Học viên: Bùi Trọng Điệp Lớp Cao học QTKD K6B TIỂU LUẬN PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA CƠ QUAN LỜI MỞ ĐẦU Thế giới bước vào giai đoạn phát triển đầy sôi động biến đổi, vai trò cách mạng khoa học quan trọng đặc biệt cách mạng thông tin Nó thâm nhập, tác động sâu sắc , trực tiếp lên mặt , lĩnh vực đời sống kinh tế xã hội Ứng dụng quản lý hệ thông thông tin vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm bắt thông tin cách xác kịp thời, đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu kinh doanh, thúc đẩy kinh tế mở rộng phát triển Vì vậy, trình quản lý quan, doanh nghiệp phải thấy vai trò thông tin Nó giúp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu khách hàng mà nâng cao lực sản xuất, giúp doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường nước Qua trình tìm hiểu, thấy rõ vai trò tin học nói chung hệ thống thông tin quản lý nói riêng áp dụng vào doanh nghiệp Nó giúp doanh nghiệp vận hành quản lý tốt hoạt động Vì vậy, hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp cần thiết góp phần nâng cao chất lượng hiệu đội ngũ cán để công ty hoạt động có hiệu Để hiểu rõ công ty chọn đề tài: “Phân tích hệ thống quản lý thông tin công ty mình” Học viên: Bùi Trọng Điệp Lớp Cao học QTKD K6B Sơ đồ tổ chức công ty Đại Hội Cổ Đông Hội Đồng Quản Trị Ban Kiểm Soát Hội Đồng Quản Trị Phòng Tổ Chức Hành Phòng Chính Kế Toán TàiPhòng Chính Thương MạiPhòng Kinh Doanh Đội Xe Vận Tải Chức năng, nhiệm vụ phòng ban công ty a, Phòng tổ chức – hành Chức năng: Tham mưu giúp việc cho Giám Đốc công ty quản lý, điều hành thực lĩnh vực tổ chức, lao động tiền lương, quản trị, hành Nhiệm vụ: - Tổ chức máy công ty - Quản lý theo dõi công tác tổ chức nhân sự, đào tạo phù hợp với vị trí công việc Xác định nhu cầu số lượng lao động yêu cầu trình độ chuyên môn cho cán nhân viên Sắp xếp vị trí phù hợp với khả trình độ đào tạo Học viên: Bùi Trọng Điệp Lớp Cao học QTKD K6B - Quản lý, theo dõi công tác lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hộ lao động, an toàn vệ sinh lao động - Thực biện pháp khuyến khích người lao động - Tổ chức thực công tác quản trị, hành b Phòng Tài – Kế toán: Chức năng:Tham mưu giúp giám đốc tổ chức, quản lý, điều hành thực công tác kế toán tài Nhiệm vụ: - Tổ chức quản lý, hướng dẫn theo dõi, thực tổng hợp tình hình mặt hoạt động tài kế toán, thống kê, tài vụ, vốn, tài sản công ty đảm bảo theo chế độ , sách phù hợp với công ty - Thực thu chi nguyên tắc, hỗ trợ hoạt động quản lý chất lượng mặt tài c Phòng Kinh doanh thương mại: - Lên kế hoạch quản lý có hiệu quản, lập kế hoạch phát triển sản phẩm dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng - Bán hàng, quảng cáo cho sản phẩm dịch vụ - Nghiên cứu thị trường, đối tượng khách hàng ai, khách hàng tương lai nhu cầu họ - Định giá cho sản phẩm dịch vụ - Xúc tiến bán hàng, phân phối sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng d Phòng kinh doanh - Nắm danh sách , tính chất khách hàng - Gọi điện đến khách hàng, đơn vị để tự vấn, chòa sản phẩm dịch vụ Học viên: Bùi Trọng Điệp Lớp Cao học QTKD K6B - Hướng dẫn khách hàng ký kết hợp động giám sát thực hợp đồng - Xây dựng báo giá cho sản phẩm dịch vụ Hệ thống thông tin quản lý cán Đầu vào hệ thống liệu liên quan đến đối tượng cần quản lý Các liệu gồm có danh mục dân tộc, danh mục tôn giáo, danh mục phòng ban, danh mục chức vụ, thông tin nêu hồ sơ cán mã cán bộ, ngày sinh, quê quán, trình độ học vấn, tiểu sử gia đình … có thoogn tin thân tình trạng sức khỏe , hôn nhân, trình độc hính trị… Đầu hệ thống ác báo cáo danh sách cán bộ, báo cáo lương, trình làm việc, kỉ luật, khen thưởng Các hệ thống giúp cho phòng quản trị nhân lực lưu trữ thông tin nhân lập báo cáo định kỳ giúp cho phòng quản trị nhân lực lập kế hoạch chiến lược nhân Giúp sử dụng có hiệu nguồn lao động có doanh nghiệp, tiết kiệm thời gian việc quản lý nhân 3.1 Sơ đồ luồng thông tin quản lý cán Sơ đồ mô tả hệ thống thông tin dạng động, mô tả di chuyển liệu nhân sự, xử lý liên quan đến công tác quản lý cán Hệ thống thông tin quản lý cán liên quan đến ba đối tượng chủ yếu cán công nhân viên, cán làm công tác trực tiếp quản lý nhân lãnh đạo quan, người cần thông tin để định Thời điểm Khi tiếp nhận vào quan hay có thay CBCNV Bộ phận quản lý cán Tiếp nhận, xử lý thông tin Phòng ban liên quan Lãnh đạo Thông tin cán Thông tin xử lý, chọn lọc Nhập thông tin xử lý Học viên: Bùi Trọng Điệp đổi CSDL Cán Lớp Cao học QTKD K6B Có Sơ đồ chức hệ thống thông tin quản lý cán Hệ thống thông tin quản lý bán hàng Biểu đồ quản lý người mua Học viên: Bùi Trọng Điệp Lớp Cao học QTKD K6B Mô tả chi tiết chức năng: - 1.1.Tiếp nhận yêu cầu: Khách hàng đến yêu cầu với phận khách hàng phận khách hàng tư vấn, giới thiệu, báo giá cho khách hàng sản phẩm, dịch vụ mà khách hàng yêu cầu Sau khách hàng đưa yêu cầu gồm tên sản phẩm dịch vụ số lượng loại Bộ phận bán hàng chuyển cho phận kiểm tra kho hàng để xem mặt hàng đáp ứng hay không 1.2 Kiểm tra kho hàng: Bộ phẩn quản lý khó nhận yêu cầu xem xét số lượng hàng kho có đủ bán hay không Nếu đủ hàng để bán thông báo với phận bán hàng chuyển sang phận lợp hợp động làm việc nêu skhoong báo lại với phận bán hàng để phận làm việc với khách hàng yêu cầu không thỏa mãn 1.3 Viết hóa đơn Dựa yêu cầu khách hàng, phận bán hàng lập hợp đồng theo mẫu có với thông tin tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày tháng, thành tiền, tổng số tiền mặt hàng, dịch vụ… Sauk hi hàng giao cho khách hàng, hóa đơn lập lưu lại vào kho đưa cho khách hàng để khách hàng Học viên: Bùi Trọng Điệp Lớp Cao học QTKD K6B đem toán, thông tin chung hóa đơn số hóa đơn, kháng hàng, tổng số tiền, cập nhật vào sổ bán hàng 2.1 Viết chứng từ nhận tiền: Mỗi lần khách hàng trả tiền, phải làm việc với phận kế toán quỹ Bộ phận kế toán quỹ kiểm tra số tiền khách hàng nợ dựa vào giấy nhắc nợ, thu tiền viết chứng từ nhận tiền đưa cho khách hàng Chứng từ nhận tiền lưu vào kho thông tin chứng từ Kế toán quỹ cập nhật vào sổ toán 2.2 Ghi nợ Bộ phận ghi nợ thường xuyên xem thông tin sổ bán hàng sổ toán, lấy hóa đơn chứng từ nhận tiền kho để cập nhật xem khách hàng nợ tổng số Thông tin cập nhật vào sổ nợ 2.3 Gửi giấy nhắc nợ: Bộ phận gửi giấy nhắc nợ theo dõi thông tin sỏ nợ, khách hàng có số nợ vượt mức quy địn mà chưa toán viết giấy nhắc nợ gửi đến khách hàng theo định kì thông báo tổng số nợ yêu cầu khách hàng toán Về nhân phận với phận ghi nợ trùng 3.1 Tổng hợp thống kê: Bộ phận kế toán người mua thường xuyên xem thông tin số bán hàng sổ toán để lấy hóa đơn bán hàng chúng từ nhận tiền kho cập nhật vào sổ theo dõi chi tiết người mua Dựa vào thông tin cập nhật, phận Kế toán người mua phân tích đưa thông tin tổng hợp theo dõi khách hàng đến mua, đưa thông tin đâu khách hàng quan trọng, mặt hàng bán chạy 3.2 Hoạch toán lỗ lãi: Bộ phận kế toán tổng hợp thường xuyên xem thông tin số bán hàng để lấy hóa đơn bán hàng kho cập nhật vào sổ Hoạch toán lỗ lãi Dựa vào thông tin tin thông tin hàng nhập từ hóa đơn nhập hàng, lấy từ hóa đơn nhập hàng, phận kế toán tổng hợp phân tích đưa thông tin tổng hợp doanh thu, lỗ lãi thoe kỳ, theo ngày tháng năm ... lãnh đạo quan, người cần thông tin để định Thời điểm Khi tiếp nhận vào quan hay có thay CBCNV Bộ phận quản lý cán Tiếp nhận, xử lý thông tin Phòng ban liên quan Lãnh đạo Thông tin cán Thông tin xử... đồ luồng thông tin quản lý cán Sơ đồ mô tả hệ thống thông tin dạng động, mô tả di chuyển liệu nhân sự, xử lý liên quan đến công tác quản lý cán Hệ thống thông tin quản lý cán liên quan đến ba đối... vào sổ Hoạch toán lỗ lãi Dựa vào thông tin tin thông tin hàng nhập từ hóa đơn nhập hàng, lấy từ hóa đơn nhập hàng, phận kế toán tổng hợp phân tích đưa thông tin tổng hợp doanh thu, lỗ lãi thoe kỳ,