Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG DANH MỤC SƠ ĐỒ CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1 1.1 Tính cấp thiết của đề 1 Bên cạnh đó, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt và gay gắt trên thị trường. Để thành công trong lĩnh vực kinh doanh ngoài chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt… các doanh nghiệp còn phải hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro, sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình kinh doanh và phát triển doanh nghiệp. Muốn uốn nắn và phát hiện sai sót kịp thời nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp đòi hỏi phải có một bộ phận kiểm soát nội bộ hoạt động một cách có hiệu quả tại mỗi doanh nghiệp. 1 Chu trình Hàng tồn kho trong các doanh nghiệp thương mại hay dịch vụ đều mang những bản chất chung của quá trình trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoàn thành; hàng hóa hay dịch vụ đều là những tài sản chứa đựng giá trị và có thể bán được theo nhiều hình thức khác nhau. Chính vì vậy, việc kiểm soát chu trình hàng tồn kho một cách hữu hiệu sẽ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, có thể hạn chế được sai phạm, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, trung thực nhằm đạt được các mục tiêu mà nhà quản lý đề ra. 1 1.2. Mục tiêu nghiên cứu 1 1.2.1 Mục tiêu chung 1 1.2.2 Mục tiêu cụ thể 2 1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát trong quan hệ với các yếu tố cấu thành HTKSNB đối với chu trình hàng tồn khotại Công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh 2 Phạm vi nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình hàng tồn kho trong lĩnh vực kinh doanh của Công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh 2 1.4 Phương pháp nghiên cứu 2 1.4.1 Phương pháp thu thập thông tin 2 1.4.2 Phương pháp xử lý thông tin 3 1.5 Tổng quan về các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài 4 Hiện nay có rất nhiều đề tài nghiên cứu về kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp. Trong đó, em đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong cùng lĩnh vực kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. Các công trình nghiên cứu này đã làm được cụ thể là: 4 1.6 Kết cấu khóa luận 17 CHƯƠNG 2: LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 19 ĐỐI VỚI CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO 19 2.1 Khái quát chung về hệ thống KSNB trong doanh nghiệp 19 2.1.1 Khái niệm và mục tiêu của hệ thống KSNB 19 2.1.1.1 Khái niệm về hệ thống KSNB 19 2.1.1.2 Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ 20 2.1.2 Sự cần thiết và nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 21 2.1.2.1 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 21 2.1.2.2 Nguyên tắc xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ 22 2.1.3 Các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát nội bộ 23 2.1.3.1 Môi trường kiểm soát 23 2.1.3.2 Đánh giá rủi ro 26 2.1.3.3 Hoạt động kiểm soát 26 2.1.3.4 Thông tin và truyền thông 26 2.1.3.5 Giám sát 27 2.1.4 Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 27 2.2 Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho 28 2.2.1 Khái niệm về chu trình hàng tồn kho và kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho. 28 2.2.1.1 Định nghĩa hàng tồn kho: 28 2.2.1.2 Đặc điểm hàng tồn kho và yêu cầu quản lý hàng tồn kho 29 2.2.1.3 Nội dung khoản mục hàng tồn kho: 30 2.2.2. Kiểm soát nội bộ về chu trình hàng tồn kho 31 2.2.2.1. Kiểm soát đối với chức năng mua hàng 31 2.2.2.2. Kiểm soát đối với chức năng nhập kho 32 2.2.2.3. Kiểm soát đối với chức năng xuất kho 33 2.2.2.4. Kiểm soát đối với quản lý tồn kho 33 2.2.3. Một số rủi ro thường gặp và những sai phạm tiềm tàng phổ biến trong kiểm soát hàng tồn kho 34 2.2.3.1. Một số rủi ro thường gặp và cơ chế kiểm soát tương ứng 34 2.2.3.2. Một số sai phạm tiềm tàng phổ biến đối với hàng tồn kho 34 CHƯƠNG 3: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 36 ĐỐI VỚI CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG LÂM VINH 36 3.1. Giới thiệu chung về công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh 36 3.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty 36 3.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của công ty. 37 3.1.2.1. Chức năng 37 3.1.2.2. Nhiệm vụ 37 3.1.3. Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. 38 3.1.4. Cơ cấu tổ chức của công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh 38 3.1.4.1. Tổ chức bộ máy quản lý 38 Sơ đồ 3.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý tại công ty 39 3.1.4.2. Tổ chức bộ máy kế toán 42 Sơ đồ 3.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 43 a. Chức năng và nhiệm vụ 43 b. Tổ chức chứng từ kế toán 44 c. Hệ thống tài khoản sử dụng tại công ty 45 d. Hệ thống sổ kế toán 45 Cuối tháng (cuối quý) hoặc bất cứ thời điểm nào cần thiết, kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ , và lập báo cáo tài chính. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định, in sổ thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định của pháp luật 46 Bảng 3.1: Bảng các loại sổ sử dụng tại công ty 46 e. Hình thức kế toán được áp dụng 46 3.1.5. Đánh giá khái quát hoạt động SXKD của công ty trong thời gian qua 46 Bảng 3.2: Bảng tổng hợp một số chỉ tiêu đánh giá kết quả SXKD 47 của công ty trong giai đoạn 2009– 2011 47 3.2. Thực trạng hệ thống KSNB đối với chu trình hàng tồn kho tại công ty. 48 3.2.1. Môi trường kiểm soát 48 3.2.1.1. Đặc thù quản lý. 48 3.2.1.2. Cơ cấu tổ chức. 49 3.2.1.3. Chính sách nhân sự: 50 3.2.1.4. Công tác kế hoạch 51 3.2.1.5. Các yếu tố bên ngoài: 52 3.2.2. Kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại công ty 52 Sơ đồ 3.3: Sơ đồ dòng vận động của chu trình hàng tồn kho 53 3.2.2.1. Kiểm soát đối với chức năng mua hàng 53 a. Rủi ro của quy trình 53 b. Các thủ tục kiểm soát 54 3.2.2.2. Kiểm soát đối với chức năng giao nhận hàng, nhập kho 56 a. Rủi ro của quy trình 56 Thứ ba, trường hợp vật tư mua về mà hóa đơn chưa có nhưng đã xuất dùng ngay lúc này giá thực tế khi có hóa đơn và giá tạm tính khi xuất dùng sẽ không phù hợp. Hoặc hóa đơn đã mang về mà quá trình vận chuyển vật tư chưa tới nơi. Cả hai trường hợp này đều làm cho số liệu giữa kế toán và thủ kho sẽ chênh lệch nhau 57 b. Các thủ tục kiểm soát 57 3.2.2.3. Kiểm soát đối với chức năng xuất kho 57 Xuất khi để bán: Căn cứ vào đơn đặt mua bộ phận tiêu thụ lập hoá đơn bán hàng và lập phiếu xuất kho, ngoài ra bộ phận vận chuyển phải lập chứng từ vận chuyển. 58 a. Rủi ro của quy trình 58 b. Các hoạt động kiểm soát 58 Do đó giấy đề nghị cấp vật tư sau khi đưa lên phòng kế hoạch vật tư phải được xem xét, đánh giá kỹ nếu như vật tư xuất dùng với số lượng lớn. 58 3.2.2.4. Kiểm soát đối với quản lý tồn kho 59 a. Rủi ro của quy trình 60 b. Các hoạt động kiểm soát 60 CHƯƠNG 4: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KSNB CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG LÂM VINH 61 4.1 Đánh giá thực trạng chu trình hàng tồn kho tại Công ty TNHH thương mại đầu tư Lâm Vinh 61 4.1.1 Nhận xét chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH thương mại đầu tư Lâm Vinh 61 4.1.1.1 Ưu điểm 61 4.1.1.2 Những tồn tại 65 4.1.2 Nhận xét về hoạt động kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Công ty TNHH thương mại đầu tư Lâm Vinh 69 4.1.2.1 Ưu điểm 69 4.1.2.2 Những tồn tại 71 4.1.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH thương mại đầu tư Lâm Vinh 72 4.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình hang tồn kho tại Công ty TNHH thương mại đầu tư Lâm Vinh 73 4.2.1. Một số giải pháp chung để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH thương mại đầu tư Lâm Vinh 73 4.2.1.1 Các giải pháp về môi trường kiểm soát 73 4.2.1.2. Giải pháp về đánh giá rủi ro 75 4.2.1.3. Các giải pháp về hoạt động kiểm soát 75 4.2.1.4. Các giải pháp về thông tin và truyền thông 76 4.2.1.5. Các giải pháp về hoạt động giám sát 77 4.2.2. Một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình hàng tồn kho tại Công ty TNHH thương mại đầu tư Lâm Vinh 77 4.2.2.1. Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát đối với chức năng mua hàng 77 4.2.2.2. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chức năng nhận hàng, lưu kho 80 4.2.2.3. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chức năng xuất kho 81 Do đó giấy đề nghị cấp vật tư sau khi đưa lên phòng kế hoạch vật tư phải được xem xét, đánh giá kỹ nếu như vật tư xuất dùng với số lượng lớn. 81 4.2.2.4. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quản lý tồn kho 82 4.3. Điều kiện thực hiện các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 83 KẾT LUẬN 1 TÀI LIỆU THAM KHẢO 2 DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG PHẠM THANH DUYÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG LÂM VINH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP HÀ NỘI, NĂM 2017 TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG HÀ NỘI KHOA KINH TẾ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG PHẠM THANH DUYÊN HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH HÀNG TỒN KHO TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐẦU TƯ XÂY DỰNG LÂM VINH KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH TÀI CHÍNH Sinh viên thực Mã sinh viên Niên khoá Hệ đào tạo : PHẠM THANH DUYÊN : DC00200089 : (2012-2016) : CHÍNH QUY HÀ NỘI, NĂM 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu riêng tôi, kết nghiên cứu sử dụng khóa luận tác giả khác xin ý kiến sử dụng chấp nhận Các số liệu khóa luận kết khảo sát thực tế từ đơn vị thực tập Tôi xin cam kết tính trung thực luận điểm khóa luận Tác giả khóa luận Phạm Thanh Duyên MỤC LỤC DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Tên viết tắt CCDC HTK KSNB PNK PXK SXKD Tên đầy đủ Công cụ dụng cụ Hàng tồn kho Kiểm soát nội Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sản xuất kinh doanh DANH MỤC BẢNG DANH MỤC SƠ ĐỒ CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU 1.1 Tính cấp thiết đề Việt Nam giai đoạn mở cửa hội nhập với nước giới khu vực, thêm vào nhiều vấn đề chưa giải đồng yếu tố pháp luật, luật định, sách kinh tế - xã hội… Do đó, việc điều hành quản lý hoạt động doanh nghiệp nhiều bị ảnh hưởng Thực tế xảy nhiều doanh nghiệp có biểu không đồng bộ, không thống nhất, cácvụ việc vi phạm quy chế, nghiệp vụ lặp lặp lại chưa giải triệt để Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải đối mặt với cạnh tranh khốc liệt gay gắt thị trường Để thành công lĩnh vực kinh doanh chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt… doanh nghiệp phải hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro, sai sót làm ảnh hưởng đến trình kinh doanh phát triển doanh nghiệp Muốn uốn nắn phát sai sót kịp thời nhằm nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp đòi hỏi phải có phận kiểm soát nội hoạt động cách có hiệu doanh nghiệp Chu trình Hàng tồn kho doanh nghiệp thương mại hay dịch vụ mang chất chung trình trao đổi hàng hóa, dịch vụ hoàn thành; hàng hóa hay dịch vụ tài sản chứa đựng giá trị bán theo nhiều hình thức khác Chính vậy, việc kiểm soát chu trình hàng tồn kho cách hữu hiệu sẽ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Đồng thời, hạn chế sai phạm, cung cấp thông tin kịp thời, xác, trung thực nhằm đạt mục tiêu mà nhà quản lý đề 1.2 Mục tiêu nghiên cứu 1.2.1 Mục tiêu chung Nghiên cứu lý luận kiểm soát nội chu trình hàng tồn kho Đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trěnh hŕng tồn kho Công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh Từ đó, đưa số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Nghiên cứu vấn đề lý luận hệ thống kiểm soát nội chu trình hàng tồn kho - Trên sở lý luận trên, tìm hiểu thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình hàng tồn kho Công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh - Đánh giá thực trạng để rút ưu, nhược điểm đề xuất số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình hàng tồn kho Công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh 1.3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Hoạt động kiểm soát quan hệ với yếu tố cấu thành HTKSNB chu trình hàng tồn khotại Công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh - Phạm vi nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình hàng tồn kho lĩnh vực kinh doanh Công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh 1.4 Phương pháp nghiên cứu 1.4.1 Phương pháp thu thập thông tin • Đối với liệu sơ cấp: Phương pháp quan sát: Quan sát số quy trình luân chuyển chứng từ, hoạt động kinh doanh việc thực công việc ghi chép nghiệp vụ Công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh, từ giúp em hiểu thêm số vấn đề để thực đề tài Bản thân em anh chị quan trực tiếp dẫn thăm quan, tiếp xúc trực tiếp với chu trình hàng tồn kho Công ty Phương pháp vấn: Trong trình thực đề tài em đặt câu hỏi liên quan cán bộ, nhân viên công ty để nhận câu trả lời khách quan hơn, xác với hoạt động diễn Công ty để đảm bảo đề tài đưa gắn liền với thực tế Công ty Để thu thập thông tin phục vụ cho nghiên cứu, em sử dụng bảng câu hỏi chuẩn bị trước, nội dung chứa đựng lượng thông tin lớn liên qua đến hệ thống kiểm soát nội chu trình hàng tồn kho đề vấn Em sử dụng phương pháp khảo sát, ghi chép để nghiên cứu hệ thống sổ sách, sở vật chất, nguồn nhân lực phục vụ cho hệ thống kiểm soát nội chu trình hàng tồn kho Công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh • Đối với liệu thứ cấp: Em thu thập thông tin qua thông tin có sẵn: Báo cáo tài chính, Báo cáo kiểm toán Ngoài em thực khai thác thông tin từ nhiều nguồn khác gồm: Tổng cục Thống kê điều tra phát hành, số trang web tổ chức hành nghề kiểm toán Số liệu thu từ điều tra, quan sát, vấn, ghi chép, em tổng hợp lại, phương pháp phân tích thống kế sẽ sử dụng để xử lý thông tin Trên sở em thực đánh giá, phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Công ty, mặt mạnh, mặt yếu, nguyên nhân chủ quan, khách quan, để từ em đưa giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình hàng tồn kho Công ty Khóa luận vận dụng phương pháp cụ thể trình nghiên cứu như: Phương pháp quy nạp, diễn giải, so sánh, phương pháp thống kế để phân tích vấn đề lý luận thực tiễn Trên sở đánh giá kết luận từ đưa giải pháp hoàn thiện phù hợp khả thi 1.4.2 Phương pháp xử lý thông tin - Phương pháp so sánh phân tích số liệu: Dùng lý luận dẫn chứng (chứng từ, giấy tờ làm việc) cụ thể, sau so sánh phân tích từ thấy ưu điểm, nhược điểm công tác kiểm soát nội chu trình 10 hàng tồn kho, nhận xét đưa giải pháp nhằm hoàn thiện - Phương pháp thống kê, mô tả: Thực kiểm kê hóa đơn, chứng từ mô tả hoạt động kiểm soát nội chu trình hàng tồn kho - Phương pháp chuyên gia: Lấy ý kiến giáo viên hướng dẫn, chuyên gia nghiên cứu lĩnh vực nghiên cứu để phục vụ cho khóa luận 1.5 Tổng quan công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài Hiện có nhiều đề tài nghiên cứu kiểm soát nội doanh nghiệp Trong đó, em tham khảo, tìm hiểu đề tài nghiên cứu lĩnh vực kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền Các công trình nghiên cứu làm cụ thể là: Bùi Mạnh Cường, Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1, trường Đại Học Nha Trang trình bày chi tiết khái quát chung hệ thống kiểm soát nội bộ, làm nổi bật lên đặc điểm chu trình hàng tồn kho Đưa trình tự kiểm soát chu trình hàng tồn kho nói chung trình tự kiểm soát chu trình hàng tồn kho đơn vị nói riêng, ưu nhược điểm trình kiểm soát đơn vị Bài viết trình bày khoa học giúp cho người đọc dễ dàng tìm hiểu nghiên cứu Tuy nhiên, việc nghiên cứu ðánh giá cách nghiêm túc, ðầy ðủ HTKSNB ðõn vị chýa ðýợc thực cách khoa học dẫn ðến việc ðýa giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chýa thực sát với ðiều kiện thực tế, hiệu không cao, nhiều ðề xuất hợp lý giúp cho Nhà quản lý cấp cao đơn vị tìm nguyên nhân giải pháp phù hợp nhằm nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh, hoạt động quản lý đơn vị chống thất thoát, lãng phí tài sản, nguồn lực đơn vị Đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội chu trình hàng tồn kho Công ty Thương mại Dịch vụ tổng hợp Hòa Khánh” (2011) tác giả Dương Thị Thanh Hiền, người hướng dẫn: Th.S Nguyễn Phùng, trường Đại học Đà Nẵng giải vấn đề sau: Một nêu khái quát chung hệ 81 đội ngũ cán quản lý, sản xuất chủ chốt doanh nghiệp tránh lạc hậu bối cảnh phát triển nhanh chóng công nghệ Bốn là, củng cố tăng cường hiệu hoạt động kiểm soát nội Nâng cao lực, trình độ chuyên môn tính độc lập thành viên ban kiểm soát: Nhân tố quan trọng máy kiểm soát doanh nghiệp chủ yếu ban kiểm soát.Vì vậy, doanh nghiệp phải bổ sung quy định chi tiết tiêu chuẩn bổ nhiệm thành viên ban kiểm soát Tăng cường đào tạo nghiệp vụ, nâng cao kiến thức cho thành viên ban kiểm soát nhằm đáp ứng thay đổi Tổ chức phận kiểm toán nội doanh nghiệp, kiểm toán nội phải đảm bảo tính độc lập cần thiết để hoàn thành tốt công việc Những quy định phải thể hệ thống văn thức ban hành đơn vị quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ điều lệ hoạt động doanh nghiệp… 4.2.1.2 Giải pháp về đánh giá rủi ro Hoạt động môi trường kinh tế đầy cạnh tranh thách thức nay, doanh nghiệp đối mặt với nhiều rủi ro Do đó, nhà quản lý Công ty cần thường xuyên đánh giá phân tích rủi ro để kịp thời đưa giải pháp nhằm ngăn ngừa giảm thiểu rủi ro Trong đó, điều kiện tiên phải xây dựng mục tiêu hoạt động cụ thể phổ biến rộng rãi Công ty Đồng thời xây dựng phận kiểm toán nội Công ty, kiểm soát, đánh giá hoạt động diễn tổ chức 4.2.1.3 Các giải pháp về hoạt động kiểm soát Thứ nhất, tăng cường tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, phân công phân nhiệm, ủy quyền phê chuẩn thiết kế vận hành thủ tục kiểm soát Quy chế tài xây dựng cần áp dụng đắn nguyên tắc kiểm soát Việc ban hành áp dụng quy chế quản lý tài cần thiết, có ý nghĩa quan trọng doanh nghiệp có quy mô lớn, hoạt động phức 82 tạp Với thủ tục kiểm soát liên quan đên trình hoạt động cần phân định rõ công việc trách nhiệm phận có liên quan thực chức phù hợp theo trình tự thực hoạt động Thứ hai, thiết lập quy chế kiểm soát ngang - dọc hay kiểm tra chéo hệ thống phòng ban Quy trình kiểm soát chéo sẽ giúp cho mọi hoạt động Công ty kiểm tra, giám sát cách khách quan Chính nhân viên, phòng ban sẽ kiểm soát lẫn Thứ ba, xây dựng phận kiểm toán nội Vì Công ty tồn “vị trí tin cậy” người kiểm tra, kiểm soát lạm dụng chức vụ, quyền hạn nên cần có phòng ban chịu trách nhiệm giám sát hoạt động vị trí Vì cần tổ chức phận kiểm toán nội Công ty Việc tổ chức nhân kiểm toán viên nội cho Công ty phải đảm bảo trình độ chuyên môn nghiệp vụ kiểm toán viên, trì lực chuyên môn đạo đức nghề nghiệp trình làm việc, Kiểm toán nội phải đảm bảo tính độc lập cần thiết để hoàn thành tốt công việc Những quy định phải thể hệ thống văn thức ban hành đơn vị quy định vị trí, chức năng, nhiệm vụ điều lệ hoạt động doanh nghiệp… 4.2.1.4 Các giải pháp về thông tin truyền thông Một là, xây dựng máy kế toán phù hợp với cấu quản lý Công ty Xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết để đảm nhận khối lượng công việc kế toán Công ty Tìm kiếm nhân viên kế toán có trình độ phù hợp với quy mô phát triển Công ty để tiết kiệm chi phí Hai là, tổ chức thực hiện, vận dụng hệ thống chứng từ kế toán, luận chuyển xử lý chứng từ 83 Đây khâu quan trọng, định đến thông tin kế toán Do vậy, việc tổ chức luân chuyển đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời nhanh chóng, tránh chồng chéo cần thiết 4.2.1.5 Các giải pháp về hoạt động giám sát Công ty cần phải giám sát bước thực hoạt động để đảm bảo thủ tục kiểm soát thực nghiêm túc nhằm hạn chế sai phạm xảy trình hoạt động Định kỳ đột xuất, Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra hoạt động để ngăn chặn hành động không tuân theo quy định, đồng thời xác định xác nguyên nhân sai phạm nhằm quy trách nhiệm rõ ràng Trong trình kiểm tra, Trưởng ban kiểm soát cần ý số thủ thuật gian lận tinh vi Định kỳ, người giám sát cần đánh giá lại hệ thống KSNB để báo cáo cho Ban Giám đốc những khiếm khuyết hệ thống 4.2.2 Một số giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chu trình hàng tồn kho Công ty TNHH thương mại đầu tư Lâm Vinh Để khắc phục hạn chế đó, em xin đưa số ý kiến nhằm hoàn thiện thủ tục kiểm soát hàng tồn kho công ty sau: 4.2.2.1 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát chức mua hàng Kiểm soát trình mua hàng Để đảm bảo cho trình lưu thông hàng hoá tiến hành liên tục mang lại hiệu cao, DN cần tổ chức tốt trình mua hàng Quá trình bao gồm bước công việc như: Yêu cầu mua hàng, phê duyệt mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng xác nhận cam kết mua hàng - Yêu cầu mua hàng 84 Khi nhận thấy hàng hóa kho thấp mức dự trữ tối thiểu, phận kho tiến hành lập giấy đề nghị mua hàng chuyển đến phận mua hàng có nhu cầu, phận bán hàng sẽ lập giấy đề nghị mua hàng Các DN cần ý đến thủ tục kiểm soát quan trọng đề nghị mua hàng sau: Tất nghiệp vụ mua hàng phải có giấy đề nghị mua hàng • phê duyệt có người có thẩm quyền lập phiếu đề nghị mua hàng Giấy đề nghị mua hàng phải có đầy đủ thông tin lập thành hai • liên (Liên 1: Lưu phận yêu cầu; liên 2: Lưu phận mua hàng để làm đặt hàng) Cần phân công cụ thể người chịu trách nhiệm đề nghị mua hàng nhằm • tránh tình trạng đề nghị mua hàng nhiều lần cho nhu cầu Giấy đề nghị mua hàng phải đánh số thứ tự liên tục trước sử • dụng giao cho người phụ trách mua hàng bảo quản Thủ tục nhằm đối phó với rủi ro người thẩm quyền đề nghị mua hàng • Thường xuyên theo dõi tiến độ thực giấy đề nghị mua hàng phát hành để đảm bảo hàng đề nghị mua xử lý kịp thời bước Để làm điều này, cần phải tiến hành lưu riêng hồ sơ: Giấy đề nghị mua hàng nhận đơn đặt hàng giấy đề nghị mua hàng chưa nhận đơn đặt hàng - Phê duyệt mua hàng Khi nhận giấy đề nghị mua hàng, Trưởng phòng cung ứng sẽ yêu cầu nhân viên lập báo cáo hàng tồn kho thời điểm để làm sở 85 cho việc xét duyệt mua hàng nhằm tránh tình trạng đặt hàng sớm sẽ gây lãng phí, ứ đọng vốn,… tồn mức cần thiết, đặt hàng trễ sẽ gây thiếu hàng hóa tiêu thụ, đồng thời loại bỏ giấy đề nghị mua hàng không cần thiết mua hàng với số lượng lớn nhằm chiếm đoạt hàng hóa - Lựa chọn nhà cung cấp Mục đích để DN tiếp cận nguồn cung cấp có chất lượng cao với giá hợp lý Sau nhận giấy đề nghị mua hàng (đã phê duyệt), phận mua hàng sẽ vào loại hàng hoá để lựa chọn nhà cung cấp cho phù hợp Đối với nhà cung cấp truyền thống, định kỳ phận mua hàng xem xét lại chất lượng, giá nhà cung cấp so sánh với giá thị trường Bên cạnh đó, DN cần mở rộng giao dịch với nhà cung cấp nhằm đảm bảo chất lượng, số lượng hàng hóa cung cấp cho khách hàng Các thủ tục kiểm soát lựa chọn nhà cung cấp: • Đề nghị nhà cung cấp báo giá có nhu cầu mua hàng nhằm giúp cho DN chọn nhà cung cấp tốt nhất; • Nên hoán đổi nhân viên mua hàng để tránh tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp thời gian dài dẫn đến nhân viên chọn nhà cung cấp không bán hàng hóa phù hợp mức giá không hợp lý họ nhận tiền hoa hồng từ nhà cung cấp; • Ban hành quy tắc đạo đức nghiêm cấm nhân viên mua hàng nhận quà cáp hay lợi ích khác từ nhà cung cấp Tiến hành kỷ luật nghiêm khắc phát nhân viên nhận tiền hoa hồng; • Mọi thông tin (giá cả, chất lượng, quy cách, điều kiện toán, điều kiện giao hàng, mức chiết khấu,…) bảng báo giá phải ghi chép, lưu trữ tổng hợp để báo cáo cho người chịu trách nhiệm phê duyệt; 86 Việc lựa chọn nhà cung cấp phải người có thẩm quyền phê duyệt • nhằm tránh tình trạng có thông đồng nhân viên mua hàng nhà cung cấp; • Thực nguyên tắc “Bất kiêm nhiệm” chức đặt hàng xét duyệt chọn nhà cung cấp để tránh tình trạng nhân viên đặt hàng thông đồng với nhà cung cấp; • DN nên cập nhật thường xuyên quản lý danh sách nhà cung cấp giúp DN thực giao dịch mua hàng với nhà cung cấp mà DN có hiểu biết, đủ lực hạn chế giao dịch với nhà cung cấp có quan hệ mật thiết với nhân viên mua hàng - Đặt hàng Sau lựa chọn nhà cung cấp phận mua hàng tiến hành lập đơn đặt hàng Các thủ tục kiểm soát khâu đặt hàng: • Đơn đặt hàng trước thực phải phê duyệt Trưởng phòng cung ứng nhằm đảm bảo việc mua hàng quản lý tập trung, tránh mua hàng tuỳ tiện gây lãng phí • Đánh số thứ tự liên tục trước đơn đặt hàng chưa sử dụng bảo quản cẩn thận Tổ chức theo dõi chặt chẽ việc phát hành sử dụng đơn đặt hàng in sẵn Nếu phát bị đơn đặt hàng in sẵn, phận mua hàng cần nhanh chóng thông báo cho phận liên quan để ngừng xử lý đơn đặt hàng này; • Thông báo cho nhà cung cấp biết người đủ thẩm quyền đặt hàng nhóm hàng cụ thể nhằm ngăn chặn nhân viên cấp trực tiếp thực giao dịch tự động xét duyệt đơn hàng để gian lận • Theo dõi lô hàng hạn giao hàng chưa nhận hàng 87 - Xác nhận cam kết mua hàng Đơn đặt hàng DN lập chưa phải chứng từ chứng minh cho cam kết mua bán hàng hoá bên bán bên mua chưa có đồng ý bên bán Thông thường sau gửi đơn đặt hàng, DN phải theo dõi để đảm bảo nhà cung cấp đồng ý bán hàng theo số lượng, chất lượng, giá thời hạn đơn đặt hàng Nếu có thay đổi, đơn đặt hàng sẽ lập lại cần phải thông báo cho phận có liên quan biết 4.2.2.2 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chức nhận hàng, lưu kho Sau đạt thoả thuận bên bán bên mua, phận mua hàng sẽ cử nhân viên đến địa điểm theo hợp đồng để nhận hàng Các thủ tục kiểm soát trình sau: - Để kiểm soát tốt, nhân viên nhận hàng không thuộc phận đặt hàng; - Khi nhận hàng, nhân viên nhận hàng cần lập báo cáo nhận hàng Báo cáo nhận hàng cần ghi rõ số lượng, chủng loại, chất lượng hàng thực nhận lập thành ba liên gửi cho phận: Bộ phận nhận hàng, phận mua hàng kế toán Báo cáo nhận hàng phải đánh số liên tục bảo quản cẩn thận, phát báo cáo nhận hàng nhân viên nhận hàng phải thông báo cho phận có liên quan; - Nhân viên nhận hàng phải từ chối nhận hàng hàng giao không với đơn đặt hàng hay hợp đồng phê duyệt; - Để tránh tình trạng kiểm nhận hàng cẩu thả vô tình bỏ sót chi tiết quan trọng, DN nên thiết kế bảng kiểm tra bao quát tất đặc 88 điểm quan trọng hàng mua cần kiểm tra nhận hàng như: Số lượng, quy cách, chất lượng,…và gửi kèm với báo cáo nhận hàng cho phận mua hàng; - Nhanh chóng chuyển hàng nhận đến vị trí tồn trữ xác định chuyển đến nơi cần sử dụng để tránh tình trạng đề nghị mua hàng lần thứ hai hàng nhận 4.2.2.3 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội chức xuất kho - Kiểm tra xác chứng từ cần thiết trước thực việc xuất kho Quy định thủ tục xuất vật tư, nguyên tắc vật tư xuất kho phải phù hợp với kế hoạch, phê chuẩn đắn, phù hợp với sách giá, vật tư xuất phải nhu cầu dự toán Do giấy đề nghị cấp vật tư sau đưa lên phòng kế hoạch vật tư phải xem xét, đánh giá kỹ vật tư xuất dùng với số lượng lớn - Để thực việc xuất kho vật tư xuống phân xưởng SX yêu cầu cần thiết phải có phiếu xuất kho Khi nhận phiếu xuất kho thủ kho phải kiểm tra xem phiếu xuất kho có mẫu quy định C Ty hay không? Tiếp theo xem nội dung, có đầy đủ chữ ký hay chưa? Sau xem xét hình thức phiếu xuất kho xong thủ kho tiến hành xuất kho vật tư - Trong trình xuất kho vật tư yêu cầu thủ kho phải thận trọng kiểm tra số lượng, chất lượng kỹ trước xuất Chỉ hạch toán vật tư có đầy đủ chứng từ hợp lý như: vật tư nhập kho có phiếu nhập kho xuất, … 4.2.2.4 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội quản lý tồn kho a Quản lý hàng hóa mã vạch 89 Bước quy trình quản lý hàng tồn kho phân loại xếp hàng hóa, việc giúp trình bán hàng nhanh chóng mà quy trình kiểm đếm thuận tiện, tiết kiệm thời gian Sử dụng hệ thống mã vạch giải pháp hiệu để quản lý hàng hóa Trước tiên, cửa hàng cần phân loại hàng hóa theo nhóm, sau sử dụng mã vạch để đặt tên cho dễ nhận biết quản lý Ví dụ: vaydai01, vaydai02,…Khi bán nhập hàng, nhân viên cần thực thao tác quét mã vạch phần mềm, kiểm tra số lượng hàng tồn kho thời điểm Sau phân loại đặt tên hàng hóa mã vạch, hàng hóa cần xếp khoa học theo nhóm phân loại, việc tạo thuận lợi kiểm lấy hàng mà tiết kiệm diện tích, chi phí lưu kho b Thường xuyên kiểm kho Kiểm kho việc chủ cửa hàng cần thực ngày, để kiểm tra xem số lượng tồn kho thực tế hàng hóa bao nhiêu, có khớp với số liệu ghi chép hay không Trường hợp có chênh lệch nguyên nhân nào, nhầm lẫn số liệu, hay thất thoát, gian lận… từ có biện pháp kiểm tra kiểm soát kịp thời Theo thống kê, có 90% cửa hàng bán lẻ shop thời trang, mỹ phẩm bị lệch kho trình bán hàng Kiểm kho định kỳ giúp chủ cửa hàng phát hàng hóa hư hỏng, lỗi mốt, cần lý sớm, từ triển khai chương trình bán giảm giá, khuyến để thu hồi vốn Tính quản lý hàng tồn kho phần mềm quản lý bán hàng, với số liệu tồn kho cập nhật xác vào thời điểm giao dịch phát sinh, giúp chủ cửa hàng thuận tiện việc đối chiếu cân chỉnh số liệu hàng 90 hóa thực tế so với phần mềm, đồng thời dễ dàng tra cứu lại giao dịch xuất – nhập – tồn để tìm nguyên nhân dẫn đến sai lệch c Quản lý hàng hóa xuất – nhập – tồn Tồn kho nhập kho trừ xuất kho Để nắm số lượng hàng tồn kho cách xác, chủ cửa hàng cần kiểm soát trình nhập hàng xuất hàng, có chênh lệch tồn thực tế nguyên nhân sẽ sai sót trình nhập hàng, xuất hàng Với phần mềm quản lý bán hàng, giao dịch nhập hàng lưu lại phần mềm, bán hàng số lượng tồn sẽ trừ tự động, đảm bảo xác theo thời điểm phát sinh giao dịch Ngoài ra, chủ cửa hàng định mức tồn tối thiểu tồn tối đa cho loại hàng hóa, thông qua tính cảnh báo hàng tồn để biết hàng hóa vượt định mức Định mức tồn tối thiểu tối đa, giúp cửa hàng tối ưu lượng hàng tồn kho, đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn liên tục Định mức hàng tồn kho cho loại hàng hóa cần vào đơn đặt hàng, doanh số mặt hàng, khả cung ứng nhà cung cấp d Đảm bảo nhân viên làm việc quy trình Quy trình kiểm kho phức tạp không thời gian, lại vô quan trọng với mọi cửa hàng Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để quản lý hàng tồn kho phần hạn chế bất cập trên, nhiên việc thực lại phụ thuộc yếu tố người Một nhà quản lý thông minh sẽ hướng dẫn đảm bảo nhân viên thực nghiêm túc quy trình quản lý kho, sẽ hiệu nhiều so với việc cố gắng tìm sai lệch 91 4.3 Điều kiện thực giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Để HTKSNB trở thành công cụ quản lý hiệu quả, giúp đơn vị đạt mục tiêu kiểm soát đề ra, HTKSNB cần phải hoàn thiện nhiều nội dung khía cạnh khác Muốn thực tốt nội dung đó, phải chuẩn bị điều kiện cần thiết, đồng vĩ mô vi mô sau: a, Về phía Nhà nước quan chức Thứ nhất, Nhà nước cần nghiên cứu, ban hành văn hướng dẫn chi tiết việc thiết kế vận hành HTKSNB đơn vị, giúp đơn vị nhận thức tầm quan trọng nội dung đầy đủ HTKSNB, từ đó, thực cách hệ thống có hiệu Thứ hai, Thành lập Hội kiểm toán viên nội để tổ chức nghiên cứu, ban hành hệ thống chuẩn mực kiểm toán nội bộ, quy định chuyên môn, nghiệp vụ kiểm toán nội nộ làm sở để đào tạo tổ chức thực kiểm toán nội đơn vị Thứ ba, trình nghiên cứu, sửa đổi ban hành văn quy phạm pháp luật quản lý kinh tế, tài chính, kế toán Nhà nước phải tính đến mục tiêu kiểm soát tính đồng HTKSNB Thứ tư, sở đào tạo nghiên cứu phải tăng cường việc giảng dạy, bồi dưỡng kiến thức HTKSNB giúp đơn vị nhà quản lý nhận thức đầy đủ tầm quan trọng, lợi ích mang lại từ HTKSNB vững mạnh nội dung HTKSNB nghiên cứu ban hành nhiều tài liệu, sách hướng dẫn tham khảo hướng dẫn cụ thể chi tiết việc thiết kế vận hành HTKSNB đơn vị b, Về phía Công ty TNHH thương mại đầu tư Lâm Vinh Thứ nhất, nhà quản lý cấp cao công ty phải nhận thức tầm quan trọng lợi ích mà HTKSNB vững mạnh đem lại cho đơn vị phải xác định việc hoàn thiện HTKSNB cần thiết đơn vị Vấn đề mấu chốt để giảm thiểu rủi ro việc ý thức rủi ro quản lý 92 người chủ doanh nghiệp Thứ hai, tổ chức đào tạo, tuyên truyền kiến thức HTKSNB toàn thể cán công nhân viên đơn vị, đưa biện pháp khuyến khích họ tham gia thiết kế vận hành cách có hiệu HTKSNB 93 Thứ ba, định nội dung hoàn thiện HTKSNB phù hợp với đặc điểm đặc thù đơn vị cụ thể Tổ chức xếp, điều chỉnh nhân tố hệ thống kiểm soát cách phù hợp có hiệu Các đơn vị khác có đặc điểm tổ chức cung cấp dịch vụ quản lý không giống Thứ tư, quan tâm đầu tư trang thiết bị thiết bị tính toán, xử lý thông tin phù hợp, tạo điều kiện chuẩn hóa quy trình quản lý, tăng cường phối hợp phận, nâng cao hiệu hỏa động cải thiện đáng kể HTKSNB đơn vị Nhận thức ưu việt công nghệ thông tin công tác quản lý nên đơn vị triển khai ứng dụng phần mềm vào quản lý Tuy nhiên, đơn vị cài đặt số phận đơn lẻ, chưa áp dụng đồng tất đơn vị Để cải thiện hiệu quản lý, đơn vị nên tăng cường phối hợp phòng ban, đồng phần mềm sử dụng đơn vị KẾT LUẬN Hệ thống kiểm soát nội cánh tay phải đắc lực nhà quản lý Một hệ thống kiểm soát nội hiệu phát ngăn ngừa sai phạm mà đảm bảo độ tin cậy thông tin tài Chính xây dựng hệ thống kiểm soát nội có hiệu mục tiêu nhiệm vụ cấp thiết hàng đầu doanh nghiệp Tuy vai trò hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp lớn, hệ thống kiểm soát nội yếu sẽ gây tổn thất cho doanh nghiệp, ngăn cản doanh nghiệp đạt mục tiêu, nhiệm vụ Nhưng hiểu biết mọi người hệ thống hạn chế nên doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn việc xây dựng hoàn thiện Đối với doanh nghiệp có quy mô vừa nhỏ công ty TNHH thương mại đầu tư xây dựng Lâm Vinh, việc trọng vào xây dựng hệ thống kiểm soát nội tốt cho công ty chứa đựng nhiều hạn chế nhân viên công ty chưa thực thấy hết tầm quan trọng hệ thống kiểm soát nội Chính em hi vọng với biện pháp thủ tục kiểm soát nêu công tác kiểm soát nội công ty sẽ hoàn thiện hơn, giúp công ty quản lý tốt giảm thiểu rủi ro Do luận văn nhiều thiếu sót nên em mong nhận đóng góp ý kiến thầy cô toàn thể bạn Em xin chân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO Bùi Mạnh Cường, Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 1, trường Đại Học Nha Trang Nguyễn Tuấn, Bài giảng kiểm toán, trường Đại Học Nha Trang Tiến sĩ Phan Thị Dung, Bài giảng tổ chức hạch toán kế toán, trường Đại Học Nha Trang Bộ tài (2010), Chế độ kế toán doanh nghiệp 1, Nhà xuất giao thông vận tải - Thành phố Hồ Chí Minh Chế độ kế toán Doanh nghiệp ban hành theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 Bộ trưởng Bộ Tài Bộ Tài Chính, Luật kế toán năm 2003 Khoa Kế toán - Kiểm toán Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh, Kiểm toán, Nhà xuất Lao động-Xã hội Khoa Kế toán - Kiểm toán, Trường Đại học kinh tế Hồ Chí Minh (2004), Hệ thống thông tin kế toán, sửa đổi bổ sung lần 2, Nhà xuất Thống kê – Thành phố Hồ Chí Minh GS.TS Nguyễn Quang Quynh – TS Ngô Trí Tuệ (2006), Giáo trình Kiểm toán tài chính, In lần sửa đổi bổ sung, Nhà xuất Đại học Kinh tế Quốc dân - Hà Nội 10 Tham khảo số luận văn khóa trước ... ty TNHH đá Granite Đông Á” Nhóm 6, lớp K5A14 trường Đại học kinh tế quản trị kinh doanh 2012 Đánh giá tổng quan kiểm soát nội thực trạng 22 kiểm soát nội Công ty TNHH đá Granite Đông Á, đưa... đến trình kinh doanh phát triển doanh nghiệp Muốn uốn nắn phát sai sót kịp thời nhằm nâng cao hiệu kinh doanh doanh nghiệp đòi hỏi phải có phận kiểm soát nội hoạt động cách có hiệu doanh nghiệp... để Bên cạnh đó, doanh nghiệp phải đối mặt với cạnh tranh khốc liệt gay gắt thị trường Để thành công lĩnh vực kinh doanh chiến lược kinh doanh hiệu quả, đội ngũ quản lý tốt… doanh nghiệp phải hoàn