Header Page of 126 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Công trình nghiên cứu tại: Đại học Đà Nẵng Người hướng dẫn khoa học: TS Đoàn Thị Ngọc Trai NGUYỄN THỊ LAN ANH Phản biện 1:………………………………………… …………… …….………………………………………………………………… …………………………………………………………………… KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN MIỀN TRUNG Phản biện 2:………………………………………… …………… Chuyên ngành: Kế toán Mã số: 60.34.30 …….………………………………………………………………… TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH Luận văn ñược bảo vệ Hội ñồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc ……………………………………………………………………… sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày .tháng .năm 2010 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin Tư liệu – Đại học Đà Nẵng ĐÀ NẴNG ,NĂM 2010 Footer Page of 126 - Thư viện Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng Header Page of 126 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết ñề tài 4 Phương pháp nghiên cứu Để nghiên cứu công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty Kiểm soát nội chức trình quản lý, XNK thủy sản miền Trung, tác giả vận dụng phương pháp luận vật ñó kiểm soát chi phí vấn ñề cần ñược quan tâm hàng ñầu biện chứng vật lịch sử sử dụng phương pháp cụ thể việc kiểm soát chi phí tốt giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi quan sát, vấn trực tiếp, thu thập - xử lý tài liệu, so sánh nhằm làm phí, hạn chế khoản chi phí không hợp lý rõ thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty, từ ñó ñề Công ty cổ phần XNK thủy sản miền Trung doanh nghiệp xuất giải pháp phù hợp thương mại, hoạt ñộng lĩnh vực kinh doanh hàng hải sản ñông Kết cấu luận văn lạnh, vật tư Trong thời gian vừa qua, việc tổ chức công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty chưa thực ñáp ứng ñược yêu cầu quản lý, chưa cung cấp thông tin kịp thời, xác, tin cậy phù hợp ñể nhà quản trị ñưa ñịnh quản lý, ñồng thời gây nhiều khó khăn cho quan quản lý Nhà nước có liên quan Từ lý ñó ñã chọn ñề tài: "Kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty xuất nhập thủy sản miền Trung" Mục tiêu nghiên cứu ñề tài Ngoài phần mở ñầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, luận văn ñược kết cấu thành ba chương: Chương 1: Lý luận chung kiểm soát chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung Chương 3: Hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung Chương - Về lý luận: Đề tài nghiên cứu, hệ thống hóa lý luận kiểm soát chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại nói chung - Về thực tiễn: Đề tài nghiên cứu, ñánh giá thực trạng hoạt ñộng LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TRONG DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty XNK thủy sản miền Trung 1.1 Khái quát chung kiểm soát kiểm soát nội nhằm ñề xuất giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí doanh nghiệp kinh doanh Công ty 1.1.1 Khái quát chung kiểm soát quản lý Đối tượng phạm vi nghiên cứu ñề tài Đối tượng nghiên cứu ñề tài công tác kiểm soát nội chi phí kinh doanh Công ty XNK thủy sản miền Trung Phạm vi nghiên cứu giới hạn công tác kiểm soát chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp giá vốn hàng bán, ba khoản mục chi phí chiếm tỷ trọng lớn tổng chi phí kinh doanh Công ty Footer Page of 126 Kiểm soát quản lý hợp thành cách lôgic phương pháp nhằm thu thập sử dụng thông tin ñể ñưa ñịnh hoạch ñịnh kiểm soát thúc ñẩy hành vi người lao ñộng ñánh giá việc thực 1.1.2 Khái niệm kiểm soát nội doanh nghiệp Header Page of 126 Kiểm soát nội chức quản lý, phạm vi nghiệp phải tìm kiếm thị trường, nghiên cứu cách thức tổ chức, hoạt ñơn vị, sở, KSNB việc tự kiểm tra giám sát hoạt ñộng ñộng thể chế kinh tế quốc tế thị trường ñó, từ ñó tạo tất khâu trình quản lý nhằm ñảm bảo hoạt thích ứng ñể tồn phát triển thị trường ñộng ñúng pháp luật ñạt ñược kế hoạch, mục tiêu ñề với hiệu 1.3.2 Phân loại chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại kinh tế cao ñảm bảo tin cậy báo cáo tài + Phân loại theo nội dung kinh tế 1.2 Các yếu tố hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp + Phân loại theo công dụng chi phí 1.2.1 Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm toàn nhân tố bên 1.3.3 Mục tiêu kiểm soát chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp giá vốn hàng bán bên ñơn vị có tính môi trường tác ñộng ñến việc thiết kế, hoạt 1.3.3.1 Mục tiêu kiểm soát chi phí bán hàng chi phí ñộng xử lý liệu loại hình KSNB quản lý doanh nghiệp 1.2.2 Hệ thống kế toán Hệ thống kế toán ñơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán báo cáo, ñó trình lập luân chuyển chứng từ ñóng vai trò quan trọng công tác kiểm soát doanh nghiệp 1.2.3 Thủ tục kiểm soát Mỗi ñơn vị, tổ chức có ñặc thù riêng, nhiên thủ tục kiểm soát ñược xây dựng theo nguyên tắc sau: + Nguyên tắc phân công, phân nhiệm + Bất kiêm nhiệm + Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn 1.3 Kiểm soát chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại 1.3.1 Khái quát hoạt ñộng kinh doanh doanh nghiệp thương mại Hoạt ñộng kinh doanh doanh nghiệp thương mại diễn phạm vi nước nước Ở phạm vi hoạt ñộng lại chứa ñựng yếu tố môi trường kinh doanh, luật pháp, kinh tế, văn hóa khác nhau, ñó ñể hoạt ñộng kinh doanh có hiệu ñòi hỏi doanh Footer Page of 126 * Mục tiêu kiểm soát chi phí bán hàng chi phí QLDN: + Kiểm tra tính có thật nghiệp vụ phát sinh, việc tính toán, ñánh giá ghi sổ kế toán kịp thời, ñầy ñủ, ñúng khoản mục hay không + Kiểm tra việc tính phân bổ chi phí cho ñối tượng chịu chi phí có ñúng ñắn, hợp lý quán hay không + Kiểm tra việc trình bày khai báo chi phí bán hàng chi phí QLDN báo cáo tài có phù hợp, ñúng ñắn hay không + Kiểm tra việc phê chuẩn chứng từ có ñúng thẩm quyền hay không? + Kiểm tra nội dung khoản chi phí số tiền thực tế phát sinh có ñúng với dự toán ñã lập hay không + Kiểm tra khoản chi phí có phù hợp với qui ñịnh ñơn vị ñảm bảo tiết kiệm hay không * Căn kiểm soát chi phí bán hàng chi phí QLDN: Căn vào chứng từ, sổ sách, báo cáo tài liệu khác có liên quan 1.3.3.2 Mục tiêu kiểm soát giá vốn hàng bán * Mục tiêu kiểm soát giá vốn hàng bán Header Page of 126 + Kiểm tra xem giá vốn ñược hạch toán có ñảm bảo có hợp lý, tính toán, ñánh giá ñúng ghi sổ kế toán kịp thời, ñầy ñủ, ñúng khoản mục hay không + Kiểm tra việc tính toán giá xuất kho vật tư hàng hóa có quán kỳ hay không + Kiểm tra việc trình bày khai báo giá vốn hàng bán báo cáo tài có phù hợp, ñúng ñắn hay không + Kiểm tra việc phê duyệt chứng từ có ñúng thẩm quyền hay không * Căn kiểm soát giá vốn hàng bán: Căn vào chứng từ, sổ sách, báo cáo tài liệu khác có liên quan 1.4 Thông tin phục vụ kiểm soát chi phí kinh doanh Các chứng từ kế toán liên quan ñến nghiệp vụ chi phí kinh doanh phát sinh kỳ ñược phận có liên quan lập trình ban lãnh ñạo doanh nghiệp phê duyệt trước chuyển sang phận kế toán ñể phản ánh vào sổ sách có liên quan Tổ chức hệ thống sổ kế toán: Mỗi doanh nghiệp có hệ thống sổ kế toán thức sử dụng cho kỳ kế toán năm Lập báo cáo chi phí kinh doanh 1.5 Thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh doanh nghiệp 1.5.1.2 Kiểm soát chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ + Kiểm tra việc tuân thủ thủ tục xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ + Kiểm tra, xem xét việc thực nguyên tắc bất kiêm nhiệm + Xem xét quy trình luân chuyển chứng từ, ghi sổ kế toán chi phí phận kế toán việc ñối chiếu số liệu phận kế toán thủ kho 1.5.1.3 Kiểm soát chi phí khấu hao tài sản cố ñịnh + Đối với nguyên giá TSCĐ: - Quy ñịnh rõ thẩm quyền cấp quản lý ñối với việc phê chuẩn nghiệp vụ kinh tế liên quan ñến TSCĐ Tách biệt quyền phê chuẩn với việc bảo vệ tài sản Tách biệt chức bảo quản với chức ghi chép nghiệp vụ - Các quy ñịnh, nguyên tắc, thủ tục phải ñược thiết lập dựa chuẩn mực kế toán hành ñược cụ thể hóa theo ñiều kiện cụ thể ñơn vị + Đối với thời gian khấu hao, phương pháp tính khấu hao mức khấu hao có tuân thủ theo quy ñịnh hành hay không? + Mục tiêu kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ xem xét thương mại trình tính toán, ñánh giá xác ñịnh phân bổ mức khấu hao TSCĐ 1.5.1 Thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng chi phí quản lý cho ñối tượng sử dụng hợp lý ñảm bảo tính quán hay không doanh nghiệp 1.5.1.4 Kiểm soát khoản phí lệ phí 1.5.1.1 Kiểm soát chi phí tiền lương khoản trích theo lương Việc kiểm soát khoản chi phí chủ yếu tập trung vào việc Kiểm soát trình tiếp nhận quản lý nhân sự; theo dõi ghi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ liên quan, việc tính toán, nhận thời gian lao ñộng, khối lượng công việc hoàn thành; tính lương, ghi nhận, phân bổ cho ñối tượng chịu chi phí Đồng thời, kiểm tra lập bảng lương ghi chép sổ sách; toán lương khoản việc tuân thủ nguyên tắc phân công phân nhiệm, nguyên tắc ủy khác cho công nhân viên; giải chế ñộ lương, khoản trích theo quyền phê chuẩn việc lập chứng từ liên quan lương chấm dứt hợp ñồng lao ñộng 1.5.1.5 Kiểm soát chi phí dịch vụ mua chi phí khác tiền Footer Page of 126 9 Header Page of 126 + Phải ñảm bảo tính có thật nghiệp vụ kinh tế phát sinh: chứng từ phải ñầy ñủ, hợp pháp, hợp lệ 10 nghiệp nhà nước, hạch toán ñộc lập, ñơn vị thành viên Tổng Công ty Thủy sản Việt Nam (Seaprodex Vietnam), ñược nhà nước + Phải ñối chiếu ñịnh mức cho phép với chi phí thực tế phát sinh ñầu tư vốn, thành lập tổ chức hoạt ñộng kinh doanh thủy sản, + Phải ñảm bảo tách biệt chức thực nghiệp vụ phục vụ sản xuất kinh doanh thủy sản ngành nghề khác theo qui ñịnh pháp luật với chức ghi sổ kế toán 1.5.2 Kiểm soát giá vốn hàng bán + Đối với trình mua vật tư, hàng hóa nhập kho ñược thực Ngày 09 tháng 12 năm 2006, Công ty ñã tổ chức thành công Đại hội cổ ñông thành lập Công ty cổ phần XNK thuỷ sản miền Trung, chủ yếu dựa vào hợp ñồng kinh tế, hóa ñơn mua hàng ñể ngày 01/01/2007, Công ty thức ñi vào hoạt ñộng kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ chứng từ, kiểm tra tính xác 2.1.1.2 Quá trình phát triển Công ty việc tính toán tiêu hóa ñơn + Đối với trình xuất bán vật tư hàng hóa: - Tách biệt chức ghi sổ kế toán hàng tồn kho chức bảo vệ tài sản (thủ kho) - Mọi nghiệp vụ phát sinh liên quan ñến nhập xuất kho hàng hóa ñều phải chứng từ ñầy ñủ chữ ký bên có liên quan - Thực việc kiểm tra ñối chiếu mặt số lượng giá trị mặt hàng, doanh thu giá vốn nhằm phát dấu hiệu bất thường, không hợp lý Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN MIỀN TRUNG 2.1 Khái quát Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung Giai ñoạn 2007 ñến nay: Sau năm cổ phần hoá, với nổ lực, tâm huyết tập thể cán bộ, công nhân viên ñội ngũ lãnh ñạo, hoạt ñộng Seaprodex Danang ñang dần hoàn thiện bước tạo lập hệ thống hoạt ñộng ñộng - chuyên nghiệp - hiệu quả, môi trường làm việc thân thiện, văn hoá hoàn thiện liên tục tiêu chuẩn chất lượng hệ thống, nguồn lực 2.1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ Công ty - Tổ chức hoạt ñộng kinh doanh xuất nhập kinh doanh nội ñịa sản phẩm thủy sản, thức ăn nuôi tôm, gia cầm, gia súc Bên cạnh ñó công ty kinh doanh vật tư nhập phục vụ sản xuất ngành thủy sản ngành kinh tế khác - Hợp tác liên doanh, liên kết với tổ chức kinh tế nước - Không ngừng ñổi công nghệ, tiếp thị, quản lý công ty 2.1.1 Quá trình hình thành, phát triển chức năng, nhiệm vụ Đồng thời tổ chức quản lý công tác nghiên cứu, ứng dụng tiến Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung khoa học kỹ thuật công nghệ, công tác ñào tạo, bồi dưỡng cán 2.1.1.1 Quá trình hình thành Công ty Công ty XNK thủy sản miền Trung ñược thành lập theo Quyết ñịnh số 242/TS-QĐ ngày 31/3/1993 Bộ Thủy sản, doanh Footer Page of 126 - Thực vai trò hội tụ việc phát triển ngành kinh tế thủy sản hỗ trợ nghề cá nhân dân khu vực miền Trung 11 12 2.2 Thực trạng kiểm soát nội chi phí kinh doanh công 2.2.3 Kiểm soát nội chi phí kinh doanh Công ty thông qua ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung thủ tục kiểm soát 2.2.1 Giới thiệu môi trường kiểm soát 2.2.3.1 Thủ tục kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp Header Page of 126 2.2.1.1 Cơ cấu tổ chức Công ty Bộ máy quản lý công ty ñược thực theo mô hình trực tuyến chức năng, ñứng ñầu Đại hội ñồng cổ ñông 2.2.1.2 Chính sách nhân * Kiểm soát chi phí tiền lương khoản trích theo lương phận quản lý Vào ñầu tháng, vào bảng chấm công khối văn phòng, hệ số lương (theo quy ñịnh Nhà nước) ñể tính lương bản, Hiện nay, Công ty ñã xây dựng ban hành quy chế Bảng tổng hợp hệ số lương bình bầu phận sử dụng tuyển dụng ñào tạo lao ñộng phù hợp với nhu cầu công ty, lao ñộng gửi lên hàng tháng ñã ñược giám ñốc duyệt (dùng ñể tính tránh ñược tình trạng tuyển người không ñúng việc, không ñủ trình lương theo doanh thu), hệ số lương trách nhiệm (do Tổng Công ty ñộ ñáp ứng yêu cầu công việc, quy ñịnh) ñể tính số lương phải trả cho cán phận quản Về sách tiền lương, Công ty áp dụng chế ñộ tiền lương lý công ty qua Bảng toán tiền lương khoán theo doanh thu phận Trong trường hợp không ñạt * Kiểm soát chi phí vật tư, công cụ, dụng cụ dược tiêu doanh thu ñề ñược hưởng mức lương Đánh giá rủi ro xảy : 2.2.1.3 Công tác kế hoạch Hiện tại, kế hoạch kinh doanh Công ty tiêu chung cho loại hình hoạt ñộng kinh doanh năm kế hoạch Công ty chưa thực việc lập kế hoạch tài chính, ñó không - Do Công ty không khoán ñịnh mức sử dụng vật tư cho chủ ñộng ñược nguồn tiền ñể chi trả khoản nợ kịp thời 2.2.1.4 Bộ phận kiểm toán nội Công ty cổ phần XNK thủy sản miền Trung công ty có quy mô lớn, nhiên Công ty chưa thành lập phận lãnh ñạo chưa nhận thức ñược vai trò kiểm toán nội 2.2.2 Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung Luồng thông tin mà Công ty ñang sử dụng ñể kiểm soát giá vốn hàng bán, chi phí bán hàng, chi phí QLDN chủ yếu thông tin khứ phận kế toán tài cung cấp, thiếu thông tin kế toán quản trị Footer Page of 126 phận nên ñã không kiểm soát ñược khâu sử dụng dẫn ñến việc sử dụng lãng phí, không hiệu làm cho chi phí tăng; - Việc thực nghiệp vụ mua vật tư, công cụ dụng cụ phận có nhu cầu thực phận kiểm tra lại nên không ñảm bảo số lượng chất lượng vật tư mua về; - Thiếu kiểm soát khâu lựa chọn nhà cung cấp * Kiểm soát chi phí khấu hao TSCĐ Trong thực tế toàn chi phí khấu hao công ty ñều ñược kế toán hạch toán vào chi phí quản lý doanh nghiệp, chưa hợp lý Phương pháp khấu hao TSCĐ Công ty phương pháp theo ñường thẳng, nhiên công ty áp dụng cách tính khấu hao tròn tháng cũ nên số khấu hao tính vào chi phí không xác Nhận xét ñánh giá khả rủi ro xảy ra: Header Page of 126 13 Công ty chưa có báo cáo giúp cho việc ñánh giá, phân tích tình hình sử dụng hiệu sử dụng TSCĐ như: công suất sử dụng, thời gian sử dụng, hiệu suất sử dụng ñể ñưa biện pháp quản lý TSCĐ có hiệu ñề ñịnh ñổi TSCĐ 14 ñồng kinh tế trình Tổng Giám ñốc phê duyệt, tiến hành ký hợp ñồng vận chuyển với ñơn vị vận tải Hợp ñồng chứng từ có liên quan ñược chuyển ban TC - KH - ĐT theo dõi, toán ghi sổ kế toán chi phí bán hàng * Kiểm soát chi phí ñiện thoại, internet * Chi phí khác tiền Về chi phí ñiện thoại Công ty có khoán ñịnh mức cụ thể Như Tại Công ty, chi phí tiền thuộc khoản mục chi phí bán vậy, việc kiểm soát chi phí công ty ñược thực thông qua ñịnh mức chứng từ sổ sách liên quan hàng gồm có hoa hồng môi giới, chi phí quảng cáo,… Nhìn chung, ñối với khoản mục chi phí bán hàng, Công ty Còn ñối với chi phí dịch vụ internet: Chi phí phát sinh hàng dừng lại việc kiểm tra tính xác số liệu tháng chủ yếu phục vụ cho công tác quản lý Công ty chưa chứng từ kế toán, tính hợp pháp chứng từ mà chưa tiến hành kiểm soát ñược khâu sử dụng, việc sử dụng lãng phí nhiều sử thủ tục kiểm soát khác lập bảng tổng hợp chi phí bán hàng ñể dụng sai mục ñích dẫn ñến làm tăng chi phí giảm hiệu kinh doanh kiểm tra ñối chiếu số liệu với sổ phân tích tiêu kế * Kiểm soát chi phí dịch vụ mua chi phí khác tiền hoạch thực chi phí phân tích tính hợp lý số liệu Khi phát sinh nghiệp vụ vào chứng từ (hóa ñơn GTGT, 2.2.3.3 Thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán hợp ñồng kinh tế chứng từ khác có liên quan) ñược kế * Kiểm soát giá mua vật tư, hàng hóa tiêu thụ kỳ: toán kiểm tra mặt hình thức, nội dung chứng từ lập phiếu + Quá trình mua vật tư nhập kho chi ủy nhiệm chi trình kế toán trưởng Tổng giám ñốc ký Đối với vật tư nhập khẩu: Ở công ty thường mua hàng theo duyệt Sau ñó chuyển cho thủ quỹ ngân hàng ñể toán giá CIF chủ yếu Khi mua hàng theo giá CIF việc thuê tàu vận cho nhà cung cấp chuyển mua bảo hiểm hàng hóa ñều nhà xuất thực 2.2.3.2 Thủ tục kiểm soát chi phí bán hàng Công ty làm thủ tục chuẩn bị nhận hàng toán tiền hàng * Đối với tiền lương khoản trích theo lương phận bán hàng: Thủ tục kiểm soát tương tự phận quản lý doanh nghiệp * Đối với khoản phí, lệ phí: Chi phí ñược kiểm soát thông qua thủ tục cụ thể sau: Trình tự thủ tục nhập ñược tiến hành sau: Khi phát sinh yêu cầu mua hàng nhập khẩu, nhân viên phòng kinh doanh lập "Phiếu yêu cầu vật tư" ghi nhận thông tin: mặt hàng, số lượng, nhà cung cấp, ñơn giá, ngày cần hàng,, có chữ ký xác nhận trưởng phòng gửi Ban nhập Sau ký kết ñược hợp ñồng cung cấp hàng hóa, tùy theo ñịa Ban nhập nhập yêu cầu vào hệ thống ñể Ban giám ñốc ñiểm giao hàng, ban XNK lựa chọn phương thức vận chuyển cho phù phê duyệt, phân công người mua hàng kiểm tra mã nhà cung cấp hợp, sau ñó tiến hành khảo sát giá, lựa chọn ñơn vị vận tải lập hợp hệ thống Footer Page of 126 Header Page of 126 15 Bộ phận kinh doanh nhập lập phương án kinh doanh 16 Đánh giá rủi ro xảy ñối với chi phí mua hàng: trình tổng giám ñốc phê duyệt Trên sở phương án kinh doanh ñã - Hàng nhập cảng phải nằm chờ chứng từ văn phòng ký ñại diện khối quản lý (Tổng giám ñốc) tiến hành ký kết hợp ñồng công ty gởi vào chi nhánh làm thủ tục nhận hàng nên phát sinh ngoại thương với nhà cung cấp thêm khoản chi phí thuê bãi làm tăng chi phí mua hàng Bộ phận mua hàng có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập hàng theo ñơn hàng Kế toán công ty tiến hành thủ tục làm nghiệp vụ kí quĩ mở L/C ngân hàng - Phương thức toán hàng nhập công ty chủ yếu L/C nên thường phải tốn khoản lệ phí mở L/C, tu chỉnh L/C có thay ñổi ñiều khoản hợp ñồng dẫn ñến làm tăng chi phí mua hàng Khi chứng từ hàng nhập ñến ngân hàng, ñại diện - Toàn chi phí mua hàng phát sinh công ty ñều tính hết cho công ty làm thủ tục ngân hàng ñể lấy chứng từ, sau ñó gửi hàng bán kỳ mà chưa tiến hành phân bổ cho hàng tồn Như chứng từ ñường bưu ñiện cho ñại diện công ty làm cho việc tính toán giá vốn hàng tiêu thụ bị sai chi nhánh ñể làm thủ tục hải quan ñi nhận hàng hóa 2.3 Đánh giá công tác kiểm soát nội chi phí kinh doanh Đối với vật tư mua nước: Thủ tục kiểm soát ñược thực chủ yếu chứng từ + Quá trình xuất vật tư, hàng hóa tiêu thụ: Thủ tục kiểm soát ñược thực sau: Công ty áp dụng phương thức bán hàng trực hợp ñồng kinh tế Khi bán hàng theo phương thức khách ñến trực tiếp kí công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung Nhìn chung công ty ñã thiết lập ñược hệ thống kiểm soát tương ñối hữu hiệu Tuy nhiên, bên cạnh ñó công tác kiểm soát chi phí kinh doanh công ty số tồn ñịnh 2.3.1 Về môi trường kiểm soát hợp ñồng mua hàng với công ty Phương thức toán * Cơ cấu tổ chức trường hợp bên mua toán cho bên bán tiền mặt Thứ nhất: Vẫn có tượng ñội ngũ cán quản lý ñược chuyển khoản theo thỏa thuận hợp ñồng * Kiểm soát chi phí mua hàng ñổi mới, Chủ tịch Hội ñồng quản trị kiêm Tổng giám ñốc Thứ hai: Công ty chưa tổ chức hoạt ñộng ñúng với loại hình + Đối với chi phí vận chuyển, thuê kho bãi, bốc xếp hàng hóa công ty cổ phần; giữ nguyên phương thức ñiều hành cũ Trong Sau hàng cảng, ñại diện chi nhánh ñược ủy quyền cấu tổ chức, hoàn toàn tách biệt rõ ràng quản lý - ñiều Giám ñốc lựa chọn phương thức vận chuyển phù hợp (chủ yếu hành (mặc dù Điều lệ công ty quy ñịnh), toàn Ban giám ñốc ñường bộ), lựa chọn ñơn vị vận tải ký kết hợp ñồng vận tải thành viên Hội ñồng quản trị + Các khoản phí, lệ phí: Các khoản phí ñược kiểm soát chủ yếu chứng từ ngân hàng cung cấp Footer Page of 126 * Chính sách nhân Header Page of 126 17 Bộ máy quản lý ñược ñổi mới, Công ty chưa có sách thu hút nhân tài, cán quản lý giỏi từ công ty Trình ñộ cán quản lý công ty nhiều hạn chế, ñộ tuổi cán chủ chốt cao Đặc biệt, số cán có trình ñộ ngoại ngữ, tin học ñủ ñể làm việc trực tiếp với ñối tác nước Công ty không thực việc luân chuyển cán bộ, ñó dễ dẫn ñến tình trạng nhân viên có ñiều kiện che dấu sai phạm dễ dàng thực hành vi gian lận 18 - Chưa thực tốt khâu phê chuẩn việc kiểm soát ñối với trình lập hợp ñồng ngoại thương, hợp ñồng kinh tế - Chưa ñảm bảo nguyên tắc phân công phân nhiệm việc thực nghiệp vụ mua hàng - Thiếu thông tin phục vụ cho việc ñịnh: báo giá, báo cáo tồn kho, - Chi phí mua hàng chưa ñược phân bổ cho hàng tồn cuối kỳ Chương * Công tác lập kế hoạch dự toán HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH Công tác lập kế hoạch dự toán chưa ñược trọng ñúng mức, DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU việc lập thực kế hoạch, dự toán mang tính hình thức THỦY SẢN MIỀN TRUNG chưa mang tính ñịnh hướng, kiểm soát chi phí 3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh 2.3.2 Về tổ chức hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung doanh Công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty cổ phần Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách phục vụ cho công tác kiểm XNK thủy sản miền Trung thời gian qua tồn soát chi phí chưa phát huy hết vai trò kiểm soát việc ñối chiếu số hạn chế ñịnh chưa thực việc khoán chi phí cho liệu, xác nhận tính xác, ñầy ñủ chứng từ liên quan chưa phận, chưa xây dựng ñịnh mức chi phí, chưa kiểm soát chặt chẽ khâu ñáp ứng cung cấp thông tin cách toàn diện cho nhà quản lý Các báo mua hàng, lập hợp ñồng, thiếu thông tin cho việc ñịnh cáo kế toán chưa thể ñược vai trò cung cấp thông tin, phân tích chi lựa chọn nhà cung cấp, chưa tính toán phân bổ xác chi phí, thông tin biến ñộng chi phí so với kế hoạch phí cho ñối tượng chịu chi phí Chính ñiều ñó ñã làm 2.3.3 Các thủ tục kiểm soát giảm hiệu kinh doanh Công ty - Công ty chưa khoán ñịnh mức chi phí vật liệu, ñồ dùng văn Do ñó, ñể nâng cao khả cạnh tranh, tăng hiệu kinh phòng cho phận việc sử dụng lãng phí - Đối với chi phí dịch vụ mua chi phí khác tiền kế toán tập hợp tính hết vào chi phí QLDN mà không tiến hành phân bổ cho phận khác chưa xác - Đối với việc tính khấu hao TSCĐ chưa ñúng theo qui ñịnh (tính tròn tháng) hạch toán toàn nội dung chi phí vào chi phí QLDN chưa phù hợp doanh ñảm bảo cho thông tin trình bày báo cáo tài ñược Footer Page of 126 phản ánh trung thực thời gian tới Công ty cần phải hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh 3.2 Nội dung hoàn thiện công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung 3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát Header Page 10 of 126 19 3.2.1.1 Hoàn thiện cấu tổ chức Công ty - Tách biệt chức danh chủ tịch HĐQT chức danh Tổng giám 20 tác ñiều hành quản lý ñược tốt Bộ phận KTNB phải ñược tổ chức ñộc lập với phận khác Công ty trực thuộc cấp quản lý ñốc Công ty, ñồng thời Tổng giám ñốc Phó tổng giám ñốc phải cao Công ty không ñược kiêm nhiệm chức danh Giám ñốc chi nhánh 3.2.2 Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ công tác kiểm soát - Công ty tuyển dụng ứng viên ñã làm công chi phí kinh doanh việc kiểm toán nội có chứng hành nghề kế toán, kiểm toán * Về chứng từ kế toán ñể làm công tác kiểm soát Việc tổ chức hạch toán ban ñầu sử dụng chứng từ phản ánh 3.2.1.2 Hoàn thiện sách nhân + Chiến lược ñào tạo nguồn nhân lực cho Công ty phải ñược nghiệp vụ kinh tế phát sinh sở ñể kiểm soát, xử lý cung cấp thông tin Vì vậy, hoàn thiện theo hướng sau: xây dựng cách chi tiết, khoa học, bao gồm ñào tạo chuyên + Thiết kế mẫu chứng từ phù hợp môn, phẩm chất trị, lực ñiều hành quản lý, tác phong, lề + Hoàn thiện yếu tố chứng từ lối làm việc Chẳng hạn như: Thiết kế lại mẫu phiếu xuất kho theo hạn + Công ty phải xây dựng sách thu hút nhân tài thông qua mức (xem bảng 3.1) chế ñộ trả lương, trả thưởng, ưu ñãi mua cổ phần công ty Bảng 3.1: MẪU PHIẾU XUẤT KHO THEO HẠN MỨC thành lập Bộ phận sử dụng: Ban TC-KH-ĐT Định khoản phận phận với Lý xuất: Dùng cho công tác văn phòng Nợ TK 642 3.2.1.3 Về công tác lập kế hoạch Xuất kho: Kho công ty Có TK 152 ĐVT: ngàn ñồng Cần trọng công tác lập kế hoạch Các kế hoạch cần chi tiết cho loại hình hoạt ñộng kinh doanh, thể ĐVT quí D - Giấy A4 Ram - Giấy A4 ram quy cách phẩm Mã số chất vật tư tháng Cần theo dõi thường xuyên, chặt chẽ việc thực kế hoạch tất phòng, ban, theo tháng 3.2.1.4 Thiết lập phận kiểm toán nội Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung A ñược Ngày TT Ngày15/3 Công ty Trên sở kế hoạch năm ñược chia thành quý, Hạn mức Tên nhãn Ngày2/3 tiêu cần thực quý, tháng ñược lập từ phận Số lượng B C duyệt Công + Đồng thời năm lần thực việc luân chuyển cán Ngày tháng năm 2009 Đơn Thành giá tiền 46 92 46 138 46 230 Mục ñích KTNB thực việc kiểm tra, kiểm soát hoạt ñộng thông tin kinh tế tài Công ty giúp cho công Footer Page 10 of 126 Cộng 5 21 Header Page 11 of 126 22 Việc thiết kế mẫu phiếu xuất kho giúp cho kế toán kiểm Báo cáo chi phí bán hàng theo phận: giúp nhà soát ñược lượng vật tư xuất dùng quí, góp phần tiết kiệm chi phí quản lý kiểm tra ñánh giá tình hình sử dụng chi phí, tăng cường * Về sổ sách + Mở sổ kế toán chi tiết chi phí vừa ñảm bảo ñáp ứng yêu cầu kiểm soát, vừa tuân theo chế ñộ kế toán hành + Mở sổ chi tiết theo khoản mục chi phí, theo yếu tố chi phí kết hợp với việc phân loại chi phí theo cách ứng xử chi phí Các sổ kế toán chi tiết chi phí kinh doanh ñược mở sau: việc kiểm soát chi phí phận, ñơn vị (xem bảng 3.5) + Sổ kế toán chi tiết chi phí bán hàng ñược mở cho phận bán hàng ñược chi tiết hóa theo nội dung chi phí theo qui ñịnh (xem bảng 3.3) Bộ phận: Ban xuất Đơn vị tính: ngàn ñồng Ghi Nợ TK 641 Diễn giải Số Ngày TK ĐƯ Tổng số tiền Biến phí Định phí bán hàng bán hàng Trong ñó Chỉ tiêu Tổng cộng Ban XK Ban NK Doanh thu 169.107.860 90.656.900 78.450.960 Biến phí 106.221.535 50.720.108 55.501.427 + giá vốn 106.044.414 50.623.560 55.420.854 177.121 96.548 80.573 Lãi biến phí 62.886.325 39.936.792 22.949.533 Định phí trực tiếp 16.422.406 8.798.565 7.623.841 Lãi phận 46.463.919 31.138.227 15.325.692 Định phí chung DN 42.255.680 Lãi DN 4.208.239 16.666,67 + Mục ñích cung cấp thông tin chi phí thu nhập phận riêng biệt doanh nghiệp ñể ñánh giá kết hoạt ñộng kiểm soát, quản lý ñối với chi phí, thu nhập phận + Việc lập báo cáo phải theo cách ứng xử chi phí giúp nhà quản trị ñịnh quản lý thông qua nhân tố ảnh hưởng 177.121 16.422,4 5/3/09 - Khấu hao TSCĐ 214 16.666,67 HĐ 6/3/09 - Phí vận chuyển 111 4.000 4.000 193.543,4 ĐVT: 1.000ñ + Biến phí bán hàng Bảng 3.3: MẪU SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG Chứng từ Bảng 3.5: Báo cáo chi phí phận biến phí ñịnh phí, khối lượng, doanh thu… Cộng phát sinh Số kết chuyển Người ghi sổ * Về báo cáo 911 193.543,4 Kế toán trưởng + Các báo cáo phận thường lập mức ñộ khác nhiều phạm vi khác nhau, phản ánh phận hay phạm vi Công ty Trên báo cáo phận chi phí phát sinh trực tiếp phận nhà quản lý phận ñó kiểm soát ñược + Cơ sở lập: Lấy số liệu từ sổ kế toán chi tiết chi phí doanh thu phận doanh nghiệp Footer Page 11 of 126 Header Page 12 of 126 23 24 3.2.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí kinh doanh Bắt ñầu chi phí bán hàng * Đối với chi phí vật liệu, ñồ dùng văn phòng Công ty cần qui ñịnh ñịnh mức sử dụng cho phận Đồng thời Tổng giám ñốc uỷ quyền cho Phó Giám ñốc kinh doanh tiến hành lựa chọn nhà cung cấp dựa báo giá nhà cung cấp gửi ñến Bộ phận yêu cầu mua hàng 3.2.3.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chi phí quản lý doanh nghiệp Kiểm tra mã hàng hóa hệ thống Yêu cầu mua hàng Chưa có Phê duyệt yêu cầu mua hàng Lập Yêu cầu mua hàng vào tiêu chí Công ty xây dựng giá cả, chất lượng Chuyển KT kho nhập Mã uy tín bán hàng giao hàng Định kỳ, phận vật tư tiến hành ñánh giá lại nhà cung cấp Lựa chọn NCC Không duyệt báo cáo lại cho Giám ñốc Công ty Công ty nên chuyển ñổi vị trí nhân viên mua hàng ñể * Đối với chi phí mua ñiện, nước, chi phí tiếp khách, ñàm phán ký kết hợp ñồng, Công ty cần phải xác ñịnh phân bổ cho hai hoạt ñộng bán hàng quản lý Ban nhập ñịnh thời gian dài Không duyệt Nhận báo giá Phân công người mua tránh tình trạng người có quan hệ với số nhà cung cấp Lập phương án kinh doanh Kiểm tra mã NCC hệ Lập ñơn mua hàng HĐ Gửi yêu cầu báo Công ty tính hết toàn vào chi phí QLDN chịu * Đối với chi phí khấu hao tài sản cố ñịnh Công ty không thực việc tính khấu hao theo ngày kể từ Theo dõi nhận hàng Chưa có Kết thúc ngày tăng giảm TSCĐ mà tính tròn tháng dẫn ñến làm cho khấu 3.2.3.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát giá vốn hàng bán * Đối với qui trình mua hàng: (xem lưu ñồ 3.1 lưu ñồ 3.2) Lưu ñồ 3.1: Mua hàng nước Footer Page 12 of 126 Kho ñiều chỉnh lại Kế toán hao tính vào chi phí kinh doanh chưa xác cần phải tiến hành Phiếu thông tin NCC Kế toán theo dõi công nợ Nhập thông tin NCC Thông báo hang Kiểm tra hàng hóa Xử lý nhập kho Header Page 13 of 126 25 * Với lưu ñồ việc kiểm tra, kiểm soát ñược tăng cường thể chỗ: - Thứ nhất: Tuân thủ ñược nguyên tắc phân công phân nhiệm 26 yêu cầu nhà xuất gửi phần chứng từ trực tiếp cho ñại diện chi nhánh ñể làm thủ tục trước, sau lấy ñầy ñủ chứng từ ngân hàng ñi nhận hàng hóa - Thứ hai: Thông tin phục vụ cho việc ñịnh lựa chọn - Công ty nên tận dụng lợi ñể toán theo nhà cung cấp ñảm bảo khách quan, tránh ñược thông ñồng phương thức toán T/T D/A chậm trả, hạn chế phương nhà cung cấp với Tổng giám ñốc người mua hàng thức toán L/C nhằm giảm bớt khoản phí ngân hàng, ñồng thời - Thứ ba: Đảm bảo nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn Đối với phương án kinh doanh: Cần có phê duyệt Trưởng ban nhập thủ tục lại nhanh gọn - Cuối kỳ kế toán cần tính toán phân bổ chi phí mua hàng cho hàng tồn hàng bán kỳ theo tiêu thức phân bổ thích hợp Đối với hợp ñồng: Chi phí mua hàng phát sinh ñược kiểm soát theo chứng từ thực tế - Phòng kinh doanh: Xem xét hình thức hợp ñồng Vào cuối quý, sau xác ñịnh ñược giá vốn hàng tiêu thụ - Ban nhập khẩu: Xem xét nội dung hàng hóa quý, kế toán hàng tồn kho tính phân bổ chi phí mua hàng - Phòng kế toán: Xem xét phương thức toán, cho hàng tiêu thụ quý theo giá vốn hàng hóa chứng từ - Ban giám ñốc: Phê duyệt, ký kết hợp ñồng KẾT LUẬN Luận văn ñã nêu ñược tác dụng hệ thống KSNB * Đối với quy trình xuất hàng: Theo ñặc ñiểm hoạt ñộng kinh việc kiểm soát chi phí, cung cấp thông tin, ngăn chặn phát doanh công ty, cần ñược hoàn thiện sau: Đối với khâu lập hợp hành vi gian lận phân tích làm rõ sở lý luận tổ chức hệ ñồng cần có tham gia kiểm tra nhiều phận có liên quan ñể giảm thống KSNB Công ty cổ phần XNK thủy sản miền Trung rủi ro thông ñồng người mua Tổng giám ñốc Luận văn ñã ñi sâu nghiên cứu, phân tích thực trạng tổ chức hệ * Kiểm soát chi phí mua hàng thống KSNB chi phí kinh doanh công ty cổ phần XNK thủy sản Mọi công tác hạch toán hàng nhập ñược thực phòng miền Trung: kinh doanh, ban nhập phòng kế toán công ty, nhiên - Phân tích thực trạng yếu tố môi trường kiểm soát, hệ thực tế hàng nhập lại ñược nhập chi nhánh Hà Nội thành phố Hồ thống kế toán thủ tục kiểm soát có ảnh hưởng ñến tính hữu hiệu Chí Mnh Khi chứng từ hàng nhập ñến ngân hàng, ñại diện hiệu hệ thống KSNB - Đánh giá ưu ñiểm hạn chế, tồn Luận văn ñã phân tích cần thiết phải hoàn thiện hệ thống KSNB chi phí kinh doanh ñưa giải pháp ñể hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội chi phí kinh doanh công ty làm thủ tục ngân hàng ñể lấy chứng từ, sau ñó gửi chứng từ ñường bưu ñiện cho ñại diện công ty chi nhánh ñể làm thủ tục hải quan ñi nhận hàng hóa Như vậy, ñể rút ngắn thời gian nhận hàng, giảm phí lưu kho cảng công ty Footer Page 13 of 126  ... khu vực miền Trung 11 12 2.2 Thực trạng kiểm soát nội chi phí kinh doanh công 2.2.3 Kiểm soát nội chi phí kinh doanh Công ty thông qua ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung thủ tục kiểm soát. .. lý Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT CHI PHÍ KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU THỦY SẢN MIỀN TRUNG 2.1 Khái quát Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung Giai ñoạn 2007 ñến... chung kiểm soát chi phí kinh doanh doanh nghiệp thương mại Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát chi phí kinh doanh Công ty cổ phần xuất nhập thủy sản miền Trung Chương 3: Hoàn thiện công tác kiểm