ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - - QUÀNG VĂN BẰNG NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG LƢU TRỮ TRONG CÁC TRƢỜNG CHUYÊN NGHIỆP TỈNH SƠN LA LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC HÀ NỘI- 2017 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - - QUÀNG VĂN BẰNG NGHIÊN CỨU CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG LƢU TRỮ TRONG CÁC TRƢỜNG CHUYÊN NGHIỆP TỈNH SƠN LA Chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 60 31 02 06 LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH: LƢU TRỮ HỌC Ngƣời hƣớng dẫn: TS Đào Đức Thuận HÀ NỘI- 2017 MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài 2.Mục tiêu nghiên cứu 10 3.Phương pháp nghiên cứu 10 4.Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 11 4.1.Đối tượng nghiên cứu 11 4.2.Phạm vi nghiên cứu: 11 5.Nhiệm vụ nghiên cứu 12 6.Lịch sử nghiên cứu 12 7.Nguồn tư liệu 14 8.Đóng góp luận văn 14 9.Bố cục luận văn 15 CHƢƠNG THÀNH PHẦN, NỘI DUNG, ĐẶC ĐIỂM VÀ Ý NGHĨACỦA TÀI LIỆU LƢU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG 17 1.1.Tổng quan trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La 17 1.1.1.Vị trí 17 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La 17 1.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La 17 1.1.2.2.Quyền hạn trách nhiệm trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La 21 1.1.2.3.Tổ chức máy trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La 22 1.2.Một số thuật ngữ 28 1.2.2.Tổ chức 28 1.2.3.Hoạt động lưu trữ 29 1.2.4.Tổ chức hoạt động lưu trữ 29 1.2.5.Trường chuyên nghiệp 30 1.3.Thành phần, nội dung, đặc điểm tài liệu hình thành hoạt động trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La 30 1.3.1.Thành phần tài liệu 30 1.3.2.Nội dung tài liệu 34 1.3.3.Đặc điểm tài liệu 36 1.4.Ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La 37 1.4.1.Ý nghĩa thực tiễn 38 1.4.2.Ý nghĩa lịch sử 40 CHƢƠNG CÁC BIỆN PHÁP HIỆN HÀNH VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG LƢU TRỮ TRONG CÁC TRƢỜNG CHUYÊN NGHIỆP TỈNH SƠN LA 46 2.1 Tổ chức máy nhân thực hoạt động lưu trữ 46 2.1.1 Tổ chức máy thực hoạt động lưu trữ 46 2.1.2 Tổ chức nhân thực hoạt động lưu trữ 48 2.2 Xây dựng, ban hành văn quản lý, đạo hoạt động lưu trữ 52 2.3 Tổ chức kho tàng, trang thiết bị cho hoạt động lưu trữ 54 2.4 Tổ chức thực hoạt động lưu trữ 57 2.4.1 Tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ 58 2.4.2 Tổ chức công tác chỉnh lý tài liệu 62 2.4.3 Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu 64 2.4.4 Tổ chức công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 66 2.4.5 Tổ chức công tác thống kê tài liệu lưu trữ 70 2.4.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 71 2.5 Tổ chức công tác kiểm tra, đánh giá hoạt động lưu trữ 74 2.6 Áp dụng quy trình ISO 9001: 2008 hoạt động lưu trữ 75 2.7 Nguyên nhân tổ chức hoạt động lưu trữ chưa hiệu 77 2.7.1 Chủ quan 77 2.7.2 Khách quan 78 Tiểu kết chƣơng 2: 79 CHƢƠNG GIẢI PHÁP BỔ SUNG CHO TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG 80 3.1 Nhóm giải pháp nguồn nhân lực 80 3.1.1 Giải pháp nâng cao nhận thức nhân lực lãnh đạo, quản lý 80 3.1.2 Giải pháp nhân lực thực hoạt động lưu trữ 82 3.2 Nhóm giải pháp tài lực 84 3.3 Nhóm giải pháp vật lực 85 3.4 Nhóm giải pháp nghiệp vụ 89 3.4.1 Đẩy mạnh công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ 89 3.4.2 Tổ chức triển khai công tác chỉnh lý tài liệu 91 3.4.3 Nâng cao hiệu xác định giá trị tài liệu 93 3.4.4 Nâng cao hiệu thống kê tài liệu lưu trữ 104 3.4.5 Đảm bảo cơng tác bảo quản an tồn tài liệu lưu trữ 106 3.4.7 Thuê dịch vụ tư vấn Lưu trữ 108 Tiểu kết chương 3: 110 KẾT LUẬN 112 TÀI LIỆU THAM KHẢO 114 PHỤ LỤC 122 LỜI CAM ĐOAN Tôi cam đoan đề tài nghiên cứu “Nghiên cứu giải pháp tổ chức hoạt động lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La” cơng trình nghiên cứu riêng tơi Trong luận văn tơi có tham khảo số kết nghiên cứu, viết nhà khoa học, bạn học viên, bạn đồng nghiệp sử dụng số thông tin tài liệu thích Lời cam đoan tơi thật, sai tơi xin hồn tồn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày 13 tháng 02 năm 2017 TÁC GIẢ Quàng Văn Bằng LỜI CẢM ƠN Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến giáo sư, phó giáo sư, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội; cán bộ, công chức, viên chức công tác trường Cao đẳng Nông Lâm Sơn La, trường Cao đẳng Sơn La, trường Cao đẳng Y tế Sơn La, trường Cao đẳng Nghề Sơn La, Sở Giáo dục Đào tạo, Sở Khoa học Công nghệ, Sở Lao động - Thương binh Xã hội, Sở Nội vụ tỉnh Sơn La nhiều chuyên gia, đồng nghiệp khác tư vấn, giúp đỡ, ủng hộ bảo tận tình trình thực đề tài nghiên cứu Đặc biệt, xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới TS Đào Đức Thuận người trực tiếp hướng dẫn tơi hồn thành đề tài luận văn Tác giả luận văn Quàng Văn Bằng DANH MỤC CHỮ VIẾT TĂT Từ viết tắt Giải nghĩa BGDĐT Bộ Giáo dục Đào tạo BNV Bộ Nội vụ BQ Bảo quản CQ Cơ quan ĐV Đơn vị HĐ XĐGTTL Hội đồng xác định giá trị tài liệu KTSD TLLT Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ KHCN Khoa học công nghệ LT Lưu trữ QTVP Quản trị văn phòng TL Tài liệu THBQ Thời hạn bảo quản VT- LT Văn thư – Lưu trữ UBND Ủy ban nhân dân DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU - Bảng 1: Bảng tổng hợp kết khảo sát nhân thực hoạt động lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La - Bảng 2: Bảng tổng hợp kết khảo sát xây dựng ban hành văn quản lý, đạo hoạt động lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La - Bảng 3: Bảng tổng hợp kết khảo sát kho tàng, trang thiết bị phục vụ hoạt động lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La - Bảng 4: Bảng tổng hợp kết khảo sát tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La - Bảng 5: Bảng tổng hợp kết khảo sát tổ chức công tác chỉnh lý tài liệu trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La - Bảng 6: Bảng tổng hợp kết khảo sát tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La - Bảng 7: Bảng tổng hợp kết khảo sát tổ chức công tác bảo quản tài liệu lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La - Bảng 8: Bảng tổng hợp kết khảo sát tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La - Bảng 9: Bảng danh mục thiết bị dùng phòng/ kho lưu trữ PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức địa phương nói chung trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La nói riêng khối tài liệu có thành phần đa dạng, nội dung tài liệu phong phú có giá trị Giá trị tài liệu hình thành hoạt động trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La phản ánh nhiều phương diện khác chủ yếu hai phương diện: đào tạo nghiên cứu khoa học Khối tài liệu trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La chứa đựng thông tin phản ánh lịch sử hình thành, trình hoạt động nhà trường lĩnh vực giáo dục, nghiên cứu khoa học, góp phần đa dạng hóa thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Trên thực tế, ý nghĩa tài liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La dần nhận thức cách đầy đủ Vị trí quản lý nhà nước công tác lưu trữ địa phương nâng lên cách đáng kể, minh chứng rõ ràng việc ngày 28 tháng năm 2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV việc hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ Ủy ban nhân dân cấp Theo đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ thành lập sở hợp Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ Trung tâm Lưu trữ tỉnh Sau đó, Luật Lưu trữ đời năm 2011 đánh dấu bước phát triển ngành Lưu trữ Luật Lưu trữ kế thừa quy định trước lưu trữ có quy định mang tính thay đổi hệ thống Tiếp đến, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số: 15/2014/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2014 Thông tư hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, phòng Nội vụ thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh tỉnh Sơn La đơn vị nghiệp độc lập ( có văn thành lập Bộ Giáo dục Đào tạo, Bộ Lao động Thương binh Xã hội, UBND tỉnh Sơn La; có tổ chức máy riêng; có tài khoản dấu riêng; có văn thư riêng); tài liệu hình thành hoạt động trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La phản ánh chức năng, nhiệm vụ trường; tài liệu hình thành hoạt động trường tài liệu có giá trị thực tiễn giá trị lịch sử Vì vậy, tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La theo Quyết định số 802/QĐ – UBND ngày 17 tháng năm 2015 UBND tỉnh Sơn La Ban hành Danh mục quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La đa dạng Dựa tiêu chí khác nhau, tài liệu thuộc phông phân chia thành nhóm tài liệu khác Tuy nhiên, đề tài này, tập trung phân chia theo hai tiêu chí chủ yếu tiêu chí nguồn sản sinh tài liệu tiêu chí loại hình tài liệu Bởi lẽ, chúng tơi lựa chọn hai tiêu chí hai tiêu chí giúp chúng tơi xác định nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ quan, xác định loại hình tài liệu cần giao nộp, từ thuận lợi cho việc tổ chức hoạt động lưu trữ - Theo nguồn sản sinh tài liệu: Theo tiêu chí này, thành phần tài liệu trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La bao gồm nhiều loại tài liệu khác theo quan sản sinh tài liệu, là: + Tài liệu quan cấp trên: văn quy phạm, văn hành nhằm đạo công tác đào tạo, tuyển sinh, nghiên cứu khoa học, thực chế độ sách cán bộ, giảng viên, học sinh sinh viên trường Đó tài liệu quan Trung ương như: Chính phủ, Bộ, Cục, UBND tỉnh + Tài liệu quan hữu quan: văn hành trường học, viện, trung tâm nghiên cứu, đào tạo gửi đến trường nhằm 31 trao đổi, hợp tác công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học Đó Thơng báo trường Đại học, Học viên việc tuyển sinh trình độ thạc sĩ, tiến sĩ; Thông báo Trung tâm dịch vụ chuyển giao công nghệ Văn thư – Lưu trữ việc mở lớp nghiệp vụ Hành văn phịng, Văn thư – Lưu trữ kỹ soạn thảo văn + Tài liệu quan quản lý hành địa bàn: tài liệu UBND xã, phường, thị trấn Những tài liệu gửi đến trường để đạo, phối hợp cơng tác quản lý hành địa bàn quản lý Những tài liệu chủ yếu văn hành Cơng văn, Thơng báo, Giấy mời + Tài liệu trường ban hành: văn hành (như: Cơng văn, Giấy giới thiệu, Giấy đường, Kế hoạch, Quyết định, Thông báo, Tờ trình ) để thực hai chức trường: đào tạo nghiên cứu khoa học Do vậy, loại tài liệu chiếm khối lượng lớn thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ quan Ngồi ra, cịn có khối tài liệu tổ chức Đảng, đồn thể thuộc trường Đó tài liệu Đảng ủy, Đồn niên, Cơng đồn trường như: Biên bản, Chỉ thị, Kế hoạch, Nghị quyết, Quyết định, Tờ trình - Theo loại hình tài liệu: Theo tiêu chí tài liệu thuộc phơng lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La phân chia thành bốn loại sau: + Tài liệu hành chính: loại hình tài liệu tương đối phổ biến, gồm: văn quy phạm pháp luật, văn hành số văn chuyên ngành Theo quy định pháp luật, trường chun nghiệp khơng có thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật, hệ thống văn quy phạm pháp luật nằm thành phần tài liệu hành quan cấp trên, quan quản lý gửi đến trường như: Nghị định Chính phủ, 32 Quyết định Bộ trưởng, Nghị Hội đồng nhân dân tỉnh, Quyết định UBND tỉnh Mặt khác, loại văn hành sản sinh đa dạng thể loại Báo cáo, Công văn, Kế hoạch, Quyết định (cá biệt), Tờ trình Các loại văn sản sinh từ nhiều quan khác nhau, từ quan cấp trên, quan ngang cấp, từ quan quản lý hành địa bàn từ trường ban hành + Tài liệu khoa học - cơng nghệ: loại hình tài liệu hình thành chủ yếu hoạt động Hội đồng Khoa học Đào tạo trường như: quy chế hoạt động khoa học công nghệ, đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, sáng kiến kỹ thuật giảng dạy Ngồi ra, loại hình tài liệu cịn có hồ sơ hội thảo khoa học trường tổ chức; hồ sơ thiết kế, xây dựng cơng trình xây dựng trường; vẽ tổng mặt trường + Tài liệu nghe nhìn: loại tài liệu chiếm khối lượng nhỏ thành phần phơng lưu trữ quan Loại hình tài liệu chủ yếu ảnh, phim tư liệu tổ chức kiện lớn trường, dịp lễ nghi khánh tiết trường Lễ khai giảng năm học, Lễ đón nhận Huân chương lao động, ảnh chụp lưu niệm lãnh đạo cấp cao, tỉnh quốc gia Lào buổi làm việc với trường; Thước phim quay buổi thi giảng viên giỏi cấp trường, giảng viên dạy mẫu theo đào tạo tín + Tài liệu điện tử: loại tài liệu chủ yếu tài liệu số hóa, sở liệu website trường, giáo án điện tử, liệu văn bằng, chứng chỉ, liệu bảng điểm, điểm học phần, thời khóa biểu phần mềm quản lý đào tạo Loại hình tài liệu làm phong phú thêm thành phần thuộc phông Như vậy, phông lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La có thành phần tài liệu đa dạng, phục vụ đắc lực cho hoạt động thực tiễn nghiên cứu lịch sử trường 33 1.3.2 Nội dung tài liệu Để thực chức năng, nhiệm vụ nêu trên, trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La phải sản sinh khối lượng tài liệu tương đối lớn có nội dung đa dạng Theo khảo sát phân tích chúng tơi, tài liệu hình thành hoạt động trường có nội dung phản ảnh mười lĩnh vực bản, là: cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; tổ chức, cán bộ; đào tạo; nghiên cứu khoa học; kế hoạch - tài chính; quản trị - vật tư; hợp tác quốc tế; xây dựng bản; công tác học sinh, sinh viên; công tác đảng tổ chức trị - xã hội - Nhóm tài liệu cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ: nhóm tài liệu chủ yếu phản ánh cơng tác hành như: chế độ hội họp nhà trường, chế độ công tác, tài liệu kỷ niệm ngày lễ lớn, tài liệu cải cách hành trường Đồng thời, nhóm tài liệu cịn phản ánh cơng tác văn thư, lưu trữ như: tài liệu quản lý công tác văn thư, lưu trữ; tài liệu thực hoạt động văn thư, lưu trữ; tập công văn lưu loại sổ đăng ký văn - Nhóm tài liệu tổ chức, cán bộ: nhóm tài liệu gồm tài liệu thành lập trường, đổi tên trường; Xây dựng ban hành quy chế tổ chức hoạt động trường; xây dựng đề án, quy hoạch phát triển trường; Tài liệu thay đổi chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức trường; Thành lập, đổi tên, sáp nhập/ chia tách đơn vị thuộc trường; Tài liệu bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức; Bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ, công chức, viên chức; Chế độ sách cán bộ; Tài liệu khen thưởng, kỷ luật cán bộ, công chức, viên chức; Hồ sơ gốc cán bộ, cơng chức, viên chức - Nhóm tài liệu cơng tác đào tạo: Trong nhóm tài liệu gồm tài liệu như: tài liệu công tác tuyển sinh; Tài liệu mở ngành, nghề đào tạo; Về tổ chức đào tạo; Tổ chức thi tốt nghiệp, cơng nhận tốt nghiệp 34 - Nhóm tài liệu nghiên cứu khoa học: nhóm tài liệu bao gồm: tài liệu xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ; hội nghị, hội thảo khoa học trường tổ chức; tài liệu hoạt động Hội đồng Khoa học Đào tạo; Hồ sơ nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường - Nhóm tài liệu kế hoạch- tài chính: tài liệu kế hoạch – tài gồm: tài liệu xây dựng ban hành quy chế chi tiêu nội bộ; Cơng tác tài chính, kế tốn; tài liệu chuyển nhượng, bàn giao, lý tài sản; Thanh, kiểm tra tài chính; tài liệu kiểm tốn - Nhóm tài liệu quản trị- vật tư, gồm: tài liệu sử dụng nhà, đất; tài liệu kiểm kê tài sản; tài liệu sửa chữa tài sản trang thiết bị, vật tư, đồ dùng giảng dạy; tài liệu quốc phịng tồn dân, dân quân tự vệ; tài liệu an toàn lao động, phịng chống cháy nổ; Cơng tác bảo vệ, trật tự - Nhóm tài liệu hợp tác quốc tế: nhóm tài liệu gồm: tài liệu hợp tác đào tạo, bồi dưỡng với trường Đại học, Học viện nước; tài liệu liên kết, ký kết đào tạo với tỉnh phía Bắc nước Cộng hịa Dân chủ Nhân dân Lào - Nhóm tài liệu xây dựng bản: tài liệu đầu tư xây dựng bản, tài liệu sửa chữa, nâng cấp cơng trình trường, tài liệu xây dựng cơng trình - Nhóm tài liệu cơng tác học sinh, sinh viên: tài liệu xây dựng quy chế quản lý học sinh, sinh viên; tài liệu thực chế độ ưu đãi học sinh, sinh viên; tài liệu quản lý, theo dõi học sinh, sinh viên; tài liệu khen thưởng, kỷ luật học sinh, sinh viên; tài liệu chế độ bảo hiểm cho học sinh, sinh viên; hồ sơ học sinh, sinh viên - Nhóm tài liệu cơng tác Đảng tổ chức trị- xã hội: tài liệu Đại hội đảng; tài liệu tổ chức thực vận động lớn, triển khai Chỉ thị, Nghị cấp trên; tài liệu đánh giá, xếp loại tổ chức Đảng Đảng viên; hồ sơ Đảng viên; tài liệu tổ chức cơng đồn, đoàn niên 35 1.3.3 Đặc điểm tài liệu Tài liệu lưu trữ sản sinh trình hoạt động trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La có số đặc điểm sau đây: - Nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ, phản ánh hoạt động nhà trường qua thời kỳ lịch sử khác nhau, ghi lại kiện, biến cố lịch sử Các ảnh chụp lưu niệm lãnh đạo nhà trường với đồng chí Nguyễn Thị Doan – Chủ tịch Hội khuyến học Việt Nam chuyến thăm làm việc với trường Cao đẳng Sơn La, Hợp đồng ký hết hợp tác trường Cao đẳng Nông Lâm Sơn La với tỉnh phía Bắc nước Cộng hịa Dân chủ Nhân dân Lào, Quyết định nâng cấp trường, Quyết định sáp nhập đơn vị trực thuộc trường tài liệu quan trọng, chứa đựng thông tin khứ - Tài liệu lưu trữ có tính xác cao Tài liệu lưu trữ gần sinh đồng thời với kiện, tượng, nên thông tin phản ánh có tính chân thực cao Đó Biên ghi chép Hội nghị đối thoại lãnh đạo nhà trường với học sinh, sinh viên, Biên chấm thi, thi Trong tài liệu lưu trữ có chứng thể hiện, đảm bảo độ chân thực cao thơng tin như: bút tích tác giả, chữ ký lãnh đạo trường, dấu xác nhận trường, thời gian sản sinh tài liệu… - Tài liệu lưu trữ thơng thường có đến hai Hồ sơ nghiệm thu đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, Sổ cấp, phát bằng, chứng tài liệu quý trường Vì tài liệu lưu trữ phải bảo quản chặt chẽ - Tài liệu lưu trữ Nhà nước thống quản lý Tài liệu lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La lập thành phông lưu trữ riêng, thuộc thành phần nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Các tài liệu có giá trị như: hồ sơ nâng cấp trường; hồ sơ giải chế độ sách cho cán bộ, viên chức nhà trường; Hồ sơ ngân sách Nhà nước giao hàng năm; hồ sơ xây dựng quy chế quản lý học sinh sinh viên; Hồ sơ mục tiêu, nội dung, chương trình đào tạo ngành học, bậc học, hệ đào tạo; Hồ sơ hệ 36 thống đề cương, giáo trình, tài liệu học tập phục vụ đào tạo tài liệu lưu trữ có giá trị cao, cần đưa vào bảo quản lưu trữ lịch sử tỉnh để phục vụ cho khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 1.4 Ý nghĩa tài liệu hình thành hoạt động trƣờng chuyên nghiệp tỉnh Sơn La Tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La vừa có ý nghĩa thực tiễn cao, vừa có ý nghĩa quan trọng nghiên cứu lịch sử 37 1.4.1 Ý nghĩa thực tiễn Hoạt động trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La sản sinh tài liệu có ý nghĩa thực tiễn cao, cụ thể: Thứ nhất, tài liệu lưu trữ sở giúp người quản lý thực thuận lợi việc kiểm tra hoạt động trường, phục vụ việc thanh, kiểm tra quan cấp với Trường Trên thực tế, người quản lý sử dụng nhiều hình thức phương tiện khác để kiểm tra hoạt động quan, tổ chức Có thể kiểm tra tính hợp lý cần thiết việc ban hành văn bản, kiểm tra nội dung văn hoàn thành thực tế, kiểm tra tài nhà trường, kiểm tra hoạt động bồi dưỡng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, giảng viên Thí dụ thơng qua Báo cáo tài năm để kiểm tra việc thu, chi hàng năm nhà trường, chênh lệch thu, chi tài việc triển khai hoạt động nhà trường; Báo cáo tình hình đội ngũ cán bộ, giảng viên giúp lãnh đạo nhà trường nắm bắt số lượng đội ngũ cán bộ, giảng viên nhà trường, tình hình đội ngũ giảng viên cịn thiếu, khơng đáp ứng u cầu giảng dạy trình độ chun mơn, từ đưa biện pháp khắc phục Thứ hai, tài liệu lưu trữ cơng cụ góp phần nâng cao chất lượng hiệu suất lao động người lãnh đạo Với chức truyền đạt thơng tin mang tính xác, tài liệu lưu trữ đóng vai trị quan trọng việc ban hành định quản lý lãnh đạo nhà trường Nếu định quản lý ban hành dựa ý nghĩ chủ quan cá nhân, sở thích cá nhân lực tư lãnh đạo định quản lý ảnh hướng xấu đến phát triển chung trường Ngược lại, muốn ban hành định quản lý phù hợp với xu phát triển khách quan, lãnh đạo trường phải xem xét thơng tin lịch sử trước đó, thơng tin có độ tin cậy cao xu phát triển ngành, nghề đào tạo Giả dụ thông qua Báo cáo tổng kết công tác đào tạo năm học giúp lãnh đạo nhà trường nắm bắt nhu cầu xã hội ngành nghề thiếu, cần đào tạo; Kế hoạch phát triển 38 ngành nghề đào tạo giai đoạn Sở Lao động Thương binh Xã hội tỉnh sở khoa học giúp nhà trường tuyển sinh ngành nghề đào tạo phù hợp với xu phát triển chung tỉnh Thứ ba, tài liệu lưu trữ công cụ cung cấp chứng pháp lý cho định quản lý thông tin quản lý khác Văn quản lý quan tiếng nói thức quan với tư cách pháp nhân mà chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quy định văn quan Nhà nước có thẩm quyền Những chứng đảm bảo cho văn ban hành có giá trị pháp lý dấu, chữ ký Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Thí dụ: để định cơng nhận giảng viên giỏi cấp trường phải đánh giá thông qua hồ sơ thi giảng viên giỏi như: giáo án, đề cương chi tiết, sổ tay giảng viên, bảng chấm điểm, biên họp Hội đồng thi giảng viên giỏi sở để lãnh đạo nhà trường ban hành định đúng; việc ban hành định khen thưởng cá nhân có thành tích xuất sắc năm học phải vào thông tin từ đơn vị gửi Hội đồng thi đua khen thưởng nhà trường, thơng tin họp Hội đồng thi đua khen thưởng cấp sở, Báo cáo thành tích cá nhân đề xuất có bút tích người đứng đầu đơn vị, thơng tin họp Hội đồng cấp trường cuối ban hành Quyết định khen thưởng Thứ tư, tài liệu lưu trữ xác thực để sửa chữa, tu bổ cơng trình xây dựng, giải cơng việc hành ngày nhà trường xác minh điểm, văn bằng, chứng chỉ, giải chế độ sách cho học sinh, sinh viên, chế độ lương bổng cho cán bộ, viên chức nhà trường Với đặc điểm chính, gốc, tài liệu lưu trữ chứng xác thực giúp nhà trường sửa chữa, nâng cấp cơng trình xây dựng nhà trường tòa nhà làm việc, phòng học, hội trường, sân tập thể dục thể thao, khuôn viên trường Đó thiết kế cơng trình, hồ sơ cơng trình hay vẽ tổng mặt cơng trình xây dựng nhà trường; để 39 công nhận tốt nghiệp phải vào minh chứng trước như: Quyết định thành lập Hội đồng xét tốt nghiệp, Báo cáo tổng hợp tình hình học sinh, sinh viên vi phạm kỷ luật, không đủ điều kiện xét tốt nghiệp, Biên họp Hội đồng xét tốt nghiệp, Quyết định công nhận tốt nghiệp, Sổ cấp phát văn Như vậy, tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La có ý nghĩa thực tiễn cao, phục vụ có hiệu cho việc tổ chức hoạt động giáo dục, đào tạo nhà trường giai đoạn hành 1.4.2 Ý nghĩa lịch sử Tài liệu lưu trữ sản sinh hoạt động trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La có ý nghĩa quan trọng việc nghiên cứu lịch sử nhà trường, liệu quan trọng giúp cho trường chuyên nghiệp khai thác thông tin để giáo dục truyền thống cho cán bộ, viên chức học sinh, sinh viên trường Nghiên cứu lịch sử nhà trường phải xuất phát từ thơng tin q khứ, thơng tin xác, phản ánh chân thực kiện, trình hình thành phát triển quan Những kiện quan trọng như: thành lập trường, nâng cấp trường; đợt thanh, kiểm tra hoạt động dạy học; thi chuyên đề, hội diễn văn nghệ buổi khánh thành cơng trình xây dựng trọng điểm trường phản ánh lại tài liệu lưu trữ Đây liệu quan trọng để nghiên cứu lịch sử nhà trường mà cịn cơng cụ hữu ích giáo dục truyền thống nhà trường qua hệ cho cán bộ, viên chức học sinh, sinh viên trường, giúp cán bộ, viên chức học sinh, sinh viên – hệ trẻ hiểu sâu sắc cống hiến, thành tích nhà trường qua giai đoạn, từ có niềm tin, niềm tự hào trường - nơi công tác học tập Tài liệu lưu trữ phản ánh trình phát triển mạnh mẽ nhà trường qua giai đoạn lịch sử, tạo thuận lợi cho việc biên soạn lịch sử phát triển nhà trường Các trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La thành lập 40 hoạt động theo xu nhu cầu xã hội, tỉnh Sự thay đổi, phát triển mạnh mẽ trường từ tiền thân trường sơ cấp nghề, trung cấp nâng cấp lên thành trường cao đẳng, cao đẳng nghề với đa dạng ngành, nghề đào tạo qua giai đoạn khác Do đó, lịch sử phát triển nhà trường biên soạn có đầy đủ thơng tin xác thực, phản ánh trọn vẹn giai đoạn phát triển Thí dụ: Quyết định thành lập trường, Quyết định nâng cấp trường; Báo cáo tổng kết giai đoạn lịch sử nhà trường; ảnh, thước phim chụp, ghi lại kiện trọng đại nhà trường làm phong phú thêm lịch sử nhà trường Những tài liệu lưu trữ giúp người biên soạn lịch sử phát triển nhà trường xác, phản ánh mốc kiện quan trọng nhà trường Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa việc tái hiện, dựng lại kiện tiêu biểu trường cách trung thực, sinh động hiệu Các Video, ảnh, thước phim quay, chụp lại, ghi lại kiện như: Lễ khai giảng, Lễ đón nhận Huân chương lao động, chuyến thăm lãnh đạo cấp cao, lãnh đạo tỉnh, Lễ ký kết hợp tác trường với số tỉnh phía Bắc nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào, thi giảng viên giỏi cấp trường, hội diễn văn nghệ, buổi khánh thành cơng trình xây dựng trọng điểm trường chứng quan trọng có ý nghĩa việc tái hiện, dựng lại kiện nhà trường Tài liệu lưu trữ giúp lãnh đạo nhà trường đánh giá, tổng kết công tác đào tạo nghiên cứu khoa học Các tài liệu tổ chức đào tạo, mở ngành nghề đào tạo, công tác tuyển sinh, liên kết đào tạo, nghiên cứu khoa học, tra nhà giáo, cấp phát văn bằng, chứng giúp lãnh đạo nhà trường đánh giá thực trạng công tác đào tạo nghiên cứu khoa học trường, từ đó, có cở sở để xây dựng chiến lược phát triển công tác giai đoạn phù hợp với xu phát triển chung xã hội nói chung tỉnh Sơn La nói riêng 41 Tài liệu lưu trữ phản ánh xu hướng phát triển tất yếu ngành, lĩnh vực mà trường hoạt động Những nội dung phản ánh tài liệu lưu trữ phản ánh trình tìm tịi, nghiên cứu nhà quản lý từ thực tế xã hội, đời sống khách quan, cập nhật liên tục tri thức khoa học mới, quy định có ảnh hưởng đến phát triển chung trường Nội dung thông tin tài liệu phản ánh xu hướng phát triển khách quan, tuân theo quy luật vận động tự nhiên xã hội, thành tựu khoa học công nghệ đại Hàng năm, trường liên tục tiếp xúc trường phổ thông, trung tâm Giáo dục thường xuyên, quan quản lý hành cấp huyện, xã để tăng cường công tác tuyển sinh Sự đa dạng ngành nghề đào tạo phần đáp ứng yêu cầu lao động tỉnh Quy luật vận động xã hội tác động lớn tới công tác tuyển sinh nhà trường, số ngành nghề đào tạo thị trường lao động khơng có nhu cầu sử dụng không tuyển sinh mở ngành số ngành: Kế toán doanh nghiệp, Quản trị kinh doanh (trường Cao đẳng Nông Lâm Sơn La), sư phạm Toán, sư phạm Ngữ Văn, Khoa học trồng (trường Cao đẳng Sơn La), Tin học văn phòng, Kỹ thuật xây dựng (trường Cao đẳng Nghề Sơn La) Chính điều tác động khơng nhỏ cho hoạt động quản lý đào tạo nhà trường Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La Các tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử tài liệu thành lập trường, nâng cấp trường; tài liệu phản ánh chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức thay đổi chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức trường; tài liệu mở ngành, nghề đào tạo, bậc đào tạo, hình thức đào tạo; tài liệu công tác tuyển sinh; tài liệu khảo thí đảm bảo chất lượng; tài liệu cơng nhận đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường; tài liệu tổ chức cán bộ; tài liệu xây dựng tài liệu có giá trị phải nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh Sơn La để phục vụ khai thác, sử dụng lâu dài 42 Tài liệu lưu trữ làm sáng tỏ chủ trương, sách Đảng Nhà nước cơng tác giáo dục chuyên nghiệp vùng Tây Bắc nói chung tỉnh Sơn La nói riêng Chủ trương Đảng công tác giáo dục biểu qua Cương lĩnh trị, Điều lệ, Nghị Để cụ thể hóa chủ trương đó, Nhà nước ban hành Luật (như: Luật Giáo dục, Luật Giáo dục Đại học, Luật Giáo dục nghề nghiệp ), Nghị định, Thông tư Các trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La nằm hệ thống giáo dục Quốc dân Việt Nam, văn nói có tác động sâu sắc tới công tác giáo dục chuyên nghiệp tỉnh Sơn La Để cụ thể hóa chủ trương, sách đó, trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La sản sinh khối lượng tài liệu như: Kế hoạch tổ chức đào tạo năm học, Kế hoạch phát triển nghề nghiệp, Thông báo tuyển sinh, Báo cáo tổng kết công tác đào tạo năm học, Báo cáo tổng kết công tác đào tạo giai đoạn năm ảnh chụp Lễ ký kết đào tạo trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La với lãnh đạo tỉnh phía Bắc nước Cộng hòa Dân chủ Nhân dân Lào tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng công tác giáo dục chuyên nghiệp khu vực Tây Bắc tỉnh Sơn La Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa to lớn việc nghiên cứu lịch sử công tác đào tạo chuyên nghiệp tỉnh Sơn La Tiền thân trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La trường Trung cấp, thành lập nhằm tổ chức đào tạo cán bộ, công chức, viên chức ngành sư phạm tiểu học, mầm non, ngành nông lâm, y tế trình độ Trung cấp, Sơ cấp, đáp ứng nhu cầu đào tạo nhân lực cho tỉnh Sơn La Với phát triển xã hội, nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực trình độ cao địi hỏi trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La phải mở rộng quy mơ đào tạo, trình độ đào tạo Những kết đạt được, chuyển biến công tác đào tạo chuyên nghiệp phản ánh tài liệu lưu trữ Ví dụ: Thơng qua Báo cáo tổng kết cơng tác đào tạo năm học giúp độc giả nắm số liệu học sinh, sinh viên trường ngành, trường; Quyết định nâng cấp trường giúp độc giả biết thời điểm mở rộng quy mô đào tạo; Hợp đồng ký kết đào tạo với tỉnh phía Bắc nước Cộng hịa Dân chủ Nhân 43 dân Lào giúp nắm rõ số lượng học sinh, sinh viên Lào cần đào tạo trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La Tài liệu lưu trữ nguồn sử liệu quan trọng việc nghiên cứu lịch sử công tác đào tạo nguồn nhân lực tỉnh Sơn La Các trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La với chức đào tạo nguồn nhân lực cho tỉnh Sơn La, đáp ứng nhu cầu trình độ chuyên môn quan, tổ chức doanh nghiệp địa bàn tỉnh Sơn La Ban đầu thành lập, trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La đào tạo nguồn nhân lực cho tỉnh Sơn La trình độ Trung cấp, Sơ cấp Chủ trương chuẩn hóa trình độ chuyên môn cán bộ, công chức, viên chức đòi hỏi trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La phải mở rộng quy mô đào tạo, nâng cấp đào tạo lên trình độ cao hơn, đáp ứng nhu cầu nguồn nhân lực tỉnh Sơn La tỉnh phía Bắc nước Cộng hịa Dân chủ Nhân dân Lào Ví dụ: Báo cáo tổng kết năm học, Kế hoạch tổ chức đào tạo năm học, Kế hoạch phát triển ngành nghề đào tạo năm giúp độc giả có số liệu thống kê nguồn nhân lực đào tạo, cần đào tạo cho tỉnh Sơn La Như vậy, tài liệu lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La góp phần làm phong phú thêm thành phần, nội dung tài liệu kho lưu trữ lịch sử tỉnh Tài liệu lưu trữ trường có ý nghĩa đặc biệt quan trọng tỉnh Sơn La phương diện giáo dục, đào tạo, nghiên cứu khoa học lĩnh vực quan cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ Và liệu, chứng đáng tin cậy để tổng kết hoạt động thực tiễn nhà trường Tiểu kết chƣơng 1: Tài liệu lưu trữ hình thành hoạt động trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La có thành phần đa dạng, nội dung phong phú, phản ánh lĩnh vực quản lý chuyên môn trường Trong hoạt động trường chuyên nghiệp hình thành tài liệu lưu trữ có ý nghĩa thực tiễn lịch sử cao Những nội dung thông tin tài liệu lưu trữ quý giá, giúp nắm hiểu lịch sử hình thành phát triển trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La cách 44 xác chân thực Chúng khơng có ý nghĩa đảm bảo thơng tin cho lãnh đạo, đạo, nghiên cứu khoa học…, mà nguồn sử liệu quý, phận hợp thành quan trọng Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Do vậy, việc tổ chức có hiệu hoạt động lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La cần thiết cấp bách Từ lý luận, kết khảo sát, nhận xét, đánh giá biện pháp hành tổ chức hoạt động lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La để thấy ưu, nhược điểm hoạt động Kết chúng tơi trình bày chương luận văn 45 ... liệu lưu trữ hoạt động trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La - Nghiên cứu thực trạng tổ chức hoạt động lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La - Nhận xét, đánh giá biện pháp hành tổ chức hoạt động lưu. .. vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu tập trung hai đối tượng sau: + Tổ chức hoạt động lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La + Các giải pháp tổ chức hoạt động lưu trữ trường. .. chức hoạt động lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La - Đề xuất giải pháp bổ sung cho tổ chức hoạt động lưu trữ trường chuyên nghiệp tỉnh Sơn La Lịch sử nghiên cứu Công tác lưu trữ nói chung số