Header Page of 126 TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN, ĐHQGHN KHOA THÔNG TIN – THƢ VIỆN - NGUYỄN THỊ HỒNG THẮM PHƢƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU VÀ PHỤC VỤ NGƢỜI DÙNG TIN TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU TRƢỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI TÓM TẮT KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP NGÀNH : THƠNG TIN – THƢ VIỆN KHĨA HỌC : 51 (2006- 2010) HỆ ĐÀO TẠO : CHÍNH QUY NGƢỜI HƢỚNG DẪN : TH.S TÔ HIỀN HÀ NỘI, 2010 Footer Page of 126 Header Page of 126 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 3 Tình hình nghiên cứu theo hướng đề tài Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa mặt lý luận thực tiễn Bố cục khóa luận CHƢƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU, PHỤC VỤ NGƢỜI DÙNG TIN……… 1.2 Giới thiệu Thƣ viện Tạ Quang Bửu 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển 1.1.2 Chức nhiệm vụ 1.1.3 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán 1.1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 10 1.1.5 Đặc điểm vốn tài liệu 10 1.1.6 Đặc điểm người dùng tin nhu cầu tin 11 1.2 Những vấn đề chung tổ chức vốn tài liệu phục vụ ngƣời dùng tin Thƣ viện Tạ Quang Bửu 13 1.2.1 Khái niệm tổ chức vốn tài liệu 13 1.2.2 Khái niệm phục vụ người dùng tin 14 1.2.3 Vai trị, ý nghĩa cơng tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin Thư viện Tạ Quang Bửu 15 Footer Page of 126 Header Page of 126 CHƢƠNG 2: PHƢƠNG THỨC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU 19 2.1 Xử lý tài liệu – sở khoa học cho việc tổ chức vốn tài liệu 19 2.1.1 Đăng ký tài liệu 20 2.1.2 Xử lý tài liệu 21 2.2 Phƣơng thức tổ chức vốn tài liệu 25 2.2.1 Kho đóng… 27 2.2.2 Kho mở…… 30 2.2.3 Kho đóng- mở 38 CHƢƠNG 3: PHƢƠNG THỨC TỔ CHỨC PHỤC VỤ NGƢỜI DÙNG TIN TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU 43 3.1 Các hình thức phục vụ ngƣời dùng tin 43 3.1.1 Phục vụ chỗ 43 3.1.2 Phục vụ mượn nhà 48 3.1.3 Phục vụ tra cứu thông tin 50 3.1.4 Các hình thức phục vụ khác 53 3.2 Công tác tuyên truyền, giới thiệu tài liệu 56 3.2.1 Triển lãm… 56 3.2.2 Giới thiệu sách 57 3.2.3 Pano Thư viện 58 CHƢƠNG 4: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM GÓP PHẦN NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU VÀ PHỤC VỤ NGƢỜI DÙNG TIN TẠI THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU 59 4.1 Nhận xét, đánh giá 59 4.1.1 Về công tác tổ chức vốn tài liệu 59 Footer Page of 126 Header Page of 126 4.1.1.1 Ưu điểm… 59 4.1.1.2 Hạn chế… 61 4.1.2 Về công tác phục vụ người dùng tin 62 4.1.2.1 Ưu điểm… 65 4.1.2.2 Hạn chế… 68 4.2 Đề xuất giải pháp 70 4.2.1 Hồn thiện cơng tác tổ chức vốn tài liệu 70 4.2.2 Đổi phương thức phục vụ 71 4.2.3 Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị 75 4.2.4 Nâng cao trình độ nghiệp vụ cho đội ngũ cán 76 4.2.5 Đẩy mạnh việc đào tạo, hướng dẫn người dùng tin 77 KẾT LUẬN 78 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC Footer Page of 126 Header Page of 126 LỜI NĨI ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Thử hình dung, thành phố ngày khơng có số nhà, tên phố, có nhà nối nhau, thật khó khăn để gọi địa cụ thể Và thư viện, sách giống ngơi nhà ấy, có lẽ việc tìm kiếm chúng chẳng khác tốn lịch sử thách thức trí nhớ người Từ thời xưa, người trông sách hiểu rằng, cần phải tạo trật tự thống nhất, logic cho kho sách quý Họ bắt đầu tổ chức, phân chia chúng theo môn loại tri thức, theo ngôn ngữ, theo chất liệu…những tài liệu theo cách phân chia để gần nhau, người ta thấy tri thức, hiểu biết người qua thời gian ngày biến đổi, phát triển Qua kho sách có tổ chức, người ta cịn thấy q khứ tại, nhìn nhận vấn đề theo chảy trơi dịng thời gian Bởi việc tổ chức vốn tài liệu giống nghệ thuật đặt có mục đích ý nghĩa to lớn Cho đến ngày hôm vậy, thư viện phải tiến hành tổ chức vốn tài liệu cho khoa học, hợp lý Và cơng tác thêm khó khăn hơn, ngày địi hỏi cao mà nguồn lực thông tin thư viện khơng ngừng tăng lên nhanh chóng, khơng có phương thức để ứng phó với gia tăng đó, kho sách Footer Page of 126 Header Page of 126 trở nên khó kiểm sốt, khó sử dụng hiệu Tổ chức, xếp tài liệu kho khơng khó, tổ chức, xếp để lấy tài liệu khoảng thời gian ngắn nhất, đồng thời bảo quản tốt tài liệu, tạo thuận lợi cho việc sử dụng, nâng cao hiệu sử dụng, vấn đề lớn Cũng vậy, công tác tổ chức vốn tài liệu khâu quan trọng hoạt động nghiệp vụ quan thông tin, thư viện Thông qua công tác giúp cho thư viện quản lý vốn tài liệu phục vụ người dùng tin khai thác, sử dụng nguồn tin cách hiệu Và nói rằng, tổ chức vốn tài liệu tạo đà cho công tác phục vụ người dùng tin, thông qua phục vụ Thư viện đánh giá hiệu cơng tác tổ chức vốn tài liệu, đồng thời qua việc phục vụ, bạn đọc hiểu rõ cách thức tổ chức vốn tài liệu tìm kiếm nguồn thơng tin cách khoa học Đó hai cơng đoạn hỗ trợ cho nhiều Nếu hai khâu làm chưa tốt, ảnh hưởng trực tiếp đến khâu lại, làm giảm hiệu hoạt động Thư viện Thư viện Tạ Quang Bửu thư viện điện tử đại, thư viện trường đại học khoa học kỹ thuật lớn nước Thư viện có truyền thống hoạt động 50 năm biết đến không nhờ quy mô rộng lớn, đầu tư kỹ lưỡng sở vật chất, trang thiết bị, có chất lượng hoạt động hiệu quả, mà cịn nguồn tài liệu khoa học kỹ thuật đa dạng loại hình lĩnh vực, đứng đầu nước Công tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin Thư viện Tạ Quang Bửu năm qua trở thành nhiệm vụ không dễ dàng, mà xã hội đứng trước gia tăng khổng lồ khối lượng thông tin, đặc biệt thông tin thuộc lĩnh vực khoa học, kỹ thuật công nghệ Thư viện không ngừng phát triển nguồn thơng tin để đáp ứng tốt nhu cầu học tập, nghiên cứu, giảng dạy Trường Đi với phát triển số lượng nguồn tin, Thư viện lại phải có phương pháp tổ chức nguồn vốn phục vụ bạn đọc cách hiệu quả, tạo thuận lợi cho việc tìm kiếm, sử dụng người dùng tin Do mà công tác tổ chức vốn tài liệu phải ưu tiên trước bước, vừa phải đảm bảo phù hợp cho phát triển lâu dài tương Footer Page of 126 Header Page of 126 lai xa Thư viện, lại phải gắn bó với phục vụ thân thiết với người dùng tin Và để giải tốt mối quan hệ đó, Thư viện Tạ Quang Bửu gặp phải khó khăn cần sớm khắc phục Chính lý đó, em chọn hướng nghiên cứu: “Phương thức tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Mục đích:  Tìm hiểu rõ thực trạng cơng tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin Thư viện Tạ Quang Bửu  Qua đó, đánh giá mặt tích cực hạn chế, đồng thời đề xuất số giải pháp có tính khả thi, nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin Nhiệm vụ:  Khái quát lịch sử hình thành phát triển Thư viện Tạ Quang Bửu  Nêu rõ vai trị, tầm quan trọng cơng tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin Thư viện Tạ Quang Bửu  Mô tả thực trạng công tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin o Cơ sở khoa học việc tổ chức vốn tài liệu o Phương pháp tổ chức vốn tài liệu o Các hình thức phục vụ o Các hoạt động tuyên truyền, giới thiệu tài liệu  Phân tích, đánh giá ưu điểm, hạn chế công tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin  Đưa giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu cơng tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Footer Page of 126 Header Page of 126 Tổ chức vốn tài liệu vấn đề khơng cịn xa lạ, nhận quan tâm, nghiên cứu, tìm hiểu đơng đảo người u mến cơng tác Bên cạnh đó, việc tổ chức vốn tài liệu giai đoạn có nhiểu đổi thay, tiến bộ, vấn đề tồn cần sớm khắc phục, giải Ngay Khóa luận tốt nghiệp năm 2008 Ngơ Thị Mỹ Hạnh, sinh viên khoa Thông tin- Thư viện khóa K49(2004- 2008) hệ quy đề cập đến công tác tổ chức vốn tài liệu Thư viện Tạ Quang Bửu với tên đề tài đầy đủ là: “ Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Mạng thông tin Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” Tuy nhiên xem xét khóa luận này, tơi nhận thấy với thực tế Thư viện Tạ Quang Bửu, công tác tổ chức vốn tài liệu có nhiều thay đổi Qua đề tài mình, tơi muốn sâu tìm hiểu công tác tổ chức vốn tài liệu Đồng thời có nhận xét đóng góp ý kiến cá nhân mình, nhằm góp phần nâng cao cơng tác tổ chức vốn tài liệu Thư viện Tạ Quang Bửu Ngồi ra, tơi cịn muốn mở rộng phạm vi nghiên cứu tới cơng tác phục vụ người dùng tin Thư viện Tạ Quang Bửu, mảng quan trọng gắn liền với công tác tổ chức vốn tài liệu, có ảnh hưởng lớn đến hiệu hoạt động thư viện Với lý đó, tơi lựa chọn đề tài: “Phương thức tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin Thư viện Tạ Quang Bửu – Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội” Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Để đạt mục tiêu nghiên cứu giải tốt nhiệm vụ đặt đề tài khóa luận, đối tượng phạm vi nghiên cứu xác định giới hạn sau:  Đối tượng: Công tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin  Phạm vi: Công tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin Thư viện Tạ Quang Bửu, giai đoạn Phƣơng pháp nghiên cứu đề tài  Phương pháp vật biện chứng Footer Page of 126 Header Page of 126  Phương pháp tiếp cận: o Nghiên cứu tài liệu o Quan sát o Phỏng vấn o Thống kê số liệu Ý nghĩa mặt lý luận thực tiễn khóa luận Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần làm phong phú thêm vốn hiểu biết chung ý nghĩa công tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin hoạt động thư viện Về mặt thực tiễn: Khóa luận mơ tả thực trạng công tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin Thư viện Tạ Quang Bửu Đánh giá điểm mạnh, yếu công tác này, thơng qua đưa số giải pháp góp phần nâng cao hiệu cơng tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin, đáp ứng tốt nhu cầu bạn đọc Bố cục khóa luận Ngồi phần lời nói đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, khoá luận bao gồm chương sau: Chương 1: Khái quát Thư viện Tạ Quang Bửu công tác tổ chức vốn tài liệu, phục vụ người dùng tin Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức vốn tài liệu Thư viện Tạ Quang Bửu Chương 3: Hoạt động tổ chức phục vụ người dùng tin Thư viện Tạ Quang Bửu Chương 4: Nhận xét, đánh giá đề xuất số giải pháp nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin Thư viện Tạ Quang Bửu Footer Page of 126 Header Page 10 of 126 CHƢƠNG KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU, PHỤC VỤ NGƢỜI DÙNG TIN 1.1 Giới thiệu Thƣ viện Tạ Quang Bửu Địa chỉ: Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Số Đại Cồ Việt, Hai Bà Trưng, Hà Nội Điện thoại: (84-4) 3869 2243 Website : http://library.hut.edu.vn/ Email bklib@mail.hut.edu.vn : 1.1.1 Quá trình hình thành phát triển Thƣ viện Tạ Quang Bửu Thư viện Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội thành lập từ năm 1956 (ngay sau ngày thành lập trường) Trải qua trình xây dựng phát triển, Thư viện có nhiều đóng góp quan trọng việc đào tạo đội ngũ cán khoa học kỹ thuật đơng đảo, đóng góp tích cực vào nghiệp phát triển kinh tế - khoa học - kỹ thuật đất nước Nhìn lại chặng đường qua, năm đầu thành lập, với số vốn tài liệu ban đầu 5000 sách, sở vật chất nghèo nàn cán phụ trách khơng có nghiệp vụ thư viện, Thư viện phận trực thuộc Phòng Giáo vụ Có thể nói điều kiện hoạt động Thư viện lúc khó khăn, sở vật chất thiếu thốn tình hình chung Trường đất nước năm tháng chiến tranh Tuy nhiên, Thư Footer Page 10 of 126 Header Page 11 of 126 viện không ngừng phấn đấu để đảm bảo phục vụ tốt cho cán sinh viên trường, kể thời gian sơ tán Trong thời kỳ đổi mới, Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội tiến hành đại hóa cơng tác đào tạo, nâng cao chất lượng dạy học Trường đầu tư đáng kể cho Thư viện, tăng thêm kinh phí bổ sung, nâng cấp sở vật chất cho xứng đáng với tầm vóc 50 năm phát triển trưởng thành Trường, Thư viện, đầu tư xây dựng Thư viện điện tử quy mô đại Tháng 11/2003, “Thư viện” “Trung tâm Thông tin Mạng” sáp nhập thành đơn vị “Thư viện Mạng thông tin” với hai nhiệm vụ chính: vận hành khai thác Thư viện điện tử quản lý điều hành Mạng thông tin Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Từ năm học 2006 - 2007, Thư viện điện tử Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội mở cửa phục vụ bạn đọc với hệ thống phòng đọc tự chọn, 2000 chỗ ngồi tăng cường khả truy cập vào học liệu điện tử trực tuyến Đầu tháng 9/2008, theo đạo Ban Giám hiệu, để phù hợp với tình hình mới, Bộ phận Thư viện tách trở thành đơn vị “Thư viện Tạ Quang Bửu” độc lập, bước vào giai đoạn phát triển mới, với phát triển mạnh mẽ trường ĐHBK Hà Nội 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 1.1.2.1 Chức Thư viện Tạ Quang Bửu trực thuộc trường Đại học Bách khoa Hà Nội, có chức tham mưu, tư vấn cho Hiệu trưởng việc quản lý, nghiên cứu phát triển, tổ chức khai thác nguồn thông tin thư viện phục vụ công tác đào tạo, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng tiến khoa học công nghệ quản lý nhà trường 1.1.2.2 Nhiệm vụ  Quản lý, phát triển nguồn lực thông tin thư viện Footer Page 11 of 126 Header Page 12 of 126 o Quản lý, phát triển nguồn lực thông tin Thư viện thông qua việc khai thác, sử dụng loại tài liệu từ nhiều nguồn nước, ngồi nước, có thư viện từ thư viện khác ( Tài liệu truyền thống, tài liệu điện tử, mạng Internet….) o Thu nhận lưu chiểu tài liệu nhà trường xuất bản, cơng trình nghiên cứu khoa học nghiệm thu, tài liệu hội nghị, hội thảo, luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, chương trình đào tạo, giáo trình, tập giảng, dạng tài liệu khác cán bộ, giảng viên, học viên, sinh viên nhà trường o Phối hợp chặt chẽ với thư viện, nhà xuất bản, trung tâm thông tin ngồi nước cơng tác bổ sung nguồn lực thông tin cho Thư viện o Tổ chức bổ sung, điều phối tồn hệ thống thơng tin tư liệu thư viện nhà trường  Tổ chức khai thác nguồn thông tin thư viện phục vụ đào tạo, nghiên cứu khoa học quản lý trường o Tổ chức khai thác nguồn thông tin Thư viện truyền thống o Tổ chức hệ thống thông tin Thư viện số 1.1.3 Cơ cấu tổ chức đội ngũ cán 1.1.3.1 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức Thư viện Tạ Quang Bửu bao gồm 04 phận, đạo Ban Giám đốc Footer Page 12 of 126 Header Page 13 of 126 Ban Giám đốc Văn Phịng phịng Xử lý thơng tin Phịng Dịch vụ thơng tin, tư liệu Phịng Cơng nghệ Thư viện điện tử Bộ phận Bộ phận Bộ phận Phát triển Biên mục Phòng Đọc Bộ phận Nghiên cứu phát triển Bộ phận Bộ phận Mượn trả Kỹ thuật Bộ phận Phục vụ Quản lý kho Multimedia Dịch vụ Tham khảo hướng dẫn bạn đọc Xây dựng Dự án, Hành tổng hợp nguồn tin Sơ đồ cấu tổ chức Thư viện Tạ Quang Bửu 1.1.3.2 Đội ngũ cán Hiện Thư viện Tạ Quang Bửu có 43 cán bộ, đó:  10 Thạc sỹ Thông tin Thư viện Công nghệ thông tin  05 Kỹ sư công nghệ thông tin ngành kỹ thuật Footer Page 13 of 126 Header Page 14 of 126  23 Cử nhân Thông tin Thư viện  02 Cử nhân Ngoại ngữ  03 Cử nhân Kinh tế 1.1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị Thư viện Tạ Quang Bửu thư viện lớn hệ thống thư viện đại học Việt Nam, Thư viện bao gồm nhà 10 tầng với tổng diện tích 37.000m² Trên thực tế, Thư viện sử dụng tầng để phục vụ bạn đọc, với hệ thống phòng đọc mở (người đọc tự tìm kiếm, tra cứu tài liệu), hai phòng mượn, năm phòng tự học, tám phịng học nhóm, hai phịng đa phương tiện với khoảng 80 máy tính kết nối Internet, giúp người dùng tin truy cập miễn phí Thư viện có khả phục vụ lúc 2000 bạn đọc  Máy chủ phần mềm thư viện máy chủ sở liệu Thư viện hãng Sun Micro System cung cấp hệ quản trị sở liệu: Oracle; máy chủ khác sử dụng phần mềm HP  Thư viện trang bị 10 máy in, máy photocopy, máy scanner, 02 máy khử từ nạp từ, 20 đầu đọc mã vạch hệ thống phòng đọc cho kho mở, với phòng trang bị bàn ghế cho bạn đọc: phòng đọc nhỏ là: 80 chỗ ngồi, phòng đọc lớn 145 chỗ ngồi  Thư viện trang bị hệ thống thiết bị đại như: Camera giám sát tòa nhà, giám sát tất tầng phòng quan trọng tịa nhà (24/24h) Hệ thống kiểm sốt sách qua nhiều tầng công nghệ khác Hệ thống kiểm soát vàora thẻ từ, mã vạch máy quét mã vạch 1.1.5 Đặc điểm vốn tài liệu Thư viện Tạ Quang Bửu thư viện chuyên ngành khoa học kỹ thuật lớn nước, có vốn tài liệu phong phú, đa dạng Hiện kho tài liệu thư viện có khoảng Footer Page 14 of 126 Header Page 15 of 126 700.000 tài liệu với ngơn ngữ Việt, Anh, Nga, Pháp…Trong bao gồm: tài liệu truyền thống tài liệu điện tử 1.1.5.1 Tài liệu truyền thống  Sách: Sách loại hình tài liệu chiếm số lượng lớn thành phần vốn tài liệu Thư viện Tạ Quang Bửu Hiện nay, Thư viện có khoảng 400.000 sách, với nhiều ngôn ngữ, thuộc nhiều lĩnh vực khác  Báo: Hiện nay, Thư viện có 78 loại báo, bao gồm loại báo hàng ngày, báo tuần…với nhiều chủ đề khác nhau, mang đến thông tin thời nhiều lĩnh vực: trị, xã hội, văn hóa, thể thao, đời sống…  Tạp chí: o Tạp chí Việt: khoảng 100 tên o Tạp chí ngoại: khoảng 1503 tên  Luận án, luận văn: Luận án, luận văn có 6036 cuốn, thuộc tất chuyên ngành trường đào tạo, bảo vệ nước Trong đó, có số tài liệu tiếng nước ngồi biếu tặng như: Nga, Anh, Pháp, Hung, Tiệp Đây nguồn “chất xám” có giá trị khoa học, thực tiễn, thẩm định, có khả ứng dụng vào thực tế Đó dạng tài liệu đặc biệt quý Thư viện Tạ Quang Bửu, tâm huyết, sản phẩm trí tuệ đội ngũ người làm nghiên cứu khoa học, nguồn tài liệu tham khảo vô ý nghĩa bạn đọc 1.1.5.2 Tài liệu điện tử  Khoảng 3000 đĩa CD Luận văn, Luận Án  Gần 500 tài liệu toàn văn đưa vào Thư viện số (E-book)  Một số CSDL điện tử online nhà xuất dùng thử  Liên kết đến nhiều CSDL điện tử miễn phí khác Footer Page 15 of 126 Header Page 16 of 126 1.1.6 Đặc điểm ngƣời dùng tin nhu cầu tin Thư viện Tạ Quang Bửu có số lượng người dùng tin đông đảo, 43.000 người đóng vai trị quan trọng việc thúc đẩy hoạt động Thư viện không ngừng lên Người dùng tin Thư viện chia thành ba nhóm chính:  Nhóm cán bộ, giảng viên  Nhóm sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh  Nhóm bạn đọc ngồi trường  Nhóm cán bộ, giảng viên: có khoảng 3.000 người, (chiếm 6,9 %) tổng số bạn đọc Thư viện Tuy nhiên, họ đóng vai trị nịng cốt xã hội, “ nguyên khí quốc gia” Họ vừa đối tượng sử dụng thư viện, vừa người tạo nguồn thơng tin có giá trị khoa học cao cho thư viện Với đặc thù hoạt động lĩnh vực khoa học kỹ thuật, nhu cầu tin họ chuyên sâu Họ quan tâm tới thông tin mới, kịp thời Bên cạnh tài liệu tiếng Việt, họ cần tài liệu tiếng nước ngồi: tiếng Anh, Pháp, Nhật…những nước có khoa học, kỹ thuật phát triển giới  Nhóm sinh viên, học viên, nghiên cứu sinh : có số lượng lên tới 40.000 người, (chiếm tới 92 %) Nhiệm vụ họ học tập họ đối tượng người dùng tin chủ yếu Thư viện Với mơ hình đào tạo theo hình thức tín chỉ, địi hỏi họ phải đọc, tìm hiểu thêm thơng tin từ nhiều nguồn có tài liệu dạng truyền thống đại: tài liệu tham khảo, báo, tạp chí khoa học, luận án, luận văn, sở liệu trực tuyến… Đặc biệt họ người trẻ tuổi đam mê kỹ thuật, họ tiếp thu nhanh khoa học công nghệ thường sử dụng loại sản phẩm, dịch vụ đại, cung cấp thơng tin nhanh chóng: tài liệu điện tử, tài liệu nước ngồi, tài liệu mới, cập nhật  Nhóm bạn đọc trường: khoảng 500 bạn đọc (chiếm 1,1 %) Đối tượng: o Cán hưu trí trường Đại học Bách Khoa Hà Nội o Bạn đọc trường có nhu cầu sử dụng Thư viện Footer Page 16 of 126 Header Page 17 of 126 Đây nhóm người dùng tin đặc biệt Thư viện Tạ Quang Bửu Họ chiếm số lượng khiêm tốn, có chung quan tâm lĩnh vực khoa học kỹ thuật Nhu cầu tin họ chủ yếu thông tin chuyên sâu, cập nhật Mỗi nhóm người dùng tin lại có đặc điểm tâm lý, ngành nghề khác nhau, ảnh hưởng lớn đến nhu cầu tin khác họ Việc phân chia người dùng tin thành nhóm nhỏ, giúp thư viện quản lý bạn đọc tốt hơn, đồng thời phục vụ tốt Qua đó, việc bổ sung nguồn tin sát phù hợp với nhu cầu nhóm người dùng tin, giúp cho Thư viện có sách ưu đãi, kế hoạch xây dựng phát triển sản phẩm, dịch vụ hiệu quả, sở nắm vững loại nhu cầu Từ đó, nâng cao chất lượng hoạt động thư viện đối tượng người dùng tin đến thư viện 1.2 Những vấn đề chung công tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ ngƣời dùng tin Thƣ viện Tạ Quang Bửu 1.2.1 Khái niệm tổ chức vốn tài liệu Năm 1934, nhà Thư viện học người Nga U.V.Grigorev đưa vào thành ngữ khoa học khái niệm “ Tổ chức kho sách thư viện” Ông với số nhà thư viện học khác nghiên cứu vấn đề tổ chức vốn tài liệu với phương pháp luận đắn, góp phần làm phong phú thêm lý luận Thư viện học Dưới danh từ tổ chức kho sách thư viện, người ta hiểu loạt nghiệp vụ nhằm làm cho vốn tài liệu “có trật tự định” Yêu cầu việc tổ chức vốn tài liệu, trước hết phải phân chia toàn vốn tài liệu thành nhiều kho, phù hợp với điều kiện thực tế Thư viện, kho có mối liên quan mật thiết, hữu với nhau, tạo thành chỉnh thể thống nhất, nhằm phục vụ bạn đọc hiệu Tổ chức kho theo nghĩa rộng, bao gồm từ việc nhận, đăng ký, xử lý, xếp bảo quản vốn tài liệu Như vậy, tổ chức kho loạt trình thao tác liên tục, với mục đích vừa sử dụng vốn tài liệu tốt cho bạn đọc, vừa bảo quản tài sản đảm bảo Tổ chức vốn tài liệu Thư viện bị quy định yếu tố sau: Footer Page 17 of 126 Header Page 18 of 126  Quy mơ- loại hình Thư viện  Chức – nhiệm vụ Thư viện  Cơ sở vật chất, trang thiết bị Thư viện  Số lượng, chất lượng vốn tài liệu  Số lượng chất lượng đội ngũ cán Thư viện Nhiệm vụ tổ chức kho tối ưu, đạt được:  Tạo trật tự kho tài liệu  Bảo quản tốt tài liệu  Tạo thuận lợi cho việc sử dụng: dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy tài liệu  Nâng cao hiệu sử dụng: tiết kiệm thời gian, công sức cho cán bạn đọc Để tổ chức vốn tài liệu hiệu quả, bên cạnh việc đáp ứng bốn tiêu chí trên, phải phát huy hết nguồn lực thư viện Bởi thư viện có vốn tài liệu phong phú, đa dạng, nhiều tài liệu quý hiếm, không tổ chức khoa học, hợp lý, trang thiết bị không đảm bảo… làm cho vốn tài liệu không phát huy giá trị, làm cho công tác tổ chức phục vụ vốn tài liệu bị hạn chế hiệu Chính vậy, công tác tổ chức vốn tài liệu cần xem xét, nghiên cứu chặt chẽ mối liên hệ với công tác chuyên môn, nghiệp vụ khác thư viện Chỉ có đó, hoạt động thư viện đồng bộ, ăn khớp với thực mang lại hiệu cao, có ý nghĩa khơng thư viện, mà cịn mang lại hài lịng cho bạn đọc 1.2.2 Khái niệm cơng tác phục vụ người dùng tin Công tác phục vụ người dùng tin, nghiên cứu mối quan hệ tài liệu người, sở tâm lý học, giáo dục học xã hội học cụ thể Công tác phục vụ người dùng tin nghiên cứu mối quan hệ cung cầu công tác Thông tin – Thư viện Thư mục, tài liệu sách báo ngành khoa học lĩnh vực Công tác phục vụ người dùng tin nghiên cứu hình thức, phương pháp tuyên truyền, giới thiệu tài liệu Footer Page 18 of 126 Header Page 19 of 126 sách, báo, hướng dẫn đọc sách báo, tổ chức phục vụ thỏa mãn nhu cầu thông tin, hứng thú đọc sách người dùng tin ngồi thư viện Cơng tác phục vụ người dùng tin thước đo hiệu việc luân chuyển tài liệu, sách báo vai trị đời sống xã hội Có thể hiểu rằng, công tác phục vụ người dùng tin, cầu nối kho tài liệu với người dùng tin, sử dụng nguồn lực thông tin, thư viện Nếu khơng có cơng tác này, vốn tài liệu thư viện nằm lại kho, người dùng tin khơng có khả tiếp cận tới tài liệu Bên cạnh đó, cơng tác phục vụ người dùng tin hoạt động tuyên truyền, hướng dẫn người dùng tin sử dụng vốn tài liệu thư viện, nhằm phục vụ cho nhu cầu nghiên cứu, học tập, giảng dạy, lao động sản xuất giải trí Nguồn tin quan thông tin, thư viện tổ chức phân bố khác nhau, muốn người dùng tin nắm bắt cách thức tổ chức, xếp, phân bố nội dung tài liệu, địi hỏi quan thơng tin, thư viện phải hướng dẫn, giúp đỡ họ, nhằm sử dụng thư viện cách hiệu Công tác phục vụ người dùng tin việc hướng dẫn, sử dụng đọc sách đối tượng tổ chức sử dụng sách báo cách hợp lý, tiết kiệm sức người, tiền thời gian cho người dùng tin, qua góp phần nâng cao suất, hiệu lao động cho họ Đồng thời, thông qua công tác phục vụ trang bị cho người dùng tin phương pháp đọc sách, ghi chép có kế hoạch, có hệ thống, nhằm mục đích tự học, tự nâng cao trình độ văn hóa, khoa học kỹ thuật, nâng cao nghề nghiệp, trình độ chuyên môn cho tầng lớp người dùng tin Công tác phục vụ người dùng tin có nhiều điều để nói, để làm đòi hỏi nghệ thuật, trách nhiệm người cán phục vụ Khái quát lại, hiểu: “Phục vụ bạn đọc hoạt động thư viện, nhằm tuyên truyền đưa phục vụ dạng tài liệu chúng, giúp đỡ người tới thư viện việc lựa chọn sử dụng tài liệu Cơng tác xây dựng kết hợp trình liên quan chặt chẽ với việc phục vụ thư viện, phục vụ thông tin, tra cứu” [7.370] Footer Page 19 of 126 Header Page 20 of 126 1.2.3 Vai trị, ý nghĩa cơng tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin Thư viện Tạ Quang Bửu 1.2.3.1 Đối với công tác tổ chức vốn tài liệu: Hình ảnh thư viện, thường gắn liền với giá sách chứa đựng nguồn thông tin lớn lao Thông thường, thư viện lớn lâu đời, tỉ lệ thuận với kho sách thư viện Đến với Thư viện Alexandria, hình ảnh kho sách gây ấn tượng mạnh từ lần Bên tòa nhà đại, cao lớn, giá sách xếp vòng quanh tường thư viện, viên gạch gắn kết với nhau, tạo dựng nên lâu đài sách Và người ta tự hỏi sao, cách nào, người lại tổ chức kho sách vừa khoa học, ngăn nắp, trật tự, vừa tìm kiếm dễ dàng, hiệu ? Điều lý giải xuất phát từ yêu cầu thực tiễn Thư viện nơi lưu giữ kho tàng thông tin, tri thức nhân loại Trải qua bao năm tháng đổi thay, với phát triển xã hội mặt, thay đổi tư duy, nhận thức, nguồn tri thức tích lũy theo thời gian không ngừng tăng lên, phát triển nhanh chóng Nhìn lại năm, khối lượng thơng tin mà người tạo theo đà tăng khơng có dừng lại Những số phản ánh nguồn thông tin kéo dài đến vô tận Một quan thơng, thư viện để trì tồn hoạt động phải nuôi dưỡng nguồn vốn tài liệu mình, để phù hợp với vận động mau chóng xã hội bên ngồi, để đáp ứng nhu cầu, đòi hỏi người dùng tin Do mà vốn tài liệu quan thông tin, thư viện ngày lớn dần việc tổ chức vốn tài liệu hiệu trở thành yêu cầu cấp bách Nhờ tổ chức vốn tài liệu, mà cán khơng nhớ đầy đủ tài liệu có thư viện mình, họ biết tài liệu có hay khơng có thư viện, có hồn tồn xác định tọa độ mà tài liệu nằm giá Công tác tiết kiệm nhân lực, phương tiện cho thư viện Footer Page 20 of 126 Header Page 21 of 126 Khi tổ chức vốn tài liệu, thư viện phải phân chia kho sách thành phận nhỏ theo dấu hiệu cụ thể Cán bạn đọc nắm bắt cách thức tổ chức theo dẫn, phân chia có quy tắc định đó, nhanh chóng tìm vốn tài liệu cần Cách thức tổ chức khoa học, hợp lý dễ dàng, thuận tiện cho cán bạn đọc, góp phần tiết kiệm thời gian, công sức hai, đồng thời tăng hiệu chất lượng phục vụ Bên cạnh đó, tổ chức vốn tài liệu khoa học, giải nhiệm vụ quan trọng bảo quản tốt kho tài liệu, với tư cách tài sản quốc gia, làm cho vốn tài liệu nói chung sách nói riêng bảo quản điều kiện tốt Tổ chức vốn tài liệu khoa học, tiết kiệm ngân sách cho thư viện việc phục hồi, phục chế tài liệu bị rách nát, hư hỏng Tổ chức vốn tài liệu khoa học, giải đồng thời hai nhiệm vụ mâu thuẫn nhau, có quan hệ biện chứng với nhau, là: sử dụng tích cực vốn tài liệu bảo quản chúng lâu dài Cũng xuất phát từ nhu cầu thực tế đó, Thư viện Tạ Quang Bửu đặt yêu cầu khắt khe công tác tổ chức vốn tài liệu Với đặc điểm thư viện trường đại học chuyên lĩnh vực khoa học kỹ thuật, lĩnh vực ln đổi nhanh, địi hỏi nội dung tài liệu cập nhật, ngôn ngữ tài liệu phải đa dạng, trọng phát triển đến tài liệu tiếng nước ngoài; đối tượng người dùng tin lại đơng đảo… Địi hỏi Thư viện phải có cách thức tổ chức vốn tài liệu thật khoa học, hợp lý, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh thực tế Ý thức vai trị to lớn công tác tổ chức vốn tài liệu, Thư viện Tạ Quang Bửu năm qua tích cực đổi công tác này, nhằm tạo không gian vốn tài liệu vừa phong phú, vừa gần gũi Trong nỗ lực mang tài liệu đến gần với bạn đọc, thư viện xác định: công tác tổ chức vốn tài liệu người bạn đắc lực phục vụ, tạo động lực hỗ trợ cho việc hoàn thành nhiệm vụ Footer Page 21 of 126 Header Page 22 of 126 1.3.2.2 Đối với công tác phục vụ người dùng tin: Công tác phục vụ người dùng tin khâu cơng tác cuối đóng vai trò quan trọng hoạt động thư viện Không việc mang tài liệu kho đến gần với người dùng tin, mà công tác cịn cho thấy tất cơng tác chuẩn bị trước phục vụ thư viện, từ khâu bổ sung, biên mục, tổ chức, đến bảo quản tài liệu… sao, tốt hay không tốt Đây khâu mà mặt mạnh, mặt yếu thư viện bộc lộ Do đó, thư viện lấy kết công tác này, làm thước đo để đánh giá toàn khâu hoạt động mình, để thư viện nhìn điểm thiếu sót, qua đề hướng giải để khắc phục không ngừng nâng cao hiệu hoạt động Bên cạnh đó, cơng tác phục vụ người dùng tin tạo điều kiện đưa thư viện vào vận hành có mục đích ý nghĩa, nhằm giải mối quan hệ người dùng tin, người sử dụng thư viện vốn tài liệu thư viện Nếu thiếu công tác này, thư viện chẳng khác nấm mồ chôn sách Đối với Thư viện Tạ Quang Bửu, công tác phục vụ bạn đọc xem gương phản chiếu vấn đề khâu cơng tác trước đó, chất xúc tác mạnh mẽ để Thư viện nhìn thực trạng hoạt động mình, qua khơng ngừng hoàn thiện mặt để ngày phát triển tồn diện Cơng tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin, hai khâu nghiệp vụ khác hoạt động Thông tin - Thư viện, lại hỗ trợ đắc lực cho nhau, có vai trị quan trọng khơng thay Hơn nữa, xã hội ngày phát triển, số lượng chất lượng nguồn tin không ngừng tăng lên, hai công tác chìa khóa để quan thơng tin, thư viện mở kho tàng tri thức, quản trị tri thức, phục vụ cho nhu cầu thông tin người DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Footer Page 22 of 126 Header Page 23 of 126 Bùi Thị Thanh Thảo (2008), Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Trung tâm Thông tin- Thư viện Trường Đại học Giao thông Vận tải Thực trạng giải pháp, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội Dương Thúy Hương, “Kinh nghiệm tổ chức quản lý kho mở số Thư viện thành viên CLB Thư viện”, Bản tin điện tử- Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên TP Hồ Chí Minh, http://www.glib.hcmuns.edu.vn Đại Lương (2008), “Nâng cao chất lượng công tác phục vụ bạn đọc”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, (13), tr 32- 36 Đặng Thị Mai (2008), “Xây dựng Thư viện điện tử Thư viện Quốc gia Việt Nam nguồn lực thông tin điện tử dịch vụ phục vụ bạn đọc”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, (14), tr 48- 53 Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội Hồng Thanh Trang (2000), Tìm hiểu vốn tài liệu công tác tổ chức bảo quản, phục vụ Trung tâm Thông tin – Thư viện Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội Lê Văn Viết (2002), Cẩm nang nghề thư viện, Văn hóa thơng tin, Hà Nội Nghiêm Thị Như Ngọc (2010), Phát triển nguồn lực thông tin Trung tâm Thông tin – Tư liệu thuộc Viện Khoa học & Công nghệ Việt Nam phục vụ nghiệp đổi đất nước, Luận văn thạc sỹ Thông tin – Thư viện, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội Ngô Thị Mỹ Hạnh (2008), Công tác tổ chức bảo quản vốn tài liệu Thư viện Mạng thông tin Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội 10 Nguyễn Tiến Hiển, Kiều Văn Hốt (2005), Tổ chức bảo quản tài liệu, Trường Đại học Văn Hóa, Hà Nội Footer Page 23 of 126 Header Page 24 of 126 11 Nguyễn Thị Đào (2010), “Về vấn đề tổ chức kho mở Thư viện nay”, http://www.thuvien.net 12 Nguyễn Thị Kim Dung (2008), “Công tác phục vụ bạn đọc Thư viện Thành phố Hà Nội”, Tạp chí Thư viện Việt Nam, (13), tr 37 – 41 13 Nguyễn Thị Kim Dung (2009), Công tác phục vụ người dùng tin (Tập giảng), Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội 14 Nguyễn Thị Quỳnh Lê (2009), Xây dựng khai thác nguồn lực thông tin doanh nghiệp truyền thông Vĩ An, Luận văn thạc sỹ Thông tin – Thư viện, Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội 15 Phạm Quỳnh Lan (2010), “90 năm công tác phục vụ bạn đọc Thư viện Quốc gia Việt Nam”, Thư viện Việt Nam, (21), tr 45- 49 16 Tô Thị Hiền (2006), Phát triển vốn tài liệu quan Thông tin – Thư viện (tập giảng), Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội 17 Tô Thị Hiền (2008), Tổ chức bảo quản vốn tài liệu (tập giảng), Trường Đại học KHXH&NV (ĐHQG Hà Nội), Hà Nội 18 Trần Mạnh Tuấn (1998), Sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện, Trung tâm TTTLKH CNQG, Hà Nội 19 Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội (2005), “Phòng phục vụ bạn đọc KHXH- NV & KHTN công tác phục vụ đào tạo nghiên cứu khoa học”, Bản tin Đại học Quốc gia Hà Nội, 171 20 Vũ Văn Sơn (2008), “Áp dụng ký hiệu tác giả cho sách kho mở Việt Nam”, Tạp chí Thơng tin & Tư liệu, (2), tr 15- 21 Website Thư viện Tạ Quang Bửu: http://library.hut.edu.vn/ Footer Page 24 of 126 Header Page 25 of 126 Footer Page 25 of 126  ... VỀ THƢ VIỆN TẠ QUANG BỬU VÀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VỐN TÀI LIỆU, PHỤC VỤ NGƢỜI DÙNG TIN 1.1 Giới thiệu Thƣ viện Tạ Quang Bửu Địa chỉ: Thư viện Tạ Quang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội Số Đại Cồ... quát Thư viện Tạ Quang Bửu công tác tổ chức vốn tài liệu, phục vụ người dùng tin Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức vốn tài liệu Thư viện Tạ Quang Bửu Chương 3: Hoạt động tổ chức phục vụ người. .. vụ người dùng tin Thư viện Tạ Quang Bửu  Mô tả thực trạng công tác tổ chức vốn tài liệu phục vụ người dùng tin o Cơ sở khoa học việc tổ chức vốn tài liệu o Phương pháp tổ chức vốn tài liệu o Các