ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP QUẢN TRỊ HỌC ĐẠI CƯƠNG Câu 1: Quản trị gì? Vì nói quản trị hoạt động cần thiết phải thực người kết hợp với tổ chức nhằm thực mục tiêu chung Hãy cho ví dụ thực tế để minh họa Quản trị hoạt động cần thiết phải thực người kết hợp với tổ chức nhằm thực mục tiêu chung Vì quản trị hoạt động cần thiết tổ chức? Không phải tổ chức tin họ cần đến quản trị Trong thực tiễn, số người trích quản trị đại họ cho người ta làm việc với tốt với thỏa mãn cá nhân nhiều hơn, nhà quản trị Họ viện dẫn hoạt động theo nhóm lý tưởng nỗ lực ‘đồng đội’ Tuy nhiên họ không nhận hình thức sơ đẳng trò chơi đồng đội, cá nhân tham gia trò chơi có mục đích rõ ràng nhóm mục đích riêng, họ giao phó vị trí, họ chấp nhận qui tắc/luật lệ trò chơi thừa nhận người khởi xướng trò chơi tuân thủ hướng dẫn người Điều nói lên quản trị thiết yếu hợp tác có tổ chức Thật vậy, quản trị hoạt động cần thiết phải thực người kết hợp với tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Hoạt động quản trị hoạt động phát sinh người kết hợp với thành tập thể, cá nhân tự làm việc sống không liên hệ với không cần đến hoạt động quản trị Không có hoạt động quản trị, người tập thể phải làm gì, làm lúc nào, công việc diễn cách lộn xộn Giống hai người điều khiển khúc gỗ, thay bước hướng người lại bước hướng khác Những hoạt động quản trị giúp cho hai người khiêng khúc gỗ hướng Một hình ảnh khác giúp khẳng định cần thiết quản trị qua câu nói C Mác Tư Bản: “Một nghệ sĩ chơi đàn tự điều khiển mình, dàn nhạc cần phải có người huy, người nhạc trưởng” Câu 2: Tại nói quản trị vừa khoa học vừa nghệ thuật? Hãy cho ví dụ thiếu nghệ thuật quản trị làm cho kết quản trị không đạt mục tiêu đề Quản trị tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát hoạt động thành viên tổ chức sử dụng tất nguồn lực khác tổ chức nhằm đạt mục tiêu đề Quản trị Khoa học theo định nghĩa tiến trình bước hoạch định công việc, bước tổ chức thực công việc, bước lãnh đạo đạo thực công việc, bước kiểm tra giám sát công việc từ khâu hoạch định, tổ chức, lãnh đạo công việc để công việc đạt mục tiêu hoạch định Quản trị khoa học Quản trị nghệ thuật vì: Lãnh đạo xác định tác động mang tính nghệ thuật, hay trình gây ảnh hưởng đến người khác cho họ tự nguyện nhiệt tình phấn đấu để đạt mục tiêu tổ chức 2.1 Quản trị khoa học: Quản trị lĩnh vực hoạt động khoa học kinh tế - xã hội phức tạp có vai trò quan trọng phát triển kinh tế xã hội Tính khoa học quản trị dựa số yếu tố: - Dựa hiểu biết sâu sắc quy luật tự nhiên, kỹ thuật xã hội Ngoài quản trị phải dựa sở lý luận triết học, kinh tế học, ứng dụng thành tựu khoa học, toán học, công nghệ… - Tính khoa học đòi hỏi việc quản trị phải dựa nguyên tắc quản trị - Tính khoa học đòi hỏi quản trị phải dựa định hướng cụ thể, đồng thời đòi hỏi phải nghiên cứu toàn diện 2.2 Quản trị nghệ thuật: Việc tiến hành hoạt động quản trị thực tế, điều kiện cụ thể xem vừa khoa học vừa nghệ thuật Trong bối cảnh kinh tế xã hội giới đại ngày nay, công tác quản trị hầu hết lĩnh vực không vận dụng nguyên tắc, phương pháp quản lý, đòi hỏi cán quản trị phải có trình độ đào tạo định Nghệ thuật quản trị yếu tố nhằm đạt mục tiêu đề cho toàn hệ thống hay tổ chức xem xét Nghệ thuật quản trị “bí quyết” biết làm đạt mục tiêu mong muốn với hiệu cao Chẳng hạn, nghệ thuật dùng người, nghệ thuật định, nghệ thuật giải vấn đề ách tắc sản xuất, nghệ thuật bán hàng, nghệ thuật giải mâu thuẫn… Với nội dung trình bày trên, thấy hai yếu tố khoa học nghệ thuật quản trị không loại trừ mà bổ sung cho hai cần thiết có ý nghĩa quan trọng Khoa học quản trị ngày tiến triển hoàn thiện tạo sở tốt cho nâng cao trình độ hiệu nghệ thuật quản trị Câu 3: Muốn quản trị cách có hiệu nhà quản trị phải thực chức gì? Hãy nêu tóm tắt nội dung chức sử dụng nào? Tại nhà quản trị phải thực chức nói theo thứ tự xác định Muốn quản trị cách có hiệu nhà quản trị phải thực chức năng: - Chức hoạch định - Chức tổ chức - Chức lãnh đạo - Chức kiểm tra Nội dung chức sử dụng:  Chức hoạch định Muốn quản trị phải thực ~ nhiệm vụ ta gọi ~ chức quản trị + Xác định mục tiêu hđ + Xây dựng chiến lược tổng quát (chiến lược văn trình bày) - Quan điểm - Phương châm - Mục tiêu chung - Các giải pháp có tính toàn cục phát triển số lĩnh vực thời gian dài + Thiết lập hệ thống kế hoạch để phối hợp hđ thực mục tiêu  Chức tổ chức - Xác định ~ việc phải làm - Người phải làm - Sự phối hợp hđ - Bộ phận hình thành - Quan hệ phận thiết lập ntn? - Hệ thống quyền hành thiết lập ntn?  Chức lãnh đạo + Yêu cầu khách quan việc phải thực chức lãnh đạo - Một tổ chức bao gồm tập thể người Mỗi người tập thể có tính khí riêng, có hoàn cảnh riêng, có vị trí khác - Người lãnh đạo muốn lãnh đạo người thực quết định vào mục tiêu kế hoạch đặt phải: * Biết động, hành vi người quyền * Biết động viên lãnh đạo, điều khiển ~ người khác * Chọn lọc ~ phong cách lãnh đạo phù hợp với ~ đối tượng hoàn cảnh đối tượng - Phát huy sở trường + Trên sơ hiểu biết đối tượng để giải xung đột thành viên thắng sức ý thành viên trước ~ thay đổi  Chức kiểm tra + Yêu cầu khách quan việc thực chức sau đạt được: - Mục tiêu xác định - Kế hoạch thông qua - Cơ cấu tổ chức hình thành - Con người tuyển dụng, huấn luyện, động viên, công việc thất bại Do cần thiết phải tiến hành kiểm tra + Yêu cầu kiểm tra - Xác định kết - So sánh kết đạt thực tế với kết dược xác định kế hoạch + Mục tiêu kiểm tra - đảm bảo cho tổ chức, quan, đơn vị hđ hướng, hoàn thành mục tiêu đề Nhà quản trị phải thực chức nói theo thứ tự xác định vì: - ~ chức ~ chức phổ biến hđ nhà quản trị Tổng giám đốc, Hiệu trưởng, trưởng phòng chuyên môn - ~ chức phổ biến phải thực hk đồng phải phụ thuộc vào đặc điểm môi trường, xã hội, ngành nghề, quy trình, mà tổ chức hđ Do nhà quản trị hđ khác mức độ, phạm vi, phương pháp, song chất quản trị việc thực chức quản trị Câu 4: Ai quản trị quan tổ chức? Hãy cho ví dụ cụ thể công ty, trường đại học (hoặc bệnh viện) nhà quản trị nhà quản trị Các nhà quản trị hoạt động tổ chức Các nhà quản trị làm việc tổ chức, tổ chức nhà quản trị Nhà quản trị, phân biệt với nhân viên khác người chịu trách nhiệm công việc người khác cấp loại sở nào, ví dụ tổ trưởng tổ sản xuất, quản đốc phân xưởng hay tổng giám đốc Nhà quản trị người làm việc tổ chức, điều khiển công việc người khác chịu trách nhiệm trước kết hoạt động họ Nhà quản trị người lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra người, tài chính, vật chất thông tin cách có hiệu để đạt mục tiêu Ví dụ: - Trong công ty nhà quản trị chủ tịch hội đồng quản trị, phó chủ tịch, ủy viên hội đồng quản trị, tổng giám đốc, phó tổng giám đốc, giám đốc, phó giám đốc, Những người hk phải nhà quản trị nhân viên Câu 5: Nhà quản trị giữ vai trò tổ chức? Theo em vai trò quan trọng nhất? Vì sao? cho ví dụ minh họa Vai trò nhà quản trị  Loại vai trò quan hệ tương tác người người: - Vai trò tượng trưng: Thể biểu quyền lực pháp lý, thực nhiệm vụ mang tính nghi lễ, hình thức - Vai trò người lãnh đạo: Động viên, đôn đốc, thúc đẩy cấp hoàn thành nhiệm vụ - Vai trò liên kết: Là cầu nối, truyền thông, liên kết người tổ chức  Loại vai trò truyền thông: - Trung tâm thu thập, xử lý thông tin: Điểm trọng tâm trung chuyển, lưu trữ, xử lý tất loại thông tin - Phổ biến, truyền đạt thông tin: Chuyển giao thông tin cho cấp dưới, báo cáo thông tin cho cấp - Người phát ngôn tổ chức: Chuyển giao thông tin chọn lọc cho người bên công ty  Loại vai trò thương thuyết; Vai trò thương thuyết, thay mặt cho tổ chức, tiến hành đàm phán, ký kết hợp đồng, thay mặt cho quan, tổ chức hoạt động  Loại vai trò định: - Doanh nhân: Khởi xướng thay đổi bên tổ chức - Người giải xung đột: Tiến hành hoạt động điều chỉnh cần thiết, hòa giải xử lý xung đột - Điều phối nguồn lực: Quyết định phân chia nguồn lực tổ chức cho phận hay dự án - Nhà thương lượng: Tham gia thương lượng với đối tác để đem lại ổn định quyền lợi cho tổ chức Câu 6: Để thực vai trò quản trị nhà quản trị phải rèn luyện kỹ gì? Theo em kỹ nhân lại cần thiết cấp quản trị (cấp cao, giữa, sở) Hãy cho ví dụ minh họa không thực tốt kỹ nhân nhà quản trị khó thực công việc quản trị Kỹ kỹ thuật (technical skills) chuyên môn/nghiệp vụ: Là khả cần thiết để thực công việc cụ thể, nối cách khác trình độ chuyên môn nghiệp vụ nhà quản trị Ví dụ việc thảo chương trình điện toán, soạn thảo hợp đồng pháp lý kinh doanh, thiết kế khí v.v Đây kỹ cần cho quản trị viên cấp sở cho cấp quản trị viên trung gian cao cấp Kỹ nhân (human skills): Là kiến thức liên quan đến khả làm việc, động viên điều khiển nhân Kỹ nhân tài đặc biệt nhà quản trị việc quan hệ với người khác nhằm tạo thuận lợi thúc đẩy hoàn thành công việc chung Một vài kỹ nhân cần thiết cho quản trị viên biết cách thông đạt hữu hiệu, có thái độ quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng không khí hợp tác lao động, biết cách tác động hướng dẫn nhân tổ chức để hoàn thành công việc Kỹ nhân cấp quản trị viên cần thiết tổ chức nào, dù phạm vi kinh doanh phi kinh doanh Kỹ nhận thức hay tư (conceptual skills): Là khó hình thành khó nhất, lại có vai trò đặc biệt quan trọng, nhà quản trị cao cấp Họ cần có tư chiến lược tốt để đề đường lối sách đối phó có hiệu với bất trắc, đe dọa, kìm hãm phát triển tổ chức Nhà quản trị cần phải có phương pháp tổng hợp tư hệ thống, biết phân tích mối liên hệ phận, vấn đề Biết cách làm giảm phức tạp rắc rối xuống mức độ chấp nhận tổ chức Các nhà quản trị cần có kỹ tầm quan trọng chúng tùy thuộc vào cấp quản trị khác tổ chức Ở cấp quản trị cao cần nhiều kỹ tư Ngược lại cấp quản trị thấp, cần nhiều kỹ chuyên môn kỹ thuật Kỹ nhân đâu, cấp cần quan trọng Mặc dù vậy, thực tế thường đòi hỏi cụ thể mức độ kỹ nhân có khác tùy theo loại cán quản trị, xét theo quan điểm nhiều nhà kinh tế lại đóng vai trò quan trọng nhất, góp phần làm cho nhà quản trị thực thành công loại kỹ khác góp phần vào việc đạt thành công mục tiêu chung tổ chức Câu 7: Hoạch định gì? Hoạch định có vai trò ý nghĩa ntn hoạt động quản trị Cho ví dụ minh họa, vai trò ý nghĩa nêu * Hoạch định thường hiểu tất công việc quản trị có liên quan đến việc chuẩn bị cho tương lai, trình xác định mục tiêu, chiến lược biện pháp tốt để thực mục tiêu tổ chức điều kiện môi trường hoạt động tổ chức luôn biến động * Vai trò, ý nghĩa hoạch định: Trước tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra, nhà quản trị phải thực chức hoạch định, tức phải xác định rõ: • Mục tiêu mà tổ chức phải hoàn thành • Thiết lập chiến lược tổng thể để đạt mục tiêu đề • Xây dựng hệ thống kế hoạch phận qua thời kì để thực chiến lược tổng thể • Khi xác định rõ yếu tố trên, nhà quản trị chắn có tảng vững để đưa chiến lược hiệu cho quan, tổ chức Vd 1: Một doanh ngiệp trước thực tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra trước tiên nhà quản trị phải xác định mục tiêu mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, sau thiết lập chiến lược tổng thể nâng chất lượng sản phẩm, cải tiến mẫu mã phong phú đa dạng Cuối xây dựng kế hoạch cụ thể giao cho phận đảm nhận công việc cụ thể để đạt mục tiêu Vd 2: Trưởng khoa Lịch Sử đưa kế hoạch phấn đấu đến 2015, Khoa trở thành khoa có số lượng sinh viên xuất sắc đạt 80% Kế hoạch đưa xuống cho trưởng môn Mỗi trưởng môn lại đưa chương trình để thực kế hoạch Chẳng hạn, Trưởng môn Lưu trữ học Quản trị văn phòng đề chương trình: mở thêm lớp tập huấn nghiệp vụ cho sinh viên năm cuối, lớp kĩ mềm cho tất sinh viên… Công tác hoạch định cần thiết với tất cấp quản trị tổ chức • Đối với nhà quản trị cấp cao, công tác hoạch định có vai trò quan trọng ảnh hưởng tất tổ chức, quan • Hoạch định nhà quản trị cấp cao thường dành cho tương lai, cho chiến lược chung tổ chức, đơn vị • Đối với quản trị viên cấp họ tập trung lập kế hoạch ngắn hạn cho phận Vd: Công ty TNHH Toyo TP HCM muốn mở thêm chi nhánh tỉnh Đồng Nai Giám đốc công ty Toyo đưa hoạch định cấu nhân chi nhánh mới.Sau hoạch định xong, Giám đốc thị xuống cho Trưởng phòng nhân lập nên kế hoạch ngắn hạn tuyển nhân sự, đề cử làm Giám đốc chi nhánh  Đối với quản trị viên cấp họ tập trung lập kế hoạch ngắn hạn cho phận VD: Công ty A muốn mở thêm chi nhánh tỉnh Đồng Nai Giám đốc công ty đưa hoạch định cấu nhân chi nhánh Sau hoạch định xong, Giám đốc thị xuống cho trưởng phòng nhân lập nên kế hoạch ngắn hạn tuyển nhân Đề cử làm giám đốc chi nhánh VD: công ty nước giải khát PEP SI muốn tăng thêm sản phẩm dịp tết tới trước tiên người quản lý phải xuống sở để nắm bắt tình hình thị trường, mức tiêu thụ người tiêu dùng tăng hay giảm, họ thích loại nước tính toán dự doán xem mức tiêu thụ thời gian tới để từ đề kế hoạch sản xuất Công tác hoạch định giúp cho nhà quản trị chủ động việc phải đối phó với bất trắc xảy ra, tập trung nỗ lực thành viên, tổ chức hướng vềmục đích, nhờ giảm chi phí phát sinh sai lầm việc làm vô ích, thừa thãi việc hướng mục tiêu VD: Giám đốc doanh nghiệp sản xuất tôn Tân Thành trước lập kế hoạch sản xuất tôn năm tới dự đoán trước nhu cầu thị trường loại tôn khác nên lập kế hoạch sản xuất cắt giảm loại tôn không ưa chuộng, tăng loại tôn bán chạy Khi thị trường biến động dự đoán Giám đốc, doanh nghiệp Tân Thành tránh thiệt hại Công tác hoạch định làm dễ dàng cho việc kiểm tra có sở từ trước VD: Xí nghiệp sản xuất snack Oishi dự kiến đợt hè năm 2013 tăng gia sản xuất sản phẩm lên 20% so với kì năm ngoái để mở rộng thị trường Do có kế hoạch từ trước nên trước đến thời điểm hoàn thành dự kiến, Giám đốc cử người kiểm tra phận sản xuất, kho sản phẩm để biết sản phẩm đủ số lượng hay chưa Vd: công ty nước giải khát PEP SI sau đề kế hoạch cho việc tăng sản phẩm đồng thời họ đưa quy định nhân viên phải hoàn thành công việc thời hạn để đưa sản phẩm mói thị trường vào dịp tết nhân viên làm phải không hoàn thành thời gian quy định chịu hình thức xử phạt công ty Câu 8: Trong hoạch định phải xác định kế hoạch Vậy người ta xác định kế hoạch theo tiêu chí nào? Hãy phân biệt khác kế hoạch chiến lược kế hoạch chiến thuật Cho ví dụ minh hoạ * Khái niệm kế hoạch Kế hoạch dự định nhà quản trị cho công việc tương lai tổ chức mục tiêu, nội dung, phương thức quản trị nguồn lực chương trình hóa * Người ta phân loại kế hoạch theo tiêu chí sau: 1) Theo tính chất kế hoạch 2) Theo tiêu chí thời gian, tổ chức có kế hoạch dài hạn kế hoạch ngắn hạn 3) Theo tiêu chí mục tiêu, kế hoạch tổ chức chia thành kế hoạch định hướng kế hoạch cụ thể 4) Theo tiêu chí thường xuyên áp dụng, kế hoạch tổ chức chia thành loại: kế họach thường trực kế hoạch sử dụng lần 5) Theo cấp tổ chức có kế hoạch toàn tổ chức, kế hoạch đơn vị trực thuộc - Theo tính chất kế hoạch, bao gồm kế hoạch chiến lược kế hoạch chiến thuật + Kế hoạch chiến lược: kế hoạch dùng cho toàn tổ chức, xác định mục tiêu tổng mà tổ chức mong muốn hoàn thành định vị tổ chức xã hội VD: Kế hoạch chiến lược phát triển trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn giai đoạn 2010 - 2015; Kế hoạch phát triển kinh tế đất nước: phấn đấu đến năm 2020, nước ta thức trở thành nước công nghiệp theo hướng đại; + Kế hoạch chiến thuật (kế hoạch hành động): thường gọi kế hoạch Kế hoạch xây dựng sở chiến lược, chương trình hành động chi tiết kế hoạch chiến lược VD: Kế hoạch phát triển Khoa Lịch sử năm học 2012 - 2013; Kế hoạch chi tiêu tháng đầu năm 2013 Công ty may mặc Hòa Bình… - Theo tiêu chí thời gian, tổ chức có kế hoạch dài hạn ngắn hạn + Kế hoạch ngắn hạn kế hoạch có thời gian năm Kế hoạch xây dựng sở thay đổi môi trường hoạt động tổ chức VD: Kế hoạch xuất than, kế hoạch nhập hàng may mặc + Kế hoạch dài hạn năm kế hoạch cụ thể hóa kế hoạch chiến l ược thời gian năm năm năm VD: Siêu thị điện máy Nguyễn Kim đề kế hoạch năm tới (2013 – 2018) mở thêm chi nhánh tỉnh vùng Đông Nam Bộ Dự kiến năm thứ mở chi nhánh tỉnh Đồng Nai, năm thứ mở chi nhánh tỉnh Bình Dương, năm thứ mở chi nhánh tỉnh Tây Ninh, năm thứ mở chi nhánh tỉnh Long An năm thứ mở thêm chi nhánh tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu - Theo tiêu chí mục tiêu, kế hoạch tổ chức chia thành kế hoạch định hướng kế hoạch cụ thể + Kế hoạch định hướng kế hoạch thích hợp với tổ chức hoạt động môi trường thường xuyên có thay đổi, biến động tổ chức phải luôn linh hoạt để thích nghi môi trường kinh doanh, dịch vụ, du lịch + Kế hoạch cụ thể nhằm xác định rõ ràng việc phải làm để đạt mục tiêu đề VD: Trong doanh nghiệp sản xuất hàng may mặc đề kế hoạch định hướng tăng gia sản xuất kế hoạch cụ thể bao gồm: kế hoạch hợp tác, kế hoạch tuyển dụng nhân sự, kế hoạch nhập máy móc… - Theo tiêu chí thường xuyên áp dụng, kế hoạch tổ chức chia thành hai loại: kế hoạch thường trực kế hoạch sử dụng lần + Kế hoạch thường trực kế hoạch hướng dẫn cho hoạt động xảy thường xuyên làm thực thủ tục, sách, quy định VD: Kế hoạch nâng cao tay nghề, kế hoạch sử dụng nguồn lực công ty + Kế hoạch sử dụng lần: sử dụng cho tình cụ thể hay thời kì cụ thể, dự án, chương trình ngân sách VD: Kế hoạch hỗ trợ đồng bào bão lụt, kế hoạch xây dựng cầu vượt Hàng Xanh (TP HCM) để giảm tình trạng tắc đường… - Theo cấp tổ chức có kế hoạch toàn tổ chức, kế hoạch đơn vị trực thuộc VD: Giám đốc công ty TNHH sản xuất thú nhồi đề kế hoạch đổi mẫu mã sản phẩm Để thực kế hoạch đó, phòng ban phải đề kế hoạch cho phòng Phòng Thiết kế phải đề kế hoạch thiết kế mới, Phòng Tài phải đề kế hoạch chi tiêu cho phù hợp, Phòng Marketing phải có kế hoạch quảng bá sản phẩm Câu 9: Quy trình hoạch định chiến lược bao gồm bước? Hãy trình bày nội dung bước Phân tích môi trường cho biết ý nghĩa phân tích mt trog họach định Cho ví dụ minh hoa Quy trình hoạch định chiến lược bao gồm bước: - Bước 1: Xác định nhiệm vụ, mục tiêu tổ chức - Bước 2: Phân tích môi trường - Bước 3: Phân tích nội tổ chức - Bước 4: Nhận phương án chiến lược chọn chiến lược cho phù hợp - Bước 5: Thực thi chiến lược đánh giá Nội dung bước 2: + Môi trường hđộng tổ chức bao gồm ~ yếu tố, ~ lực lượng, ~ thể chế nằm tổ chức, nhà quản trị kiểm soát được, chúng lại có ảnh hưởng đến hđ tổ chức + Môi trường tổ chức chia thành loại, môi trường vĩ mô môi trường vi mô - Môi trường vi mô gọi môi trường tổng quát, ~ yếu tố ảnh hưởng đến tất ngành tổ chức bao gồm yếu tố kinh tế, ctrị, pháp luật, văn hóa, xh, tự nhiên công nghệ - Môi trường vi mô gọi môi trường cạnh tranh ~ yếu tố ảnh hưởng đến tổ chức cụ thể Ví dụ: Các khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, điều kiện bên ngoài, kết cấu hạ tầng, tình trạng quản lý địa phương + Mục đích phân loại môi trường - Tìm hội, thời - Tìm mối đe dọa, nguy sở đó, nhà quản trị xđ điểm mạnh, điểm yếu để phát huy kiềm hãm nhằm làm cho hđ quản trị có hiệu Câu 10: Tổ chức gì? Công tác tổ chức la gì? Ý nghĩa mục tiêu công tác tổ chức quản trị Tổ chức có nghĩa trình xếp bố trí công việc, giao quyền hạn phân phối nguồn lực tổ chức cho chúng đóng góp cách tích cực có hiệu vào mục tiêu chung doanh nghiệp Công tác tổ chức bao gồm việc thành lập phận tổ chức để đảm nhận hoạt động cần thiết; Xác định mối quan hệ nhiệm vụ với quyền hành trách nhiệm phận (giữa cấu quan) Mục tiêu công tác tổ chức tạo nên môi trường nội thuận lợi cho cá nhân, phận nhằm phát huy lực nhiệt tình mình, góp phần vào hình thành mục tiêu chung -(Môi trường thuận lợi - phân công trách nhiệm ràng, không trùng lắp dẫm chân lên nhau) Câu 11: Tầm hạn quản trị gì? Tầm hạn quản trị có liên quan đến tầng nấc trung gian tổ chức +Tầm hạn quản trị khái niệm dùng để số lượng nhân cấp mà nhà quản trị trực tiếp điều khiển cách tốt đẹp (nhà quản trị giao việc, kiểm tra, hướng dẫn điều khiển) + Ý nghĩa việc xác định tầm hạn quản trị việc thiết kế máy tổ chức  Tầm hạn quản trị có ảnh hưởng đến số cấp quản lý Nếu tầm hạn quản trị hẹp làm tăng số cấp quản lý, nhiều tầng nấc trung gian Ngược lại tầm hạn quản trị rộng giảm số cấp quản lý trung gian  Đối với loại tầm hạn quản trị có ưu nhược điểm định: • Tầm hạn quản trị rộng:  Ưu điểm: giảm bớt tầng nấc trung gian, giảm số nhân viên quản lý tiết kiệm chi phí quản lý Nâng cao tinh thần chủ động làm việc, phát huy tính tự giác nhân viên  Nhược điểm: có nguy tải cấp trên, dễ dẫn đến việc đưa định không kịp thời • Tầm hạn quản trị hẹp:  Ưu điểm; nhà quản trị giám sát nhân viên chặt chẽ - Thông tin nhanh cấp cấp - Nhà quản trị sâu sát công việc nhân viên để định kịp thời  Nhược điểm: nhiều tầng nấc trung gian, tăng số lượng nhà quản trị nên tăng chi phí quản lý - Cấp thường can thiệp sâu vào công việc cấp trực tiếp - Nhà quản trị cấp cao có khoảng cách xa với người thừa hành cấp dễ dẫn đến quan liêu  Tùy theo mức độ công việc đơn giản hay phức tạp mà tầm hạn quản trị thay đổi, thông thường từ đến người, có 12 đến 15 người Tầm hạn quản trị số lượng tầng nấc trung gian tổ chức có quan hệ mật thiết với Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp tùy vào số lượng tầng nấc trung gian VD: Xưởng may ông A có 15 công nhân, người chủ trực tiếp quản lí, đôn đốc, tổ chức, xếp công việc Như vậy, tầm hạn quản trị trường hợp tàm han quản trị 15 có cấp Câu 12: Quyền hành gì? Làm để có quyền hành quản trị? Làm để giải mối quan hệ hài hòa quyền hành lãnh đạo với việc chấp hành người làm việc quyền  Quyền hành lực cho phép yêu cầu nười khác phải hành động theo đạo  Làm để có quyền hành + Trong thực tế có trường hợp xãy ra: - Có người có chức vụ chưa lệnh nhân viên nghe nhân viên hk thừa nhận q` hành người lãnh đạo - Có người cho quyền hành người lãnh đãouất phát từ chấp thuận nhân viên + Tổng hợp lại quyền hành có phải đủ yếu tố: - Sự hợp pháp đảm nhận chức vụ (có định có tính pháp lý) - Cấp thừa nhận quyền hành đáng - Bản thân nhà quản trị có khả có đức tính khiến cấp tin tưởng Nếu hk có đủ yếu tố quyền hành nhà quản trị hk vững mạnh khó để điều khiển cấp  Mối quan hệ chặt chẽ cách thức mà nhà quản trị sử dụng quyền hành nhân viên thái độ, tinh thần làm việc nhân viên - Nếu nhà quản trị dùng biện pháp cưỡng chế, đe dọa nhân viên phải làm việc thiếu nhiệt tình - Nếu nhà quản trị dùng biện pháp mua chuộc quyền lợi, nhân viên làm việc với thái độ tính toán, cân nhắc lợi hại - Muốn nhân viên làm việc nhiệt tình, quan tâm đến lợi ích chung, nhà quản trị nên sử dụng quyền hành cách nhẹ nhàng tinh thần hợp tác chung Câu 13: Cơ cấu tổ chức gì? Hãy trình bày vấn đề liên quan đến mô hình tổ chức máy (chủ yếu mô hình đơn giản mô hình chức năng)  Cơ cấu tổ chức hay máy tổ chức quan, đơn vị xếp phận, đơn vị nhỏ quan, đơn vị thể thống phận 10 giao phó ~ nhiệm vụ quyền hành rõ ràng lãnh đạo nhà quản trị cao cấp quan hay xí nghiệp  Mô hình cấu đơn giản + Mô hình cấu đơn giản gì? - Đây mô hình tổ chức mà hk có tổ chức, hk phức tạp, quyền hành tập trung vào nhân vật - Bộ máy tổ chức đơn giản máy thường có cấp - Mô hình thường sử dụng nhiều quan, dơn vị, xí nghiệp nhỏ, nơi mà vai trò nhà quản trị người sở hữu chủ quan, đơn vị, doanh nghiệp tập trung vào tay người, vừa chủ vừa trực tiếp quản trị.(Ví dụ: chủ tiệm may, tiệm bách hóa, ) - Đặc trưng mô hình thể khâu định: Tất định quan trọng tổ chức người thực (Vì vất định tập trung vào nhà quản trị, nên người có tầm hạn quản trị rộng) + Ưu điểm mô hình hđ cách mau lẹ, linh hoạt, ốn + Thiếu sót, nhược điểm mô hình áp dụng cho quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp nhỏ tổ chức ↑, mô hình hk phù hợp  Mô hình cấu tổ chức chức + Mô hình cấu tổ chức chức gì? - Mô hình cấu tổ chức chức mô hình nhân viên gom nhóm vào đơn vị chức theo công việc, kỹ hoạt động Ví dụ: Hoạt động tổ chức, nhân sự, thống kê, kế hoạch, tài chính, tiếp thị, kinh doanh, sản xuất, nghiên cứu, phát triển, + Ưu điểm mô hình này: - Sử dụng tài nguyên hiệu (tài nguyên xem nhân lực, tài chính, kyc thuật, thông tin) - Phát huy khả chuyên môn nhân viên - Cán nhân viên phòng, ban chức học tập hổ trợ lẫn - Dễ giám sát đánh giá hiệu công việc nhân viên + Nhược điểm: - Đào sâu phân chia đơn vị chức Mỗi đơn vị chức chăm theo đuổi mục tiêu chức đơn vị mà quên mục tiêu chung tổ chức - Các đơn vị chức dễ mâu thuẫn với công việc - Vai trò phối hợp đơn vị chức đè nặng lên vai nhà quản trị Câu 14: Giải thích ý nghĩa quan trọng lãnh đạo quản trị Câu 15: Những đặc trưng xem giúp cho nhà quản trị quản lý cách hữu hiệu Câu 16: Cách thức lãnh đạo tốt cho quản trị  Lý thuyết tập trung nghiên cứu, phân tích cách thức mà nhà quản trị áp dụng để đưa ý kiến cách thức thức lãnh đạo hữu hiệu  Lý thuyết cách thức lãnh đạo chia thành nhóm: 11 • Nhóm 1: Cách thức lãnh đạo theo cách thức sử dụng quyền hành + Theo phương pháp này, nhà quản trị sử dụng cách thức sau: - Độc đoán: Nhà quản trị giao việc đạo kiểm tra chặt chẽ tiến trình làm việc cấp dưới; phạt nghiêm khắc; thưởng vật chất ⇒ Công việc hoàn thành, nhân viên tự làm, quan hệ nhân hk tốt - Để tự ý: Nhà quản trị giao việc cho nhân viên tự làm; hk thưởng phạt ⇒ Công việc hk hoàn thành - Dân chủ: Nhà quản trị giao việc, hướng dẫn giải thích việc cần làm, trao đổi cặn kẽ với nhân viên; để nhân viên tự làm việc; thưởng vật chất tinh thần, phạt nghiêm khắc ⇒Công việc hoàn thành, nhân viên đào tạo tự làm, thái độ lao động tốt, đoàn kết tập thể + Nhìn chung lại, cách thức lãnh đạo hữu hiệu dân chủ cho kết tốt • Cách thức lãnh đạo theo mối quan hệ + Các nhà quản trị có quan tâm: - Một là: quan tâm đến công việc - Hai là: quan tâm đến nhân viên + Các nhà quản trị muốn có cách lãnh đạo hữu hiệu tốt nhà quản trị nên áp dụng cách lãnh đạo quan tâm tối đa với yếu tố - Quan tâm đến công việc - Quan tâm đến nhân viên • Nhóm 3: Cách thức lãnh đạo theo mức độ tham gia nhân viên Cách thức lãnh đạo tốt mà nhà quản trị nên áp dụng hoạt động lãnh đạo cách thức lãnh đạo mà nhân viên nhà quản trị thảo luận đến định chung ~ viecj cần làm Câu 17: Kiểm tra gì? Kiểm tra có vai trò ntn hoạt động quản trị + Kiểm tra trình áp dụng chế biện pháp để theo dõi giám sát cách chủ động hoạt động tổ chức thực điều chỉnh cần thiết để đảm bảo cho hoạt động tổ chức phù hợp với mục tiêu, kế hoạch định + Kiểm tra có vai trò: -Kiểm tra chức cần thiết với chức hoạch định, tổ chức, điều khiển, chức kiểm tra giúp nhà quản trị nắm kịp thời diễn biến xảy tổ chức Kiểm tra không biện pháp để theo dõi, giám sát người thừa hành mà công cụ để kiểm soát hoạt động nhà quản trị, giúp nhà quản trị kịp thời phát thiếu sót để sửa chữa, khắc phục kịp thời -Kiểm tra giúp phòng ngừa ngăn chặn sai phạm thành viên VD: công ty sữa vinamilk có số nhân viên thường làm muộn mà sớm trước quy định công ty công việc giao làm chậm trì trệ so với thời gian quy định Khi người quản lý kiểm tra nhắc nhở nhân viên k tái phạm không bị buộc việc nhờ nhân viên làm chăm VD: sở tài nguyên môi trường tỉnh bình phước nhận thông tin công ty sản xuất mủ cao su sơn thành thải nước k qua xử lý môi trường làm ảnh hưởng tới sông hồ sở tài nguyên môi trường cử đội ngũ nhân viên xuống tận nơi để kiểm tra thật 12 thông tin phản ánh họ kịp thời xử phạt công ty đồng thời cấm công ty không làm ô nhiễm -Kiểm tra nhằm đảm bảo cho thành viên, phận toàn tổ chức có ý thức việc chấp hành nghiêm chỉnh thể lệ, quy định, nguyên tắc tổ chức, xác định rõ trách nhiệm người việc thực mục tiêu hoạch định -VD: công ty sản xuất bánh kẹo hải hà họ đặt quy định nhân viên ngày làm việc tiếng bắt đầu sáng7g-11g chiều 13g-17g nhân viên phải mặc đồng phục công ty, làm việc không làm hoạt động riêng tụ tập nói chuyện, xem phim, lên mạng vi phạm quy định bị xử phạt tùy theo mức độ đồng thời có đội ngũ kiểm tra việc thực quy định Nhờ kiểm tra chặt chẽ mà nhân viên làm việc tích cực đem lại suất cao cho công ty -Kiểm tra giúp cho việc đánh giá kết công việc cá nhân phận có tác dụng động viên khuyến khích thành viên hăng hái thi đua làm việc, tạo điều kiện tăng suất, chất lượng, hiệu VD phận maketting công ty du lịch thành công có 15 nhân viên có người tích cực tận tâm với công việc có số nhân viên thường hay làm trễ, công việc trì trệ không theo kế hoạch Nhờ hoạt động kiểm tra mà người quản lý biết được11 nhân viên làm việc chăm chỉ, thu hút, quảng bá du khách tốt, làm hoàn thành xuất sắc công việc đồng thời khen thưởng nhân viên để tích cực hơn, nhân viên lại chưa hoàn thành tôt công việc nhắc nhở, động viên họ cố gắng -Kiểm tra mối nối cuối chuỗi hoạt động nhà quản trị Kiểm tra cách để nhà quản trị biết họ có đạt mục tiêu tổ chức đặt hay không, lí đạt hay không đạt VD: công ty may mặc đặt kế hoạch tháng phải may xong 500 quần áo Các nhân viên phải làm việc đồng thời người quản lý phải thường xuyên kiểm tra trình làm việc nhân viên họ làm không? Trong trình làm việc siêng chăm hay nói chuyện làm hoạt động riêng người quản lý dựa vào kiểm tra để biết nhân viên có may xong 500 quần áo hay không? -Tầm quan trọng đặc biệt chức kiểm tra liên kết với chức hoạch định hoạt động ủy quyền Nhà quản trị hiệu cần liên tục theo sát để đảm bảo nhân viên thực ủng hộ mục tiêu đề Trên thực tế, quản trị tiến trình liên tục kiểm tra, mối nối then chốt với hoạch định Bởi vì, nhà quản trị không thực hoạt động kiểm tra họ không xác định mục tiêu đạt hay không cần triển khai hoạt động Vd: công ty điện máy Nguyễn Kim đặt kế hoạch thánghọ mở thêm chi nhánh điện máy tỉnh bình phước để thực kế hoạch họ phải kiểm tra đội ngũ nhân viên xem nhân viên thành phần cổ đông công ty họ có ý kiến không? Nhân viên có khả làm quản lý cho chi nhánh mới?ai làm kế toán? Những chuyển làm việc chi nhánh họ dựa vào việc kiểm tra trình làm việc nhân viên để định triển khai việc chọn địa điểm thời gian xây dựng chi nhánh 13 -Hệ thống kiểm tra tốt việc làm quan trọng nhà quản trị cần thực việc ủy quyền Nhưng nhà quản trị phải chịu trách nhiệm định cấp nên họ cần thông tin phản hồi từ hệ thống kiểm soát -Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát đối phó với thay đổi môi trường Thay đổi thuộc tính tất yếu môi trường.Nhờ kiểm tra nhà quản trị nắm tranh toàn cảnh môi trường phản ứng thích hợp trước vấn đề hội thông qua việc phát kịp thời thay đổi ảnh hưởng đến sản phẩm dịch vụ doanh nghiệp VD: Giám đốc doanh nghiệp sản xuất tôn Tân lập kế hoạch sản xuất tôn năm tới nhờ công tác kiểm tra dự đoán trước nhu cầu thị trường loại tôn khác nên lập kế hoạch sản xuất cắt giảm loại tôn không ưa chuộng, tăng loại tôn bán chạy Khi thị trường biến động dự đoán Giám đốc, doanh nghiệp Tân Thành tránh thiệt hại -Kiểm tra tạo tiền đề cho trình hoàn thiện đổi Với việc đánh giá hoạt động, kiểm tra khẳng định giá trị định thành công doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Những giá trị tiêu chuẩn hóa để trở thành mục đích,mục tiêu, quy tắc, chuẩn mực cho hành vi nhân viên doanh nghiệp Đồng thời, kiểm tra giúp cho nhà quản trị bắt đầu lại chương trình cải tiến hoạt động doanh nghiệp thông qua việc xác định vấn đề hội cho doanh nghiệp VD: công ty điện máy Hoàng sơn nhờ vào trình kiểm tra tốt sản xuất mặt hàng máy tính, ti vi, tủ lạnh người tiêu dùng ưa chuộng từ giám đốc biết công ty làm việc hiệu nhờ đội ngũ nhân viên có tay nghề cao, siêng làm việc từ ưu điểm đạt công ty tăng cường mở rộng mặt hàng để đem lại doanh thu lớn cho công ty Câu 18: Kiểm tra phải trải qua bước mô tả cách cụ thể bước trình kiểm tra Bước 1: đo lường việc thực công việc Bước để xác định kết công việc thực tế, nhà quản trị phải lựa chọn tiêu chuẩn để đo lường tiêu chuẩn phụ thuộc vào lĩnh vực hoạt động khác nhau, khuôn mẫu định Mỗi quan đơn vị có tiêu chuẩn khác VD: công ty bánh kẹo Tiên Dung thường sử dụng tiêu chuẩn như: số lượng sản xuất bánh kẹo ngày Số lượng bánh kẹo tiêu thụ.Số lượng bánh kẹo tồn lại Bước 2: so sánh kết công việc với tiêu chuẩn Bước giúp nhà quản trị xác định khác biệt tiêu chuẩn đặt kết công việc thực tế  công ty may mặc Hoàng giám đốc muốn kiểm tra phận nhân trình làm việc hiêu làm việc nhân viên Giám đốc đề tiêu chuẩn tháng công ty phải may xong 1000 quần áo để đưa thị trường dịp tết 2013 Người quản lý phận nhân phải kiểm tra trình làm việc nhân viên hàng ngày sau biết kết xác nhân viên có hoàn thành 1000 quần áo không thực tế tháng nhân viên hoàn thành 900 quần áo nhân viên may thiếu 100 quần áo 14 Bước 3: điều chỉnh khác biệt tiêu chuẩn Nhà quản trị thực cách sau thực bước cuối trình kiểm tra điều chỉnh hoạt động thực tế điều chỉnh lại tiêu chuẩn ban đầu Tìm nguyên nhân khác biệt kết tiêu chuẩn:  Do tiêu chuẩn ban đầu cao ngược lại thấp  Do nhà quản trị thay đổi chiến lược, thay đổi bổ sung nhân để trình thực thuận lợi xác VD: tư ví dụ người quản lý phải tìm nguyên nhân không hoàn thành phát nguyên nhân không hoàn thành phân nhân quản lý nhân viên chưa tốt nhân viên hay làm trễ, trình làm thường tụ tập nói chuyện sử dụng điện thoại di động để trò chuyện sau người quản lý điều chỉnh nhân viên cách nhắc nhở, khiển trách số nhân viên đề nội quy hình thức xử phạt nhân viên vi phạm Câu 19: So sánh ưu điểm kiểm tra với hình thức kiểm tra khác Câu 20: Hãy trình bày tóm tắt nội dung nguyên tắc thuộc hệ thống kiểm tra hữu hiệu (hiệu quả) + Chính xác; - Hệ thống kiểm tra xác làm cho thành viên tổ chức tin cậy tạo thông tin hợp lý - Hệ thống thông tin không xác làm cho nhà quản trị thiếu tập trung trình thực VD: công ty sản xuất sữa Fami mở đợt khen thưởng nhân viên làm việc tốt, đạt hiệu cao Nhờ vào hệ thống kiểm tra xác công ty khen thưởng người làm cho nhân viên tin tưởng cố gắng làm việc chăm Vd: công ty bánh kẹo hải hà muốn tăng thêm sản phẩm bánh kẹo dịp tết tới họ lại chưa biết xác nhu cầu thị trường nào? Người nhân viên làm công tác chưa nắm rõ tình hình thị trường báo cáo cho giám đốc giám đốc định cho sản xuất ạt sản phẩm đến thị trường người tiêu dùng không ưa chuộng loại sp làm hàng hóa tồn đọng nhiều thiệt hại cho công ty + Kịp thời: - Cung cấp thông tin kịp thời để nhà quản trị ngăn ngừa tác động ảnh hưởng đến kết hoạt động tổ chức VD: sở tài nguyên môi trường nhận thông tin từ người dân công ty sản xuất điều Bình Phước thải loại vỏ điều loại nước thải sông hồ xung quanh ma không qua xử lý làm ảnh hưởng đến nguồn nước sức khỏe người dân Do sở tài nguyên kịp thời cử đội ngũ cán xuống tận nơi kiểm tra kịp thời xử lý công ty ngăn không để tiếp tục làm ô nhiễm môi trường + Tiết kiệm - Chi phí cho hoạt động kiểm tra phải tương xứng với kết thu từ công tác kiểm tra 15 Vd: để thu kết kiểm tra từ ví dụ công ty sản xuất điều làm ô nhiễm môi trường đội ngũ nhân viên phải xuống tận nơi tìm hiểu, phân tích đánh giá mức độ ô nhiễm, xem xét kỹ xem có phải công ty làm ô nhiễm thật k, muốn làm công tác đòi hỏi phải có chi phí phù hợp để khuyến khích họ chăm hoàn thành công việc + Linh hoạt - Hệ thống kiểm tra phải linh hoạt, điều chỉnh tương ứng với thay đổi bất lợi tận dụng lợi hội VD: công ty bánh kẹo A người quản lý làm công tác kiểm tra làm việc nhân viên phát nhân viên X bên phận thường xuyên làm trễ mà sớm, công việc giao cho trì trệ không hiệu người quản lý định cho nhân viên X việc tuyển thêm nhân viên vào thay vị trí đem lại suất làm việc cao, sản phẩm liên tục đưa thị trường + dễ hiểu: - Hệ thống kiểm tra tác dụng cá nhân liên quan không hiểu hệ thống - Hệ thống kiểm tra phức tạp gây sơ suất không đáng có, làm nhân viên thất vọng, chí bỏ qua trình giải công việc + Tiêu chuẩn kiểm tra phải hợp lý - Hệ thống kiểm tra tiêu chuẩn đưa phải hợp lý có khả thực tiêu chuẩn cao không hợp lý không tạo động viên thúc đẩy nhân viên Vd: giám đốc công ty nước giải khát Pep Si đề tiêu chuẩn phận nhân tât nhân viên phải có cử nhân đại học sau đại học, ngày làm việc tiếng, thứ bảy chủ nhật không nghỉ Như tiêu chuẩn không hợp lý làm cho nhân viên mệt mỏi, chán nản, nhiều người xin chuyển công tác + Căn vào kế hoạch tổ chức Nhà quản trị phải xác lập yếu tố kiểm tra theo kế hoạch theo quy mô tổ chức theo cấp bậc đối tượng kiểm tra nhà quản trị kiểm tra hoạt động tổ chức Vd: đợt tăng sản phẩm cho dịp tết công ty sữa vinamilk để kiểm tra trình làm việc nhân viên giám đốc phải phân người quản lý quản lý phận phận nhân kiểm tra trình làm việc nhân viên, thời gian làm việc nhân viên làm nhân viên thường xuyên trễ để từ người quản lý phận báo cáo lên giám đốc + Thực kiểm tra lại điểm quan trọng để xác định khác biệt kết thực tế kết mong đợi để từ đánh giá hoạt động toàn tổ chức Vd: kế hoạch đề công ty may mặc nam tháng may xong 1000 quần áo để đưa thị trường qua trình kiểm tra thực tế tháng công ty hoàn thành 800 bô quần áo nhân viên không hoàn thành tiêu đề để từ kiểm tra biết nhân viên phận không hoàn thành công việc + Hoạt động điều chỉnh cần xác định hoạt động kiểm tra 16 Hệ thống kiểm tra xác định dấu hiệu khác biệt so với kế hoạch mà phải đưa giải pháp để điều chỉnh sai lệch( việc kiểm tra ý nghĩa) Vd: vd công ty may mặc nam sau kiểm tra biết phận không hoàn thành nhiệm vụ phận nhân quản lý công việc không tốt nhân viên hay làm trễ giờ, trình làm việc thường làm việc riêng nói chuyện sử dụng điện thoại di động từ giám đốc đưa giải pháp khiển trách người quản lý nhân viên đồng thời đưa quy định cụ thể hình thức xử phạt nghiêm khắc nhân viên 17 ... Ngoài quản trị phải dựa sở lý luận triết học, kinh tế học, ứng dụng thành tựu khoa học, toán học, công nghệ… - Tính khoa học đòi hỏi việc quản trị phải dựa nguyên tắc quản trị - Tính khoa học đòi... nhà quản trị hđ khác mức độ, phạm vi, phương pháp, song chất quản trị việc thực chức quản trị Câu 4: Ai quản trị quan tổ chức? Hãy cho ví dụ cụ thể công ty, trường đại học (hoặc bệnh viện) nhà quản. .. nhà quản trị nhà quản trị Các nhà quản trị hoạt động tổ chức Các nhà quản trị làm việc tổ chức, tổ chức nhà quản trị Nhà quản trị, phân biệt với nhân viên khác người chịu trách nhiệm công việc