TRƢỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƢƠNG CƠ SỞ II TẠI TP HỒ CHÍ MINH CHUYÊN NGÀNH: KINH TẾ ĐỐI NGOẠI oOo BÁO CÁO THỰC TẬP GIỮA KHÓA Đề tài: TỔ CHỨC THANH TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG PHƢƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ (L/C) TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK CHI NHÁNH SÀI GÒN SVTH: Lê Thị Thanh Trang Lớp: K47D-A14 Khóa: K47 GVHD: Ths Nguyễn Thị Phƣơng Chi Thành phố Hồ Chí Minh tháng năm 2011 MỤC LỤC NHẬN XÉT CỦA EXIMBANK CHI NHÁNH SÀI GÒN NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƢỚNG DẪN DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU LỜI MỞ ĐẦU CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG EXIMBANK SÀI GÒN I Quá trình hình thành phát triển II Các hoạt động kinh doanh chủ yếu ngân hàng Eximbank Sài Gòn III Cơ cấu tổ chức, nhân mô tả vị trí thực tập IV Tình hình hoạt động Eximbank Sài Gòn giai đoạn 2008 – 2010 CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC THANH TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG PHƢƠNG THỨC THƢ TÍN DỤNG CHỨNG TỪ (L/C) TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK SÀI GÒN I Tổ chức toán hàng nhập phương thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm ngân hàng Eximbank Sài Gòn II Tổ chức toán lô hàng thuốc nhập phương thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm ngân hàng Eximbank Sài Gòn .10 III Nhận xét qui trình toán phương thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm ngân hàng Eximbank Sài Gòn 16 CHƢƠNG 3: CÁC ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG THƢ TÍN DỤNG (L/C) TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK SÀI GÒN I Đề xuất vấn đề kĩ thuật 19 II Đề xuất vấn đề người .19 KẾT LUẬN 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Kí hiệu Giải thích B/E Hối phiếu BHL Bất hợp lệ EIB Ngân hàng Eximbank Eximbank Sài Gòn Ngân hàng Eximbank Chi nhánh Sài Gòn HS Hội sở KDTT Kinh doanh tiền tệ KSV Kiểm soát viên L/C Tín dụng thư (hoặc tín dụng chứng từ) LĐP Lãnh đạo phòng P/A Payment advice P/O Payment order SWIFT Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication TK Tài khoản TTNK Ngân hàng nhập TTQT Thanh toán quốc tế TTV Thanh toán viên DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU STT Tên Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức phòng ban Chi nhánh Sài Gòn Bảng 1.1: Tình hình kinh doanh Eximbank Sài Gòn giai đoạn 2008 - 2010 Sơ đồ 2.1: Tổng quan qui trình thực toán L/C trả chậm Trang LỜI MỞ ĐẦU Trong xu toàn cầu hóa nay, ngoại thương đóng vai trò ngày quan trọng với kinh tế giới nói chung kinh tế Việt Nam nói riêng Những năm qua, kim ngạch xuất nhập Việt Nam không ngừng gia tăng Để đạt điều này, sách đắn mang tầm vĩ mô nhà nước, phải kể đến phần công sức không nhỏ hệ thống ngân hàng thương mại, nơi làm trung gian cho trình toán, góp phần hổ trợ việc buôn bán doanh nghiệp nước diễn an toàn suông sẻ Có nhiều hình thức khách trình toán quốc tế thông qua hệ thống ngân hàng Nhờ thu (Collection), Điện chuyển tiền (T/T), phổ biến Tín dụng chứng từ (L/C) Hình thức áp dụng cho 80% hợp đồng thương mại nhờ vào đặc tính an toàn ưu việt Vì thế, với phát triển qui mô xuất nhập khẩu, tín dụng chứng từ ngày trở nên quan trọng Chính quan trọng đó, việc đào sâu nghiên cứu cách thức tổ chức toán thương mại quốc tế tín dụng chứng từ quan trọng Điều giúp sinh viên trau dồi cố kiếm thức mà góp phần thúc đẩy phát triển hoàn thiện cho phương thức Từ thực tiễn trên, mạnh dạn định chọn đề tài “TỔ CHỨC THANH TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG PHƢƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ (L/C) TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK CHI NHÁNH SÀI GÒN” cho báo cáo thực tập khóa Bài báo cáo có kết cấu chương sau: Chương 1: Tổng quan Ngân hàng Eximbank Sài Gòn Chương 2: Tổ chức toán hàng nhập phương thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm Ngân hàng Eximbank Sài Gòn Chương 3: Các đề xuất hoàn thiện nghiệp vụ toán hàng nhập thư tín dụng (L/C) trả chậm Ngân hàng Eximbank Sài Gòn Mục đích viết nhằm phân tích đánh giá việc tổ chức toán phương pháp L/C trả chậm ngân hàng Eximbank Sài Gòn, sở đưa đề xuất, kiến nghị cho vấn đề Đây hội giúp nắm bắt thực tiễn cố sâu kiến thức lí thuyết học Trong trình thực báo cáo này, có nhiều cố gắng không khỏi tránh nhiều sai sót Do đó, mong nhận nhiều góp ý chân thành từ phía nhà trường ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn Cuối cùng, thay cho lời kết, xin chân thành cám ơn Nhà trường Ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn hướng dẫn tạo điều kiện cho hoàn thành báo cáo Đặc biệt xin chân thành cám ơn cô giáo ThS Nguyễn Thị Phương Chi tận tình bảo cách chọn đề tài chỉnh sửa nội dung viết Cám ơn anh Nguyễn Tuấn Huy, trưởng phòng toán quốc tế ngân hàng Eximbank Sài Gòn tạo điều kiện thuận lợi cho thực tập ngân hàng Cám ơn anh Liêu Hùng Khang, toán viên phòng toán quốc tế, nhiệt tình hướng dẫn nghiệp vụ phát sinh thực tế Tôi xin cám ơn bạn nhóm thực tập Eximbank Sài Gòn giúp đỡ nhiều trình thực tập viết báo cáo Tp Hồ Chí Minh tháng năm 2011 Lê Thị Thanh Trang CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG EXIMBANK SÀI GÒN I Quá trình hình thành phát triển Lịch sử hình thành phát triển Ngân hàng Eximbank NGÂN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU VIỆT NAM VIETNAM EXPORT IMPORT BANK Trụ sở chính: Lê Thị Hồng Gấm, Quận 1, Tp.HCM Tel: (84-8) 3821 0055 - Fax: (84-8) 3829 6063 Telex: 812690EIB.VT Swift: EBVIVNVX Eximbank thành lập vào ngày 24/05/1989 theo định số 140/CT Chủ Tịch Hội Đồng Bộ Trưởng với tên gọi ngân hàng Xuất Nhập Khẩu Việt Nam (Vietnam Export Import Bank) Ngân hàng thức vào hoạt động ngày 17/01/1990 Ngày 06/04/1992, Thống Đốc NHNN Việt Nam ký giấy phép số 11/NH-GP cho phép ngân hàng hoạt động thời hạn 50 năm với tên ngân hàng Thương Mại Cổ Phần Xuất Nhập Khẩu Việt Nam (Vietnam Export Import Commercial Joint - Stock Bank), gọi tắt Vietnam Eximbank Từ số vốn điều lệ đăng ký ban đầu 50 tỷ đồng Việt Nam tương đương 12, triệu USD, đến vốn điều lệ Eximbank đạt 10.560 tỷ đồng, vốn chủ sở hữu vào khoảng 13.627 tỷ đồng Eximbank có địa bàn hoạt động rộng khắp nước với trụ sở đặt TP Hồ Chí Minh 180 chi nhánh, phòng giao dịch có mặt nhiều tỉnh thành lớn Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Cần Thơ, Đồng Nai, Bình Dương… Đặc biệt phương diện hợp tác quốc tế, Eximbank thiết lập quan hệ đại lý với 750 ngân hàng 72 quốc gia giới Giới thiệu Eximbank Chi nhánh Sài Gòn - Ngân hàng TMCP Xuất Nhập Khẩu Việt Nam – chi nhánh Sài Gòn (ban đầu có tên Ngân hàng TMCP Xuất Nhập Khẩu Việt Nam chi nhánh Tôn Thất Đạm) thành lập theo định số 18/EIB/HĐQT-03 việc thành lập chi nhánh cấp II hội đồng quản trị ký ngày tháng năm 2003 + Tên giao dịch quốc tế: Vietnam Export Import Commercial Join Stock Bank – Saigon Branch + Tên viết tắt: Eximbank Sài Gòn + Địa chỉ: 28-30 Huỳnh Thúc Kháng, Quận 1, Tp.HCM + Điện thoại: (848) 39143152 + Fax: (848) 39143150 + Swift: EBVIVNXTTD - Ban đầu Eximbank Sài Gòn trực thuộc chi nhánh Chợ Lớn Vào cuối năm 2004 đầu năm 2005, ngân hàng hội đồng quản trị nâng cấp lên thành chi nhánh cấp I trực thuộc Hội sở II Các hoạt động kinh doanh chủ yếu Eximbank Sài Gòn Là chi nhánh cấp I trực thuộc Hội sở, Eximbank Sài Gòn đảm bảo cung cấp đầy đủ dịch vụ ngân hàng tầm cỡ quốc tế mà hệ thống Eximbank Việt Nam cung cấp cho khách hàng, cụ thể sau: - Huy động tiền gởi tiết kiệm, tiền gởi toán cá nhân đơn vị VND, ngoại tệ vàng - Cho vay ngắn hạn, trung dài hạn; cho vay đồng tài trợ; cho vay thấu chi; cho vay sinh hoạt, tiêu dùng; cho vay theo hạn mức tín dụng VND, ngoại tệ vàng với điều kiện thuận lợi thủ tục đơn giản - Mua bán loại ngoại tệ theo phương thức giao ngay, hoán đổi, kỳ hạn quyền lựa chọn tiền tệ - Thanh toán, tài trợ xuất nhập hàng hóa, chiết khấu chứng từ hàng hóa - Phát hành toán thẻ tín dụng nội địa quốc tế Chấp nhận toán thẻ quốc tế Visa, MasterCard, JCB toán qua mạng thẻ - Thực giao dịch ngân quỹ, chi lương, thu chi hộ, thu chi chỗ, thu đổi ngoại tệ, nhận chi trả kiều hối, chuyển tiền nước - Các nghiệp vụ bảo lãnh nước (bảo lãnh toán, toán thuế, thực hợp đồng, dự thầu, chào giá, bảo hành, ứng trước ) - Một số gói dịch vụ khác (Ví dụ: tài trọn gói hỗ trợ du học, home- loaning…) III Cơ cấu tổ chức, nhân mô tả vị trí thực tập Cơ cấu tổ chức Eximbank Sài Gòn Giám đốc chi nhánh Phó giám đốc Hành chánh-Ngân quỹ Dịch vụ khách hàng Thánh toán quốc tế Tín dụng Phòng giao dịch Hành chánh Cá nhân Ngân quỹ Doanh nghiệp Thẻ Kế toán giao dịch Kế toán nội Kinh doanh tiền tệ Sơ đồ 1.1: Cơ cấu tổ chức phòng ban Chi nhánh Sài Gòn (Nguồn: tư liệu Phòng Hành chánh – Ngân quỹ) Là chi nhánh cấp I trực thuộc Hội sở thành lập năm 2003, quy mô nhỏ nên Eximbank Sài Gòn có cấu tổ chức đơn giản, rõ ràng phòng ban phận thuộc phòng ban Cơ cấu tổ chức bao gồm: Giám đốc, Phó giám đốc, phòng ban, phận phòng giao dịch Eximbank Sài Gòn phân bổ phòng ban làm chức năng, nhiệm vụ cụ thể, riêng biệt phòng ban có liên hệ, gắn bó chặt chẽ hỗ trợ lẫn công việc Chính liên kết giúp cho phòng ban hoàn thành tốt vai trò phục vụ khách hàng cách tốt Ngoài cấu tổ chức giúp Ban giám đốc kiểm soát hoạt động ngân hàng hiệu hơn, nhân viên có ý thức, trách nhiệm công việc Như vậy, chưa thành lập lâu nhìn chung Eximbank Sài Gòn có cấu tổ chức phục vụ tốt cho hoạt động kinh doanh Cơ cấu nhân Hiện nay, toàn hệ thống Eximbank Sài Gòn có khoản 171 nhân viên phân bổ sau: + Ban giám đốc: Giám đốc, Phó giám đốc + Phòn hành chánh - ngân quỹ: 20 nhân viên + Phòng dịch vụ khách hàng: 34 nhân viên Bộ phận toán quốc tế 12 nhân viên + Phòng tín dụng: 25 nhân viên + Các hòng giao dịch: 82 nhân viên Với độ ngũ nhân viên có trình độ đại học sau đại học 50% tỷ lê nhân viên 35 tuổi 83%, thấy Eximbank sở hữu nguồn nhân lực đầy tiềm có trình độ cao, trẻ động Đây điều kiện thuận lợi cho chi nhánh Sài Gòn nói riêng hệ thống Eximbank nói chung phát triển mạnh cạnh tranh hiệu trước đối thủ khác Mô tả vị trí thực tập Từ ngày 27/6 đến 1/8, ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn nhận vào kiến tập phòng toán quốc tế trực thuộc phận dịch vụ khách hàng Nhiệm vụ thời gian kiến tập quan sát tìm hiểu kiến thức thực hoạt động toán quốc tế Ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn Trong khoảng thời gian đầu, theo phân công phó phòng toán quốc tế, toán viên Liêu Hưng Khang hướng dẫn tìm hiểu qui trình hình thức toán quốc tế ngân hàng Eximbank Sau tiếp xúc với hồ sơ, chứng từ thực tế, giao nhiệm vụ photo chuyển chứng CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC THANH TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG PHƢƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ (L/C) TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK SÀI GÒN I Tổ chức toán hàng nhập phƣơng thức thƣ tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm ngân hàng Eximbank Sài Gòn MỞ L/C YÊU CẦU HỦY L/C THU KÝ QUỸ NHẬN VÀ KIỂM CHỨNG TỪ HỦY L/C Hợp lệ/ chấp nhận BHL/ từ chối BHL HOÀN TRẢ CHỨNG TỪ CHẤP NHẬN HỐI PHIẾU GIA HẠN THANH TOÁN (nếu có) THANH TOÁN L/C LƢU HỒ SƠ Sơ đồ 2.1: Tổng quan qui trình thực toán L/C trả chậm (Nguồn: Qui trình nghiệp vụ toán nhập Phòng toán quốc tế) (Các bước qui trình cụ thể, xem phụ lục qui trình toán hàng nhập L/C trả chậm) II Tổ chức toán lô hàng thuốc nhập phƣơng thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm ngân hàng Eximbank Sài Gòn Một công ty nhập Việt Nam, nhập lô hàng thuốc từ Đức, toán hình thức thư tín dụng trả chậm mở Ngân hàng Eximbank Sài Gòn, ngân hàng thông báo HSBC Bank PLC, CITY OF LONDON Công ty xuất có địa Hamburg - Đức, nên xuất trình chứng từ HSBC Trinkaus & Burkhardt, Hamburg - Đức Ngân hàng Eximbank tài khoản ngân hàng HSBC Trinkaus & Burkhardt Hamburg - Đức, thông qua tài khoản Ngân hàng HSBC New York toán cho ngân hàng HSBC DUESSELDORF – Đức (theo thị toán thư Ngân hàng) Phát hành L/C - Ngày 11/3, đơn vị nhập gửi Giấy đề nghị mở tín dụng thư (L/C trả chậm), đề nghị Eximbank chi nhánh Sài Gòn mở L/C có nội dung sau: + To: HSBC BANK PLC, CITY OF LONDON CORPORATE OFFICE (SWIFT CODE: MIDLGB22) + FM: VN EXIMBANK, SAIGON BRANCH, HO CHI MINH CITY (ATTN: L/C ADVISING DEPT.) + L/C mở cho công ty xuất hưởng, với trị giá L/C USD 33.792,00 giá CIF Tân Cảng, TP HCM, VIETNAM (INCOTERMS 2000) + NGÀY HẾT HẠN VÀ ĐỊA ĐIỂM: 31/05/2011 TẠI VIỆT NAM (NGÂN HÀNG PHÁT HÀNH) + Công ty đề nghị kí quĩ 100% trị giá L/C (Những điều kiện cụ thể khác xem phụ lục 1) Giấy đề nghị mở tín dụng công ty nhập phải có chữ kí giám đốc thay quyền giám đốc đóng dấu công ty, ra, có thêm chữ kí kế toán trưởng a Thanh toán viên tiếp nhận hồ sơ ghi nhận lại ngày tháng trị giá L/C đƣợc mở, có chữ kí LĐP phê duyệt 10 Ngoài ra, toán viên yêu cầu khách hàng cung cấp thêm giấy tờ sau làm hồ sơ mở thư tín dụng: 01 hợp đồng ngoại thương (phụ lục 2) b Thanh toán viên kiểm tra chi tiết hồ sơ Kiểm tra đồng điều khoản giấy đề nghị mở L/C hợp đồng, chữ ký dấu khách hàng giấy đề nghị mở L/C so với chữ ký dấu khách hàng cung cấp mở tài khoản Eximbank lưu sở liệu c Thanh toán viên soạn L/C nháp, gửi khách hàng kiểm tra thống ý kiến trƣớc mở L/C thức d Thanh toán viên tiến hành mở L/C thức  TTV1 - Kiểm tra nguồn tiền kí quĩ, chuyển giấy bán ngoại tệ cho phận kinh doanh - Nhập liệu vào hệ thống Korebank, hạch toán thủ tục phí mở L/C, điện phí mở L/C - Theo dõi phiếu hạch toán in ra: + Phí mở L/C: 2,116.308 VND (đơn vị tính : triệu đồng) + Điện phí mở LC: 3,757.500 VND (đơn vị tính : triệu đồng) + Thuế VAT: 10% điện phí mở L/C: 375,750 VND (đơn vị tính : triệu đồng) + Kí quĩ 100% trị giá L/C: 33.792,000 USD (Tất số tiền trừ vào tài khoản đơn vị nhập Eximbank) - Chuyển điện mở L/C MT700 qua hệ thống SWIFT trực tiếp cho ngân hàng HSBC London - In điện mở L/C, kiểm tra lại L/C mở, ký tên in L/C Kiểm tra lại giấy báo, phiếu hạch toán, ký tên, chuyển toàn sang cho TTV2  TTV2 - Kiểm tra lại toàn thông tin hợp đồng, giấy đề nghị mở L/C, in điện mở L/C Sau kiểm tra kí tên kiểm L/C 11  KSV - Kiểm tra lại toàn nội dung giấy đề nghị mở L/C kèm chứng từ liên quan, hồ sơ pháp lý đơn vị nhập khẩu, mặt hàng thuốc nguồn tiền sử dụng để mở L/C - Kiểm tra máy tính liệu TTV nhập ký kiểm sát in điện L/C giấy báo gửi khách hàng  LĐP - Kiểm tra lại hồ sơ mở L/C nguồn tiền mở L/C, duyệt bút toán máy ký duyệt in điện mở L/C - Trả hồ sơ lại cho TTV trực tiếp mở L/C  TTV1 - Xem xét ý kiến chỉnh sửa L/C KSV, LĐP in thực thao tác cập nhật máy: + Bổ sung Documentary credit number: 1401ILUEIB1100 + Bổ sung Date of Issue: 110311 + Tại mục 46A: chỉnh sửa 2/3 ORIGINALS thành FULL SET (3/3) ORIGINALS + Bổ sung “UNDER SHIPPER ITEM MUST MENTION „CONG TY B‟” + Điểm 8: chỉnh sửa 1/3 ORIGINAL B/L thành 01 PHOTOCOPY OF B/L + Tại mục 47A: bỏ cụm từ “ VARIATION OF” (xem in L/C chỉnh sửa phụ lục) - Sau sửa xong, ghi xác nhận kí xác nhận sửa, chuyển cho KSV  KSV - Kiểm tra lại điện L/C TTV chỉnh sửa máy Ký kiểm soát mực đỏ lên in điện L/C  LĐP 12 - Kiểm tra lại điện L/C lần cuối trước đẩy điện thư hội sở Hội sở đẩy điện nước LĐP ký tên duyệt lên in L/C mực đỏ trước trả TTV e Giao gốc L/C cho đơn vị nhập đƣợc in giấy logo Eximbank có chữ ký LĐP Khách hàng có ký nhận lên L/C lƣu ngân hàng, ghi rõ ngày nhận tên họ ngƣời nhận (xem mặt trước in L/C thức) f Lƣu hồ sơ - Hồ sơ lưu bao gồm: + Hợp đồng ngoại thương + Giấy đề nghị mở L/C gốc + Bản in L/C chỉnh sửa + Phiếu hạch toán + Bản điện chuyển L/C (tại mục Status: ACK’ed: L/C phát hành) - Ghi đầy đủ lên bìa L/C Chấp nhận L/C trả chậm: - Ngày 11/4 ngân hàng nước HSBC Hamburg – Đức gửi thư ngân hàng chứng từ cho Eximbank Chứng từ đến vào ngày 13/4 theo dấu phòng hành chánh Trong thư, HSBC thông báo về: + Bộ chứng từ gửi kèm theo + Bất hợp lệ tìm thấy: B/L không ghi cảng đến Tân Cảng, TPHCM, VIETNAM + Yêu cầu xác nhận ngày đáo hạn B/E, xác nhận chấp nhận toán hối phiếu vào ngày 28/5/2011 + Chỉ thị toán: Ngày 31 tháng (ngày làm việc sau ngày 28 tháng 5) Eximbank điện toán đến văn phòng DUESSELDORF (mã BIC: TUBDDEDD) thông qua tài khoản USD với ngân hàng HSBC New York (mã BIC: MRMDUS33) cho 13 hưởng (mã BIC: TUBDDEHH) dựa theo số tham chiếu nêu (số B/E: BACTBH188308) a TTV đối chiếu chứng từ với hồ sơ L/C nhập máy ngày để theo dõi chứng từ nhận thông qua phiếu kiểm chứng từ nhập (xem phiếu kiểm chứng từ nhập phụ lục) - Nội dung phiếu kiểm chứng từ nhập ghi rõ số L/C, trị giá L/C, tên công ty Việt Nam, ngày nhận chứng từ danh sách chứng từ nhận được, sai sót phát Ví dụ: Draft: or/2: gốc (Draft phát hành bản) Invoice: 1or + 1c: gốc copy - Sau kiểm chứng từ, có sai sót phát hiện: + Cảng đến không xác + Gross weight on shipping marks differs from other document (“95.04 kg” I/O “95kg”) - Chứng từ chuyển sang cho TTV2 kiểm tra lại lần sau trình KSV kiểm kí xác nhận Việc kiểm chứng từ xác nhận kéo dài từ ngày 13/4 đến 14/4 b Thông báo bất hợp lệ cho khách hàng đồng thời điện báo bất hợp lệ cho ngân hàng nƣớc ngoài: - Ngày 14/4 sau KSV kiểm ký xác nhận bất hợp kệ, TTV thông báo bất hợp lệ cho đơn vị nhập có chữ ký trưởng phòng toán quốc tế (Mẫu thông báo xem phụ lục) - Ngay sau thông báo bất hợp lệ cho doanh nghiệp, điện báo bất hợp lệ cho ngân hàng nước (HSBC Hamburg) điện MT999 Bản in điện MT999 soạn kiểm tra tương tự in điện phát hành L/C (xem điện MT999 chỉnh sửa phụ lục) In điện báo bất hợp lệ thức MT999 (ACK’ed) (xem điện MT999 thức phụ lục) c Ngày 27 tháng 4, sau nghiên cứu bất hợp lệ, đơn vị nhập gửi thông báo chấp nhận bất hợp lệ đồng ý toán 14 hạn chứng từ trị giá USD 33,792.00 có chữ ký giám đốc công ty kế toán trƣởng dấu công ty - Sau nhận thông báo chấp nhận bất hợp lệ đơn vị nhập khẩu, toán viên kiểm tra nguồn tiền toán làm thủ tục ký hậu B/L giao chứng từ cho khách hàng d Ký hậu B/L giao chứng từ cho khách hàng: - Đóng dấu ký hậu B/L mặt sau B/L: Delivery to: đơn vị nhập Date: 28/4/2011 FOR VIETNAM EXIMBANK SAIGON BRANCH (chữ ký LĐP) - Sau kiểm tra xem đơn vị nhập có đủ tiền toán chứng từ chi phí liên quan, giao chứng từ cho khách hàng đề nghị khách hàng ký nhận chứng từ mặt sau chứng thư ngân hàng nước ghi rõ: “đã nhận đầy đủ chứng từ, 28/04/2011, kí tên” - Ngày 29 tháng 4, HSBC Hamburg điện nhắc L/C nội dung toán L/C (xem B/L kí hậu điện nhắc HSBC Hamburg phụ lục) e Điện thông báo chấp nhận bất hợp lệ cho ngân hàng nƣớc (HSBC Hamburg) - TTV soạn điện thông báo chấp nhận bất hợp lệ chứng từ Bản in điện MT999 chỉnh sửa theo qui trình giống in điện mở L/C Nội dung cụ thể chỉnh sửa bổ sung là: “ATTN: TRADE AND SUPPLY CHAIN FUTHER TO OUR SWIFT MSG DD 14/04/2011 CONCERNING DISCS OF YR SAID BILL DD…” - Ngày tháng 5, điện thức MT999 thông báo cho HSBC Hamburg việc chấp nhận bất hợp lệ chứng từ xác nhận ngày đáo hạn B/E ngày 28 tháng năm 2011 (xem điện thông báo MT999 chỉnh sửa in điện thức phụ lục) Thanh toán hối phiếu đến hạn: 15 - Ngày 26/05 TTV đăng kí vốn hội sở - TTV kiểm tra lại hồ sơ, nhập liệu vào máy, hạch toán thu điện phí, thủ tục phí chuyển điện toán - Eximbank chi nhánh Sài Gòn tài khoản ngân hàng HSBC Hamburg – Đức, có tài khoản HSBC New York Vì thế, Eximbank lệnh cho HSBC New York toán cho tài khoản HSBC Harmburg có văn phòng DUESSELDORT HSBC DUESSELDORT - Nội dung biểu phí điện phí sau: + Tổng giá trị L/C phải toán 33.792,00; 120 USD điện phí (gồm có phí điện); 60 USD phí bất hợp lệ (nội dung chi tiết xem Phiếu hạch toán toán hàng nhập phụ lục) + In phiếu hạch toán, kiểm tra, ký xác nhận chuyển cho LĐP kí duyệt + Làm P/A: chọn điện MT999 thông báo cho HSBC Hamburg việc hướng dẫn HSBC New York toán cho HSBC Hamburg 33,612 (giá trị L/C 33.792,00 USD trừ 120 USD điện phí 60 USD phí bất hợp lệ) + Làm P/O: điện MT202 cho ngân hàng HSBC New York hướng dẫn toán theo thư ngân hàng + Cả P/O P/A in điện kiểm tra lại kí xác nhận giống trình phát hành L/C - Hạch toán - Chuyển toàn hồ sơ, điện toán giấy báo cho KSV trước trình LĐP kí duyệt - Lưu bìa hồ sơ tất chứng từ có liên quan III Nhận xét qui trình toán phƣơng thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm ngân hàng Eximbank chi nhánh Sài Gòn Những điểm mạnh Nghiệp vụ toán phương thức tín dụng chứng từ trả chậm Eximbank Sài Gòn quan tâm nghiên cứu qui định cụ thể, 16 chi tiết thống từ hội sở đến chi nhánh Chính thế, qui trình toán L/C trả chậm có nhiều ưu điểm bật: a Qui trình toán L/C Eximbank có tính an toàn cao Tính an toàn vốn ưu hình thức toán L/C Tại Eximbank, tính an toàn đảm bảo thông qua bước kiểm tra kĩ toán viên, kiểm soát viên lãnh đạo phòng liên kết chặt chẽ phận phòng toán quốc tế phòng toán quốc tế với phòng ban ngân hàng Cụ thể như: - Khi nhận hồ sơ mở L/C, việc yêu cầu khách hàng thủ tục giấy tờ cần thiết, TTV ý kiểm tra tư cách pháp nhân khách hàng, tình hình tài khách hàng mở L/C Nếu L/C ký quỹ 100%, toán viên phải kiểm tra kỹ nguồn tiền ký quỹ Nếu L/C không ký quỹ 100%, toán viên phải liên hệ liên hệ với phòng tín dụng doanh nghiệp yêu cầu khách hàng phải có giấy giới thiệu phòng tín dụng doanh nghiệp Việc kiểm tra kĩ hồ sơ pháp lý nguồn tiền doanh nghiệp xin mở L/C thể thận trọng Eximbank qui trình phát hành L/C - Quá trình tiến hành mở L/C thức kiểm tra giám sát gắt gao ưu điểm lớn việc hạn chế rủi ro sai sót gây Việc kiểm tra L/C thức phải qua lần kiểm chỉnh sửa: từ toán viên – toán viên – kiểm soát viên – lãnh đạo phòng – toán viên – kiểm soát viên – lãnh đạo phòng Đối với điện thư khác phải trải qua lần kiểm chỉnh sửa Điều thể việc kiểm tra chặt chẽ kĩ Eximbank điện thư trước đẩy điện nước - Việc chuyển điện thư thông qua LĐP kí duyệt, đẩy điện hội sở, sau hội sở đẩy nước b Chú trọng đến lợi ích hỗ trợ cho khách hàng Trong suốt qui trình toán hàng nhập L/C, TTV quan tâm nhắc nhở DN vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến công việc lợi ích khách hàng Cụ thể như: 17 - Một TTV phụ trách khách hàng chịu trách nhiệm với hồ sơ khách hàng suốt qui trình từ bước mở L/C lúc đóng hồ sơ Việc xếp công việc tạo thuận lợi cho việc xử lý trục trặc phát sinh suốt trình, đồng thời việc liên lạc với khách hàng ngân hàng Eximbank thuận tiện - TTV soạn thảo giúp khách hàng nội dung thư đề nghị L/C trường hợp khách hàng không quen với ngôn ngữ thư đề nghị mở L/C - Chủ động liên lạc với nhân viên phòng tín dụng hỗ trợ cho khách hàng tới hạn toán, giúp khách hàng thực thao tác bán tiền VND mua ngoại tệ để toán ký quỹ L/C Điểm hạn chế Bên cạnh ưu điểm bật nêu trên, qui trình toán hàng nhập L/C vài hạn chế định Cụ thể là: a Qui trình chưa gọn nhẹ, tốn nhiều thời gian công sức Nếu kiểm soát chặt chẽ giúp cho giảm thiểu tối đa rủi ro phát sinh việc mở L/C việc mở điện thư, mặt trái tạo cảm giác cồng kềnh, tốn nhiều thời gian công sức.Ví dụ trình kiểm tra L/C phải trải qua lần kiểm tra chỉnh sửa, việc kiểm tra điện thư tương tự Đặc biệt điều gây ảnh hưởng không lúc khối lượng công việc lớn, ảnh hưởng tới chi phí phát hành L/C điện thư Chi phí điện thư 30USD, chi phí phát sinh bất hợp lệ 60 USD b Sự liên kết phòng ban chưa linh hoạt thiếu hỗ trợ từ công nghệ Hiện Eximbank sử dụng phần mềm Korebank qui trình mình, coi ưu điểm so với ngân hàng nước Tuy nhiên, số mặt hạn chế, ví dụ như: liên lạc phòng ban phòng toán quốc tế phòng kinh doanh tiền tệ, phòng tín dụng doanh nghiệp mang tính thủ công chưa vi tính hóa Điều gây lãng phí thời gian khiến cho qui trình không linh hoạt cho thao tác phụ qui trình 18 CHƢƠNG 3: CÁC ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG THƢ TÍN DỤNG TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK I Đề xuất vấn đề kỹ thuật Ngày nay, công nghệ kĩ thuật công cụ phục vụ đắc lực công việc nói chung, qui trình toán L/C nói riêng Nó giúp cho qui trình toán L/C trở nên gọn nhẹ, xác hiệu mà tăng suất làm việc toán viên, giúp ngân hàng giảm chi phí hoạt động Hiện nay, hệ thống ngân hàng Eximbank sử dụng phần mềm Korebank nghiệp vụ toán quốc tế Đây phần mềm đại so với ngân hàng nội địa Tuy nhiên, thực tế số điểm hạn chế cụ thể tính tự động hóa chưa cao, thiếu đồng phận suốt qui trình toán, số bước qui trình thủ công tốn nhiều thời gian khách hàng Một số đề kiến nhằm hoàn thiện nghiệp vụ toán L/C như: Đơn giản hóa bƣớc qui trình toán - Xây dựng chương trình website nhằm giúp cho khách hàng yêu cầu mở L/C trang web, giản lược bước khách hàng phải đến tận chi nhánh để đưa giấy tờ cần thiết TTV trực tiếp phụ trách khách hàng linh hoạt việc liên lạc với doanh nghiệp (không liên lạc thông qua điện thoại, liên lạc trực tiếp qua mạng… nhằm hỗ trợ giải đáp thắc mắc khách hàng cách nhanh chóng) Hiện đại hóa hệ thống xử lý chứng từ liên lạc phòng ban - Xây dựng mạng nội đại nhằm gia tăng liên hệ phòng toán quốc tế với phòng tín dụng doanh nghiệp phòng kinh doanh tiền tệ nhằm đẩy nhanh tốc độ liên lạc xử lý nghiệp vụ phát sinh - Hoàn thiện qui trình kiểm tra xử lý chứng từ máy tính, nhằm tiết kiệm thời gian công sức Việc kiểm L/C nháp điện thư làm kí duyệt máy tính Như vừa đảm bảo tính an toàn xác cho L/C vừa giúp qui trình trở nên gọn nhẹ, tiết kiệm chi phí in ấn II Đề xuất vấn đề ngƣời 19 Con người vốn nhân tố định việc tạo nên thành công tập thể Đầu tư phát triển người luôn điểm then chốt muốn nâng cao lực hoạt động cho hệ thống Đặc biệt lĩnh vực toán quốc tế, nơi mà người chiếm vị trí quan trọng Nâng cao kiến thức nghiệp vụ cho nhân viên phòng toán quốc tế - Song song với việc đại hóa hệ thống toán quốc tế máy, nhân viên toán quốc tế nên cập nhật liên tục kiến thức nghiệp vụ máy cách tham gia buổi huấn luyện ngắn hạn Ngân hàng tổ chức - Cùng với việc có ngày nhiều khách hàng đến với Eximbank việc toán XNK năm gần đấy, nghiệp vụ phát sinh ngày nhiều phức tạp Vì thế, cần có buổi huấn luyện nghiệp vụ chuyên sâu cho nhân viên, đặc biệt nhân viên trẻ trường Điều nhằm gia tăng lực TTV, giảm thiểu sai sót trình xử lý chứng từ, nâng cao uy tín cho ngân hàng Eximbank - Nâng cao trình độ tiếng Anh nhân viên cách yêu cầu thêm tiếng Anh thông dụng TOEIC tiêu chuẩn tuyển nhân viên Đặc biệt tiếng Anh ngôn ngữ chủ yếu suốt qui trình toán L/C hệ thống ngân hàng Có chế độ khuyến khích khen thƣởng nhân viên - Nhằm gia tăng suất công việc, Ngân hàng nên có chế độ khen thưởng khuyến khích nhân viên có thành tích tốt suốt trình làm việc Ví dụ như: khen thưởng dành cho nhân viên hoạt động hiệu đạt thỏa mãn nhiều từ khách hàng - Có chế độ khen thưởng danh hiệu cho phòng ban hoạt động hiệu nhằm làm động lực cho tập thể nhân viên phận, từ trì uy tín cao tâm trí khách hàng lợi cạnh tranh Eximbank thị trường ngân hàng nói chung 20 KẾT LUẬN Bài báo cáo rằng, việc tổ chức toán L/C thực tế diễn nhiều bước chi tiết chặt chẽ Để cho trình toán hàng hóa diễn suông sẻ an toàn, cần có phối hợp chặt chẽ nhân viên phận toán quốc tế, phòng toán quốc tế phòng ban khác Thực tiễn góp phần nhấn mạnh thêm lần tính an toàn phương thức toán L/C ràng buộc chặt chẽ bên có liên quan Ngân hàng Eximbank nói chung Eximbank chi nhánh Sài Gòn nói riêng thể tính chuyên nghiệp lĩnh vực toán quốc tế Mặc dù vài hạn chế nhỏ, không khẳng định qui trình mà Eximbank thực kiểu mẫu cho nhiều ngân hàng noi theo Qua trình thực tập Eximbank Sài Gòn, phát triển kĩ nghiệp vụ hiểu biết sâu sắc lĩnh vực toán quốc tế, em học tập nhiều phong cách làm việc thói quen kĩ luật Đây học bổ ích cần thiết cho sinh viên non kinh nghiệm 21 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Nguyễn Minh Kiều (2009), Nghiệp vụ ngân hàng thương mại, Nhà xuất Thống kê GS NGƯT Đinh Xuân Trình (2006), Thanh toán quốc tế, Nhà xuất Lao động Xã hội Ngân hàng Eximbank Chi nhánh Sài Gòn (2008), Báo cáo tài 2008, Tài liệu nội Eximbank Ngân hàng Eximbank Chi nhánh Sài Gòn (2009), Báo cáo tài 2009, Tài liệu nội Eximbank Ngân hàng Eximbank Chi nhánh Sài Gòn (2010), Báo cáo tài 2010, Tài liệu nội Eximbank www.eximbank.com PHỤ LỤC I Quy trình tổ chức toán hàng nhập L/C trả chậm ngân hàng Eximbank II Bộ hồ sơ L/C trả chậm toán lô hàng thuốc nhập từ Đức Việt Nam mở ngày 11 tháng gồm giấy tờ sau (tên thông tin khách hàng sửa đổi theo yêu cầu bảo mật Eximbank): Hợp đồng thương mại (Purchase contract) Giấy đề nghị mở tín dụng thư (L/C trả chậm) (2 trang ) Bảng điện L/C chỉnh sửa (MT700) (3 trang) Bảng in điện L/C thức gửi (ACK’ed) (4 trang) Phiếu hạch toán mở L/C (2 trang) Thư ngân hàng (2 trang) Phiếu kiểm chứng từ nhập (1 trang) Bảng điện chỉnh sửa thông báo bất hợp lệ MT999 (1 trang) Bảng in điện thức việc thông báo bất hợp lệ MT999 (1 trang) 10 Giấy thông báo bất hợp lệ gửi doanh nghiệp (1 trang) 11 Bản copy B/E (1 trang) 12 Bản copy invoice (1 trang ) 13 Bản copy B/L (1 trang) 14 Điện nhắc ngân hàng HSBC Hamburg (1 trang) 15 Bảng điện chỉnh sửa MT999 việc thông báo chấp nhận khác biệt toán (1 trang) 16 Bảng in điện thức MT999 việc thông báo chấp nhận khác biệt toán (đã gửi ACK’ed) (1 trang) 17 Bảng điện chỉnh sửa MT999 – P/A Payment Advice (1 trang) 18 Bảng điện chỉnh sửa MT202 – P/O Payment Order (1 trang) 19 Bảng in điện MT 999 thức (ACK’ed) (1 trang) 20 Bảng in điện MT 202 thức (ACK’ed) (1 trang) 21 Phiếu hoạch toán toán hàng nhập (2 trang) ... NHẬP KHẨU BẰNG PHƢƠNG THỨC THƢ TÍN DỤNG CHỨNG TỪ (L/C) TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK SÀI GÒN I Tổ chức toán hàng nhập phương thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm ngân hàng Eximbank Sài Gòn ... Tổ chức toán lô hàng thuốc nhập phương thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm ngân hàng Eximbank Sài Gòn .10 III Nhận xét qui trình toán phương thức tín dụng chứng từ (L/C) trả chậm ngân hàng. .. TOÁN HÀNG NHẬP KHẨU BẰNG PHƢƠNG THỨC TÍN DỤNG CHỨNG TỪ (L/C) TRẢ CHẬM TẠI NGÂN HÀNG EXIMBANK CHI NHÁNH SÀI GÒN” cho báo cáo thực tập khóa Bài báo cáo có kết cấu chương sau: Chương 1: Tổng quan Ngân