Môn học: Quản trị hành vi tổ chức Câu hỏi: Bạn phát triển dự án đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc cho doanh nghiệp/tổ chức bạn làm việc Hãy xác định doanh nghiệp/tổ chức bạn có vấn đề hay hội liên quan đến chủ đề môn học hành vi tổ chức/ Tại sao? Bạn có giải pháp mang tính thực tiễn dựa sở lý thuyết hành vi tổ chức? I GIỚI THIỆU Công ty Cổ phần Điện tử - Tin học - Viễn thông Thăng Long (TETC) thành lập năm 2001 chuyên kinh doanh sản phẩm tin học, viễn thông cung cấp phần mềm công nghệ cao (Hội thảo trực tuyến - Video conferencing, hệ thông tin địa lý - GIS, phân tích ứng dụng thông tin vệ tinh - Space application,…) Sau năm hoạt động phát triển, đến Công ty TETC công ty khẳng định vị khu vực phía Bắc Việt Nam Hiện Công ty có đơn vị hoạt động với đội ngũ cán làm việc lên tới 400 nhân viên lao động vốn chủ sở hữu (đến 1/12/2009) khoảng 68.383 tỷ đồng Các lĩnh vực hoạt động Công ty bao gồm: - Đại lý cung cấp sản phẩm dịch vụ thông tin vệ tinh, viễn thông, truyền hình trực tuyền (video conferencing), giải trí trực tuyến (online entertainment) thiết bị y tế - Tư vấn, đào tạo kinh doanh giải pháp, dịch vụ phần mềm hệ thống, viễn thông, điều khiển tự động, hệ thống thông tin địa lý (GIS), viễn thám (Remote Sensing - RS), đo lường; - Chuyển giao công nghệ lĩnh vực: điện tử, tin học, đo lường, điều khiển viễn thông vệ tinh - Lắp đặt, sữa chữa, bảo hành bảo trì linh kiện, thiết bị điện tử, tin học, đo lường, điều khiển viễn thông Qua thông tin báo cáo tài công ty đến tháng 12/2009 Công ty TETC có tình hình tài tốt Lợi nhuận kinh doanh năm 2009 tăng 6.3% so với năm 2008 Tỷ số lợi nhuận sau thuế/doanh thu tăng cho thấy Công ty kiểm soát tốt chi phí hoạt động có nhiều biến động,…Người lao động công ty nhìn chung hài lòng với yếu tố liên quan trực tiếp đến quyền lợi mình, chế độ tiền lương, tiền thưởng, phúc lợi xã hội, điều kiện làm việc, công nhận giá trị lao động, hội thăng tiến,… Tuy nhiên, mức độ hài lòng nhân viên số vấn đề có khác nhau, số yếu tố tác động đến người lao động bị đánh giá thấp, việc chia sẻ thông tin quan hệ đồng nghiệp lãnh đạo chưa nhiều, tầm nhìn chiến lược dài ban lãnh đạo công ty hạn chế, khả chuyên nghiệp hóa số phận chưa cao, hoạt động giao lưu văn hóa tập thể thường niên công ty không trì,…Trong khuôn khổ giới hạn nghiên cứu khả nhận thức vấn đề thân, mạnh dạn xin đề xuất số biện pháp nhằm đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc công ty dựa sở lý thuyết quản trị hành vi tổ chức học II PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ Mặc dù Công ty TETC hoạt động ổn định hiệu năm vừa qua, nhiên bên cạnh tồn số vấn đề tổ chức quản lý phương pháp làm việc phận cá nhân công ty Đây vấn đề theo cần thiết phải thay đổi cho dù tốn công sức, thời gian hoàn toàn không đơn giản Trong phần này, chủ yếu phân tích số mặt hạn chế cần đổi mà thuộc vấn đề hành vi tổ chức công ty chúng tôi, thông qua vấn đề sau: Khả lãnh đạo, quản lý Thực tế có nhiều người coi vừa nhà lãnh đạo vừa nhà quản lý Khả lãnh đạo phẩm chất quan trọng nhà quản trị doanh nghiệp vượt lên khả quản lý Những nhà lãnh đạo giỏi nhà quản lý giỏi, nhiên có nhiều nhà quản lý giỏi lại trở thành nhà lãnh đạo giỏi Một nhà quản lý giỏi phải hội tụ có khả tổ chức, tính kiên định, linh hoạt công việc khả làm việc hiệu Trong đó, lãnh đạo giỏi phải người có tầm nhìn chiến lược, có khả thúc đẩy truyền cảm hứng cho người tổ chức Từ trước đến nay, nhà lãnh đạo công ty dường chủ yếu tập trung vào quan hệ đối tác làm ăn chính, quan tâm đầu tư phát triển nhu cầu thị trường thời hạn ngắn, khả định hướng chiến lược dài hạn chế, nên khứ có nhiều thời đoạn Công ty phải đối mặt với khó khăn từ sức ép thị trường Trong đó, nhà quản lý phận Công ty tập chung điều hành nhóm, nhân làm việc đạt theo tiêu, mục đích lãnh đạo giao phó, chưa có quan tâm sâu sát thiếu phương thức khuyến khích tinh thần làm việc cấp Xuất phát từ yêu cầu đổi mô hình quản lý làm việc công ty để thực chiến lược phát triển, toàn cầu hóa công ty, lãnh đạo nhà quản lý công ty TETC cần phải tư thay đổi lại hoàn chỉnh vấn đề sau đây: - Các nhà lãnh đạo phải hướng cho người quyền, người quản lý phải có khả hướng ê-kíp vào việc thực mục tiêu định trước Đối với nhà lãnh đạo Công ty TETC cần phải có chiến lược tầm nhìn xa, có khả dự báo trước xu lớn nhu cầu thị trường sản phẩm công nghệ cao như: điều khiển tự động, thông tin vệ tinh ứng dụng vệ tinh ứng phó biến đổi khí hậu, phát triển công nghệ nhu cầu thảo luận mạng trực tuyến, Người lãnh đạo phải xác định tương lai, nhiệm vụ mục tiêu đơn vị: Viễn thông, vệ tinh, điều khiển tự động, ứng dụng trực tuyến công ty, nhà quản lý phải hiểu biết chuyên môn biết kết hợp chi tiết để thực kế hoạch xác định - Người lãnh đạo công ty phải thúc đẩy truyền cảm hứng cho người tổ chức mình, giúp đỡ họ đạt mục tiêu đề Lãnh đạo phải dồn sức chung lưng đấu cật với đội ngũ mình, cần trở thành huấn luyện viên thực sự, nhà quân sư, chuyên gia tâm lý, người hướng dẫn Lãnh đạo thực phải biết khuyến khích để nhân viên đạt mục tiêu tổ chức say mê Xây dựng nhóm làm việc Các đội nhóm làm việc Công ty chưa chuyên nghiệp hóa số phận số đơn vị, bố trí chưa phù hợp khả với nhiệm vụ giao, dẫn đến hiệu suất làm việc thấp Một số phận Công ty đủ nguồn nhân lực thực dự án nên thường xuyên bị chậm tiến độ; số phận lại thừa, dẫn đến tình trạng “ngồi chơi xơi nước” Chính vấn đề nguyên nhân gây nên mâu thuẫn bất đồng số phận cá nhân Công ty Việc xây dựng lại nhóm làm việc chuyên nghiệp (nhóm tự quản nhóm ảo) hiệu công ty để họ cống hiến công việc, tạo thi đua cách tích cực, khuyến khích sáng tạo lao động giải pháp quan trọng Các nhóm làm việc dự kiến tạo lập: - Nhóm tự quản bao gồm nhóm hoạt động lĩnh vực sau: Viễn thông, thông tin vệ tinh, điều khiển tự động, công nghệ viễn thám, hệ thông tin địa lý, tích hợp quản lý thiên tai, tài chính,…và nhóm dịch vụ - Nhóm ảo hoạt động dựa công nghệ thông tin (CNTT) tốc độ mạng Internet gồm nhóm sau: Phát triển phần mềm, tích hợp hệ thống, giải trí trực tuyến, hội thảo trực tuyến… Bên cạnh đó, xây dựng kỹ cá nhân tự giám sát nhóm tạo điều kiện cho việc hoàn thành mục tiêu cách tốt Thông qua việc tham gia thảo luận định nhóm, qua việc tham gia tìm hiểu mục đích văn hoá tập thể, người phát huy khả tiềm tàng Bởi nhóm tạo môi trường làm việc tập thể - nơi cá nhân giao trách nhiệm có quyền hạn, nơi mà tin tưởng sẻ chia đặt lên hàng đầu nên khuyến khích người làm việc nhiệt tình Xây dựng phát triển văn hóa công ty Trong năm qua, số hoạt động tập thể Công ty bị gián đoạn có nguyên nhân chủ quan khách quan Tuy nhiên, để đưa tinh thần đoàn kết tất thành viên Công ty từ Lãnh đạo, Quản lý tới Nhân viên thêm hiểu gắn kết theo cần phải tiếp tục trì phát triển văn hoá công ty, xây dựng thói quen động viên tinh thần cho cấp quản lý công nhân viên chuẩn mực cụ thể công ty: - Thường niên tổ chức ngày công ty (ngày tháng 5) để người hiểu, tôn trọng ý thức phát huy văn hóa cội nguồn công ty - Tổ chức đặn (03lần/năm) hội thi tay nghề sửa chữa bảo dưỡng thiết bị viễn thông, máy tính, hội thi thuyết trình giải pháp thông tin viễn thông vệ tinh, viễn thám lập trình tự động hóa Đây dịp để kỹ thuật viên nâng cao tay nghề, khẳng định kỹ sư có dịp đưa sáng kiến cải kiến công nghệ - Tổ chức lễ hội lớn đất nước ngày đền ơn đáp nghĩa để người công ty thấy tinh thần đấu tranh xây dựng đất nước ông cha, qua thấy trách nhiệm đất nước, xã hội nói chung công ty nói riêng - Các hoạt động vui chơi, thể thao, văn hóa, văn nghệ như: kéo co, bóng bàn, cầu lông, tenis, nấu ăn, hát đối, cắm hoa theo chủ đề,… tổ chức thường kỳ theo ngày lễ góp phần giảm stress tăng độ kết dính thành viên công ty với Tôn vinh cá nhân tập thể xuất sắc dịp để người công ty - hiểu đánh giá cao tôn trọng tinh thần làm việc lãnh đạo công ty người lao động mà họ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giao Các hoạt động giao lưu trời lãnh đạo nhân viên công ty - giúp nhân viên thấy gần gũi với lãnh đạo công ty, qua có góp ý, phản hồi mang tính xây dựng, gắn bó cao cho công ty Quyền lực xung đột công ty Quyền lực - xung đột điều tránh khỏi, xảy cấp độ công ty doanh nghiệp Khi mâu thuẫn, xung đột không giải hay giải không thỏa đáng, đẩy công ty doanh nghiệp rơi vào tình trạng hỗn loạn, suy thoái Năm 2008 2009, công ty TETC xảy số vụ xung đột nhỏ, bất đồng quan điểm phận viễn thám (RS) hệ thống thông tin địa lý (GIS), quản lý phận công nghệ phần mềm thành viên nhóm, cá nhân phận dịch vụ khách hàng,…Nguyên nhân cuối xác định chủ yếu tranh chấp nguồn nhân lực, va chạm quyền lợi quản lý điều hành không công minh Như vậy, có mâu thuẫn xảy lãnh đạo công ty phải nhận diện mâu thuẫn, tìm nguyên nhân bước giải mâu thuẫn cách hiệu • Nhận dạng nguồn xung đột Ở đây, chủ yếu đưa khái niệm nguyên nhân hai kiểu xung đột thường thấy công ty, doanh nghiệp xung đột cá nhân xung đột nhóm - Xung đột cá nhân: Các xung đột mâu thuẫn cá nhân đụng độ tính cách giao tiếp không hiệu giá trị khác biệt Có thể xảy người ta không thích nhau, niềm tin không tồn khác suy nghĩ viễn cảnh Họ mâu thuẫn ganh đua chức vụ hay quyền lợi - Xung đột nhóm: Nguyên nhân thông thường xung đột nhóm công ty mà nguồn lực khan hiếm, cần phải có thêm nguồn lực nhu cầu mở xung đột • Các cách để xử lý xung đột - Lắng nghe: Cần phải giữ thái độ tích cực, nhận xung đột có lợi cho Công ty Cần phải kìm chế cảm xúc kiểm tra, không nên cảm xúc dẫn dắt tiến trình Nhà quản lý cần đoán để giải xung đột thành công - Ra định đình chiến: Thông thường xung đột khó giải thời gian tìm chất vấn đề lâu Do vậy, Lãnh đạo Công ty phải có biện pháp giải mà không nên công khai, nên lấy uy quyền chấm dứt xung đột đưa yêu cầu đối bên, thông báo thời hạn giải - Tìm gặp bên liên quan tìm hiểu thông tin: Hãy lắng nghe họ trình bày quan điểm, xem xét kỹ lợi ích bên “vụ xung đột” xem xét ý kiến quan điểm họ - Tìm nguyên nhân gốc rễ vấn đề: Hãy đưa liên tục câu hỏi lại thấy rằng, thực nguyên nhân gốc rễ vấn đề • Chọn lựa chiến lược phù hợp - Nhà quản lý cố gắng hiểu quan điểm người khác đặt vào vị trí người khác chứng tỏ nỗ lực cảm thông với họ - Cần tôn trọng bên liên quan, nên nhân cách họ tác động lên đối xử với tất cách công Hãy thực hành kiên nhẫn, đấu tranh cho giải pháp thắng - thắng Bí tập trung xác định vấn đề mà người chấp nhận - Tuy nhiên, nhiều trường hợp sử dụng chiến lược khác chiến lược thua - thua, thắng - thua,…để giải • Phát triển kỹ khuyến khích xung đột chức Đây xung đột có lợi cho công ty xuất phát từ bất đồng lực Trong công ty có xung đột mâu thuẫn bất lợi, người ta trở nên tự mãn Khi có chẳng có chút sáng tạo Là nhà quản lý cần phải biết phân biệt xung đột mâu thuẫn cá nhân, nhóm, tổ chức cá nhân Động viên khuyến khích người lao động Những nhân viên trung thành, tích cực vốn quý công ty Nhưng để giữ chân khuyến khích họ cống hiến lâu dài cho bạn lại việc không dễ Có nhiều cách để động viên, khuyến khích nhân viên Vấn đề nhìn chung Công ty làm tốt thời gian vừa qua, theo tùy theo ngân sách công ty doanh nghiệp cụ thể mà lựa chọn cách làm phù hợp, đạt hiệu cao, cụ thể với Công ty cần phải: - Đảm bảo cho nhân viên môi trường làm việc thoải mái Không gian làm việc, ăn ca, căng tin, nhà vệ sinh, …Những thứ tưởng không liên quan trực tiếp đến công việc lại ảnh hưởng nhiều đến tinh thần làm việc suất lao động nhân viên Là lãnh đạo, cần ý đến môi trường làm việc người lao động qua việc thăm dò ý kiến họ Nếu họ cho môi trường làm việc chưa tốt tìm hiểu nguyên nhân cải thiện tình trạng - Khuyến khích tinh thần trách nhiệm nhân viên Thể cho nhân viên thấy tầm quan trọng họ công ty, từ khẳng định trách nhiệm nghĩa vụ họ Hãy cho họ thấy công ty tập thể đồng đoàn kết mà thành viên sẵn sàng gánh chịu hậu gây Nói với họ thành công nhóm có nhờ vào thành công cá nhân, ngược lại - Động viên, khen thưởng cách phù hợp, sáng tạo Với thành viên có lòng nhiệt tình say mê công việc quan tâm đến họ theo cách khác, vấn đề tiền phần sống GIẢI PHÁP THỰC HIỆN III Thời gian giai đoạn thực hiện: Thời gian thực đổi toàn mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc Công ty theo phân tích dự kiến khoảng 15 tháng từ tháng năm 2010 đến tháng 12 năm 2011 theo số giai đoạn sau: - 9/2010 - 12/2010: Tổ chức họp lãnh đạo, hội đồng quản trị, nhà quản lý CBCN công ty đưa yêu cầu cần thiết phải thay đổi thuyết phục đồng ý đổi tổ chức làm việc - 12/2010 - 3/2011: Đưa dự thảo định hướng, chiến lược phát triển mở rộng công ty lĩnh vực dự đoán phát triển tương lai (đã phân tích trên) - 3/2011 - 6/2011: Xây dựng nhóm làm việc chuyên nghiệp, nhóm tự quản, nhóm ảo theo tính chất công việc cụ thể (phân tích phần xây dựng nhóm) - 6/2011 - 12/2011: Xây dựng chuẩn văn hóa - nghi thức công ty, qui chế, qui trình qui định làm việc, khen thưởng, kỷ luật, - 12/2011: Bước đầu áp dụng thử nghiệm để có sở đánh giá rút kinh nghiệm để sửa đổi hoàn thiện tương lai Vai trò thành viên công ty - Lãnh đạo công ty, hội đồng quản trị, nhà quản lý công ty: Có trách nhiệm tham gia dự thảo xây dựng hoàn thiện chiến lược phát triển, qui trình qui định, chuẩn tắc làm việc Công ty Dự thảo xây dựng nhóm làm việc chuyên nghiệp, phân bổ nguồn nhân lực cho nhóm mục tiêu qui định chung nhóm Lãnh đạo công ty phải lắng nghe ý kiến người lao động, phải có ý thức góp phần chung sức thực nhiệm vụ chung nhà quản lý Công ty cần phải kiên định, hướng đội ngũ làm việc theo nhiệm vụ chung, - Cán công nhân viên công ty: Tham gia góp ý qui trình qui định văn hóa công sở làm việc, chuẩn làm việc Công ty Góp ý cấu tổ chức qui định làm việc nhóm, phận tham gia,… Ngoài ra, người phải tuyệt đối tuân thủ điều hành, quản lý, xếp, bố trí nhà Quản lý, Lãnh đạo Công ty IV KẾT LUẬN Thực vấn đề đổi công tác quản lý tổ chức công ty doanh nghiệp luôn vấn đề khó khăn, phức tạp thu thành sớm chiều Sử dụng kiến thức học môn học “Quản trị hành vi tổ chức” kết hợp với thực tiễn Công ty để tiến hành phân tích chuyên sâu vấn đề hành vi tổ chức công ty để từ đưa biện pháp hữu hiệu nhằm đổi mô hình quản lý cá nhân nhóm làm việc cho Công ty đề xuất mang tính thực tế cao Tuy nhiên, để thực điều đòi hỏi phải có ủng hộ mạnh mẽ cấp Lãnh đạo, Hội đồng quản trị, nhà Quản lý Nhân viên Công ty Bản phân tích trạng Công ty đề xuất đổi mô hình quản lý hy vọng tài liệu tham khảo hữu ích, có giá trị cho nhà Lãnh đạo Công ty việc nghiên cứu hoạch định phát triển Công ty tương lai 10 TÀI LIỆU THAM KHẢO (1) GRIGGS - MBA Program, Quản trị hành vi tổ chức, Chương trình đầ tạo thạc sĩ Quản trị Kinh doanh Quốc tế, 1/2010 11 ... tình Xây dựng phát triển văn hóa công ty Trong năm qua, số hoạt động tập thể Công ty bị gián đoạn có nguyên nhân chủ quan khách quan Tuy nhiên, để đưa tinh thần đoàn kết tất thành viên Công ty. .. phải tiếp tục trì phát triển văn hoá công ty, xây dựng thói quen động viên tinh thần cho cấp quản lý công nhân viên chuẩn mực cụ thể công ty: - Thường niên tổ chức ngày công ty (ngày tháng 5)... thức phát huy văn hóa cội nguồn công ty - Tổ chức đặn (03lần/năm) hội thi tay nghề sửa chữa bảo dưỡng thiết bị viễn thông, máy tính, hội thi thuyết trình giải pháp thông tin viễn thông vệ tinh, viễn