TỔNG QUAN VỀ TÌM THÔNG TIN & MINH CHỨNG TS Nguyễn Tiến Dũng Trưởng phòng quản trị chiến lược Trường đại học Sư phạm Kỹ thuật Tp.HCM Tel: 0908126844 ; Email:dungnt@hcmute.edu.vn Hå ChÝ Minh, 4-2014 Nội dung Các yêu cầu thu thập xử lý MC Vai trò mục đích Các khó khăn tìm TTMC Các nguyên tắc tìm TTMC Các loại TTMC tìm Các bước cần thực Các PP thu thập, phân tích thông tin minh chứng Các sai lầm thu thập thông tin, minh chứng Bài tập thảo luận CÁC YÊU CẦU VỀ MINH CHỨNG TRONG KĐCL Đúng Đủ Được mã hóa, xếp theo qui định Có câu hỏi: Thế đúng, làm để biết đúng? Thế đủ, làm để biết đủ? Đúng? • Là minh chứng đáp ứng với yêu cầu (các từ khóa) tiêu chí khía cạnh: - Nội dung: chứa nội dung, thông tin theo yêu cầu tiêu chí – Độ tin cậy: người khác thu thập minh chứng – Trong số minh chứng có được, minh chứng sau phải có tính hành Đủ? Đối với yêu cầu tiêu chí có đủ minh chứng cho toàn chu kỳ kiểm định tránh thu thập minh chứng năm thực tự đánh giá Ngoài minh chứng hoạt động trường cần có minh chứng (thường văn bản) quản lý cấp Các minh chứng kể từ bắt đầu hoạt động minh chứng kết hoạt động 3 Mã hóa, xếp theo qui định Theo phụ lục số 9, thông tư 462 Mã minh chứng (MC) ký hiệu chuỗi có ký tự; bao gồm chữ cái, ba dấu chấm chữ số, theo công thức: Hn.a.b.c Trong đó: - H: viết tắt “Hộp minh chứng” (Minh chứng tiêu chuẩn đặt hộp số hộp); - n: số thứ tự hộp minh chứng (có giá trị từ đến hết); - a: số thứ tự tiêu chuẩn (có giá trị từ đến 10); - b: số thứ tự tiêu chí (có giá trị từ đến hết số tiêu chí tiêu chuẩn); - c: số thứ tự minh chứng theo tiêu chí (có giá trị từ đến hết) H3.3.2.15 : MC thứ 15 tiêu chí thuộc tiêu chuẩn 3, đặt hộp Vai trò MC KĐCL • KĐCL loại hình đánh giá chất lượng loại hình không đánh giá trực tiếp vào chất lượng tiềm ẩn người học mà đánh giá vào hệ thống đảm bảo chất lượng bên nhà trường có xem xét đối tượng bên nhà trường (ĐG ngoài) • Văn hóa kiểm định văn hóa MINH CHỨNG: “mô tả”, nhận định “điểm mạnh, tồn tại, nguyên nhân” dựa minh chứng văn qui định liên quan, không dựa nhận định chủ quan minh chứng Mục đích tìm TTMC Để có nhìn hoàn chỉnh nhà trường (hiện tại, điểm mạnh, điểm tồn tại, …) Lập kế hoạch tự cải tiến nâng cao chất lượng liên tục  Thúc đẩy xây dựng phát triển hệ thống ĐBCL bên Cung cấp cho bên liên quan thông tin phù hợp Là bước chuẩn bị cho đánh giá Các khó khăn Là loại công việc mới, chưa quen Nhận thức chưa đầy đủ, nôn nóng hoàn thành công việc Chưa có kỹ đánh giá TT&MC cần thiết Văn hóa lưu trữ tổ chức Sự không nhiệt tình cá nhân hay phận có liên quan Các nguyên tắc Thu thập TT & MC Phải dựa theo tiêu chuẩn, chỉ số tiêu chí để thu thập TT&MC TT&MC phải gắn liền nội hàm (từ khóa) của tiêu chuẩn, chỉ số TT&MC phải kiểm chứng từ nhiều nguồn khác để đảm bảo độ tin cậy tính xác TT&MC tư liệu dạng định tính (văn bản) định lượng (các số liệu) Không được khôi phục minh chứng Nhóm công tác chuyên trách thường xuyên trao đổi để phản biện TT&MC thu Các loại MC thường sử dụng KĐCL Các văn bản/tài liệu/hồ sơ QL: báo cáo tổng kết; thông báo triển khai; biên bản họp; văn bản qui định, qui chế, hướng dẫn; nghị quyết Đảng, ĐHCNVC; Các biễu mẫu thống kê quá trình Qlý; các số liệu thống kê mô tả, các tỷ lệ rút từ số liệu thống kê mô tả, Các kết quả xử lý thông tin bảng hỏi/phiếu hỏi (SV, GV, CBQL, người tuyển dụng ) Các thông tin từ vấn SV, GV, CBQL Các biên bản ghi chép nội dung các buổi trao đổi/toạ đàm/hội thảo/hội nghị, Các văn bản Quan sát/dự giờ/thăm trường Các bước định hướng thu thập thông tin minh chứng Làm để đánh giá tiêu chuẩn, tiêu chí cách đầy đủ, trung thực xác, khách quan tin cậy? cậy B1 - Phân tích tiêu chuẩn, tiêu chí để xác định nội hàm của tiêu chuẩn tiêu chí B2 –Với nội hàm vậy thì cần có các thông tin hay minh chứng ở dạng nào?(Văn bản, hồ sơ, bảng thống kê, bảng đánh giá theo phiểu hỏi, ) – tham khảo ”HƯỚNG DẪN TÌM MINH CHỨNG” Các bước định hướng thu thập thông tin minh chứng B3 - Tính khả thi việc thu thập TT&MC đã nêu? nếu khả thi thì chuyển sang bước 4, nếu không khả thi thì quay lại bước (thảo luận nhóm) B4 – Tìm thông tin và minh chứng: cứ vào các kỹ thuật thu thập TT&MC của từng loại để tổ chức tìm kiếm TT&MC B5 – Xử lý các thông tin minh chứng: cứ vào kỹ thuật phân tích từng loại TT&MC để đánh giá mức độ đáp ứng của trường với yêu cầu của tiêu chí Các bước định hướng thu thập thông tin minh chứng B6 – Kiểm tra tính đầy đủ minh chứng: Các TT&MC đã nói lên đầy đủ nỗ lực của nhà trường hay chưa? - Liệu minh chứng thu có cung cấp thông tin hữu ích cho việc hiểu biết đầy đủ mức độ đáp ứng của trường về các nội dung, yêu cầu điều kiện tiêu chí hay chưa? chúng có giúp đánh giá thực trạng hiện quan trọng giúp tìm cách khắc phục các tồn tại của trường ở tiêu chí hay không? (thảo luận nhóm) KỸ THUẬT THU THẬP THÔNG TIN, MINH CHỨNG Nghiên cứu văn bản, hồ sơ Kỹ thuật quan sát Phỏng vấn Thảo luận nhóm Điều tra, khảo sát, thống kê Tài liệu Cục KT, trang 103-113 Các PP thu thập thông tin/ minh chứng PP1 - Nghiên cứu văn bản/tài liệu/hồ sơ QLý Lập bảng kê loại văn bản/tài liệu/HSơQLlý cần thu thập? Thu thập ở đâu? Tính hành/pháp lý văn bản/tài liệu/HSơ QLý? Đọc nội dung văn bản/tài liệu/HSơQLý xem có phù hợp với yêu cầu tiêu chí hay không? Các PP thu thập thông tin/ minh chứng PP2 - Phương pháp quan sát Xác định mục tiêu, đối tượng, nội dung cần quan sát ? Đưa tiêu chí/chỉ báo quan sát cho nội dung quan sát cụ thể Người quan sát ghi chép lại thông tin vào phiếu quan sát Nếu có điều kiện ghi hình So sánh đối chiếu thông tin từ quan sát với nguồn thông tin khác Các PP thu thập thông tin/ minh chứng PP3 - Phương pháp vấn Xác định mục đích, đối tượng, nội dung cần vấn? Sử dụng kỹ thuật đặt câu hỏi mở Làm để thông tin vấn có độ tin cậy? Người vấn ghi lại ý từ người trả lời (tóm tắt để người vấn khẳng định lại) Nếu có điều kiện ghi âm để nhóm thảo luận? So sánh đối chiếu thông tin từ vấn với nguồn thông tin khác Các PP thu thập thông tin/ minh chứng PP4 - Phương pháp điều tra, khảo sát Khảo sát có phải phương pháp cần thiết để thu thập thông tin cho tiêu chuẩn/tiêu chí này? Xác định mục đích? Đối tượng hỏi? Kiểu câu hỏi/ item (câu hỏi đóng hay mở)? Làm để thiết kế phiếu hỏi có độ tin cậy? Cách xử lý phân tích số liệu khảo sát giúp cho việc hiểu biết nội hàm tiêu chí? Số liệu khảo sát giúp cho việc cải tiến? Các PP thu thập thông tin/ minh chứng PP2 - Phương pháp sử dụng thống kê Xác định mục đích? Đơn vị thống kê? Cần số liệu thống kê nào? Bằng để có liệu thô? Ai cung cấp? đâu? số liệu thông kê dàng thu thập không? Lập bảng thống kê Thu thập liệu thô Nhập phân tích (xử lý) số liệu thống kê Số liệu thống kê giúp cho việc hiểu biết nội hàm tiêu chí? giúp cho việc cải tiến? Kỹ thuật thẩm định mức độ tin cậy/đầy đủ/phù hợp thông tin/minh chứng (thảo luận nhóm) Đặt câu hỏi tự chất vấn chất vấn người cung cấp thông tin minh chứng: Thông tin thu có phù hợp, coi minh chứng đáng tin cậy hay không? Các minh chứng có đảm bảo tính hành không? Các minh chứng đầy đủ để đánh giá tiêu chí không? Nếu người khác thu thập thông tin có thu kết tương tự không? Những thông tin có mang lại cho hiểu biết mới, rõ ràng xác lĩnh vực hay không? Thảo luận/phản biện nhóm Thảo luận/phản biện phiên họp HĐKĐCL Thảo luận/trao đổi với đồng nghiệp/chuyên gia tư vấn Các sai lầm thu thập TTMC Làm việc với tác phong “đối phó” Coi gợi ý tt&mc cục KT&KĐ CL minh chứng phải tìm “nghe người khác nói” mà không thực đọc, phân tích, … minh chứng thu thập xem thỏa mãn yêu cầu minh chứng hay chưa Thiếu phản biện lẫn (đặc biệt trưởng nhóm) nhóm công tác Luyện tập nhanh Hãy cho biết: 1/ Các yêu cầu (từ khóa) tiêu chí 2/ Những loại MC cần thu thập cho tiêu chí sau: Tc2.1: Cơ cấu tổ chức trường trung cấp chuyên nghiệp thực theo quy định Điều lệ trường trung cấp chuyên nghiệp cụ thể hoá quy chế tổ chức hoạt động nhà trường Luyện tập nhanh Tc2.2: Có hệ thống văn quy định để tổ chức, quản lý cách có hiệu hoạt động nhà trường Tc4.7: Tổ chức hoạt động ngoại khoá có tác động thiết thực giúp người học hình thành kỹ giao tiếp, lòng yêu nghề gắn bó với thực tiễn liên quan đến lĩnh vực đào tạo Bài tập thảo luận Chia nhóm: từ 3-6 người Xác định tiêu chuẩn tiêu chí làm Trình bày yêu cầu tiêu chuẩn, tiêu chí chọn Lập danh sách minh chứng dự kiến cần thu thập Trình bày minh chứng dự kiến cần thu thập Góp ý giảng viên (hoặc tư vấn viên)