NỘI DUNG ÔN TẬP THI TUYỂN CÔNG CHỨC NĂM 2017 LĨNH VỰC VĂN PHỊNG, HÀNH CHÍNH, TỔ CHỨC, QUẢN TRỊ VẤN ĐỀ CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG I TỔNG QUAN VỀ VĂN PHỊNG Khái niệm Văn phịng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành lãnh đạo, đồng thời bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan, tổ chức Chức - Chức tham mưu, tổng hợp: Nghiên cứu, thu thập xử lý (phân tích, tổng hợp) thông tin, đề xuất ý kiến giúp lãnh đạo lựa chọn phương án tối ưu trước mệnh lệnh, định - Chức trợ giúp điều hành: Xây dựng, triển khai kế hoạch, chương trình cơng tác; tổ chức tiếp khách; tổ chức cho lãnh đạo làm việc; văn thư; … - Chức hậu cần: Bảo đảm điều kiện nguồn lực thiết yếu để phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị; bảo vệ, tạp vụ, lái xe; … Nhiệm vụ - Tham mưu giúp lãnh đạo thiết kế triển khai xây dựng cấu văn phòng khoa học, hợp lý; - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác; - Thu thập, xử lý, cung cấp quản lý thông tin; - Truyền đạt theo dõi việc triển khai thực định, ý kiến đạo lãnh đạo; - Thực công tác văn thư, lưu trữ; - Tư vấn kiểm soát kỹ thuật soạn thảo văn lưu trữ hồ sơ; - Tổ chức tiếp khách, bảo đảm công tác đối nội, đối ngoại quan, đơn vị; - Chủ trì, phối hợp với phận khác tổ chức hội, họp, kiện quan, đơn vị; - Phối hợp tổ chức đưa lãnh đạo công tác; - Bảo đảm điều kiện vật chất, tài chính, nhân phục vụ hoạt động quan, đơn vị Vị trí quan hệ cơng tác văn phịng - Văn phòng tổ chức cấu thành quan, đơn vị; chịu quản lý trực tiếp toàn diện lãnh đạo quan, đơn vị - Văn phòng phận tham mưu, phục vụ trực tiếp cho hoạt động lãnh đạo - Văn phòng hình ảnh đại diện quan, đơn vị, đầu mối giao tiếp quan, đơn vị với bên ngồi - Văn phịng có quan hệ đồng cấp với tổ chức, phận khác quan, đơn vị (bình đẳng, tơn trọng lẫn nhau, hỗ trợ hoàn thành nhiệm vụ phục vụ quản lý, điều hành lãnh đạo) II QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Khái niệm Quản trị văn phịng tồn hoạt động hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra mà nhà quản trị văn phòng cần thực để đạt mục tiêu đề cách có hiệu Các chức quản trị văn phòng a) Chức hoạch định a.1- Khái niệm Hoạch định trình xác định mục tiêu tổ chức biện pháp để đạt mục tiêu Có hai loại hoạch định: - Hoạch định chiến lược việc xác định mục tiêu tổ chức biện pháp để đạt mục tiêu khoảng thời gian định Về thời gian, hoạch định chiến lược thường bao gồm công việc nhiều năm Về phạm vi, hoạch định chiến lược thường bao qt tồn lĩnh vực cơng tác tổ chức - Hoạch định tác nghiệp việc xác định tiêu, nội dung công tác cụ thể mà tổ chức phải thực trình thực hoạch định chiến lược Hoạch định tác nghiệp gọi hoạch định ngắn hạn, hoạch định chiến thuật, hoạch định lĩnh vực Nói cách khác, hoạch định tác nghiệp trình đưa định ngắn hạn, cụ thể để thực hoạch định chiến lược a.2- Nội dung hoạch định quản trị văn phòng Theo chức năng, nhiệm vụ giao, nội dung hoạch định quản trị văn phòng bao gồm công việc chủ yếu đây: - Xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ quan - Xây dựng chương trình cơng tác thường kỳ Văn phịng - Hoạch định hội họp, hội thảo, lễ hội quan lãnh đạo quan - Hoạch định chuyến công tác lãnh đạo quan - Hoạch định sở vật chất, phương tiện làm việc quan - Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho quan hoạt động, v.v a.3- Tác dụng hoạch định quản trị văn phòng - Hoạch định chức giữ vai trò mở đường hoạt động quản trị văn phịng Có xác định mục đích chương trình, kế hoạch, có để triển khai công việc cụ thể Các chức khác quản trị văn phòng phải vào kết hoạch định để thực - Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động cơng tác văn phịng nói riêng quan nói chung - Hoạch định để triển khai đồng có trọng tâm, trọng điểm cơng tác văn phịng thời gian định, tạo phối hợp đơn vị cá nhân việc thực công tác văn phòng b) Chức tổ chức b.1- Khái niệm Tổ chức trình nghiên cứu, thiết lập cấu hợp lý, mối quan hệ thành viên tổ chức, thơng qua cho phép thực mục tiêu tổ chức b.2- Tiến trình tổ chức bao gồm cơng việc: - Xác định chức tổ chức; - Xác định lĩnh vực hoạt động tổ chức; - Xác định nội dung cơng tác lĩnh vực hoạt động; - Xác định cấu tổ chức; - Xác định chức năng, nhiệm vụ cấu; - Xác định mối quan hệ cấu; b.3- Nội dung tổ chức quản trị văn phịng - Thành lập đơn vị làm cơng tác văn phịng Khi quan thành lập, thơng thường đơn vị tổ chức làm cơng tác văn phịng thành lập Có quan gọi đơn vị Văn phịng, có quan gọi Phịng Hành - Quản trị, Phịng Tổ chức - Hành Có nhiều quan, khối lượng cơng việc ít, biên chế có hạn, cơng tác văn phịng giao cho người chuyên trách kiêm nhiệm - Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn phạm vi hoạt động đơn vị làm công tác văn phòng Sau thiết kế máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy đủ, rõ ràng chức nhiệm vụ, quyền hạn phạm vi hoạt động đơn vị cấu tổ chức đơn vị làm công tác văn phịng - Xác định nhân lực làm cơng tác văn phịng Nhân lực làm cơng tác văn phịng bao gồm tất người thuộc quyền quản lý điều hành thủ trưởng văn phòng Trên sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động Văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền định vấn đề về: Tổng số lao động Văn phòng, xác định cụ thể, hợp lý số lao động thuộc định mức giao, lao động hợp đồng, trình độ văn hố, trình độ chun mơn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi, v.v - Phân bổ lao động tổ chức Văn phòng Trên sở chức năng, nhiệm vụ Văn phòng, vào tổng số định mức lao động, trình độ nhu cầu cơng tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực giao vào vị trí cơng tác cho phù hợp b.4- u cầu chức tổ chức Nhà quản trị thực chức tổ chức quản trị văn phòng phải đảm bảo yêu cầu: Tổ chức máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng; tránh chồng chéo bỏ sót nhiệm vụ khơng có đơn vị nào, người đảm nhận; phát huy khả thành viên tạo sức mạnh chung Văn phòng c) Chức nhân c.1- Khái niệm Quản trị nhân cơng tác văn phịng hoạt động nhà quản trị lực lượng lao động thuộc Văn phòng Quản trị nhân chức có tầm quan trọng đặc biệt quản trị Văn phịng Bởi tập thể người Văn phịng lực lượng định thành cơng hay thất bại cơng tác Văn phịng Lực lượng lao động Văn phòng muốn phát huy sức mạnh thiết phải thơng qua vai trị nhà quản trị Văn phòng c.2- Nội dung quản trị nhân cơng tác văn phịng - Hoạch định nguồn nhân lực: Đánh giá tình hình nhân lực tại, dự báo nhu cầu nhân lực tương lai - Tuyển dụng nhân sự: Tìm kiếm, thi tuyển nhân lực vào vị trí cơng tác cịn thiếu người đảm nhiệm Thực biện pháp hỗ trợ chưa tuyển người - Sử dụng nhân lực: Nghiên cứu phân công nhiệm vụ, đánh giá thành tích, đãi ngộ người thuộc tổ chức - Phát triển nguồn nhân lực: Đào tạo đội ngũ cán có nhằm nâng cao khả lao động, đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ Văn phòng d) Chức lãnh đạo d.1- Khái niệm Lãnh đạo hoạt động tác động, thúc đẩy (truyền cảm hứng), hướng dẫn đạo người khác thực công việc, nhằm đạt mục tiêu đề d.2- Yêu cầu chức lãnh đạo quản trị văn phòng - Nhà quản trị phải lãnh đạo đội ngũ lao động Văn phòng thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Văn phòng - Bản thân nhà quản trị cần phải có tiêu chuẩn, phương pháp làm việc kỹ cần thiết, để thực tốt chức lãnh đạo Các kỹ cần quan tâm: + Kỹ lắng nghe ý kiến người khác; + Kỹ phản hồi thông tin; + Kỹ ủy quyền; + Kỹ lệnh (để buộc thành viên tổ chức tuân thủ chuẩn mực, quy tắc hoạt động tổ chức); + Kỹ giải mâu thuẫn; + Kỹ đàm phán đ) Chức kiểm tra đ.1- Khái niệm Kiểm tra quản trị văn phòng hoạt động có nội dung so sánh, đối chiếu trạng Văn phòng với kiểm tra, nhằm xác định kết uốn nắn sai lệch so với mục tiêu đề đ.2- Nội dung kiểm tra quản trị văn phòng - Kiểm tra hành chính: Kiểm tra việc đề mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế cơng tác, quy trình cơng việc, Thực chất việc kiểm tra tự kiểm tra, kiểm tra công tác quản trị - Kiểm tra công việc: Căn vào chương trình, kế hoạch, tiêu đề ra, việc kiểm tra để xác định kết đạt tất lĩnh vực cơng tác Văn phịng - Kiểm tra nhân sự: Xem xét việc thực nội quy, quy chế làm việc Văn phòng; đánh giá mức độ hồn thành nhiệm vụ, khả chun mơn cơng chức, viên chức, lao động Văn phịng đ.3- Phương pháp kiểm tra Công tác kiểm tra muốn đạt kết phải có “Thước đo” để làm chuẩn mực “Thước đo” tiêu, quy trình, quy phạm, tiêu chuẩn, định mức, Nhà nước nói chung, ngành có liên quan quan, Văn phòng đề Trên sở quy định đó, so sánh trạng cơng việc Văn phòng với chuẩn mực Đánh giá kết đạt công việc, cá nhân, đơn vị Văn phòng đ.4- Tác dụng kiểm tra quản trị văn phòng Kiểm tra chức quan trọng nhà quản trị Chức kiểm tra gắn liền với chức khác quản trị như: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nguồn nhân lực Thơng qua kiểm tra, đánh giá tình hình Văn phòng, uốn nắn sai lệch để tiếp tục nâng chất lượng cơng tác Văn phịng lên bước cao Tóm lại, kiểm tra để thực mục tiêu, chương trình kế hoạch; kiểm tra để uốn nắn; kiểm tra để phát triển Quản trị lao động văn phòng a) Khái niệm Quản trị lao động văn phòng trình nghiên cứu áp dụng kiến thức khoa học, nguyên lý nguyên tắc phân công lao động, hợp tác lao động, kỷ luật lao động, bảo hộ lao động, kích thích vật chất tinh thần lao động nhằm hợp lý hóa lao động hành tạo hiệu suất cao b) Ý nghĩa - Tạo tiền đề phát triển cho quan, tổ chức; - Giảm lãng phí thời gian ách tắc tiếp nhận, xử lý truyền tải thông tin phục vụ cho hoạt động quan, tổ chức; - Tăng cường khả sử dụng nguồn lực; - Thực tiết kiệm chi phí cho cơng tác văn phịng; - Nâng cao suất lao động quan, tổ chức c) Nội dung cơng tác quản trị lao động văn phịng c.1- Thường xun trang bị, hồn thiện nâng cao trình độ chun mơn cơng tác văn phịng cho cơng chức, viên chức, lao động quan c.2- Nghiên cứu, đánh giá tác động môi trường XH đến hoạt động quan tâm tư, nguyện vọng, đời sống vật chất, tinh thần CC-VC-LĐ c.3- Thường xuyên hoàn thiện phong cách người lãnh đạo, quản lý; nâng cao tinh thần, thái độ kết làm việc CC-VC-LĐ; điều hòa quan hệ lãnh đạo với nhân viên CC-VC-LĐ toàn quan c.4- Huy động phối hợp phận để xây dựng, triển khai kế hoạch, chương trình cơng tác; phát huy tính chủ động, sáng tạo phận c.5- Đảm bảo đầy đủ, hiệu CSVC phục vụ công việc phận, cá nhân c.6- Thực tốt ngày hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ Tổ chức thông tin quản trị văn phịng a) Khái niệm - Thơng tin tập hợp tất liệu mã hóa, xếp nhằm giúp cho nhà quản lý đưa định quản lý phù hợp - Thông tin quản trị văn phịng tập hợp thơng báo khác kiện xảy hoạt động quản trị văn phịng mơi trường bên ngồi có liên quan đến hoạt động đó; thay đổi thuộc tính văn phịng mơi trường xung quanh, nhằm giúp đưa biện pháp tổ chức, huy động nguồn lực phù hợp để giải vấn đề đặt hoạt động quản trị văn phịng b) Vai trị ý nghĩa thơng tin quản trị văn phịng Thơng tin có vai trò quan trọng quản trị văn phòng, thể nội dung sau: - Những thông tin cụ thể đối tượng bên yếu tố tác động bên ngồi tổ chức văn phịng, giúp cho hoạt động quản trị văn phòng tốt hơn; - Khơng có thơng tin, thơng tin khơng đầy đủ, chậm trễ, sai lạc, bị giải mã không gây tai họa không lường trước cho nhà quản trị văn phịng Ngược lại, thơng tin đầy đủ, xác, kịp thời giúp cho họ đưa định, giải pháp xử lý đúng, hạn chế lãng phí, đạt hiệu cao c) Chế độ thông tin báo cáo hành c.1- Báo cáo định kỳ Báo cáo tuần; báo cáo tháng; báo cáo quý; báo cáo 06 tháng; báo cáo 09 tháng; báo cáo năm c.2- Báo cáo đột xuất Thực xảy vụ việc, kiện bất thường, theo yêu cầu cấp thiết cấp c.3- Báo cáo chuyên đề - Báo cáo tình hình triển khai, kết thực chương trình, đề án, kế hoạch, nhiệm vụ theo yêu cầu cấp - Báo cáo sơ kết, tổng kết thực nhiệm vụ giai đoạn, thời kỳ c.4- Báo cáo tổng hợp Báo cáo phản ánh, đánh giá tình hình thực lĩnh vực hoạt động cơng tác quản lý nhà nước (kinh tế, xã hội, an ninh trật tự, quốc phòng, …) d) Yêu cầu tổ chức thông tin quản trị văn phòng - Nguyên tắc tài liệu xuất (nguyên tắc thông tin ban đầu) + Tài liệu xuất tài liệu xử lý dùng để cung cấp cho đối tượng quản lý + Yêu cầu: Tuyệt đối xác bảo mật - Nguyên tắc khối thông tin thống u cầu: Tồn thơng tin phải tập hợp theo khối phù hợp với mục đích sử dụng, để tiện dụng khai thác, tiết kiệm thời gian, loại bỏ thơng tin khơng phù hợp với mục đích sử dụng - Nguyên tắc chất lượng thông tin Yêu cầu: Thơng tin phải xác, đầy đủ, đồng bộ, dễ hiểu, dễ sử dụng kịp thời - Nguyên tắc tiết kiệm Yêu cầu: Hệ thống thông tin tổ chức cho khơng lãng phí thời gian, chi phí, cơng sức, trang thiết bị, … dễ ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin 10 + Các tài liệu khác - Thanh, tốn kinh phí hội họp; - Triển khai nội dung kết luận hội họp Tiếp khách a) Khái niệm tiếp khách Tiếp khách hoạt động mà quan, đơn vị tiếp xúc với người dân, hay tổ chức khác, để giải công việc theo mục đích, yêu cầu quan, đơn vị, tổ chức, người dân có nhu cầu b) Khái niệm tiếp công dân Tiếp công dân việc quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đón tiếp để: - Lắng nghe, tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh cơng dân; - Giải thích, hướng dẫn cho công dân việc thực khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định pháp luật c) Nội dung tiếp công dân Tiếp công dân bao gồm: Tiếp công dân thường xuyên, tiếp công dân định kỳ tiếp công dân đột xuất d) Các nguyên tắc tiếp công dân - Việc tiếp công dân phải tiến hành nơi tiếp công dân quan, tổ chức, đơn vị - Việc tiếp công dân phải bảo đảm công khai, dân chủ, kịp thời; thủ tục đơn giản, thuận tiện; giữ bí mật bảo đảm an tồn cho người tố cáo theo quy định pháp luật; bảo đảm khách quan, bình đẳng, khơng phân biệt đối xử tiếp công dân - Tôn trọng, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân thực việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định pháp luật đ) Những hành vi bị nghiêm cấm tiếp công dân 15 - Gây phiền hà, sách nhiễu cản trở người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh - Thiếu trách nhiệm việc tiếp công dân; làm làm sai lệch thông tin, tài liệu người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh cung cấp - Phân biệt đối xử tiếp công dân - Lợi dụng quyền khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh để gây rối trật tự công cộng - Xuyên tạc, vu khống, gây thiệt hại cho quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân - Đe dọa, xúc phạm quan, tổ chức, đơn vị, người tiếp công dân, người thi hành công vụ - Kích động, cưỡng ép, dụ dỗ, lơi kéo, mua chuộc người khác tập trung đông người nơi tiếp công dân - Vi phạm quy định khác nội quy, quy chế tiếp công dân Công tác hậu cần a) Nhiệm vụ công tác hậu cần a.1- Cung cấp điều kiện, phương tiện, sở vật chất cho thành viên quan, đơn vị thực nhiệm vụ; a.2- Mua sắm, bảo quản, bảo trì trang thiết bị quan, đơn vị, nhằm bảo đảm cho hoạt động quan, đơn vị tiến hành liên tục; a.3- Quản lý chi tiêu tài theo quy định pháp luật; a.4- Đảm bảo an ninh, trật tự an toàn lao động quan, đơn vị; a.5- Tổ chức cơng tác lễ tân, giao tiếp, giữ vai trị cầu nối quan, đơn vị với cấp trên, ngang cấp, cấp nhân dân; a.6- Bảo đảm mơi trường làm việc lành mạnh, có văn hóa, hướng tới văn minh, đại b) Yêu cầu công tác hậu cần 16 b.1- Phục vụ bất vụ lợi; b.2- Hợp pháp hợp lý; b.3- Khoa học; b.4- Thích ứng, linh hoạt; b.5- Tiết kiệm hiệu quả; b.6- Nhiệt tình sáng tạo c) Những nội dung công tác hậu cần c.1- Quản lý chi tiêu kinh phí c.2- Quản lý biên chế, quỹ lương; quản lý tài sản cố định, vật tư, hàng hóa, vật rẻ tiền mau hỏng c.3- Đảm bảo điều kiện làm việc cho quan, đơn vị c.4- Các hoạt động khác - Phục vụ phương tiện lại, công tác cho lãnh đạo người quan, đơn vị; - Tổ chức công tác tiếp khách; - Phục vụ lễ tân, khánh tiết; - Bảo đảm công tác xây dựng, sửa chữa sở vật chất mua sắm tài sản; - Bảo đảm hoạt động tạp vụ: Vệ sinh, điện, nước, âm thanh, ánh sáng, …; - Bảo đảm công tác an ninh, trật tự xây dựng quan, đơn vị có văn hóa Hiện đại hóa cơng tác quản trị văn phịng a) Tính khách quan đại hóa cơng tác quản trị văn phòng - Hoạt động quản trị văn phòng phục vụ cho hành truyền thống, khơng thích hợp với u cầu cải cách hành 17 - u cầu cơng nghiệp hóa, đại hóa hội nhập quốc tế đòi hỏi hoạt động văn phòng phải ngày đại - Sự phát triển ngày nhanh sâu sắc công nghệ thông tin quản lý, thúc đẩy cơng tác quản trị văn phịng cần phải đại hóa b) Mục tiêu đại hóa cơng tác quản trị văn phịng - Hạn chế tối đa lãng phí về: Thời gian, cơng sức, chi phí điều hành tạo hiệu suất làm việc cao - Giải phóng nhà lãnh đạo, quản lý khỏi cơng việc hành chính, vụ; đồng thời tạo điều kiện cho thành viên quan, đơn vị tập trung tốt vào công việc chuyên mơn, nghiệp vụ chính, phát huy tính sáng tạo, nâng cao suất làm việc c) Những nội dung đại hóa cơng tác quản trị văn phòng - Tổ chức máy văn phòng khoa học, gọn nhẹ hữu dụng - Đẩy mạnh công nghệ hóa cơng tác văn phịng, ứng dụng thành tưu khoa học công nghệ, khoa học quản lý công nghệ thông tin công tác văn phòng - Cung cấp đầy đủ, hợp lý thường xun đổi trang thiết bị văn phịng - Khơng ngừng nâng cao kỹ thuật nghiệp vụ hành theo hướng hợp lý hóa, tối ưu hóa, ưu tiên quan tâm đến kết hiệu công việc VẤN ĐỀ TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Tổng quan hoạt động công sở a) Khái niệm công sở Công sở trụ sở làm việc tổ chức, quan nhà nước, Nhà nước lập ra, để thực chức quản lý nhà nước XH b) Đặc điểm công sở - Là pháp nhân; (có tư cách pháp lý độc lập để tham gia hoạt động pháp lý KT, XH, …) 18 - Là sở để thực công vụ; (tiếp nhận, giải quyết, tổ chức thực công việc hoạt động quản lý nhà nước) - Có quy chế cần thiết để thực hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ Nhà nước quy định c) Mục đích, yêu cầu tổ chức hoạt động công sở - Không ngừng nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động công sở; - Bảo đảm cho hoạt động công sở chấp hành pháp luật; - Bảo đảm cho công sở ln có khả phát triển bền vững; - Góp phần nâng cao trình độ cán lãnh đạo, quản lý thực mục tiêu xây dựng Nhà nước dân, dân, dân; - Xây dựng nếp làm việc khoa học, tạo sắc quan, cơng sở q trình phát triển d) Nội dung tổ chức hoạt động công sở - Xác định nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện; - Sắp xếp nhiệm vụ theo nhóm thiết lập tổ chức để dễ điều hành; - Chọn lựa bố trí người cho nhiệm vụ, hay nhóm nhiệm vụ; - Chỉ huy, điều hành công việc theo thẩm quyền; - Bảo đảm trang, thiết bị làm việc cho CB, CC, VC, LĐ; - Kiểm soát, đánh giá việc thực nhiệm vụ đ) Nguyên tắc tổ chức hoạt động công sở * Công khai - Mọi người phải biết nhiệm vụ, cơng việc mình, cơng sở; - Hoạt động công sở, trừ công việc thuộc bí mật nhà nước, phải người dân biết để giám sát; 19 - Những nội dung cần công khai: Kế hoạch, kiểm tra, kết đánh giá, địa điểm, trách nhiệm cá nhân, phận, trình tự thủ tục giải cơng việc, … * Liên tục - Công sở phải tổ chức hoạt động cách thường xuyên, không bị gián đoạn, để phục vụ kịp thời nhu cầu XH; - Tính liên tục thể khía cạnh: + Trong quan hệ điều hành công sở; + Trong phát triển công việc; + Trong kiểm tra, đánh giá hoạt động công sở * Phân công rõ ràng nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cá nhân, phận công sở - Phân công để thúc đẩy người làm việc nhiệm vụ, quyền hạn giao, đạt hiệu dễ xác định trách nhiệm người, phận; - Phân công để bảo đảm công việc cơng sở khơng bị bỏ sót, chồng chéo * Dân chủ hóa q trình điều hành - Mọi định lãnh đạo đưa phải bàn bạc dân chủ cơng sở trước đó; - Mọi thành viên công sở phải hiểu rõ định để thực tốt * Tuân thủ pháp luật - Mọi hoạt động công sở phải thực theo quy định pháp luật; - Các hành vi CB, CC, VC, LĐ công sở phải tuân thủ pháp luật; - Mọi trường hợp vi phạm bị xử lý theo pháp luật Điều kiện làm việc công sở a) Yêu cầu khung cảnh làm việc công sở - Diện tích phù hợp với cơng việc bố trí phịng làm việc hợp lý; 20 - Mơi trường làm việc n tĩnh, thống đãng, khơng bị ô nhiễm; - Có đủ ánh sáng; - Có đủ phương tiện, thiết bị làm việc phù hợp với yêu cầu cơng việc b) u cầu việc bố trí địa điểm sở làm việc phận công sở - Phù hợp với chức năng, nhiệm vụ cụ thể quan, đơn vị; - Tận dụng diện tích hợp lý; - Giảm thời gian lại phận có liên quan; - Tạo linh hoạt, động sử dụng thiết bị, nguồn lực dùng chung; - Duy trì chất lượng cơng việc kiểm soát tốt; - Tạo tâm lý làm việc phấn khởi, gắn bó nhau; - Tiết kiệm chi phí cho dịch vụ; - An toàn sử dụng thiết bị, phương tiện làm việc; - Có tính thẩm mỹ Nghi thức giao tiếp công sở a) Khái niệm nghi thức giao tiếp công sở Nghi thức giao tiếp công sở phương thức giao tiếp hoạt động quản lý hành nhà nước, quy định văn pháp luật nhà nước, theo tập quán, truyền thống dân tộc quốc tế mà bên cần tuân thủ thực nghiêm chỉnh b) Một số nghi thức giao tiếp b.1- Lễ phục trang phục làm việc * Lễ phục - Nam: Âu phục, thắt cà vạt, dùng veston - Nữ: Áo dài, hoặc: Com - lê, váy dài 21 * Trang phục làm việc - Nam: Âu phục + Nữ: Âu phục, áo dài, com - lê, váy dài, váy công sở * Những điều nên tránh việc sử dụng lễ phục, trang phục - Tránh ăn mặc kiểu quần áo khơng thích hợp với tính chất gặp gỡ kiện cần tham dự; - Về mùa đông, nam giới khơng mặc áo khốc, đội mũ, qng khăn phòng khách, phòng họp, chiêu đãi long trọng; - Đối với phụ nữ, tiếp xúc với người nước nên ăn mặc đẹp hợp thời trang Khi họp, tiếp xúc đối ngoại, xem ca vũ nhạc, dự tiệc trà, chiêu đãi có nghi thức, tham quan địa phương, … cần chọn quần áo thích hợp với chuyến Khơng nên mặc quần áo mỏng, thiếu kín đáo sặc sỡ Trước mặt khách, ý không trang điểm sửa sang trang phục, đặc biệt không nên trang điểm đậm Về mùa lạnh, mặc áo khoác, quàng khăn, cần bỏ treo vào mắc áo ngồi phịng khách - Nam nữ, không nên mặc quần áo, giày dép nhà để đến nơi cơng cộng Nếu lẽ mà quần áo khơng chỉnh tề, sẽ, cần phải xin lỗi khách b.2- Bắt tay, chào hỏi Bắt tay, chào hỏi cử giao tiếp lịch sự, để thể thiện chí với đối tác - Khi bắt tay, nên đứng cách đối phương khoảng cách khoảng bước chân, phần thân trước nghiêng phía trước, hai chân đứng thẳng, đưa tay bên phải ra, bốn ngón tay chập lại với nhau, khoảng ngón ngón trỏ giao nhau, ngón tay mở rộng, hướng người cần bắt tay, tay trái khép hờ vào người, không buông thõng, không đút vào túi quần, túi áo vest, - Khơng nên bắt tay mà lịng bàn tay hướng xuống phía đè tay đối phương, cử ngạo mạn, thiếu tế nhị này, gây khó chịu cho đối tác 22 - Khơng nên đeo găng bắt tay, trừ trường hợp nữ thời tiết mùa lạnh - Không nên bắt 02 tay, bắt chặt (nhưng bắt tay hờ hững kiểu bắt tay thiếu lịch sự), bắt tay mắt nhìn chỗ khác Khi bắt tay hỏi thăm vài câu xã giao - Khơng nên kéo tay đối tác phía đẩy tay phía họ, gạt lên xuống dưới, sang trái sang phải lệch hướng - Có thái độ từ chối bắt tay đối tác, cho dù có bệnh tay, tay ướt, bẩn nên giải thích với đối tác cách lịch sự: “Xin lỗi, tay không tiện để bắt tay anh (chị) lúc này”, để tránh hiểu lầm b.3- Sử dụng danh thiếp + Khái niệm mục đích sử dụng danh thiếp - Danh thiếp thiếp ghi tên thông tin cần thiết cá nhân - Danh thiếp dùng muốn tự giới thiệu mình, muốn gửi đến đối tác lời chúc mừng, lời cảm ơn gián tiếp trường hợp khơng trực tiếp thực điều + Yêu cầu nội dung hình thức danh thiếp - Hình thức trình bày trang nhã, gọn gàng, không rườm rà, gây rối mắt - Nội dung thông tin cá nhân danh thiếp phải đầy đủ chi tiết cần thiết, không phô trương (chỉ nên có: họ tên, chức vụ, nơi làm việc, số điện thoại cá nhân đơn vị, số fax, địa liên lạc, địa email) + Cách sử dụng - Danh thiếp nên đem theo người, để lúc gặp khách trao Danh thiếp đưa trực tiếp khơng cần ghi Trường hợp đến tận nơi mà khơng gặp, muốn để lại danh thiếp nên gấp góc bên trái, phía Tuy nhiên, danh thiếp gửi qua bưu điện, nhờ người khác mang đến mà bẻ góc, khơng quy tắc 23 - Khi trao danh thiếp cho đối tác, tốt nên dùng tay phải, mặt danh thiếp nên hướng lên phía trên, hướng đặt danh thiếp nên để phần họ tên thuận theo hướng nhìn người nhận, giúp họ dễ dàng đọc tên danh thiếp - Khi đưa danh thiếp cho người đối diện, bạn nên mỉm cười, ánh mắt nhìn tập trung vào họ, cúi người phía trước nên dùng ngón tay kết hợp với ngón tay trỏ cầm góc danh thiếp để trao danh thiếp Khi trao, nói thêm: “Tơi X, danh thiếp tôi", hoặc: “xin gửi danh thiếp tôi” - Khi nhận danh thiếp đối tác, nên đọc nhanh nội dung Khi đọc danh thiếp, chưa xác định rõ cách xưng hô, tên họ đối tác, hỏi lại đối phương (Xin lỗi, tơi phải xưng hơ ạ?), sau cho danh thiếp vào túi áo, túi xách tay, sổ kẹp hộp dành đựng danh thiếp, … - Khi đối tác trao danh thiếp, khơng mang danh thiếp chưa có danh thiếp, phải tỏ ý xin lỗi họ, sau nói lý thực (Rất tiếc, không mang danh thiếp mình, ) - Khi cần gửi quà cho đối tác, đưa trực tiếp mà phải gửi qua phương thức khác, nên để kèm danh thiếp lưu tên họ gói quà Lúc này, nên ghi thêm lời chúc mừng danh thiếp - Không nên nhận trao danh thiếp lúc Nếu thấy đối tác chuẩn bị trao danh thiếp, nhận xong trao danh thiếp b.4- Sử dụng điện thoại cơng vụ + Sử dụng điện thoại giao tiếp công vụ hoạt động cần thiết + Một số điều cần lưu ý sử dụng điện thoại - Trả lời sau chuông đổ không tiếng - Khi gọi đi, câu đầu tiên: “Chào hỏi + xưng danh + xin lỗi có phải … đầu dây khơng ạ?” Khi nhận điện thoại, câu đầu tiên: “Alô + Tên + xin nghe” - Trong nói chuyện: Nói ngắn gọn, nhẹ nhàng, rõ ràng, khơng ảnh hưởng đến người xung quanh, giọng nói vui vẻ, tích cực thể sẵn sàng giúp đỡ; thật lịch sự, lắng nghe lời người khác nói, nói rành mạch để người khác hiểu 24 ý định nói; khơng nên tranh cãi điện thoại, cần thiết giữ thái độ bình tĩnh - Khơng cắt ngang chừng câu nói người khác, biết người ta định nói gì; khơng dập máy đầu dây bên nói - Kết thúc gọi lời chào cảm ơn đặt máy nhẹ nhàng - Cài đặt chuông điện thoại đủ nghe, không để tiếng chuông làm ảnh hưởng đến người xung quanh (đặc biệt điện thoại di động) - Trường hợp người gọi để lại lời nhắn, người nhận điện thoại phải có trách nhiệm truyền đạt lại lời nhắn b.5- Ngôn ngữ giao tiếp + Hoạt động giao tiếp ngơn ngữ diễn thường xun có vai trị quan trọng giao tiếp cơng vụ + Một số yêu cầu cần thiết giao tiếp ngơn ngữ - Nên nói nói ít; - Nói diễn đạt rõ ràng, cụ thể bảo đảm đầy đủ lượng thông tin cần thiết, đáp ứng mong đợi người nghe; - Giọng nói nhẹ nhàng, thể chân tình, khơng bẳn gắt, cần thiết phải thể truyền cảm; - Thái độ nói tùy đối tác, ln bảo đảm lịch sự, cầu thị, khiêm tốn; - Đặc biệt khơng nên nói liên tục, nói q, khoa ngơn, hay đưa lời hứa, thề thốt, … khiến người nghe thiếu tin tưởng b.6- Phát biểu + Nguyên tắc việc phát biểu - Đảm bảo trang trọng, nghiêm túc (thông qua việc thưa gửi; nội dung trình bày, hình thức trình bày) - Nội dung phát biểu cần ngắn gọn, rõ ràng, xúc tích; bố cục chặt chẽ, trình bày co sư liên kết; khơng cần thiết phải giải thích dài dịng cử tọa hiểu vấn đề 25 + Bố cục phát biểu Gồm phần chủ yếu sau đây: (1) Đặt vấn đề: Sau phần thưa gửi giới thiệu nội dung phát biểu, phạm vi cần phát biểu đề nghị số vấn đề để cử toạ lưu ý (2) Giải vấn đề @ Nêu nội dung cần phải trình bày: Lí lẽ, dẫn chứng thực tiễn, sở pháp lí để minh hoạ @ Mở rộng vấn đề để đảm bảo tính khái quát cho nội dung cần trình bày @ Đưa kiến nghị (3) Kết thúc vấn đề @ Gợi ý số điều kiện cần thực hiện; @ Trách nhiệm thân vấn đề nêu ra; @ Lời chúc, cảm ơn lắng nghe, … b.7- Đưa, đón khách công xa + Nguyên tắc chung - Khách người có chức vụ cao bố trí ngồi vào chỗ ngồi danh dự bên phải ghế sau xe (chếch với lái xe) Nếu treo cờ cờ nước khách treo bên phải, cờ nước chủ nhà treo bên trái - Vị trí chủ nhà sau lái xe Nếu có người ngồi chung ghế sau lái xe chỗ coi chỗ thứ tầm quan trọng (sau khách chủ nhà) - Bảo vệ, phiên dịch hay cán tháp tùng ngồi ghế trước, cạnh lái xe Nếu cần phiên dịch bảo vệ nhường, xe trước - Nếu xe ơtơ có ghế phụ (ghế gấp), xếp người thứ ngồi ghế phụ, hạn chế xếp người ngồi ghế sau 26 - Nếu đồn có vợ lẫn chồng, chủ khách lên xe đầu, xe xe vợ (hoặc chồng) Trường hợp theo yêu cầu khách: Cả vợ chồng ngồi xe, vị trí vợ, chồng khách vị trí thứ thứ ba + Những điều cần lưu ý - Người lái xe phải đỗ xe phía người khách ngồi, trước cửa nhà khách, cửa ga, để khách xuống xe trực diện với chủ nhà đón khách người bắt tay chủ nhà trước tiên - Người tháp tùng không xuống xe trước khách, trừ người phiên dịch lái xe, bảo vệ phải nhanh chóng xuống xe để mở cửa cho khách - Đối với khách quý, thường bố trí người đứng chỗ đón để mở cửa xe đóng cửa xe cho khách - Khách có phu nhân cùng, xếp phu nhân ngồi bên phải xe đỗ, phu nhân xuống trước chồng bắt tay chủ nhà trước tiên Đổi kỹ thuật tổ chức, điều hành công sở a) Sự cần thiết phải đổi kỹ thuật tổ chức, điều hành công sở - Công sở nước ta vốn Nhà nước tiếp quản, sử dụng từ sở chế độ trước đây, nên cũ - Công sở nước ta hoạt động dựa sở hành truyền thống, quan liêu, nên hoạt động cơng sở trì trệ, lạc hậu, không thân thiện với dân - Hiện nay, nước ta tiến hành CNH, HĐH đất nước hội nhập quốc tế, tham gia vào “sân chơi chung” giới, nên phải chấp nhận thay đổi để phù hợp với “luật chơi chung” nước - Mặt khác, thân hành đòi hỏi phải đổi để phục vụ cho nhân dân tốt hơn, thân thiện b) Định hướng đổi kỹ thuật tổ chức, điều hành công sở - Xây dựng áp dụng kỹ điều hành tổ chức công việc công sở theo hướng đại kết hợp với truyền thống 27 - Bảo đảm tính khoa học q trình điều hành hoạt động cơng sở - Bảo đảm cho hoạt động điều hành công sở thuận lợi, đơn giản phù hợp với loại hình cơng sở - Giảm nhẹ cường độ lao động hàng ngày công sở, nâng cao suất làm việc nhân viên tinh giản biên chế làm việc công sở c) Giải pháp đổi tổ chức kỹ thuật, điều hành công sở - Xây dựng mơ hình mẫu, quy trình chuẩn cho trình điều hành hoạt động loại hình công sở - Tăng cường việc ứng dụng, sử dụng thiết bị, công nghệ hỗ trợ cho việc xử lý công việc hàng ngày cho công tác quản lý, lãnh đạo công sở - Xây dựng định mức cần thiết thực tiêu chuẩn hóa cơng việc cơng sở; cần thiết phải xác định vị trí việc làm mơ tả cơng việc cụ thể cho chức danh ứng với vị trí việc làm - Đổi nội dung, phương thức quy trình kiểm tra, đánh giá hoạt động công sở cán bộ, công chức, theo hướng lấy kết thực nhiệm vụ đối tượng làm chủ yếu - Thường xuyên bồi dưỡng kỹ thuật điều hành kỹ hành cho đội ngũ cán bộ, cơng chức DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Khoa Văn Công nghệ hành – Học viện Hành quốc gia, Giáo trình Hành văn phịng quan nhà nước, Nhà Xuất Giáo dục, Hà Nội, 2006 Khoa Quản trị kinh doanh – Trường Đại học Kinh tế quốc dân, Giáo trình Quản trị văn phịng, Nhà Xuất Đại học Kinh tế quốc dân, Hà Nội, 2012 Khoa Văn Cơng nghệ hành – Học viện Hành quốc gia, Giáo trình Kỹ thuật tổ chức công sở, Nhà Xuất Giáo dục, Hà Nội, 2005 28 Khoa Văn Công nghệ hành – Học viện Hành quốc gia, Giáo trình Kỹ giao tiếp quản lý hành nhà nước, Nhà Xuất Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội, 2009 Lưu Kiếm Thanh, Lễ tân nhà nước, Khoa Văn Cơng nghệ hành – Học viện Hành chính, Hà Nội, 2001 Đồng Thị Thanh Phương Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị hành văn phịng, Nhà Xuất Thống kê, Hà Nội, 2008 29 ... kết hiệu công việc VẤN ĐỀ TỔ CHỨC, ĐIỀU HÀNH CÔNG SỞ Tổng quan hoạt động công sở a) Khái niệm công sở Công sở trụ sở làm việc tổ chức, quan nhà nước, Nhà nước lập ra, để thực chức quản lý nhà... kỹ thuật tổ chức, điều hành công sở a) Sự cần thi? ??t phải đổi kỹ thuật tổ chức, điều hành công sở - Công sở nước ta vốn Nhà nước tiếp quản, sử dụng từ sở chế độ trước đây, nên cũ - Công sở nước... cho phù hợp b.4- Yêu cầu chức tổ chức Nhà quản trị thực chức tổ chức quản trị văn phòng phải đảm bảo yêu cầu: Tổ chức máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng;