BÀI KIỂM TRA HẾT MÔN Đề án: Đổi phương pháp tạo động lực cho nhân viên làm việc BIDV Trung tâm Tài trợ thương mại I GIỚI THIỆU VỀ THỰC TRẠNG PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ CÁN BỘ HIỆN NAY TẠI TRUNG TÂM TÁC NGHIỆP TÀI TRỢ THƯƠNG MẠI Trung tâm tác nghiệp tài trợ thương mại (gọi tắt Trung tâm) thành lập từ tháng 8/2008 vào thời điểm Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam (gọi tắt BIDV H.O) thực chương trình chuyển đổi toàn mô hình tổ chức kinh doanh với mục tiêu tăng cường công tác quản lý, hạn chế rủi ro hoạt động ngân hàng đồng thời nâng cao chất lượng dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng Mô hình tập trung hóa xử lý tác nghiệp tài trợ thương mại mô hình đáp ứng mục tiêu mô hình hầu hết ngân hàng giới áp dụng Lý xu hướng tập trung hóa tác nghiệp tài trợ thương mại vì: - Đây nghiệp vụ có độ rủi ro tác nghiệp cao Để đảm an toàn hoạt động nghiệp vụ đảm bảo đáp ứng nhu cầu độ xác, tốc độ phục vụ dịch vụ toán quốc tế khách hàng, đòi hỏi cán ngân hàng phải có số kiến thức định nghiệp vụ ngoại thương, nắm quy tắc, thông lệ toán quốc tế cập nhật - Nghiệp vụ tài trợ thương mại gồm nhiều phương thức tóan khác nhau, việc xử lý giao dịch khác nhau, nên tập trung hóa xử lý, mức độ chuyên môn hóa cán sâu suất lao động cao Vì tập trung hóa xử lý nghiệp vụ đảm bảo chất lượng đồng sản phẩm toán quốc tế phục vụ khách hàng, hạn chế rủi ro tác nghiệp, nâng cao hiệu kinh doanh uy tín ngân hàng trường quốc tế Việc áp dụng mô hình xử lí giao dịch tập trung, giúp cho chi nhánh có điều kiện tiếp xúc, tiếp nhận xử lí yêu cầu khách hàng cách tốt Theo mô hình tổ chức mới, Trung tâm có chức nhiệm vụ sau: - Xây dựng chế sách phát triển sản phẩm tài trợ thương mại; - Hỗ trợ phối hợp với chi nhánh công tác tư vấn, marketing khách hàng sử dụng dịch vụ tài trợ thương mại BIDV; - Xử lý toàn giao dịch tài trợ thương mại cho chi nhánh hệ thống Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt nam; - Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát đánh giá hoạt động tài trợ thương mại các chi nhánh hệ thống Ngân hàng Đầu tư phát triển Việt nam Với chức nhiệm vụ Trung tâm nêu trên, cán làm việc Trung tâm người xây dựng chế, sách để phát triển sản phẩm tài trợ thương mại, thực xử lý giao dịch tài trợ thương mại theo quy trình; quy định nghiệp vụ thông lệ quốc tế cán trực tiếp tiếp thị khách hàng sử dụng dịch vụ tài trợ thương mại Trên sở chế sách ban hành cán chi nhánh BIDV người trực tiếp tiếp thị khách hàng sử dụng dịch vụ tài trợ thương mại BIDV Mô hình tổ chức Trung tâm phân chia theo mảng nghiệp vụ tài trợ thương mại có tính chất chuyên môn hóa phát hành thư tín dụng (issue letter of credit); kiểm tra chứng từ (checking document), toán (payment),… mảng nghiệp vụ có mức độ phức tạp xử lý mức độ rủi ro khác Việc phân công công việc cho cán Trung tâm thực theo cách phân chia cán làm việc theo mảng nghiệp vụ Hiện nay, mô tả công việc áp dụng thực theo chức danh mảng nghiệp vụ Tuy nhiên, nội dung mô tả công việc mô tả chung theo chức nhiệm vụ chức danh, quy định vị trí cán có chức nhiệm vụ gì, kiểm soát viên có nhiệm vụ … (các đầu công việc liệt kê cho vị trí công việc thuộc mảng nghiệp vụ khác nhau) chưa đưa tiêu chí đánh giá giá trị công việc mức độ khác mảng nghiệp vụ cán thực hiện; người lãnh đạo sở khó so sánh, đánh giá giá trị công việc cán thực công việc mảng nghiệp vụ so với cán thực công việc mảng nghiệp vụ khác Việc đánh giá việc thực công việc cán chưa có tiêu chí cụ thể, rõ ràng; chưa hợp lý, công vị trí với nhau, tạo quán việc đánh giá cán Việc động viên khuyến khích nhân viên chưa thực qua hình thức vật chất, tinh thần yếu tố quan trọng động viên khuyến khích nhân viên Từ yếu tố nêu ảnh hưởng tiêu cực đến công việc, không tạo động lực làm việc, tính sáng tạo nhân viên có lực dẫn đến tạo sức ỳ cán bộ, giảm hiệu quả; suất lao động cán Qua việc đánh giá thực trạng bất cập nêu trên, nhận thấy cần thiết phải nghiên cứu làm để “Đổi phương pháp động viên cán nhằm tạo động lực cho nhân viên làm việc Trung tâm Tài trợ thương mại” II ĐỀ XUẤT ĐỔI MỚI PHƯƠNG PHÁP ĐỘNG VIÊN CÁN BỘ NHẰM TẠO ĐỘNG LỰC CHO NHÂN VIÊN: Bất nhân viên có nhiều mục đích vào làm việc doanh nghiệp đó, mục đích luôn biến đổi theo tác động công việc môi trường sống Việc nắm bắt mục đích động làm việc nhân viên chìa khóa để người lãnh đạo đưa sách quản lý nhân viên hợp lý Điểm quan trọng tổ chức muốn hoàn thành tốt công việc phải nhờ đóng góp thành viên Khi thành viên dành sức lực tâm huyết họ cho công việc doanh nghiệp coi doanh nghiệp thành công bước đầu Để đạt điều này, đòi hỏi nhà quản lý phải biết động viên khuyến khích nhân viên, tạo động lực làm việc, khiến họ khao khát thực công việc thay “phải” làm việc Cụ thể, nhà quản lý cần biết nhân viên suy nghĩ mong đợi điều gì? Từ biết cách gắn kết động lực cá nhân với mục tiêu lớn doanh nghiệp Nhân viên có động lực người động, tâm huyết, chịu đầu tư sức lực, thời gian để hoàn thành công việc Kết hiệu việc thực nhiệm vụ người lao động xác lập yếu tố: lực, điều kiện làm việc mức độ động viên Để thực nhiệm vụ cách có hiệu người lao động phải biết cách giải công việc, phải có môi trường làm việc thuận lợi phải tích cực, nhiệt tình giải công việc.Nếu yếu tố điều kiện làm việc tạo tổ chức hai yếu tố lực nhiệt tình người lao động Sự thành công tổ chức phụ thuộc vào việc tổ chức có hay không đội ngũ người lao động có lực nhiệt tình cao Động viên người lao động nhằm giải yếu tố “ muốn làm việc” Trong nghiên cứu hành vi tổ chức động viên chủ đề quan tâm thực chất quản trị việc khuyến khích tính tích cực, chủ động, sáng tạo thành viên tổ chức nhằm đạt tới mục tiêu tổ chức Động viên tinh thần sẵn sàng cố gắng mức cao hướng đến mục tiêu tổ chức điều kiện số nhu cầu cá nhân thỏa mãn theo khả nỗ lực họ Định nghĩa đề cập đến yếu tố quan trọng cố gắng, mục tiêu tổ chức nhu cầu Ví dụ, có nhu cầu người khen ngợi, ta bị áp lực buộc phải nỗ lực để thỏa mãn cho Từ đó, có hành vi phù hợp để khen làm việc chăm chỉ, tích cực, vắng mặt, tăng suất, thể hài lòng công việc Khi mục tiêu khen ngợi đạt được, có nghĩa nhu cầu thỏa mãn, áp lực giảm dần, trình động viên nỗ lực kết thúc, lại xây dựng nhu cầu tiếp tục nỗ lực phấn đấu Thuyết nhu cầu A Maslow thuyết đạt tới đỉnh cao việc nhận dạng nhu cầu tự nhiên người nói chung Theo thuyết A Maslow, nhu cầu tự nhiên người chia thành thang bậc khác từ đáy lên tới “đỉnh” , phản ánh mức độ "cơ bản" tồn phát triển người vừa sinh vật tự nhiên, vừa thực thể xã hội Việc xếp nhu cầu theo thang bậc từ thấp đến cao cho thấy độ dã man người giảm dần độ “văn minh” người tăng dần Cấp độ thấp nhu cầu thể chất hay thể xác người gồm nhu cầu ăn, mặc, ở, Cấp độ nhu cầu an toàn hay nhu cầu bảo vệ Nhu cầu an toàn có an toàn tính mạng an toàn tài sản Cao nhu cầu an toàn nhu cầu quan hệ quan hệ người với người, quan hệ người với tổ chức hay quan hệ người với tự nhiên Con người có nhu cầu yêu thương gắn bó Cấp độ nhu cầu cho thấy người có nhu cầu giao tiếp để phát triển Trên cấp độ nhu cầu nhận biết tôn trọng Đây mong muốn người nhận ý, quan tâm tôn trọng từ người xung quanh mong muốn thân mắt xích thiếu hệ thống phân công lao động xã hội Việc họ tôn trọng cho thấy thân cá nhân mong muốn trở thành người hữu dụng theo điều giản đơn xã hội trọng trọng công Vì thế, người thường có mong muốn có địa vị cao để nhiều người tôn trọng kính nể Vượt lên tất nhu cầu nhu cầu tự thể Đây khát vọng nỗ lực để đạt mong muốn Con người tự nhận thấy thân cần thực công việc theo sở thích công việc thực họ cảm thấy hài lòng Thuyết nhu cầu xếp nhu cầu người từ thấp lên cao Những nhu cầu cấp cao thỏa mãn nhu cầu cấp thấp đáp ứng Con người cá nhân hay người tổ chức chủ yếu hành động theo nhu cầu Chính thỏa mãn nhu cầu làm họ hài lòng khuyến khích họ hành động Đồng thời, việc nhu cầu thỏa mãn thỏa mãn tối đa mục đích hành động người Theo cách xem xét nhu cầu trở thành động lực quan trọng việc tác động vào nhu cầu cá nhân thay đổi hành vi người Nói cách khác, người lãnh đạo quản lý điều khiển hành vi nhân viên cách dùng công cụ biện pháp để tác động vào nhu cầu kỳ vọng họ làm cho họ hăng hái chăm với công việc giao, phấn chấn thực nhiệm vụ tận tụy với nhiệm vụ đảm nhận Trong trường hợp ngược lại, việc không giao việc cho nhân viên cách thức giảm dần nhiệt huyết họ cách thức để nhân viên tự hiểu cần tìm việc ỏ nơi khác làm việc nhu cầu người Nhà tâm lý học người Hoa Kỳ - Abraham Maslow cho rằng: người lao động có năm nhu cầu theo bậc thang từ thấp đến cao là: nhu cầu sinh lý, nhu cầu an toàn, nhu cầu xã hội, nhu cầu ghi nhận nhu cầu tự hoàn thiện Theo đó, nhu cầu mức độ thấp phải thỏa mãn trước xuất nhu cầu mức độ cao Những nhu cầu thúc đẩy người thực công việc định để đáp ứng Như vậy, nhu cầu trở thành động lực quan trọng việc tác động vào nhu cầu cá nhân thay đổi hành vi người Dưới biểu tương ứng với cấp độ nhu cầu người lao động: Nhu cầu Sự thể Tồn Thức ăn, nhà ở, nghỉ ngơi An toàn Nơi làm việc an toàn, việc làm đảm bảo, an toàn thân thể Xã hội Là thành viên tổ chức, giao lưu, chia sẻ, hợp tác Được công nhận Được ghi nhận thành tích phần thưởng, địa vị, hội thăng tiến Tự hoàn thiện Phát triển tài năng, triển vọng nghề nghiệp Người lãnh đạo quản lý sử dụng công cụ biện pháp để tác động vào nhu cầu kỳ vọng nhân viên làm cho họ hăng hái tận tụy với nhiệm vụ đảm nhận Đối với nhu cầu sinh lý đáp ứng thông qua mức lương tốt, đài thọ bữa trưa ăn ca miễn phí, bảo đảm khoản phúc lợi khác Đối với nhu cầu an toàn thể việc tạo điều kiện cho người lao động có địa điểm làm việc an toàn Đối với nhu cầu quan hệ xã hội thể qua hoạt động giao lưu, sinh hoạt tập thể làm việc phận công ty Đồng thời, hoạt động giúp phát triển ý thức cộng đồng hay tinh thần đồng đội Đối với nhu cầu công nhận thể việc khen thưởng thành tích, tạo điều kiện cho người lao động có hội thăng tiến Đối với nhu cầu tự hoàn thiện nhà quản lý tạo hội phát triển mạnh cá nhân Đồng thời, người lao động cần đào tạo và có hội tự nâng cấp thân, cần khuyến khích tham gia vào phát triển chung doanh nghiệp tổ chức Mặt khác, thuyết nhu cầu Maslow giúp nhà quản trị đánh giá cấp độ nhu cầu nhân viên, hoàn cảnh cụ thể để lựa chọn giải pháp tạo động lực phù hợp Với nhân viên vừa tuyển dụng cần việc làm có thu nhập bản, mức lương hợp lý vấn đề cần quan tâm hàng đầu Còn nhân viên có “thâm niên” công tác công ty, công việc thục tích lũy nhiều kinh nghiệm công tác tiền lương trả cao nhu cầu nhân viên phải đạt vị trí, chức vụ mong doanh nghiệp tổ chức Cũng có không nhân viên trẻ song có triển vọng nghề nghiệp với mức lương cao đảm nhiệm vị trí công tác quan trọng công ty Họ lại cần thể nhiệm vụ mang tính thách thức hơn, qua họ không chứng tỏ lực mà có hội nâng cao trình độ Trong tổ chức nhu cầu đáp ứng thông qua việc trả lương tốt công bằng, cung cấp khoản phúc lợi khác tiền thưởng theo danh hiệu thi đua, thưởng chuyến tham quan, du lịch, thưởng sáng kiến Để đáp ứng nhu cầu an toàn, nhà quản lý bảo đảm điều kiện làm việc thuận lợi, bảo đảm công việc trì ổn định đối xử công nhân viên Để bảo đảm đáp ứng nhu cầu quan hệ, người lao động cần tạo điều kiện làm việc theo nhóm, tạo hội để mở rộng giao lưu phận, khuyến khích người tham gia ý kiến phục vụ phát triển doanh nghiệp tổ chức Cũng để đáp ứng nhu cầu phát triển quan hệ, tổ chức cần có hoạt động vui chơi, giải trí kỷ niệm kỳ nghỉ khác Để thỏa mãn nhu cầu tôn trọng, người lao động cần tôn trọng nhân cách, phẩm chất Bên cạnh trả tiền lương hay có thu nhập thỏa đáng theo quan hệ thị trường, họ mong muốn tôn trọng giá trị người Các nhà quản lý lãnh đạo, đó, cần có chế sách khen ngợi, tôn vinh thành công phổ biến kết thành đạt cá nhân cách động rãi Đồng thời, người lao động cần cung cấp kịp thời thông tin phản hồi, đề bạt nhân vào vị trí công việc có mức độ phạm vi ảnh hưởng lớn Đối với nhu cầu tự hoàn thiện, nhà quản lý ông chủ cần cung cấp hội phát triển mạnh cá nhân Đồng thời, người lao động cần đào tạo phát triển, cần khuyến khích tham gia vào trình cải tiến tổ chức tạo điều kiện để họ tự phát triển nghề nghiệp Như để có kỹ khuyến khích động viên nhân viên, nhà quản lý lãnh đạo cần nghiên cứu tìm hiểu cụ thể nhu cầu nhân viên có biện pháp hữu hiệu để đáp ứng, nghĩa họ cần biết chiều nhân viên cách hợp lý có dụng ý Một nhân viên vừa tuyển dụng cần việc làm có thu nhập việc tạo hội việc làm thu nhập cho thân nhân viên vấn đề cần quan tâm hàng đầu Còn nhân viên công tác có “thâm niên” công ty, công việc thục tích lũy nhiều kinh nghiệm công tác tiền lương trả cao nhu cầu nhân viên phải đạt vị trí, chức vụ doanh nghiệp tổ chức Việc đề bạt chức vụ công tác vị trí cao cho nhân viên khuyến khích người làm việc hăng say có hiệu Qua việc phân tích học thuyết với mục tiêu động viên khuyến khích nhân viên làm việc hiệu có tác dụng tích cực,do việc cần thiết phải thực là: Phân công công việc: bố trí người việc người xếp vị trí phù hợp khích lệ khả sáng tạo, cống hiến cho công việc cao cách thực phải xây dựng chi tiết mô tả công việc cho vị trí theo mảng công việc để cán nghiên cứu biết công việc mà phải làm xin ứng cử vào vị trí Đa dạng hóa công việc: để đảm bảo cho người lao động thay đổi làm việc mảng nghiệp vụ khác (việc thực định kỳ tháng năm lần) nhằm tránh trường công việc đơn điệu, tẻ nhạt nhàm chán tạo điều kiện cho cán thay đổi tránh làm việc gây sức ỳ giảm tính sáng tạo Đánh giá kết thực công việc cách xác, rõ ràng Xây dựng chi tiết cách thức đánh giá giá trị công việc mức độ đơn giản; phức tạp mức độ rủi ro mảng nghiệp thông qua tiêu hệ số công việc Xét khen thưởng cán phải công khai minh bạch thông báo rõ tiêu chí đánh giá Tổ chức buổi đào tạo nghiệp vụ, cán chịu trách nhiệm xây dựng trình bày chuyên đề nghiệp vụ, việc nhằm tạo điều kiện cho cán có hội tự hoàn thiện phát triển khả thân Để thực mục tiêu cần phải xây dựng phương pháp đánh giá giá trị công việc; giúp đưa định quán việc xếp loại công việc; đánh giá kết thực công việc cách xác rõ ràng Những việc cần triển khai thực đánh giá giá trị công việc: - Xây dựng mô tả công việc: mô tả công việc xây dựng cho vị trí theo mảng nghiệp vụ (cụ thể vị trí cán toán viên hay kiểm soát viên hay phó; trưởng phòng…, mảng nghiệp vụ mở thư tín dụng; kiểm tra chứng từ;…) Tại vị trí nêu rõ yêu cầu trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, khả giao tiếp, tính nhanh nhạy … - Xếp hạng toàn công việc: Xây dựng chi tiết tiêu chí để đánh giá giá trị công việc mức độ đơn giản; phức tạp mức độ rủi ro mảng nghiệp thông qua tiêu hệ số công việc - Phân loại công việc theo mảng nghiệp vụ: xây dựng hệ thống thang điểm, thực đánh giá xác định điểm vị trí công tác Bố trí xếp nhóm công việc có đặc điểm giống vào bậc, thứ hạng Xây dựng thang bậc lương với hệ số lương tùy thuộc vào mức độ rủi ro, phức tạp mảng nghiệp vụ - Xây dựng tiêu chí đánh giá mức độ hoàn thành công việc cho vị trí: Việc xây dựng tiêu chí đánh giá dựa số tiêu chí sau: + Mức độ phức tạp công việc + Hệ số qui đổi độ phức tạp công việc + Số lượng giao dịch thực mức độ xác xử lý giao dịch + Tiên độ hoàn thành công việc đảm bảo thời gian chất lượng giao dịch + Mức độ tham gia đề xuất cải tiến, xây dựng quy trình,quy định nghiệp vụ Các tiêu chí xây dựng thành hệ thống thang bảng điểm - Nguyên tắc đánh giá hoàn thành công việc: Xây dựng mức độ hoàn thành công việc: chia làm mức A, B, C, D Xác định B mức độ hoàn thành chuẩn, Khoảng giãn cách mức độ 20%; hệ số việc xem xét thưởng cho nhân viên - Xây dựng biện pháp khen thưởng: + Xây dựng giải thưởng chuyên môn triển khai định kỳ hàng tháng hàng quý Ví dụ giải thưởng cho cán thực nhiều giao dịch nhiều tháng phát sinh sai sót… + Ghi nhận thành tích, sáng kiến nhân viên hình thức đề xuất bổ nhiệm giữ vị trí cao III Thời gian triển khai xây dựng đề tài dự kiến: Các bước thực Phân tích công việc Thời gian Người tham gia Cách thức thực thực thực ngày cán Phương pháp mảng nghiệp vụ công liệt kê việc Thiết kế mô tả công việc ngày tổ xây dựng đề Tổng hợp tài Xây dựng tiêu thức đánh giá ngày tổ xây dựng đề Xây dựng tiêu giá trị công việc tài Phân loại xếp vị trí ngày Tổ xây dựng đề Căn công việc theo mảng tài nghiệp vụ thức tiêu thức phân loại công việc Xây dựng tiêu chí hoàn thành ngày Nhóm xây dựng Đưa tiêu chí công việc đề tài Kiểm tra tiêu chí đánh giá ngày Nhóm xây dựng Căn tiêu chí giá trị công việc hoàn thành đề tài công việc Toàn thể cán Hiệu chỉnh tiêu thức ngày Nhóm xây dựng Nếu có phát đề tài Tổng hợp thành qui định Tất cán Trung tâm Triển khai thực sinh Nhóm xây dựng Tổng hợp đề tài Bố trí lại nhân xây dựng DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu Quản trị hành vi tổ chức – Chương trình đào tạo thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế Sách Human Behavior in organizations tác giả Rodney C Vandeveer – Michael L Meneffee Giáo trình Hành vi tổ chức-Nguyễn Hữu Lam- NXB Hồng Đức Tham khảo thông tin mạng Internet  ... lao động cán Qua việc đánh giá thực trạng bất cập nêu trên, nhận thấy cần thiết phải nghiên cứu làm để Đổi phương pháp động viên cán nhằm tạo động lực cho nhân viên làm việc Trung tâm Tài trợ thương. .. mại II ĐỀ XUẤT ĐỔI MỚI PHƯƠNG PHÁP ĐỘNG VIÊN CÁN BỘ NHẰM TẠO ĐỘNG LỰC CHO NHÂN VIÊN: Bất nhân viên có nhiều mục đích vào làm việc doanh nghiệp đó, mục đích luôn biến đổi theo tác động công việc. .. thần yếu tố quan trọng động viên khuyến khích nhân viên Từ yếu tố nêu ảnh hưởng tiêu cực đến công việc, không tạo động lực làm việc, tính sáng tạo nhân viên có lực dẫn đến tạo sức ỳ cán bộ, giảm