − BIỂU MẪU không Nếu vượt mức dự trù ghi rõ mức vượt Thực đầy đủ Nếu CBNV khơng thể xác định chi phí có vượt mức dự trù yêu cầu biểu hay không trưởng phận ghi vào mục mẫu lập sẵn Phiếu đề nghị duyệt chi Chuyển phiếu đề nghị duyệt chi với phiếu đề xuất mua, hoá đơn chứng từ kèm theo cho Trưởng phận − Kiểm tra chi phí đề nghị duyệt có thực phát sinh phận hay khơng, tính hợp lý chi phí, chi phí sử Kiểm tra Trưởng ký duyệt phận dụng so với chi phí dự trù:  Nếu chi phí phát sinh hợp lý hợp lệ, ký duyệt chuyển phiếu đề nghị duyệt chi, hoá đơn chứng từ kèm theo − Kiểm tra  tốn chi phí Kiểm tra Kế toán duyệt chi trưởng Nếu chứng từ hợp lệ kế tốn chi phí chuyển cho kế toán trưởng người uỷ quyền  Thực đầy đủ nghị duyệt yêu cầu biểu chi mẫu lập sẵn Các chứng từ kèm theo cho phận kế tốn chi phí Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ chứng từ, kiểm tra chi phí đề nghị duyệt chi có vượt dự trù chi phí hay khơng: Bộ phận kế Phiếu đề Nếu chứng từ không hợp lệ chuyển lại cho trưởng phận − Kế toán trưởng người uỷ quyền xem xét tính hợp lý chi phí phát sinh để định duyệt chi hay Phiếu đề Thực đầy đủ nghị duyệt yêu cầu biểu chi mẫu lập sẵn Các chứng từ kèm theo Thực đầy đủ Phiếu đề yêu cầu biểu nghị duyệt Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Thép Vân Thái Vinashin Ban ISO biên soạn kiểm sốt Tài liệu khơng chép sửa chữa phần hay tồn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang 10 / 11 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ TẠM ỨNG DUYỆT MUA, DUYỆT CHI ST T LƯU ĐỒ Q TRÌNH TRÁCH NHIỆM uỷ quyền khơng: CHUẨN CHẤT LƯỢNG mẫu lập sẵn chi Nếu định duyệt chi, chuyển tồn chứng từ cho kế Có chữ ký duyệt Các chứng toán toán Kế tốn trưởng từ kèm theo Nếu định khơng duyệt chi, chuyển toàn chứng từ người ủy quyền MƠ TẢ Q TRÌNH  người Mã TL: 5.2.9 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/01/08  BIỂU MẪU cho kế tốn tốn chi phí, kế tốn chi phí chuyển lại cho trưởng phận đề nghị duyệt chi bổ sung − Lập phiếu Kế toán chi toán thủ toán quỹ Kế tốn tốn lập phiếu chi, chuyển phịng quỹ chi tiền Thực đầy đủ Phiếu đề lập ủy nhiệm chi (sec) để chuyển tiền yêu cầu biểu nghị duyệt mẫu lập sẵn chi Các chứng từ kèm theo BIỂU MẪU ÁP DỤNG Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Thép Vân Thái Vinashin Ban ISO biên soạn kiểm soát Tài liệu không chép sửa chữa phần hay tồn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang 11 / 11 QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ TẠM ỨNG DUYỆT MUA, DUYỆT CHI Mã TL: 5.2.9 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/01/08 ST T TÊN BIỂU MẪU KÝ HIỆU BIỂU MẪU BẢO QUẢN (Nơi lưu hồ sơ) Bảng dự trù chi phí 5.2.9 - BM01 Bộ phận KTTC, phận lập bảng dự trù Phiếu đề xuất mua 5.2.9 - BM02 Bộ phận KTTC BẢO VỆ (Thẩm quyền truy cập) Giám đốc Công ty, Giám đốc tài chính, Kế tốn trưởng, trưởng phó THỜI GIAN LƯU HỒ SƠ Cho đến có thay đổi phận Giám đốc Công ty, Giám đốc tài chính, Kế tốn trưởng, trưởng phó Cho đến có thay đổi phận Giám đốc Cơng ty, Giám đốc tài Phiếu đề nghị tạm ứng 5.2.9 - BM03 Bộ phận KTTC chính, Kế tốn trưởng, trưởng phó Phiếu đề nghị duyệt chi 5.2.9 - BM04 Bộ phận KTTC chính, Kế tốn trưởng, trưởng phó phận Xé bỏ hủy máy Xé bỏ hủy máy Cho đến có thay đổi Xé bỏ hủy máy Cho đến có thay đổi Xé bỏ hủy máy phận Giám đốc Công ty, Giám đốc tài CÁCH HỦY -    Bản quyền tài liệu thuộc Công ty CP Thép Vân Thái Vinashin Ban ISO biên soạn kiểm soát Tài liệu không chép sửa chữa phần hay tồn mà khơng có phê chuẩn văn Giám đốc công ty Số trang 12 / 11 ... Quy trình cung cấp hướng dẫn việc lập kế hoạch chi phí, tạm ứng, duyệt mua duyệt chi, hướng dẫn chi tiết phận kế tốn chi phí, Kế tốn trưởng Cơng ty đảm trách 5.2 Ngun tắc chung : − Các chi phí phận... QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH CHI PHÍ TẠM ỨNG DUYỆT MUA, DUYỆT CHI Mã TL: 5.2.9 Phiên bản: Ver 1.0 Ngày ban hành: 01/01/08 − Hồn ứng (quy? ??t tốn tạm ứng) : thực theo quy trình tạm ứng tốn tạm ứng − Quy. .. chung : − Các chi phí phận phân chia theo việc quản lý chi phí phận, việc thực kiểm sốt chi phí phải dựa chi phí phận quản lý − Chi phí chi tiêu phận dự trù sở số liệu chi tiêu tháng trước, kỳ năm