BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN THỊ NGỌC QUỲNH TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC Chuyên ngành: KẾ TOÁN Mã số: 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2015 Công trình hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học : PGS.TS NGUYỄN MẠNH TOÀN Phản biện 1: PGS.TS Nguyễn Công Phương Phản biện 2: PGS.TS Võ Văn Nhị Luận văn bảo vệ Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 31 tháng 01 năm 2015 Có thể tìm hiểu luận văn tại: Trung tâm Thông tin - Học liệu, Đại học Đà Nẵng Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng hệ thống thông tin quản lí doanh nghiệp Thông tin kế toán cung cấp có ảnh hưởng đến hoạt động toàn doanh nghiệp nên việc tổ chức liệu kế toán ban đầu, thực xử lí cung cấp thông tin đòi hỏi phải xác, khoa học, hợp lí có hiệu ERP (Enterprise Resource Planning) hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp giúp doanh nghiệp quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh Trong hệ thống ERP, tất liệu tích hợp chặt chẽ với sử dụng sở liệu thống Do thông tin tài doanh nghiệp thay đổi từ thông tin tĩnh thành thông tin động giúp nhà quản lý dễ dàng tiếp cận thông tin quản trị đáng tin cậy để đưa định Tại Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức, công tác tổ chức thông tin, luân chuyển liệu phận Công ty tồn nhiều bất cập gây ảnh hưởng không nhỏ đến công tác quản lý doanh nghiệp Các phần mềm Công ty chưa tích hợp với nhau, chứng từ lưu trữ nhiều phận, phòng ban việc trao đổi thông tin kế toán viên phận kế toán với phận chức khác doanh nghiệp bị hạn chế Điều làm giảm hiệu công tác kế toán doanh nghiệp, bên cạnh việc cung cấp báo cáo chưa đáp ứng tính kịp thời theo yêu cầu nhà quản lý Xuất phát từ vấn đề lý luận thực tiễn nêu trên, tác giả nghiên cứu thực đề tài: “Tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức” làm đề tài nghiên cứu luận văn 2 Mục tiêu nghiên cứu đề tài Trên sở vấn đề lý luận hệ thống thông tin kế toán, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP doanh nghiệp, phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức, xác định vấn đề bất cập tồn công tác tổ chức thông tin kế toán Công ty Luận văn xây dựng giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng toán, chu trình sản xuất, chu trình tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: tổ chức thông tin kế toán Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức, tìm hiểu việc tổ chức liệu hệ thống thông tin kế toán mã hóa liệu phận Công ty - Phạm vi nghiên cứu: hệ thống thông tin kế toán Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức (trụ sở chính) Phương pháp nghiên cứu Phương pháp quan sát, vấn vận dụng nhằm tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức thông tin kế toán Công ty cổ phần Vận tải Đa phương thức Phương pháp giải thích vận dụng để giải thích thực trạng tổ chức thông tin kế toán chu trình kế toán Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức Qua giúp đánh giá ưu điểm, bất cập tồn công tác tổ chức thông tin kế toán Công ty Phương pháp lập luận logic vận dụng nhằm đưa giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP Công ty cổ phần Vận tải Đa phương thức Bố cục đề tài Luận văn kết cấu gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức thông tin kế toán Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức Chương 3: Giải pháp tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức Tổng quan tài liệu nghiên cứu Trong vài năm trở lại đây, ERP nhanh chóng trở thành giải pháp nhiều công ty đầu tư thích đáng lợi ích to lớn mà mang lại Hiện có nhiều tác giả nghiên cứu tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP doanh nghiệp cụ thể nghiên cứu tác giả Nguyễn Thị Thu Hà (2010) đề tài “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP công ty Cổ phần vận tải biển Đà Nẵng” Trần Thị Thu Hà (2010), “Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP công ty TNHH Thương mại giao nhận quốc tế Đà Nẵng – DANATRANS” Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013), “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim” Trần Thị Thanh Tâm (2013), “Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán chu trình cung ứng công ty Cổ phần Cẩm Hà” CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN 1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản lí doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, phương tiện, phương pháp kế toán tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lí cung cấp thông tin tình hình huy động sử dụng vốn doanh nghiệp 1.1.2 Mối quan hệ hệ thống thông tin kế toán với hệ thống thông tin doanh nghiệp 1.2 HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP (ERP) 1.2.1 Khái niệm ERP Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) hệ thống quản lý kinh doanh tích hợp đầy đủ bao gồm chức doanh nghiệp quản lý sản xuất, tài chính, kế toán, dịch vụ hậu cần nguồn nhân lực 1.2.2 Đặc điểm ERP • Tính linh hoạt • Mô-đun tính mở • Tính toàn diện • Vượt công ty 1.2.3 Chức ERP Một số chức hệ thống ERP mua hàng kiểm soát nhà cung cấp, bán hàng quản lý khách hàng, kiểm soát hàng tồn kho, quản trị nhân sự, tài – kế toán, quản lý đơn hàng, hoạch định nguyên vật liệu, hoạch định sản xuất… 1.2.4 Lợi ích ERP Lợi ích mặt hoạt động Lợi ích mặt quản lý Lợi ích mặt chiến lược Lợi ích sở hạ tầng công nghệ thông tin Lợi ích mặt tổ chức 1.2.5 Các phân hệ ERP a Phân hệ bán hàng công nợ phải thu Chức giúp doanh nghiệp theo dõi quản lý toàn quy trình nghiệp vụ bán hàng, công nợ phải thu tổng hợp phân tích chi tiết đảm bảo kết nối với chức quản trị tài b Phân hệ mua hàng công nợ phải trả Chức cho phép theo dõi quản lý toàn quy trình nghiệp vụ đặt mua hàng hoá, nguyên vật liệu, vật tư thiết bị phục vụ cho sản xuất, quản lý công nợ phải trả theo nhiều tiêu chí c Phân hệ sản xuất Chức cho phép lập kế hoạch theo dõi trình sản xuất dựa yếu tố thời gian giao hàng, nguồn lực người, máy móc, cho phép phân tích điều chỉnh sản xuất kịp thời d Phân hệ tài Chức giúp phân tích đa chiều hoạt động tài chính, cung cấp kịp thời xác thông tin tình hình tài doanh nghiệp 1.3 TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 1.3.1 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Trong hệ thống ERP, hệ thống tài khoản mà Bộ Tài Chính Việt Nam ban hành, doanh nghiệp xây dựng hệ thống tài khoản với nhiều chiều thông tin sử dụng tài khoản trung gian nhằm kiểm soát mặt quy trình cung cấp báo cáo tài 1.3.2 Tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng thu tiền (1) Tiếp nhận, xử lí đơn đặt hàng lập lệnh bán hàng (2) Chuẩn bị hàng, vận chuyển giao hàng cho khách hàng (3) Lập hóa đơn, theo dõi toán thu tiền (4) Phân tích tình hình tiêu thụ 1.3.3 Tổ chức thông tin kế toán chu trình mua hàng toán (1) Tiếp nhận yêu cầu mua hàng xử lí đơn đặt hàng (2) Làm thủ tục nhận hàng, nhập kho bảo quản hàng hóa (3) Chấp nhận toán, theo dõi công nợ chi tiền toán cho nhà cung cấp (4) Phân tích tình hình cung ứng báo cáo 1.3.4 Tổ chức thông tin kế toán chu trình sản xuất Tổ chức thông tin kế toán chu trình sản xuất nhằm ghi chép, xử lí nghiệp vụ kinh tế liên quan đến việc sử dụng lao động, tiêu hao nguyên vật liệu chi phí sản xuất chung để sản xuất sản phẩm, dịch vụ 1.3.5 Tổ chức thông tin kế toán chu trình tài Chu trình tài bao gồm hoạt động lại chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng toán, chu trình sản xuất Tổ chức thông tin hoạt động huy động vốn Tổ chức thông tin hoạt động đầu tư TSCĐ Tổ chức thông tin hạch toán tổng hợp lập báo cáo tài 1.3.6 Tổ chức sở liệu mã hóa liệu a Tổ chức sở liệu Khái niệm sở liệu Tổ chức sở liệu theo định hướng ERP: Trong hệ thống ERP, tất liệu phân hệ tích hợp quản lý tập trung tổ chức theo kiểu hệ quản trị sở liệu, phân hệ truy cập sử dụng chung nguồn liệu giúp cho phân hệ riêng biệt chia sẻ thông tin với cách dễ dàng b Tổ chức mã hóa liệu Khái niệm mã hóa liệu: Mã hoá liệu sử dụng nhiều kí tự (số, chữ) đại diện cho đối tượng cần mã hoá Mục tiêu việc xây dựng mã đối tượng kế toán Các phương pháp xây dựng mã Cách thức tiến hành xây dựng mã 1.3.7 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán Với hệ thống ERP, việc cung cấp báo cáo ảnh hưởng nhiều mặt: Nội dung, hình thức, thời gian, đối tượng cung cấp sử dụng thông tin Do đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu kế toán phản ánh kịp thời trung thực hoạt động sản xuất kinh doanh có độ tin cậy cao KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương này, luận văn trình bày vấn đề lý luận hệ thống thông tin kế toán, hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP công tác tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP doanh nghiệp Tất vấn đề lý luận chương sở để tác giả phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức đưa giải pháp tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP Công ty CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty Công ty cổ phần Vận tải Đa phương thức doanh nghiệp trực thuộc Bộ Giao Thông Vận Tải Tiền thân công ty Đại lý vận tải khu vực II thành lập theo định số 1313/QĐ – GTVT ngày 27/03/1976 Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC Tên giao dịch quốc tế: VIETRANSTIMEX Trụ sở chính: 80-82 Bạch Đằng, Quận Hải Châu, Thành phố Đà Nẵng 10 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 2.2.1 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng thu tiền Đàm phán ký kết hợp đồng: Khi có yêu cầu từ phía khách hàng, Trung tâm tiếp thị lập Báo cáo thu nhận thông tin khách hàng Sau phối hợp với phòng Kinh doanh (phòng KD) khảo sát sơ bộ, phòng Tài – Kế toán (phòng TCKT) kiểm tra tín dụng khách hàng, lập dự toán, báo giá trình lãnh đạo phê duyệt, Trung tâm tiếp thị tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng Triển khai thực hiện: Sau ký kết hợp đồng xong, phòng KD lập phiếu giao nhiệm vụ cho đơn vị triển khai thực Hàng tuần đơn vị gửi báo cáo tiến độ thực phòng KD trình, khối lượng thực Nghiệm thu toán lý hợp đồng: Sau công trình hoàn thành: đơn vị thực vào khối lượng thực hoàn thành thực tế công trình, tập hợp đầy đủ hóa đơn, chứng từ…về phòng KD kiểm tra nghiệm thu trước chuyển phòng TCKT toán Phòng KD đơn vị thực làm lý hợp đồng với chủ hàng chuyển cho phòng TCKT xuất hóa đơn, theo dõi công nợ, toán với khách hàng Như vậy, cần thông tin tình hình công nợ khách hàng, Bộ phận trung tâm tiếp thị phải chờ đợi báo cáo tình hình tín dụng khách hàng từ phòng TCKT chuyển sang làm ảnh hưởng đến việc phản hồi thông tin lại cho khách hàng Tại Công ty, việc triển khai thực hợp đồng thường đơn vị phụ thuộc làm, chứng từ phát sinh từ đơn vị chuyển phận trụ sở Việc đối chiếu số liệu 11 phòng ban thực dựa báo cáo định kỳ phận, điều gây khó khăn không nhỏ công tác quản lý đặc biệt chi phí phát sinh công trình 2.2.2 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán chu trình mua hàng toán Quy trình mua vật tư, phụ tùng, nhiên liệu Căn vào nhu cầu sản xuất kinh doanh: đơn vị, phận có yêu cầu lập yêu cầu mua vật tư, phụ tùng trừ việc mua phương tiện phòng Kỹ thuật – Vật tư (KTVT) đơn vị quản lý lập tờ trình trình lên lãnh đạo công ty phê duyệt Phòng KTVT vào yêu cầu mua kiểm tra tình hình nhiên liệu, vật tư tồn kho; tình hình công nợ nhà cung cấp phận kế toán chuyển sang Khi việc mua hàng thực hiện, Phòng KTVT đơn vị sử dụng kiểm tra nghiệm thu Sau đó, Phòng KTVT tập hợp hồ sơ, chứng từ chuyển cho phòng TCKT hạch toán, theo dõi công nợ, toán tiền Quy trình toán cho nhà cung cấp Thanh toán tiền mặt Thanh toán tiền gửi ngân hàng Một số bất cập nhận thấy từ quy trình như: Việc lưu trữ liệu phòng ban nhiều, gây chồng chéo liệu, tốn chi phí Công tác kiểm tra đối chiếu không tiến hành thường xuyên nên số liệu tồn kho thường chênh lệch so với với thực tế Việc mua vật tư, phụ tùng đưa dùng cho công tác sửa chữa phương tiện chưa kiểm soát chặt chẽ, khoán hết việc mua vật tư cho cán chuyên trách phòng KTVT 12 2.2.3 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán chu trình sản xuất Quy trình xuất kho nguyên vật liệu Nguyên nhiên liệu vật liệu sử dụng chủ yếu công ty bao gồm: xăng, dầu DO, mỡ, dầu thủy lực, nhớt ô tô…Trên sở lệnh điều động, phận có yêu cầu làm thủ tục tạm ứng chi phí nhiên liệu chuyển cho phòng KTVT xét duyệt, việc xét duyệt chi phí nhiên liệu dựa sản lượng dự kiến Phòng KTVT tập hợp chứng từ lái xe, chủ tàu cung cấp chuyển cho Phòng TCKT để làm thủ tục hoàn ứng cho lái xe, chủ tàu Như vậy, nhiên liệu nghiệm thu vào chứng từ lái xe, chủ tàu mang mà chưa quan tâm đến khối lượng công việc mà lái xe, chủ tàu thực tương ứng với mức nhiên liệu nghiệm thu Hơn việc đối chiếu chứng từ khó kiểm soát, dễ xảy gian lận Quy trình quản lý nhân tiền lương Hàng ngày, Tổ trưởng tổ (đội) sản xuất đơn vị thực tiến hành theo dõi chấm công cá nhân đội Cuối tháng, tổ trưởng chuyển chứng từ Phòng Tổ chức lao động (TCLĐ) để theo dõi, kiểm tra, đối chiếu chứng từ chuyển lên Phòng TCKT để lưu trữ, theo dõi, kiểm tra tiến hành toán lương sau giám đốc phê duyệt Quy trình tập hợp chi phí, tính giá thành dịch vụ vận tải Kế toán tổng hợp tập hợp chứng từ kế toán viên chuyển sang như: bảng phân bổ tiền lương khoản trích theo lương, báo cáo tình hình nhập xuất nguyên nhiên liệu vật liệu, bảng phân bổ khấu hao tài sản cố định…Tiến hành kiểm tra, đối chiếu tính giá thành dịch vụ vận tải 13 Tại Công ty không tiến hành theo dõi chi phí nguyên, nhiên liệu chi tiết cho công trình, hợp đồng vận chuyển dẫn đến công ty không đánh giá hiệu hoạt động công trình, hợp đồng cụ thể Chi phí phục vụ sản xuất lớn, khâu sử dụng vật tư lãng phí yếu công tác quản lý vật tư 2.2.4 Thực trạng tổ chức thông tin kế toán chu trình tài Hoạt động huy động vốn Hoạt động đầu tư mua sắm TSCĐ Trong trường hợp thực đầu tư dự án lớn, Kế toán TSCĐ quản lý dự án đầu tư tập hợp chứng từ, theo dõi tình hình tăng giảm TSCĐ năm, lập bảng tính khấu hao văn phòng công ty, đơn vị phụ thuộc, tham gia toán công trình đầu tư xây dựng Hạch toán tổng hợp lập Báo cáo tài chính: Định kỳ, hàng quý, hàng năm kế toán tổng hợp tổng hợp số liệu kế toán từ phần hành, lập báo cáo tài trình Phó phòng TCKT kiểm tra, phê duyệt Sau kế toán trưởng kiểm tra, kí duyệt Đối với hoạt động nội bộ, định kỳ hàng quý đơn vị thụ thuộc bàn giao chứng từ Kế toán theo dõi công nợ nội nhận hồ sơ, theo dõi nghiệp vụ kinh tế thu hộ, chi hộ công ty đơn vị phụ thuộc Đối với việc hợp Báo cáo tài Phó phòng kế toán phụ trách Do đặc thù công ty có nhiều công ty mà phần mềm kế toán công ty chưa có khả hợp số liệu để lập Báo cáo tài hợp nhât Điều gây thời gian khó khăn, vất vả cho phận kế toán tổng công ty công tác lập báo 14 cáo tài hợp nhất, kiểm tra, đối chiếu số liệu, chứng từ phận kế toán trụ sở công ty 2.2.5 Thực trạng tổ chức liệu mã hóa liệu công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức a Thực trạng tổ chức liệu Tại công ty, Phòng TCKT sử dụng phần mềm Fast, phòng TCLĐ sử dụng phần mềm SSP, phận liên quan lưu trữ thông tin dạng file Word hay Excel, nên sở liệu chưa tích hợp với Điều làm hạn chế việc truy xuất thông tin để lập báo cáo phục vụ cho công tác quản lý b Công tác mã hóa liệu Một số mã có Công ty sau: Mã khách hàng: Bộ mã phòng TCKT tạo mã số thuế Bộ mã phòng KD tạo có dạng: KHXXX, KH: Khách hàng, XXX: Số thứ tự khách hàng Mã nhân viên: Bộ mã phòng TCKT tạo: NVXXX, XXX số thứ tự, mã phòng TCLĐ tạo: sử dụng chữ tên nhân viên số thứ tự tạo mã Mã phí: mã phòng kế toán xây dựng, Ba chữ số đầu tên tài khoản Chi phí, Các chữ tếp theo viết tắt tên chi phí phát sinh Mã vụ việc: sử dụng chữ viết tắt vụ việc Việc xây dựng mã chưa đáp ứng yêu cầu quản lí, đối tượng lại tồn hai mã khác nhau, mã thuộc tính đối tượng, chưa có thống phòng ban 2.2.6 Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo Một số báo cáo có công ty sau: 15 Báo cáo thông tin thu nhận khách hàng, Báo cáo khảo sát phương án sơ bộ, Báo cáo nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành, Báo cáo sản lượng tình hình toán hàng tháng, Báo cáo cung ứng dịch vụ, Bảng theo dõi bàn giao chứng từ nội bộ, Bảng theo dõi giao nhận hàng… 2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 2.3.1 Ưu điểm - Hệ thống tài khoản kế toán thiết kế tốt, chi tiết theo đối tượng cần quản lý - Xây dựng định mức tín dụng cho khách hàng, kiểm tra tín dụng đánh giá khả toán khách hàng trước ký kết hợp đồng - Công tác đầu tư trọng đảm bảo hệ thống phương tiện, thiết bị đồng để thực nhiệm vụ sản xuất làm tăng lực sản xuất, cạnh tranh đơn vị Ngoài Công ty trọng đến công tác huy động vốn, sử dụng hiệu TSCĐ 2.3.2 Nhược điểm - Cơ sở liệu kế toán chưa đồng nhất, không tích hợp với liệu phận khác nên thông tin không cập nhật kịp thời, chậm trễ, dễ sai sót công tác theo dõi, quản lý - Các mã có Công ty xây dựng chưa khoa học, chưa có thống phòng ban - Các báo cáo Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức chưa đáp ứng tính kịp thời theo yêu cầu nhà quản lí việc quản lý chất lượng phương tiện, bảo đảm đầu xe tốt sẵn sàng thực nhiệm vụ yếu… 16 - Công tác lập báo cáo chậm trễ, chưa có báo cáo phân tích biến động chi phí so với dự toán công trình, hợp đồng sở liệu chưa tích hợp với nhau, lập báo cáo cần thông tin từ nhiều phận, phòng ban - Chi phí phục vụ sản xuất lớn, khâu sử dụng vật tư thiết bị lãng phí công tác quản lý vật tư không tốt gây lãng phí, chồng chéo, dư thừa làm cho giá thành cao - Chi phí quản lý lớn, đặc biệt chi phí tiền lương chi phí tài dẫn đến giá thành cao, khó cạnh tranh với đối thủ ngành nghề - Việc thu hồi công nợ chưa đạt với yêu cầu đề - Chứng từ lưu trữ nhiều phận, phòng ban gây chồng chéo nhau, tốn chi phí KẾT LUẬN CHƯƠNG Thông qua việc phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán theo chu trình bán hàng thu tiền, chu trình mua hàng toán, chu trình sản xuất, chu trình tài Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức chương sở để tác giả đưa hạn chế, bất cập tồn Từ đó, tác giả đưa giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP chương 17 CHƯƠNG GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 3.1 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP 3.1.1 Tổ chức thông tin kế toán chu trình bán hàng thu tiền theo định hướng ERP a Chu trình bán hàng thu tiền Khi khách hàng yêu cầu cung cấp dịch vụ, nhân viên tiếp nhận yêu cầu cập nhật liệu Thông tin yêu cầu khách hàng chuyển đến phận kế toán, Phòng Kinh doanh, Phòng KTVT Nhân viên kinh doanh kiểm tra khả thực dịch vụ, chương trình tự động kiểm tra tình hình công nợ, hạn mức tín dụng khách hàng, hệ thống kho bãi Phòng kế toán lập dự toán, báo giá Khi yêu cầu khách hàng chấp nhận, Lệnh bán hàng tạo tự động cập nhật đến Trung tâm tiếp thị để ký kết hợp đồng với khách hàng, đến đơn vị giao để triển khai thực hiện, đến phận kế toán để theo dõi xuất hóa đơn cho khách hàng Khi công trình hoàn thành, Phòng KD đơn vị thực nghiệm thu với khách hàng cập nhật vào hệ thống Phòng TCKT tiến hành xuất hóa đơn cho khách hàng theo dõi công nợ Như vậy, sử dụng hệ thống ERP thông tin công nợ, hạn mức tín dụng khách hàng cập nhật cách nhanh chóng tự động chuyển đến phận liên quan Hệ thống hỗ trợ việc lập dự toán giúp công tác lập dự toán nhanh chóng xác - Cung cấp thông tin nhanh công nợ khách hàng, lập báo 18 cáo tổng hợp chi tiết tình hình công nợ khách hàng b Tổ chức sở liệu chu trình bán hàng thu tiền Xác định tập thực thể thuộc tính (xem bảng 3.1) Xác định mối liên kết thuộc tính (xem hình 3.3) Biến đổi mô hình mối liên kết thực thể mở rộng thành quan hệ (xem bảng 3.2) Chuẩn hóa quan hệ: gồm tập tin Khách hàng, Nhân viên, Phiếu yêu cầu dịch vụ, Dịch vụ, Lệnh cung cấp dịch vụ, Phiếu cung cấp dịch vụ, Hóa đơn, Phiếu thu, Tài khoản, Nhật ký c Mã hóa liệu chu trình bán hàng thu tiền (1) Mã Khách hàng: gồm kí tự thiết kế với: TTT LL SSS - TTT: Ba kí tự đầu thể tỉnh, thành phố theo ký hiệu quốc tế, LL : Hai kí tự sau loại khách hàng (01: Công ty, 02: Khách lẻ), SSS: Ba kí tự sau thể số thứ tự khách hàng (2) Mã dịch vụ: sử dụng số thứ tự gồm hai chữ số, ta có mã loại dịch vụ (3) Mã Ngân Hàng: gồm kí tự thiết kế với: TTT XXXXXX - TTT: Ba kí tự đầu thể tỉnh, thành phố theo ký hiệu quốc tế, XXXXXX : Các kí tự sau tên viết tắt ngân hàng (4) Mã Lệnh cung cấp dịch vụ: DD YYYY SSSS - DD: Hai kí tự đầu loại dịch vụ, YYYY: Năm thực hiện, SSSS: Số thứ tự Lệnh cung cấp dịch vụ 19 d Tổ chức hệ thống báo cáo chu trình bán hàng thu tiền Hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp quản lý hoạt động cung cấp dịch vụ kiểm soát công nợ khách hàng nhờ việc truy xuất liệu cách nhanh chóng Một số báo cáo mà hệ thống ERP cung cấp như: Báo cáo tình trạng đơn hàng, Tổng hợp công nợ phải thu khách hàng, Báo cáo công nợ khách hàng, Các báo cáo phân tích cung cấp dịch vụ… 3.1.2 Tổ chức thông tin kế toán chu trình mua hàng toán theo định hướng ERP a Chu trình mua hàng toán Khi có yêu cầu mua vật tư, thiết bị, nhân viên mua hàng thuộc phòng KTVT tiến hành nhập liệu Chương trình tự động kiểm tra liệu xếp hạng nhà cung cấp để xác định nhà cung cấp đủ điều kiện cung ứng lô hàng Sau yêu cầu mua hàng nhà cung cấp duyệt, chương trình cho phép in Đơn đặt hàng Dữ liệu đơn đặt hàng chuyển đến phận kế toán, phận KTVT Khi hàng về, thông tin tình hình nhập kho chia sẻ đến kế toán toán để theo dõi toán, kế toán vật tư để theo dõi tình hình nhập xuất tồn vật tư, phân bổ vật tư, nhiên liệu; kế toán tổng hợp để tính giá thành Phòng KTVT để điều phối việc cung ứng vật tư Hệ thống ERP cho phép theo dõi chi tiết tình hình biến động vật tư, nhiên liệu giúp cho số liệu sổ sách số liệu tồn kho thực tế khớp Giảm thiểu tối đa việc luân chuyển liệu, tiết kiệm thời gian việc kiểm tra đối chiếu liệu phận Cho phép theo dõi, xếp hạng nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp theo dõi công nợ theo nhiều tiêu chí 20 b Tổ chức sở liệu chu trình mua hàng toán Xác định tập thực thể thuộc tính (xem bảng 3.3) Xác định mối liên kết thuộc tính (xem hình 3.6) Biến đổi mô hình mối liên kết thực thể mở rộng thành quan hệ (xem bảng 3.4) Chuẩn hóa quan hệ c Mã hóa liệu chu trình mua hàng toán (1) Mã nhà cung cấp, (2) Mã vật tư d Tổ chức hệ thống báo cáo chu trình mua hàng toán Một số báo cáo mà ERP cung cấp, báo cáo mua hàng: Báo cáo chi tiết mua, Báo cáo tổng hợp nhập mua…Các báo cáo công nợ phải trả: Bảng đối chiếu công nợ, Báo cáo công nợ phải trả theo hạn toán, Tổng hợp phát sinh công nợ theo công trình… Các báo cáo quản trị: Báo cáo phân tích hàng nhập mua, Báo cáo tình trạng mua hàng, so sánh đơn hàng yêu cầu mua hàng… 3.1.3 Tổ chức thông tin kế toán chu trình sản xuất theo định hướng ERP a Chu trình sản xuất Quy trình xuất kho nguyên liệu vật liệu Trên sơ phiếu giao nhiệm vụ Phòng Kinh doanh lập để giao nhiệm vụ cho đơn vị triển khai thực Mỗi người dùng kích hoạt lệnh giao nhiệm vụ, hệ thống kiểm tra định mức nguyên nhiên liệu vật liệu, tính lượng vật tư, nhiên liệu cần dùng, sau kiểm tra lại với phân hệ Kho, hệ thống đưa lệnh sản xuất vào chu trình sản xuất Căn vào hợp đồng vận chuyển, định mức nhiên liệu định mức vật tư, phận KTVT lập Phiếu xuất vật 21 tư Phiếu cấp nhiên liệu cho phận để triển khai thực nhiệm vụ Như thông tin tình hình xuất nhiên liệu, vật tư cập nhật chuyển đến kế toán vật tư để tiến hành theo dõi Quy trình quản lý nhân - tiền lương Quy trình tính giá thành dịch vụ vận tải Hệ thống ERP trợ giúp doanh nghiệp việc lập kế hoạch, tính toán thời gian sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu Nhờ liên kết liệu với phần hành khác, hệ thống tự động nhận liệu từ tài khoản nguyên vật liệu, nhân công, chi phí, chi phí sản xuất chung để tính giá thành dịch vụ vận tải Khi ứng dụng hệ thống ERP đem lại lợi ích sau: Công tác quản lý việc biến động vật tư sổ sách với thực tế để có kế hoạch nhập xuất vật tư Tiết kiệm chi phí giới hạn định mức cho phép Tập hợp, theo dõi chi phí sản xuất cho sản phẩm, công trình… theo giai đoạn b Tổ chức sở liệu chu trình sản xuất Cơ sở liệu Quản lý nhân - tiền lương Cơ sở liệu Chu trình sản xuất c Mã hóa liệu chu trình sản xuất (1) Mã phòng ban, (2) Mã nhân viên, (3) Mã phí d Tổ chức hệ thống báo cáo chu trình sản xuất Hệ thống ERP giúp nhà quản lý điều hành sản xuất cách tối ưu nhờ cung cấp thông tin kịp thời thông qua báo cáo như: Báo cáo lịch sản xuất chi tiết, Báo cáo hoạch định nguyên vật liệu nguồn lực theo dịch vụ vận tải, Báo cáo chi phí theo khoản mục, Bảng kê/tập hợp chi phí công trình… 22 3.1.4 Tổ chức thông tin kế toán chu trình tài a Chu trình tài Quy trình quản lý TSCĐ Quy trình nhập số liệu lên báo cáo Với hệ thống ERP, công việc định khoản, bút toán khóa sổ, kết chuyển, phân bổ thực tự động, tùy chọn theo phương thức quản lý, hạch toán Tất liệu từ phần hành kế toán khác tích hợp chặt chẽ với Do hệ thống ERP cho phép thực tự động báo cáo tài chính, báo cáo thuế định kỳ, sổ chi tiết báo cáo quản trị vào thời điểm Quy trình lập Báo cáo hợp từ đơn vị thành viên Phó phòng tài kế toán kiểm tra số liệu đơn vị thành viên trước lấy số liệu lên đơn vị tổng hợp Sau phó phòng kế toán thực chức nhận liệu từ đơn vị thành viên để lên báo cáo hợp Phó phòng kế toán kiểm tra tiêu báo cáo hợp nhất, sau trình kế toán trưởng kiểm tra, ký duyệt b Tổ chức sở liệu chu trình tài Quy trình quản lý TSCĐ Quy trình cập nhật liệu lập báo cáo c Mã hóa liệu chu trình tài (1) Mã TSCĐ, (2) Mã chứng từ d Tổ chức hệ thống báo cáo chu trình tài Hệ thống ERP tự động tổng hợp số liệu lên đầy đủ báo cáo theo quy định chế độ kế toán hành tạo nhiều báo cáo khác theo yêu cầu người sử dụng cấp báo cáo phân tích doanh thu, chi phí phát sinh kỳ, báo cáo so sánh kỳ, ngân sách kế hoạch thực tế 23 3.2 MỘT SÓ KIẾN NGHỊ, ĐỀ XUẤT NHẰM THỰC HIỆN TRIỂN KHAI GIẢI PHÁP - Xây dựng quy trình chuẩn, quy trình kế toán cần thống với quy trình toàn doanh nghiệp - Phân chia trách nhiệm, phân quyền truy cập - Doanh nghiệp cần chuẩn bị tốt việc mua sắm trang thiết bị, huấn luyện người dùng, tổ chức kiểm tra thử nghiệm, chuyển đổi hệ thống 3.3 CÁC ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI PHÁP Để việc triển khai ERP công ty thành công, cần phải có điều kiện sau: đảm bảo có cam kết từ cấp lãnh đạo, đổi đồng hệ thống công nghệ thông tin toàn doanh nghiệp Đảm bảo chi phí quản lý thay đổi hiệu KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên sở hạn chế tồn công tác tổ chức thông tin kế toán công ty Cổ phần vận tải Đa phương thức chương 2, chương tác giả đưa giải pháp tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP Công ty như: Hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP chu trình Tổ chức sở liệu theo định hướng ERP, hoàn thiện mã, tổ chức hệ thống báo cáo chu trình Công ty Đưa số kiến nghị điều kiện để việc triển khai ERP Công ty thành công như: cần phải có cam kết từ cấp lãnh đạo, đảm bảo sở hạ tầng công nghệ thông tin, đảm bảo chi phí, công tác huấn luyện người dùng, quản lý thay đổi hiệu 24 KẾT LUẬN ERP công cụ hiệu giúp cho doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh xu hội nhập quốc tế Việc ứng dụng ERP đem lại thay đổi to lớn với hệ thống kế toán chất lượng thông tin kế toán Nhờ doanh nghiệp quản lý tối ưu nguồn lực mình, tạo niềm tin cho đối tác nhà đầu tư Qua nghiên cứu lý luận phân tích thực trạng tổ chức thông tin kế toán Công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức, luận văn giải số vấn đề sau: Phân tích sở lý luận tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP doanh nghiệp Tìm hiểu thực trạng tổ chức thông tin kế toán Công ty Cổ phần Vận tải đa phương thức thông qua việc tìm hiểu thực trạng hệ thống tài khoản kế toán, thực trạng tổ chức thông tin kế toán chu trình kế toán, thực trạng tổ chức liệu mã hóa liệu thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo Công ty Đánh giá thực trạng tổ chức thông tin kế toán Công ty, ưu điểm, nhược điểm để tìm giải pháp khắc phục Đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP thông qua việc hoàn thiện tổ chức thông tin kế toán chu trình, tổ chức sở liệu theo định hướng ERP, hoàn thiện mã, đưa số kiến nghị đề xuất nhằm triển khai giải pháp ... trạng tổ chức thông tin kế toán công ty Cổ phần Vận tải Đa phương thức đưa giải pháp tổ chức thông tin kế toán theo định hướng ERP Công ty CHƯƠNG THỰC TRẠNG TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ... Bắc: Công ty Vận tải đa phương thức 1, Chi nhánh Công ty Cổ phần Vận tải đa phương thức (tại Hà Nội) - Miền Trung: Công ty Cổ phần Vận tải đa phương thức, công ty Vận tải đa phương thức 2, công ty. .. toán theo định hướng ERP chương 17 CHƯƠNG GIẢI PHÁP TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬN TẢI ĐA PHƯƠNG THỨC 3.1 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC THÔNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG