TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG ──────── * ─────── BÁO CÁO KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ LÀM VIỆC NHÓM ĐỀ TÀI : TÌM HIỂU KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI GIAN HIỆU QUẢ Giảng viên hướng dẫn: Ths Thạc Bình Cường Hà Nội , tháng năm 2013 Mục lục PHẦN MỘT : THỜI GIAN & QUẢN LÝ THỜI GIAN 4 Giá trị thời gian Bạn sử dụng thời gian tốt nào? Hãy phân tích cách bạn sử dụng thời gian Nguyên nhân dẫn đến việc sử dụng thời gian chưa tốt gì? Quản lý thời gian .9 PHẦN HAI: XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA CÔNG VIỆC .10 Xác định mục tiêu 10 1.1 Mục tiêu 11 1.2 Mục tiêu hỗ trợ 11 1.3 Mục tiêu nên có 12 Những đặc điểm mục tiêu 12 2.1 Rõ ràng 12 2.2 Phân chia thời gian cụ thể 12 2.3 Phù hợp khả người tổ chức cá nhân giao thực mục tiêu 12 2.4 Quan trọng 13 2.5 Phù hợp với điểm chung tập thể 13 2.6 Phải có thách thức phải khả thi 13 Phân loại mục tiêu 14 Sự đối nghịch tính cấp bách tầm quan trọng công việc (vấn đề) 16 Phân chia mục tiêu thành nhiều công việc cụ thể, thực xác định mức độ ưu tiên 18 Tiến hành công việc để đạt mục tiêu 23 TÓM TẮT 23 PHẦN 3: CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN 24 Đồ thị quản lý thời gian 24 Lịch công việc 28 PHẦN 4: LÀM THẾ NÀO ĐỂ SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ? 39 Làm việc có tổ chức 39 Lập kế hoạch trước 39 Biết rõ làm việc hiệu 40 Tập tính kỷ luật thân .40 Ghi lại thắc mắc thực dành thời gian trao đổi 40 Sử dụng nguyên tắc SMART 40 Việc hôm không để ngày mai 43 Kiểm soát lãng phí bạn: tránh “những kẻ đánh cắp thời gian” 8.1 Thay đổi thứ tự tiên công việc phải giải rủi ro .43 8.2 Thiếu mục tiêu thứ tự ưu tiên 43 8.3 Cố gắng nhiều? .44 8.4 Khách đến thăm nhiều 44 8.5 Phân quyền không hiệu 45 8.6 Bàn làm việc lộn xộn .45 8.7 Sự chần chừ - gián đoạn .45 8.8 Không có khả “nói không” 45 8.9 Gặp gỡ - lãng phí thời gian .46 8.10 Gặp gỡ- lãng phí thời gian 46 Có thể lực tốt 46 TÓM TẮT .47 TÀI LIỆU THAM KHẢO .48 PHẦN MỘT: THỜI GIAN & QUẢN LÝ THỜI GIAN Giá trị thời gian “Nếu bạn muốn biết giá trị thời gian năm, hỏi sinh viên năm cuối nợ môn học phải dự kỳ thi tốt nghiệp năm sau.” Câu trả lời …? “Giá mà hồi dành thời gian nhiều cho việc học”, “Ước lúc có thời gian dài hơn”, “Giá mà có thời gian nhiều hơn” … Thời gian khái niệm trừu tượng, vô hình nắm bắt lại có tác động chi phối ảnh hưởng đến khía cạnh sống Thời gian thứ tài sản, nguồn vốn quý báu độc đáo mà người hưởng Theo quy luật tự nhiên thời gian tự đến cách nhẹ nhàng không quay trở lại Thời gian nguồn lực có giới hạn, làm lại mua hay thuê mướn người khác Một kỹ sư tính với sắt nặng 5kg, làm đinh bán 10 USD, thành kim may bán 300USD dung làm lò xo đồng hồ đem lại 25.000 USD Như vậy, lượng nguyên liệu đầu vào với đầu khác cho giá trị không giống Mỗi có 86.400 giây/ngày, 365 ngày/năm nhau, nhiên việc sử dụng “nguyên liệu” thời gian nào, dung chũng để làm thuộc vào định cá nhân người Nếu bạn biết sử dụng thời gian tốt chắn bạn đạt nhiều mà bạn Bạn sử dụng thời gian tốt nào? Bạn hoàn thành tốt 10 câu hỏi trắc nghiệm cách khoanh tròn ô trả lời với việc sử dụng thời gian bạn, sau cộng kết lại để có đáp án việc sử dụng thời gian cá nhân bạn ĐÁP ÁN CHO VIỆC SỬ DỤNG THỜI GIAN CỦA BẠN - Điểm bạn từ 27 đến 30 điểm Bạn giỏi việc xếp sử dụng thời gian, hiệu học tập công việc bạn coa bạn tiếp tục trì tốt thói quen xếp sử dụng thời gian, thành công chắn nằm tầm tay bạn - Điểm bạn từ 24 đến 26 điểm Năng lực xếp sử dụng thời gian bạn Hãy phân tích tỉ mỉ nguyên nhân để xếp sử dụng thời gian hợp lý hiệu học tập công việc bạn cao - Điểm bạn từ 10-23 điểm Khả xếp sử dụng thời gian bạn Hãy phân tích tỉ mỉ nguyên nhân để xếp sử dụng thời gian hợp lý Hãy phân tích cách bạn sử dụng thời gian Nếu bạn người sử dụng thời gian chưa tốt việc mà bạn nên làm cố gắng mô tả lại cách chi tiết xác”bức tranh” cách sử dụng thời gian bạn Hiện tại, bạn dành thời gian ngày cho việc học tập? Nghe điện thoại? Gặp gỡ bạn bè? Truy cập Internet? Đi mua sắm? Đọc sách , báo, tạp chí? v.v… Việc phân tích cách bạn phân phối sử dụng thời gian giải pháp giúp bạn biết lãng phí thời gian vào việc để phân bổ lại cách hiệu NHẬT KÝ THỜI GIAN Nhật ký thời gian công cụ mà bạn sử dụng để ghi lại cách bạn sử dụng thời gian cho công việc cụ thể Nhật ký thời gian giúp bạn có nhìn tổng quan trạng việc sử dụng thời gian bạn thong qua ban hiểu bạn sử dụng thời gian Một vài sinh viên sau thực ghi nhật ký thời gian nói: “Bây hiểu phần lý chưa có thời gian cho công việc quan trọng, thật đơn giản phung phí thời gian nhiều” Vậy làm để lập nhật ký thời gian? Bạn lập nhật ký thời gian cách chia ngày học tập, làm việc bạn thành nhiều phần nhỏ khoảng 30 phút Có lẽ nên thời điểm bạn bắt tay vào công việc bạn kết thúc công việc làm cuối ngày để nghỉ ngơi Mẫu nhật ký thời gian bạn tham khảo cho lần sử dụng chỉnh sửa cho phù hợp với lịch trình làm việc bạn Bước quan trọng bạn cần phải ghi nhận xác bạn sử dụng thời gian nào, theo thời gian tất hoạt động ngày học tập, làm việc bạn Không việc lớn, chiếm nhiều thời gian hay lên lịch đặt trước lên lớp, họp nhóm, học thêm hay làm thêm,… mà việc nhỏ chiếm khối lượng thời gian ngày làm việc chợ, nấu cơm, mua đồ bạn hay ngồi tán gẫu với bạn bè… Bạn cần phải ghi nhật ký thời gian bao lâu? Để phân tích việc sử dụng thời gian bạn phải ghi nhật ký thời gian ngày, kết phân tích tốt bạn ghi nhật ký thời gian vòng tuần PHÂN TÍCH NHẬT KÝ THỜI GIAN Công việc phân tích thời gian gồm bước: - Phân loại công việc thành nhóm công việc - Nhận định cách phân bố thời gian Việc phân loại công việc thành nhóm công việc dựa theo chất công việc.Thông thường bạn nên phân thành nhóm công việc sau: - Nhóm 1: Bao gồm công việc phục vụ nhu cầu cá nhân vệ sinh cá nhân, ăn uống, giặt quần áo, ủi đồ v.v… - Nhóm 2: Bao gồm công việc lien quan, phục vụ cho việc học tập, công tác - Nhóm 3: Bao gồm công việc bạn dành cho xã hội, công việc lien quan đến gia đình sở thích bạn Sau hoàn thành việc phân loại công việc vào nhóm – – 3, bạn tính tỷ lệ phần tram thời gian nhóm công việc Sẽ lý tưởng bạn dành khoảng 25% thời gian cho nhóm công việc số 1, 50% cho nhóm công việc số 25% thời gian lại cho nhóm công việc số Còn bạn, sau phân nhóm công việc tỷ lệ phần tram thời gian nhóm công việc cá nhân bạn bao nhiêu? Nhóm – Những công việc phục vụ nhu cầu cá nhân………………% Nhóm - Những công việc liên quan đến phục vụ cho việc học tập, công tác…………….% Nhóm – Những công việc xã hội, gia đình sở thích bạn……% Hãy dành phút để vẽ biểu đồ phân bố thời gian bạn so sánh với biểu đồ thời gian lý tưởng ghi lại nhận xét ………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………… Việc nhận định cách bạn phận bổ thời gian thực thông qua việc trá lời sô cậu hỏi như: • • • • • Bạn dành thời gian nhiều cho nhóm công việc nào? Bao nhiều thời gian bạn dành cho việc học tập? Bạn có nhận nhiều công việc so với bạn? Bao nhiều ă thời gian bạn bị đánh cắp vào việc bạn không thực cận đện có mặt bạn? Việc sử dụng thời gian phù hợp với mục tiều bạn giai đoạn tại? Đến đậy bạn đưa kết luận cho việc phận tích cách sử dụng thời gian Nguyên nhân dẫn đến việc sử dụng thời gian chưa tốt gì? Theo bạn, có nguyền nhân khiến bạn sử dụng thời gian chưa tốt Hãy suy nghĩ ghi lại khoảng nguyên nhân Có thể có nhiều nguyền nhận khiến bạn sử dụng thời gian chưa tốt, chủ yếu có thê kề đền nguyền nhận : • Thiếu ưu tiên / mục tiêu: Đậy có lẽ nguyền nhận gậy lãng phí thời gian quan trọng Nó ánh hưởng đến tất phương diện nghề nghiệp lẫn cá nhân Những người hoàn thành hầu hết công việc ngày biết xác họ muốn hoàn thành Không may nhiều người nghĩ mục đích mục tiều vấn đề năm mối quan tâm hàng ngày ềhúng ta dành nhiều thời gian cho việc nhỏ mà không tập trung vào việc quan trọng cho công việc sống • • • • • Khách không mời: Ba từ chết chóc nhẩt có thẻ cướp thời gian bạn có rảnh không Thủ phạm ai? bạn học, bạn ký túc xá, bạn cũ, Điện thoại Internet: Đậy phượng tiện thông tin tuyệt vời kẻ thù lớn nhẩt hiệu bạn cách kiểm soát việc sử dụng Không có khả nói không: người ta có thệ dồn cộng việc vấn đề lên vai bạn họ làm Một số người hay bị căng thăng thiệu kỹ nói không sợ làm người khác phật ý Góc học tập bừa bộn: Hãy nhìn lại bàn học Nếu bạn nhìn thấy 80ă diện tích bạn vướng vào mối căng thẳng bàn giấy Góc học tập sinh viện thành công ngăn nắp, gọn gàng Trì hoãn: Đây kẻ cắp thời gian lớn nhất, định mà tránh né định Bạn tăng đáng kệ quỹ thời gian hiệu cách giảm bớt chần chừ Quản lý thời gian Những người thành công thệ giới có điểm chung? Họ chuyện gia quản lý thời gian! Bạn thực thành công bạn biết cách quán lý thời gian thích hợp Bạn hiểu Quản lý thời gian nghĩa gì? Hãy dành vài phút để suy nghĩ nghĩ lại cách bạn hiết quản lý thời gian Có nhiều cách hiệu khái niệm Quản lý thời gian như: • • • • • • Tập trung dành nhiều thời gian vào việc quan trọng Quyết định dụng thời gian cách tốt Làm nhiều việc khoáng thời gian định Không lãng phí thời gian vào việc không liên quan Kiệm soát thời gian tốt Tránh việc vội vã hoàn thành công việc vào phút cuối Tất cách hiểu vệ quàn lý thời gian đưa cách hiểu chung cho khái niệm Quản lý thời gian sau: Quản lý thời gian có nghỉa kiếm soát tốt cách bạn sứ dụng thời gian đưa định sáng suốt cách bạn sử dụng PHẦN HAI XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU CỦA CÔNG VIỆC Mục tiêu đích đến công việc hay vấn đề cần thực Việc xác định mục tiêu công việc giúp xem xét thực công việc cách logic, có hiệu cao Vì vậy, tiết kiệm thời gian trình thực công việc Chạy đua với thời gian Bạn định phải làm hôm muốn đạt điều vào ngày mai Mọi kế hoạch hoàn thiện việc sử dụng thời gian phụ thuộc vào việc bạn hiểu rõ mục tiêu Xác định mục tiêu Xác định mục tiêu công việc việc xác định kết cần đạt tiến hành thực công việc với giá trị hay ý nghĩa Xác định mục tiêu nhằm: Tập trung cho công việc quan trọng nhất, xác định phương hướng làm việc, tốn thời gian cho việc không quan trọng, hạn chế việc lãng phí thời gian Do vậy, bước tiến hành công việc cần phải xác định mục tiêu cụ thể cần đạt hoàn tất công việc Qua giúp chúng ta: - Tập trung vào việc giải vấn đề Xác định bước thực hay giải pháp cụ thể tiến hành thực thi công việc Tập trung giải công việc quan trọng, hạn chế bị phân tán vào công việc không quan trọng Tạo động lực phấn đấu Tiết kiệm thời gian Giải vấn đề, đạt hiệu cao, đạt hài lòng thành viên nhóm hay tổ chức Mỗi công việc khác có mục tiêu tương ứng khác nhau, nên giá tri mong đợi đạt chúng khác Việc thực mục tiêu cụ thể đòi hỏi cần có khoảng thời gian cụ thể để đạt Vì vậy, mục tiêu đạt 10 QUYẾT ĐỊNH TRÌNH TỰ GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC TRONG DANH SÁCH Việc xác định trình tự giải công việc danh mục phải trải qua bước nhỏ: Bước thứ : xác định công việc có thời hạn phải hoàn thành xếp chúng theo thời gian Loan tách công việc xác định thời hạn hoàn thành danh sách bao gồm công việc sô 3-4-6-9-10.Căn vào thời hạn xác định công việc thời gian ước tính,Loan xắp xếp thứ tự giải công việc sau: 34 Bước thứ hai:thể việc lại danh mục vào đồ thị quản lí thời gian.Bước giúp bạn đưa định trình tự giải công việc dựa mức độ quan trọng tính khẩn cấp qua công việc.Đây bước quan trọng mà bạn không nên bỏ qua không bạn có khuynh hướng giải công việc đễ dang,thú vị trước đến công việc khó khan phức tạp Với ví dụ Loan,trong danh sách lại công việc số 1-2-5-7-8,các công việc thời hạn xác định nên việc xếp trình tự giải công việc Loan sử sụng đồ thị quản lí thời gian sau: Kết việc biểu diễn công việc lên đồ thị quản lí thời gian cho phép Loan có thứ tự giải công việc lại sau:5-7-2-8-1 Phân bố thời gian ( định khoảng thời gian danh cho 35 việc ) Sau kết thúc bước 2,bạn xếp lại danh sách công việc cần làm ban đầu theo trình tự Bạn sử dụng mẫu gợi ý để lên danh sách trình tự giải công việc Số thứ tự ghi nhận cột số thứ tự số thứ tự ban đầu,sẽ ngạc nhiên sơ thứ tự không số không liên tục Trong cột công việc bạn nên ghi nôi dung ngắn gọn điều cần lưu ý để tính thời gian thực công việc BẠN SẼ ĐIỀN CÔNG VIÊC VÀO DANH SÁCH THEO TÌNH TỰ NÀO? Sau kết thúc bước 2,trong tay bạn có danh mục thứ tự công việc: - Danh mục thứ tự công việc xác đinh xác thời hạn phải hoàn thành Danh mục thứ tự công việc lại Trong cột thời gian dự kiến bạn điền vào thời gian dự kiến bắt đầu kết thúc công việc dựa lượng thời gian ước tính cần thiết để hoàn thành cồn việc Quay trở lại ví dụ lich làm việc Loan,bằng việc điền công việc theo thứ tự có bước cộng với thời gian ước tính cần thiết để hoàn thành công việc,Loan phan bố thời gian cho công việc ngày mai sau : 36 Bạn dành khoảng phút ghi lại vài nhận xét bạn sau đọc xong lịch làm việc ngày mai Loan ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… …………………………………… Trong thực tế xây dựng thực hiên lịch làm việc bạn cần lưu ý sô điểm sau: - Hãy nhớ ngày làm việc bạn chắn có thời điểm sinh lực cao thấp,chẳng hạn buổi chiều thời điểm mà nhiều người 37 - - giảm sinh lực.Nên xếp lịch cho việc hoạt động đòi hỏi tính sang tạo lượng vào buổi sang-thời điểm mà bạn tỉnh táo nhât Khi lịch làm việc nên tạo số khoảng trống thời gian để giải khủng hoảng điều mong đợi Hãy cố gắng kêt hợp công việc để tiết kiệm thời gian Khi lịch học tập,làm việc bạn có thay đổi,hãy ghi lại thực xảy để có biện pháp điều chỉnh kịp thời cho phù hợp với thay đổi mà đảm bảo mục tiêu đặt ban đầu Cuối chu kì ( tuần,ngày ) cần ghi lại kết việc thực công việc,hãy chuyển công việc Đến thìu bạn hoàn toàn sử dụng công cụ đò thị quản lí thời gian ,sổ nhật kí lịch làm việc để lên kế hoạch quản lí thời gian vàng ngọc thân PHẦN BỐN 38 LÀM THẾ NÀO ĐỂ SỬ DỤNG THỜI GIAN HIỆU QUẢ? Bạn thường quản lý thời gian nào? Bạn có cảm thấy không đủ thời gian để làm công việc ngày? Bạn có thấy kiệt sức không hoàn tất việc Có ngày bạn chẳng có việc để làm, có hôm bạn phải chạy đua hết tốc lực với thời gian mà hàng đống công việc chưa giải hết Có thể công việc bạn chưa ổn định nguyên nhân bạn chưa biết cách xếp thời gian Làm việc có tổ chức Sắp đặt bàn làm việc gọn gàng , ngăn nắp, khoa học với hệ thống hồ sơ, tài liệu riêng, có lịch công tác cho khoảng thời gian dài với công việc cụ thể hàng ngày , đừng quên cái… sọt rác bên cạnh Sắp xếp bàn làm việc, tập tin máy tính, email để bạn tìm thấy dễ dàng Quá nhiều thời gian bị lãng phí cho việc tìm thông tin mà bạn biết bạn thu xếp tốt Benjamin Franklin nói tốt : “Một nơi cho thứ, thứ nơi nó” Có thể sử dụng số chương trình máy tính để quản lú công việc, sành điệu tý chơi PDA gắn theo người (điện thoại di động không ghi đủ) Ghi lại nhiệm vụ phải làm sưaps tới (cùng thông tin quan trọng) vào lịch biểu máy tính Đánh dấu công việc ưu tiên vứt bỏ giấy tờ không cần dùng Có thể ghi thêm thoong tin tờ giấy note(Sticker) nhỏ dán trước mặt nhớ mẩu giấy việc khiến cho bàn làm việc trông không đẹp mắt bị bay Lập kế hoạch trước Để đến đầu sáng lên kế hoạch ngày muộn Hãy xếp việc thật cụ thể từ chiều hôm trước Hãy tách riêng công việc xác định rõ việc nên làm hôm sau, việc nên làm trước tuần này, việc để lại Đương nhiên, danh sách công việc thay đổi hàng ngày phát sinh thêm việc Biết rõ làm việc hiệu Nếu thấy làm việc vào buổi sáng hiệu , lại không đưa công việc quan trọng vào buổi sáng? Những thời gian “đỉnh” dành để làm công việc mang tính chất thường nhật, hấp dẫn 39 Cũng có người thấy họ viết lách hiệu không gian yên tĩnh vào lúc … nửa đêm Cũng thói quen xấu bất lợi muốn hỏi han, điện thoại có cách chờ đến sáng hôm sau Tập tính kỷ luật thân Thay thường xuyên kéo lê đống việc, cần xác định hạn chót để hoàn thành công việc Một mẹo nhỏ cần hoàn tất việc vào 17h chiều thứ Năm bắt kết lúc vào lúc 12h trưa Nên giải việc khó trước , sau tha hồ… dạo chơi Ghi lại thắc mắc thực dành thời gian trao đổi Nên có sổ nhỏ túi Khi nghĩ điều ghi lại Phát triển chiến lược rõ ràng với câu hỏi quan trọng : Tin tức ? Bối cảnh ? Ảnh hưởng khía cạnh người câu chuyện gì? Hãy trao đổi cách thức làm việc với người có kinh nghiệm Họ giúp bạn hướng, đỡ thời gian tìm hiểu Sử dụng nguyên tắc SMART • Cuộc sống ngày với đòi hỏi ngày cao công việc bắt buộc phải có kỹ làm việc tốt để thích nghi với nó, đạt kết cao công việc cân sống cá nhân gia đình Tuy nhiên , với quỹ thời gian bất biến lúc giải hài hòa việc Mỗi ngày có 24 tiếng, tuần có ngày, tháng có 30 ngày năm qua sau 365 ngày Vậy chừng mực thời gian định , có người chẳng làm nên trò trống số người làm vố khối việc lớn lao to tát? Phải họ có khả siêu phàm quỹ thời gian nhiều so với người bình thường khác? • Quỹ thời gian người nhau, thế, câu trả lời không nằm chỗ có thời gian để làm công việc cho hiệu Đa số chuyên gia quản lý nhân cho để sử dụng thời gian cách tốt Trước hết, cá nhân phải nhận định lực làm việc thân dựa điểm mạnh , điểm yếu công việc đảm nhiệm Từ mà biết mong muốn điều nghiệp thời điểm tương lai Đây công việc đặt cho thân mục tiêu để hướng tới Làm để xác định mục tiêu xác? Trong kinh doanh đại 40 sống hàng ngày, người ta thường đề cập đến nguyên tắc SMART, tức mục tiêu xây dựng dựa tiêu chí sau : • S-Specific : Cụ thể , rõ ràng dễ hiểu; • M-Measurable : Đo đếm được; • A-Achievable : Có thể đạt khả mình; • R-Realistic : Thực tế, không viễn vông; • Time bound : Thời hạn để đạt mục tiêu vạch Trong đó, tiêu chí “đo đếm được” gắn với số cụ thể Ví dụ, mục tiêu trở thành người giàu, giàu nào? Nghĩa cần phải có số cụ thể để đo đếm Vì dụ tỉ hay mười tỉ… Hơn nữa, “M” mang tính động viên (Motivation), điều thúc, tạo niềm mong muốn cháy bỏng để tập trung hoạt động nhằm hướng tới mục tiêu nỗ lực phấn đấu để đạt Cũng người ta nhầm lẫn “A” chữ “R” Tuy nhiên, điều “có thể thực được” không đồng với “thực tế” Một người mời làm giám đốc tài ngân hàng thương mại cổ phần, cấp chuyên môn kinh nghiệm điều hành siêu hạng (A) mà “Chân” hội đồng quản trị (R) có hội trở thành Tổng Giám Đốc ngân hàng Từ ví dụ hiểu, có đầy đủ điều kiện tiêu chí A mà thieus tiêu chí R đạt mục tiêu Điều đời sống trị Bước sau xác định Mục tiêu SMART viết mục tiêu giấy đặt bàn làm việc hay chỗ mà bạn nhìn thấy hàng ngày Cách giúp bạn nghĩ đến thúc đẩy bạn hành động hướng tới mục tiêu đề Sau đó, lập kế hoạch chi tiết để thực Nhưu , bạn trường làm việc, bạn tính tuần, tháng, năm bạn phải kiếm lên kế hoạch cụ thể để đạt mục tiêu đó, năm phải tiết kiệm chục triệu, mua đất, xây nhà Trong lập kế hoạch, cần thiết phải chia nhỏ mục tiêu đề để biết đường bạn bao xa, bạn chừng (đạt % kế hoạch) tiếp tục lâu đến đích Điều giống tầm quan trọng cột số đường Khi bạn biết hôm nay, ngày mai ròi tháng năm phải làm Tốt nhất, niên viết sơm đồ phân tích công việc hàng ngày để biết việc cần làm trước,việc làm sau, việc quan trọng (important) việc gấp, cần làm ngay(urgent) Tâm lý chung việc dễ thích làm trước, việc khó không không thích để lại làm sau Thật tệ hại việc khó 41 để lâu, khó thực việc gấp lại không quan trọng Hãy liên tưởng tới câu chuyện bình viên sỏi, từ đầu bạn cho vào bình đầy cát cách để xếp viên đá sỏi vào bạn xếp đá-sỏi-cát, bạn chứa nước bình Vấn đề quan trọng bình chứa thứ mà quan tọng bạn phải biết phân biệt công việc khó “đá hộc” đâu viên sỏi hay cát đời, biết cách quản lý thời gian hiệu để cân sống - Trong kinh doanh : Cách quản lý thời gian hiệu thơngf nhìn nhận từ hai khía cạnh, người quản lý nhân viên Tại người chủ doanh nghiệp cảm thấy thiếu thời gian tải công việc? Thường mức độ tải công việc người quản lý tùy vào trình hình thành, quy mô doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh Tuy nhiên, tâm lý chung người lãnh đạo không hết việc Những người tham công tiếc việc, làm việc đén 18 tiếng họ cảm thấy chưa đủ, họ ao ước “phải ngày có 25 tiếng, tuần có ngày năm có 366 ngày…” họ phạm phải tội “lấy cắp thời gian gia đình” Vậy có phương pháp để cân thời gian cho công việc, nghỉ ngơi giải trí cho gia đình ? Với doanh nghiệp đời hoàn toàn chấp nhận với tải công việc phải làm thêm nhiều tiếng ngày người lãnh đạo Nhưng tình trạng kéo dài mãi, mấu chốt ngiowif chủ doanh nghiệp phải biết cách xây dựng hệ thống, quy trình làm việc, xây dựng đội ngũ kế cận Tiếp đén phân quyền cho nhân viên đòi hỏi phải thật rõ ràng cụ thể , phải đặt niềm tin vào nười giao việc lùi lại phía sau để nhân viên có chủ động giải công việc Nếu cấp quản lý bên giải vụ tốt người lãnh đạo yên tâm làm việc “khó” vai trò Vì thế, điều định hiệu quản lý thời gian người lãnh đạo hiệu làm việc đội ngũ nhân viên Ở khía cạnh nhân viên, để thời gian làm việc đạt hiệu cao nhất, nhân viên phải xác định mục tiêu mình, biết lồng ghép mục tiêu cá nhân với mục tiêu doanh nghiệp đẻ lên kế hoạc công việc thân Người quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng mục tiêu Smart, sau thông với mục tiêu Khi có đồng thuận 42 nhân viên cấp quản lý việc lại lên kế hoach cụ thể để đạt mục tiêu đề Việc phân biệt quan trọng cần làm nhân viên không quan trọng với người quản lý công việc nhân viên thường theo chuyên môn cụ thể vấn đề phát sinh Thay vào đó, tính kỷ luật thời gian với thân thứ quan trọng Vì vậy, thống mục tiêu cấp quản lý nhân viên có động lực làm việc họ tận dụng tối đa thời gian làm việc để đạt mục tiêu  Làm việc có tổ chức Việc hôm không để ngày mai Bạn nên cố gắng làm xong phần việc có kế hoạch ngày Điều đem lại cho bạn cảm giác thoải mái , đầy hứng khởi để bước sang ngày Nếu ngày việc không giải xong, gây ùn tắc Những việc đó, làm sau khó thực Những người thành đạt tuân thủ nguyên tắc cách triệt để Kiểm soát lãng phí bạn : tránh “những kẻ đnhs cắp thời gian” Để quản lý tốt thời gian, trước hết bạn cần phải xác định thời gian thường bị lãng phí Quan xác định yêu tố cần phải cải thiện Dưới xin nêu số nguyên nhân thường gặp làm giảm hiệu công việc xin tạm gọi nguyên nhân kể đánh cắp thời gian : 8.1 8.2 8.3 Thay đổi thứ tự ưu tiên công việc phải giải rủi ro Rủi ro điều không muốn, xảy ra, bạn phải ưu tiên giải trước giá Điện thoại Bạn điên đầu ngày có nhiều gọi mà không liên quan đến công việc? Chắc có! Công cụ hữu hiệu giao tiếp điện thoại kẻ thù ngu hiểm bạn làm để kiểm soát Thiếu mục tiêu thứ tự ưu tiên Đây nguyên lớn quan trọng gây lãng phí thời gian Một nhà quản lý giỏi biết xác việc họ cần làm thứ tự ưu tiên việc Bạn xếp thời gian ngày để giải công việc ưu tiên cần linh hoạt dành đủ thời gian việc bất ngờ xảy Hãy học cách nói “không” với việc ưu tiên 43 Những nhiệm vụ ưu tiên vấn đề thực vào khối thời gian khác ngày Đó giúp đỡ nhân viên, trả lời nhanh câu hỏi, công việc khác không thích hợp với khối thời gian quan trọng cần thiết phải thực Việc cấu trúc thời gian ngày làm việc bạn nên bắt đầu với phân bổ khoảng trống cho viên gạch thơig gian lớn, sau viên gạch cỡ trung bình cho vài nhóm hoạt động khác Các viên gạch thời gian cỡ nhỏ sau lấp đầy khoảng trống lại Nếu hạn làm mọi thứ ngược lại thực thi hết tất nhiệm vụ nhỏ trước xếp thời gian cho công việc quan trọng bạn, bạn kết thúc ngày làm việc mà chưa thể giải nhiệm vụ ưu tien hàng đầu Sau cùng, bạn muốn xếp thời gian cách hiệu quả, lời khuyên đặt bạn nên : “Suy nghĩ trước bắt tay vào việc đó” Bạn có biết nghiên nhà khoa học Châu Âu cho thấy người thường vội vàng trước bữa ăn trưa Do đó, để tránh nhầm lẫn, sai sót, bạn không nên thực công việc quan trọng vào trước bữa ăn trưa 8.4 Cố gắng nhiều? Ngày nay, có nhiều bạn hàng ngày phải hoàn thành công việc ngày… hôm qua công việc ngày hôm chất đống lên bạn trạng thái căng thẳng 8.5 Khách đến thăm nhiều Có nhiều khách đén gặp điều bình thường , nhien người bạn, đồng nghiệp đến để trao đổi dăm ba câu chuyện chẳng liên quan đến công việc rắc rối 8.6 Phân quyền không hiệu Phân quyền tốt yếu tố then chốt cho nhà quản lý lãnh đạo Một nhà quản lý tuyệt vời phải có khả giao việc, phân quyền cho nhân viên phải đảm bảo việc thực yêu cầu Đây cách tốt để xây dựng nhóm làm việc hiệu giảm sức ép công việc thân nhà quản lý Nguyên tắc phổ biến vấn đề 44 nhân viên làm việc 80% so với bạn giao việc cho nhân viên Tương tự thế, làm tập nhóm bạn không phân công nhiệm vụ khả người, chí sợ bạn không hoàn thành nhiệm vụ nên bạn làm tất việc Điều làm bạn cảm thấy mệt mỏi, nhiều việc làm kịp dẫn đến điều tệ hại làm cho có, không quan tâm đến chất lượng công việc 8.7 Bàn làm việc lộn xộn Khi bạn đọc xong viết , bạn nhìn lại bàn làm việc nhé, Nếu bạn thấy bàn lộn xộn, nhiều bạn phải nhiều công sức tìm tập tài liệu mà xếp cần gấp thực bạn bị stress Vì vậy, ban phải tâm niệm, người làm việc hiệu thường có bàn làm việc ngăn nắp 8.8 Sự chần chừ - gián đoạn “Kẻ trộm” thời gian lớn định mà né tránh định Bằng việc giảm bới chần chứ, bạn có nhiều thời gian để làm ccs việc khác có hiệu Tránh gián đoạn : Bạn đóng cửa phòng làm việc lại thường xuyên có Nếu đồng nghiệp đến bàn làm việc bạn để tán gẫu mà bạn thời gian bạn lịch giải thích bạn bận đề nghị gặp sau 8.9 Không có khả “nói không” Nguyên tắc chung người trút công việc vấn đề họ lên vai người khác họ làm Một điều phiền toái người thiếu kỹ nói “không” sợ làm người khác lòng 8.10 Gặp gỡ- lãng phí thời gian 45 Những nghiên cứu cho thấy trung bình nhà quản lý phải “chi” tới 17 tuần cho gặp gỡ để lên lịch làm việc nhiều thời gian kéo theo mà khó kiểm soát Nhiều nhà quản lý có kinh nghiệm thừa nhận rằng, có tới 1/3 thời gian sử dụng cách lãng phí cho gặpvoo vị kế hoạch Bạn “tăng cường” quản lý cách tốt để hạn chế tối đa lãng phí thời gian Sử dụng thời gian cách “rộng rãi”: Tránh việc sử dụng thời gian cho chuyện không cần thiết lúc bạn tập trung thực công việc đề Ví dụ như, bạn làm việc, bạn nên mở email bạn có đủ thời gian để đọc trả lời nó, xóa nó… Có thể lực tốt Muốn làm việc có hiệu , trước tiên bạn phải có thể lực tốt Bạn cần tập thẻ dục, ăn ngủ điều độ, tránh làm việc sức Có sức khỏe tốt bạn làm việc lâu dài bền bỉ Không công việc phổ thông sử dụng bắp, mà công việc đòi hỏi nhiều chất xám cần bạn có thể lực tốt Điều cần nhịp sống công nghiệp đòi hỏi người lai động phải làm việc với cường độ cao TÓM TẮT Ý tưởng quản lý thời gian có từ cách 100 năm Tuy nhiên thuật ngữ “quản lý thời gian” tạo cho ta hiểu sai việc mà người làm Thời gian quản lý được, quản lý thân thời gian ta sử dụng Như quản lý thời gian thực chất quản lý thân Như vậy, lời giải cho toán thời gian nằm tay bạn , tất việc bạn suy nghĩ thực 46 nhiệm vụ đặt mà Bạn cần phân tích bạn làm vào ngày mai, tuần tớí, tháng tới, đồng thời bạn nên cắt bớt chi tiết vụn vặt để phát huy tối đa khả bạn Và bạn nên nhớ rằng, tâm kiên trì cần thiết Không có tâm ngớ ngẩn mà có người không tâm người ngớ ngẩn Và ngày , người có thời gian nhau, 24 Nên việc sử dụng thời gian hợp lý góp phần giúp bạn đạt mục tiêu để ra, giảm áp lực thời gian giải công việc, chừng mực điều giúp bạn tiết kiệm chi phí thành công công việc sống Hãy người làm chủ thời gian TÀI LIỆU THAM KHẢO Bích Nga, Tấn Phước Phạm Thị Sáu (Biên dịch) Cẩm nang kinh doanh Harvard (Harvard Bussiness Essentials) : Quản lý thời gian (Time management) 2006 TP.Hồ Chí Minh : NXB Tổng Hợp Brian, Poser.2003 Time management for students Toronto (Ontario, Canada) : Counselling and Development Centre Lê Tuyên (Biên dịch) Quản lý thời gian 2004 TP.Hồ Chí Minh : NXB Trẻ Một số Website tham khảo: www.chungta.com, www.dddn.com.vn 47 48 ... Kiệm soát thời gian tốt Tránh việc vội vã hoàn thành công việc vào phút cuối Tất cách hiểu vệ quàn lý thời gian đưa cách hiểu chung cho khái niệm Quản lý thời gian sau: Quản lý thời gian có nghỉa... gian! Bạn thực thành công bạn biết cách quán lý thời gian thích hợp Bạn hiểu Quản lý thời gian nghĩa gì? Hãy dành vài phút để suy nghĩ nghĩ lại cách bạn hiết quản lý thời gian Có nhiều cách hiệu. .. nên áp dụng nguyên tắc “5W2H” để thực công việc đạt hiệu cao PHẦN BA CÔNG CỤ QUẢN LÝ THỜI GIAN 23 Đồ thị quản lý thời gian Đồ thị quản lý thời gian công cụ thông minh giúp bạn định tính khẩn cấp