1 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Kiểm soát nội (KSNB) hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy sách nỗ lực thành viên để đảm bảo hoạt động hiệu quả, đạt mục tiêu, công cụ hữu hiệu cho nhà quản trị việc điều hành kiểm soát Trong doanh nghiệp xây dựng, việc kiểm soát nội khâu mua hàng toán (MH&TT) làm tăng tính hiệu hoạt động SXKD, khả thích ứng uy tín công ty Công ty Cổ phần Xây dựng Công trình 525 Đà Nẵng có thực việc KSNB quy trình MH&TT thường lồng ghép khâu chưa tách riêng độc lập bất cập công tác quản lý, hiệu kiểm soát chưa cao Thực chất KSNB quy trình dừng lại việc đối chiếu bước thực công việc quy trình với quy chế nội chưa phân rõ vai trò nhiệm vụ nhân viên nút kiểm soát tương ứng toàn hệ thống KSNB quy trình Từ nhận thức đó, tác giả chọn đề tài “TĂNG CƯỜNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MH&TT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525, ĐÀ NẴNG” Mục đích nghiên cứu Hệ thống hóa lý luận KSNB quy trình MH&TT việc vận dụng công ty thuộc lĩnh vực xây dựng công trình Đánh giá ưu điểm hạn chế, nguyên nhân đề xuất giải pháp nhằm tăng cường hoàn thiện KSNB quy trình MH&TT Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: quy trình MH&TT KSNB quy trình công ty xây dựng 2 Phạm vi nghiên cứu: công tác tăng cường KSNB quy trình MH&TT công ty Cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng Giai đoạn nghiên cứu từ năm 2009-2011 Phương pháp nghiên cứu Tác giả sử dụng tổng hợp phương pháp: phân tích, so sánh, đối chiếu, suy luận để phát vấn đề định hướng hoàn thiện KSNB Số liệu thu thập chủ yếu vấn, quan sát kết hợp với việc thu thập nghiên cứu tài liệu liên quan đến việc nghiên cứu quy trình công ty Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Luận văn xác định vai trò, vị trí, tầm quan trọng công tác kiểm soát nội quy trình MH&TT doanh nghiệp sản xuất hiên công ty xây dựng Thông qua việc phân tích sở lý luận thực tiễn kiểm soát nội quy trình MH&TT nhân tố ảnh hưởng đến việc kiểm soát quy trình, đặc biệt hạn chế nguyên nhân để từ đề xuất giải pháp nhằm tăng cường hoàn thiện công tác kiểm soát nội quy trình công ty Kết cấu luận văn: Luận văn gồm ba chương: Chương 1: Cơ sở lý luận kiểm soát nội quy trình MH&TT doanh nghiệp Chương 2: Tình hình thực tế kiểm soát nội quy trình MH&TT công ty Cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội quy trình MH&TT công ty Cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm chung hệ thống kiểm soát nội 1.1.1 Hệ thống KSNB 1.1.1.1 Khái niệm: Kiểm soát nội (KSNB) chức quản lý hệ điều hành doanh nghiệp, thiết lập nhu cầu kiểm soát hoạt động quản lý, điều hành tác nghiệp phương pháp sách thiết kế để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt động, nhằm đạt tuân thủ sách quy trình thiết lập Hệ thống KSNB bao gồm định chế kiểm soát, tổ chức kiểm soát, kiểm soát viên, môi trường kiểm soát định, công cụ hữu hiệu công tác quản lý 1.1.1.2 Mục tiêu : hệ thống KSNB hệ thống sách thủ tục thiết lập nhằm đạt mục tiêu tổng quát sau: bảo vệ tài sản bảo đảm hiệu hoạt động, bảo đảm độ tin cậy thông tin, tuân thủ, bảo đảm việc thực chế độ pháp lý 1.1.2 Các yếu tố cấu thành kiểm soát nội 1.1.2.1 Môi trường kiểm soát: Đặc thù quản lý, cấu tổ chức, Chính sách nhân sự, Công tác kế hoạch, Bộ phận kiểm toán nội bộ, Uỷ ban kiểm toán, Các nhân tố bên 1.1.2.2 Hệ thống kế toán: gồm quy định tổ chức máy kế toán đơn vị, tổ chức công tác kế toán 1.1.2.3 Thủ tục kiểm soát: quy chế thủ tục ban lãnh đạo đơn vị thiết lập, đạo thực nhằm đạt mục tiêu quản lý cụ thể: kiểm soát quản lý, kiểm soát vật chất, kiểm soát kế toán, kiểm soát môi trường áp dụng máy vi tính 4 1.1.3 Hạn chế tiềm tàng kiểm soát nội - Khó ngăn cản gian lận sai sót người quản lý cấp cao - Con người nhân tố gây sai sót từ hạn chế thân - Gian lận thông đồng nhân viên với bên - Nhà quản lý lạm quyền, hoạt động kiểm soát tập trung vào sai phạm dự kiến, thủ tục kiểm soát hữu hiệu sai phạm bất thường 1.2 Đặc điểm hoạt động mua hàng toán 1.2.1 Đặc điểm mua hàng toán 1.2.1.1 Đặc điểm trình mua hàng: gồm đặc điểm sở mua hàng, phương thức quản lý mua, đặc điểm khâu kiểm tra chất lượng 1.2.1.2 Đặc điểm trình toán: Bao gồm đặc điểm nhà cung cấp phương thức toán 1.2.2 Những vấn đề quản lý cần quan tâm việc KSNB quy trình mua hàng toán Trình bày gian lận sai sót thường gặp quy trình MH&TT mà nhà quản lý cần quan tâm phục vụ công tác kiểm soát 1.3 KSNB quy trình MH&TT doanh nghiệp 1.3.1 Chức mục tiêu KSNB quy trình MH&TT doanh nghiệp : gồm định trình cần thiết để có hàng hóa dịch vụ, thường bắt đầu khởi xướng đơn đặt mua kết thúc việc toán cho nhà cung ứng 1.3.1.1 Chức quy trình mua hàng toán: Xử lý đơn đặt hàng, nhận hàng hoá hay dịch vụ, ghi nhận khoản nợ người bán, xử lý ghi sổ khoản toán cho người bán 1.3.1.2 Vai trò KSNB quy trình MH&TT doanh nghiệp Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn SXKD, bảo vệ tài sản, đảm bảo tính xác số liệu kế toán, báo cáo tài tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động tổ chức Riêng công ty xây dựng: Mua hàng có vai trò quan trọng, việc thu mua NVL chịu ảnh hưởng lớn biến động giá thị trường, chi phí liên quan tiến độ thi công công trình.Quá trình thu mua có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công trình hiệu sử dụng công trình Sự quản lý chặt chẽ sở để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng, giá hợp lý 1.3.1.3.Mục tiêu kiểm soát quy trình nghiệp vụ MH&TT 1.3.2 Các yếu tố KSNB quy trình MH&TT doanh nghiệp xây dựng 1.3.2.1.Môi trường kiểm soát hoạt động MH&TT doanh nghiệp xây dựng: gồm: quan điểm nhà quản trị, cấu tổ chức, sách nhân sự, công tác kế hoạch, nhân tố bên ngoài, phận kiểm soát nội bộ, uỷ ban kiểm toán 1.3.2.2.Thủ tục kiểm soát quy trình MH&TT doanh nghiệp Có thủ tục: Thủ tục kiểm soát ngăn chặn, thủ tục kiểm soát phát hiện, thủ tục kiểm soát sửa sai 1.3.2.3 Hệ thống kế toán trình mua hàng a Tổ chức máy kế toán công tác kiểm soát nội b Tổ chức công tác kế toán KSNB quy trình MH&TT KẾT LUẬN CHƯƠNG Nội dung chương hệ thống hóa lý luận KSNB quy trình MH&TT doanh nghiệp sản xuất, hướng nghiên cứu nghiêng đặc điểm, vận dụng cho mô hình công ty xây dựng Đây sở quan trọng để tìm hiểu, đánh giá, đối chiếu phân tích với thực trạng KSNB quy trình MH&TT công ty chương 6 CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525 ĐÀ NẴNG 2.1 Khái quát chung công ty cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng 2.1.1 Sơ lược trình hình thành phát triển công ty cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng - Tên công ty : CÔNG TY CỔ PHẦN XDCT 525 - Trụ sở chính: 673 Trường Chinh, quận Cẩm Lệ, TP Đà Nẵng - Ngành nghề kinh doanh: Xây dựng công trình giao thông nước, công trình công nghiệp, dân dụng, thủy lợi, đường điện 35kw, nạo vét, bồi đắp mặt bằng, đào đắp nền, công trình… - Đội ngũ nhân viên: gồm 220 người cán quản lý thi công, công nhân trực tiếp sản xuất thi công, đội ngũ công nhân thuê - Vốn công ty là: 31.300.000.000 đ với 3.130.000 CP, Các cổ đông là: Chủ sở hữu nhà nước, cá nhân, pháp nhân vốn nhà nước, người lao động công ty 2.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh công ty 2.1.2.1 Đặc điểm tổ chức sản xuất Công ty cổ phần xây dựng công trình 525: Khi công ty đấu thầu trúng dự án thi công tiến hành tổ chức sản xuất ban giám đốc công ty định lập nên Ban huy công trình trực tiếp thực thi công tổ chức sản xuất 2.1.2.2 Đặc điểm quy trình công nghệ 2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý công ty: Bộ máy quản lý công ty tổ chức theo mô hình trực tuyến chức 2.1.3.1 Chức nhiệm vụ ban lãnh đạo 2.1.3.2 Chức phòng ban thuộc công ty 2.1.4 Tổ chức công tác kế toán công ty 2.1.4.1 Tổ chức máy kế toán:hình thức vừa tập trung vừa phân tán 2.1.4.2 Hình thức sổ kế toán: chứng từ ghi sổ, phần mềm KTSYS 2.2 Tình hình thực tế KSNB quy trình mua hàng toán công ty cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng 2.2.1 Đặc điểm quy trình MH&TT công ty cổ phần xây dựng công trình 525 Đà Nẵng 2.2.1.1 Đặc điểm trình mua hàng: gồm đặc điểm về: phương thức mua, phân cấp quản lý, thẩm quyền phê duyệt, giá trị hàng mua 2.2.1.2 Đặc điểm trình toán: gồm: đặc điểm nhà cung cấp, sách tín dụng từ phía nhà cung cấp, phương thức toán 2.2.2 Môi trường kiểm soát quy trình MH&TTtại công ty cổ phần xây dựng công trình 525 Đà Nẵng 2.2.2.1 Quan điểm nhà lãnh đạo công ty: quy chế mua hàng nội bộ, quy chế lựa chọn NCC, phân quyền ký kết hoá đơn toán 2.2.2.2 Cơ cấu tổ chức chu trình mua hàng toán: chức tách bạch, không bị chồng chéo, tạo khả kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau, góp phần ngăn ngừa gian lận sai sót 2.2.2.3 Chính sách nhân sự: xây dựng quy chế nhân ban hành quy chế phân phối tiền lương cách công khai dân chủ 2.2.2.4 Công tác kế hoạch: kế hoạch mua hàng, toán 2.2.2.5 Bộ phận kiểm soát nội bộ: hoạt động chưa có hiệu + Vai trò phận KSNB mờ nhạt lĩnh vực + Những thành viên chưa trang bị kiến thức chuyên môn chưa có kinh nghiệm nhiều công tác kiểm soát 2.2.3 Hệ thống kế toán quy trình mua hàng toán 2.2.3.1 Tổ chức công tác hạch toán ghi sổ quy trình MH&TT 2.2.3.2 Tổ chức báo cáo kế toán quy trình MH&TT 2.2.4 Thủ tục KSNB quy trình mua hàng toán 2.2.4.1 Đối với NVL công ty đặt mua a Đặt hàng: Điểm khởi đầu tổng hợp dự toán tiến độ thi công để đặt hàng NCC qua ký kết Hợp đồng mua bán (1)Phòng KHKD NCC (2) Giám đốc (3) Kho (4) Phòng TCKT Nhận Phiếu Đề nghị mua NVL Xem Cân xét đối NCC NVL Báo giá Gửi báo giá Duyệt Đơn đặt hàng(liên 4) Hợp đồng Hợp đồng Duyệ t Đơn đặt hàng (liên 1) K ý d Báo giá Đơn đặt hàng (liên 3) Đơn đặt hàng (liên 2) Chấp thuận K ý Sơ đồ 2.8 : Lưu đồ kiểm soát trình tự luân chuyển chứng từ trình đặt hàng Hợp đồng Chức nhiệm vụ phòng ban nhân viên: (1) Phòng KHKD: Nhận tổng hợp Phiếu Đề nghị mua → Xét duyệt → Lập Đơn đặt hàng gửi đến NCC → Soạn thảo Hợp đồng - Trưởng phòng: trực tiếp quản lý đạo nhân viên đồng thời báo cáo chịu trách nhiệm với cấp Xét duyệt Phiếu Đề nghị mua NVL Bảng báo giá trước đưa Giám đốc ký duyệt - Nhân viên phụ trách đơn hàng: Nhận Phiếu đề nghị mua NVL đưa cho trưởng phòng xét duyệt, Cân đối NVL, Tính toán thời gian NVL đến Công ty thích hợp nhất, Tìm chọn liên hệ với NCC để nhận Bảng báo giá, Lập Đơn đặt hàng, Soạn thảo Hợp đồng (2) Giám đốc: người xét duyệt Bảng báo giá, theo dõi Đơn đặt hàng mà nhân viên phụ trách đơn hàng gửi cho NCC, người đại diện Công ty ký kết Hợp đồng kinh tế hai bên mua bán (3) Bộ phận kho: tiếp nhận ĐĐH (liên 3) từ phòng KHKD thông báo kế hoạch nhận hàng, làm đối chiếu nhận hàng (4) Phòng TCKT: tiếp nhận Bảng báo giá, Đơn đặt hàng (liên 2) Hợp đồng, lưu chứng từ đôi với làm đối chiếu ghi nhận nghiệp vụ toán tiền cho nhà cung cấp * Nhận xét đánh giá rủi ro KSNB chức đặt hàng: + Người thẩm quyền đề nghị mua hàng + Nhân viên mua hàng gian lận việc đặt hàng, chọn NCC + Mua NVL từ NCC mà bên chủ đầu tư định mua theo yêu cầu + Những rủi ro công ty giao khoán cho đội mua b Nhận hàng: Chức đảm bảo đơn vị nhận NVL đạt tiêu chuẩn Quá trình bao gồm từ lúc đơn vị nhận chứng từ sở nhận NVL, đến lúc NVL nhập kho, kiểm kê lập Phiếu nhập kho 10 trình nhận hàng Sơ (1)(1’) đồ 2.9:(1’’) Lưu đồ kiểm chứng nhận hàng NCCsoát trình (2) tự luân(3)chuyển (4) P.từvật (5)(5’) P P KH-KD Kho P KT-DA tư thiết bị TCKT Hợp đồng Giấy đề nghị toán toán (trước) C.từ sở nhận NVL Thanh C từ sở toán 11 nhận NVL * Thanh toán trước nhận NVL: Nh ận Hợp đồng Kiểm (1) PhòngNVL KHKD: vào yêu cầu toán trước tra c NV nhận hàngđối lậpchiếu Giấy đề nghị toán, lượng gửi cho phòng TCKT Bảng L NVL đặt mua (5) Phòng TCKT: Đối chiếu, so sánh: Hợp đồng, Đơn đặt hàng, Bảng nhập Bảng nhập Bảng báo giá Giấy đề nghị toán kế toán toán NVL NVL Hóa đơn kế toán trưởng GTGT xét duyệt trước gửi cho kế toán ngân hàng tiến hành toán Hóa hàng đơn kho: (2) Thủ kho: nhận NVL, kiểm đếm số lượng, * Nhận Hóa đơn GTGT GTGT lập Bảng nhập NVL nhập kho (3) Phòng KTDA: tham gia kiểm tra chất lượng NVL nhậnP.NVL tính giá P tính giá kho theo yêu cầu thành vật thành vật tư tư thực tế (1’) thực Phòng tế KHKD: nhận Bảng nhập NVL, Bảng đối chiếu NVL đặt mua, Biên kiểm tra, nghiệm thu Vật liệu nhập xây dựng, Danh Phiếu Phiếu nhập (liênlệch 1) có mục kiểm tra nhận hàng xử lý kịp thời cáckho chênh kho (liên 3) * Lập Phiếu nhập kho: Phiếu nhập kho (liên 2) (4) Phòng VTTB: tiến hành lập Phiếu nhập kho Phiếu nhập (1’’) Phòng KHKD: sau nhận kho (liênHóa 4) đơn GTGT nhà cung cấp vật tư, Hóa đơn GTGT nhà vận chuyển, bảo hiểm vào thông tin lập Phiếu tính giá thành vật tư thực tế (5’) Phòng TCKT: nhận hóa đơn GTGT, Phiếu tính giá thành vật tư thực tế, Tờ khai hải quan… để làm cứ, kiểm tra, đối chiếu tính toán lại nhập liệu vào máy tính * Nhận xét đánh giá rủi ro xảy KSNB chức nhận hàng: Nhân viên nhận hàng nhận sai hàng không ý đến hồ sơ giao hàng, nhân viên kho không ý đến yêu cầu đặc biệt xếp dỡ lưu kho, nhà cung cấp phát hành gửi hoá đơn sai phát hành hoá đơn đúp 12 c Ghi nhận xác định nghĩa vụ toán: ghi nhận đắn khoản nợ NVL, nhập số liệu xác, nhanh chóng Kiể m tra, ký duyệ t Phòng toántừ việc ghi nhận Sơ đồ 2.10: Lưu đồ kiểm soát kế chứng xác định nghĩa vụ toán (3) KT trưởng (2) KT toán Phiếu Hóa đơn Phiếu tính Hóa đơn Đề Phiếu nhập kho GTGT giá thành v GTGT xuất giao hàng tư thực tế (1) KT vật tư Đối chiếu kiểm tra Đối chiếu kiểm tra 13 Nhập Nhập Chức nhiệm vụ phòng ban nhân viên tham gia: liệu liệu (1) Kế toán vật tư: Nhập liệu vào máy tính.Phiếu nhập kho chứng nghiệp vụ đãphí đượckế đánh dấu, để Phiếu nhậplàkho Chi muaghi nhận vàPhiếu (định khoản) hàng toán tránh trường hợp nhập lại chứng từ lần nữa, lưu nơi tách bạch với chứng từ chưa nhập liệu Căn vào Phiếu tính giá thành vật tư thực tế Hóa đơn GTGT nhà vận chuyển, bảo hiểm…nhập số liệu vào Kiểm chứng từ chi phí (CP), kế toán trưởng kiểm tra ký duyêt tra, theo Chứng từ liên quan đến NVL nhập kho sẽdõi đóng tập lưu Hàng tháng, lập báo cáo Sổ chi tiết vật tư, Sổ tổng hợp nhập xuất tồn Sổ TK 152 Định kỳ đối chiếu số dư cuối kỳ tài khoản 152 với số dư bảng tổng hợp cân đối kế toán tổng hợp lập (2) Kế toán toán: Các chi phí khác không tính vào giá trị hàng nhập mua chứng từ khác chuyển cho kế toán toán để kiểm tra theo dõi Hàng tháng, kế toán toán lập báo cáo Sổ tổng hợp phải trả người bán, Sổ chi tiết phải trả người bán, Sổ tổng hợp phải trả người bán theo đối tượng, Sổ TK 331… (3) Kế toán trưởng: người đối chiếu kiểm tra chứng từ lại lần trước ký vào Phiếu nhập kho có định khoản, Phiếu chi mua hàng, thuế NK, Phiếu kế toán d Thanh toán Tùy theo hợp đồng thỏa thuận hai bên mua bán phương thức toán khác nhau, vào Giấy đề nghị toán, Ủy nhiệm chi (UNC)/ Lệnh chi lập, đơn vị tiến hành liên hệ với ngân hàng để toán cho nhà cung cấp, ghi nhận nghiệp vụ theo dõi khoản toán, chuẩn bị báo cáo 14 Tàisoát kếchuyển toán chứng từ(3) Ngân hàng (1) P KHKD Sơ đồ 2.11: Lưu (2) đồ P kiểm luân trình toán (2.1)KT (2.2) (2.3)và KT (2.4)viên KT tham gia: Chức nhiệm vụ cácKT phòng ban nhân Thanh vật tư trưởng TGNH toán (1) Phòng KHKD:toán Các Hợp đồng với NCC yêu cầu toán sau, cho Hóa đơn phòng KHKD vào Hóa đơn GTGTKiểm để lập Giấy đề nghị Đó NCC GTGT ng K tra, tra toán gửi cho phòng TCKT dấ đối (2) Phòng TCKT: toán đúng số tiền, u K tra, tiến hành GiấyNCC, đề nghị chiếuthanh đốiđơn, kịp thời Ký toán số Hóa Ủy nhiệm duyệt chiếu (2.1) Kế toán vật tư: nhận Giấy đề nghị toán, kiểm tra đối chi/ Lệnh chi Giấyvới đề Phiếu nhập kho, Hóa đơn tương ứng,… Ủy nhiệm chiếu đầy đủ, nghị chi/ Lệnh Ký chi duyệ toán t tra Sổ phụ ngân hàng ngân hàng 15 xác, tính hợp lệ thông tin chuyển cho kế toán toán (2.2) Kế toán toán: kiểm tra đối chiếu (2.3) Giấy đề nghị toán chuyển sang Kế toán TGNH xem xét, kiểm tra chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt (2.4) Kế toán TGNH: lập Ủy nhiệm chi yêu cầu ngân hàng mở LC tùy theo yêu cầu hợp đồng Sau UNC kiểm tra ký duyệt Kế toán trưởng, Kế toán TGNH yêu cầu ngân hàng liên quan chuyển tiền cho NCC Hằng kỳ, đối chiếu với sổ phụ ngân hàng Cuối kỳ, lập báo cáo Sổ chi tiết * Nhận xét đánh giá rủi ro xảy KSNB chức toán: + Có thể toán nhầm nhà cung cấp, với chữ ký uỷ quyền không đúng, đề xuất toán khoản giả mạo cho người giả mạo hoá đơn bị toán hai lần liền + Theo dõi thiếu sót nghiệp vụ trả trước có ý gian lận 2.2.4.1 Đối với NVL công ty giao khoán cho đội mua * Phân chia trách nhiệm: Phòng Kế hoạch- dự án, Ban quản lý công trình có trách nhiệm lập giấy đề nghị tạm ứng có kèm với kế hoạch tạm ứng, giấy hoàn ứng Giám đốc có trách nhiệm xét duyệt khoản tạm ứng hợp lý cần thiết Kế toán toán lập phiếu chi tạm ứng xử lý hoàn tạm ứng, theo dõi chi tiết Các khoản tạm ứng * Kiểm soát chứng từ, sổ sách: Các chứng từ tạm ứng công ty quản lý theo dõi theo nội dung nghiệp vụ theo nhân viên tạm ứng - (1) Phòng Kế hoạch - Dự án Ban quản lý dự án công trình lập kế hoạch tạm ứng kèm theo bảng kế hoạch chi phí liên quan trình lên Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt xin tạm ứng 16 - (2) +(4) Kế toán toán tiến hành lập phiếu chi Sau thủ quỹ ký xác nhận chi tiền, tiến hành ghi vào sổ theo dõi khoản tạm ứng hoàn tạm ứng theo nhân viên - (3) Thủ quỹ chi tiền theo số tiền phiếu chi có hiệu lực * Nhận xét đánh giá rủi ro xảy khoản tạm ứng: Công tác kiểm soát khoản tạm ứng công ty thực tương đối tốt, nhiên có vấn đề sau: + Chứng từ tạm ứng không đánh số thứ tự + Các khoản tạm ứng dùng để mua vật tư phụ nhỏ lẻ nên cần hoàn thiện để thuận lợi cho việc kiểm tra theo dõi + Có khoản tạm ứng khống có thông đồng bên để hợp thức hoá chứng từ 2.3 Đánh giá chung công tác KSNB quy trình MH&TT công ty cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng 2.3.1 Những ưu điểm 2.3.1.1 Về môi trường kiểm soát: Cơ cấu tổ chức quản lý quy trình tương đối phù hợp, đơn giản, chức quyền hạn rõ ràng Chính sách nhân sự, công tác tuyển dụng, đề bạt, khen thưởng cán công nhân viên coi trọng.Công tác lập kế hoạch SXKD định mức quan tâm thường xuyên tiến hành kiểm tra đối chiếu việc thực để phát hiện, xử lý kịp thời sai lệch 2.3.1.2 Về hệ thống kế toán: Hình thức chứng từ ghi sổ đem lại nhiều ưu điểm Hệ thống sổ chi tiết, bảng kê tổ chức tốt rõ ràng Các chứng từ đánh số thứ tự trước sử dụng quy định rõ ràng trách nhiệm ký duyệt chứng từ, hệ thống sổ sách tổ chức khoa học chặt chẽ Công ty trang bị hệ thống máy tính đại giúp cho việc lưu giữ thông tin nhanh chóng, đảm bảo an toàn dễ dàng việc tìm kiếm thông tin cần 17 2.3.1.3 Về thủ tục KSNB : Hệ thống quy chế quản lý tương đối đầy đủ, quy chế chứa đựng chế kiểm soát Quá trình mua hàng tổ chức thực chặt chẽ Các khoản toán thực qua ngân hàng 2.3.2 Những mặt tồn nguyên nhân 2.3.2.1 Về môi trường kiểm soát : Ban kiểm soát Công ty lập chưa phát huy hết vai trò mình, bất cập công tác quản trị, điều hành Cán làm công tác kế toán mỏng so với quy mô tăng trưởng đơn vị Các phần mềm áp dụng chưa mang tính tích hợp liệu, nhiều công đoạn nhập lại, dễ dẫn đến nhiều sai sót gian lận 2.3.2.2 Về hệ thống kế toán: Vẫn phân công kiêm nhiệm Công ty chưa quan tâm nhiều đến kế toán quản trị Sổ sách kế toán cần đánh số trang, đóng dấu giáp lai theo quy định 2.3.2.3 Về thủ tục KSNB: Việc phân công phân nhiệm chưa thật rõ ràng Công việc mua sắm vật tư thường người đảm nhận chuyên viên mua sắm phòng vật tư Công ty không theo dõi danh sách khoản toán đến hạn KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên toàn trình MH&TT diễn Công ty Cổ phần Xây dựng 525 Đà Nẵng, không khỏi xảy số hạn chế định, nhiên nhìn trình Công ty thực hiện, kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ Các phòng ban thực theo nhiệm vụ phối hợp nhịp nhàng Để công tác KSNB nói chung KSNB quy trình MH&TT ngày hiệu hoàn thiện công ty cần khắc phục hạn chế hướng đến mô hình KSNB hoàn thiện 18 CHƯƠNG 3: HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525 ĐÀ NẴNG 3.1 Sự cần thiết hoàn thiện KSNB công ty - KSNB cần thiết với công ty xây dựng Hiện tại, quy trình KSNB công ty dùng lại kiểm soát chung chung - KSNB công ty thực chặt chẽ ngăn chặn tình trạng cạnh tranh thiếu lành mạnh thị trường cung ứng vật tư Hoàn thiện KSNB thông qua việc tích hợp nguồn thông tin liệu đầu vào, chuẩn hóa thông tin đầu yêu cầu tất yếu khách quan - Công tác quản lý thực chuyên môn cần tổ chức kiểm soát chặt chẽ, kỹ lưỡng, khoa học Cần có quy trình KSNB chặt chẽ để nhân viên làm việc theo khung, quy chế rõ ràng - Đối với nhà quản lý, việc hoàn thiện báo cáo nội kiểm soát tạo tiện ích lớn cho việc theo dõi, kiểm tra quy trình 3.2 Hoàn thiện KSNB công tác quản lý 3.2.1 Nâng cao vai trò ban kiểm soát - Cần nâng cao vai trò nhiệm vụ, đấu tranh việc định NCC NVL đặc chủng, hạn chế tình trạng cạnh tranh thiếu lành mạnh - Cần có kiểm soát chặt chẽ quy trình trình duyệt hồ sơ Hoạt động ban kiểm soát cần điều chỉnh khung pháp lý rõ ràng 3.2.2 Cơ cấu lại ban kiểm soát nội Ban kiểm soát Công ty có thực chức giám sát cách chung chung kiểm soát hết tất vấn đề doanh nghiệp xây dựng có quy mô nên cần cấu lại để nâng cao hiệu hoạt động Hoạt động Ban KSNB tổng quát sau: 19 - Kiểm tra đánh giá tính phù hợp, hiệu lực hiệu hệ thống kế toán hệ thống KSNB từ đưa kiến nghị nhằm hoàn thiện - Kiểm tra, đánh giá xác nhận chất lượng, độ tin cậy thông tin - Kiểm tra, đánh giá tính kinh tế, tính hiệu lực hiệu hoạt động 3.2.3 Ứng dụng quy trình tích hợp liệu quản lý chu trình mua hàng toán 3.1.3.1 Sự cần thiết việc tích hợp liệu - Mỗi phòng ban sử dụng phần mềm khác với sở liệu (CSDL) riêng tích hợp nguồn sở liệu từ loại chứng từ Điều không tránh khỏi sai sót nhập sai số liệu, bỏ sót chứng từ - Trong công ty xây dựng, đòi hỏi công việc cần xử lý nhanh chóng, kịp thời, xác hiệu Một ý kiến đưa tích hợp tất liệu chức có liên quan cách ứng dụng mô hình ERP để quản lý doanh nghiệp 3.2.3.2 Mô hình tích hợp liệu: Tích hợp liệu thực thông qua phần mềm ERP để tích hợp chức chung tổ chức hệ thống Thay phải sử dụng phần mềm kế toán, phần mềm nhân - tiền lương… song song độc lập lẫn ERP bao gồm tất vào chung gói phần mềm mà chức có liên thông với Tích hợp liệu ERP cho phép tất liệu liên quan cung cấp cách trực tuyến, kịp thời; thông tin cần có nhiên thực quyền hạn nhiệm vụ , liệu phải nhập vào hai lần, giám sát công việc cách tốt hơn, lẽ việc thực bước quy trình lập trình sẵn, quan sát tất thành viên có liên quan, sai sót gian lận dễ phát 20 đốcliệu quy trình mua Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tíchGiám hợp P KHKD TCKT (3)P.VTTB (4)Kho hàng(2)P toán VTTBVTT - (1) Phòng KHKD: lập bảng cân đối NVL Dữ cần liệucác thông tin Bị vềFile hàng tồn kho cần đặt lệnh cho chương trình ứng dụng ERP File File File nhập kho không cần File - khách (2) Phòng vật tư thiết NCC bị: lập Phiếu nhập HTK hàng xuất phải đợi Bảng nhập NVL từ kho chuyển lên hàng hàng Dữ liệu File File File File Hợp Hóa Đơn báo File nhập kho File ghi Cân nhận NV 21 đối NPL Những lợi ích ERP mang lại là: Loại bỏ sai sót xảy nhiều người nhập mộtFile dữPhải liệu, Tăng tốc độ dòng trả NCC công việc, Tập trung liệu, Dễ dàng kiểm soát File Đơn 3.2.4 Tăng cường kiểm soát việc phân chia quyền hạn cho đặt hàng nhân viên sử dụng chế kiểm soát bất kiêm nhiệm File Việc tin tưởng giao quyền cho nhân viên cấp phát huy toán vai trò họ, không tránh khỏi gian lận sai sót Phòng đốctoán Ngân Phòng Sơ đồKHKD 3.3: Hoàn thiện kiểm TCKT soát phân quyền Giám hàng KT vật tư KT toán KT trưở ng TK TG NH TK TG NH Hóa đơn GTGT Kt Thanh toán cho NCC Đ ó Giấy 22 đề nghị K Ktr Ktr K n Giấy toán 3.3 Hoàn thiện kiểm soát việc lưu trữ liệu thông tin a a ý ý g đề nghị - Định kỳ, nên tiến hành in ấn, lưu ghi tập tin Ủy quan nhiệmdấ Ủy nhiệm u toán trọng.In báo, đóng tập chứng từ vàchi/ lưu trữ tủ có khóa chi/ Lệnh Lệnh chi K văn chi - Các thiết bị đĩa, USB, bản… nên lưu trữ chỗ ý an toàn, giao cho người có trách nhiệm quản lý Ktra, đối 3.4 Hoàn thiện kiểm soát trình sử dụng phần mềm kế chiếu toán : Tăng cường kiểm soát sử dụng phần mềm kế toán: kiểm soát Sổ phụ ngân truy cập - sử dụng hệ thống, kiểm soát truy cập liệu hàng Sổ phụ 3.5 Hoàn thiện kiểm soát hoạt động MH&TT ngân hàng 3.5.1 Hoàn thiện kiểm soát Đơn đặt hàng 3.5.2 Hoàn thiện kiểm soát trình nhận hàng P.KHKD P quản lý trìnhKho Sơ đồ 3.4:NCC Hoàn thiện kiểm soát nhận hàng P TCKT chất lượng … Báo cáo Bảng nhập NVL 23 nhập NVL Bên cạnh đó, kho, hàng tháng nên lập báo cáo nhập kho, số thứ tự Bảng nhập NVL tương ứng với số Kiểm ĐĐH,trasố Hóa đơn chất Phiếu NCC để thuận tiện trình rà soát, đối chiếu kiểm tra.nhập lượng kho (liên 2) 3.5.3 Hoàn theo dõi toán Phiếu nhậpthiện kiểm soát việcPhiếu kho (liên 3) thiện chứng từ nhập kho 3.5.3.1 Hoàn toán: Phiếu nhập Định kỳ, nên kiểm tra số dư TKkho 331(liên để 1) phát NCC có quan hệ giao dịch, mua hàng thường xuyên có số dư lớn, từ có kế hoạch cụ thể việc trả nợ Lập Phiếu theo dõi toán liên quan đến NCC để tránh rủi ro bỏ quên sót Hóa đơn đến hạn toán Việc toán loại vật tư nhỏ lẻ từ tạm ứng tiềncần kèm theo Bảng kê mua vật tư nhỏ lẻ để tiện theo dõi mua NVL khoán cho đội kiểm tra việc toán có hợp lý hợp lệ không 3.5.3.2 Hoàn thiện hệ thống báo cáo nội công tác toán:Một số báo cáo nội mà công ty nên tổ chức lập để phục vụ công tác kiểm soát là: + Danh sách nhà cung cấp + Báo cáo nhanh tình hình toán với NCC + Báo cáo khoản phải trả NCC + Bảng phân tích khoản phải trả NCC + Báo cáo yêu cầu toán NCC KẾT LUẬN CHƯƠNG Hoàn thiện kiểm soát nội quy trình mua hàng toán yếu tố cần thiết để nâng cao hiệu quản lý làm vững mạnh hệ thống KSNB công ty Luận văn dựa vào tình hình thực tiễn vận dụng nguồn lực công ty đưa giải pháp hoàn thiện KSNB chu trình mua hàng toán phù hợp 24 với đặc điểm điều kiện công ty Những giải pháp mong muốn phần đóng góp cho trình đổi hoàn thiện chế kiểm soát quản lý chu trình mua hàng toán điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế KẾT LUẬN Thực tế thời gian qua, công tác kiểm soát nội chu trình MH&TT công ty có nhiều tiến bộ, góp phần không nhỏ việc chống thất thoát gian lận bước hoàn thiện dần hệ thống kiểm soát nội chu trình Thông tin cung cấp cho nhà quản lý xác, kịp thời Tuy nhiên, trình thực công tác kiểm soát bộc lộ hạn chế định cần khắc phục không ảnh hưởng đến công tác quản lý hiệu hoạt động công ty Với quan điểm đổi công tác quản lý, tăng cường kiểm soát nội tạo chế quản lý vững vàng, nâng cao hiệu kiểm soát nội chu trình mua hàng toán, tác giả đề xuất giải pháp nhằm tăng cường hoàn thiện công tác kiểm soát nội thực tế công ty Trên sở lý luận kết hợp với thực tiễn công tác công ty, tác giả phân tích, đánh giá tổng hợp nhằm làm cho đề tài có tính khả thi Song giải pháp đưa có thực tốt hay không phụ thuộc vào đổi đồng chế sách liên quan đến công tác kiểm soát nội chu trình mua hàng toán công ty  ... tế KSNB quy trình mua hàng toán công ty cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng 2.2.1 Đặc điểm quy trình MH&TT công ty cổ phần xây dựng công trình 525 Đà Nẵng 2.2.1.1 Đặc điểm trình mua hàng: gồm... phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng Chương 3: Hoàn thiện kiểm soát nội quy trình MH&TT công ty Cổ phần Xây dựng công trình 525 Đà Nẵng 3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA. .. KSNB quy trình MH&TT công ty chương 6 CHƯƠNG 2: TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ QUY TRÌNH MUA HÀNG VÀ THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH 525 ĐÀ NẴNG 2.1 Khái quát chung công